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Introducción
En el mejor de los casos, las reuniones improductivas habilitan que las verdaderas
decisiones y la información más valiosa circulen por otros canales institucionales.
Pero, en definitiva, las cosas siguen avanzando.
Vamos a enunciar ahora algunos de los dispositivos que pueden ayudar a que las
reuniones de trabajo de la organización resulten efectivas. Pero puesto que si Ud. está
leyendo este artículo es porque probablemente siente que el “virus de la reunionitis” ya
entró en su organización, dedicaremos el próximo apartado a analizar cómo “inocular”
estos dispositivos y alterar, de alguna manera, el círculo vicioso de las reuniones
tediosas.
Esta herramienta fue diseñada por la Lic. Mariana Lomé en el marco del Proyecto SEKN/Argentina Ciclo II desarrollado por la Universidad de San
Andrés. La realización de este proyecto es posible gracias al apoyo de la Fundación AVINA. La inclusión de herramientas en el sitio
www.gestionsocial.org busca difundir instrumentos que pueden ser aplicados por organizaciones sociales. Su publicación no constituye un respaldo a
personas u organizaciones, no ilustran el manejo efectivo o inefectivo de una situación administrativa, ni deben considerarse fuentes primarias de
información.
Copyright © 2005 Universidad de San Andrés. Permitida su reproducción citando autores y fuentes.
No dejar para el final el tema más complicado o escabroso. Además del mal humor
y las resistencias que genera, los participantes ya estarán cansados y mirando el reloj
para huir... hacia su próxima reunión.
Si el grupo o comité que se reúne designa “una cabeza” o líder, tener en cuenta que
éste no necesariamente debe ser la persona con más autoridad (ya sea formal o por su
conocimiento sobre la materia a tratar), sino alguien organizado, con capacidad para
garantizar la sistematización y oportunidad del proceso de acuerdo de agenda, fecha,
hora y lugar y seguimiento de la asistencia.
o El lugar de reunión debe ser tranquilo y aislado, bien iluminado y aireado y con
la temperatura ambiente acorde a las necesidades de la época del año.
o Debe haber a mano materiales para escribir (en forma individual y para que
quede a la vista de todos).
El principal problema es que todos ya fuimos a una reunión poco efectiva. Y sabemos
que no hay garantía de que la próxima no lo sea. Lo más grave: los primeros en huir o
bajar su nivel de participación, serán quienes tienen mayores expectativas sobre la
efectividad de las reuniones, con lo que poco a poco, irán tomando más espacio
quienes no esperan ser parte de un encuentro productivo.
Por eso, para romper el círculo vicioso hay que tomar una decisión y elegir uno o dos
atributos de las reuniones efectivas y sostenerlos hasta que se hagan un hábito. El
buen resultado que generen, dará fundamento, energía y fuerza al líder y al equipo
para seguir cambiando “la tradición”. También, desde la coordinación habrá que tomar
decisiones estratégicas sobre los mensajes sutiles que harán saber a todos que la era
de las reuniones improductivas ha muerto.
Algunas sugerencias:
No pasar todo el inicio de la reunión (... ¡o la reunión entera!) hablando de los
impuntuales o ausentes... lo estamos haciendo con los que vinieron a tiempo. La
próxima vez ellos también querrán ser el centro de la atención.
Sostener las decisiones que se tomaron en las reuniones anteriores. Recordar al grupo
los acuerdos consignados en las minutas y señalar cuando alguien intenta incorporar
un elemento nuevo. No se trata de descartar aportes si son relevantes: significa señalar
que debe ser incorporado siguiendo los procesos previamente acordados. Cualquier
señal en sentido contrario (el silencio también es una forma de señal...) estará
comunicando a quienes siguen las normas y respetan los acuerdos... que esto no vale
la pena.
Si el clima y los resultados de las reuniones están cambiando (... ¡para bien!)
Asegurarnos que esta información llegue a los ausentes, en un intento de recuperarlos
para la causa y también para suministrarles información sobre la nueva actitud que se
espera de los participantes.
Autor:
Lomé, Mariana.