Universidad Rafael Landívar

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

Licenciatura en Administración de Empresa
Taller de Consultoría
Lic. Eliazar Pinzón

RESUMEN CAPITULO 5
Como Escribir una Propuesta

Catalina Elizabeth Cua Lario

Carnet: 24387-15
Fecha: 13/03/2019
 Como Escribir una Propuesta
No se llega a un acuerdo durante la entrevista inicial (algo que sucede con
frecuencia), el cliente potencial esperará que usted le presente una
propuesta por escrito.

POR QUÉ ES NECESARIO PRESENTARUNA PROPUESTA ESCRITA

La propuesta escrita cumple cinco fines que son importantes para que le
asignen el contrato y pueda comenzar a trabajar como consultor.

1. La propuesta concluye el acuerdo. No es raro que un cliente potencial pida

una propuesta por escrito, incluso si está en un 90% seguro de contratar sus
servicios. Por consiguiente, la propuesta es un documento de ventas que no
deja cabo sueltos y cierra el trato.

2. La propuesta explica en un documento lo que usted piensa hacer . Los servicios que
va a prestar como parte de este contrato de consultoría deben ser muy
claros tanto para usted como para su cliente. Eso exactamente es lo que
hace una propuesta; explica qué es lo que hará, de modo que quede un
documento de base para remitirse a él en caso de que se presente un mal
entendido.

3. La propuesta específica el cronograma de sus servicios. Lo que va a hacer es

importante y también lo es el tiempo en el cual lo hará y la secuencia de
cada fase. El cliente querrá conocer cierta información parcial antes de
que se complete el proyecto. Debe Incluir este cronograma en un
documento lo ayuda a asegurarle a su cliente potencial que obtendrá lo
que quiere en el momento en el cual la necesita.
4. La propuesta consigna por escrito qué va a recibir usted por sus servicios. La
propuesta específica su remuneración a cambio de los servicios que ofrece
prestar. Tener esta información por escrito puede ahorrarle muchos dolores
de cabeza más tarde.

5. La propuesta es la base de un contrato. La propuesta puede servir de base

para un contrato. De hecho, podrá incluso convertir la propuesta en un
contrato con sólo agregar unas pocas frases.

CÓMO ESCRIBIR UNA BUENA PROPUESTA

Para escribir una buena propuesta, es preciso tener en mente cuatro puntos:

1. Mantener la estructura clara y lógica. En el siguiente capítulo me referiré a

la estructura.

2. Emplear un estilo profesional pero amigable. Cuando se presenta una

propuesta, a semejanza de cuando se tiene una reunión cara a cara,
hay que ser profesional pero amigable. De hecho, si está escribiendo
una carta de propuesta, puede ser incluso informal; siempre y cuando
que no sobrepase el profesionalismo, habrá mayores posibilidades de
que lo contraten.

3. No incluir sorpresas en la propuesta. Aunque parece algo sencillo, ésta es

una de las cosas más difíciles de cumplir. Después de haber regresado
de la reunión inicial, con frecuencia se le ocurrirán nuevas ideas,
diferentes de las que usted y su cliente visualizaron originalmente. Es
posible que estas ideas sean tan buenas que usted se sienta tentado
a incluirlas en la propuesta. No lo haga, a menos que pueda hablar
sobre ello con su cliente primero. Puede haber otras razones que usted
no conozca pero que le impidan al cliente aceptar esas nuevas ideas.
No la proponga todavía. Podrá hacerlo después de que lo contraten.
 4. Verificar antes de enviar. De ser posible, verifique los principales puntos
de la propuesta con su cliente. Si se trata de una carta de propuesta
breve, llame al cliente por teléfono y léasela. Si se trata de contratos
con el gobierno o de ciertos contratos industriales adjudicados por
licitación, posiblemente esto no se pueda hacer. Sin embargo,
siempre debe preguntar. Lo peor que le pueden decir es que no. A
todos les conviene que la propuesta esté bien formulada antes de
enviarla.

ESTRUCTURA DE UNA CARTA DE PROPUESTA

A veces, sobre todo si se trata de contratos grandes o adjudicados

mediante licitación, el cliente especificará la estructura de la propuesta.
Esto lo suelen hacer las empresas del gobierno y las grandes compañías
industriales.) En ese caso, siga la estructura que le especifiquen. Sin
embargo, en la mayor parte de los trabajos de consultoría, bastará con una
carta de propuesta. Veamos cómo debe ser.

Presentación: Explique simplemente que la carta tiene como fin presentar

sus ideas sobre el proyecto que examinaron antes.

Antecedentes: Comience reafirmando los antecedentes de la situación de

consultoría. Es decir, reafirme las suposiciones de su cliente y otros datos
generales del caso. Esto le indica al cliente que analizó astutamente la
situación.

Objetivos: Establezca los objetivos del trabajo con precisión. Describa

exactamente lo que su cliente aprenderá o recibirá como resultado de su
trabajo. A mí me gusta presentar estos objetivos de una manera que los
haga destacarse visualmente, por ejemplo empleando viñetas:

 Identificar por lo menos tres mercados minoristas secundarios para la

nueva línea de producto.

 Desarrollar proyecciones de ventas para seis meses y para doce

meses.

 Recomendar aumentos de personal para cumplir con las

proyecciones de ventas.
Metodología: Describa metodologías alternativas para alcanzar los
objetivos. Plantee las ventajas de cada alternativa y en seguida indique qué
método piensa utilizar y por qué. Cuando describa la metodología. Tenga
en mente su público. Si su cliente es técnico, emplee lenguaje técnico; si no
lo es, no confunda las cosas con ecuaciones o términos técnicos. Los
competidores podrían proponer métodos alternativos, y es importante que
le indique al cliente por qué esos métodos no van a funcionar y por qué el
método que usted escogió es el mejor. Si es convincente en este punto, su
cliente potencial utilizará su propuesta para tratar de convencer a otras
personas de la empresa de que piensen como usted y adopten la
metodología que propuso.

Problemas potenciales: Cualquier proyecto tiene inherentemente

problemas potenciales que podrían limitarlo o impedir su éxito. No omita ni
desestime estos problemas; documéntelos claramente, pero mencione
también cómo piensa abordarlos si se presentan. Los clientes
suficientemente inteligentes como para contratar un consultor son también
lo bastante inteligentes como para darse cuenta de que existen problemas
potenciales. No podrá engañarlos de modo que piensen que su método
está exento de ellos. De hecho, lo respetarán más por anticipar los
problemas, siempre y cuando que también haya reflexionado sobre qué
medidas correctivas habría que tomar.

Diagramas de flujo y Cronogramas

de Desarrollo de Producto

Uno de los tipos de diagramas de flujo es el que se conoce como PERT.

El diagrama PERT (Program Evaluation and ReviewTechnique - técnica para
evaluación y revisión de programas) fue desarrollado para administrar
proyectos complejos y de muchos millones de dólares para el gobierno
estadounidense. Muestra qué tareas se van a realizar y en qué orden, a fin
de lograr la administración más eficiente del proyecto. Resulta sobre todo
apropiado para proyectos muy complejos, pero de todos modos se puede
incluir en la propuesta. Como último, le agrega un poco de profesionalismo
a su propuesta y demuestra el control que tiene sobre el proyecto. Para la
mayor parte de proyectos, es probable que un cronograma de desarrollo
de producto sea suficiente. En el capítulo 8 me refiero a cómo hacer ambos.
El producto final

Su cliente querrá saber qué debe esperar a manera de producto final.

¿Entregará un informe?
¿Un estudio del personal?
¿Fotografías?
¿Cuántas copias suministrará?

Este último punto puede ser importante, porque muchas veces el cliente
tendrá que distribuirle la información a otros, quizás a la junta directiva o a
otros gerentes de la empresa. Especifique exactamente lo que entregará y
su contenido, el número de copias, los dibujos, las fotografías y otros detalles.
Incluya la fecha en la cual terminará el estudio y presentará el informe final.

Información sobre costos y pagos

En la mayor parte de los contratos pequeños, no es importante desglosar la

información sobre costos a menos que el cliente lo solicite. Sin embargo, el
momento del pago es importante. El cliente querrá saber no sólo cuánto le
debe pagar, sino cuándo lo debe hacer. Por ejemplo,

¿Quiere un anticipo del 50% y el 50% restante cuando termine?

¿Una tercera parte cuando firme el contrato, otro tercio en algún momento
intermedio y el resto cuando finalice el proyecto?
¿Cobros durante el transcurso del trabajo con presentación de facturas
mensuales o todo a la vez cuando presente el informe?

CONVERTIR UNA PROPUESTA EN UN CONTRATO

El último párrafo cierra la propuesta. Cerrar es un término de ventas que

significa que hace el trato con el cliente potencial. El cierre puede y debe
ser amigable, pero también puede servir como contrato si lo combina con
una autorización para proceder. Así se hace esto de una manera amigable
pero profesional. Diga algo así:
Por favor firme en el lugar indicado en la parte inferior, a fin de dar su autorización
para proceder de acuerdo con estas condiciones, y devuélvame el original. Sin
embargo, si tiene alguna pregunta o sugerencia con respecto a esta propuesta o al
trabajo que quiere que realice, por favor no dude en llamarme al teléfono 212-555-
1234.

Si decide utilizar el último párrafo sugerido y permitir que se convierta en

contrato, quizás sea conveniente que su abogado revise esta información.

**En la figura 5-1 se aprecia un ejemplo de una carta de propuesta, y en el

Anexo C encontrará una propuesta más extensa. Como podrá ver, ambas
estructuras se parecen.

Ahora sabe cómo contratar sus servicios con clientes. Pero, ¿cuánto debe
cobrar por sus servicios? Eso lo examinaremos en el capítulo 6.