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TABLA DE CONTENIDO
1.4 Paso a paso para cambiar de vista utilice una de las dos formas ............. 21
1.5.1 Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos ..... 28
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS........................................................................... 30
1.7.2 Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los
campos empresariales................................................................................................ 41
1.7.4 Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto .......................... 42
1.7.5 Asignar el calendario laboral del proyecto .................................................. 43
1.7.6 Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto ................ 45
1.11.8 Paso a paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las
duraciones ................................................................................................................... 64
1.11.9 Paso a paso para cambiar el símbolo que aparece para la duración ........ 64
1.14.2 Paso a paso para cambiar el tipo de vínculo entre tareas ......................... 69
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS............................................................................ 75
1.16.1 Empresariales................................................................................................. 75
1.17.2 Paso a paso para ajustar el uso de “consumo de material fijo”, ajustando
el trabajo ...................................................................................................................... 82
1.17.3 Paso a paso para ajustar el valor de “Consumo de materia variable” ...... 82
1.23.1 Paso a paso para preparar la vista para revisar la ruta crÍtica................. 100
1.29.1 Paso a paso para ingresar información real de las tareas en la tabla
Seguimiento ............................................................................................................... 111
1.29.2 Paso a paso para ingresar información real de las tareas en la ventana
Actualizar Tareas....................................................................................................... 112
1.30.1 Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automática ................ 113
1.31.1 PASO a paso para reprogramar el proyecto de forma automÁtica ......... 115
1.31.2 Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual .................. 115
1.33.1 Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla ........... 121
1.34.1 Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada 122
1.35.6 Paso a paso para ver los totales de Valor acumulado a nivel de tareas y
proyectos ................................................................................................................... 126
1.35.7 Paso a paso para ver los totales de valor acumulado distribuidos en el
tiempo 127
Glosario...................................................................................................................... 136
ÍNDICE DE IMÁGENES
Imagen 4 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada. .... 23
Imagen 21 Ventana para guardar el proyecto en el servidor con los campos personalizados. 37
Imagen 22 Nota de aviso para guardar proyecto. ...................................................................... 37
Imagen 25: Ventana Propiedades del proyecto desde el Menú Proyectos. ............................... 43
Imagen 70 Cuadro de diálogo para crear la cuenta de conexión a Project Server. ................. 130
Imagen 72 Cuadro de diálogo para crear la cuenta de conexión a Project Server. ................. 131
A. Accesos Rápidos.
B. Conexión a Project Online.
C. Canal Sistemas Expertos YouTube.
D. Pregúntale al Experto.
E. Lecciones aprendidas en los grupos de procesos de la dirección de Proyectos.
INTRODUCCIÓN
Este libro guía se estructuró basado en los cursos de Microsoft Project, con el fin de dar
un valor agregado a nuestros estudiantes y clientes, y continuar ofreciendo las mejores
prácticas de nuestra experiencia y conocimiento en más de 30 años de servicio.
El software Microsoft Project Professional es muy útil para la gestión de proyectos porque
aplica procedimientos descritos en el PMBOK (Management Body of Knowledge) del PMI
(Project Management Institute ®).
Permite al usuario emplear informes predefinidos para seleccionar, obtener vistas previas
e imprimir la información de uso más frecuente necesaria para administrar los proyectos.
Ayuda a realizar un seguimiento de los recursos, mantener los costos y comunicar el
progreso a los miembros del equipo, con vistas de informe mejoradas. Y la interfaz de
calendario y la adición de gráficos tridimensionales permite que los clientes pueden crear
informes visualmente más eficaces.
El libro guía que construimos desde Sistemas Expertos tiene el objetivo de orientar al
usuario final en las funciones del manejo de la herramienta Microsoft Project
Professional, aprendiendo sobre el manejo de proyectos, la administración de recursos
y mejores prácticas guiadas en la dirección de proyectos. En estas páginas, además de
detallar los métodos de seguimiento más utilizados, también podrá guiarse para realizar
ajustes a la programación y utilizar las herramientas de análisis.
Recuerde que este libro lo puede obtener por un costo muy bajo desde nuestra página
web www.sistemas-expertos.com o puede enviarnos su solicitud al correo
operaciones@sistemas-expertos.com.
Adicional a los ejercicios que hay a lo largo de la guía, podrá encontrar al final del libro
un paso a paso para entrar al canal de YouTube y ver los vídeos de cada tema.
CONVENCIONES
Informativo:
Ejercicio Práctico:
Nota:
Ejercicio:
Funciones y visualización
de Microsoft Project
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
Las vistas se pueden usar para: introducir, organizar y examinar información en una
amplia variedad de formatos.
1.4 PASO A PASO PARA CAMBIAR DE VISTA UTILICE UNA DE LAS DOS
FORMAS
b) Si la vista que desea no se visualiza, haga clic derecho sobre la barra de vistas o
el nombre de la vista actual y seleccione la vista deseada.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
Nota: Una vista puede tener uno o varios tipos, y también una o varias categorías,
con el fin de facilitar la administración del proyecto.
.
1.4.3 VISTAS COMBINADAS
Las vistas combinadas (divididas en dos paneles, superior e inferior). Se usan para
administrar con más detalle las tareas o los recursos.
Cuando una vista combinada está aplicada, sólo hay un panel activo, el superior o el
inferior. Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo. Si
desea cambiar la vista de alguno de los paneles, cerciórese que tiene seleccionado el
panel correcto.
La vista combinada dependerá siempre del panel superior, pues el panel inferior mostrará
los detalles de lo seleccionado en el panel superior.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
Nota: Cada cuadro (nodo) representa una tarea y las flechas representan la
relación entre dos tareas.
Con la vista Diagrama de red, se pueden revisar, crear o modificar las tareas y
dependencias de tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones. Cada
tarea está representada mediante un rectángulo que incluye una información adicional:
nombre de la tarea, duración, fecha de comienzo, entre otras. La línea que une dos
cuadros representa la relación entre las dos tareas. Figura Diagrama de Red que
muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red.
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FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
Nota: Las barras que están por encima del 100% indican tiempo de utilización
superior a su capacidad máxima (tiempo sobre asignado). Para cambiar los
detalles de la vista, en el menú Formato elija Detalles y luego haga clic en la
opción que desee.
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FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
Nota: Los recursos con el símbolo en forma de rombo están siendo utilizados
por encima de la capacidad máxima. Necesitan una redistribución de trabajo
para compensar las cargas ya asignadas.
Nota: El círculo punteado resalta la opción Tablas: que muestra activada Tarea
porque la vista Diagrama de Gantt estaba visible.
Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas llamadas de otra
manera campos) que muestran información específica acerca de las tareas, recursos y
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
FUNCIONES Y VISUALIZACIÓN DE MICROSOFT PROJECT
asignaciones de una vista tipo Hoja de datos, de una manera organizada. Por ejemplo,
existe para recursos o tareas, tablas de costos, trabajo, uso, resumen, entre otras.
1.5.1 PASO A PASO PARA CAMBIAR LA TABLA EN UNA VISTA DE TIPO HOJA
DE DATOS
a) Haga clic en la pestaña Vista y seleccione el botón Tabla: <tabla activa>
b) Se despliega la lista de tablas más comunes.
c) Si no muestra la tabla que necesita, haga clic en Más tablas...muestra la ventana
donde puede aplicar una tabla diferente a las mostradas inicialmente entre las más
utilizadas.
Nota: La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos
es la Tabla Entrada.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Programación de proyectos
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1.6 CREACIÓN DE UN PROYECTO
Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas.
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la información
global de empresa (esta plantilla contiene vistas, tablas y campos que se utilizan en todos
los proyectos de la organización. Estos valores existen dentro de un proyecto especial
en Project Online) que ha creado la organización. Puede crear un proyecto nuevo en una
plantilla diferente. El proyecto puede incluir y mostrar vistas, tablas, campos y otros
elementos diferentes.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Una vez abierto el proyecto, se deben seguir los 5 pasos del asistente para importar el
proyecto, proceso que concluye con la opción “Finalizar y Guardar”.
Paso No.1 - Asignar recursos locales a recursos de empresa:
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
En este paso, la herramienta requiere reemplazar los recursos del archivo local por los
recursos empresariales (matriculados en el servidor). En caso de que el archivo local no
contenga recursos saldrá el siguiente mensaje:
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Este paso le ayudará a evaluar aquellas tareas que presenten algún conflicto para
realizar una importación exitosa del proyecto.
Al finalizar el quinto paso se da clic en la opción “no” para continuar con el asistente y
luego “Guardar como” e inmediatamente se desplegará la ventana con todos los campos
de empresa que deben ser guardados:
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Imagen 21 Ventana para guardar el proyecto en el servidor con los campos personalizados.
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Nota: Si los planes del proyecto cambian, puede modificar la información del
proyecto en cualquier momento haciendo clic en Información del proyecto en el
menú Proyecto.
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
c. En la ficha Resumen, escriba información acerca del proyecto, por ejemplo, el título,
las personas que administrarán y las que se encargarán del mantenimiento del
archivo de proyecto, el objetivo (asunto) del proyecto, las limitaciones (comentarios)
que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al
proyecto.
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Nota: Desde esta ventana se puede definir los días hábiles, festivos,
excepciones y jornadas de trabajo para el proyecto o para cada uno de los
recursos. Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario
establecido en su organización puede solicitar su creación al Administrador
Funcional de Project Server.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Nota: Para guardar un proyecto, haga clic en Guardar, asigne una ubicación y un
nombre al proyecto.
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Nota: Cuando guarde el proyecto en Project Server por primera vez, deberá
publicar la programación correspondiente para que los demás usuarios puedan
ver los cambios en el PWA, ir a Archivo-Información y dar clic en Publicar.
Si decide guardar los cambios de un proyecto en Project Web App, no significa que
todos los demás usuarios puedan ver los cambios de forma automática. La publicación
permite compartir cambios con los miembros de un equipo y poner a su disposición los
datos de un proyecto para generar informes.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Nota: Para abrir un proyecto, haga clic en Abrir, de la pestaña Archivo, luego
seleccionamos el nombre de nuestro servidor y luego en el botón Examinar.
En la ventana que nos aparece damos doble clic en Mostrar la lista de todos los
proyectos y del listado de proyectos seleccione el que desea abrir.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Nota: Para abrir un proyecto haga clic en Abrir en el menú Archivo, luego elija del
listado de proyectos el que desea abrir.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Existen tres tipos de tareas: Unidades fijas, Duración fija y Trabajo fijo. Con estos
tipos se controla cualquier variación de la ecuación estándar Trabajo = Duración *
Unidad
a) Tareas de unidades fijas: Es el tipo de tarea por defecto. Significa que los
recursos asignados permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de
una tarea.
**Si está condicionado por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales reducirá la
duración de la tarea.
Utiliza la fórmula Unidades = Trabajo / Duración
b) Tareas de duración fija: Tarea en la que la duración es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas,
es decir, los recursos.
**Si está condicionado por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales reducirá los
valores unitarios individuales de los recursos.
Utiliza la fórmula Duración = Trabajo / Unidades
c) Tareas de trabajo fijo: Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que
no resulta afectado por los cambios realizados en la duración de la tarea ni por el
número de unidades (o recursos) asignados.
**Si está condicionado por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales reducirá la
duración de la tarea.
Utiliza la fórmula Trabajo = Duración * Unidades
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al paso a paso para
desactivar la programación condicionada por el esfuerzo (ver más adelante en esta
sección).
Después de asignar recursos a tareas, la programación de tareas se ve afectada
principalmente por las unidades de asignación y los calendarios de recursos. Si más
tarde se modifican estas asignaciones, puede afectar a la programación de tareas, que
está influenciada por las relaciones entre:
• Unidades de asignación
• Trabajo
• Duración
Para todas las tareas, después de asignar un recurso, la tarea se programa de acuerdo
con la fórmula Duración = Trabajo / Unidades. La tabla siguiente muestra cómo afectan
los tipos de tarea a la programación cuando se modifica uno de los tres elementos.
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
1.10.4 TABLA DE TIPOS DE TAREAS
ESCALA DE FORTALEZA
MÁS
UNIDADES TRABAJO DURACIÓN RECURSOS FUERTE DEBIL
DEBIL
U T D R U T D R U T D R U T D R
TRABAJO F C.E √ Ө X Ө Ө √ Ө Ө X X √ X Ө Ө Ө √ T U D
C.E √ Ө Ө Ө Ө √ X Ө X X √ X Ө Ө Ө √ U T D
UNIDADES
FIJAS
S.C.E √ Ө Ө Ө Ө √ X X X X √ Ө Ө Ө Ө √ U D T
DURACIÓN C.E √ X Ө X X √ X Ө Ө Ө √ Ө Ө Ө Ө √ D T U
FIJA S.C.E √ X Ө Ө X √ X X Ө Ө √ Ө Ө Ө Ө √ D U T
Convenciones
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Si revisa las unidades, el trabajo o la duración en una asignación, uno de los otros dos
elementos está fijo, de acuerdo con su tipo de tarea, y por tanto Office Project vuelve a
calcular el tercer elemento.
Por ejemplo, en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado, la
duración de la tarea cambia, mientras que las unidades de asignación permanecen fijas.
De la misma manera, si cambia la duración de la tarea esto provoca un cambio
correspondiente en el trabajo. Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades
de asignación no deban cambiar, incluso si la duración o la cantidad de trabajo van a
cambiar.
Por ejemplo, se define un recurso con unidades al 50% en una asignación, y desea que
ese valor de la unidad no cambie nunca, incluso si esto significa que va a aumentar la
duración de la tarea o el trabajo, resulta adecuado fijar las unidades de asignación
cuando la disponibilidad de recursos en el proyecto, y por tanto en la asignación, no es
flexible. Esta es la opción predeterminada de Microsoft Project.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Nota: Al hacer doble clic sobre una tarea, muestra la ventana Información de la
Tarea. En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el
método de programación de Project al cambiar los recursos.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Nota: Cuando cree una tarea, no es necesario que escriba una fecha en los
campos Comienzo y/o Fin. Microsoft Project calculará las fechas de comienzo
y fin en función de las relaciones entre tareas que haya especificado.
Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas, supuestos
o indicaciones acerca del origen de la tarea. Seleccione la tarea (haciendo clic
sobre cualquier campo) y luego en la pestaña Proyecto haga clic en Notas de
las tareas. Escriba la información en el cuadro Notas.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Haga clic en Cuadrícula del menú Formato para cambiar las líneas de la cuadrícula de
toda la vista de Gantt.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Cambiar el formato a las tareas por su clasificación (resumen, críticas, no críticas, etc).
Estos formatos se pueden aplicar desde Cuadrícula en el menú Formato.
Nota: En esta ventana puedes ver distintas formas de aplicar formato a las tareas
del proyecto. Para el Diagrama de Gantt, para la cuadrícula y para la Hoja de
tareas.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Duraciones
Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
hábiles
minst = minutos
min = minuto min? = Minuto estimado
transcurridos
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PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
VÍNCULOS ENTRE TAREAS Y ANÁLISIS DE LA RUTA CRÍTICA
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
VÍNCULOS ENTRE TAREAS Y ANÁLISIS DE LA RUTA CRÍTICA
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VÍNCULOS ENTRE TAREAS Y ANÁLISIS DE LA RUTA CRÍTICA
Nota: Fin a Comienzo es el tipo de vínculo más recomendado como mejor práctica
en Gerencia de Proyectos, además evita dejar tareas sin vincular.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
VÍNCULOS ENTRE TAREAS Y ANÁLISIS DE LA RUTA CRÍTICA
forma de cuadrante
c) Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es
importante que primero arrastre el mouse hacia abajo). Aparece una ventana amarilla
indicando el nombre de las tareas vinculadas.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
VÍNCULOS ENTRE TAREAS Y ANÁLISIS DE LA RUTA CRÍTICA
c) En Pos escriba el número de horas, días, o semanas que desee posponer esta
tarea.
i. Si escribe un valor positivo, esta tarea retrasará su inicio (se mueve hacia
delante, con respecto a su predecesora).
ii. Si escribe un valor negativo, esta tarea adelantará su inicio (se mueve hacia
atrás, con respecto a la predecesora).
Imagen 42 Delimitaciones.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
VÍNCULOS ENTRE TAREAS Y ANÁLISIS DE LA RUTA CRÍTICA
d) Haga clic en Aceptar en el campo Indicadores (el campo que está antes del
nombre de la tarea en la vista Diagrama de Gantt), aparece un símbolo que indica
el tipo de delimitación aplicada.
Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear una programación más precisa
empleando información detallada. Sin embargo, las delimitaciones también pueden
restringir la flexibilidad de la programación. Si se produce un conflicto de programación
entre una delimitación y una dependencia entre tareas, Microsoft Project programará la
tarea de acuerdo con la delimitación.
En diversas fases del proyecto, puede resultar útil comprobar las delimitaciones de las
tareas de la programación, en especial las tareas de la ruta crítica, con el fin de
asegurarse de que efectivamente son necesarias. Toda delimitación que requiera la
introducción de una fecha debe utilizarse con cuidado, ya que las fechas fijas impiden
que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de
cambiar la programación y, además, restringen la posibilidad de redistribuir los recursos
sobre asignados.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
VÍNCULOS ENTRE TAREAS Y ANÁLISIS DE LA RUTA CRÍTICA
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
VÍNCULOS ENTRE TAREAS Y ANÁLISIS DE LA RUTA CRÍTICA
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Administración de recursos
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
1.16 CREACIÓN DE RECURSOS
1.16.1 EMPRESARIALES
Para crear recursos empresariales, estos deben estar dispuestos y registrados en PWA.
Los pasos para poder crear el equipo desde la empresa son los siguientes:
a) En la pestaña Recursos seleccione el botón Agregar recursos y luego seleccione
la opción Crear equipo desde la empresa.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
c) La sección derecha muestra los recursos que ya han sido seleccionados para ser
asignados a las actividades del proyecto.
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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Nota: Cuando asigne un recurso material a una tarea, por defecto el recurso se
asigna con consumo de material fijo.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con
respecto a los recursos trabajo:
i. Los campos de Capacidad Máxima, Tasa de Horas Extras, Grupo de Trabajo,
Calendario base están deshabilitados.
ii. El recurso material no se redistribuye.
iii. En recurso material no usa calendario de recursos.
c) Recurso Costo: Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de
trabajo en una tarea o de la duración de una tarea como, por ejemplo, precio del
billete de avión o alojamiento, seleccione el recurso tipo costo.
Los recursos de costo le permiten supervisar con más precisión los aspectos financieros
y sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad. Para cada tarea,
puede asignar varios costos arbitrarios (no basados en ningún tiempo de trabajo) y usar
campos personalizados para especificar un tipo de costo o código financiero.
En principio, los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de
trabajo. En cambio, los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo
y no se acumulan del mismo modo que los recursos tipo material. Los recursos de costo
no se conciben como algo que se acumula con una tasa, sino como costos directos.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Información de la tarea .
c) Haga clic en la ficha Recursos.
d) En el campo Unidades escriba el número de unidades para ser usadas en esta
asignación. El consumo de material variable es expresado con una unidad de
tiempo (escriba en este formato: valor + rótulo del recurso + / + unidad de tiempo.
e) Ejemplo: 10 metros / día, para indicar que se utilizarán en esta tarea 10 metros
por día).
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Nota: La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso está asignado
a la tarea seleccionada.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
iii. Para asignar más de una unidad del mismo recurso, escriba un porcentaje
superior a 100 en el campo Unidades, por ejemplo 200 por ciento (200%), para
especificar dos unidades de recurso.
d) Haga clic en Asignar.
Nota: Una marca de verificación que aparece a la izquierda del campo Nombre
indica que el recurso está asignado a la tarea seleccionada. El nombre del recurso
también aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt.
Si no especifica información acerca de los recursos, Microsoft Project calcula la
programación utilizando sólo la información de la duración de las tareas y la
dependencia entre tareas.
A medida que asigna más recursos a una tarea, la duración se reduce para reflejar
este hecho. Si desea que la duración de la tarea se mantenga invariable,
independientemente de los recursos que asigne, haga doble clic en la tarea y elija
la pestaña Avanzado. Desactive la casilla de verificación Condicionada por el
esfuerzo.
Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro. En el cuadro de
diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado y haga clic en
Reemplazar. Seleccione uno o más recursos para asignarlos y luego haga clic en
Aceptar.
Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programación,
puede mantener en pantalla el cuadro de diálogo Asignar recursos mientras
trabaja con el Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project.
Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas
a) En el menú Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt.
b) En el menú Ventana haga clic en Dividir. Aparece una vista combinada donde
muestra el Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la
parte inferior.
c) En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea.
d) En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso.
e) Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista
desplegable, como aparece en la siguiente figura).
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Nota: Recuerde, primero debe seleccionar la tarea en la vista del panel superior
para luego asignar los recursos. Cuando todos estén asignados, haga clic en
Aceptar.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
d) En la ficha Costos, en los campos Tasa estándar y Tasa de horas extra, escriba
las tasas del recurso señalado, de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicación de
dichos costos.
e) También puede escribir un costo constante para el recurso en el campo Costo/Uso.
Nota: Existen 5 tablas de costos (A hasta E). Puede escribir hasta 25 diferentes
cambios (períodos), en cada tabla. La funcionalidad de múltiples Tablas radica en
que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que
realice.
Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales. Solo
un administrador de los recursos empresariales puede modificar
permanentemente un recurso. Si el recurso es local, los cambios son
permanentes.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
Un proyecto requiere hacer uso de tres recursos y según sus características se debe
definir el tipo de recurso que sea más conveniente usar.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
AJUSTES DEL PROYECTO
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
AJUSTES DEL PROYECTO
Nota: Los recursos que tienen el símbolo a la izquierda (rombo en amarillo) están
asignados más de su capacidad máxima. Las barras del panel inferior representan
la asignación diaria del recurso. La parte en rojo de las barras indica el tiempo por
encima de su capacidad máxima que el recurso está asignado.
Un recurso sobre asignado tiene más trabajo asignado del que puede realizar en el
tiempo que dispone. Cuando Microsoft Project programa tareas, calcula la programación
basándose en las necesidades de las tareas, no en la disponibilidad horaria de los
recursos asignados.
Puede encontrar los recursos sobre asignados rápidamente en cualquier vista de
recursos, donde sus nombres aparecen resaltados en rojo.
También puede utilizar la vista Asignación de recursos (en el menú Ver haga clic en Más
Vistas, en la ventana Más Vistas elija Asignación de recursos y luego en Aplicar) como
ayuda para buscar y revisar información detallada de tareas y asignación acerca de los
recursos sobre asignados.
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT
AJUSTES DEL PROYECTO
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AJUSTES DEL PROYECTO
Nota: Observe que con los métodos anteriores puede retrasar la fecha de fin, lo que
también ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con
la ventana Redistribuir recursos del Menú Herramientas.
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AJUSTES DEL PROYECTO
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b. Marcar como presupuesto: haga doble clic sobre el recurso y en la información del
recurso márquelo como un recurso de tipo presupuesto.
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Nota: La vista “Uso de Tareas” presenta los recursos asignados a cada tarea y la
vista Uso de Recursos presenta las tareas que tiene asignadas cada recurso.
Según el tipo de recurso que se haya creado ya sea Trabajo o Costo, éste será el
campo que se deberá insertar: Trabajo Presupuestado o Costo presupuestado.
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g. Ver la distribución del presupuesto, hacer clic en el recurso, y elegir en que escala
temporal desea ver la distribución del presupuesto anteriormente ingresado.
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AJUSTE DEL PLAN DEL PROYECTO
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Nota: Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto.
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Puede guardar hasta 11 líneas de base en un solo plan de proyecto. Las líneas de base
se denominan Línea de base (la primera que guarde no tiene número), Línea de base 1,
Línea de Base 2 hasta Línea de base 10.
La línea de base incluye información relacionada con los siguientes puntos:
a) Tareas: Fechas de comienzo y de fin, duración, trabajo, costo, divisiones, trabajo de
fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribución del valor por
unidad de tiempo. Por ejemplo, si un recurso trabaja 40 horas a la semana, puede ver
su trabajo por cada día, en la vista Uso de Recursos. Los valores de la cuadrícula
amarilla de esta vista también son registrados).
b) Recursos: Trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal.
c) Asignaciones: Fechas de comienzo y de fin, trabajo, costo, trabajo de fase temporal
y costo de fase temporal.
Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server, puede bloquear las líneas
de base para que no se puedan modificar. Esta acción sólo la puede hacer una persona
con permisos de administrador de Office Project Server.
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AJUSTE DEL PLAN DEL PROYECTO
Nota: Puede ver los campos de línea de base registrados por Microsoft Project en la
tabla Línea de base. (En el menú Ver elija Tabla y luego haga clic en Más tablas).
Cuando se guarda una línea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto. Una línea de base no es un archivo
independiente.
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AJUSTE DEL PLAN DEL PROYECTO
Nota: El Diagrama de Gantt de Seguimiento muestra dos barras: una azul (o roja)
dependiendo si pertenece o no a la ruta crítica que representa el programa y otra
gris, que es la línea base.
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AJUSTE DEL PLAN DEL PROYECTO
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AJUSTE DEL PLAN DEL PROYECTO
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AJUSTE DEL PLAN DEL PROYECTO
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
Nota: Escriba los valores reales necesarios para cada campo de cada tarea.
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
d) Active Actualizar trabajo completado al: y escriba una fecha para actualizar el
proyecto.
e) En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas.
f) Haga clic en Aceptar.
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
Ejercicio: Utilizando el método de seguimiento que ejecuta las tareas con base en
el porcentaje completado y la duración real de las tareas, realice la ejecución de las
3 Tareas anteriormente mencionadas.
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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
Herramientas de análisis
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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
1.32 CREACIÓN DE INFORMES BÁSICOS PERSONALIZADOS
Microsoft Project incluye 29 informes básicos predefinidos de tareas, recursos y
generales. Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades
informativas, puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro plantillas
(tareas, recursos, calendario mensual y general) o copiar y modificar un informe
existente.
Un informe de tarea presenta información sobre las tareas de un proyecto. Incluyen
información sobre las fechas de comienzo, el trabajo completado y las duraciones
esperadas.
Un informe de recurso presenta información impresa sobre los recursos de un proyecto
que, por lo general, incluye información sobre costos y sobre la asignación de los
recursos.
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los días laborables, las
horas de trabajo y los períodos no laborables de cada calendario utilizado en el proyecto.
Un informe general muestra información sobre las tareas y recursos de un determinado
período de tiempo. Por ejemplo, puede mostrar una lista de tareas con sus recursos a la
izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior.
En lugar de sobrescribir un informe existente, puede que desee copiar cualquier informe
personalizado o predefinido. Si no especifica un nombre nuevo para el informe copiado,
la frase "Copia de" se inserta delante del nombre existente. Por ejemplo, si hace una
copia del informe Tareas críticas, pero no cambia el nombre, el informe Copia de Tareas
Críticas se mostrará en la lista de Informes Personalizados.
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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
iii. Los informes Generales tienen las mismas pestañas de los informes de
recursos y tareas. La diferencia es que permite elegir el período de tiempo
que desee mostrar para tareas o recursos.
Nota: Las plantillas de informe están divididas en seis categorías: Uso de tareas,
Uso de recursos, Uso de la asignación, Resumen de tareas, del recurso y de la
asignación.
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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
Nota: Si sabe que categoría contiene el informe, puede hacer clic en la ficha de
esa categoría para ver una lista de informes más breve. Si únicamente desea
mostrar los informes que se abren en Excel o Visio, active o desactive la casilla de
verificación Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio.
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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior. De este modo, puede ver una
tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar cómo encaja en un contexto
mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt.
La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinación con cualquier otra
vista. Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la sección superior y la vista
Diagrama de Relaciones en la inferior, la vista de ésta muestra la primera tarea
seleccionada en la sección superior, junto con las predecesoras y sucesoras de dicha
tarea.
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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
Nota: Si cambia esta configuración sólo se ven afectadas las tareas agregadas a la
lista de tareas después de cambiar la configuración. Las tareas ya existentes no
sufren alteraciones. Para cambiar el método de valor acumulado de las tareas
existentes, seleccione las tareas cuyo método de valor acumulado desee cambiar,
haga clic en Información de la tarea, luego en la ficha Avanzado y en el cuadro
Método del valor acumulado haga clic en el método de cálculo que desee.
1.35.6 PASO A PASO PARA VER LOS TOTALES DE VALOR ACUMULADO A NIVEL
DE TAREAS Y PROYECTOS
a) En el menú Ver haga clic en Más vistas.
b) En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar.
c) En el menú Ver elija Tabla y haga clic en Más tablas.
d) En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado, Indicadores de costo del valor
acumulado o Indicadores de programación del valor acumulado y dar clic en Aplicar.
Nota: Para ver información detallada sobre el campo Valor acumulado, sitúe el cursor
sobre el título del campo.
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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
Nota: Puede revisar gráficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si
utiliza la opción de Informes visuales, y elige Ver la plantilla del Informe de valor
acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel.
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ANEXOS
A. Accesos rápidos
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ANEXOS
25. Escala de tiempo del 26. Scroll horizontal de 27. Scroll vertical de
Diagrama de Gantt Diagrama de Gantt Diagrama de Gantt
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GLOSARIO
Para crear una cuenta de conexión a MS Project Online, siga los pasos:
a) En Project Professional haga clic en la pestaña Archivo, en el botón Información,
Administrar cuentas.
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ANEXOS
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ANEXOS
Al hacer clic encontrarás en la opción VÍDEOS el material cargado y otros que pueden
ser de tu interés.
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ANEXOS
D. Pregúntale al Experto:
En nuestro sitio web www.sistemas-expertos.com tenemos disponible un espacio para
que nos cuente sus dudas sobre temas de Microsoft Project, las cuales serán revisadas
por nuestro Comité Técnico a la mayor brevedad.
Busque la opción “Pregúntale al experto”, deje su correo para enviarle la
respuesta y su inquietud.
Además, tenemos otra opción para contactarnos, en la parte inferior derecha podrá
visualizar el “Chat en Línea”:
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GLOSARIO
GLOSARIO
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ANEXOS
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