Normas y Procedimientos

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Código
Asociación Civil Dios
con Nosotros de Gurí NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Emisión
RIF-J404759395
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ASUNTO: Portada Página: 1/21
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA

GERENCIA GENERAL DE LA ASOCIACIÓN CIVIL
DIOS CON NOSOTROS DE GURI
POBLACIÓN DE GURI, ABRIL 2018
Realizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Elisama M., Asociación Civil Dios con
Hernández M. Nosotros de Gurí
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ASUNTO: Índice Página: 2/21
ÍNDICE
Página
Introducción………………………………………………………………………… 4
Organigrama General……………………………………………………………….. 5
Objetivos…………………………………………………………………………… 6
Unidad Implicada…………………………………………………………………… 7
Normas Generales…………………………………………………………………... 8
Funciones Generales………………………………………………………………... 9
Identificación de Procesos…………………………………………………………. 10
Requisitos para Gestión de Expediente…………………………………………….. 11
Requisitos para Gestión de Expediente - Continuación……………………….…… 12
Ingreso de Expedientes - Procedimiento a Seguir………………………………….. 13
Ingreso de Expedientes - Normas Específicas……………………………………… 14
Egreso de Expedientes - Procedimiento a Seguir…………………………………... 15
Egreso de Expedientes - Normas Específicas……………………………………… 16

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ASUNTO: Índice - Continuación Página: 3/21
ÍNDICE - CONTINUACIÓN
Página
Organización de Documentos - Procedimiento a Seguir…………………………… 17
Organización de Documentos - Normas Específicas……………………………….. 18
Conclusiones……………………………………………………………………….. 19
Glosario de Términos………………………………………………………………. 20
Glosario de Términos - Continuación……………………………………………… 21

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ASUNTO: Introducción Página: 4/21
INTRODUCCIÓN
Un manual de las normas y los procedimientos es el documento que contiene la

descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de
una unidad administrativa y de las normas que se deben regir para que los procesos se
lleven a cabo de manera eficaz y eficiente.
Por lo tanto; es importante destacar que, el siguiente es el manual de normas y

los procedimientos de la Gerencia General de la Asociación Civil Dios con Nosotros
de Guri; el cual ha sido diseñado de forma clara y precisa para coordinar, controlar y
orientar las funciones, procedimientos y normas que se deben cumplir, a fin de lograr
el buen funcionamiento del departamento; y que se permita servir como un soporte a
las diferentes personas que la constituyen. Así mismo; y de acuerdo con exigencias de
la organización, el presente manual contiene todos los elementos fundamentales que
permiten identificar cada proceso y respectiva operatividad del mismo. Y finalmente;
se debe destacar que, este manual se encuentra formalmente validado por Asociación
Civil Dios con Nosotros de Guri, y también; por el Tutor Académico.

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ASUNTO: Organigrama General Página: 5/21
ORGANIGRAMA GENERAL

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ASUNTO: Objetivos Página: 6/21
OBJETIVOS
Objetivo general
Describir las normas y los procedimientos a cumplir por parte del personal que
compone la Gerencia General de la Asociación Civil Dios con Nosotros de Guri.
Objetivos específicos
1. Identificar los procedimientos administrativos que se llevan a cabo dentro de

la Gerencia General de la Asociación Civil Dios con Nosotros de Guri.
2. Describir las normas que componen a los procedimientos administrativos de

dicha Gerencia.
3. Promover la eficiencia estratégica indispensable para las actividades propias

de la Gerencia General.

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ASUNTO: Unidad implicada Página: 7/21
UNIDAD IMPLICADA
Denominación de la unidad
Gerencia General o Pastoría; adscrito a la Asociación Civil Dios con Nosotros

de Guri; Población de Guri, Estado Bolívar.

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ASUNTO: Normas Generales Página: 8/21
NORMAS GENERALES
1. El presente manual podrá ser utilizado por el personal de la Gerencia General

de Asociación Civil Dios con Nosotros de Guri; en caso de que necesiten información
de algún proceso y/o procedimiento administrativo de los que se realizan dentro de la
organización.
2. La revisión del presente manual será de preciso cumplimiento al menos una

(1) vez al año, ya que; ciertos procedimientos señalados pudiesen cambiar debido a la
presencia de agentes externos.
3. Cualquier cambio en el orden de los pasos de los procedimientos detallados

en el presente manual pudiesen alterar el resultado de los mismos.
4. El presente manual sólo podrá ser usado dentro de la Asociación Civil Dios
con Nosotros de Guri; y específicamente en la Gerencia General o Pastoría.

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ASUNTO: Funciones Generales Página: 9/21
FUNCIONES GENERALES
El Gerente General o Pastor cumple principalmente la función de planear, de

controlar, supervisar, apoyar y coordinar todas las tareas que se realizan dentro de la
Gerencia General de la organización. Por lo tanto; se considerará un filtro de aquellos
procesos que se lleven a cabo. Así mismo; no se podría definir lo que se realiza de
manera concreta, ya que; se abarcan los procedimientos señalados dentro del presente
manual.

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ASUNTO: Identificación de Procesos Página: 10/21
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
Los principales procesos que han sido objeto de la normalización en el presente

manual de las normas y los procedimientos, se corresponden al ingreso de expediente,
egreso de expediente y, por último; organización de documentos. Al respecto; dichos
procesos se llevan a cabo con la finalidad de formalizar la petición para realización de
acto matrimonial, por parte de los solicitantes (clientes).

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ASUNTO: Requisitos para Gestión de Expediente Página: 11/21
REQUISITOS PARA GESTIÓN DE EXPEDIENTE
1. Original y copia fotostática del documento de identidad de los contrayentes.
2. Acta de nacimiento de los contrayentes.
3. Original y copia fotostática del documento de identidad de la o las personas

cuyo consentimiento fuere necesario.
4. Autorización del o los representantes legales, en caso de adolescentes, mujer

mayor de 14 años de edad y varón mayor de 16 años de edad. Cuando no exista un
acuerdo entre los representantes, procederá la autorización del Tribunal de Protección
de Niños, Niñas y Adolescentes.
5. Sentencia ejecutoriada de divorcio o de la nulidad del matrimonio, según sea

el caso; de uno o ambos contrayentes.
6. Acta de defunción del cónyuge fallecido en el caso de una segunda o ulterior

nupcias.
7. Acta de nacimiento de los hijos e hijas que serán reconocidos en el acto.

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ASUNTO: Requisitos para Gestión de Expediente - Continuación Página: 12/21
REQUISITOS PARA GESTIÓN DE EXPEDIENTE - CONTINUACIÓN
8. Original y la copia del nombramiento del Curador Ad hoc efectuado por el

Tribunal de Protección de Niños, Niñas y Adolescentes; en caso de que uno o ambos
contrayentes tenga hijos o hijas menores de edad.
9. Poder especial; en caso de que la celebración del matrimonio sea por medio
de apoderado o apoderada.
10. Declaración jurada de no tener impedimento para contraer matrimonio.
11. Acta de Esponsales debidamente firmada por los contrayentes.

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ASUNTO: Ingreso de Expedientes - Procedimiento a seguir Página: 13/21
INGRESO DE EXPEDIENTES - PROCEDIMIENTO A SEGUIR
Unidad implicada
Gerencia General o Pastoría
Procedimiento a seguir
-Se recibe el expediente de la solicitud

(previamente armado) del Departamento
de Archivos, para su aprobación.
-Se verifican los documentos que forman
parte del expediente recibido.
-Se incluye la información de expediente
en respectiva hoja matriz de correlativos
de documentos.
-Se guarda el expediente en el archivo
temporal en el orden que le corresponda,
en espera de su aprobación.

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ASUNTO: Ingreso de Expedientes - Normas Específicas Página: 14/21
INGRESO DE EXPEDIENTES - NORMAS ESPECÍFICAS
En la Gerencia General o Pastoría de la Asociación Civil Dios con Nosotros de

Guri; y en relación al ingreso de expedientes, se deben cumplir las siguientes normas
específicas:
1. Aquellos documentos que conformen un determinado expediente, los cuales

requieran de firma no deberán archivarse sin la misma.
2. Se deberá mantener los expedientes actualizados con todos los movimientos

que sean realizados.
3. Se deberá respetar el orden temporal de los documentos dentro del respectivo

expediente.

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ASUNTO: Egreso de Expedientes - Procedimiento a seguir Página: 15/21
EGRESO DE EXPEDIENTES - PROCEDIMIENTO A SEGUIR
Unidad implicada
-Se revisa el cuaderno de egresos.

-Se retira el expediente ubicado dentro
del archivo temporal (para proceder a su
aprobación).
-Se mueve el expediente desde archivo
temporal hasta el archivo de solicitudes
aprobadas.
-Se almacena expediente en la sección de
aprobados, según año correspondiente.

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ASUNTO: Egreso de Expedientes - Normas Específicas Página: 16/21
EGRESO DE EXPEDIENTES - NORMAS ESPECÍFICAS
En la Gerencia General o Pastoría de la Asociación Civil Dios con Nosotros de

Guri; y en relación al egreso de expedientes, se deben cumplir las siguientes normas
específicas:
Una vez que dicho expediente sea entregado por el Departamento de Archivos
se deberá verificar si el mismo contiene el comprobante de aprobación para solicitud
del servicio requerido.

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ASUNTO: Organización de Documentos - Procedimiento a seguir Página: 17/21
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS – PROCEDIMIENTO A SEGUIR
Unidad implicada
-Se procede a recibir los documentos, las

planillas, los movimientos, recibos, entre
otros.
-Se verifica que todos los documentos se
encuentren debidamente firmados.
-Se archiva en el expediente respectivo
que se corresponda.

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ASUNTO: Organización de Documentos - Normas Específicas Página: 18/21
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS - NORMAS ESPECÍFICAS
1. Se deberá respetar el orden de los archivos.
2. La llave del archivo deberá estar únicamente en posesión de la secretaría del

Departamento de Archivos.
3. En caso de que algún otro personal (distinto al Departamento de Archivos),

se requiera de algún expediente en específico deberá notificarlo a la secretaría de este
departamento; el cual será encargado de prestar su colaboración y facilitar respectivo
expediente. Una vez que el personal solicitante extraiga toda la información que sea
requerida deberá devolverse directamente a la persona encargada del archivo, para su
respectivo almacenamiento y resguardo.

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ASUNTO: Conclusiones Página: 19/21
CONCLUSIONES
En base a la información recolectada dentro de la Gerencia General o Pastoría

de la Asociación Civil Dios con Nosotros de Guri, ha sido posible la propuesta de la
elaboración de este sencillo manual de las normas y procedimientos; aplicable a esta
organización. Al respecto; es importante destacar que, el manual constituye una muy
valiosa herramienta de trabajo para el personal laboral (tanto actual como futuro), ya
que; en este se describe y se muestra gráficamente los procesos que se realizan, con la
finalidad de evitarse posibles errores que puedan afectar el normal desenvolvimiento
de las actividades cotidianas.

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ASUNTO: Glosario de Términos Página: 20/21
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Asociación civil: una organización privada que dispone de personería jurídica y

que no tiene afán lucrativo. Así mismo; se compone de personas físicas que trabajan
en conjunto con fin social, educativo, cultural u otro tipo.
Cliente externo: la persona que no pertenece a la empresa y solicita satisfacer

una necesidad (bien o servicio).
Cliente interno: es el elemento dentro de una empresa, que toma el resultado o

el producto de un proceso como un recurso para realizar su propio proceso.
Eficacia: capacidad de lograr efecto que se desea o se espera.
Eficiencia: capacidad de disponerse de alguien o algo para conseguir un efecto.
Excelencia: una superior calidad o bondad que hace digno de singular aprecio
y estimación algo.
Flujograma: las representaciones gráficas de una serie de las actividades de un

proceso, que facilitan detalle e identificación de diferentes fases de un procedimiento.

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ASUNTO: Glosario de Términos - Continuación Página: 21/21
GLOSARIO DE TÉRMINOS - CONTINUACIÓN
Manual: contiene lo más sustancial de un tema, y en este sentido; los manuales

son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias
de personas y organizaciones.
Organización: es una institución social, en el seno de la cual existe un sistema

de las actividades, coordinado conscientemente y posee una estructura, la cual es muy
relativamente estable en el tiempo, y se tiende hacia determinados fines y es incidida
e incide sobre el medio ambiente.
Proceso administrativo: flujo continuo e interrelacionado de las actividades de

planeación, de organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo
común: aprovechar los recursos humanos, los técnicos, materiales y de cualquier otro
tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva.
Programa: una serie ordenada de las operaciones necesarias para llevar a cabo
un proyecto.


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Egreso de Expedientes - Procedimiento a Seguir…………………………………... 15

Egreso de Expedientes - Normas Específicas……………………………………… 16

Realizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

ASUNTO: Índice - Continuación Página: 3/21

Organización de Documentos - Procedimiento a Seguir…………………………… 17

Organización de Documentos - Normas Específicas……………………………….. 18

Glosario de Términos - Continuación……………………………………………… 21

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Un manual de las normas y los procedimientos es el documento que contiene la

Por lo tanto; es importante destacar que, el siguiente es el manual de normas y

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ASUNTO: Objetivos Página: 6/21

1. Identificar los procedimientos administrativos que se llevan a cabo dentro de

2. Describir las normas que componen a los procedimientos administrativos de

3. Promover la eficiencia estratégica indispensable para las actividades propias

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ASUNTO: Unidad implicada Página: 7/21

Gerencia General o Pastoría; adscrito a la Asociación Civil Dios con Nosotros

Realizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

ASUNTO: Normas Generales Página: 8/21

1. El presente manual podrá ser utilizado por el personal de la Gerencia General

2. La revisión del presente manual será de preciso cumplimiento al menos una

3. Cualquier cambio en el orden de los pasos de los procedimientos detallados

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El Gerente General o Pastor cumple principalmente la función de planear, de

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Los principales procesos que han sido objeto de la normalización en el presente

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REQUISITOS PARA GESTIÓN DE EXPEDIENTE

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2. Acta de nacimiento de los contrayentes.

3. Original y copia fotostática del documento de identidad de la o las personas

4. Autorización del o los representantes legales, en caso de adolescentes, mujer

5. Sentencia ejecutoriada de divorcio o de la nulidad del matrimonio, según sea

6. Acta de defunción del cónyuge fallecido en el caso de una segunda o ulterior

7. Acta de nacimiento de los hijos e hijas que serán reconocidos en el acto.

Realizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

ASUNTO: Requisitos para Gestión de Expediente - Continuación Página: 12/21

REQUISITOS PARA GESTIÓN DE EXPEDIENTE - CONTINUACIÓN

8. Original y la copia del nombramiento del Curador Ad hoc efectuado por el

10. Declaración jurada de no tener impedimento para contraer matrimonio.

11. Acta de Esponsales debidamente firmada por los contrayentes.

Realizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

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INGRESO DE EXPEDIENTES - PROCEDIMIENTO A SEGUIR

Gerencia General o Pastoría

-Se recibe el expediente de la solicitud