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Excel Nivel II

Av. Córdoba 2038 I (C1120AAP) I Ciudad Autónoma de Bs. As. I Argentina

INFORMES: Lun a Vie. de 9 a 19hs y Sáb. de 9 a 13 hs.


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Excel Nivel II

Bienvenido a Delfos:
El Centro de Capacitación DELFOS fue creado en 1995 por un grupo de
jóvenes universitarios que decidieron unir sus capacidades para formar y liderar
un equipo docente multidisciplinario especializado en el servicio de clases de
apoyo en todas las materias y niveles de enseñanza. Así nace la División
Estudiantes del Centro de Capacitación. Más tarde, en 1999 se crea la División
Informática que nace como consecuencia de la creciente demanda del público
por capacitación en el manejo de Computadoras Personales (PC). En poco
tiempo se agregaron cursos en otras ramas de la informática como ser Diseño
Gráfico, Diseño y Programación Web así como cursos de instalación de PC y
Redes, Reparación de PC y Periféricos para aquella franja de personas que
buscaba una salida laboral directa. Para poder asistir a las Empresas en la
búsqueda de soluciones formativas que respondieran a las necesidades de sus
trabajadores y aportaran conocimientos que pudieran ser transferidos al puesto
de trabajo en forma inmediata y efectiva, en el transcurso del año 2001 creamos
la División Empresas.

Desde el año 2004, y en búsqueda de nuevos desafíos, desarrollamos


nuestra División de Capacitación a Distancia para brindar soluciones a medida
y de calidad educativa.

Así, vamos construyendo nuestra historia, con esfuerzo sostenido,


preparándonos cada día para prestar servicios que excedan las expectativas de
quienes depositan su confianza en nosotros: alumnos, padres, empresas.
Nuestra historia es el reflejo de nuestra visión: un fuerte compromiso con la
calidad de enseñanza
Excel Nivel II

Cursos relacionados
y Servicios al alumno
Le damos la bienvenida a nuestro Centro de Capacitación.
Les comunicamos que tienen a su disposición un coordinador académico al
cual pueden dirigirse por cualquier inquietud que les surja durante el curso.

• COORDINADOR ACADÉMICO:
Matías Héctor Monastiridis
• HORARIO:
Lun. a vier. de 10:30 a 19 hs.
y sáb. de 9 a 13 hs.
• TELÉFONO:
52-54-7777

CURSOS DE INFORMÁTICA
RELACIONADOS____________________________________________________

Hardware: Programación:
• Recuperación de Discos Rígidos • C#
• Reparación de Lecto-grabadoras de CD / DVD • JAVA J2SE / J2EE / J2ME
• Electrónica, Fuentes y Monitores • ASP.NET / Visual Basic. Net
• Reparación de MotherBoards • Adobe Flex 3.0
• Reparación de Impresoras (Inkjet -Matriciales) • AJAX / XML
• Reparación Impresoras Láser / Láser color • Visual Basic 6.0
• Reparación PC con Introducción a Redes • PHP + My SQL
• C / C++ /VC++
Redes y Telefonía:
• Asterisk Voip (Telefonía IP) Offimatica:
• Administración de Redes Nivel I • Word Nivel I-II, Excel Nivel I-II , Power Point,
• Administración de Redes Nivel II Access Nivel I-II.
• Redes Wireless (inalámbricas) • Excel III (con aplicaciones en VBA)
• Access III (con aplicaciones en VBA)
Gestión: • Microsoft Project
• Tango Gestión
SECCIÓN DE
Excel Nivel II
Índice temático
Personalizar preferencias de Excel

Opciones de Ver.........................................................................................................................................
Opciones de Calcular .................................................................................................................................
Opciones de Modificar................................................................................................................................
Opciones generales ...................................................................................................................................
Opciones de Transición..............................................................................................................................
Listas personalizadas.................................................................................................................................
Opciones de gráfico ...................................................................................................................................
Opciones de color ......................................................................................................................................
Opciones internacionales ...........................................................................................................................
Opciones de guardar..................................................................................................................................
Opciones de comprobación de errores ......................................................................................................
Opciones de ortografía...............................................................................................................................
Opciones de seguridad ..............................................................................................................................

Comentarios

Crear comentarios......................................................................................................................................
Ver un comentario ......................................................................................................................................
Modificar el texto de un comentario ...........................................................................................................
Mostrar un comentario ...............................................................................................................................
Ocultar un comentario ................................................................................................................................
Imprimir comentarios..................................................................................................................................
Eliminar un comentario...............................................................................................................................

Esquemas

Crear un esquema......................................................................................................................................
Expandir y contraer el esquema.................................................................................................................
Modificar la configuración del esquema.....................................................................................................
Autoesquema .............................................................................................................................................
Aplicar estilos .............................................................................................................................................
Eliminar el esquema...................................................................................................................................

Plantillas

Trabajar con plantillas ................................................................................................................................


Guardar un libro de trabajo como plantilla .................................................................................................
Usar una plantilla........................................................................................................................................
Modificar una plantilla.................................................................................................................................
Insertar una hoja de cálculo nueva ............................................................................................................
Crear plantillas predeterminadas ...............................................................................................................
Eliminar una plantilla ..................................................................................................................................

Series de datos

Establecer una serie lineal .........................................................................................................................


Establecer una serie cronológica ...............................................................................................................
Establecer una serie geométrica................................................................................................................
Autorellenar ................................................................................................................................................

Página 3
Compartir libros

Trabajar con libros compartidos .................................................................................................................


Guardar un libro compartido.......................................................................................................................
Ver los usuarios de un libro compartido.....................................................................................................
Ver los cambios en un libro compartido .....................................................................................................
Resolver cambios conflictivos ....................................................................................................................
Configurar el control de cambios................................................................................................................
Resaltar cambios........................................................................................................................................
Ver la hoja de historial................................................................................................................................
Revisar el control de cambios ....................................................................................................................
Combinar archivos de libros compartidos ..................................................................................................

Funciones lógicas

Función Si...................................................................................................................................................
Función Si anidada.....................................................................................................................................
Función Y ...................................................................................................................................................
Función O ...................................................................................................................................................
Función ESERROR....................................................................................................................................

Funciones de búsqueda

Función Buscarv.........................................................................................................................................
Función Buscarh ........................................................................................................................................

Auditoria

Mostrar la barra de herramientas de auditoria ...........................................................................................


Mostrar y eliminar las flechas de niveles precedentes ..............................................................................
Mostrar y eliminar las flechas de niveles dependientes.............................................................................
Quitar todas las flechas..............................................................................................................................
Rastrear errores en las celdas ...................................................................................................................

Trabajar con datos

Buscar datos...............................................................................................................................................
Reemplazar datos ......................................................................................................................................

Ordenar una base de datos

Ordenar por un campo ...............................................................................................................................


Ordenar por múltiples campos ...................................................................................................................
Personalizar un orden ................................................................................................................................
Aplicar un orden personalizado..................................................................................................................
Modificar un orden personalizado ..............................................................................................................
Eliminar un orden personalizado................................................................................................................
Ordenar horizontalmente............................................................................................................................

Página 4
Formularios

Abrir un formulario......................................................................................................................................
Ver registros desde el formulario ...............................................................................................................
Modificar registros ......................................................................................................................................
Agregar registros ........................................................................................................................................
Eliminar registros........................................................................................................................................
Establecer filtros .........................................................................................................................................
Quitar filtros ................................................................................................................................................
Filtros de comparación ...............................................................................................................................

Subtotales

Agregar subtotales .....................................................................................................................................


Subtotales anidados...................................................................................................................................
Quitar subtotales ........................................................................................................................................

Autofiltros

Establecer autofiltros..................................................................................................................................
Usar autofiltros ...........................................................................................................................................
Mostrar todos los registros .........................................................................................................................
Mostrar los diez mejores ............................................................................................................................
Filtro personalizado ....................................................................................................................................
Mostrar las vacías ......................................................................................................................................
Mostrar las no vacías .................................................................................................................................
Quitar autofiltros .........................................................................................................................................

Filtros avanzados

Establecer filtros avanzados ......................................................................................................................


Aplicar mediante operadores de comparación...........................................................................................
Aplicar múltiples filtros................................................................................................................................
Mostrar todos los registros .........................................................................................................................
Copiar datos filtrados .................................................................................................................................

Consolidación

Consolidar hojas de cálculo .......................................................................................................................


Consolidar por categoría ............................................................................................................................
Consolidar por posición..............................................................................................................................

Trabajar con tablas dinámicas

Crear una tabla dinámica ...........................................................................................................................


Modificar el rango de origen.......................................................................................................................
Agregar en el rango de origen....................................................................................................................
Eliminar el rango de origen ........................................................................................................................

Trabajar con los campos de la tabla dinámica

Agregar campos de página ........................................................................................................................


Agregar campos de fila ..............................................................................................................................
Agregar campos de columna .....................................................................................................................
Agregar campos de datos ..........................................................................................................................
Mover campos ...........................................................................................................................................
Quitar campos ............................................................................................................................................

Página 5
Diseño de la tabla dinámica

Trabajar con múltiples campos de datos ...................................................................................................


Cambiar el nombre de un campo ...............................................................................................................
Crear un informe de campo de página.......................................................................................................
Mostrar y ocultar detalles de las filas .........................................................................................................
Mostrar y ocultar detalles de las columnas ................................................................................................
Mostrar detalles de los datos .....................................................................................................................

Dar formato a una tabla dinámica

Habilitar selección ......................................................................................................................................


Autoformato de tabla dinámica...................................................................................................................
Opciones de la tabla dinámica ...................................................................................................................

Realizar cálculos en la tabla dinámica

Agregar campos resumen ..........................................................................................................................


Cambiar la función de resumen .................................................................................................................
Crear un cálculo personalizado..................................................................................................................
Modificar el cálculo personalizado .............................................................................................................
Crear un campo calculado .........................................................................................................................
Crear un elemento calculado .....................................................................................................................

Agrupar elementos en la tabla dinámica

Agrupar elementos .....................................................................................................................................


Cambiar el nombre de grupo......................................................................................................................
Ocultar y mostrar detalles del grupo ..........................................................................................................
Desagrupar elementos ...............................................................................................................................
Agrupar por fechas.....................................................................................................................................
Agrupar por números .................................................................................................................................
Ordenar la tabla dinámica ..........................................................................................................................
Autoordenar................................................................................................................................................
Automostrar ................................................................................................................................................

Usar múltiples rangos

Seleccionar rangos.....................................................................................................................................
Seleccionar rangos de campo de página..................................................................................................
Determinar la ubicación de la tabla dinámica ............................................................................................
Cambiar nombres de campos de página ...................................................................................................
Usar la tabla consolidada ...........................................................................................................................

Trabajar con escenarios

Crear escenarios ........................................................................................................................................


Mostrar escenarios.....................................................................................................................................
Modificar escenarios ..................................................................................................................................
Crear un resumen ......................................................................................................................................
Crear una búsqueda de objetivo ................................................................................................................

Página 6
Vistas

Crear una vista ...........................................................................................................................................


Crear una vista personalizada....................................................................................................................
Mostrar una vista ........................................................................................................................................
Eliminar una vista .......................................................................................................................................

Usar macros

Definir macros ............................................................................................................................................


Abrir un libro con macros ...........................................................................................................................
Abrir el editor de Visual Basic ....................................................................................................................
Ejecutar una macro ....................................................................................................................................
Usar teclas de método abreviado...............................................................................................................

Grabar macros

Grabar una macro ......................................................................................................................................


Grabar una macro personal .......................................................................................................................
Usar referencias relativas...........................................................................................................................
Modificar una macro...................................................................................................................................
Crear un botón de macro ...........................................................................................................................

Funciones personalizadas

Definición de funciones personalizadas.....................................................................................................


Crear funciones personalizadas.................................................................................................................
Usar funciones personalizadas ..................................................................................................................

Usar una barra y botones personalizados

Crear una barra de herramientas personalizada .......................................................................................


Agregar botones a la barra de herramientas .............................................................................................
Agregar un botón de macro........................................................................................................................
Adjuntar una barra personalizada a un libro ..............................................................................................
Eliminar barras de herramientas personalizadas.......................................................................................

Página 7
Capitulo 1
Personalizar preferencias de Excel

Microsoft Excel se comporta de una manera predeterminada, para su comodidad, usted puede
modificar ese comportamiento ejecutando del menú Herramientas, el comando Opciones.

Se mostrará una ventana con múltiples fichas, la cantidad de ventanas varía de acuerdo a la
versión con la que usted esté trabajando. A continuación explicaremos las características
principales que se presentan en esta versión.

a) Opciones de Ver

En la ficha ver de la ventana de opciones de Microsoft Excel puede modificar el


comportamiento de qué es lo que quiere mostrar u ocultar.

En la sección Mostrar puede encontrará una serie de casillas de verificación que le permiten
mostrar u ocultar el Panel de inicio, que es el que se presenta a la derecha de la ventana, la
barra de entrada y cuadro de nombres, la barra de estado y las ventanas en la barra de tareas
de Windows, si se encuentra activada se mostrará un botón por cada libro que tenga abierto, si
la desactiva se mostrará solo el botón de Microsoft Excel y si hace clic en este se desplegará la
lista de archivos abiertos.

En la sección Comentarios puede configurar si no quiere que se muestren, si quiere que se


muestre solo el indicador rojo en la esquina superior derecha de las celdas, o que se muestren
indicadores y los cuadros de los comentarios.

La sección Objetos permite configurar si se verán todos los objetos tales como imágenes,
objetos de dibujo y gráficos, si solo se mostrarán los marcadores de posición , en que se
mostrarían las imágenes y gráficos como rectángulos grises y los objetos de dibujo no se
verían, u ocultar todos con lo que no se vería ningún objeto en la hoja.

En la sección Opciones de ventana encontrará una serie de casillas de verificación, que


permiten ocultar o mostrar las siguientes opciones:

Saltos de página: Muestra u oculta líneas azules que delimitan las páginas de impresión.

Formulas: Si activa esta casilla, aquellas celdas que contienen formulas mostrarán las formulas
en sí en lugar de su resultado.

Líneas de división: Muestra u oculta las líneas de división entre las celdas.

Color de líneas de división: Permite modificar el color de las líneas de división entre las celdas.

Encabezado de filas y columnas: Muestra u oculta las barras de nombres de las columnas y de
las filas.
Símbolos de esquema: Muestra u oculta, si la planilla contiene esquemas, la barra superior e
izquierda los símbolos del mismo.

Valores cero: Al encontrarse activa, aquellas celdas que contengan valores cero o formulas y
funciones que su resultado es cero, se mostrarán vacías, caso contrario mostrarán el valor
cero.

Barra de desplazamiento horizontal/ vertical: Si desactiva estas casillas de verificación, ocultará


las barras de desplazamiento derecha o inferior.

Etiquetas de hojas: Al desactivar esta opción no se mostrarán las pestañas de las hojas que
componen al libro.

b) Opciones de Calcular

La ficha Calcular permite configurar el comportamiento de Excel con respecto a las celdas que
contienen formulas. La sección Cálculo generalmente se encuentra en modo automático, esto
permite que aquellas celdas que contienen formulas, si se modifica el valor de alguna celda
que afecta a la misma, se actualiza el resultado. En modo manual las formulas no se
actualizan, esto es útil si está trabajando con una planilla de calculo muy extensa y ésta trabaja
lentamente, cuando desee que se recalculen los resultados de las formulas en esta ventana
debería ejecutar el botón Calcular ahora, que recalcularía el resultado de las formulas de todo
el libro o el comando Calcular hoja que solo recalcula las formulas de la hoja activa. Para
recalcular las formulas desde la hoja n edición debería presionar la tecla F9.

La sección Iteración limita la iteración de cálculos en la búsqueda de objetivos o la resolución


de referencias circulares.

La casilla de verificación Actualizar referencias remotas, si se encuentra activada, calcula y


actualiza las formulas con referencias a otros libros o aplicaciones. Precisión de pantalla
calcula los valores que se ven en las celdas y no el de su contenido. Sistema de fechas 1904
cambia el valor de la fecha inicial de las celdas que contienen fechas de 1 de enero de 1900 a
2 de enero de 1904 guardar valores de vínculos externos guarda copia de los valores
contenidos en un archivo externo vinculado a una formula en la planilla de calculo. Aceptar
rótulos en formulas permite la creación de formulas o funciones basados en los títulos de una
planilla de calculo.

c) Opciones de Modificar

Modificar en celda, si se encuentra activada habilita la posibilidad de modificar el contenido de


una celda haciendo doble clic en ella.

Página 10
Permitir arrastrar y colocar activado permite seleccionar una celda o un rango y mover
señalando el borde de la selección, al estar activado se activa la casilla Mensaje de alerta
antes de reemplazar celdas, si se desactiva esta opción al arrastrar se reemplazarán los datos.

Mover selección después de ENTRAR permite determinar la dirección del desplazamiento de la


celda activa al presionar la tecla Enter, hacia arriba, abajo izquierda o derecha.

Numero fijo de decimales especifica la cantidad de decimales que Microsoft Excel agregará
automáticamente a un valor ingresado en una celda, si el valor ingresado fuera positivo,
empujara el separador decimal de derecha a izquierda, si fuera negativo lo empujará en sentido
contrario.

Cortar, copiar y ordenar objetos junto con celdas, al encontrarse activado determina que si se
seleccionan celdas y sobre estas se encuentra un objeto de dibujo, imagen o gráfico, se
copiará, moverá u ordenará junto con las celdas.

Consultar al actualizar vínculos automáticos, muestra un mensaje que permite confirmar antes
de actualizar elementos vinculados.

Informar mediante animaciones muestra el movimiento y el cambio de la hoja al insertar o


eliminar celdas, filas o columnas.

Habilitar autocompletar para valores de celda, completa el texto comenzado a escribir en una
columna de datos.

Extender formatos de lista y formulas, copia automáticamente el formato de nuevas celdas


ingresadas en una columna de datos también copiará las formulas que se reiteren en las filas.
Para poder extenderse se deben repetir el formato o la formula en al menos tres de las ultimas
cinco filas superiores.

Habilitar la inserción automática de porcentajes, al ingresar un valor seguido del signo


porcentual, Excel lo multiplicará por cien de forma automática.

Mostrar botones de opciones de pegado presenta un dialogo en la esquina inferior derecha del
rango pegado con opciones especiales al pegar.

Mostrar botones de opciones de inserción presenta un dialogo con opciones especiales al


insertar celdas, filas o columnas.

Página 11
d) Opciones generales

Estilo de referencia F1C1, cambia el estilo de referencia de las filas, columnas y celdas del
estilo A1 a F1C1, con el estilo A1 las columnas se etiquetan alfabéticamente, con el estilo F1C1
numéricamente.

Omitir otras aplicaciones, evita el intercambio de datos con aplicaciones que admiten el
intercambio dinámico de datos.

Información sobre herramientas de funciones, muestra descripciones de los botones de las


barras de herramientas.

Archivos usados recientemente, especifica la cantidad de últimos archivos que se mostrarán en


la parte inferior de la lista del menú Archivo.

Solicitar información de propiedades, recuerda que escriba las propiedades de archivo al


guardar un nuevo libro.

Informar mediante sonidos, reproduce los sonidos asociados con acciones de Microsoft Excel.

Hacer zoom al usar la rueda de IntelliMouse, aleja o acerca el zoom de la ventana al mover la
rueda del mouse mientras se mantiene presionada la tecla CONTROL:

La sección inferior de esta ficha establece la cantidad de hojas, el tipo y tamaño de fuente que
tendrá un nuevo libro, la ubicación predeterminada de archivos al abrir o guardar un libro,
ubicación de los al inicio y el nombre de usuario.

e) Opciones de Transición

Guardar archivos de Excel como, establece el formato predeterminado en el que se guardarán


los nuevos libros.

La sección Configuración y Opciones de hoja establecen el comportamiento de Microsoft Excel


como si estuviera trabajando en planilla de cálculo Lotus de Borland.

f) Listas personalizadas

Muestra las listas personalizadas propias de Microsoft Excel y las personalizadas por el usuario
disponibles.

g) Opciones de gráfico

Configura las opciones generales de gráficos y, si tiene seleccionado un gráfico, las opciones
del grafico activo.

Página 12
h) Opciones de color

Muestra y permite modificar la paleta de colores disponible para texto, celdas y objetos de
Excel.

i) Opciones internacionales

Configura el separador decimal y de miles para los números, alternar el tamaño


predeterminado del papel, y la orientación predeterminada de las hojas.

j) Opciones de guardar

Permite establecer la creación de un archivo de recuperación, estableciendo cada cuanto


desea que éste se guarde, puede establecer un intervalo entre 1 y 120 minutos, la ubicación
del archivo de recuperación para el caso en que la computadora se apague indebidamente, o
que se bloquee Microsoft Excel. Al volver a abrir el programa, se mostrará automáticamente los
datos guardados por última vez en este archivo.

k) Opciones de comprobación de errores

Al activar la configuración para la comprobación de errores, se mostrará con un indicador


verde, a menos que modifique el color del indicador, aquellas celdas que presenten un error de
acuerdo a las reglas establecidas en la lista inferior.

l) Opciones de ortografía

Establece el idioma que utilizará el corrector ortográfico y el archivo que utilizará el diccionario
personalizado, y opciones de comportamiento de la ortografía.

m) Opciones de seguridad

Puede configurar una contraseña de apertura o de escritura para el libro activo. Una
contraseña puede contener hasta quince caracteres entre letras y números y diferencia entre
mayúsculas y minúsculas.

Puede también quitar la información personal del libro en la sección Opciones de


confidencialidad.

En la sección Seguridad de macros puede ajustar el nivel de seguridad al abrir archivos que
contengan macros o virus.

Página 13
Capitulo 2
Comentarios

a) Crear comentarios

Los comentarios permiten agregar notas a una celda. Son cuadros de texto que se pueden
ocultar o mostrar según la necesidad, se asocian a una celda pero que no se encuentran
incluidos a la misma.

Para crear un comentario, debe seleccionar la celda a la cual en que desea insertarlo y ejecutar
del menú Insertar, el comando Crear comentario. Puede también crear un comentario haciendo
clic con el botón derecho sobre la celda y seleccionar el mismo comando del menú contextual.

Se mostrará entonces un marcador en la esquina superior derecha de la celda de color rojo, y


un cuadro de texto señalando a la misma. Éste mostrará el nombre del usuario que esté
trabajando en forma predeterminada, usted podrá eliminarlo y escribir el texto que desee. Una
vez escrito el texto del comentario, puede hacer clic en cualquier celda, se ocultará entonces el
comentario, mostrándose solo el marcador.

Puede crear comentarios si muestra la barra de herramientas de revisión, haciendo clic en el


botón Nuevo comentario.

b) Ver un comentario

Cuando desea ver el contenido de un comentario en la hoja, solo necesita señalar con el
puntero del mouse la celda que lo contiene y el comentario se mostrará en pantalla.

c) Modificar el texto de un comentario

Si necesita modificar el texto de un comentario debe seleccionar del menú Insertar, el comando
Modificar comentario, o hacer clic derecho en la celda que contiene el comentario y ejecutar el
comando modificar comentario. Si la celda activa contiene un comentario, el primer botón de la
barra de herramientas Revisión permite editar el comentario.

Se mostrará entonces el comentario con el cursor para poder modificar su contenido. Una vez
modificado el texto debe hacer clic en cualquier celda y el comentario se volverá a ocultar.

d) Mostrar un comentario

Mediante los botones de la barra de herramientas de revisión puede mostrar los comentarios
de una hoja.

Comentario anterior: Muestra el comentario que se encuentra antes de la celda activa. Excel
busca por filas las celdas que contienen comentarios.

Comentario siguiente: Muestra el comentario que se encuentra a continuación de la celda


activa.

Mostrar comentario: Muestra el comentario de la celda activa. Si la celda activa no contiene


ningún comentario este botón se mostrará desactivado.

Mostrar todos los comentarios: Muestra todos los comentarios que contiene la hoja.
Si no tiene a la vista la barra de herramientas Revisión, también puede mostrar un comentario
haciendo clic con el botón derecho sobre una celda y ejecutando el comando Mostrar
comentario.

e) Ocultar un comentario

Para ocultar un comentario, si la celda activa es la que contiene el comentario, o se encuentra


editando el comentario, puede hacer clic en el botón Ocultar comentario, este es el mismo
botón que se describió en el punto anterior como Mostrar comentario que, al ya estar a la vista,
cambia su estado.

También puede ejecutar esta acción haciendo clic derecho sobre la celda que contiene el
comentario a la vista y ejecutando el comando Ocultar comentario del menú contextual.

El botón de la barra de herramientas Revisión anteriormente descrito como Mostrar todos los
comentarios, cambia su estado a Ocultar todos los comentarios.

f) Imprimir comentarios

Cuando los comentarios se encuentran a la vista, usted puede determinar si desea que estos
se impriman junto con la hoja. En forma predeterminada los mismos no se imprimen, pero si
selecciona del menú Archivo la opción Configurar página, en la ficha Hoja, encontrará el cuadro
de lista Comentarios, al expandirlo encontrará las opciones que le permitirán configurar el
modo de imprimir los comentarios.

Ninguno: A pesar que los comentarios se


encuentren a la vista en la hoja, estos no
se imprimirán.

Al final de la hoja: Los comentarios se


imprimirán en una pagina aparte. Estos se
imprimirán a pesar que los comentarios se
encuentren ocultos.

Como en la hoja: Los comentarios se


imprimirán con el formato y posición
original de la hoja.

Si se encuentra en la vista preliminar y ejecuta el comando Configurar pagina, no podrá


configurar la impresión de los comentarios ya que el cuadro de lista no se encontrará
disponible.

g) Eliminar un comentario

Cuando ya es innecesario un comentario lo puede eliminar haciendo clic derecho sobre la


celda que contiene el comentario y seleccionando el comando Eliminar comentario, o estando
ubicado en la celda que contiene el comentario, haciendo clic en el botón Eliminar comentario
de la barra de herramientas Revisión.

Página 16
Capitulo 3
Esquemas

a) Crear un esquema

La creación de esquemas le ayuda a analizar y comprender más fácilmente una planilla de


cálculo. Los esquemas dividen la hoja en niveles que puede contraer o expandir según su
necesidad.

Para crear un esquema debe seleccionar las


columnas o filas que desea esquematizar y ejecutar
del menú Datos, opción Agrupar y esquema, el
comando Agrupar. Si ha seleccionado celdas, se
mostrará una ventana en la cual debe indicar si
desea agrupar por filas o por columnas, si ha
seleccionado un conjunto de filas o de columnas,
creará de forma automática el grupo de acuerdo al
tipo de selección.

Excel mostrará una serie de elementos a la


izquierda de la planilla, si el esquema fuera creado
por filas, o una serie de elementos sobre la hoja, si
estos fueran creados por columnas. Estos
elementos le permitirán contraer o expandir los
niveles del esquema de modo que podrá ocultar o
mostrar la información resumida en estos niveles.

Puede crear tantos grupos como considere necesario, las filas o columnas seleccionadas para
cada grupo de celdas deben estar separadas por una formula o función, ya que si las filas o
columnas solo contienen datos, Excel puede ampliar el rango de un esquema en vez de crear
otro grupo de celdas. Si puede seleccionar celdas que contengan varios grupos, Excel creará
entonces un nuevo nivel de agrupación, de este modo podría mostrar diferentes grupos de
celdas. Excel permite crear hasta siete niveles de esquema ya sea por filas o por columnas.

b) Expandir y contraer el esquema

Puede ocultar la s filas o columnas de esquema haciendo clic en los botones que se
encuentran en los extremos de los grupos, al contraer el esquema el botón mostrará un signo
mas, al hacer clic en el botón podrá volver a mostrar los detalles de los grupos.

Sobre o a la izquierda de estas llaves se mostrarán botones con números, estos indican la
cantidad de niveles de esquema que se encuentran en la hoja, por medio de estos botones
puede contraer o expandir todos los grupos que estos contienen.

c) Modificar la configuración del esquema

Al aplicar un esquema Excel asume que las filas o columnas de resumen de cada grupo se
encuentran a la derecha o debajo del mismo. Si necesita crear grupos independientes sin que
exista una fila o columna de resumen que contenga una formula, debe determinarlo en la
configuración del esquema. Debe ir al menú Datos, opción Agrupar y esquema y ejecutar el
comando Configuración. Se mostrará una ventana con dos casillas de verificación activadas,
Filas resumen debajo del detalle especifica si el botón de resumen se mostrará debajo o arriba
de la llave de esquema, Columnas resumen a la derecha del detalle determina que el botón de
resumen se mostrará a la izquierda o a la derecha de la llave de esquema.
d) Autoesquema

Puede crear un esquema en una planilla en forma automática, para ello debe estar ubicado en
una celda de la planilla y ejecutar del menú Datos, opción Agrupar y esquema, el comando
Autoesquema. Excel realizará un análisis de la planilla creando niveles de agrupamiento
basados en las formulas que esta contenga.

Para realizar con éxito este comando la planilla debe tener filas y/o columnas que resuman con
formulas los datos y estas deben encontrarse a la derecha o debajo de los mismos sin que
existan filas en blanco. Una vez ejecutado el comando se mostrarán los niveles del esquema
como se muestran en la imagen inferior y podrá trabajar con él.

e) Aplicar estilos

Al crear un esquema, puede configurar para que este aplique diferentes estilos a las filas y
columnas de resumen en forma automática. Antes de crear el esquema debe ir al menú Datos,
opción Agrupar y esquema, comando Configuración, y activar la casilla de verificación Estilos
automáticos. Si el esquema ya estuviera creado debe hacer clic en el botón que se encuentra
en la misma ventana con el rótulo Aplicar estilos. Excel entonces aplicará diferentes estilos
como negrita, cursiva o formato de número a las filas de resumen de los grupos que contengan
formulas.

No siempre los estilos que Excel aplica a un esquema tienen consistencia en la representación
de los datos, en este caso deberá cambiar el formato de las celdas manualmente, ya que una
vez ejecutado este comando, no se puede deshacer.

f) Eliminar el esquema

Si no necesita más los esquemas, puede seleccionar las filas y/o columnas del esquema y
ejecutar del menú Datos, opción Agrupar y esquema, el comando Desagrupar.

También puede eliminar un esquema teniendo seleccionada una celda de la planilla y


ejecutando el comando del menú Datos, opción Agrupar y esquema, Borrar esquema.

Página 18
Capitulo 4
Plantillas

a) Trabajar con plantillas

Una plantilla es un tipo de libro que ya tiene una estructura, formato datos, formulas y funciones
que se puede usar como modelo. El uso de plantillas permite ahorrar tiempo en el uso de
archivos cotidianos, por ejemplo si todos los días tiene que crear una planilla de ingresos
diarios, puede crear una plantilla que ya tenga los datos, las formulas y el formato y que solo
deba completar la información variable de cada día. También evita la posible perdida de datos,
ya que por lo general los usuarios abren la planilla del día anterior y modifican los datos
variables, si en vez de guardar con otro nombre guarda sobre el archivo, perderá los datos del
día anterior.

b) Guardar un libro de trabajo como plantilla

Para crear una plantilla debe crear en un libro nuevo el diseño de la planilla, con los datos fijos,
formatos y formulas, imágenes, configuración de pagina, cantidad de hojas, macros y barras de
herramientas personalizadas. También puede crear una plantilla abriendo un libro ya existente.
Una vez terminado el diseño, debe ejecutar del menú Archivo el comando Guardar como,
escribir un nombre para la plantilla y, en el cuadro Guardar como tipo, seleccionar Plantilla. No
debe cambiar la ubicación seleccionada por Microsoft Excel para este tipo de archivos.

c) Usar una plantilla

Puede crear un nuevo libro basado en una plantilla, ejecutando del menú Archivo el comando
Nuevo, se mostrará el panel de tareas a la derecha de la ventana, debe seleccionar la opción
Plantillas generales.. Se abrirá una ventana mostrando las plantillas existentes, La plantilla
Libro es el libro predeterminado de acuerdo a las opciones especificadas en la ficha General de
la ventana Opciones, luego verá el resto de las plantillas disponibles en su computadora. Al
seleccionar una plantilla personalizada y Aceptar, se abrirá un nuevo libro con la planilla creada
en la plantilla, el nombre de este libro será el nombre de la plantilla seguido de un número, al
ejecutar el comando Guardar por primera vez, se abrirá la ventana Guardar como, podrá
guardar el nuevo libro con el nombre predeterminado o modificarlo, pero estos cambios no
afectan a la plantilla.

d) Modificar una plantilla

Una plantilla se puede modificar en cualquier momento, por ejemplo puede necesitar agregar
datos o formulas, o modificar el formato de la planilla. Los cambios realizados a una plantilla
afectarán a todos los nuevos libros basados en esa plantilla, no a los creados con anterioridad.

Para modificar una plantilla debe ejecutar el comando Abrir, seleccionar de la lista Tipo de
archivo, Plantilla, y seleccionar de la lista de plantillas aquella que desea modificar.
e) Insertar una hoja de cálculo nueva

Una plantilla no solo sirve para crear nuevos libros, sino que también las puede utilizar para
insertar nuevas hojas en un libro de trabajo basadas en una plantilla. Para insertar una hoja de
calculo basada en una plantilla, debe hacer clic con botón derecho sobre las pestañas de las
hojas y ejecutar el comando Insertar, se mostrará una ventana con una serie de iconos, donde
podrá seleccionar la plantilla deseada. Al hacer clic en el botón Aceptar, se insertará la plantilla,
si ésta tiene varias hojas, se insertarán tantas hojas nuevas en el libro como tenga la plantilla.

Si inserta hojas desde el menú Insertar, comando Hoja de cálculo, se insertará una hoja en
blanco, no se abrirá la ventana para poder seleccionar una plantilla.

f) Crear plantillas predeterminadas

Si usted siempre utiliza la misma planilla, o las mismas configuraciones de página como un
encabezado, puede crear una plantilla predeterminada para que al crear un nuevo libro utilice
estas configuraciones, al guardar la plantilla debe darle el nombre “Libro”. Es recomendable
que esta plantilla predeterminada solo contenga una hoja. Para guardar una plantilla
predeterminada para cuando inserta una hoja de cálculo debe guardarla con el nombre “Hoja”.

Las plantillas predeterminadas se deben guardar n la carpeta de inicio de Microsoft Excel. La


ubicación para las plantillas predeterminadas, si no ha sido modificado en la ficha General de la
ventana de Opciones, generalmente es C:\Archivos de programa\ Microsoft Office\ Office10\
XLStart

g) Eliminar una plantilla

Para eliminar una plantilla, en la ventana de plantillas generales debe hacer clic derecho sobre
la plantilla que desea borrar y ejecutar el comando Eliminar. La plantilla se eliminará
permanentemente.

Página 20
Capitulo 5
Series de datos

a) Establecer una serie lineal

Una serie lineal permite completar las celdas a partir de un valor escrito en una celda con un
incremento determinado. Para crear una serie lineal debe seleccionar la celda que contiene el
valor inicial, el rango de celdas que desea completar y ejecutar del menú Edición, opción
Rellenar, el comando series.

Se presentará una ventana en la cual en la


sección Tipo debe establecer la opción
Lineal, en el cuadro incremento deberá
escribir el valor en que desea aumenten los
nuevos valores. Al hacer clic en el botón
Aceptar se completarán las celdas
comenzando en el valor inicial
anteriormente escrito, aumentando de
acuerdo al incremento que haya
especificado.

Si no selecciona un rango de celdas, puede seleccionar solo la celda donde escribió el valor
inicial y en la sección Series en, establecer por filas si desea que se rellenen las celdas en
modo horizontal, o Columnas si desea que se rellenen hacia abajo. En el cuadro Limite debe
escribir hasta qué numero desea que se realice la serie.

b) Establecer una serie cronológica

Una serie cronológica le permite completar un rango de celdas seleccionado con fechas. Para
crear la serie debe escribir la fecha inicial en una celda y ejecutar el comando Series.

Se mostrará la ventana para configurar la Serie. Debe establecer la orientación Al detectar que
la celda seleccionada contiene una fecha, se encontrará activo el tipo de serie cronológica. En
el cuadro incremento debe escribir el numero en el que desea vaya aumentando. A la derecha
se activará una lista que le permitirá determinar como desea que se realice el rellenado.

Fecha: Aumentará a partir de la fecha inicial de acuerdo al numero determinado de a días.

Fecha laborable: Aumentará a partir de la fecha inicial de acuerdo al numero determinado de a


días laborales solamente, obviando los sábados y domingos.

Mes: Aumentará a partir de la fecha inicial de acuerdo al numero determinado de a meses.

Año: Aumentará a partir de la fecha inicial de acuerdo al numero determinado de a años

Al aceptar la ventana el rango de celdas seleccionado se completará con fechas con la


orientación que haya configurado.

c) Establecer una serie geométrica


Una serie geométrica le permite crear un incremento el cual, en vez de aumentar por el valor
especificado en el cuadro incremento, el valor de la celda se multiplica por este.

Para crear una serie geométrica debe escribir en una celda el valor inicial, y ejecutar el
comando Series. Se presentará la ventana Serie, en ella debe determinar en la sección Tipo la
opción Geométrica. En el cuadro Incremento debe escribir el valor por el cual desea se
multiplique el valor. Al aceptar las celdas se rellenarán multiplicándose la celda inicial por el
incremento

d) Autorellenar

El tipo de serie autorrellenar le permite completar un rango de celdas con una combinación de
texto y números. Para ejecutar este comando debe escribir el texto con el número en la primera
celda, luego debe seleccionar el rango de celdas que desea que se rellene y ejecutar el
comando. Si desea que el valor escrito con el texto tenga un incremento mayor a uno, debe
escribir en la segunda celda del rango el texto con el número ya incrementado.

En la ventana Serie debe seleccionar el tipo Autorrellenar. El cuadro incremento y límite se


desactivarán. Al aceptar las celdas seleccionadas se completarán con el texto escrito y con el
incremento especificado.

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Capitulo 6
Compartir libros

a) Trabajar con libros compartidos

En ambientes de empresa en reiteradas oportunidades varias personas necesitan trabajar


sobre el mismo libro de trabajo, por ejemplo con una base de datos de clientes, Excel permite
que varios usuarios trabajen sobre el mismo archivo simultáneamente. Para poder realizar
esto, es necesario que el libro se encuentre guardado en una unidad compartida en la red, de
modo que los usuarios que necesiten trabajar en el tengan acceso al mismo tiempo.

Si se utiliza un libro compartido, algunas de los comandos de Microsoft Excel no estarán


disponibles. Si éstos son necesarios, ejecútelos antes de compartir el libro o quite el libro del
uso compartido. En un libro compartido NO pueden hacerse las siguientes operaciones:

♦ Combinar ni insertar o eliminar bloques de celdas.

♦ Eliminar hojas.

♦ Personalizar menús.

♦ Aplicar formatos condicionales.

♦ Configurar o modificar las restricciones y los mensajes de la validación de datos.

♦ Insertar, eliminar o modificar gráficos, imágenes, objetos o hipervínculos.

♦ Asignar, modificar o eliminar contraseñas de protección de hojas o del libro.

♦ Crear, guardar, modificar, ver o eliminar escenarios.

♦ Crear o trabajar con esquemas.

♦ Crear subtotales.

♦ Crear tablas de datos.

♦ Crear o modificar tablas dinámicas.

♦ Escribir, ver, modificar, grabar o asignar macros.

Para trabajar con estas funciones deben haber sido ejecutadas antes de compartir el libro.

b) Guardar un libro compartido

Una vez creado un libro, para compartirlo debe ejecutar del menú Herramientas el comando
Compartir libro.

Se mostrará una ventana que en la ficha Modificación deberá activar la casilla de verificación
Permitir la modificación por varios usuarios a la vez, luego debe hacer clic en el botón Aceptar.
Se mostrará la ventana Guardar como, puede guardar el libro con un nombre diferente y debe
recordar que para que otros usuarios tengan acceso a el debe guardarlo en una unidad
compartida en la red y que ellos tengan acceso a esta carpeta. También puede limitar el
acceso al archivo determinando previamente una contraseña al mismo, de modo que solo las
personas que la conozcan puedan abrirlo.
Una vez guardado el libro se mostrará en la barra de titulo, el mensaje Compartido entre
corchetes junto al nombre.

c) Ver los usuarios de un libro compartido

Una vez compartido el libro, varios usuarios pueden trabajar con el, si desea ver qué personas
se encuentran trabajando en el libro, debe ejecutar del menú Herramientas, el comando
Compartir libro. Se mostrará la misma ventana que le permitió guardar el libro en modo
compartido con la lista de las personas que lo mantienen abierto indicando la hora en que lo
abrió. Si lo desea, puede seleccionar un usuario y hacer clic en el botón Quitar usuario, al
hacerlo, el Ayudante de Office le mostrará un mensaje indicando que la acción impedirá que se
guarden los cambios de este usuario, cuando la persona que ha sido desconectada desee
guardar el libro, el Ayudante de Office le mostrará un mensaje indicando que se ha perdido la
conexión y que sus cambios no se podrán almacenar.

d) Ver los cambios en un libro compartido

Cuando varios usuarios trabajan sobre un mismo libro, Excel crea un archivo temporal en cada
computadora, donde va almacenando los cambios que cada uno realiza, cuando cada usuario
guarda el libro, se guardan los cambios que estos realizaron en el archivo original. Una vez
guardado el libro se podrán ver los cambios realizados por los otros usuarios, los cuales se
resaltarán en diferentes colores, identificadores para cada usuario. Se mostrarán resaltados los
nombres de las columnas y de las filas que contienen cambios, con un borde de color
alrededor de las celdas modificadas y una marca en la esquina superior izquierda de las
mismas. Si señala con el puntero del mouse en alguna de estas celdas se mostrará un cuadro
de comentario indicando quien, cuando y qué cambio realizó en esta celda.

Es de destacar que solo se resaltarán los cambios realizados al contenido de las celdas, las
eliminaciones o inserciones de columnas o filas, o si se han movido o copiado rangos de
celdas, no los cambios de formato realizados en el libro.

e) Resolver cambios conflictivos

Al guardar un libro compartido, si varios usuarios realizaron modificaciones en una misma


celda, se mostrará una ventana determinando lo que se denomina “cambios conflictivos”. Esta
ventana le mostrará un cuadro de lista de los cambios realizados por uno y debajo los cambios
realizados por otro usuario, indicando el contenido original de la celda, el contenido que cada
uno introdujo y la dirección de la celda, al seleccionar un cambio de una de las listas se
resaltará el cambio conflictivo correspondiente en el otro cuadro de lista. A la derecha de estos
cuadros encontrará dos botones que le permitirán determinar si se guardarán los cambios
realizados por una o por otra persona. En la parte inferior de la ventana se mostrarán los
botones que le permitirán determinar si se aceptan los cambios propios o todos los cambios de

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otros usuarios. Si hace clic en el botón cancelar, anula la acción de guardar el libro y no se
ejecutarán las decisiones tomadas en los cambios conflictivos.

f) Configurar el control de cambios

En forma predeterminada el control de cambios se realiza


cuando se guarda el libro, no obstante se puede
configurar que el control de cambios se ejecute
automáticamente cada un tiempo determinado. Para
determinar la configuración debe abrir la ventana
compartir libro y cambiar a la ficha Uso avanzado.

En esta ventana encontrará una serie de secciones. La


primera de ellas le permite configurar el tiempo que le
permitirá almacenar el historial de cambios. Este historial
guarda información de los cambios realizados en el libro
en un periodo determinado. En forma predeterminada el
historial de cambios se almacena por treinta días, usted
puede modificar el tiempo de 1 a 32767 días. Si no desea
que se guarde el historial debe seleccionar la opción No
guardar historial de cambios.

La siguiente sección le permite configurar cuando se actualizan los cambios. La opción que se
encuentra activada es “Al guardar el archivo”, puede cambiar la opción para que se actualicen
automáticamente entre 5 a 1440 minutos. En primera instancia se encuentra determinado cada
15 minutos. Al activar esta opción se habilita el resto de la sección que le permite determinar
Solo ver los cambios de otros usuarios, o guardar sus cambios y mostrar los cambios de otros
usuarios.

En la tercera sección puede configurar el comportamiento frente a cambios conflictivos, las


opciones son: Preguntar cuales prevalecen, esto hará que se muestre la ventana que le
permite decidir qué cambios se almacenan, o Prevalecen los cambios guardados, si activa esta
opción se guardarán todos sus cambios entre los conflictivos y no se mostrará la ventana de
resolución de cambios conflictivos.

La última sección contiene dos casillas de verificación que si se activa una, otra o ambas se
almacenan las opciones en la copia personal del libro en que trabaja cada usuario. La casilla
Configuración de impresora guarda la configuración personal de impresión que se haya
determinado en el libro compartido. La configuración de impresora incluye los saltos de pagina,
áreas de impresión, configuración de la vista previa de saltos de pagina y la configuración
realizada en la ventana Configurar pagina. La casilla de verificación Configuración de filtro, si
se mantiene activada, guarda la configuración del comando Filtros, como filtros avanzados y
autofiltro, incluyendo el filtrado ejecutado.

g) Resaltar cambios

Al guardar un libro compartido se


mostrarán resaltados los cambios
realizados por otros usuarios. Se
puede controlar qué cambios se
desean resaltar. Para configurar esto
debe ejecutar del menú
Herramientas, opción Control de
cambios, el comando Resaltar
cambios.

Se mostrará una ventana con las siguientes casillas de verificación:

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Efectuar control de cambios al modificar: Activa el uso compartido del libro y el historial de
cambios para que los cambios puedan resaltarse. Si el libro ya se encuentra compartido y esta
casilla de verificación se desactiva, el libro deja de compartirse, se desactivará el control de
cambios y no se resaltarán los cambios realizados en el libro. Además se desactivarán el resto
de las opciones de la ventana.

Resaltar cambios Cuando: Determina los cambios que se resaltarán mediante una
configuración temporal. Contiene un cuadro de lista con las opciones, Desde la última vez que
se guardó, Todos, Sin revisar y desde la fecha. Esta última opción permitirá especificar una
fecha.

Resaltar cambios Quien: Activando esta casilla se puede determinar que se resalten los
cambios realizados por todos los usuarios, por todos excepto uno, o de determinado usuario.

Resaltar cambios Donde: al activar esta casilla se puede determinar que se muestren los
cambios realizados en un determinado rango de celdas, para lo cual se debe indicar el rango o
seleccionar el mismo contrayendo la ventana al hacer clic en el botón que se encuentra a la
derecha del cuadro de lista, seleccionando el rango deseado y volviendo a expandir la ventana
con el mismo botón.

Resaltar cambios en pantalla: Permite mostrar resaltados los cambios realizados por los
usuarios con diferentes colores y permite que se muestren los comentarios con el detalle de
dichos cambios al señalar una celda resaltada.

Mostrar cambios en una hoja nueva: Esta casilla se encuentra desactivada en modo
predeterminado. Al activarla, Excel mostrará una hoja en el libro mostrando la lista de los
cambios realizados en el mismo. Esta hoja se ocultará automáticamente a la hoja historial.

h) Ver la hoja de historial

La hoja del historial se presenta en forma de base de datos con los siguientes títulos:

Numero de acción: Un numero que asigna Excel a cada acción de cambio realizado en el
libro.

Fecha: Indica la fecha en que se realizó el cambio.

Hora: Indica la hora en que se realizó el cambio.

Quien: Señala el nombre del usuario que realizó el cambio.

Cambiar: Señala el tipo de cambio realizado como cambio de celda, borrado o inserción de fila
o columna, etc.

Hoja: Muestra el nombre de la hoja en que se realizó el cambio.

Rango: Nombra la celda o rango de celdas en que se realizó la acción.

Valor nuevo: Si la acción fue modificar el contenido de una celda, muestra el nuevo valor
ingresado.

Valor anterior: Si la acción fue modificar el contenido de una celda, muestra el antiguo valor de
la misma.

Tipo de acción: Muestra el dato “Prevalece” en caso en que el cambio haya sido el elegido en
caso de cambios conflictivos.

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Perdiendo acción: Muestra el numero de fila del cambio sobre el cual prevaleció en caso de
cambios conflictivos.

Los botones de autofiltro en los títulos de la hoja historial le permiten filtrar los datos de la hoja
mostrando solo las filas de los cambios que le interesan, puede mostrar por ejemplo los
cambios realizados por un usuario determinado, los realizados en una determinada fecha u
hora o rango de fechas u horas, o del tipo de acción realizada.

No se podrán eliminar o modificar datos de la hoja Historial ya que la hoja se encontrará


protegida. Esta hoja solo le permite filtrar y ver acciones realizadas en el libro.

i) Revisar el control de cambios

A pesar que el libro haya sido guardado con los cambios


realizados, puede realizar un control de cambios. Para ello
debe ejecutar del menú Herramientas, opción Control de
cambios, el comando Revisar control de cambios.

Se mostrará una ventana que le permitirá configurar qué


cambios desea revisar, puede determinar cuando, quien o
en qué rangos de celdas se realizaron los cambios.

Una vez determinado, puede hacer clic en el botón Aceptar. Se mostrará una ventana que
mostrará uno por uno los cambios realizados en el libro. En la parte inferior de la ventana
encontrará los botones que le permitirán aceptar o rechazar los cambios realizados uno por
uno o todos los cambios, permitiendo que estos se mantengan o se rechacen.

Si ejecuta este comando y Excel no encuentra cambios para revisar, el Ayudante de Office le
mostrará un mensaje indicando que no existen cambios para revisar.

j) Combinar archivos de libros compartidos

Se pueden crear varias copias de un libro compartido para distribuir entre personas para que
realicen una revisión o editen el mismo y luego combinar estos libros. Para combinar los libros
es indispensable que se haya activado el historial de cambios antes de crear las copias del
libro. Además cada copia debe tener un nombre diferente y ninguno de ellos debe estar
protegido con contraseña. La combinación se debe realizar dentro del periodo de tiempo entre
la creación de las copias y la cantidad de días especificados para guardar el historial.

Si ha tenido las precauciones necesarias entonces puede ir al menú Herramientas y ejecutar el


comando Combinar libros teniendo abierto el libro en el cual desea realizar la combinación.

Se mostrará una ventana similar a la ventana Abrir archivos. Debe seleccionar la unidad en la
que se encuentran las copias de los archivos, seleccionarlos y hacer clic en el botón Aceptar.
Si los archivos se encuentran en unidades diferentes deberá repetir el proceso por cada uno de
ellos.

Una vez realizada la combinación, si una celda contiene un comentario, éste incluirá el nombre
de la persona que lo ha insertado. Si se combinan libros compartidos y una celda tiene
comentarios introducidos por varios usuarios, estos aparecerán uno tras otro en el cuadro de
comentarios de la celda.

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Capitulo 7
Funciones lógicas

a) Función Si

En oportunidades necesitará devolver un valor en una celda que éste depende de una
condición, en estos casos puede resolverlo gracias a las funciones lógicas. Por ejemplo, en un
banco la aprobación de un crédito depende del salario de la persona, si es superior a un valor
el crédito es aprobado, si es inferior no es aprobado. Para devolver el valor correcto debe
utilizar la función SI.

La sintaxis de la función SI es la siguiente:

=SI(<condición>;<valor verdadero>;<valor falso>)

Como toda función ésta debe comenzar con el signo igual, a continuación el nombre de la
función. La función SI contiene tres argumentos, el primero es una condición, la cual evalúa el
contenido de una celda comparada con un valor. El segundo criterio es la acción que debe
ejecutar en caso de cumplirse la condición y el tercer argumento es la acción que debe realizar
en caso de que no se cumpla la misma.

La condición se debe especificar


indicando la celda que contiene el valor
que desea comparar unida con un
operador de comparación. Si el valor es
una celda, debe escribir la dirección de la
celda, si el valor es un número, debe
escribir el número, si el valor es un texto
debe escribirlo entre comillas. Los valores
verdadero y falso, pueden ser un número,
el cual debe escribirlo normalmente, un
texto, el cual debe ser escrito entre
comillas, una formula o una función.

Esta función se lee de la siguiente manera: Si el salario de la celda G5 es superior a mil


ochocientos, entonces escribir SI, caso contrario escribir NO.

b) Función Si anidada

Cuando el resultado que desea devolver en una celda tiene más de dos alternativas, puede
utilizar la función SI anidada.

Por ejemplo, la cantidad de cuotas que se otorgan depende del monto solicitado, si la solicitud
de crédito es menor o igual a 10000, entonces la cantidad de cuotas debe ser 24; sino, si la
solicitud de crédito es menor o igual a 20000, entonces la cantidad de cuotas debe ser 48, sino,
si la solicitud de crédito es de 40000, la cantidad de cuotas debe ser de 72, sino, debe ser de
120.

La función a aplicar es:

=SI(D4<=10000;24;SI(D4<=20000;48;SI(D4<=40000;72;120)))

Cuando crea funciones anidadas, debe cerrar los paréntesis de los argumentos de cada
función. Puede anidar hasta un máximo de siete funciones.
c) Función Y

Es probable que la decisión de un valor verdadero dependa de mas de una condición que
deben cumplirse, puede entonces utilizar como argumento de condición de la función SI una
función Y que evalué todas las condiciones.

La función Y es una función que devuelve VERDADERO, cuando se cumplen todas las
condiciones que esta contiene, y devuelve FALSO cuando solo una condición no se cumple.

La sintaxis de esta función es la siguiente:

=Y(condicion1;condicion2;…;condicion32)

La función Y permite evaluar hasta treinta y dos condiciones.

Suponga por ejemplo que el otorgamiento de un crédito depende de si el salario es superior a


1800, y si el valor de la cuota pura es inferior a la cuarta parte del salario, puede encerrar
ambas condiciones en una función Y, si se cumplen ambas condiciones el crédito si se otorga,
si alguna de las condiciones no se cumple, el crédito no se otorga.

=SI(Y(C3>1800;F3<C3*25%);"SI";"NO")

d) Función O

La función O es una función que devuelve el valor VERDADERO, cuando se cumple por lo
menos una de las condiciones que esta contiene en sus argumentos, y devuelve el valor
FALSO si ninguno de sus argumentos se cumple.

La sintaxis de esta función es:

=O(condición1;condición2;…;condición32)

La función O puede contener hasta un máximo de treinta y dos argumentos.

Esta función se puede utilizar anidada en la función SI cuando necesita devolver un valor si una
de varias condiciones se cumplen, u otro si no se cumple ninguna de ellas.

En el ejemplo que se muestra a continuación se aplica un cinco por ciento de comisión si se


venden mas de cincuenta unidades o si el monto de la venta supera los $ 600000, si no se
cumple ninguna de ellas se aplica un tres por ciento de comisión.

=SI(O(B12>50;B29>600000);5%;3%)

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e) Función ESERROR

Esta función devuelve un valor verdadero si una celda contiene una formula o función y
muestra un mensaje de error. El caso mas común es el de la función promedio aplicada a
celdas vacías.

El argumento de esta función es:

=ESERROR(argumento)

En el siguiente ejemplo se muestra como la función ESERROR evalúa el promedio de salarios,


la cual se encuentra anidada dentro de una función SI, si la función ESERROR devuelve
verdadero, el argumento por verdadero de la función SI es que muestre la celda vacía, caso
contrario que ejecute el promedio.

=SI(ESERROR(PROMEDIO(E3:E11));"";PROMEDIO(E3:E11))

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Capitulo 8
Funciones de búsqueda

a) Función Buscarv

La función BUSCARV busca valores en una base de datos y devuelve un resultado basado en
esos valores.

=BUSCARV(criterio_de_busqueda; rango_de_busqueda; posición_columna;ordenado)

Esta función tiene cuatro argumentos, el criterio de búsqueda es lo que debe buscar, el rango
de búsqueda es donde lo va a buscar (esta función busca el dato siempre en la primer columna
del rango de búsqueda), la posición columna es, una vez encontrado, en que columna del
rango de búsqueda se encuentra el dato que desea mostrar, ordenado especifica si el rango de
búsqueda se encuentra ordenado alfabéticamente en orden ascendente por la primera columna
o no, este cuarto argumento si se omite, Excel interpreta que el estado del argumento es
VERDADERO, y de no encontrar el dato exacto, buscará el dato aproximado anterior.

En la imagen siguiente encontrará un ejemplo de uso de esta función:

=BUSCARV(C5;F2:K16;3)

La función realizará la búsqueda en la primera columna de la base de datos indicada, al


encontrar este valor, mostrará el contenido de la celda indicada por la columna de la base de
datos establecida en el tercer argumento. En este ejemplo sucede que si llegara a introducir en
la celda C5 un valor que no existe, como ser 70, la función le mostraría los datos del empleado
SOLIS, para evitar ese error debe escribir el cuarto argumento como FALSO, de este modo si
no encuentra el valor en toda la columna la función devolverá un mensaje de error #N/A.

=BUSCARV(C5;F2:K16;3;FALSO)

En casos en que debiera copiar la función a otras celdas, ya sea por menú Edición o por acción
de arrastre, es conveniente que utilice direcciones absolutas para determinar el rango de la
base de datos, como el caso de la búsqueda del detalle y del precio de las mercaderías en el
ejemplo utilizado.

=BUSCARV(A11;$I$16:$K$25;2)

Para una mayor comodidad, puede dar un nombre de rango a la base de datos y utilizar este
nombre de rango como argumento de rango de búsqueda en la función BUSCARV.

=BUSCARV(C5;EMPLEADOS;2;FALSO)
b) Función Buscarh

Si resulta que la base de datos donde usted debe buscar un valor se encuentra en modo
horizontal en lugar de en modo vertical, debe utilizar la función BUSCARH. Esta función realiza
la misma tarea que la función BUSCARV, con la diferencia que busca un valor en una base de
datos en la primera fila, al encontrarlo muestra el valor que se encuentra en la posición de la
fila determinada en el tercer argumento.

La sintaxis de la función es la siguiente:

=BUSCARV(criterio_de_busqueda; rango_de_busqueda; posición_fila;ordenado)

En la imagen se muestra un ejemplo del uso de esta función en que busca el valor de las
ventas totales en un rango con el nombre comisiones que se encuentra en la parte inferior de la
planilla, en este caso al omitir el cuarto argumento no busca el valor exacto y muestra como
resultado el porcentaje de acuerdo al valor inmediato menor de la tabla.

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Capitulo 9
Auditoria

a) Mostrar la barra de herramientas de auditoria

La auditoria de una hoja de Excel le permite rastrear las celdas dependientes o precedentes de
una formula, como así también si una formula muestra un mensaje de error, puede rastrear
cual es la razón de este.

Si bien en el menú Herramientas puede encontrar los comandos para realizar la auditoria, es
más cómodo trabajar con los botones de la barra de herramientas Auditoria. Para mostrar esta
barra debe ejecutar del menú Herramientas, opción Auditoria de formulas, el comando Mostrar
barra de herramientas de auditoria de formulas.

b) Mostrar y eliminar las flechas de niveles precedentes

Puede mostrar las celdas que dan


el resultado de una formula
ejecutando el comando Rastrear
precedentes de la barra de
herramientas de auditoria. Cada
vez que hace clic en este botón le
mostrará por medio de flechas
todas las celdas que influyen en el
resultado de la formula.

Se denominan precedentes a las


celdas que dan origen al resultado
de una formula.

El siguiente botón de la barra de herramientas puede ocultar de a un nivel de precedentes, al


hacer clic en el se ocultarán las flechas que señalan al ultimo nivel de precedentes que se
muestra.

c) Mostrar y eliminar las flechas de niveles dependientes

De la misma manera, puede mostrar las flechas dependientes de una celda. Se denomina
dependiente a una celda cuya formula o función obtiene su resultado de ésta. Para mostrar las
flechas de dependientes debe hacer clic en el botón Rastrear dependientes. Cada vez que
haga clic en el botón se mostrará un nivel más de celdas dependientes.

Con el botón Quitar un nivel de dependientes puede ocultar las flechas que señalan al ultimo
nivel de celdas dependientes.

d) Quitar todas las flechas

Cuando ha mostrado varios niveles de celdas precedentes y dependientes y ya no necesita


trabajar con la auditoria, puede ocultar todas las flechas de una sola vez haciendo clic en el
botón Quitar todas las flechas.
e) Rastrear errores en las celdas

Si en una planilla una celda que contiene una formula muestra un mensaje de error puede
rastrear el origen del mismo, para ello debe seleccionar la celda que muestra el error y ejecutar
de la barra de herramientas de Auditoria el comando Rastrear error. . Excel le mostrará por
medio de flechas de color rojo las celdas precedentes de esta formula, de este modo puede
identificar y modificar la celda causante del error.

Una vez que haya terminado de trabajar con la auditoria puede cerrar la barra de herramientas
ya sea haciendo clic en el botón Cerrar de la misma o ejecutando del menú Herramientas,
opción Auditoria de formulas el comando Mostrar barra de auditoria de formulas.

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Capitulo 10
Trabajar con datos

a) Buscar datos

Cuando trabaja en una hoja de cálculo extensa y necesita buscar información puede realizar la
acción ejecutando del menú Edición el comando Buscar. También puede ejecutar el comando
con la combinación de teclas CONTROL + B.

Se mostrará una ventana con un cuadro de


texto en el cual debe escribir el dato que
desea buscar. Haciendo clic en el botón
Opciones se expandirá la ventana
permitiéndole crear una búsqueda mas
avanzada.

Si desea especificar un formato para la


búsqueda, haga clic en el botón Formato y
seleccione las opciones apropiadas en el
cuadro de diálogo Buscar formato.

Dentro de: Permite especificarla búsqueda en la hoja activa o en todo el libro.

Buscar: Le permite especificar la búsqueda por filas o por columnas. Excel realizará la
búsqueda de acuerdo al criterio especificado a partir de la celda donde se encuentra ubicado.

Buscar dentro de: Puede buscar el dato dentro de formulas, comentarios y valores.

Coincidir mayúsculas y minúsculas: Si activa esta casilla de verificación buscará el dato tal cual
usted lo haya escrito.

Coincidir con el contenido de toda la celda: Si activa esta casilla de verificación, buscará el dato
en celdas completas.

Una vez determinado, puede hacer clic en el botón Buscar siguiente. Excel se ubicará en la
primera celda que contenga el dato. Si esta celda no contiene el dato que estaba buscando,
puede continuar haciendo clic en el botón Buscar siguiente hasta encontrar el necesario.

b) Reemplazar datos

Si tiene datos ingresados en una planilla los puede modificar ejecutando el comando
Reemplazar del menú Edición. También puede ejecutar este comando con la combinación de
teclas CONTROL + L. por ejemplo si en una base de datos tiene el campo sexo donde se
introdujo el dato “hombre” en varios registros, puede reemplazarlo por “Masculino”.

Al ejecutar el comando se mostrará una ventana con un cuadro de texto en el cual debe
escribir el dato que desea buscar y un cuadro de texto Reemplazar con donde debe escribir el
dato con el cual desea reemplazarlo. Haciendo clic en el botón Opciones se expandirá la
ventana permitiéndole crear una búsqueda mas avanzada. Se mostrará a la derecha de cada
cuadro de texto botones de Formato, puede especificar un formato tanto para el texto a buscar
como para aplicar al que ha especificado para reemplazar.

Puede determinar para la búsqueda de reemplazos que busque dentro de la hoja activa o de
todo el libro, que busque por filas o por columnas y que busque dentro de formulas. Al igual
que con el comando Buscar, puede especificar que la búsqueda se realice con coincidencia de
mayúsculas o minúsculas y que busque en el contenido de toda la celda o en parte de ella.

En la parte inferior de la ventana encontrará una serie de opciones:

Reemplazar todos: Reemplazará todas las apariciones en la planilla del criterio de búsqueda.

Reemplazar: Reemplazará la aparición seleccionada de acuerdo al criterio del cuadro Buscar,


busca la siguiente aparición y termina la búsqueda.

Buscar todo: Busca todas las apariciones en la planilla del elemento de búsqueda.

Buscar siguiente: Busca la siguiente aparición del elemento especificado en el cuadro Buscar.

Cerrar: Cierra la ventana Reemplazar.

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Capitulo 11
Ordenar una base de datos

a) Ordenar por un campo

Una base de datos es un conjunto de información relacionada entre sí. Un ejemplo de base de
datos es una agenda telefónica donde las filas denominadas registros se refieren a los datos de
un individuo, el dato que se encuentra en cada celda se denomina campo. En la primera fila de
la base de datos se encuentran los nombres de cada uno de los campos. Cuando trabaja con
una base de datos una de las acciones que puede realizar es ordenar la base de datos por
alguno de los campos.

Para ordenar la base de datos debe estar ubicado en una celda que contenga datos del campo
por el cual desea ordenar la base, y hacer clic en los botones de ordenamiento que se
encuentran en la barra de herramientas Estándar. El botón Orden descendente ordenará la
base de datos por la columna seleccionada del 0 al 9 y luego de la A a la Z. el botón Orden
descendente ordenará por la columna en la cual se encuentra ubicado, primero de la Z a la A,
luego del 9 al 0

b) Ordenar por múltiples campos

Si desea ordenar por varios campos a la vez, debe tener seleccionada una celda de la base de
datos y ejecutar del menú Datos el comando Ordenar.

Automáticamente Excel seleccionará todos los registros de la


base de datos y le mostrará una ventana en la cual podrá
establecer hasta tres criterios de ordenamiento. La primera
fila de la base de datos la interpretará como la fila de
encabezamiento. Se mostrará una ventana con tres cuadros
de lista que mostrarán los nombres de los campos de la base
de datos. Puede determinar en el primero por qué campo
desea ordenar la base, al existir coincidencia en los datos,
podrá especificar un ordenamiento por un segundo campo, y
si existe coincidencia en este otro, puede determinar un
ordenamiento hasta por un tercer campo. A la derecha de
cada cuadro de lista podrá establecer el modo de
ordenamiento para cada criterio.

c) Personalizar un orden

Hay oportunidades en las cuales un ordenamiento alfabético de la base de datos por un campo
no es adecuado, por ejemplo si necesita ordenar la lista de empleados de una empresa por
cargo. Para esos casos puede crear un tipo de orden personalizado.

Para establecer un orden personalizado debe previamente crear una lista personalizada. Para
crear una lista personalizada debe ejecutar del menú Herramientas el comando Opciones y
seleccionar la ficha Listas personalizadas.

Se mostrará una ventana con que le mostrará a la izquierda las listas personalizadas ya
existentes. A la derecha encontrará un cuadro donde puede escribir los elementos de la lista
personalizada que desea crear. Cada uno de elementos los puede escribir uno debajo de otro,
o uno a continuación de otro, separados por comas. Una vez que terminó de escribir los
detalles de la lista debe hacer clic en el botón Agregar. Por ultimo debe hacer clic en el botón
Aceptar. Puede crear tantas listas como sea necesario.

Otra manera de crear una lista personalizada, es escribir los elementos en orden en un rango
de celdas continuas, luego en esta ventana puede seleccionar el rango de celdas desde el
cuadro de texto Importar lista desde las celdas y hacer clic en el botón Importar.
d) Aplicar un orden personalizado

Una vez creada la lista, debe ejecutar el comando


Ordenar del menú Datos, en la ventana ordenar debe
seleccionar la columna por la cual quiere ordenar y hacer
clic en el botón Opciones. Se abrirá una nueva ventana
con un cuadro de lista en la parte superior, al desplegar
el cuadro se mostrarán las listas personalizadas, debe
seleccionar la creada por usted, hacer clic en el botón
Aceptar de la ventana Opciones de personalización y en
la ventana Ordenar. La base de datos se ordenará según
la lista personalizada. Puede establecer un orden
personalizado solo para el primer criterio de
ordenamiento.

e) Modificar un orden personalizado

Si necesita modificar una lista personalizada, ya sea para eliminar, modificar o agregar un
criterio, entonces debe ir al menú Herramientas, comando Opciones, ficha Listas
personalizadas, seleccionar la lista personalizada, modificar la lista en el cuadro Entradas de la
lista y hacer clic en el botón Agregar.

f) Eliminar un orden personalizado

Una vez que ya no necesite una lista personalizada la puede eliminar. Debe ir al menú
Herramientas, comando Opciones, ficha Listas personalizadas, seleccionar la lista
personalizada del cuadro y hacer clic en el botón Eliminar. El Ayudante de Office le mostrará un
mensaje de advertencia indicando que si elimina la lista no la podrá recuperar. Al aceptar el
mensaje de advertencia, la lista y sus entradas se borrarán de la ventana.

g) Ordenar horizontalmente

Puede tener la necesidad de modificar el orden de las columnas de una base de datos. Para
ello debe insertar una fila en la parte superior de la base de datos de ser necesario y escribir
números de acuerdo al orden que desea establecer a las columnas en ella, una vez
determinado debe ejecutar el comando Ordenar, hacer clic en el botón Opciones, y establecer
en la parte inferior de la ventana Ordenar de izquierda a derecha.

Al aceptar esta ventana, en los cuadros de lista de la ventana ordenar se mostrarán los
nombres de las filas en lugar de los nombres de los campos, debe seleccionar la fila en la cual
escribió la numeración y hacer clic en el botón Aceptar. Encontrará que la base de datos
ordenó las columnas de acuerdo a la numeración establecida. Por ultimo puede eliminar esta
fila que insertó si ya no la va a necesitar.

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Capitulo 12
Formularios

a) Abrir un formulario

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que


permite al usuario mostrar, modificar, agregar o
eliminar con facilidad una fila entera de información
(registro). Antes de utilizar un formulario de datos
deberá tener rótulos en la parte superior de cada
columna que contenga. Microsoft Excel utiliza estos
rótulos para crear campos en el formulario. Los
formularios de datos pueden presentar 32 campos
como máximo a la vez.

Para acceder al formulario debe estar ubicado en


alguna celda con datos de la base de datos y
ejecutar del menú Datos el comando Formulario.

b) Ver registros desde el formulario

El formulario de Excel es una ventana que muestra los nombres de los campos de la base de
datos en una columna a la izquierda. Estos nombres de campos los rastrea en forma
automática tomándolos de la primera fila de celdas ocupadas que encuentra en la hoja.

En una segunda columna muestra las filas de datos que encuentra en la hoja. Más a la derecha
encontrará los botones con los cuales podrá trabajar en el formulario. En la parte superior le
indicará cuantos registros tiene la base de datos y en que registro se encuentra ubicado. Con
los botones Buscar anterior y Buscar siguiente podrá ver el resto de los registros de la base de
datos.

Si trabaja con el teclado, puede mostrar el registro siguiente presionando la tecla ENTER. Si
mantiene presionada la tecla MAYÚSCULA y presiona la tecla ENTER mostrará el registro
anterior.

c) Modificar registros

Para modificar los datos de un registro de la base de datos una vez que lo está mostrando en
el formulario, debe ubicarse en el campo que desea modificar y escribir sobre el. Los datos
modificados en el formulario, una vez que cambie de registro, se modificarán en la hoja de
datos.

Para cambiar el dato de un campo, puede hacer clic sobre el cuadro de texto que muestra el
dato, para desplazarse entre los campos de un registro debe presionar la tecla TAB. Cada vez
que presione esta tecla, se activará el campo siguiente. Para activar el campo anterior debe
mantener presionada la tecla MAYÚSCULA y presionar la tecla TAB.

d) Agregar registros

Desde el formulario puede agregar registros a la base de datos. Para ello debe hacer clic en el
botón Nuevo, el formulario le mostrará los cuadros de texto en blanco para que usted ingrese
los datos del nuevo registro. Una vez escritos los datos en el nuevo registro, si vuelve a hacer
clic en el botón Nuevo, o si presiona la tecla ENTER, o haciendo clic en el botón Buscar
anterior o Buscar siguiente, el registro se agregará en una fila en blanco al final de la base de
datos.

Puede agregar un nuevo registro también manteniendo presionada la tecla CTRL y


presionando la tecla ENTER.
e) Eliminar registros

Para eliminar el registro que tiene a la vista en el formulario debe hacer clic en el botón
Eliminar. Esta acción eliminará la fila entera que contiene el registro en la hoja de datos. El
ayudante de Office le mostrará un mensaje de advertencia indicando que se eliminará
permanentemente el registro seleccionado ya que esta acción no se puede deshacer.

f) Establecer filtros

Puede establecer filtros en el formulario para que solo muestre los registros que cumplen con
una o con varias condiciones. Al hacer clic en el botón Criterios el formulario mostrará los
cuadros de texto en blanco. Debe escribir en el campo que corresponda el dato que desea
buscar. Luego debe hacer clic en el botón Formulario, el formulario le mostrará solo aquellos
registros que coincidan con el criterio especificado al recorrer los registros con los botones
Mostrar anterior y mostrar siguiente, omitiendo aquellos que no coincidan con el texto escrito
en la ventana de criterios.

Puede establecer mas de un campo de filtrado.

g) Quitar filtros

Cuando desee mostrar nuevamente todos los registros de la base de datos debe volver a hacer
clic en el botón Criterios, luego debe hacer clic en el botón Borrar. Los criterios de los cuadros
de texto se borrarán.

h) Filtros de comparación

Tanto en los campos que contienen datos del tipo numérico como en aquellos que contienen
fechas puede establecer criterios de filtrado utilizando operadores de comparación. Los
operadores de comparación son los siguientes:

> Mayor que


< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
= Igual que
<> Distinto que

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Capitulo 13
Subtotales

i) Agregar subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales


en una base de datos. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista
para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero debe ordenar la base de datos por el campo cuyos subtotales
se desea calcular y ejecutar del menú Datos el comando Subtotales. Se mostrará una ventana
que, en el cuadro de lista superior debe indicar el campo por el cual desea obtener los
subtotales, en el cuadro de lista Usar función, puede seleccionar el tipo de función que desea
aplicar, en la lista Agregar subtotal en, debe seleccionar el o los campos en que desea calcular
los subtotales. La casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales, si la base de datos ya
contiene subtotales, los recalculará. Salto de página entre grupos insertará un salto de página
luego de cada subtotal para que cada grupo se imprima en una página nueva. Resumen debajo
de los datos, si se encuentra activada insertará una fila debajo de cada grupo mostrando el
cálculo de cada subtotal, y una fila con el total general debajo de toda la lista, si se desactiva
mostrará cada subtotal sobre cada grupo y el total general arriba de la base de datos.

Una vez aplicado el comando se mostrará a cada cambio de dato una fila con los cálculos de
subtotales determinados y al final de la lista mostrará un total general. Los valores del total
general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de
subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general
mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de
las filas de subtotales.

A la izquierda encontrará niveles de esquema que le permitirán ocultar o mostrar los detalles de
cada subtotal y del total general.
j) Subtotales anidados

Puede crear más de un nivel de subtotales, por ejemplo puede calcular los subtotales por cada
división y luego subtotales por cargo. Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe
que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de
manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas. Para anidar subtotales, primero
debe calcular subtotales por el campo establecido como primer criterio de ordenamiento y
luego debe volver a calcular subtotales pero por el campo establecido como segundo criterio de
ordenamiento, en este caso debe desactivar la casilla de verificación Reemplazar subtotales
actuales.

k) Quitar subtotales

Una vez que terminó de trabajar con los subtotales puede eliminarlos ejecutando el comando
Subtotales y haciendo clic en el botón Quitar todos, Microsoft Excel eliminará también el
esquema y todos los saltos de página que se hayan insertado en la lista

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Capitulo 14
Autofiltros

a) Establecer autofiltros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un conjunto de datos de una
base. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una o varias columnas. Para activar los autofiltros debe estar ubicado en una celda de la base
de datos y ejecutar del menú Datos, opción Filtro el comando Autofiltros.

Se mostrarán a la derecha de cada nombre de campo botones de cuadros de lista, los cuales
le permitirán aplicar los filtros.

b) Usar autofiltros

Una vez activados los autofiltros puede hacer clic en el botón de lista del campo por el cual
desea filtrar. Se mostrará una lista con cada una de los elementos de dicho campo, al hacer
clic en uno de ellos, solo se mostrarán los registros que en ese campo aparezca su selección.

Puede filtrar la base de datos por mas de una columna, Excel mostrará los registros que
coincidan con todos los criterios de filtrado que se hayan establecido.

Para identificar cuando la base de datos se encuentra filtrada, Excel mostrará los números de
las filas en color azul, podrá identificar por qué columna se encuentra filtrada la base de datos
observando los botones de lista, aquellos que se muestran en color azul, es porque tiene
aplicado un filtro aplicado a través de ese campo.

c) Mostrar todos los registros

Cuando desee mostrar nuevamente todos los registros de la base de datos debe volver a hacer
clic en el botón de lista del campo en el que haya aplicado el filtro y seleccionar la opción
Todas.

d) Mostrar los diez mejores

Puede filtrar la base de datos para que se muestren los registros que presenten una
determinada cantidad de valores, ya sea los superiores o los inferiores. Es ideal para aplicar en
campos que contengan datos numéricos o de fecha. Para filtrar de esta manera debe hacer clic
en el botón de lista del campo y seleccionar la opción Los 10 mas.
Se mostrará una ventana que, en el primer cuadro de lista debe seleccionar si desea mostrar
los valores inferiores o superiores. En medio de la ventana podrá establecer la un valor que por
defecto está establecido en 10, a la derecha podrá determinar si desea que muestre este valor
en porcentaje o en cantidad de elementos. Si por ejemplo su base de datos contiene cincuenta
registros y establece mostrar el diez por ciento, le mostrará cinco registros. Si establece
mostrar tres elementos, mostrará solo tres registros independientemente de la cantidad de
registros que tenga la base de datos.

e) Filtro personalizado

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro.
También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una
condición en un campo. Para acceder a un filtro personalizado debe hacer clic en el botón de
lista del campo por el cual desea filtrar y seleccionar la opción Personalizar.

Se mostrará una ventana en que, en el primer


cuadro de lista puede establecer un operador de
comparación. En esta lista encontrará operadores
como igual a, distinto que, comienza con, termina
con, etc. En el segundo cuadro de lista podrá
seleccionar uno de los datos que existen en el
campo, si un dato se repite varias veces en la base
de datos esta lista le mostrará solo una vez dicho
dato. Una vez especificado el criterio de
ordenamiento, debe hacer clic en el botón Aceptar.

Los filtros personalizados le permiten especificar hasta dos condiciones en un mismo campo
utilizando la segunda fila de criterios que se encuentra en esta ventana.

Entre ambas filas podrá seleccionar un conector para las dos condiciones. Si selecciona el
conector Y, los filtros personalizados mostrarán solo aquellos registros que cumplan con ambas
condiciones, si selecciona el conector O los filtros le mostrarán todos aquellos registros que
cumplan con una o con otra condición.

f) Mostrar las vacías

En la lista de opciones, si la base de datos contiene en ese campo celdas en blanco,


encontrará una opción que dice Vacías, si selecciona esta opción Excel le mostrará los
registros que en este campo las celdas no contengan datos. Esta opción no se mostrará en la
lista si toda la columna contiene datos.

g) Mostrar las no vacías

De la misma manera, en la lista encontrará una opción que dice No vacías, si selecciona dicha
opción Excel le mostrará todos los registros que en esta fila contenga datos, ocultando aquellos
registros que en esta columna se encuentren en blanco. Esta opción tampoco se encontrará
disponible si todas las celdas contienen datos.

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h) Quitar autofiltros

Una vez que ya no necesite filtrar la base de datos, puede desactivar los autofiltros ejecutando
del menú Datos, opción Filtro el comando Autofiltros.

Desaparecerán de la hoja los botones de filtros a la derecha de cada título de la base de datos,
y si la base de datos se encontraba filtrada al momento de quitar los filtros, estos se
desactivarán y mostrará todos los registros.

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Capitulo 15
Filtros avanzados

a) Establecer filtros avanzados

Los filtros avanzados le permiten ejecutar filtros más complejos en una base de datos. Para
poder ejecutar estos filtros, debe especificar un rango de lista y un rango de criterios. Para
especificar estas áreas es conveniente que copie los títulos de la base de datos a otra
ubicación en la hoja. Debajo de esta fila debe escribir el criterio de filtro que desea aplicar.
Posteriormente debe ejecutar del menú Datos, opción Filtro el comando Filtro avanzado.

Se mostrará una ventana en la cual en el cuadro de


lista Rango de la lista debe especificar cual es el
rango de celdas que ocupa la base de datos. Si al
momento de ejecutar el comando, la celda activa
se encontraba dentro de la base de datos, Excel
rastreará automáticamente el rango de la lista. Si
necesita especificar el rango manualmente, puede
hacer clic en el botón que se encuentra a la
derecha del cuadro, éste contraerá la ventana
permitiéndole seleccionar el rango de la base de
datos.

En el cuadro rango de criterios debe determinar el rango de celdas con los títulos que copió y
las filas que contengan los criterios de filtrado.

Al hacer clic en el botón Aceptar, la base de datos sólo mostrará los registros que coincidan
con la condición escrita en el rango de criterios.

b) Aplicar mediante operadores de comparación

Si en el rango de criterios escribe un dato, los filtros avanzados le mostrarán los registros que
coincidan con el criterio especificado, aunque puede utilizar operadores de comparación para
afinar aún más el filtro. Estos son:

> Mayor que


< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
= Igual que
<> Distinto que

Además puede utilizar caracteres comodín. Por ejemplo si escribe debajo del título apellido A*,
el rango de lista le mostrará todos aquellos registros en que el dato comience con A. El
asterisco reemplaza al resto de caracteres. Si escribe signos de interrogación, este reemplaza
de a un carácter, supongamos que no recuerda cómo escribió el dato Fernández, con acento o
sin el, puede escribir en el rango de criterios “Fern?ndez”, el signo indica a Excel que en esa
ubicación puede haber cualquier carácter.

c) Aplicar múltiples filtros

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, debe escribir los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra, esto determinará que se muestren los registros
que coincidan con uno u otro criterio.

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, debe introducir todos
los criterios en la misma fila del rango de criterios, se mostrarán aquellos registros que cumplan
con todos los criterios.
Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Mostrará los registros que cumplan con
uno o con otro criterio.

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto
incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas independientes.

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas
múltiples con el mismo título. Le mostrará los registros que cumplan con ambas condiciones.,
por ejemplo los valores comprendidos entre dos valores.

d) Mostrar todos los registros

Para quitar el filtro y mostrar todos los registros de la base de datos, debe ejecutar del menú
Datos el comando Mostrar todo. Esta acción desactivará el filtro avanzado y mostrará todos los
registros nuevamente.

e) Copiar datos filtrados

Cuando ejecuto los filtros avanzados, el resultado se muestra en la misma ubicación de la base
de datos, ocultando las filas que no coinciden con las condiciones del rango de criterios. Puede
hacer que el resultado del filtro se muestre en otra ubicación en la hoja del libro de trabajo debe
seleccionar la opción Copiar a otro lugar. Se activará un tercer cuadro de texto en el que debe
indicar a partir de que celda desea que se copien los datos. Al hacer clic en el botón Aceptar,
se copiarán solo los registros que coincidan con las condiciones del rango de criterios.

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Capitulo 16
Consolidación

a) Consolidar hojas de calculo

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos.

La consolidación de hojas de cálculo le permite combinar los valores que se encuentran en


diferentes bases de datos de una hoja, de diferentes hojas o de diferentes libros en una única
base de datos.

La consolidación se realiza primero seleccionando el área de destino, éste puede encontrarse


en la misma hoja, el mismo libro, o en un libro diferente al de los rangos de origen. Luego debe
seleccionar los rangos que contienen la información que desea resumir, a los cuales se les
denomina áreas de origen. La consolidación permite seleccionar hasta 255 áreas de origen.

Puede ejecutar dos tipos de consolidación; por categoría o por posición.

b) Consolidar por categoría

Puede Consolidar los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo
que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente.
Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada rango de origen.

Para realizar esta acción debe seleccionar en primer término el área de destino. Esta debe
contener los mismos títulos que los rangos de origen y deben estar escritos exactamente igual
sin importar la ubicación que tengan. Luego debe ejecutar del menú Datos el comando
Consolidar.

En el cuadro de lista Función debe seleccionar la función de resumen que desea aplicar en la
consolidación. Desde el cuadro Referencia puede seleccionar cada rango de origen a utilizar
en la consolidación, si el rango de origen se encuentra en un libro que no está abierto, puede
buscar el archivo ejecutando el botón Examinar. Una vez seleccionado el rango debe hacer clic
en el botón Agregar. Debe realizar el mismo procedimiento con el resto de los rangos de
origen, los cuales se irán agregando en el cuadro de Todas las referencias. Debajo de este
cuadro encontrará una serie de casillas de verificación. Las casillas Fila superior y Columna
izquierda determinan la consolidación por categorías. Reunirá la información de acuerdo a los
títulos que se encuentran sobre o a la izquierda de los rangos de origen, de acuerdo a los
títulos del rango de destino

La casilla Crear vínculos con los datos de origen le permite vincular los rangos de origen al de
destino, de modo que al estar activada esta casilla, si se modifican los datos en los rangos de
origen, se actualizan los resultados en el rango de destino. Esta casilla no se puede activar si
los rangos de origen y de destino se encuentran en la misma hoja.
Si determina vínculos con los rangos de origen se mostrarán símbolos de esquema a la
izquierda de la hoja que le permitirán mostrar u ocultar el detalle de los datos de origen.

Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien


los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la
consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le
permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Una vez determinado todos estos pasos puede hacer clic en el botón Aceptar. Excel le
mostrará el resultado solicitado en el rango de destino.

c) Consolidar por posición

Puede consolidar los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se
organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie
de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.

Para ello, al igual que en la consolidación por categorías, debe seleccionar previamente el
rango de destino pero sin seleccionar los títulos de la planilla, y ejecutar del menú Datos el
comando Consolidar.

Deberá determinar la función de resumen y seleccionar los rangos de origen para realizar la
consolidación, pero sin seleccionar los títulos de columna ni de fila. En una consolidación por
posición no debe activar las casillas de verificación que se encuentran en la sección Usar
rótulos en, ya que el resumen se obtendrá de acuerdo a la ubicación de los valores en los
rangos seleccionados. Sí podrá activar la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de
origen, siempre y cuando los datos se encuentren en diferentes hojas o libros.

Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien


los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la
consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá
cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

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Capitulo 17
Trabajar con tablas dinámicas

a) Crear una tabla dinámica

Las tablas dinámicas le permiten analizar y resumir bases de datos rápidamente. Para crear
una tabla dinámica debe ejecutar del menú Datos, el comando Informe de tablas y gráficos
dinámicos.

Se mostrará la ventana del asistente para tablas y gráficos dinámicos en el primer paso en
donde deberá especificar el origen de los datos y qué es lo que desea crear.

Lista o base de Microsoft Excel: Permite seleccionar una base de datos de un libro.

Fuente de datos Externa: Le permite seleccionar un origen de datos que se encuentre en otro
libro, en una base de datos de Access, etc.

Rangos de consolidación múltiples: Permite seleccionar varios rangos de origen.

Otro informe de tabla dinámica o grafico dinámico: Si ya tiene creada una tabla o un grafico
dinámico en el libro, puede crear otro a partir de él.

Debajo podrá seleccionar qué es lo que quiere hacer con estos datos:

Tabla dinámica: Un resumen de la información seleccionada a modo de tabla.

Informe de gráfico dinámico: Crea una tabla dinámica y un gráfico dinámico asociado a dicha
tabla.

Una vez determinado el origen y el tipo de informe que desea crear debe continuar al paso
siguiente. Si ha seleccionado Lista o base de datos de Microsoft Excel, en este nuevo paso
debe especificar el rango de datos que se utilizará en la tabla dinámica. Si la celda activa se
encontraba dentro de una base de datos, Excel seleccionará automáticamente todo el rango de
celdas que contengan datos a su alrededor, caso contrario, deberá seleccionar en forma
manual el rango de datos, para ello puede hacer clic en el botón que se encuentra a la derecha
del cuadro de texto para contraer la ventana y seleccionar el rango, si el rango se encuentra en
otro libro, lo puede buscar y abrir mediante el botón Examinar. Una vez determinado el origen
debe continuar al paso siguiente.

En el tercer y ultimo paso debe determinar la ubicación de la tabla dinámica, este puede ser en
una hoja de calculo nueva, con lo cual Excel creará una nueva hoja en el libro y ubicará la tabla
en la misma, o puede determinar que se inserte en una hoja ya existente, para lo cual deberá
determinaren que hoja y a partir de que celda desea que la tabla se cree. Determinado esto
debe finalizar el asistente.
Una tabla dinámica esta compuesta por cuatro áreas donde puede ubicar uno o varios campos.
El área de página permite filtrar la tabla dinámica por un detalle del campo. El área de fila y el
área de columna permiten disponer los campos que desea mostrar, y el área de datos permite
incluir los campos que contengan datos numéricos para obtener el resumen..

Se mostrará la barra de herramientas de Tabla dinámica y la ventana de lista de campos de la


tabla dinámica. Para agregar campos en la tabla dinámica debe arrastrarlo sobre el área donde
lo desea ubicar, o seleccionar el campo, en el cuadro de lista que se encuentra en la parte
inferior seleccionar el área y hacer clic en el botón Agregar. Una vez ubicados todos los
campos de la tabla dinámica se mostrará el resumen generado por ella.

b) Modificar el rango de origen

Si modifica datos en el rango de origen los cambios no se verán reflejados en la tabla dinámica,
para que ésta asuma los cambios debe hacer clic en el botón Actualizar datos de la barra de
herramientas Tabla dinámica.

c) Agregar en el rango de origen

Si se agregan datos al rango de origen insertando filas, la información no se reflejará en la


tabla dinámica. Para actualizarla debe hacer clic en el botón de la barra para tablas dinámicas
Actualizar datos. Excel en forma automática rastreará el origen de datos anexando aquellas
filas que se hayan agregado.

Si ha agregado datos al final de la base de datos deberá modificar el rango de origen de la


tabla dinámica. Para ello debe ejecutar el comando de la barra de herramientas Tabla
dinámica, botón Tabla dinámica, Asistente o del menú Datos Asistente para tablas y gráficos
dinámicos. Se mostrará la ventana del asistente en el tercer paso, deberá hacer clic en el botón
Atrás y modificar la dirección de celdas del rango.

El rango lo puede modificar escribiendo manualmente los nuevos parámetros del mismo o
contrayendo la ventana como se indicó anteriormente y seleccionando nuevamente el rango.

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d) Eliminar el rango de origen

Si se eliminan datos en el origen al actualizar la tabla dinámica ésta recalculará los datos.

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Capitulo 18
Trabajar con los campos de la tabla dinámica

a) Agregar campos de pagina

Una vez creada la tabla puede modificar su aspecto, mover, agregar o quitar campos en ella.
Por ejemplo, si necesita filtrar la tabla por un detalle de un campo, puede agregar el campo
deseado al área de página.

Puede agregar hasta cuatro campos en el área de página.

b) Agregar campos de fila

De la misma manera puede agregar un campo al área de fila. Puede agregar hasta cuatro
campos al área de fila.

c) Agregar campos de columna

En el área de columna también se puede agregar hasta un máximo de cuatro campos.

d) Agregar campos de datos

Si desea puede agregar más de un dato al área de datos. Si agrega campos del tipo numérico
la tabla dinámica mostrará un resumen de suma, si agrega campos que contengan texto,
contará la cantidad de veces que se repite el dato.

El área de datos es el único que admite más de cuatro campos insertados.

e) Mover campos

Cuando necesite, podrá mover campos de un área a otra, esto le permitirá obtener un resumen
diferente o que la tabla dinámica en vez de ordenarse en modo horizontal lo haga en modo
vertical. Si mueve un campo de un área a otra el puntero del mouse mostrará el diseño de la
tabla dinámica y resaltada, el área donde se agregará el campo. Si tiene más de un campo en
un área podrá cambiar el orden de los campos, modificando el tipo de resumen que mostrará la
tabla dinámica.
f) Quitar campos

Si desea eliminar campos de la tabla dinámica, debe arrastrarlos fuera de la tabla, el puntero
del mouse se mostrará con una X roja. Al soltar el botón del mouse el campo desaparecerá de
la tabla pero no del origen de datos. Podrá volver a agregarlo en cualquier momento.

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Capitulo 19
Diseño de la tabla dinámica

a) Trabajar con múltiples campos de datos

Se puede agregar más de un campo al área de datos. Cada campo de datos mostrará un
cálculo diferente. Cuando se agregan varios campos al área de datos se agregará un campo
llamado Datos en el área de fila, debajo de este campo una línea separada para cada elemento
incluido en el área de datos.

b) Cambiar el nombre de un campo

Los nombres de campo en la tabla dinámica toman su nombre de los títulos de la tabla de
origen. Si estos no son lo suficientemente representativos, puede cambiar el nombre. Para ello
debe hacer clic derecho sobre el botón de campo al cual le desea cambiar el nombre y ejecutar
el comando Configuración de campo. Se mostrará una ventana que, en la parte superior
encontrará un cuadro de texto con el nombre del campo, lo puede reemplazar por otro texto y
luego hacer clic en el botón Aceptar de la ventana, el nombre del campo se habrá cambiado.
Este cambio no afectará al origen de datos.

c) Crear un informe de campo de pagina

Cuando tiene un campo en el área de página, puede filtrar los datos por solo uno de los
elementos del campo, si necesita imprimir la tabla dinámica filtrada, debería filtrar por un
elemento, imprimir, filtrar por otro elemento, volver a imprimir y así sucesivamente. Este
mecanismo le resultaría bastante tedioso, no obstante puede simplificar la tarea generando un
informe de campo de página.

Para crear un informe de página debe hacer clic en el botón Tabla dinámica de la barra de
herramientas y ejecutar el comando Mostrar páginas. Se mostrará una ventana con una lista de
los campos que se encuentran en el área de página. Debe seleccionar el cual desea y hacer
clic en el botón Aceptar.

Excel generará una hoja con el nombre de cada elemento del campo seleccionado, con una
tabla dinámica filtrada por dicho elemento. En el caso de querer imprimir estos elementos,
puede seleccionar todas estas hojas e imprimirlas.
d) Mostrar y ocultar detalles de las filas

Los datos que se encuentran debajo de cada botón de campo se denominan elementos. En
primera instancia Excel muestra todos los elementos de un campo, no obstante usted puede
ocultar ciertos elementos si no necesita representarlos en la tabla. Para ocultar elementos debe
hacer clic en el botón de lista que se encuentra a la derecha del botón de campo, se mostrará
una lista con todos los elementos que dicho campo contiene con un cuadro de verificación a la
izquierda de cada uno de ellos activado. Debe desactivar las casillas de verificación de los
elementos que desea ocultar y luego debe hacer clic en el botón Aceptar que se encuentra
debajo del cuadro de lista. Los elementos desactivados se ocultarán en la tabla.

Si posteriormente desea mostrar los elementos ocultos, debe realizar el mismo procedimiento
activando las casillas de los elementos que se encuentran ocultos.

e) Mostrar y ocultar detalles de las columnas

De la misma manera puede ocultar y mostrar elementos de un campo de columna, haciendo


clic en el botón de lista del campo y desactivando o activando los elementos que desea ocultar
o mostrar respectivamente.

Los elementos que pertenecen a un campo de fila o de columna y, por encontrarse la tabla
filtrada no se mostrarán en la tabla, puede forzarlos a que se muestren haciendo clic con el
botón derecho del mouse en el botón de campo y ejecutando el comando Configuración de
campo. En la parte inferior de la ventana de propiedades del campo encontrará la casilla de
verificación Mostrar elementos sin datos, al activarla mostrará aquellos elementos ocultos con
sus valores en cero.

f) Mostrar detalles de los datos

El área de datos muestra el resumen de la información recogida en el origen de datos, si desea


ver el detalle de dicho resumen puede hacer doble clic en la celda que contiene el valor, Excel
creará una nueva hoja mostrándole en ella todos los registros extraídos del origen de datos con
los cuales se obtiene dicho valor.

Página 60
Capitulo 20
Dar formato a una tabla dinámica

a) Habilitar selección

Puede dar formato a los elementos de un campo en la tabla dinámica y a sus datos
relacionados. Para poder hacerlo es necesario que se encuentre activado en el botón Tabla
dinámica de la barra de herramientas Tabla dinámica, en la opción Seleccionar el comando
Habilitar selección.

Podrá seleccionar un elemento y sus celdas relacionadas señalando a la izquierda de la celda


que contiene a dicho elemento, cuando el puntero se muestre con una flecha negra podrá
ejecutar la selección. Si desea seleccionar todos los elementos de un campo debe señalar por
sobre el botón de campo y cuando el puntero cambie de forma, ejecutar la selección. Al aplicar
un formato a estos elementos podrá observar al modificar el aspecto de la tabla que el formato
acompaña a los datos y no se aplicó a las celdas.

b) Autoformato de tabla dinámica

Si lo desea puede aplicar un autoformato a la tabla. Es un conjunto de formatos ya


establecidos, esto le simplifica la tarea de dar formato a la tabla en forma manual. Para ejecutar
este comando debe hacer clic en el botón Tabla dinámica de la barra de tareas y ejecutar el
comando Dar formato al informe. También lo puede ejecutar con el botón que se encuentra en
la barra de herramientas de tabla dinámica o desde el menú Formato comando Autoformato.

Se mostrará una ventana con un conjunto de estilos de formato, debe seleccionar el que le
resulte más conveniente y hacer clic en el botón Aceptar. El conjunto de formatos se aplicará a
toda la tabla.

c) Modificar las opciones de la tabla dinámica

Puede modificar el comportamiento de la tabla dinámica. Para ello debe ejecutar del botón
Tabla dinámica el comando Opciones de tabla o hacer clic derecho sobre la tabla y ejecutar
dicho comando. Se presentará una ventana con una serie de casillas de verificación, al
activarlas o desactivarlas cambiará el aspecto de la tabla. Estas opciones se encuentran
reunidas en dos grupos:
Opciones de formato

Totales generales de columnas: Muestra u oculta los totales generales por columna.

Totales generales de filas: Muestra u oculta los totales generales por fila.

Autoformato de tabla: Aplica el formato predeterminado de Excel al informe de la tabla


dinámica.

Subtotales de elementos ocultos de página: Incluye los elementos de campos de pagina


ocultos en los subtotales de la tabla.

Combinar rótulos: Permite combinar todos los elementos de columna y de fila de la tabla
dinámica.

Mantener formato: si se encuentra activada mantiene todos los formatos aplicados a la tabla
por más que se actualice la información o se modifique la estructura de la tabla dinámica por
haber agregado, quitado o movido campos de la misma.

Repetir rótulos de elementos en cada página impresa: Le permite imprimir los rótulos de campo
de fila externos en la parte superior de cada página impresa.

Mostrar totales con el signo (*): Muestra un asterisco después de cada subtotal y total general
para indicar que estos valores incluyen elementos ocultos en la tabla. Esta opción solo se
encontrará activa si la tabla realmente contiene elementos ocultos.

Diseño de página: Permite modificar el orden de la los campos del área de pagina.

Campos por columnas: Permite seleccionar el numero de campos de pagina que quiere incluir
en una fila o columna antes de comenzar una nueva fila o columna.

Para valores erróneos mostrar: Si la tabla dinámica presenta errores, permite determinar qué
desea mostrar en lugar de dicho error.

Para celdas vacías mostrar: Permite determinar qué desea mostrar en aquellas celdas del área
de datos que se encuentran vacías.

Imprimir títulos: Permite repetir los rótulos de campo de página, filas y columnas en cada
pagina de impresión si la tabla se imprime en varias hojas.

Página 62
Opciones de datos

Guardar datos con el diseño de la tabla: Guarda los datos de la tabla en el libro de trabajo para
que al abrirlo nuevamente los datos se encuentren actualizados y no sea necesario actualizar
los datos mediante el botón correspondiente antes de trabajar con la tabla.

Habilitar información detallada: Si esta casilla de verificación se encuentra desactivada no se


creará una hoja de detalle al hacer doble clic sobre una celda de datos.

Actualizar al abrir: Actualiza la tabla dinámica al abrir el libro.

Actualizar cada: Esta opción solo se encontrará disponible si la tabla dinámica obtiene la
información de un origen de datos externo. Permite determinar el lapso de tiempo en que
actualizará la información de la tabla dinámica en forma automática.

Guardar contraseña: Si la tabla dinámica obtiene la información de una fuente de datos


externa, y esta se encuentra protegida con contraseña, al activar esta casilla de verificación
sólo deberá escribir la contraseña la primera vez que actualice la tabla dinámica y no el resto
de las veces.

Consulta en segundo plano: Si la tabla dinámica obtiene la información de una fuente de datos
externa y esta casilla de verificación se encuentra activada, permitirá que Excel realice la
consulta de actualización mientras usted continúa trabajando con el libro.

Optimizar memoria: Permite ahorrar memoria de trabajo al actualizar la información de la tabla


dinámica al realizar una consulta de actualización.

Página 63
Capitulo 21
Realizar cálculos en la tabla dinámica

a) Agregar campos resumen

En forma predeterminada Excel ejecuta la función Suma en el resumen de las celdas del área
de datos si estos son numéricos o ejecuta la función Contar si estas contienen texto, no
obstante usted puede modificar esta función y puede agregar mas de una vez un mismo campo
y ejecutar diferentes funciones en cada uno de ellos para mostrar diferentes resultados.

Para agregar un campo al área de datos debe arrastrar el botón de nombre de campo de la
lista sobre el área de datos.

Si no se muestra la lista de campos puede mostrarla haciendo clic en el botón Mostrar campos
de la barra de herramientas.

b) Cambiar la función de resumen

Para cambiar la función de resumen de un campo debe


seleccionar una celda del área de datos al cual desea
modificar y luego hacer clic en el botón Configuración del
campo. También puede ejecutar el comando haciendo clic en
el botón Tabla dinámica y seleccionando la opción
Configuración de campo o haciendo clic derecho y ejecutando
el comando mencionado.

Se mostrará una ventana con un cuadro de texto que le


permite cambiar el rótulo del campo. Debajo encontrará una
lista de funciones de las que podrá seleccionar la que desea
ejecutar. Una vez realizados los cambios puede hacer clic en
el botón Aceptar.

c) Crear un calculo personalizado

Si el resultado que usted necesita obtener no es un cálculo de


la lista sino que desea un resultado obtenido mediante el
cálculo con respecto a otro elemento, puede crear un cálculo
personalizado. Para ello debe hacer clic en el botón de
configuración de campo y hacer clic en el botón Opciones que
le expandirá la ventana.

En el cuadro de lista Mostrar datos como, por defecto indica


normal, si despliega las opciones de la lista encontrará que
puede aplicar diferencia con respecto a, porcentaje de
diferencia y otras opciones. Al seleccionar una de ellas, en
algunos casos se habilitarán las listas de la parte inferior de la
ventana, donde podrá seleccionar un campo y un detalle de
campo para hacer el cálculo, o determinar que el cálculo lo
realice con respecto al valor anterior o al siguiente. Debe
seleccionar el correcto y hacer clic en el botón Aceptar.

d) Modificar el calculo personalizado

Una vez creado el cálculo personalizado puede modificarlo cuantas veces necesite. Debe
volver a hacer clic en el botón Configuración de campo, y modificar las opciones necesarias.
Incluso puede desactivar la personalización del campo calculado seleccionando nuevamente la
opción Normal del cuadro de lista Mostrar datos como.
e) Crear un campo calculado

Si necesita calcular un valor y este no lo encuentra como un campo del origen de datos puede
crear un campo calculado. Para crear un campo calculado debe estar posicionado en alguna
celda de la tabla dinámica y hacer clic en el botón Tabla dinámica, señalar la opción Formulas y
ejecutar el comando Campo calculado.

Se mostrará una ventana que en la parte superior deberá escribir el nombre del campo
calculado. En el cuadro de texto Formula, debe escribir cual es el cálculo que desea realizar.
En la parte inferior de la ventana encontrará la lista de campos del origen de datos, puede
seleccionar uno de ellos y hacer clic en el botón Insertar campo, luego escribir un operador,
insertar otro campo de la lista y así sucesivamente. Una vez que ha determinado cual es el
cálculo que desea realizar puede hacer clic en el botón Aceptar y el campo calculado se
agregará a la tabla dinámica.

f) Crear un elemento calculado

De ser necesario puede crear un elemento calculado no exista entre los elementos de un
campo de la tabla dinámica. Para crear un elemento calculado debe estar posicionado en
alguno de los elementos del campo donde lo quiere crear y hacer clic en el botón Tabla
dinámica de la barra de herramientas, señalar la opción Formulas y ejecutar el comando
Elemento calculado.

Se mostrará una ventana que en el cuadro de texto en la parte superior debe escribir el nombre
del nuevo elemento. En el segundo cuadro de texto debe escribir la formula que desea aplicar.
Puede realizar el mismo procedimiento explicado en el punto anterior para que se escriba la
formula en forma automática, de ese modo evitará errores producidos por un nombre de
elemento mal escrito.

Una vez escrito el cálculo para el elemento calculado puede hacer clic en el botón Aceptar y el
elemento calculado se agregará en el campo seleccionado al final de la lista.

Página 66
Capitulo 22
Agrupar elementos en la tabla dinámica

a) Agrupar elementos

Puede agrupar elemento de un campo de la tabla dinámica si necesita analizar datos


agrupados. Primero debe seleccionar aquellos elementos que desea agrupar, luego hacer clic
con el botón derecho del mouse sobre la selección, señalar la opción Agrupar y mostrar detalle
y ejecutar el comando Agrupar o del botón Tabla dinámica de la barra de herramientas Tabla
dinámica. También puede agrupar elemento de un campo ejecutando del menú Datos, Agrupar
y esquema, el comando Agrupar. Se creará un nuevo campo en la tabla dinámica encerrando a
los elementos seleccionados en un grupo.

b) Cambiar el nombre de grupo

Cuando agrupa elementos, Excel asigna un nombre genérico al grupo, puede cambiar el
nombre de este elemento haciendo clic en la celda que contiene el nombre del grupo y
escribiendo el nuevo nombre que le desea asignar.

c) Ocultar y mostrar detalles del grupo

De ser necesario, puede ocultar los detalles de los elementos de un grupo, para ello debe
seleccionar la celda del grupo y hacer clic en el botón Ocultar elementos que se muestra en la
barra de herramientas de tabla dinámica. También puede ocultar los elementos haciendo doble
clic sobre la celda del nombre del grupo.

Si desea volver a mostrar los detalles debe volver a hacer doble clic sobre la celda, o hacer clic
en el botón Mostrar detalle que se muestra en la barra de herramientas de tabla dinámica con
un signo más de color amarillo.

d) Desagrupar elementos

Cuando lo considere necesario, puede deshacer los elementos agrupados, para ello debe
seleccionar la celda del nombre del grupo, hacer clic derecho sobre ella, señalar la opción
Agrupar y mostrar detalle y ejecutar el comando Desagrupar.

Si desea desagrupar todos los elementos de todos los grupos debe ejecutar el comando
Desagrupar teniendo seleccionado el botón de campo que reúne a los grupos.

e) Agrupar por fechas

Si su tabla dinámica contiene un campo con fechas, puede


agrupar los elementos para que se muestren de una manera
distinta. Para poder realizar este cambio debe seleccionar una
celda que contenga un elemento de dicho campo y ejecutar el
comando Agrupar. Se presentará una ventana en la cual puede
determinar que solo se muestren desde una fecha a otra
especificando la fecha inicial y final en los cuadros de texto en
la parte superior de la ventana. También puede agrupar los
elementos por segundos, minutos, horas, días, meses,
trimestres o años seleccionando la unidad de tiempo
correspondiente en la lista.

Puede seleccionar más de un criterio de agrupación dentro del mismo campo. Excel creará
tantos grupos como opciones hubiera seleccionado.

f) Agrupar por números


Si su tabla dinámica contiene un campo con valores en el área de
fila o de columna, puede crear un agrupamiento de este cada un
determinado valor. Para ello debe hacer seleccionar una celda
que contenga un elemento de dicho campo y ejecutar el comando
Agrupar. Se mostrará una ventana donde debe indicar cual es el
número inicial, el número final y cual es el incremento por el cual
desea agrupar.

g) Ordenar la tabla dinámica

Puede ordenar los elementos de campos de la tabla dinámica utilizando los botones de
ordenamiento que se encuentran en la barra de herramientas estándar.

Para establecer un ordenamiento personalizado de un campo,


debe seleccionar los elementos del campo e ir al menú Datos,
comando Ordenar. Se mostrará una ventana con un cuadro de
texto mostrándole el rango de celdas que ordenará, este le permite
seleccionar el rango si no es el indicado. A su lado encontrará las
opciones que le permiten establecer si el orden lo realizará en
modo ascendente o descendente. Posteriormente debe hacer clic
en el botón Opciones. El mismo le mostrará otra ventana con un
cuadro de lista, donde podrá seleccionar el ordenamiento basado
en una lista personalizada. Por ultimo debe hacer clic en el botón
Aceptar de ambas ventanas.

h) Autoordenar

Puede establecer un ordenamiento automático para la tabla dinámica. Debe seleccionar una
celda con un elemento del campo que desea autoordenar y hacer clic en el botón configuración
de campo, o hacer clic en el botón Tabla dinámica de la barra de herramientas y ejecutar el
comando Configuración de campo. En la ventana de propiedades del campo debe ejecutar el
botón Avanzado que se encuentra a la derecha, este le mostrará una nueva ventana con una
sección que le permite establecer como será el ordenamiento. En forma predeterminada se
encuentra en estado manual, usted podrá cambiar el estado a ascendente o descendente,
incluso puede determinar en el cuadro de lista Usar el campo que el ordenamiento se realice
basado en uno de los campos que se encuentran en el área de datos. Por ultimo debe hacer
clic en el botón Aceptar de ambas ventanas.

i) Automostrar

En la ventana de opciones avanzadas de configuración de campo explicada puede determinar


si desea mostrar una determinada cantidad de elementos, en forma predeterminada son diez, y
si desea mostrar los elementos superiores o inferiores. En el cuadro de lista inferior puede
determinar en qué campo desea aplicar este filtro seleccionando algún campo que se
encuentre en el área de datos. Al activar esta opción el botón de campo de la tabla dinámica en
que configuró esta opción se mostrará con el texto en color azul.
Capitulo 23
Usar múltiples rangos

a) Seleccionar rangos

En ocasiones usted tendrá información proveniente de varios rangos de celdas, ya sea que se
encuentren en la misma hoja, en el mismo libro o en diferentes libros, si desea ver un resumen
de toda la información puede generar una tabla dinámica con todos ellos. Para crearla debe ir
al menú Datos y ejecutar el comando Informe de tablas y gráficos dinámicas. En el primer paso
del asistente debe seleccionar la opción Rangos de consolidación múltiple.

En el paso siguiente debe determinar si desea que su tabla dinámica contenga solo uno o
varios campos de página.

En el tercer paso del asistente debe seleccionar todos los rangos que desea consolidar, para
ello en el cuadro superior debe escribir la dirección del primer rango, o puede contraer la
ventana con el botón que se encuentra a la derecha del cuadro de texto y seleccionarlo.
Posteriormente debe hacer clic en el botón Agregar, de ese modo el rango se agregará al
cuadro de Todos los rangos que se encuentra debajo de este botón. Luego debe ir
seleccionando y agregando el resto de los rangos de la misma manera. Puede seleccionar
hasta 256 rangos de origen diferentes.

b) Seleccionar rangos de campo de página

Debajo de la lista de rangos encontrará las opciones que le permiten establecer cuantos
campos de página desea crear, hasta un máximo de cuatro. Para recordar, los campos de
página son aquellos que luego le permitirán filtrar la tabla dinámica.

Se habilitarán tantos cuadros de lista como campos de página se establezcan. Cada campo de
página podrá contener distintos elementos, y cada uno de estos elementos podrá identificar a
uno o varios rangos.

Para determinar estos elementos para el campo uno debe seleccionar el primer rango de
celdas y escribir en el cuadro de lista el elemento al cual pertenecerá, luego deberá seleccionar
el siguiente rango y escribir el siguiente elemento del campo uno y así sucesivamente. Si
determinará la pertenencia de un rango a un elemento de campo que ya existe, para evitar
errores, puede seleccionar este elemento del cuadro de lista del campo.
Debe repetir el mismo procedimiento con el cuadro de lista de campo dos, seleccionando los
rangos y escribiendo en el cuadro de lista el elemento al cual pertenecerá.

Una vez que determinó los elementos de cada campo y la pertenencia de cada rango, debe
hacer clic en el botón Siguiente.

c) Determinar la ubicación de la tabla dinámica

En el último paso del asistente deberá determinar la ubicación de la tabla dinámica. Esta puede
ser en una hoja de cálculo nueva o a partir de una celda de la hoja de cálculo activa. Por ultimo
debe hacer clic en el botón Finalizar.

d) Cambiar nombres de campos de pagina

En un principio la tabla dinámica mostrará los nombres de los campos de página con un
nombre genérico, usted podrá cambiar el nombre de los campos para que estos sean más
representativos de los elementos que estos contienen. Para cambiar el nombre de los campos
de página debe hacer clic derecho en el botón de campo y ejecutar el comando Configuración
de campo. Se mostrará una ventana que, en la parte superior tendrá un cuadro de texto en
donde podrá modificar el nombre del campo.

e) Usar la tabla consolidada

A la derecha de los nombres de los campos de página, encontrará un cuadro de lista, al


expandir estos cuadros encontrará la lista de los elementos que usted agregó al crear la tabla
dinámica. Podrá seleccionar uno de estos elementos y así mostrar el detalle correspondiente a
dicho elemento, de este modo podrá ver el resultado de todos los rangos consolidados en la
tabla, o mostrar solo parte de esta información.

Página 70
Capitulo 24
Trabajar con escenarios

a) Crear escenarios

Microsoft Excel le permite crear una planilla y que ésta contenga diferentes valores en una
misma celda frente a la necesidad de mostrar diferentes resultados gracias a la creación de
Escenarios.

Para crear un escenario, debe ejecutar del menú Herramientas el comando Escenarios. Se
presentará una ventana que en un principio se encontrará vacía, ya que no hay ningún
escenario creado. Debe hacer clic en el botón Crear. Se presentará una ventana donde debe
escribir el nombre descriptivo del escenario en el primer cuadro de texto. En el segundo cuadro
de texto debe determinar, si no lo hizo al inicio, las celdas cambiantes del escenario. En la
parte inferior de la ventana encontrará una casilla de verificación Evitar cambios activada en
forma predeterminada. Si la deja de ese modo, al proteger la hoja no se podrá modificar el
escenario. Al activar la casilla de verificación Ocultar, si protege la hoja, no se mostrarán en la
hoja de calculo las celdas indicadas en los escenarios. Una vez determinado el nombre y el
estado del escenario debe hacer clic en el botón Aceptar

Se presentará otra ventana donde debe escribir el valor que desea aplicar a la o las celdas
seleccionadas como cambiantes. Luego debe hacer clic en el botón Agregar, si desea agregar
otro escenario, o en el botón Aceptar, que lo llevará a la ventana Administrador de escenarios.

Puede crear hasta 32 escenarios en una hoja y definir hasta 32 celdas cambiantes.

b) Mostrar escenarios

Una vez creados todos los escenarios, desde la ventana del Administrador de escenarios,
puede seleccionar el escenario que desea ver y hacer clic en el botón Mostrar. Podrá ver cómo
las celdas cambiantes se modifican de acuerdo al valor dispuesto en la creación del escenario,
y como las celdas que contienen formulas afectadas por las celdas cambiantes muestran el
resultado de acuerdo al cambio según el escenario seleccionado.

Si no tuviera activa la ventana del Administrador de escenarios la puede abrir desde el menú
Herramientas, opción Escenarios.
c) Modificar escenarios

Si desea mostrar otros valores en las celdas cambiantes de un escenario, puede seleccionar el
escenario en el administrador de escenarios y hacer clic en el botón Modificar. Se mostrará la
ventana donde puede cambiar el nombre del escenario, o cambiar el rango de celdas
cambiantes. Al hacer clic en el botón Aceptar se mostrará la ventana donde podrá modificar el
valor de las celdas cambiantes. Al Aceptar se habrá modificado el escenario.

d) Crear un resumen

El Administrador de escenarios le permite mostrar de a uno los valores cambiantes de cada


escenario. Si desea ver todos los resultados que se presentan modificados por cada escenario
a la vez, debe crear un resumen.

Para crear un resumen debe hacer clic en el botón Resumen de la ventana del Administrador
de escenarios. Se presentará una ventana en la cual puede determinar el tipo de informe que
desea crear. Este puede ser del tipo Resumen o del tipo Tabla dinámica. En el cuadro de texto
que se encuentra en la parte inferior de la ventana puede determinar las celdas resultantes
(que contienen formulas que muestran resultados diferentes de acuerdo al escenario que se
muestre) o las puede seleccionar contrayendo la ventana al hacer clic en el botón que se
encuentra en el extremo derecho del cuadro de texto.

No se puede determinar más de 32 celdas cambiantes. Una vez seleccionado el rango puede
hacer clic en el botón Aceptar. Excel creará una nueva hoja mostrando los resultados del
resumen. En la primera columna del resumen mostrará la dirección de las celdas cambiantes
seleccionadas. En la parte superior del resumen mostrará los valores determinados en los
escenarios. Posteriormente puede reemplazar el contenido de las celdas que indican la
dirección de cada celda cambiante por el titulo que corresponda para que el resumen sea más
fácil de interpretar.

e) Crear una búsqueda de objetivo

Si necesita saber cual debe ser el incremento de un valor para llegar a una suma determinada,
puede entonces utilizar el comando Buscar objetivo. Para ejecutar este comando debe ir al
menú Herramientas, opción Buscar objetivo. Se mostrará una ventana con tres cuadros de
texto. En el primero debe seleccionar la celda que contiene la formula deseada. En el segundo
debe escribir cual es el valor al cual desea llegar. En el ultimo cuadro de texto debe seleccionar
cual es la celda que debe cambiar para poder alcanzar el valor anteriormente escrito. Una vez
determinados los tres parámetros del comando debe hacer clic en el botón Aceptar.

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Una vez ejecutado el comando, se mostrará en la celda variable cual es el valor que debe
aplicar para poder alcanzar el valor deseado. Si hace clic en el botón Aceptar de la ventana de
Estado de la búsqueda de objetivo, los cambios se aplicarán satisfactoriamente, si hace clic en
el botón Cancelar, no se aplicará ningún cambio.

Página 73
Capitulo 25
Vistas

a) Crear una vista

La creación de vistas personalizadas le facilita la tarea de cambiar la forma de ver o de imprimir


una hoja ya que en una vista personalizada se guarda la configuración de la posición y la
selección de rangos de una hoja de cálculo, el tamaño de la ventana, ancho de columnas y alto
de filas, las filas y las columnas ocultas, divisiones de ventana, paneles inmovilizados, la
configuración de filtros, el estado del zoom, la configuración de área de impresión y la
configuración de página.

La vista personalizada incluye el libro entero. Si oculta una hoja antes de agregar una vista,
Microsoft Excel ocultará la hoja cada vez que muestre la vista en pantalla.

Es posible definir configuraciones de presentación e impresión particulares y guardarlas como


vistas. De este modo, puede cambiar rápidamente a cualquiera de las vistas cuando lo necesite
ya sea para trabajar con la hoja como para imprimirla.

Antes de crear una vista Configure el libro para que aparezca de la manera en que desee verlo
e imprimirlo. Si en una vista incluye la configuración de impresión, la vista incluirá el área de
impresión definida.

Para crear una vista personalizada debe ejecutar del menú Ver el comando Vistas
personalizadas.

Se mostrará una ventana con la lista de vistas


personalizadas creadas si ya las tuviera. A la derecha
encontrará una serie de botones que le permitirán
ejecutar las acciones necesarias. El botón Mostrar,
muestra la vista seleccionada en la lista de vistas. El
botón Cerrar cierra la ventana guardando los cambios que
se hayan realizado. El botón Agregar, permite crear una
nueva vista personalizada. El botón Eliminar, borra la
vista personalizada seleccionada de la lista.

Es conveniente que antes de crear vistas personalizadas, cree una vista que guarde las
configuraciones en que normalmente trabaja en la hoja.

b) Crear una vista personalizada

Para crear una vista personalizada debe primero cambiar todas las configuraciones en cuanto
al porcentaje del zoom, filas y columnas ocultas, inmovilización o división de paneles,
configuración de área de impresión, configuración de página, etc. Luego debe ejecutar de la
ventana Vistas personalizadas el comando Agregar. Se mostrará una ventana en que en el
cuadro de texto Nombre debe escribir el nombre de la vista personalizada. La casilla de
verificación Configuración de impresora activada guarda junto con la vista la configuración de
página y el área de impresión, la casilla de verificación Configuración de filas ocultas, columnas
ocultas y filtros activada guarda en la vista todas estas opciones.

c) Mostrar una vista


Una vez creadas las vistas, puede cambiar rápidamente de vista personalizada, ejecutando del
menú Ver, el comando Vistas personalizadas, seleccionando la vista deseada y haciendo clic
en el botón Mostrar.

d) Eliminar una vista

Una vez que ya no necesita una vista personalizada, desde la ventana Vistas personalizadas la
puede eliminar haciendo clic en el botón Eliminar. Microsoft Excel le pedirá confirmación a
través de una ventana la eliminación de la vista

Página 76
Capitulo 26
Usar macros

a) Definir macros

Una macro es un programa que contiene comandos, desplazamientos de celda y acciones que
se pueden ejecutar secuencial mente para automatizar tareas repetitivas del usuario. Las
macros se almacenan en un modulo de Microsoft Visual Basic adjunto al libro. Todos los
comandos escritos en una macro se denominan Procedimiento.

b) Abrir un libro con macros

Existen virus del tipo troyanos que pueden estar ocultos dentro de un libro de Microsoft Excel,
por eso cuando abre un libro y este contiene macros, se activa la seguridad de Excel. Para
modificar el nivel de seguridad establecido debe ejecutar del menú Herramientas opción
Macros el comando Seguridad, o en la ventana Opciones ficha seguridad, hacer clic en el
botón Seguridad de macros que se encuentra en la esquina inferior derecha de la ventana.

Se mostrará una ventana con tres opciones:

Alto: Solo se activan las macros firmadas, las macros no


firmadas se deshabilitan automáticamente.

Medio: Permite seleccionar si se habilitan o no las macros


al abrir un libro.

Bajo: No ofrece seguridad de macros, abre los libros


habilitando las macros que este contenga.

c) Abrir el editor de Visual Basic

Para ver el código de las macros debe abrir el Editor de Visual Basic. Para abrir el editor debe
ejecutar del menú Herramientas opción Macros, el comando Editor de Visual Basic o presionar
la combinación de teclas ALT + F11.

La ventana del editor de Visual Basic está dividida en tres ventanas más pequeñas. La ventana
superior izquierda o ventana del Explorador de proyectos muestra la lista de archivos abiertos
con sus hojas de calculo y módulos en modo de estructura de árbol. La ventana que se
encuentra debajo o ventana de Propiedades muestra las propiedades del objeto seleccionado
en la ventana de proyecto. La ventana de la derecha o ventana de Código muestra los
contenidos de las hojas o módulos seleccionados. El Editor de Visual Basic permite modificar
macros, copiarlas de un módulo a otro, copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de
los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.

Si alguna de las ventanas mencionadas no se encuentra a la vista, las puede mostrar


ejecutando el comando correspondiente a cada una que se encuentra en el menú Ver del editor
de Visual Basic.

El código de las macros se podrá encontrar en la ventana de código, una macro se encuentra
entre una línea con el comando Sub y otra con el comando Endsub. Reconocerá cuatro tipos
de líneas en la ventana, las líneas de color azul, son palabras clave, las líneas de color negro,
son resto del texto, las líneas de color verde son líneas de comentario que no ejecutan ningún
comando, las líneas de color rojo son líneas con error, ya sea de Visual Basic o de Excel.

d) Ejecutar una macro

Para ejecutar una macro debe tener abierto el libro que la contiene, ejecutar del menú
Herramientas opción Macro el comando Macros, seleccionar de la lista de macros la que desea
y hacer clic en el botón Ejecutar.

Una macro, siempre y cuando el libro que la contiene se encuentre abierto, la puede ejecutar
en cualquier otro libro.

e) Usar teclas de método abreviado

Si una macro tiene asignado una combinación de teclas para su ejecución, puede utilizar esa
combinación de teclas para iniciar la macro. Esta combinación de teclas se ejecuta
manteniendo presionada la tecla CONTROL y la tecla que tenga asignada. Excel diferencia
entre mayúsculas y minúsculas en la asignación de teclas de método abreviado.

Microsoft Excel tiene una serie de combinaciones de teclas de método abreviado para
comandos propios como CONTROL +C para copiar, si una macro tiene asignada una
combinación de teclas que coincide con un comando de Excel, al ejecutar la combinación se
ejecutará la macro y no el comando de Excel.

Página 78
Capitulo 27
Grabar macros

a) Grabar una macro

Para crear una macro se debe ejecutar del menú Herramientas el comando Grabar nueva
macro.

Se mostrará una ventana que en el cuadro de texto Nombre de la macro debe escribir el
nombre de la macro. Un nombre de macro no puede contener espacios ni símbolos y debe
comenzar con una letra. En el cuadro de texto Método abreviado puede asignar una
combinación de teclas para ejecutar más fácilmente la macro. En el cuadro Guardar macros en,
tiene las opciones de guardar la macro en el libro actual o en un nuevo libro, si guarda la macro
con alguna de estas dos opciones necesitará que dicho libro se encuentre abierto para poder
en el futuro ejecutar la macro, Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel,
seleccione Libro de macros personal. Si desea agregar un comentario puede modificar el texto
del cuadro de texto Descripción.

Una vez determinadas las características de la macro debe hacer clic en el botón Aceptar. Esta
ventana se cerrará y se mostrará el libro de Excel y una barra de herramientas Detener macro.
Todos los desplazamientos, selecciones y comandos que ejecute se grabarán en la macro
hasta l momento en que haga clic en el botón Detener grabación de la barra de herramientas
correspondiente.

b) Grabar una macro personal

Las macros grabadas en el libro de macros personal se encuentran disponibles para todos los
libros. Este libro es un archivo oculto llamado PERSONAL.XLS y se guarda en la carpeta
INICIOXL. El archivo personal se crea automáticamente la primera vez que crea una macro en
él. Después de creado el archivo personal, éste se oculta automáticamente.

Si desea mostrar o modificar una macro personal debe


mostrar el libro Personal. Para mostrar este libro debe
ejecutar del menú Ventana el comando Mostrar, se mostrará
una ventana con la lista de libros ocultos, debe seleccionar el
libro y hacer clic en el botón Aceptar.

Una vez que el libro Personal no está oculto puede abrir la


ventana del Editor de Visual Basic y mostrar o modificar las
macros grabadas en él.

c) Usar referencias relativas

Las referencias relativas y absolutas determinan el modo en que la macro grabará los
desplazamientos y selecciones de celdas en una macro. Si utiliza referencias absolutas se
grabará la dirección exacta de la celda, fila, columna o rango, si utiliza referencias relativas se
grabará la ubicación de las celdas, rangos, filas o columnas a partir de donde se encuentre al
momento de ejecutar la macro. Para establecer referencias relativas al grabar la macro debe
activar el segundo botón de la barra de herramientas Detener grabación al comenzar a grabar
la macro.
d) Modificar una macro

Puede modificar una macro desde el editor de Visual Basic, realizando cambios sencillos en los
comandos de las macros en lugar de eliminarla y volverla a crear.

Si desea agregar líneas de comando en una macro puede crear otra macro con esos
comandos y desde el editor de Visual Basic seleccionar estas líneas, ejecutar el comando
Copiar y agregarlas en la posición de la primera ubicándose en la posición correcta y
ejecutando el comando Pegar.

e) Crear un botón de macro

Se pueden crear botones de macro en una hoja de Excel para


ejecutar las macros. Estos son objetos flotantes como otros objetos
gráficos. Puede crear tantos botones de macro como necesite.

Para crear botones de macro debe mostrar la barra de herramientas


Formularios, seleccionar el botón Botón de comando y hacer clic en
alguna posición en la hoja de cálculo. Se mostrará la ventana
Asignar macro con la lista de macros de los libros abiertos, debe
seleccionar la macro deseada y aceptar la ventana.

Una vez insertado el botón y asignada la macro puede cambiar el formato del botón. Puede
modificar su tamaño arrastrando los puntos delimitadores que se encuentran en sus esquinas.
También puede editar el texto haciendo clic con el botón derecho del mouse y ejecutando el
comando Modificar texto.

Si la macro asignada no es la correcta, puede modificarla haciendo clic derecho sobre el botón
creado y ejecutar el comando Asignar macro

Una vez creado el botón de macro debe hacer clic en cualquier lugar de la hoja, cuando haga
clic en el botón se ejecutará la macro.

Para seleccionar el botón y realizar cualquier cambio debe hacer clic en el botón de macro
mientras tiene presionada la tecla CONTROL.

Si desea eliminar un botón de macro lo debe seleccionar y presionar la tecla SUPRIMIR.

Página 80
Capitulo 28
Funciones personalizadas

a) Definición de funciones personalizadas

A pesar que Microsoft Excel tiene aproximadamente unas 450 funciones incorporadas, es
posible que no encuentre una adecuada para obtener un resultado de un calculo que realiza
habitualmente, la forma de solucionar el problema es creando una función definida por el
usuario.

Una función definida por el usuario se debe escribir en una celda, debe comenzar con el signo
igual, continuar con el nombre de la función y entre paréntesis los argumentos de la misma.
Una vez escrita, devolverá el valor de acuerdo al cálculo que realice la función.

b) Crear funciones personalizadas

Una función definida por el usuario se crea en el Editor de Visual Basic, insertando un modulo
de macros, para insertar un modulo debe seleccionar en la ventana Proyecto el libro en que
desea crear la función y ejecutar del menú Insertar el comando Modulo.

Una vez insertado el modulo, en primer término debe definir el nombre de la función y el o los
argumentos separados con comas que utiliza, para ello debe escribir en la ventana de código el
comando FUNCTION y a continuación el nombre de la función y entre paréntesis sus
argumentos. En otra línea se debe definir la formula comenzando con el nombre de la función
y separado con el signo igual, el calculo que debe realizar la misma. Por ultimo, la definición de
la nueva función termina con el comando END FUNCTION, dicho comando se escribe
automáticamente al escribir la primera línea de la definición de la función al presionar ENTER.

Una vez creada la función estará disponible para ser utilizada en una hoja de cálculo de
Microsoft Excel cada vez que tenga abierto el libro que la contiene. Si desea crear una función
personalizada para poder usarla en cualquier libro y en cualquier momento debe definir la
función en el libro de macros personal, para lo cual previamente debe mostrar el libro
PERSONAL.XLS.

c) Usar funciones personalizadas

Una vez creada una función definida por el usuario la puede escribir en una hoja de cálculo de
Microsoft Excel del mismo modo en que utiliza las funciones predeterminadas.

Puede también utilizar el botón Pegar función, todas las funciones definidas por el usuario las
encontrará en la categoría Definida por el usuario,
Capitulo 29
Usar una barra y botones personalizados

a) Crear una barra de herramientas personalizada

Si está acostumbrado a ejecutar comandos de Microsoft Excel a través de botones y estos se


encuentran en diferentes barras e herramientas, puede crear una barra de herramientas
personalizada para agrupar los botones de los comandos que mas utiliza en ella.

Las barras de herramientas personalizadas no se guardan en un libro, por lo tanto están


disponibles para ser usadas con cualquier libro.

Para crear una barra de herramientas personalizada debe ejecutar del menú Herramientas el
comando Personalizar, o hacer clic derecho en cualquier barra de herramientas y ejecutar el
comando Personalizar, ultimo de la lista.

Se mostrará una ventana con tres fichas, en la ficha Barra de herramientas se mostrará la lista
de barras de Microsoft Excel, a la derecha encontrará una serie de botones, el primero de ellos
le permite crear una nueva barra de herramientas, al ejecutar este botón se mostrará otra
ventana donde debe escribir el nombre de la nueva barra de herramientas.

b) Agregar botones a la barra de herramientas

Una vez creada la nueva barra de


herramientas, puede agregar botones en
ella, para ello debe cambiar a la ficha
Comandos, encontrará una lista de
categorías a la izquierda con la lista de
comandos que esta contiene a la derecha.
Si no reconoce alguno de estos botones, lo
puede seleccionar y hacer clic en el botón
Descripción, el cual mostrará un cuadro de
dialogo con la explicación de qué hace este
botón. Aquellos botones de comandos que
desea agregar a su barra de herramientas
personalizada los debe arrastrar sobre ella
uno por uno.
Siempre y cuando la ventana Personalizar se encuentre abierta, puede agregar, mover, modificar o
quitar botones a cualquier barra de herramientas siempre y cuando esta barra se encuentre visible.

c) Agregar un botón de macro

Para simplificar la ejecución de las macros, puede agregar botones personalizados a una barra de
herramientas, estos botones se encuentran en la categoría Macros, en la lista Comandos deberá
arrastrar a la barra de herramientas la opción Personalizar botón.

Una vez que ha agregado un botón personalizado le debe asignar la función, haciendo clic derecho
sobre él se mostrará un menú contextual con las acciones que puede determinarle al botón, al final de
la lista encontrará los comandos que le permiten asignarle un hipervínculo y asignarle una macro,
este ultimo al ejecutarlo le mostrará la ventana con la lista de macros, debe seleccionar la macro que
desea que ejecute este botón y aceptar la ventana.

Si agrega varios botones personalizados, todos ellos tendrán la misma imagen, puede cambiar la
imagen de los botones con clic derecho sobre cada uno de ellos y señalando la opción Cambiar
imagen del botón, le mostrará un conjunto de opciones de imágenes para elegir.

Otra opción que puede aplicar para poder identificar los botones personalizados es modificar el
Nombre, por defecto todos los botones tienen el mismo nombre, puede cambiarlo a un nombre
descriptivo de la acción que ejecutará este, cuando señale este botón y aguarde un momento, le
mostrará un mensaje con el nombre que le ha asignado.

d) Adjuntar una barra personalizada a un libro

Una barra de herramientas personalizada la puede adjuntar a un libro, para que al abrir el mismo,
ésta se muestre. Para poder adjuntar una barra de herramientas personalizada a un libro, éste debe
tener un modulo de macros creado.

Para adjuntar una barra de herramientas a un libro, debe tener el libro activo, ejecutar el comando
Personalizar y en la ficha Barra de herramientas hacer clic en el botón Adjuntar, se mostrará una
ventana con una lista de las barras de herramientas personalizadas disponibles a la izquierda, debe
seleccionar la barra correcta y hacer clic en el botón Copiar, se copiará el nombre de la barra de
herramientas a la lista Barras en el libro de la derecha.

Si decide que ya no desea que una barra de herramientas personalizada se muestre


automáticamente al abrir un libro la debe desvincular del mismo, para desvincular una barra de
herramientas debe tener el libro activo, ejecutar el comando Personalizar, en la ficha Barras de
herramientas ejecutar el botón Adjuntar, seleccionar de la lista Barras en el libro la barra que desea
desvincular y hacer clic en el botón Eliminar.

No obstante desvincule una barra de herramientas a un libro, puede mostrarla en cualquier momento
del mismo modo en que muestras cualquier barra de herramientas.

e) Eliminar barras de herramientas personalizadas

Puede eliminar cualquier barra de herramientas personalizada cuando ya no la necesite, para ello
debe ejecutar el comando Personalizar, en la ficha Barras de herramientas seleccionar de la lista de
barras la que desea quitar y hacer clic en el botón Eliminar, esta acción eliminará la barra de
herramientas personalizada y todos los botones que ella contenga. No es necesario que un libro esté
abierto para eliminar una barra de herramientas personalizada.

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