Administración

La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación,
organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una
organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines
perseguidos por la organización.

Otras definiciones de Administración (según varios autores) son los siguientes:

 La administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos
permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se puede alcanzar propósitos
comunes que individualmente no es factible lograr.
 La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.1 (George R. Terry).
 La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y
a través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas).
 La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para
lograr sus objetivos con la máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José García Martínez).
Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común:
1. La existencia de objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración.
2. La administración se da en grupos sociales, es entre personas.
3. Debe existir el uso adecuado de recursos para lograr el fin común.
4. Requiere de la eficacia, es decir, lograr los objetivos establecidos o previstos.
5. Necesita la eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y con la máxima calidad.
6. Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de esfuerzos humanos.

La palabra «administración», se forma del prefijo «ad» («hacia») y de «ministratio». Esta última palabra viene a su vez de «minister»,
vocablo compuesto de «minus» —comparativo de inferioridad— y del sufijo «ter», que sirve como término de comparación. «Minister»
significa «subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro».3

Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que:

 Planificar: Es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización; la misión de la
organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo
esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis
DAFO). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo,
donde se desarrolla el presupuestoanual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores
sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se
acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y
permanente.

 Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de la organización
definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?; ¿cuándo se va a realizar?; mediante
el diseño de proceso de negocio, que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal;
en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

 Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del liderazgo sobre los individuos para la consecución
de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de
decisiones.

 Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los
desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel
 operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan
auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto, es aplicable a empresas privadas y
públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades;
gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los
tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Proceso Administrativo

El proceso administrativo, implementado de forma sistemática, genera resultados favorables en la gestión de empresas, dicho proceso
considera a la administración como la ejecutante de ciertas actividades llamadas funciones administrativas, Planeación, Organización,
Dirección y Control. Se considera proceso porque no se puede desarrollar la organización si no se ha establecido la planificación, no
se puede dirigir si anteriormente no se ha planificado y organizado y así sucesivamente hasta que no se podrá controlar si antes no se
planifica, organiza y dirige las actividades, tareas, operaciones y acciones.

Por lo dicho, el proceso administrativo, es imposible dividirlo, sin embargo con el propósito de estudiar, comprender y aplicar mejor la
administración, es necesario separar las funciones que comprende; aunque en la práctica, no siempre es posible separar una función
de otra. La clasificación puede hacerse entre mecánica, y dinámica administrativa.
Dentro de la Mecánica Administrativa están incluidas las siguientes funciones:
 Previsión, especifica ¿Qué puede hacerse?
 Planificación, especifica ¿Qué se va a hacer?
 Organización, especifica ¿Cómo se va a hacer?
Dentro de la Dinámica Administrativa se encuentran las siguientes funciones:
 Integración, especifica ¿Con qué se va a hacer?
 Control, especifico ¿Cómo se ha realizado?
A continuación una breve video-lección en la que se define el proceso administrativo y se explican sus fases, mecánica y dinámica, así
como sus principales características. (Educatina)
Funciones básicas del proceso administrativo
Las funciones básicas del proceso administrativo son planeación, organización, dirección/ejecución y control:
Función de planeación
La primera función del proceso administrativo es la planeación, esta función consiste en definir los objetivos, los recursos necesarios y
las actividades que se van a realizar con el fin de poder alcanzar los fines propuestos.
La planificación administrativa, es un proceso de selección de objetivos, alternativas, recursos y medios para alcanzar mayores niveles
de desarrollo de un país, institución o empresa de que se trate.
Función de organización
La segunda función del proceso administrativo es la organización, ésta es la relación que se establece entre los recursos humanos y
los recursos económicos que dispone la empresa para alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan.
Organizar, es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica capital y otros recursos) para alcanzar la producción.
En una forma mas práctica implica la implementación de una estructura de funciones, vía la determinación de las actividades
requeridas para alcanzar las metas de una empresa y de cada una de sus partes; Este agrupamiento de actividades y su asignación
respectiva a uno de los miembros de la empresa.
Función de Dirección – Ejecución
Comprende la mística de la subordinación y no de sometimiento. Los subordinados son debidamente orientados y el superior tiene
una continua responsabilidad para hacerles conocer sus diferencias y orientarles para el mejor desenvolvimiento y cumplimiento de
sus tareas, a la vez para motivarlo a trabajar con celo y confianza. Para esto el superior hará uso de sus métodos específicos, con la
tónica de liderazgo.
En otras palabras la función de ejecución, es hacer que los miembros de la organización contribuyan a alcanzar los objetivos, que el
gerente o ejecutivo desea que se logre, por que ellos quieren lograrlo; la ejecución significa realizar las actividades establecidas en el
plan, bajo la dirección de una autoridad suprema.
Función de Control
El control es la cuarta función del proceso administrativo, éste consiste en la evaluación y corrección de las actividades del que hacer
de los subordinados, para asegurarse de lo que se realiza va de acorde a los planes.
Por lo tanto sirve para medir el desempeño en relación con las metas, detecta las desviaciones negativas y plantea las correcciones
correspondientes en perspectiva de cumplir con los planes; son bastantes conocidos los instrumentos de control, tal como el
presupuesto para gastos controlables, los registros de inspección para verificar y comprobar el objetivo trazado.