INEGI - Automatización de Documentos

Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática
Automatización de
documentos
Herramientas informáticas para el personal de mando. Office2007
DGITI
2008
Contenido
Ahorrar tiempo con las plantillas..................................................................................................................................................... 4
Introducción .................................................................................................................................................................................... 4
Objetivos ........................................................................................................................................................................................ 4
Acerca de este curso ..................................................................................................................................................................... 4
Aprovechar la eficacia de las plantillas .......................................................................................................................................... 4
Utilizar una portada de fax ya elaborada .................................................................................................................................. 5
Utilizar una agenda ya elaborada ............................................................................................................................................. 5
Buscar plantillas instaladas ...................................................................................................................................................... 5
Buscar plantillas en Office Online ............................................................................................................................................. 6
La fuerza especial de una plantilla ........................................................................................................................................... 6
Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes ......................................................................................................... 6
Ponga a prueba sus conocimientos ......................................................................................................................................... 7
Crear sus propias plantillas ............................................................................................................................................................ 7
Ventajas de crear una plantilla ................................................................................................................................................. 8
Preparar el contenido de una plantilla ...................................................................................................................................... 8
Guardar un archivo como plantilla ............................................................................................................................................ 9
Crear un documento basado en la plantilla .............................................................................................................................. 9
Modificar la plantilla ................................................................................................................................................................ 10
Ponga a prueba sus conocimientos ....................................................................................................................................... 10
Revisar documentos con Control de cambios y Comentarios de Word 2007 .......................................................................... 11
Introducción .................................................................................................................................................................................. 11
Objetivos ...................................................................................................................................................................................... 11
Acerca de este curso ................................................................................................................................................................... 11
Control de cambios y Comentarios: conceptos básicos .............................................................................................................. 11
Ver las revisiones ................................................................................................................................................................... 12
Insertar un comentario ............................................................................................................................................................ 12
Cómo saber lo que ha hecho cada revisor ............................................................................................................................. 13
La desactivación del Control de cambios NO elimina las marcas de revisión ni los comentarios ......................................... 13
Aceptar o rechazar cambios y eliminar comentarios .............................................................................................................. 14
Control de cambios y Comentarios: conceptos más avanzados ................................................................................................. 14
Ocultar temporalmente los cambios ....................................................................................................................................... 15
Ver un documento antes y después ....................................................................................................................................... 15
Al ocultar las marcas de revisión NO se eliminan las marcas ni los comentarios.................................................................. 15
Comprobar si hay revisiones y comentarios ........................................................................................................................... 16
Elegir cómo se realiza el control de cambios ......................................................................................................................... 16
Usar la combinación de correspondencia para enviar mensajes de correo electrónico personalizados a la lista de
direcciones de correo electrónico ................................................................................................................................................. 18
Configurar el documento principal del mensaje de correo electrónico ................................................................................... 19
Reanudar una combinación de correspondencia ................................................................................................................... 19
Conectar el documento del mensaje de correo electrónico a la lista de direcciones ............................................................. 19
Elegir un archivo de datos ...................................................................................................................................................... 20
Respuestas a Ponte a prueba ........................................................................................................................................................ 27
Aprovechar la eficacia de las plantillas ........................................................................................................................................ 27
Crear sus propias plantillas .......................................................................................................................................................... 27
Control de cambios y Comentarios: conceptos básicos .............................................................................................................. 28
Control de cambios y Comentarios: conceptos más avanzados ................................................................................................. 29
Tarjetas de referencia rápida.......................................................................................................................................................... 30
Ahorrar tiempo con las plantillas .................................................................................................................................................. 30
Revisar documentos con Control de cambios y Comentarios de Word 2007 ............................................................................. 34
Bibliografía ....................................................................................................................................................................................... 37
Ahorrar tiempo con las
plantillas
Introducción
Deténgase un minuto antes de empezar a crear un documento de Word 2007 completamente desde cero.
Utilice como punto de partida una de las plantillas ya existentes y ricas en contenido. Word incluye un
gran número de plantillas, desde cartas y currículos hasta calendarios y folletos. Le van a ahorrar mucho
tiempo.
Dé un paso más allá y convierta un documento existente en una plantilla ajustada a sus necesidades.
Esto también le puede ahorrar tiempo.
Objetivos
Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:
Ahorre mucho tiempo utilizando las plantillas de Word y Office Online.
Cree su propia plantilla, ajustada a las necesidades de su negocio.
Acerca de este curso

Este curso incluye:
Dos lecciones autoguiadas y dos sesiones de prácticas para ensayar. Para las prácticas, se requiere Word
2007.
Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.
Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.
Aprovechar la eficacia de las plantillas

Aunque ya haya trabajado con Word y se haya
familiarizado con los documentos de Word,
puede que las plantillas de Word no le sean tan
familiares. ¿Qué es una plantilla y qué le aporta?
Una plantilla es un tipo de documento que ya
tiene contenido, como texto, estilos y formato;
diseño de página, como márgenes e
interlineado; y elementos de diseño, como
colores especiales, bordes y acentos, que son
típicos de los temas de Word.
Considere las plantillas como un punto de partida muy útil. Por ejemplo, si celebra reuniones de trabajo
semanales y tiene que crear una y otra vez el mismo orden del día pero con pequeños cambios, se
aceleraría en gran medida el trabajo si el documento ya incluyera gran parte de la información.
Para obtener algunos ejemplos y echar un vistazo a las numerosas plantillas que ya existen, vea Word y
Microsoft Office Online. Utilice esas plantillas para crear documentos imponentes y profesionales y para
ahorrar tiempo.
Utilizar una portada de fax ya elaborada

En su trabajo, tiene que enviar a menudo un fax
a otras compañías y siempre necesita una
portada. Podría crearla una y otra vez en Word,
perdiendo así mucho tiempo. O bien, podría
utilizar la portada de fax ya incluida en Word.
Ésta y otras plantillas se encuentran entre las
plantillas instaladas de Word. La imagen le da
un ejemplo. La plantilla está configurada de
modo que sea fácil de completar. Simplemente
rellene los espacios en blanco con la información necesaria, imprima la hoja y envíela por fax. Incluso si
tiene que agregar o eliminar alguna parte de la portada, ya incluye el contenido esencial; no tiene que
crearla desde cero.
Utilizar una agenda ya elaborada

Éste es otro ejemplo de cómo las plantillas de
Word pueden ayudarle. Imagínese que tiene
que crear una agenda para las reuniones
semanales de su equipo.
Antes de que empiece a elaborarla a partir de
una hoja en blanco, eche un vistazo a la
colección de plantillas disponibles en Microsoft
Office Online, a las que se puede vincular
directamente desde Word (le enseñaremos
cómo hacerlo). Esta amplia y variada colección tiene diferentes categorías de plantillas. Algunas de las
más populares son Agendas, Calendarios, Prospectos, Cartas y Currículos. Cada categoría ofrece varios
tipos de plantillas.
En la imagen se muestran tres de las plantillas de agenda.
1. Este ejemplo es sencillo, con áreas de texto con formato que ayudan a rellenar la agenda.
2. O bien, puede optar por una plantilla totalmente finalizada con una apariencia ingeniosa y sobrescribir el
texto de ejemplo.
3. Esta plantilla profundiza un poco más en el diseño de página y el formato, utilizando colores y tablas para
crear áreas en un diseño de agenda complejo.
Simplemente, abra la agenda que desee y rellene la información necesaria.
Nota: Además de las numerosas plantillas desarrolladas por Microsoft y disponibles en este sitio, hay
plantillas creadas por los clientes.
Buscar plantillas instaladas

Word incluye más de 30 plantillas instaladas
para tipos de documento como cartas, faxes,
informes, currículos y entradas de blog. Para
buscarlas, siga este procedimiento:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office
y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2. En la ventana Nuevo documento, haga clic en Plantillas instaladas.
3. Haga clic en una de las miniaturas para ver su vista previa a la derecha.
4. Cuando encuentre la plantilla que desee, haga clic en Crear.
Se abrirá un nuevo documento basado en la plantilla. A continuación, realice los cambios que desee.
Buscar plantillas en Office Online

Los pasos que hay que seguir para abrir plantillas del sitio Web de Office Online son muy similares. Tal y
como se muestra en la animación, abra la ventana Nuevo documento, pero en este caso, fíjese en el
área situada debajo de Microsoft Office Online.
Haga clic en una de las categorías para ver las miniaturas de todas las plantillas disponibles. Al igual que
en el caso de las plantillas instaladas, se puede ver la vista previa de cada plantilla. Algunas categorías,
como Cartas, tienen subcategorías; por ejemplo, Académico, Empresa y Cartas de presentación.
Para descargar una de las plantillas, seleccione la miniatura y haga clic en Descargar. Esto es todo. La
plantilla se abrirá como un nuevo documento para que pueda agregar todos los elementos que desee y, a
continuación, guardarlo.
La plantilla original no cambia sino que permanece en Office Online y se guarda una copia de la plantilla
en el equipo. Si desea volver a utilizarla, no hace falta volver a Office Online. Podrá abrirla en Word desde
la carpeta Mis plantillas. Le enseñaremos cómo hacerlo en la sesión de prácticas al final de la lección.
La fuerza especial de una plantilla

Ya hemos mencionado que al abrir una plantilla,
se abre un nuevo documento basado en la
plantilla seleccionada. En realidad, se abre una
copia de la plantilla y no la plantilla propiamente
dicha.
Y en eso radica precisamente la fuerza especial
de las plantillas: se abre una copia de la
plantilla y se transmite todo su contenido a un
nuevo documento. El usuario trabaja con ese
nuevo documento, aprovechando todos los elementos incluidos en la plantilla y agregando o eliminando
lo que estime oportuno. Dado que el nuevo documento no es la propia plantilla, los cambios se guardan
en el documento y la plantilla conserva su estado original. Por consiguiente, una plantilla puede ser la
base de un número ilimitado de documentos.
Todos los documentos se basan en algún tipo de plantilla; las plantillas simplemente resides en un
segundo plano.
Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes

Las plantillas no sólo se comportan de manera
un tanto diferente que los documentos sino que
también tienen un tipo de archivo distinto.
Si ha guardado un gran número de documentos
en Word, probablemente conozca los tipos de
archivo disponibles para guardar los archivos.
El formato estándar predeterminado es un tipo
de documento. Una plantilla es otro tipo de
archivo.
1. Tal y como se muestra en el ejemplo 1: las plantillas se guardan como Plantilla de Word y tienen la
extensión .dotx al final del nombre de archivo. (En las versiones anteriores de Word, la extensión era .dot.)
2. Tal y como se muestra en el ejemplo 2: los documentos se guardan como Documento de Word y tienen
la extensión .docx al final del nombre de archivo. (En las versiones anteriores de Word, la extensión era
.doc.)
Obtendrá más información en la segunda lección, en la que va a guardar un documento como una
plantilla y verá de primera mano los pasos que hay que dar. De momento, simplemente recuerde que los
documentos y las plantillas son dos tipos de archivo distintos y se comportan de manera diferente.
Nota: Para ver la extensión como parte del nombre de archivo, es preciso cambiar una configuración en
Microsoft Windows. En la sesión de prácticas y la Tarjeta de referencia rápida se describen los pasos
necesarios para realizar ese cambio.
Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán
privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.
¿Qué diferencia significativa hay entre una plantilla y un documento?
a) Contiene estilos.
b) Contiene un tema de Word.
c) Abre una copia de sí misma como un nuevo documento.
En Word, ¿cuál es el primer paso para buscar plantillas de Word existentes?
a) Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, hacer clic en Nuevo.
b) Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Word.
Una plantilla se difiere de un documento por su comportamiento y el tipo de archivo.
a) Verdadero.
b) Falso.
Ha trabajado con algunas plantillas en la sesión de prácticas. ¿Qué elementos de contenido le han ayudado a completar
el documento?
a) Áreas configuradas para que se rellenen con contenido nuevo pero con texto informativo para explicar qué y dónde
hay que escribir.
b) Colores, tipo de fuente y un diseño con un borde de página o titulares.
c) Un calendario desplegable que facilitaba mucho la selección de una fecha para el documento.
d) Todo lo anterior.
Crear sus propias plantillas

Ésta es una situación que le puede resultar
familiar: imagínese que utiliza una y otra vez
cierto documento, una factura, para facturar a un
cliente. Su contenido básico es siempre el
mismo, pero algunos detalles cambian, como el
tipo de trabajo realizado y las fechas. Su método
es abrir el documento de la factura, cambiar los
datos obsoletos y, a continuación, guardar el
documento con otro nombre.
¿Le suena?
En efecto, utiliza el documento original como plantilla, aunque nunca lo haya convertido en una plantilla.
¿Y por qué no? Al convertir el documento de la factura en una plantilla, dispondrá de un documento
maestro que puede utilizar como punto de partida y no tendrá que deshacer el contenido obsoleto cuando
prepare una nueva factura.
Podrá reforzar la plantilla con todos los elementos que siempre incluya en las facturas, incluidos
marcadores de texto que faciliten la inserción de nuevo texto. Después, utilice siempre ese archivo de
plantilla como base para todas sus facturas.
Hay más ventajas. Compruebe cuáles son y, después, aprenda cómo guardar un archivo como plantilla,
buscarla, utilizarla y modificarla.
Ventajas de crear una plantilla

Utilizando el mismo ejemplo del documento de
factura, éstas son algunas de las ventajas de
convertir el documento en una plantilla:
No hay que buscar en diversas versiones
del documento los cambios más recientes
ya que todos estarían almacenados en la
plantilla.
Dado que una plantilla abre una copia de sí
misma como un nuevo documento, no tiene que preocuparse de guardarla accidentalmente encima de
alguna de las facturas anteriores.
Podrá modificar el contenido de la plantilla de manera que contenga sólo la información que desee incluir
en cada factura. De este modo, no tendrá que eliminar una y otra vez la información obsoleta, por lo que
se ahorrará tiempo y trabajo.
Al excluir la información obsoleta, se reduce la posibilidad de guardar y enviar accidentalmente una factura
con información no deseada.
La plantilla siempre estará en la misma ubicación en Word, junto con todas las demás plantillas.
Echemos un vistazo al proceso de crear y utilizar una plantilla propia.
Preparar el contenido de una plantilla

Parte del proceso de creación de una plantilla
es dejar o crear sólo la información deseada.
Éste es el contenido que desea que tenga cada
nuevo documento que se base en la plantilla.
Gran parte de lo que incluya en una plantilla
depende de sus preferencias y de los
pormenores del contenido.
Primero, abra el documento que desee utilizar
para crear la plantilla (en este caso, el
documento de la factura), o bien, abra un documento en blanco. Éstas son algunas de las acciones
típicas que podría realizar después:
1. No omitir el contenido que seguramente no va a sufrir ningún cambio en breve; por ejemplo, el logotipo, el
nombre y la dirección de su compañía. (Estos datos serán fáciles de actualizar en la plantilla cuando sea
necesario.)
2. Insertar un comando Fecha y hora para el área de fecha de la factura. De este modo, se insertará
automáticamente la actual fecha en el nuevo documento.
3. Incluir áreas de marcas de texto para la información que cambia en cada factura, como el nombre y la
dirección de la compañía a la que va dirigida la factura.
4. Dejar en blanco las áreas que cambian en cada factura, como la descripción del trabajo realizado, el
número de horas y el costo total.
Características de Word 2007 que se pueden agregar

Word 2007 incluye nuevos elementos que puede agregar a la plantilla. En la primera sesión de prácticas,
vimos el calendario que permite elegir fácilmente una fecha y el formato de texto que configura las áreas
con texto informativo. La siguiente sesión de prácticas incluye un ejercicio adicional en el que se muestra
cómo agregar estas características. Sin embargo, no es preciso agregarlas para que la plantilla sea
bonita y funcional.
Guardar un archivo como plantilla

Hemos dicho que las plantillas tienen su propio tipo de archivo, distinto del archivo de documento. Por
consiguiente, para guardar un documento como plantilla, debe seleccionar el tipo de archivo Plantilla de
Word. A continuación, guárdelo como una plantilla de confianza para que sea fácil de buscar y abrir.
Estos son los pasos que debe seguir:
, elija Guardar como y, a

continuación, haga clic en Plantilla de
Word.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como,
haga clic en Plantillas de confianza como
ubicación en la que se va a guardar la
plantilla.
3. A continuación, asigne un nombre a la plantilla y haga clic en Guardar. Observe que, si ha configurado
Windows de modo que se muestren las extensiones de archivo, verá la extensión .dotx al final del nombre
de archivo. Esta extensión denota que se trata del tipo de archivo de plantilla de Word 2007 (a diferencia
del tipo de archivo de los documentos, cuya extensión es .docx).
Importancia de las plantillas de confianza Al ubicar la plantilla en Plantillas de confianza, se indica a
Word que es seguro abrirla incluso si la plantilla contiene macros u otro tipo de código. Dado que las macros
pueden contener código malintencionado, Word está alerta a la hora de abrirse documentos con macros. Si
la configuración de seguridad de su equipo tiene el nivel recomendado, Word abrirá cualquier archivo de
plantilla, pero deshabilitará las macros que contiene. Sin embargo, en el caso de las plantillas ubicadas en la
carpeta Plantillas de confianza, Word no deshabilita las macros ya que da por supuesto que los archivos
son seguros. Por lo tanto, asegúrese de que los archivos que almacene en esta ubicación procedan de un
origen de confianza.
Nota: Si utiliza Windows Vista, observe que la carpeta en la que va a guardar la plantilla se denomina
Plantillas en vez de Plantillas de confianza. No obstante, para Word tiene el mismo significado que la
carpeta Plantillas de confianza.
Crear un documento basado en la plantilla

Otra ventaja de guardar una plantilla en la carpeta Plantillas de confianza es que Word facilita en gran
medida su búsqueda.
1. En la ventana Nuevo documento, haga clic en Mis plantillas.
2. Haga clic en la plantilla que desee.
3. Asegúrese de que esté seleccionada la
opción Documento situada en la parte
inferior derecha, debajo de Crear nuevo
y, a continuación, haga clic en Aceptar.
(Esta es la configuración predeterminada
porque Word supone que desea abrir la
plantilla como un documento que va a
completar y guardar.)
Sugerencia: Como puede ver, hay una opción
en la ventana Nuevo para abrir la plantilla con el formato Plantilla. De este modo, se abre una copia de la
plantilla como plantilla, que se puede modificar y guardar como una nueva versión de la plantilla. Sin
embargo, si desea abrir directamente la plantilla original, por ejemplo, para modificarla, puede proceder de
manera diferente. Vea la siguiente sección.
Modificar la plantilla
¿Qué sucede si una parte vital de la información incluida en la plantilla se vuelve obsoleta? Supongamos
que actualiza el logotipo de la compañía y desea que el nuevo logotipo aparezca en la plantilla. Este es el
procedimiento para abrir y modificar la plantilla:
y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. Haga clic en la carpeta Plantillas de
confianza.
3. Seleccione la plantilla y haga clic en
Abrir.
En vez de abrirse una copia de la plantilla, se
abre la propia plantilla. Los cambios se realizan
y se guardan en el archivo de plantilla. A partir de ahora, cuando rellene una nueva factura basada en
esta plantilla, aparecerá el nuevo logotipo.
Proteger las plantillas: Si ha creado una plantilla que van a utilizar otras personas de la compañía,
considere la posibilidad de proteger su contenido de modificaciones no deseadas. Por ejemplo, puede
configurar una contraseña que las demás personas deben conocer para poder modificar la plantilla. Para
obtener más información sobre esta cuestión, vea la Tarjeta de referencia rápida al final del curso.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los
resultados de la prueba no se puntuarán.
Una de las diferencias entre un archivo de documento y un archivo de plantilla aparece en el nombre de archivo y, más
concretamente, en la extensión del nombre de archivo (las letras que figuran detrás del punto). ¿Cuál es la extensión
para el nombre de un archivo de plantilla?
a) .docx
b) .dotx.
Para guardar un archivo como plantilla, se elige Guardar como en el menú debajo del botón de Microsoft Office y, a
continuación, ¿en que opción hay que hacer clic?
a) Plantilla de Word
b) Documento de Word
¿Por qué se deben guardar las plantilla en la carpeta Plantillas de confianza?
a) Para poder buscarlas mediante el vínculo Mis plantillas en la ventana Nuevo documento.
b) De este modo se protegen las plantillas contra las modificaciones realizadas por otras personas.
Para abrir la propia plantilla y modificarla, primero se hace clic en el botón de Microsoft Office. ¿Qué se hace a
continuación?
a) Se hace clic en Nuevo y, a continuación, en Mis plantillas.
b) Se hace clic en Abrir y, a continuación, en Plantillas de confianza.
Pregunta adicional: ¿qué ficha de la cinta de opciones se utiliza para incluir un control Selector de fecha o Texto
enriquecido en la plantilla?
a) La ficha Insertar.
b) La ficha Vista.
c) La ficha Programador.
Revisar documentos con
Control de cambios y
Comentarios de Word 2007
Introducción
Suponga que tiene que revisar un documento antes de enviarlo a un grupo de empleados.
Si es preciso efectuar cambios, deseará hacer revisiones que su jefe pueda ver para decidir después si
se aceptan o se rechazan. Y es posible también que necesite escribir comentarios para explicar algunos
de los cambios. Ahí es donde entra en funcionamiento Control de cambios y comentarios.
También será conveniente asegurarse de que cuando distribuya el documento final, éste no contiene
ninguna revisión o comentario. En ese momento es cuando ya se puede prescindir de la característica
Control de cambios y Comentarios.
Objetivos
Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:
Utilice el Control de cambios cuando desee marcar documentos con revisiones.
Revise las marcas de revisión, y acéptelas o rechácelas.
Inserte, vea, modifique y elimine los comentarios.
Revise los documentos para asegurarse de que no queda ninguna revisión o comentario en los
documentos que va a distribuir.
Acerca de este curso

Este curso incluye:
Dos lecciones autoguiadas y dos sesiones de prácticas para ensayar. Para las prácticas, se requiere Word
2007.
Una pequeña prueba (sin puntuación) al final de cada lección.
Una tarjeta de referencia rápida que podrá llevarse del curso.
Control de cambios y Comentarios: conceptos básicos

Está revisando un documento de su jefe antes de enviarlo a toda la organización. Ve cambios que desea
realizar y que desea que su jefe también vea. Al activar el Control de cambios, Word inserta marcas que
muestran dónde se realizan eliminaciones, inserciones y cambios de formato.
En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en
Control de cambios. El fondo del botón Control de
cambios cambia de color, lo que indica que está activado;
cualquier cambio que realice se marcará como una revisión
hasta que desactive el Control de cambios haciendo clic de
nuevo en el botón.
Ver las revisiones

1. Texto eliminado de un globo en el margen.
2. Texto insertado subrayado en el mismo color que el globo de texto eliminado.
3. Las líneas verticales del margen izquierdo indican cambios en las líneas donde se ha eliminado e
insertado texto.
Después de activar el
Control de cambios,
trabaje en Word como lo
hace normalmente.
Cuando inserte o elimine
texto, o mueva texto o
gráficos, cada cambio
aparecerá con un
marcado: marcas como
colores y líneas que
indican dónde está cada
revisión y de qué revisión
se trata.
Elimina el texto "con nuestro esfuerzo y las ideas claras". El texto eliminado se coloca en un globo en el
margen del documento. En el globo se muestra "Eliminado" para indicar por qué el texto está en el globo.
Una línea de puntos une el lugar donde se eliminó el texto con el globo, para que cualquiera pueda ver el
lugar en el que el texto fue eliminado.
Desea reemplazar "doce" por "nueve". Selecciona "doce" y escribe "nueve" encima (o simplemente
elimina "doce" y, a continuación, escribe "nueve"). "Doce", el texto eliminado, se coloca en el globo en el
margen del documento. "Nueve", el texto que acaba de insertar, se subraya y se muestra en el mismo
color que el borde que rodea al globo del texto eliminado, lo que indica que el mismo revisor (usted) ha
eliminado e insertado texto. Obtendrá más información sobre el color de marcado más adelante en esta
lección.
Asimismo, aparece una línea vertical en el margen izquierdo junto a cada frase con marcas de revisión.
Se trata de una señal adicional de que hay cambios en algunas frases.
Sugerencia: Si lo prefiere, el texto eliminado puede permanecer dentro del texto en lugar de en un globo
en el margen del documento. Verá cómo se hace en la práctica.
Insertar un comentario
Ha realizado algunas revisiones, pero le
gustaría explicar también por qué eliminó "doce"
en la primera frase. No hay problema: inserte un
comentario, que es una anotación que puede
agregar al documento. Para ello, coloque el
cursor al final del texto que desea comentar,
"nueve" en este ejemplo. En la ficha Revisar,
en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo
comentario.
Un globo de comentarios aparece en el margen del documento. El texto para el que incluye el comentario,
"nueve", se resalta con el color de la revisión. Escriba el texto en el globo de comentarios.
Puede distinguir un globo de comentarios de un globo de texto eliminado mediante:
El fondo de color sólido del globo de comentarios. Un globo de texto eliminado sólo está coloreado
alrededor de su borde exterior.
La etiqueta "Comentario" en el globo.
Las iniciales del revisor en el globo, que indican quién hizo el comentario, junto con un número al lado de
las iniciales, que permite saber cuántos comentarios hay en el documento.
En la práctica verá cómo se modifica un comentario y cómo responder al comentario de otra persona.
Nota No tiene que activar el Control de cambios para insertar comentarios. Puede agregar comentarios
en cualquier momento.
Cómo saber lo que ha hecho cada revisor

1. Vea quién realizó un comentario moviendo
el puntero del mouse (ratón) sobre el
comentario en el documento.
2. Un color para los comentarios de Pilar
Pinilla (PP).
3. Un color diferente para los comentarios de
Richard Bready (RB).
Cuando más de una persona revisa un
documento, tal vez desee saber qué revisor
realizó cada cambio. Aquí verá cómo saber
quién hizo cada cambio.
Mueva el puntero sobre el texto insertado en el documento o sobre los globos de texto eliminado en el
margen del documento. Para cada revisión, aparecerá Información en pantalla que muestra el nombre del
revisor y el tipo de la revisión, como "eliminado" o "insertado." La Información en pantalla muestra
también el texto eliminado o insertado.
Otra manera de distinguir un revisor de otro es mediante el color. Word asigna automáticamente a cada
revisor un color de marcado, que verá en cuanto realice su primera revisión o escriba su primer
comentario. Por ejemplo, su color puede ser el azul y el color de otro revisor puede ser el verde. Para
buscar sus propios cambios o comentarios, buscaría el marcado azul en todo el documento.
Como se indicó en la última sección, puede saber quién hizo los comentarios por las iniciales del revisor
en cada globo de comentarios.
La desactivación del Control de cambios NO elimina las marcas de revisión ni los

comentarios
Quizás le interese saber que al desactivar el
Control de cambios, no se eliminan las marcas
de revisión (ni los comentarios).
Esto es lo que ocurre: todas las marcas de
revisión realizadas hasta el momento
permanecen en el documento, aunque el
Control de cambios esté desactivado. Todas
las revisiones que realice a partir de entonces
no se marcarán como revisiones.
Para quitar las marcas de revisión, acéptelas o rechácelas. Para quitar los comentarios, elimínelos. Verá
cómo se hace a continuación.
Aceptar o rechazar cambios y eliminar
comentarios
1. Utilice el botón Aceptar para aceptar los
cambios de uno en uno o secuencialmente,
o para aceptar todos los cambios a la vez.
2. Utilice el botón Rechazar para rechazar los
cambios de uno en uno o secuencialmente,
o para rechazar todos los cambios a la vez.
3. Utilice el botón Anterior para revisar cada elemento hasta llegar al principio del documento.
4. Utilice el botón Siguiente para revisar cada elemento hasta llegar al final del documento.
Cuando hayan concluido las revisiones, alguien debe revisarlas y aceptarlas o rechazarlas. El revisor
puede trabajar con las revisiones de una en una o con todas a la vez, y puede leer los comentarios y
después eliminarlos.
Para eliminar el marcado, utilice los botones Aceptar o Rechazar de la ficha Revisar, en el grupo
Cambios, o hace clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el documento para aceptar o rechazar
los cambios y eliminar los comentarios. Podrá probar ambos métodos en la sesión de prácticas.
Cuando se acepten o rechacen los cambios y se eliminen los comentarios, el marcado que indica los
cambios y los comentarios se quitará del documento. Los cambios aceptados pasarán a formar parte del
documento cuando se guarde.

Para eliminar las marcas de revisión, desactive el Control de cambios.
a) Verdadero.
b) Falso.
¿Qué ocurre cuando se desactiva el Control de cambios?
a) Se eliminan las marcas de revisión y los comentarios.
b) Se ocultan las marcas de revisión y los comentarios.
c) Se detiene el seguimiento de las revisiones.
Para insertar un comentario, tiene que activar el Control de cambios.
a) Verdadero.
b) Falso.
La única manera de aceptar o rechazar el texto insertado es hacer clic en los botones Aceptar o Rechazar en el grupo
Cambios de la ficha Revisar.
a) Verdadero.
b) Falso.
Como aprendió en la práctica, puede saber cuándo se ha movido texto de un lugar a otro.
a) Verdadero.
b) Falso.
Control de cambios y Comentarios: conceptos más avanzados

Suponga que está a punto de revisar un
documento con cambios realizados por Richard,
Kai y Pilar.
Desea ver primero las revisiones de Pilar. Sabe que puede buscar sus revisiones moviendo el puntero por
todos los cambios para ver su nombre o buscando su color de marcado. Pero se pregunta si puede ver
sólo sus cambios sin tener que pasar por los de Richard y Kai. Esto puede ser útil cuando se trabaja con
documentos grandes.
Siga con el curso y obtenga más información sobre cómo trabajar con las marcas de revisión.
Ocultar temporalmente los cambios

Para ver sólo los cambios de Pilar, puede ocultar temporalmente la información que no desea revisar de
momento (las revisiones de Richard y Kai).
En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas,
elija Revisoresy desactive la casilla de verificación situada junto a Todos los revisores. Se ocultarán las
marcas de todos los revisores.
A continuación, haga clic de nuevo en la flecha situada junto a Mostrar marcas, elija Revisores y haga
clic en la casilla de verificación situada junto al nombre de Pilar para activarla. Se mostrarán las
revisiones y los comentarios de Pilar. Puede aceptar o rechazar sus revisiones y eliminar sus comentarios
conforme los lee o puede hacerlo después.
Cuando termine, muestre los cambios de los otros revisores haciendo clic de nuevo en Mostrar marcas y
en Todos los revisores.
Una nota de advertencia La desactivación de las casillas de verificación del menú Mostrar marcas no
elimina las marcas. Sólo las oculta temporalmente. Obtendrá más información al respecto más adelante en
esta lección.
Ver un documento antes y después

Cuando un documento tenga muchas revisiones
y comentarios, tal vez se pregunte cómo era el
documento antes de que se marcara para
revisión o como quedaría si aceptara todos los
cambios o eliminara todos los comentarios.
Para ayudarle a evitar que distribuya sin darse
cuenta documentos con marcas de revisión y
comentarios, Word muestra automáticamente
los documentos con las marcas visibles. En la
ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, Marcas mostradas finales es la opción predeterminada del
cuadro Mostrar para revisión.
Para ver cómo era el documento antes de que se insertaran marcas de revisión y comentarios, haga clic
en la flecha del cuadro Mostrar para revisión y luego en Original.
Para ver cómo quedaría el documento si se aceptaran todas las revisiones y se eliminaran los
comentarios, haga clic en la flecha del cuadro Mostrar para revisión y luego en Final. Recuerde que al
ocultar las revisiones y los comentarios éstos no se eliminan. Después de revisar el documento, haga clic
en Marcas mostradas finales para mostrar de nuevo las marcas de revisión y los comentarios.
Al ocultar las marcas de revisión NO se

eliminan las marcas ni los comentarios
Como se mencionó anteriormente, al ocultar las
marcas de revisión (o los comentarios), no se
eliminan las marcas. Simplemente verá el
documento sin marcas de subrayado ni globos.
Si guarda y cierra un documento con marcas
ocultas, verá (y quizás también otras personas)
las revisiones y los comentarios cuando vuelva
a abrir el documento.
A continuación, se indican algunas formas de saber si un documento contiene marcas de revisión ocultas
o comentarios antes de cerrarlo. Esto es especialmente importante si va a distribuir un documento.
En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en Mostrar marcas. Asegúrese de que hay una
marca de verificación junto a Comentarios, Entrada manuscrita (para las notas escritas a mano con un
Tablet PC), Inserciones y eliminaciones y Formato.
Elija Revisores en el menú Mostrar marcas y asegúrese de que hay una marca de verificación junto a
Todos los revisores.
Las marcas de verificación situadas junto a todos estos elementos de Mostrar marcas indican que todas
las marcas aparecerán en el documento.
Comprobar si hay revisiones y comentarios
1. Utilice los botones del grupo Cambios

para aceptar o rechazar las marcas de
revisión o eliminar los comentarios.
2. Para saber si un documento contiene
marcas de revisión o comentarios ocultos,
haga clic en cualquier botón del grupo
Comentarios o Cambios. Si aparece este
mensaje, haga clic en Mostrar todo para
mostrar las revisiones y los comentarios.
La única manera de eliminar las marcas de
revisión es aceptarlas o eliminarlas. La única manera de eliminar los comentarios es eliminarlos o
rechazarlos. Después de comprobar que se muestran todas las revisiones y comentarios, y antes de
distribuir un documento, haga lo que hacen los profesionales, automáticamente y sin excepción.
En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, utilice los botones (o el método del menú contextual
mencionado anteriormente) para buscar revisiones y comentarios por todo el documento.
Quite todos los cambios aceptándolos o rechazándolos y elimine todos los comentarios.
Sugerencia Otra manera de saber si un documento contiene marcas de revisión o comentarios ocultos
es hacer clic en alguno de los botones del grupo Comentarios o Cambios en la ficha Revisar. Si aparece
un mensaje en el que se indica que "Todos los comentarios y marcas de revisión están ahora ocultos",
haga clic en Mostrar todo para mostrar las revisiones y comentarios.
Como último paso, puede utilizar el Inspector de documento, que comprueba si hay marcas de revisión,
comentarios, texto oculto y otros datos personales. Vea la Tarjeta de referencia rápida para obtener
información sobre cómo utilizar el inspector.
Elegir cómo se realiza el control de

cambios
¿Le gustan los globos de comentarios y texto
eliminado, pero desea cambiar el ancho? ¿O
quizás preferiría que al insertar texto éste
apareciera con un subrayado doble en lugar de
con uno simple?
Tiene algunas opciones para el modo en que se
muestran las marcas de revisión y los comentarios. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga
clic en la flecha de Control de cambios. A continuación, haga clic en Cambiar opciones de
seguimiento. Hay muchas opciones para elegir. Obtendrá más información sobre estas opciones en la
práctica incluida a continuación.
La desactivación de las casillas de verificación del menú Mostrar marcas no elimina los cambios.
a) Verdadero.
b) Falso.
Tiene un documento con inserciones y eliminaciones, cambios de formato y comentarios. Para ver sólo las inserciones
y eliminaciones, en el menú Mostrar marcas, desactiva las casillas de verificación situadas junto a:
a) Comentarios
b) Inserciones y Eliminaciones.
c) Comentarios y Formato.
¿Qué es lo último que debe hacer antes de distribuir un documento?
a) Comprobar los errores ortográficos y gramaticales.
b) Guardar el documento.
c) Comprobar si hay revisiones y comentarios.
Aprendió en la práctica que es posible saber si hay revisiones y comentarios ocultos.
a) Verdadero.
b) Falso.
Puede ocultar las marcas para eliminar las marcas de revisión.
a) Verdadero.
b) Falso.
Usar la combinación de
correspondencia para
enviar mensajes de correo
electrónico personalizados
a la lista de direcciones de
correo electrónico
Cuando desee enviar un mensaje de correo electrónico a los destinatarios de la lista de direcciones,
puede usar la combinación de correspondencia para crear mensajes de correo electrónico. Cada mensaje
contiene el mismo tipo de información; sin embargo, el contenido de cada mensaje es único. Por ejemplo,
en el mensaje de correo para los clientes, se puede personalizar cada mensaje para dirigirse a cada
cliente por su nombre. La información exclusiva de cada mensaje viene de las entradas de un archivo de
datos.
Además, con la combinación de correspondencia, cada mensaje de correo electrónico es un correo
independiente en el que cada destinatario es el único destinatario de cada mensaje. Al contrario que en el
caso de los mensajes de correo electrónico a un grupo de destinatarios o destinatarios ocultos de la línea
de la copia oculta (CCO) del mensaje.
Notas
Debe tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI. Las funcionalidades de la
interfaz de programación de aplicaciones de mensajería (MAPI, Messaging Application Program Interface)
de Outlook permite que Microsoft Office Word y Microsoft Office Outlook compartan información al enviar el
mensaje de correo electrónico combinados.
Debe usar la misma versión de Outlook y Word. Si usa Microsoft Office Word 2007, también debe utilizar
Microsoft Office Outlook 2007.
No puede agregar destinatarios a la línea CC (con copia). La combinación de correspondencia no
proporciona ninguna forma de designar destinatarios secundarios. Cada destinatario recibe una copia del
mensaje si está en la línea Para del mensaje.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

1. Configurar el mensaje de correo electrónico. El documento principal contiene el texto y los gráficos que
son iguales en todos los mensajes. Por ejemplo, el logotipo de la empresa o el cuerpo del mensaje.
2. Conectar el documento del mensaje de correo electrónico con la lista de direcciones. La lista de
direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinación de correspondencia; se trata de un
archivo que contiene las direcciones de correo electrónico desde donde se envían los mensajes.
3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Word genera un mensaje para cada dirección de correo
electrónico de la lista. Si desea generar mensajes sólo para algunas direcciones de la lista de direcciones,
puede elegir las direcciones, o registros, que se van a incluir.
4. Agregar marcadores de posición, denominados campos de combinación de correspondencia, al
documento del mensaje de correo electrónico. Cuando realice la combinación de correspondencia, los
campos se rellenan con la información contenida en la lista de direcciones.
5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia. Puede obtener una vista previa de cada
mensaje antes de enviar todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
SUGERENCIA También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas
Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso por el proceso. Para utilizar el panel de tareas,
en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar
Combinar correspondencia y, a continuación, en Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia. En el paso 1 del proceso, en Seleccione el tipo de documento, haga clic en
Mensajes de correo electrónico.
Configurar el documento principal del mensaje de correo electrónico

1. Inicie Word.
De forma predeterminada, se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles
los comandos del paso siguiente.
2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar
correspondencia.
3. Haga clic en Mensajes de correo electrónico.
Reanudar una combinación de correspondencia

Si debe dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, puede guardar el documento principal
del mensaje de correo electrónico y reanudar la combinación más adelante. Word conserva la información
del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia,
Word vuelve al lugar donde estaba en este panel cuando reanude la combinación.
1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.
Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando
SQL.
2. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic
en Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos,
podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.
3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
Conectar el documento del mensaje de correo electrónico a la lista de direcciones

Para combinar la información del documento principal del mensaje de correo electrónico, debe conectarlo
a la lista de direcciones, que también se denomina origen de datos o archivo de datos. Si aún no dispone
de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.
NOTA Asegúrese de que el archivo de datos incluye una columna para las direcciones de correo
electrónico. Más avanzado el proceso la necesitará.
Elegir un archivo de datos
1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en
Seleccionar destinatarios.
2. Siga uno de estos procedimientos:

Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro
tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo
Seleccionar origen de datos.
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un
libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta definida en la base
de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo
Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado
o elija Todos los archivos en la lista Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se
pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:
Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila única, para los que tenga instalado
un proveedor de o un controlador ODBC. Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este
tipo.
Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de
columna y las demás, datos.
Libretas de direcciones electrónicas:
o Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
o Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0
o Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI como, por
ejemplo, Outlook.
Un documento. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener títulos y
las demás filas, los registros que desee combinar. También puede utilizar un origen de encabezado como
origen de datos.
Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos separados o delimitados por marcas de
tabulación o comas, y registros de datos separados por marcas de párrafo.
Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el
formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que
se puede utilizar posteriormente.
NOTA Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Word de forma independiente),
también puede utilizar Microsoft Query para crear una consulta (consulta: forma de buscar todos los
registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden
contener operadores, comillas, caracteres comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) y recuperar los
datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los
datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de
datos de Microsoft Access.).
Acotar la lista de destinatarios o de elementos

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar, en el documento
principal, la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos. Si el archivo de datos
incluye registros sin direcciones de correo electrónico, omítalas de la combinación de correo electrónico.
De lo contrario, Word no podrá terminar el proceso de combinación.
Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de
datos, siga este procedimiento:
1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correo, haga clic en Editar lista de
destinatarios.
2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de estos

procedimientos:
Seleccionar registros individuales Este método resulta muy útil si la lista es corta. Active las casillas de
verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los
destinatarios que desee excluir.
Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de
verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea
incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive
las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.
Ordenar registros Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se
ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para
ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A).
Si desea ordenar los datos de forma más compleja, haga clic en la opción Ordenar de Restringir lista de
destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo
Filtrar y ordenar.
Filtrar registros Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la
combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir y excluir
registros.
Para filtrar los registros, siga este procedimiento:
1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para
el filtro.
Por ejemplo, para generar un mensaje de correo electrónico únicamente para las direcciones que contengan
Australia como país o región, haga clic en País o región en la lista Campo, en el elemento Igual a de la lista
Comparación, y en Australia en la lista Comparado con.
3. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o en O y, a continuación, elija más criterios.
Por ejemplo, para generar mensajes de correo electrónico sólo para las empresas de Munich, debería filtrar los
registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no esté en
blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinación de correspondencia incluye todas las
direcciones de Munich así como todas las direcciones que incluyen un nombre de compañía,
independientemente de la ciudad.
NOTA Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de
diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los
destinatarios.
Agregar marcadores de posición, denominados campos de combinación de correspondencia, al

documento del mensaje de correo electrónico.
Después de conectar el documento principal del mensaje de correo electrónico a la lista de direcciones,
está listo para escribir el texto del mensaje y agregar marcadores de posición para saber dónde
aparecerá la información única en cada mensaje.
Los marcadores de posición, como direcciones y saludos, se denominan campos de "combinación de
correspondencia". Los campos de Word corresponden a los encabezados de columna del archivo de
datos que seleccione.
1. Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados al
documento principal del mensaje de correo son los marcadores de posición de estas categorías.
2. Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de
correspondencia, Word genera un mensaje de correo electrónico por cada registro.
Si coloca un campo en el documento principal del mensaje de correo electrónico, indica que desea que
en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.
NOTA Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal del

mensaje de correo electrónico, el nombre del campo siempre va comillas de combinación (« »). Estas
comillas no aparecen en los mensajes de correo electrónico finales. Simplemente ayudan a distinguir el
texto normal de los campos en el documento principal del mensaje de correo electrónico.
Qué ocurre al realizar la combinación

Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal del
mensaje de correo electrónico para crear el primer mensaje de correo electrónico. La información de la segunda fila del archivo
de datos reemplaza los campos para crear un segundo mensaje de correo electrónico, etc.
Trabajar con campos: ejemplos

Puede agregar cualquier encabezado de columna del archivo de datos al documento principal del mensaje de correo electrónico
como campo. De esta forma, tiene flexibilidad al diseñar los mensajes de correo electrónico. Por ejemplo:
Suponga que envía un mensaje de correo electrónico para notificar a las organizaciones locales que han
sido seleccionadas para ser incluidas en la guía urbana anual. Si su archivo de datos contiene una
columna Organización con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede
insertar el campo Organización, en lugar de escribir el nombre de cada organización individual.
Imagine que trimestralmente envía mensajes de correo electrónico a sus clientes informándoles de nuevos
productos y ofertas especiales. Con el fin de personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede
agregar una columna NotaPersonal al archivo de datos, en la que escribirá notas como, por ejemplo "Sra.
García, este nuevo artículo es exactamente lo que estaba buscando". Si coloca un campo NotaPersonal
en el documento principal, puede incluir esas notas al final de algunos mensajes.
Los campos se pueden combinar y separar por signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una
dirección, puede colocar los campos en el documento principal del mensaje de correo electrónico de esta
manera:
«Nombre» «Apellidos»
Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word
proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo:
El campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el nombre, los
apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.
El campo Línea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de
cortesía elegido.
Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá
seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra). En el saludo,
podrá optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".
Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos
Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los
elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de
correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.
Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la
ficha Correspondencia.
Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de
columna del archivo de datos aparecen a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir
automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no
pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar
el campo Nombre.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincide con el elemento
de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. Es correcto
que no coincidan los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre. No es
necesario que el mensaje de la combinación de correo electrónico utilice todos los campos. Si agrega un
campo sin datos desde el archivo de datos, en el documento combinado este campo aparecerá como
marcador de posición vacío, normalmente una línea en blanco o un campo oculto.
Escribir el contenido y agregar campos

1. En el documento principal del mensaje de correo electrónico, haga clic donde desee insertar el campo.
2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia:
3. Agregue una de estas opciones:

Notas
No se pueden escribir los caracteres de los campos de combinación («« »») manualmente ni utilizar el
comando Símbolo del menú Insertar, sino que se debe utilizar la característica de combinación de
correspondencia.
Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, Word muestra los
códigos de campo en lugar de los resultados de los campos; lo que no afecta a la combinación, pero si
desea mostrar los resultados, haga clic con el botón secundario en el código de campo y, a continuación,
haga clic en la opción Activar o desactivar códigos de campo del menú contextual.
Aplicar formato a los datos combinados

Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como Access y Excel, almacenan la información
escrita en las celdas como datos sin formato. El formato que se aplique en Access o Excel, como las
fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la información
de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tengan
aplicado.
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia
y, a continuación, aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro tipo
de texto. Asegúrese de que la selección incluya las comillas de combinación (« ») a ambos extremos del
campo.
Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla

Una vez agregados los campos al documento principal del mensaje de correo electrónico, estará listo
para obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista
previa, puede finalizar la combinación de correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinación
Puede obtener una vista previa de los mensajes de correo electrónico y realizar los cambios antes de
finalizar la combinación.
Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de
la ficha Correspondencia:
Haga clic en Vista previa de resultados.

Pase por cada mensaje de correo electrónico mediante los botones Próximo registro y Registro anterior
del grupo Vista previa de resultados.
Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario.
NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la
ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en
el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.
Finalizar la combinación
Si piensa en que va a volver a usar el documento principal del mensaje de coreo electrónico, puede
guardarlo antes de enviar los mensajes finales de correo electrónico.
Guardar el documento principal del mensaje de correo electrónico
Recuerde que los mensajes de correo electrónico que envíe son independientes del documento principal
del mensaje de correo electrónico. Es conveniente guardar el propio documento principal del mensaje de
correo electrónico si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.
Al guardar el documento principal del mensaje de correo electrónico, también guarda la conexión al
archivo de datos. La próxima vez que abra el documento principal del mensaje de correo electrónico, se
le pide que elija si desea que se vuelva a combinar la información del archivo de datos en el documento
principal del mensaje de correo electrónico.
Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya combinada.
Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal del mensaje de correo electrónico y
el archivo de datos. El documento principal del mensaje de correo electrónico se convierte en un
documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro,
exclusivamente.
Enviar los mensajes de correo electrónico
1. En la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Enviar
mensajes de correo electrónico.
2. En el cuadro Para, seleccione el nombre del campo que almacena la dirección de correo electrónico de los
destinatarios.
3. En el cuadro Línea Asunto, escriba una línea de asunto para el mensaje.
4. En el cuadro Formato de correo, haga clic en HTML o Texto sin formato para enviar el documento como
el cuerpo del mensaje de correo electrónico o en Datos adjuntos para enviar el documento como archivo
de datos adjuntos.
NOTA Si envía el documento como mensaje de correo electrónico de texto sin formato, el mensaje no
incluirá ningún tipo de formato ni gráficos.
Respuestas a Ponte a
prueba
Aprovechar la eficacia de las plantillas

¿Qué diferencia significativa hay entre una plantilla y un documento?
a) No es lo que estábamos buscando. Si bien una plantilla contiene estilos, esto no es lo que la convierte en algo único.
Un documento también puede contener estilos que se utilizan sólo en el documento. Inténtelo con otra respuesta.
b) No es lo que estábamos buscando. Si bien una plantilla contiene un tema de Word, esto no es lo que la convierte en
algo único. Un documento también puede tener aplicado un tema propio. Inténtelo con otra respuesta.
c) Excelente respuesta. La plantilla sirve como punto de partida para un documento, que se puede personalizar según
sea necesario. Una plantilla tiene una calidad universal que se puede adaptar en gran medida, por lo que se puede
utilizar repetidas veces para un determinado tipo de documento.
En Word, ¿cuál es el primer paso para buscar plantillas de Word existentes?
a) Exacto. La ventana Nuevo documento, que se abre al hacer clic en Nuevo, incluye vínculos a las plantillas instaladas y
plantillas en línea.
b) No. Las opciones de Word incluyen configuraciones de la aplicación, como el nombre de usuario y si se revisa la
ortografía mientras se escribe.
Una plantilla se difiere de un documento por su comportamiento y el tipo de archivo.
a) Respuesta correcta. Una plantilla se difiere de un documento en que abre una copia de sí misma en forma de un
nuevo documento. Asimismo, se guarda como un tipo de archivo denominado Plantilla de Word, que tiene la extensión
.dotx al final del nombre de archivo.
b) No, esta afirmación es cierta.
Ha trabajado con algunas plantillas en la sesión de prácticas. ¿Qué elementos de contenido le han ayudado a completar
el documento?
a) Es uno de los ejemplos, pero hay una respuesta mejor.
b) Es uno de los ejemplos, pero hay una respuesta mejor.
c) Es uno de los ejemplos, pero hay una respuesta mejor.
d) Eso es. Cada uno de estos elementos incluidos en una plantilla ayuda a completar un documento basado en la
plantilla.
Crear sus propias plantillas

Una de las diferencias entre un archivo de documento y un archivo de plantilla aparece en el nombre de archivo y, más
concretamente, en la extensión del nombre de archivo (las letras que figuran detrás del punto). ¿Cuál es la extensión
para el nombre de un archivo de plantilla?
a) No es correcto. Esta extensión es para los archivos de documento.
b) Excelente respuesta. Esta es la extensión para las plantillas de Word creadas en Word 2007.
Para guardar un archivo como plantilla, se elige Guardar como en el menú debajo del botón de Microsoft Office y, a
continuación, ¿en que opción hay que hacer clic?
a) Exacto. Bravo.
b) No. Con esta opción no se guarda el documento como plantilla sino que se conserva el formato de documento.
¿Por qué se deben guardar las plantilla en la carpeta Plantillas de confianza?
a) Sí. Es una razón de peso. Pero, también indica a Microsoft Word que no tiene que deshabilitar las macros incluidas en
las plantillas cuando abre las plantillas. Por este motivo, asegúrese de que las plantillas guardadas en esta carpeta
sean de plena confianza.
b) No. La carpeta Plantillas de confianza tiene una función muy específica. Lea la anterior respuesta para obtener más
información.
Para abrir la propia plantilla y modificarla, primero se hace clic en el botón de Microsoft Office. ¿Qué se hace a
continuación?
a) No. Siga estos pasos si desea abrir un nuevo documento basado en la plantilla elegida. Hay otro método para abrir la
propia plantilla.
b) Esta respuesta es correcta. De este modo, se muestra la lista de todas las plantillas ubicadas en la carpeta y se puede
hacer clic en una plantilla para abrirla.
Pregunta adicional: ¿qué ficha de la cinta de opciones se utiliza para incluir un control Selector de fecha o Texto
enriquecido en la plantilla?
a) No. Si bien esta ficha incluye muchos otros elementos útiles, no contiene estos controles. Inténtelo de nuevo.
b) No. Si bien esta ficha contiene muchos otros elementos indispensables, no incluye estos controles. Inténtelo de nuevo.
c) Exacto. Para activar esta ficha, haga clic en el botón de Microsoft Office, haga clic en Opciones de Word y active la
casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
Control de cambios y Comentarios: conceptos básicos

Para eliminar las marcas de revisión, desactive el Control de cambios.
a) No. Parece lógico, pero una vez marcada una revisión, permanece allí hasta que se acepta o rechaza.
b) Perfecto. Acepte o rechace las marcas de revisión para eliminarlas. Y observe el mensaje que aparece al final del
documento para indicarle que no hay más marcas de revisión (ni comentarios).
¿Qué ocurre cuando se desactiva el Control de cambios?
a) Parece lógico, pero desactivar no es lo mismo que eliminar. Inténtelo de nuevo.
b) No, puede seguir viendo las marcas de revisión y los comentarios después de desactivar el Control de cambios. ¿Qué
otra respuesta le parece probable?
c) Exactamente. Todas las revisiones realizadas después de desactivar el Control de cambios no se marcarán con
marcas de tachado o subrayado ni se incluirán en globos. Pero todas las revisiones ya creadas permanecerán en el
documento hasta que las acepte o las rechace, y los comentarios permanecerán hasta que los rechace o elimine.
Para insertar un comentario, tiene que activar el Control de cambios.
a) No. No necesita el Control de cambios para insertar un comentario. El primer paso es colocar el cursor donde desea
insertar el comentario. A continuación, en la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario.
También puede insertar un comentario presionando CTRL+ALT+M.
b) Excelente. El Control de cambios no tiene que estar activado para insertar un comentario. Puede utilizar los
comentarios en cualquier momento, no sólo al trabajar con marcas de revisión. En la ficha Revisar, en el grupo
Comentarios, haga clic en Nuevo comentario. También puede insertar un comentario presionando CTRL+ALT+M.
La única manera de aceptar o rechazar el texto insertado es hacer clic en los botones Aceptar o Rechazar en el grupo
Cambios de la ficha Revisar.
a) No, hay otra opción. Inténtelo de nuevo.
b) Correcto. También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el texto insertado y, a continuación,
hacer clic en Aceptar cambio o Rechazar cambio.
Como aprendió en la práctica, puede saber cuándo se ha movido texto de un lugar a otro.
a) Perfecto. El Control de cambios permite saber que el texto se ha movido y si se ha movido arriba o abajo en el
documento.
b) No, el Control de cambios permite saber que el texto se ha movido y si se ha movido arriba o abajo en el documento.
Control de cambios y Comentarios: conceptos más avanzados
a) Excelente. Va bien encaminado. Al desactivar las casillas de verificación se ocultan temporalmente las revisiones y los
comentarios, pero no se eliminan nunca los cambios.
b) No, no va bien encaminado. Inténtelo de nuevo.
a) No, vuelva a intentarlo.
b) No, es justo lo contrario de lo que debe hacer. Inténtelo de nuevo.
c) Correcto. Al desactivar estas dos casillas de verificación, se ocultarán los comentarios y las revisiones de formato,
dejando sólo las inserciones y eliminaciones.
a) Eso debe hacerlo, pero teníamos otra cosa en mente. Inténtelo de nuevo.
b) También debe hacer eso, pero hay algo más. Vuelva a intentarlo.
c) Excelente. Antes de distribuir un documento, compruebe siempre si hay revisiones o comentarios. Como último paso,
puede utilizar el Inspector de documento.
a) Perfecto. Si abre el Panel de revisiones, éste indicará "Filtradas" en la parte superior si hay revisiones o comentarios
ocultos en el documento. O, si hace clic en Siguiente o Anterior en el grupo Cambios, aparecerá un mensaje en el que
se indica que hay cambios o comentarios ocultos en el documento.
b) Word le permite saberlo. Si abre el Panel de revisiones, éste indicará "Filtradas" en la parte superior si hay revisiones
o comentarios ocultos en el documento. O, si hace clic en Siguiente o Anterior en el grupo Cambios, aparecerá un
mensaje en el que se indica que hay cambios o comentarios ocultos en el documento.
a) No, eso nunca es cierto. Al ocultar las marcas de revisión o los comentarios no se eliminan las marcas. Si guarda y
cierra un documento con marcas ocultas, usted (u otra persona) verá esas revisiones y comentarios cuando vuelva a
abrir el documento.
b) Correcto. Al ocultar las marcas de revisión o los comentarios no se eliminan las marcas. Si guarda y cierra un
documento con marcas ocultas, usted (u otra persona) verá esas revisiones y comentarios cuando vuelva a abrir el
documento.
Tarjetas de referencia
rápida
a) Excelente. Va bien encaminado. Al desactivar las casillas de verificación se ocultan temporalmente las revisiones y los
comentarios, pero no se eliminan nunca los cambios.
b) No, no va bien encaminado. Inténtelo de nuevo.
a) No, vuelva a intentarlo.
b) No, es justo lo contrario de lo que debe hacer. Inténtelo de nuevo.
c) Correcto. Al desactivar estas dos casillas de verificación, se ocultarán los comentarios y las revisiones de formato,
dejando sólo las inserciones y eliminaciones.
a) Eso debe hacerlo, pero teníamos otra cosa en mente. Inténtelo de nuevo.
b) También debe hacer eso, pero hay algo más. Vuelva a intentarlo.
c) Excelente. Antes de distribuir un documento, compruebe siempre si hay revisiones o comentarios. Como último paso,
puede utilizar el Inspector de documento.
a) Perfecto. Si abre el Panel de revisiones, éste indicará "Filtradas" en la parte superior si hay revisiones o comentarios
ocultos en el documento. O, si hace clic en Siguiente o Anterior en el grupo Cambios, aparecerá un mensaje en el que
se indica que hay cambios o comentarios ocultos en el documento.
b) Word le permite saberlo. Si abre el Panel de revisiones, éste indicará "Filtradas" en la parte superior si hay revisiones
o comentarios ocultos en el documento. O, si hace clic en Siguiente o Anterior en el grupo Cambios, aparecerá un
mensaje en el que se indica que hay cambios o comentarios ocultos en el documento.
a) No, eso nunca es cierto. Al ocultar las marcas de revisión o los comentarios no se eliminan las marcas. Si guarda y
cierra un documento con marcas ocultas, usted (u otra persona) verá esas revisiones y comentarios cuando vuelva a
abrir el documento.
b) Correcto. Al ocultar las marcas de revisión o los comentarios no se eliminan las marcas. Si guarda y cierra un
documento con marcas ocultas, usted (u otra persona) verá esas revisiones y comentarios cuando vuelva a abrir el
documento.
Ahorrar tiempo con las plantillas

Utilizar las plantillas instaladas con Microsoft Office Word 2007
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
2. Haga clic en Plantillas instaladas.
3. Haga clic en la miniatura de la plantilla que desee utilizar. Junto a Crear nuevo, en la parte inferior
derecha de la ventana Nuevo documento, asegúrese de que esté seleccionada la opción Documento.
4. Haga clic en Crear.
Utilizar las plantillas de Microsoft Office Online

2. Debajo de Microsoft Office Online, haga clic en una categoría.
Para algunas plantillas, aparecen subcategorías al hacer clic en una categoría y hay que elegir una de esas
subcategorías.
3. Haga clic en la miniatura de la plantilla que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Descargar.
Si aparece el mensaje Ventajas de Microsoft Office original, haga clic en Continuar. El sitio Microsoft®
Office Online comprueba si su copia de Microsoft Office es original.
Para las plantillas creadas en Word 2003 o anterior Algunas de las plantillas de Office Online se
crearon en versiones anteriores de Word. Si elige una de estas plantillas, aparecerá [Modo de
compatibilidad] en la barra de título del documento basado en la plantilla. Cuando guarde el documento,
Word convertirá el formato de archivo al de un documento de Word 2007. A veces, esa conversión cambia
la apariencia del documento. Si no desea correr ese riesgo, active la casilla de verificación Mantener
compatibilidad con Word 97-2003 situada en la parte inferior de la ventana Guardar como. De este
modo, el documento conserva el formato configurado en una versión anterior de Word.
Guardar un documento como plantilla
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , elija Guardar como y, a continuación, haga clic en
Plantilla de Word.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza.
3. Windows Vista En el sistema operativo Windows Vista™, esta carpeta se denomina Plantillas.
4. Escriba en Nombre de archivo el nombre de archivo que desee asignar a la plantilla (pero, no
sobrescriba la extensión de archivo, .dotx, si se muestra).
En el cuadro Guardar como tipo debe mostrarse Plantilla de Word (o Plantilla de Word (*.dotx) si ha
configurado el sistema operativo Microsoft Windows® de modo que se muestren las extensiones de archivo).
(Puede configurar fácilmente Windows para que se muestren las extensiones de archivo siguiendo los pasos
que se describen al final de esta página.)
Importancia de las plantillas de confianza Al ubicar la plantilla en Plantillas de confianza, se indica a
Word que es seguro abrirla incluso si la plantilla contiene macros u otro tipo de código. Dado que las macros
pueden contener código malintencionado, Word está alerta a la hora de abrirse documentos con macros. Si
la configuración de seguridad de su equipo tiene el nivel recomendado, Word abrirá cualquier archivo de
plantilla, pero deshabilitará las macros que contiene. Sin embargo, en el caso de las plantillas ubicadas en la
carpeta Plantillas de confianza, Word no deshabilita las macros ya que da por supuesto que los archivos
son seguros. Por lo tanto, asegúrese de que los archivos que almacene en esta ubicación procedan de un
origen de confianza.
Otras sugerencias para guardar con formato de plantilla
Puede optar por otros tipos de archivo para guardar una plantilla. Si el archivo contiene macros, guárdelo
como una Plantilla habilitada con macros de Word (.dotm). O bien, puede guardarlo de modo que sea
compatible con las versiones anteriores de Word; para ello, guárdelo con el formato de archivo Plantilla de
Word 97-2003 (.dot).
Si desea guardar un documento existente como plantilla, hay un comando que abre una copia del
documento, por lo que no hay riesgo de realizar cambios no intencionados en el original. Para ello, haga
clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Nuevo. En la ventana Nuevo documento, haga
clic en Nuevo a partir de existente. Seleccione el archivo, haga clic en Crear nuevo y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
Buscar y utilizar la plantilla

2. Haga clic en Mis plantillas. Busque su plantilla y selecciónela.
3. En el área situada en la parte inferior derecha, debajo de Crear nuevo, la opción seleccionada es
Documento. Esta suele ser la opción deseada: un nuevo documento basado en la plantilla.
Sugerencia Si desea abrir una copia de la plantilla para adaptarla como una plantilla nueva, haga clic en
Plantilla.
4. Haga clic en Aceptar.
Modificar la plantilla
En algún momento, deseará realizar cambios en la propia plantilla. A continuación se describe cómo
hacerlo.
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. Haga clic en Plantillas de confianza, que es la primera carpeta a la izquierda.
Nota Esta carpeta se denomina Plantillas en Windows Vista.
3. Busque la plantilla, selecciónela y haga clic en Abrir. O bien, haga doble clic en el archivo seleccionado
para abrirlo.
Sugerencia También puede abrir directamente la plantilla haciendo clic en ella en la lista de archivos
usados más recientemente, que aparece en la parte derecha de la ventana al hacer clic en el botón de
Microsoft Office.
Agregar áreas de fecha y texto a una plantilla

A continuación se describen algunos elementos que se pueden agregar a una plantilla para facilitar su
uso a la hora de crear documentos basados en ella. Estos elementos no son obligatorios para que el
documento sea una plantilla; son simplemente útiles.
Agregar un comando de fecha
Este comando inserta la fecha y la hora actuales en el documento cada vez que se abre el documento.
1. Sitúe el cursor en el lugar donde desee insertar la fecha.
2. Haga clic en la ficha Insertar.
3. En el grupo Texto, haga clic en Fecha y hora.
4. Seleccione el tipo de formato que desee y haga clic en Aceptar.
Si desea cambiar el formato más adelante, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el
comando de fecha del documento y haga clic en Editar campo.
Si el documento permanece abierto durante un tiempo y desea que el área de fecha se actualice, haga clic
en ella y, a continuación, en Actualizar.
Agregar controles de fecha y de texto
Hay diversos controles disponibles en la ficha Programador de Word 2007. Es preciso seleccionar una
opción en Word para que se muestren la ficha y los controles.
Paso 1: mostrar la ficha Programador
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.
2. Se muestran las opciones más frecuentes en la parte superior de la ventana. Active la casilla de
verificación situada junto a Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Nota Si el documento se creó en una versión anterior de Word, necesitará convertirlo a un documento de
Word 2007 para poder obtener acceso a los controles de la ficha Programador. Puede:
Guardar el documento como un Documento de Word (a diferencia del antiguo formato
Documento de Word 97-2003). De este modo, obtiene una copia del documento con el nuevo
formato y una copia con el antiguo formato.
bien, convertir directamente el documento, sin que se guarde una versión con el antiguo
formato. Siga este procedimiento: haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación,
haga clic en Convertir. Aparecerá un mensaje para indicar que se va a convertir totalmente el
documento; haga clic en Aceptar.
Paso 2: agregar los controles
1. Para agregar un control de selector de fecha, en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic
en Selector de fecha.
2. Para seleccionar un formato de fecha, seleccione el control de selector de fecha en el documento y, en la

ficha Programador, haga clic en Propiedades. Haga clic en cualquiera de los ejemplos de la lista situada
debajo de Mostrar la fecha así. Haga clic en Aceptar.
3. Para agregar un control de texto enriquecido, sitúe el cursor en el lugar deseado dentro del documento. En
el grupo Controles, haga clic en Texto enriquecido.
4. Para agregar una etiqueta que identifique el control, mantenga seleccionado el control y, en el grupo
Controles, haga clic en Propiedades.
5. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, escriba texto junto a Título y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
6. Para cambiar el texto informativo ("Haga clic aquí para escribir texto"), deberá activar el modo de diseño.
Para ello, haga clic en Modo Diseño, encima de Propiedades, en el grupo Controles.
Podrá sobrescribir el texto informativo del control. Desactive el modo de diseño haciendo clic en el
correspondiente botón en la cinta de opciones.
Proteger partes de una plantilla

Puede agregar protección a controles individuales de una plantilla para ayudar a evitar que otros usuarios
eliminen o modifiquen un determinado control de contenido o grupo de controles, o bien, puede ayudar a
proteger todo el contenido de una plantilla mediante una contraseña.
Cambiar la forma en que aparece el nombre de usuario en Word

Algunas plantillas de Word están configuradas de modo que incluyan automáticamente su nombre de
usuario en un nuevo documento. Por ejemplo, se inserta automáticamente su nombre en la línea "De" de
una carta, donde debe figurar el nombre del remitente. Para crear su nombre de usuario en Word para
que las plantillas lo utilicen:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office .

2. En la parte inferior de la ventana, haga clic en Opciones de Word.
Se mostrarán las opciones Más frecuentes.
3. Cambie el nombre situado junto a Nombre de usuario y haga clic en Aceptar.
Mostrar las extensiones de archivo

Para poder ver la diferencia entre el tipo de archivo de un documento y de una plantilla, configure el
Explorador de Windows de modo que muestre las extensiones de archivo.
1. Haga clic en el botón Inicio, elija Todos los programas, elija Accesorios (o bien, haga clic en esta
opción si es necesario) y, a continuación, haga clic en Explorador de Windows. (Acceso directo: haga
clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Inicio y, a continuación, haga clic en Explorar).
En Microsoft Windows XP Professional: en el Explorador de Windows, haga clic en el menú Herramientas
y, a continuación, haga clic en Opciones de carpeta.
En Windows Vista: en el Explorador de Windows, haga clic en el botón Organizar y, a continuación, haga
clic en Opciones de carpeta y de búsqueda.
2. Haga clic en la ficha Vista.
3. Debajo de Configuración avanzada, busque Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo
conocidos y, a continuación, haga clic en la casilla de verificación para desactivarla. Haga clic en
Aceptar.
Revisar documentos con Control de cambios y Comentarios de

Word 2007
Realice revisiones en los documentos que otras personas pueden ver y agregue comentarios al
documento mediante Control de cambios y Comentarios de Microsoft® Office Word 2007.
Activar y desactivar el Control de cambios

En la ficha Revisar en la parte superior de la ventana, haga clic en la parte superior del botón Control de
cambios para activar o desactivar el Control de cambios.
Puede agregar también un indicador de Control de cambios a la barra de estado situada en la parte
inferior de la ventana. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la barra de estado. Haga
clic en Control de cambios en el menú Personalizar barra de estado. A continuación, puede hacer clic
en Control de cambios en la barra de estado para activar o desactivar el Control de cambios.
Usar el Control de cambios

Cuando el Control de cambios está activado, todo el texto o los gráficos eliminados, insertados o movidos
aparecerán como marcas de revisión hasta que desactive el Control de cambios. Tenga en cuenta que al
desactivar el Control de cambios, no se eliminan las marcas de revisión ni los comentarios.
Insertar comentarios
En la ficha Revisar, haga clic en Nuevo comentario. Escriba su comentario. Tenga en cuenta que no
necesita activar el Control de cambios para insertar un comentario.
Para responder a los comentarios de otra persona, haga clic en su comentario, haga clic en Nuevo
comentario y, a continuación, escriba su comentario. Para cambiar un comentario, haga clic dentro del
globo de comentarios y realice los cambios que desee.
Usar el menú Mostrar marcas para seleccionar revisiones o comentarios para revisar
Puede ocultar temporalmente las marcas por tipo o por revisor. Recuerde que al ocultar las marcas
desactivando los elementos del menú Mostrar marcas, no se quitan las marcas. Si guarda y cierra un
documento con marcas ocultas, esas marcas se mostrarán la próxima vez que se abra el documento.
En la ficha Revisar, haga clic en la flecha de Mostrar marcas .
Para realizar las revisiones por tipo, desactive la casilla de verificación situada junto al tipo de información
que no desea ver.
Para ocultar temporalmente las revisiones o comentarios de revisores y ver sólo los de algunos revisores,
haga clic en la flecha de Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, desactive la casilla de
verificación situada junto a Todos los revisores.
Haga clic de nuevo en la flecha de Mostrar marcas, elija Revisores y active las casillas de verificación
de los revisores cuyas marcas desea ver.
Para mostrar de nuevo todas las marcas, haga clic en Mostrar marcas y haga clic junto a cada elemento
del menú que no tenga una casilla de verificación. Para mostrar las marcas de todos los revisores, elija
Revisores y, a continuación, haga clic en Todos los revisores.
Aceptar o rechazar marcas de revisión y eliminar comentarios

Puede aceptar o rechazar las marcas de revisión y eliminar los comentarios de uno en uno o todos a la
vez.
En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en la flecha de Aceptar . En la parte inferior del
menú, tiene la opción de Aceptar todos los cambios del documento.
Si no desea aceptar el cambio, puede hacer clic en la flecha del botón Rechazar . Tiene la
opción de Rechazar todos los cambios del documento.
También puede hacer clic en la flecha del botón Aceptar y hacer clic en Aceptar y mover al siguiente.
O puede hacer clic en la flecha del botón Rechazar y hacer clic en Rechazar y mover al
siguiente.
Puede utilizar estos botones para eliminar comentarios o puede usar los botones del grupo Comentarios.
Recorra todo el documento hasta que haya quitado todas las marcas.
Buscar marcas ocultas

Puede olvidarse de que un documento contiene marcas de revisión y comentarios ocultos. Para
averiguarlo, haga clic en el botón Anterior o Siguiente del grupo Cambios en la ficha Revisar.
Si hay marcas ocultas, aparecerá un mensaje que se lo indicará. Puede hacer clic en Mostrar todo y
después aceptar o rechazar las marcas.
Otra manera de ver si hay marcas ocultas es utilizar el Panel de revisiones. En la ficha Revisar, en el
grupo Seguimiento, haga clic en Panel de revisiones . Si éste indica "(filtradas)"
en la parte superior , sabrá que el documento contiene marcas ocultas.
Puede utilizar también el Inspector de documento para buscar marcas, ocultas o no. Haga clic en el
botón de Microsoft Office , elija Preparar y, a continuación, haga clic en Inspeccionar
documento. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, haga clic en Inspeccionar. Revise los
resultados de la inspección. Si el Inspector de documento encuentra comentarios y marcas de revisión, se
le pedirá que haga clic en Quitar todo junto a Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones.
Haga clic en Volver a inspeccionar o en Cerrar.
Ver las marcas de revisión y los comentarios de otra manera

En lugar de ver las eliminaciones y comentarios en el margen del documento, puede dejar el texto
eliminado en el documento, con una línea que lo atraviese. Los comentarios se mostrarán en el Panel de
revisiones.
Haga clic en Globos en el grupo Seguimiento de la ficha Revisar y, a continuación, haga clic en
Mostrar todas las revisiones en línea.
Para escribir comentarios, coloque el cursor donde desea agregar el comentario. Haga clic en Nuevo
comentario en el grupo Comentarios. A continuación, aparece el Panel de revisiones. Escriba su
comentario en el panel.
Sugerencia Si desea ver los cambios de formato mientras trabaja, o si le gustan los comentarios al
margen, haga clic en Mostrar sólo comentarios y formato en los globos. A continuación, aparecerán
los globos, pero sólo mostrarán comentarios y cambios de formato. El texto eliminado se mostrará en el
documento con líneas de tachado.
Cambiar las opciones del Control de cambios

Para cambiar las opciones, haga clic en la flecha del botón Control de cambios del grupo Seguimiento
en la ficha Revisar. A continuación, haga clic en Cambiar opciones de seguimiento.
Cambie el ancho de los globos, desactive el control de formato, etc. Hay muchas opciones para elegir.
Bibliografía
Los contenidos de los materiales de la colección de Herramientas informáticas para personal de mandos
Office 2007 fueron tomados y adaptados del sitio de Microsoft en la dirección:
http://office.microsoft.com/es-mx/training/FX100565003082.aspx .

INEGI - Automatización de Documentos

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

INEGI - Automatización de Documentos

Cargado por

Copyright:

Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática

Acerca de este curso

Aprovechar la eficacia de las plantillas

Utilizar una portada de fax ya elaborada

Utilizar una agenda ya elaborada

Buscar plantillas instaladas

Buscar plantillas en Office Online

La fuerza especial de una plantilla

Plantillas y documentos: dos tipos de archivo diferentes

Ponga a prueba sus conocimientos

Crear sus propias plantillas

Ventajas de crear una plantilla

Preparar el contenido de una plantilla

Características de Word 2007 que se pueden agregar

Guardar un archivo como plantilla

, elija Guardar como y, a

Crear un documento basado en la plantilla

y, a continuación, haga clic en Abrir.

Ponga a prueba sus conocimientos

Acerca de este curso

Control de cambios y Comentarios: conceptos básicos

Ver las revisiones

Cómo saber lo que ha hecho cada revisor

La desactivación del Control de cambios NO elimina las marcas de revisión ni los

Ponga a prueba sus conocimientos

Control de cambios y Comentarios: conceptos más avanzados

Ocultar temporalmente los cambios

Ver un documento antes y después

Al ocultar las marcas de revisión NO se

Comprobar si hay revisiones y comentarios

1. Utilice los botones del grupo Cambios

Elegir cómo se realiza el control de

Puede ocultar las marcas para eliminar las marcas de revisión.

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

Configurar el documento principal del mensaje de correo electrónico

Reanudar una combinación de correspondencia

Conectar el documento del mensaje de correo electrónico a la lista de direcciones

1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en

2. Siga uno de estos procedimientos:

Acotar la lista de destinatarios o de elementos

2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de estos

Agregar marcadores de posición, denominados campos de combinación de correspondencia, al

NOTA Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal del

Qué ocurre al realizar la combinación

Trabajar con campos: ejemplos

Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Escribir el contenido y agregar campos

3. Agregue una de estas opciones:

Aplicar formato a los datos combinados

Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla

Haga clic en Vista previa de resultados.

Aprovechar la eficacia de las plantillas

Crear sus propias plantillas

Control de cambios y Comentarios: conceptos básicos

Ahorrar tiempo con las plantillas

Utilizar las plantillas de Microsoft Office Online

Guardar un documento como plantilla

Buscar y utilizar la plantilla

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

Agregar áreas de fecha y texto a una plantilla

Agregar un comando de fecha

Agregar controles de fecha y de texto

Paso 1: mostrar la ficha Programador

Paso 2: agregar los controles

2. Para seleccionar un formato de fecha, seleccione el control de selector de fecha en el documento y, en la

Proteger partes de una plantilla