Cinco claves

para optimizar
el cálculo de los costos
de la investigación
en países de ingreso
mediano y bajo
2017

ESSENCE Serie de documentos sobre buenas prácticas

Cinco claves para optimizar
el cálculo de los costos
de la investigación
en países de ingreso
mediano y bajo
2017

ESSENCE Serie de documentos sobre buenas prácticas

Acerca de ESSENCE y de este documento sobre
buenas prácticas
ESSENCE de la Investigación en Salud1 es una iniciativa de varios
organismos de financiación para optimizar la coordinación y
armonización de las inversiones en capacidad para la investigación.
Los miembros de ESSENCE adoptan los principios de la armonización
de los donantes con los alineamientos de país expresados en la
Declaración de París sobre la eficacia de la ayuda del año 2005 y
en La Agenda de Acción de Accra del 2008. De acuerdo con estos
principios, los donantes se esfuerzan para alinear y armonizar sus
actividades y procedimientos con las prioridades de los países en
los cuales trabajan.
Para alcanzar este objetivo, los miembros de ESSENCE acordaron
desarrollar y producir, en conjunto, documentos sobre buenas
prácticas que incorporen los conocimientos actuales y las mejores
prácticas en temas de investigación en salud y desarrollo. La
versión en español de este documento se basa en el segundo
documento en las series2. El objetivo de este documento es
utilizar todo el conocimiento sobre el costeo de la investigación
para crear un conjunto de buenas prácticas que pueden ayudar
a los formuladores de políticas, comisionados de evaluación,
evaluadores, investigadores universitarios y de gobierno, y otros
actores, particularmente en América Latina. A pesar de que el
grupo ESSENCE está actualmente enfocado en la salud, nosotros
esperamos que este documento tenga un alcance más amplio y
que pueda ser usado en todos los campos de investigación.
Agradecimientos
ESSENCE agradece a todas las organizaciones e individuos quienes
proveyeron los ejemplos y casos para este documento. ESSENCE
está particularmente agradecido con el Centro Internacional de
Entrenamiento e Investigaciones Médicas (CIDEIM)3 por coordinar
el proceso de traducción, adaptación y desarrollo de los ejemplos
y casos.
Agradecimiento especial a aquellos quienes revisaron el
documento en varias etapas, incluyendo a Andrés Jaramillo, Luis
Enrique Vacaflor, Nancy Saravia, Jorge Cano, Luis Gabriel Cuervo,
Luis Alejandro Salicrup, Fabio Zicker y Gabriel Carrasquilla.
Los miembros de ESSENCE son reconocidos por su participación y
apoyo al proyecto. Se agradece a los miembros del Comité Directivo
de ESSENCE por su liderazgo y dedicación.
Miembros de ESSENCE
El Banco Africano de Desarrollo (AfDB:African Development
Bank); la Asociación de Universidades de la Commonwealth (ACU:
Association of Commonwealth Universities); la Agencia Australiana
para el Desarrollo (ADA: Australian Development Agency); la
Fundación Bill & Melinda Gates (BMGF: Belinda & Melinda Gates
Foundation); la Corporación Carnegie de Nueva York; el Instituto
Canadiense de Investigación en Salud (CIHR: Canadian Institutes
of Health Research); el Centro Internacional de Investigaciones
para el Desarrollo de Canadá (IDRC); la Fundación Doris Duke
(DDCF: Doris Duke Foundation); Departamento de Ciencia y
Tecnología-Sudáfrica, Programa de cooperación sobre ensayos
clínicos entre Europa y los países en desarrollo (EDCTP: European
and Developing Countries Clinical Trials Partnership); Comisión
Europea (EC: European Commission); Fundación Mérieux; FIOCRUZ
Brasil; Irlanda - Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación;
Instituto de Salud Carlos III; Instituto Pasteur, Francia; el Consejo de
Investigación Médica del Reino Unido; la Comunidad de Desarrollo
de África Austral (SADC: Southern African Development Community);
el Consejo de Investigación Médica de Sudáfrica; el Ministerio de
Salud, Trabajo y Bienestar, Japón; la Organización Holandesa para
la Investigación Científica (NWO/WOTRO:Netherlands Organisation
for Scientific Research); la Nueva Alianza para el Desarrollo de
África (NEPAD: New Partnership Africa’s Development); la Agencia
Noruega para el Desarrollo Cooperativo la Agencia Noruega de
Cooperación para el Desarrollo (Norad: Norwegian Agency for
Development Cooperation); la Fundación Rockefeller; la Agencia
Sueca de Cooperación para el Desarrollo Internacional (Sida:
Swedish Development Co-operation Agency); la Agencia Suiza
para el Desarrollo y la Cooperación del Departamento Federal de
Asuntos Exteriores (SDC/DEZA: Swiss Agency for Development and
Cooperation Federal Department of Foreign Affairs); el Consejo
de Investigación de Noruega, la Iniciativa de Fortalecimiento
de la Capacidad en África de la Real Sociedad-DFID; Ministerio
Alemán de Desarrollo y Cooperación (BMZ/GIZ: German Ministry
of Development Co-operation); el Programa Especial de
Investigaciones y Enseñanzas sobre Enfermedades Tropicales
(TDR: The Special Programme for Research and Training in Tropical
Diseases); el Programa Especial para la Investigación, el Desarrollo
y Entrenamiento en Reproducción Humana (HRP: The Special
Programme for Research, Development and Research Training in
Human Reproduction); Fundación UBS Optimus; el Departamento
para el Desarrollo Internacional del Reino Unido (DFID: UK
Department for International Development); Colaboración en
Ciencias del Desarrollo del Reino Unido (UKCDS: UK Collaborative
on Development Sciences); el Centro Internacional Fogarty de
los Institutos Nacionales de Salud de EE.UU. (FIC /NIH); la Agencia
de EE.UU para el Desarrollo Internacional (USAID: US Agency for
International Development); el Departamento de Salud del Reino
Unido y el Wellcome Trust.
Para mayor información sobre este documento y
la iniciativa ESSENCE, por favor contacte a:
Co-presidentes de ESSENCE: Profesor Hannah Akuffo, Agencia Sueca
de Cooperación para el Desarrollo Internacional (Sida). al correo
hannah.akuffo@sida.se y a Linda Kupfer del Centro Internacional
Fogarty de los Institutos Nacionales de Salud de EE.UU al correo
kupferl@mail.nih.gov
Coordinador del Secretariado de ESSENCE: Dr. Garry Aslanyan,
Programa Especial de Investigaciones y Enseñanzas sobre
Enfermedades Tropicales, TDR, ejecutado por la Organización
Mundial de la Salud (OMS) y co-patrocinado por la UNICEF, el PNUD,
el Banco Mundial y la OMS: aslanyang@who.int
Cinco claves para optimizar
el cálculo de los costos de
investigación en países de ingreso
mediano y bajo (versión en español 2017), desarrollado por
ESSENCE en la Investigación en Salud, está autorizado por
el IDRC de Canadá bajo una licencia de Creative Commons
Atribución – No comercial – Compartir bajo la misma
licencia 3.0. Licencia Unported.
Basado en un trabajo disponible en:
http://www.who.int/tdr/publications/five_keys/en/
Para usos no comerciales y académicos exclusivamente;
esta publicación puede copiarse y redistribuirse siempre
y cuando se otorgue el crédito debido y se mencione la
referencia a ESSENCE on Health Research como fuente
original de la publicación.
Para cualquier uso comercial de esta publicación, se
requiere el permiso del IDRC. La mención de cualquier
nombre registrado en la publicación no constituye el
respaldo del producto y se da exclusivamente para
información.
1. Para mayor información sobre ESSENCE y sus miembros, por favor
visite http://www.who.int/tdr/partnerships/essence/en/
2. Cinco claves para optimizar el cálculo de los costos de investigación
en países de ingreso mediano y bajo versión 2012 disponible em:
http://www.who.int/tdr/publications/five_keys/en
3. Para mayor información sobre CIDEIM por favor visite:
http://www.cideim.org.co/cideim/
TDR/ESSENCE/17.1
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO 3

Contenido

Introducción................................................................................................................................................................................................................. 4

CLAVE 1 Definición y categorización de los costos directos e indirectos. ..................................... 8

Casos de estudio sobre la categorización de costos directos e indirectos........... 10

CLAVE 2 Determinación de las tasas de costos indirectos........................................................................... 12

Casos de estudio sobre el desarrollo de un modelo de costos totales. .................... 14

CLAVE 3 Gestión institucional de subvenciones de investigación...................................................... 17

Casos de estudio sobre la aplicación de gestión de subvenciones
de investigación..................................................................................................................................................................... 20

CLAVE 4 Desarrollo de habilidades y competencias relevantes............................................................ 22

Un caso de estudio sobre el desarrollo de habilidades ............................................................. 24

CLAVE 5 Reducción de las brechas entre financiadores e instituciones

de investigación.................................................................................................................................................................... 26
Casos de estudio sobre las relaciones entre financiadores e
instituciones de investigación............................................................................................................................... 28

El camino a seguir................................................................................................................................................................................................ 31

Un foro para el aprendizaje compartido. ................................................................................................................................. 32

Abreviaturas.............................................................................................................................................................................................................. 32
4 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
Introducción
Las instituciones de investigación en los países de
ingreso mediano y bajo (PIMB) son fundamentales
en la búsqueda de agendas de investigación que
representen los intereses de los países. Es esencial
que dichas instituciones desarrollen y sostengan
sus ámbitos de investigación para continuar con
la investigación de alta calidad. El acceso a una
financiación adecuada es primordial. Si bien el
acceso a los fondos constituye un gran reto para las
instituciones de investigación en todo el mundo,
es aún más crítica en los PIMB cuyos gobiernos a
menudo no están en condiciones de dar prioridad y
de financiar la investigación. Sin duda, gran parte de
la financiación para la investigación en salud que se
realiza en los PIMB se deriva de fuentes extranjeras1.
Existen múltiples fuentes de financiación en los
ámbitos de investigación sostenibles, como son los
gobiernos, los ayuntamientos, los financiadores y
los filántropos. En el actual contexto mundial, donde
la competencia por el acceso a un número finito de
oportunidades de financiamiento de la investigación
va en aumento, la optimización de dicho acceso
adquiere cada vez mayor importancia tanto para
los PIMB, como para los financiadores que deseen
apoyarlos.
Un aspecto ampliamente aceptado es que, en la
mayoría de los proyectos de investigación, los costos
totales incluyen tanto los costos directos como los
indirectos. Por tanto, queda claro que la capacidad
de las instituciones para determinar con precisión
los costos y recuperarlos, para luego reinvertirlos
de manera estratégica depende, en gran medida, de
la disponibilidad de las estructuras institucionales
de apoyo que cuenten con las competencias
estratégicas y operativas pertinentes. Por otra parte,
también es que la investigación relacionada con la
salud conlleva un elevado nivel de complejidad en
términos de partidas que requieren financiamiento
(incluyen desde los comités de ética y el uso, la
construcción o el equipamiento de las clínicas, hasta
la atención al paciente y los paquetes informáticos
de análisis estadístico, entre otras).
Una de las estrategias que las instituciones de
los países más ricos utilizan para garantizar la
financiación necesaria, es asegurar que la totalidad
de los costos de sus actividades de investigación sea
identificada y entendida con precisión. Lo anterior
significa que pueden evaluar en qué medida se
sufragan sus costos con los fondos que obtienen. Sin
esta información, las instituciones corren el riesgo de
subestimar los costos de investigación, de operar los
proyectos con pérdidas y de no tener capacidad para
sostener sus entornos de investigación2.
En la mayoría de los proyectos de investigación, los
costos directos rara vez constituyen un problema.
Por su parte, los costos indirectos presentan muchas
dificultades en cuanto a la forma en que se definen, al
hecho de si son adecuados para financiamiento y a la
manera como se calculan. Algunas de las razones que
explican lo anterior son que:
A menudo las instituciones dedicadas a la
investigación no calculan con precisión, o de
manera consistente, los costos indirectos.
Los financiadores tienen políticas y prácticas
diversas relacionadas con el reembolso de los
costos indirectos.
La gestión de subvenciones destinadas a la
investigación está poco desarrollada en las
instituciones de investigación, lo que da lugar
a múltiples ineficiencias y puede contribuir a
pérdidas evitables.
El diálogo entre los financiadores y las
instituciones es inadecuado.
A partir de una encuesta llevada a cabo por
miembros de ESSENCE –contestada mayormente
por organizaciones con sede en países del África
subsahariana–, se encontró que las tasas de costo
indirecto establecidas por las instituciones de
investigación en los PIMB cubrieron un intervalo
de 8% a 35%, y que el promedio fue de 15%.
Independientemente de cómo se determinan estas
tasas, resultan muy inferiores a las establecidas
por las instituciones de otras partes del mundo. Por
ejemplo, en los EE.UU. el promedio nacional asciende
a 51% de los sueldos y salarios; en Suecia correponde
al 50% de los costos directos, y en el Reino Unido
la tasa es de 60% de los sueldos y salarios. Sin
embargo cabe destacar que, entre los financiadores
que trabajan en PIMB y que participaron en la
encuesta de ESSENCE, la tasa de costo indirecto que
habitualmente cubren se ubica tan sólo entre 8% y
13%.
Cómo evolucionaron las cinco claves
La discusión en la conferencia de la Red Internacional
de Sociedades de Gestión de la Investigación
(INORMS: International Network of Research
Management Societies), celebrada en 2010, puso
en evidencia muchos de los retos relacionados con
el cálculo de los costos de investigación. Quedó
claro que los objetivos de ESSENCE colocaban a
esta iniciativa en una posición ideal para facilitar
el diálogo entre los financiadores internacionales
y las instituciones de investigación en los PIMB.
Así entonces, ESSENCE inició un estudio para
examinar las prácticas del cálculo de los costos
de investigación tanto de financiadores como
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
de receptores de financiamiento, al igual que
para establecer un canal que permitiera a estas
organizaciones establecer compromisos mutuos,
centrándose particularmente en la cuestión de los
costos indirectos.
Si bien se reconoce que el rol de los gobiernos en
el apoyo sostenible a la investigación en salud
es crucial, el estudio se enfocó a las prácticas
del cálculo de los costos de investigación de las
organizaciones financiadoras y de las instituciones
de investigación en los PIMB. Se aplicaron encuestas
tanto a los financiadores como a los receptores
de financiamiento3. Los datos resultantes se
complementaron con discusiones de seguimiento
tanto con los encuestados como con otras
personas igualmente relevantes, a través del correo
electrónico, por vía telefónica y en conversaciones
cara a cara. Además, se desarrollaron una serie de
casos de estudio y y se enviaron a los encuestados
para identificar y confirmar las buenas prácticas.
A partir de este proceso, se señalaron las principales
barreras para calcular efectivamente los costos de
investigación y se desarrollaron las cinco claves, con
el objeto de ayudar a salvar esas barreras. Aunque
la gran mayoría de las respuestas (94%) provino de
instituciones ubicadas en el África subsahariana, se
espera que las cinco claves sean transferibles a otras
regiones que se enfrentan a problemas similares, y
que se fomente la realimentación en este sentido.
El estudio dio lugar a la publicación de dos
documentos que, si bien están vinculados entre sí,
tienen diferentes propósitos. El primero, titulado
Research Costing Practices: Bridging the Gap in the
Funding of Health Research in Low– and Middle-
Income Countries, aporta más información sobre
los antecedentes del estudio llevado a cabo por
ESSENCE, además de que ofrece estudios y ejemplos
de casos adicionales. El documento está disponible
en línea en: http://www.who.int/tdr/partnerships/
essence/en. El segundo documento es el que usted
está leyendo. Está diseñado como un recurso
conciso y práctico destinado a las instituciones de
investigación, a los administradores de investigación
y a las organizaciones financiadoras. Esperamos
que le resulte de utilidad y agradeceremos sus
comentarios sobre los temas tratados. Con el objeto
de fomentar el diálogo y el aprendizaje compartido,
se ha creado un foro para el aprendizaje compartido
con un repositorio de casos de estudio y experiencias
de aprendizaje. Si usted está interesado en compartir
sus comentarios, publicar algún caso de estudio o
bien cualquier otra información a este respecto, por
5
favor diríjase a la siguiente dirección electrónica:
http://www.who.int/tdr/partnerships/essence/en.
Utilización de las claves
En las siguientes páginas se hace una descripción
más detallada de las claves. El propósito es
ofrecer a las instituciones de investigación y a los
financiadores indicaciones y orientación sobre los
procesos genéricos que intervienen en el cálculo,
la gestión y la recuperación de los costos de
investigación.
Sin embargo, el objetivo no busca imponer un
proceso específico en cualquier tipo de organización,
sino más bien establecer lo que hoy en día se ha
aceptado como principios de buenas prácticas, con
la intención de crear oportunidades para que las
organizaciones financiadoras y las instituciones
de investigación entablen un diálogo sobre estos
temas, aprendan de las experiencias mutuas y
empiecen a salvar las brechas que existen entre ellas.
Junto a la descripción de cada clave, se presentan
casos de estudio breves que reflejan algunas de las
experiencias de las organizaciones que actualmente
lidian con estos problemas en la práctica.
1. Véase COHRED Health Research Web. Financing and partnership.
Disponible en: https://healthresearchweb.org/en/finance_for_
research_for_health.
2. Vale la pena destacar que, en los países donde las instituciones han
implementado modelos de costeo total (o que están en proceso
de hacerlo), siempre ha existido una razón fundamental. Así por
ejemplo, la Comisión Europea, a través del programa FP7, fue
uno de los factores clave que motivaron a todas las instituciones
europeas a avanzar hacia el costeo total. (Véase European
Commission Directorate-General for Research. (2009). Diversified
Funding Streams for University-Based Research: Impact of External
Project-Based Research Funding on Financial Management in
Universities. Luxembourg: Office for Official Publications of
the European Communities. Disponible en: http://ec.europa.eu/
invest-in-research/pdf/download_en/external_funding_final_report.
pdf. Véase también Estermann, T. and Bennetot Pruvot, E. (2011).
Financially Sustainable Universities II – European Universities
Diversifying Income Streams. Brussels: European University
Association. Disponible en: http://www.eua.be/Libraries/
publications-homepage-list/Financially_Sustainable_Universities_
II_-_European_universities_diversifying_income_streams.
pdf?sfvrsn=2).
3. Las copias de los cuestionarios del estudio están disponibles en:
http://www.magnetmail.net/forms/display_form.cfm?uid=AG
HF&fid=28427&rtype=nonmm y en http://www.surveymonkey.
com/s.aspx?sm=2RUAIqAkTNIR9_2blipblsJw_3d_3d. Un total de 15
organizaciones de financiación respondieron, y se recibieron 128
respuestas de personas pertenecientes a 96 instituciones de 47
países. De éstas, 54% trabajaban en alguna universidad, y 35% en
instituciones de investigación. El restante 11% de las respuestas
provino de departamentos gubernamentales, comités nacionales
de ética y asociaciones profesionales.
6 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
Las cinco claves
En un intento por ayudar a las instituciones de
investigación y a los financiadores a abordar estas
cuestiones, tanto al interior de sus organizaciones
como en diálogo con otras, se desarrollaron las
siguientes cinco claves para el cálculo del costo de
investigación.
Clave 1: Definición y
categorización de los costos
directos e indirectos
Las definiciones y las categorías de los costos son la
base del cálculo del costo de investigación, aunque
varían tanto al interior como entre las instituciones
de investigación y financiación. Esta clave ofrece lo
que parecen ser definiciones y prácticas ampliamente
aceptadas, mientras que los casos de estudio que
la acompañan revelan algunos de los factores que
pueden influir en el proceso de categorización.
Clave 2: Determinación
de las tasas de costos
indirectos
Muchas instituciones de los PIMB basan sus tasas de
costos indirectos en estimaciones, o simplemente
utilizan las tasas fijadas por los financiadores, en
lugar de calcular los costos precisos o de negociar
las tasas apropiadas con los financiadores. A
este respecto, se ofrecen diversas orientaciones
y enfoques como parte de esta clave para la
determinación de tasas de costos indirectos.
Clave 3: Gestión institucional
de subvenciones externas de
investigación
Los sistemas de gestión de investigación y recursos
humanos están menos establecidos en los PIMB que
en los países más ricos. Esta clave destaca el papel de
la gestión de las subvenciones en las instituciones, y
proporciona orientación para el establecimiento de
las estructuras y los sistemas pertinentes.
Clave 4: Desarrollo de
habilidades y competencias
relevantes
Tanto la gestión estratégica como la operativa son
cruciales si las instituciones están dispuestas a
desarrollar y mantener entornos de investigación
competitivos, capaces de responder a la creciente
complejidad del mundo de la investigación.
Esta clave se centra en las funciones que las
instituciones deben llevar a cabo con el fin de
gestionar eficientemente las subvenciones para la
investigación. Asimismo, se enfoca en las habilidades
relacionadas con la administración de investigación
que tienen que fortalecer.
Clave 5: Reducción de las
brechas entre financiadores e
instituciones de investigación
Por un lado, las políticas y prácticas entre los
financiadores o, en algunos casos, incluso al interior
de las organizaciones de financiamiento, difieren
enormemente en lo que respecta a la financiación
de los costos indirectos de investigación. Por el
otro lado, las necesidades de las instituciones de
investigación con sede en PIMB son muy específicas y
podrían beneficiarse de manera significativa si fueran
más exitosas en cuanto a la recuperación de los
costos indirectos relacionados con los proyectos de
investigación. La Clave 5 pone de manifiesto ciertas
demandas y preocupaciones institucionales, así como
parte de los desafíos que enfrentan los financiadores
en la adjudicación de fondos a instituciones en los
PIMB. Los casos de estudio reflejan la diversidad de
experiencias relacionadas con el tema.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO 7

Los siguientes pasos

Las cinco claves poseen el potencial para desempeñar
un sólido rol de catalizador en:
Fomentar la concientización acerca de la
importancia de contabilizar de manera precisa los
costos indirectos.
Orientar a las instituciones de investigación y
financiación hacia un costeo más preciso.
Mejorar los sistemas de gestión y rendición de
cuentas.
La capacidad de las instituciones para determinar
los costos de investigación con mayor precisión
tiene mucho que ver con aspectos técnicos de la
contabilidad, pero la generación de capacidades
debe centrarse en el desarrollo tanto de las
habilidades estratégicas (la comprensión de la
dimensión de los costos indirectos reales y el
valor de la recuperación de estos costos), como
de las herramientas operativas para la gestión
de subvenciones. La falta de compromiso con
este problema puede afectar la percepción de los
financiadores con respecto a las instituciones de
investigación.

Para los financiadores la necesidad de armonizar

sus políticas y prácticas de reembolso de las tasas
indirectas es importante, al igual que el proceso de
aplicación de subvenciones en general, donde la
estandarización de las plantillas, los procedimientos
de reporte y los requisitos financieros podrían
disminuir sustancialmente la demanda en los
administradores institucionales. Además, sin el
compromiso por parte de los financiadores para
apoyar los costos indirectos que están debidamente
calculados y justificados, el cálculo preciso de
costos en la investigación será un ejercicio costoso,
laborioso y, en última instancia, inútil para las
instituciones de investigación.

En última instancia el punto de interés sigue

siendo la optimización de la coordinación y el
impacto de la investigación. Existe la necesidad
de un diálogo permanente entre las instituciones y
los financiadores para aclarar cuestiones relativas
al cálculo de los costos en la investigación y para
trabajar a fin de lograr un entendimiento común
acerca de las distintas maneras de salvar las barreras
involucradas. Esperamos que el tema también se
incluya con frecuencia en las agendas de reuniones
internas y entre financiadores e instituciones de
investigación.
8 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

CLAVE 1 Definición y categorización

de los costos directos e indirectos

Esta guía aborda, en particular, la cuestión de los costos indirectos, a diferencia de los costos directos, y
pretende ayudar al lector en la definición, comprensión y preparación de estos costos para el máximo beneficio
de la institución y del proyecto. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que para la elaboración de presupuestos y
administración financiera de los proyectos de investigación, cada financiador puede tener requisitos distintos,
incluso dentro de sus propios programas y su gama de proyectos. Términos tales como costos variables y fijos,
gastos de capital y capital de inversión, constituyen otras áreas de atención por parte de los planificadores de
programas y proyectos de investigación.
El punto de partida es que las organizaciones identifiquen y lleguen a un consenso con respecto a la amplia
categorización de los costos directos e indirectos. Por un lado, esto permitirá a las instituciones de investigación
costear sus actividades de investigación con mayor precisión, mientras que por otro lado ayudará a los
financiadores a armonizar sus prácticas y esfuerzos.

Definiciones El costeo económico completo (también conocido

como el costeo total), es la metodología contable
Las siguientes definiciones parecen ser las más para identificar y calcular los costos totales (directos
ampliamente aceptadas y viables, y proporcionan e indirectos) incurridos en la realización de un
un punto de partida útil para la discusión al interior proyecto o actividad.
y entre las organizaciones de investigación y los
financiadores. Una tasa de costo indirecto es el porcentaje de los
costos indirectos de la institución en relación con sus
Los costos directos son partidas de gasto que costos directos. En las organizaciones a menudo se
pueden ser identificadas con un proyecto o actividad utiliza la tasa de costos indirectos como un método
específica. para asignar el costo que cada proyecto/programa
debe asumir de los costos indirectos totales de la
Los costos indirectos, gastos generales o costos de organización.
las instalaciones y administración, son términos
que suelen usarse indistintamente. Se refieren a los
costos relacionados con varios objetivos o proyectos,
y que no pueden ser fácilmente identificados
como si hubiera incurrido en ellos únicamente
como resultado de un solo proyecto o actividad en
particular.

Ejemplos de costos directos

Costos de personal
Beneficios adicionales
Equipamiento
Materiales y suministros
Viajes
Los sueldos de los investigadores, técnicos, visitadores de salud, médicos,
enfermeras, estudiantes de pregrado y posgrado. La cifra puede determinarse
empleando la tasa de salario actual, pero los proyectos plurianuales deben
permitir un porcentaje de incremento salarial (por ejemplo, 3% por año).
Pueden incluir una indemnización por lesiones o enfermedades
profesionales, seguros de desempleo, jubilación, vida, dental y de salud,
así como el reembolso de la matrícula. En el caso de las subvenciones, se
suelen estimar estos beneficios como un porcentaje promedio de los sueldos
y salarios. Las tasas institucionales utilizadas para calcular los beneficios
complementarios pueden cambiar cada año. Los proyectos plurianuales
tendrán que hacer una provisión para bonos y aumentos inflacionarios (por
ejemplo, 1% por año).
El costo para adquirir un equipo necesario para llevar a cabo un proyecto.
Lo anterior puede incluir actualizaciones de equipos ya existentes,
computadoras e impresoras, así como software relacionado con el proyecto.
Todos los materiales necesarios para un proyecto específico (por ejemplo:
reactivos, componentes electrónicos, consumibles).
Transporte de pacientes y consultores (puede incluir costos de transporte, de
inscripción a conferencias, gastos de alojamiento, viáticos, etcétera).
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO 9

Ejemplos de costos directos

Comunicaciones Telecomunicaciones y gastos de envío relacionados con el proyecto.
Subcontratistas y consultores Los costos de los servicios subcontratados a organizaciones o consultores
externos.
Instalaciones Nuevas instalaciones adquiridas para un proyecto específico, como una
clínica de campo, un laboratorio, etcétera.
Reformas y renovaciones Cuando el espacio tiene que ser modificado o renovado para un proyecto/
actividad específica.
Otros costos Impresiones y otros costos de publicación; protección de la propiedad
intelectual. Costos de atención al paciente, incluyendo seguros de
responsabilidad civil en los ensayos clínicos y el monitoreo clínico. Animales
y gastos para el cuidado de animales. Costos de actividades (tales como los
costos de laboratorio y tarifas, incentivos para los participantes, manejo de
datos y análisis estadístico, tarifas de dispensación, cargos hospitalarios). Los
materiales de referencia, incluyendo libros y suscripciones a publicaciones de
investigación. Capacitación o desarrollo profesional. Auditorías requeridas
por los financiadores.

Ejemplos de costos indirectos

Edificios y equipamiento La depreciación, el mantenimiento y la operación de edificios y equipo
pesado. Gastos de funcionamiento del espacio construido que pueden incluir
elementos tales como calefacción, refrigeración, electricidad, agua, limpieza,
jardinería y seguros.
Administración Puede incluir servicios de adquisiciones, contabilidad general, contabilidad
de subvenciones, gestión financiera, auditorías internas, gestión de la
investigación, los servicios de apoyo, gestión de la propiedad intelectual,
los servicios de información y comunicación, servicios legales, servicios
de recursos humanos, servicios de biblioteca, servicios de registro de los
estudiantes y de apoyo secretarial.
Otros Los honorarios de auditoría, servicios de seguridad, seguros de
responsabilidad civil, aseguramiento de calidad, mercadeo y construcción de
marca.

Una vez que se ha categorizado los costos como

pertenecientes al mismo tipo y que se producen
Recursos recomendados
en circunstancias similares, deben asignarse
consistentemente de la misma manera. Asimismo es
Oficina de Administración de Investigación
útil tener en cuenta que algunos financiadores están
de la Universidad de Stanford (n.d.). ABCs
dispuestos a financiar ciertos costos indirectos, pero
of Federal Cost Principles (incluye un video
también a excluir otros.
taller en línea y diversos recursos publicados).
Disponible en: http://ora.stanford.edu/how2/
ncura/ncura0311.html/

Oficina de Programas Patrocinados, Virginia

Tech (n.d.). Understanding Direct & Indirect
costs. Disponible en: http://osp.vt.edu/
resources/rates.html
10 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Categorización de los costos directos e indirectos

Los ejemplos de
una institución de
investigación en salud,
Universidad de los Andes, Colombia
dos universidades
privadas y un La Universidad de los Andes es una institución privada, con acreditación de alta calidad,
financiador, resaltan ubicada en la ciudad de Bogotá, Colombia. La investigación que se lleva a cabo allí
las similitudes y está financiada tanto con recursos propios, como por entidades externas tales como
variaciones en la COLCIENCIAS; la Fundación para la Promoción de la Investigación y la Tecnología; el Banco
forma como diferentes Interamericano de Desarrollo, la Fundación Ford, Open Society Fundation entre otras.
organizaciones definen y
categorizan sus costos. El Centro de Servicios Compartidos – CSC - de la Universidad presta un servicio de apoyo
para la gestión administrativa de los proyectos ejecutados a todas las Facultades y
Centros de la institución, que tiene en cuenta las siguientes definiciones para la ejecución
de los mismos.
Los costos directos hacen referencia a los recursos que se requieren durante la ejecución
de un proyecto y que son de destinación exclusiva del proyecto.
En cuanto a costos indirectos, el Comité Directivo de la Universidad de los Andes ha
establecido una tasa del 33% para cubrir los gastos administrativos en los que incurren
los convenios, contratos de investigación, consultoría o prestación de servicios técnicos
profesionales.
El porcentaje del 33% se calcula sobre los ingresos recibidos y registrados en el sistema
financiero y administrativo de la Universidad de los Andes por concepto de los convenios,
contratos de investigación, consultoría o prestación de servicios técnicos profesionales
La contribución con gastos generales equivale a lo que las firmas consultoras en la
gestión de proyectos denominan gastos indirectos. Los que en la Universidad de los Andes
corresponden a los servicios que brinda la administración central para garantizar el cabal
cumplimiento de las responsabilidades adquiridas por la institución cuando celebra
convenios, contratos de investigación, consultoría o prestación de servicios técnicos
profesionales.
En la Universidad de los Andes esta contribución con los gastos generales no se discrimina
en cuanto a porcentajes y costos por ser un valor global, expresado en el porcentaje que
representan los gastos administrativos.
A disposición de los proyectos que se ejecutan se aportan entre otros los siguientes
recursos:
1. Dirección Jurídica.
2. Dirección de Gestión Humana.
3. Utilización de hardware y software para la gestión del proyecto. Datacenter propio para
la administración de todos los sistemas que apoyan la gestión administrativa de la
Universidad y cuenta con un robusto sistema financiero y administrativo (SAP) para la
administración de los ingresos y egresos del proyecto.
4. Acceso a los desarrollos en SAP, BPC y SAP 80 para la gestión y seguimiento presupuestal
y financiero de los proyectos.
5. Dirección Financiera.
6. Hardware y software especializado para la ejecución del proyecto. Software ofimático
de Microsoft licenciado a la Universidad, software de alto procesamiento como: ArcGIS,
para Información geoespacial, y SPSS y STATA para análisis cuantitativo y estadístico.
7. Dirección de Servicios de Tecnología e información.
8. Gerencia del Campus.
9. Utilización del Sistema de bibliotecas, bases de datos como de colección de libros y
revistas.
Con lo anterior se evidencia la cantidad y calidad de los recursos que la Universidad de
los Andes despliega para la ejecución de sus proyectos.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
Pontificia Universidad
Católica del Ecuador-PUCE
La Pontificia Universidad Católica del
Ecuador (PUCE) es una universidad
privada con enfoque investigativo,
cuya sede principal está ubicada
en la ciudad de Quito, Ecuador. En
su mayoría, la investigación está
financiada por fondos propios pero
también cuenta con financiamineto
de varias instituciones nacionales
y extranjeras como: la Universidad
de Ohio; la Secretaría de Educación
Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación; el Instituo de Medicina
Tropical de Amberes; la Universidad
de Yale; el Instituto Smithsoniano
de Investigaciónes Tropicales (STRI
Smithonian Tropical Research
Institute); la Universidad de Illinois;
el National Institutes of Health, la
Organización Mundial de la Salud
(OMS), entre otras.
Los investigadores, en colaboración
con la Universidad, determinan los
costos directos de cada proyecto,
entre los que se encuentran:
Recursos humanos directamente
involucrados en la investigación.
Adquisición de insumos.
Viajes y transporte a las zonas de
investigación.
Adquisición de equipos (en caso
de requerirse).
11
Financiador
El Centro Internacional de
Investigaciones para el Desarrollo de
Canadá (IDRC), apoya la investigación
aplicada en países en vía de desarrollo,
enfocada a reducir la pobreza y a crear
un acceso equitativo a los recursos y
los servicios. Su objetivo es promover el
crecimiento y el desarrollo mediante la
financiación de la investigación.
El IDRC identifica los costos indirectos
como los costos administrativos que no
están directamente relacionados con
un proyecto de investigación, si bien
sólo se cubren los siguientes rubros:
Salarios y beneficios para el
personal de apoyo y administración
del proyecto, como secretarias,
oficinistas, contadores, etcétera.
Papelería y otros suministros de
oficina.
Telecomunicaciones (a menos que el
proyecto en sí justifique una partida
presupuestaria para tal fin).
Equipos de cómputo utilizados para
la administración o la contabilidad
de los desembolsos de las
subvenciones.
Cualquier otro gasto general no está
sujeto a financiación a través de las
subvenciones del IDRC. Sin embargo,
las instituciones de investigación que
tienen una política de recuperación
de costos indirectos a través de la
aplicación de un impuesto como
porcentaje del total de los costos
pueden aplicarlo, siempre que el IDRC
o sus auditores estén de acuerdo en
que el monto es justo y razonable, y
que la tasa no rebase 13% del total de la
subvención (excluyendo los equipos y
los rubros mencionados anteriormente
como costos indirectos permisibles).
12 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Eje de Salud Pública, Fundación

Santa Fe de Bogotá, Colombia

La Fundación Santa Fe de Bogotá (FSFB),

ubicada en Bogotá, Colombia, es una entidad
privada de carácter social, que trabaja para
liderar e influir positivamente en el sector de
salud, así como para contribuir al bienestar
de los individuos y las comunidades. La fusión
del Centro de Estudios e Investigación en
Salud (CEIS) y la Unidad de Salud Comunitaria,
permitió la creación del Eje de Salud Pública.
Este eje recibe financiación de diferentes
entidades públicas y privadas, como por
ejemplo: la Organización Panamericana de
la Salud (OPS); el Programa de las Naciones
Unidas para la Infancia (UNICEF); los Institutos
Nacionales de Salud de los Estados Unidos
(NIH); el Departamento Administrativo de
Ciencia, Tecnología e Innovación, Colombia-
COLCIENCIAS; el Ministerio de Salud y
Protección Social; la Fundación Éxito, Sanofi
Pasteur y Baxter, entre otras.
La categorización de los costos totales por
parte del Eje de Salud Pública es la siguiente:
Costos directos: son todos los costos
asociados con el desarrollo directo del
proyecto y los recursos humanos del Eje de
Salud Pública involucrados en el mismo, de
acuerdo con su porcentaje de dedicación, por
ejemplo:
Recursos humanos.
Materiales.
Equipos.
Viajes.
Servicios técnicos.
Comunicaciones y publicaciones.
Costos indirectos:
Unidad Administrativa.
Overhead institucional para la Fundación:
costo de la participación del Eje de Salud
Pública en el proyecto. Este ingreso se
reinvierte en el Eje para cubrir, por ejemplo,
el costo del tiempo que los investigadores
destinan a la elaboración de propuestas.
Impuestos.
Imprevistos.
Otros costos indirectos establecidos
con base en el costo para la FSFB de la
participación del Eje de Salud Pública en los
proyectos.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
CLAVE 2 Determinación de las tasas
de costos indirectos
Indicadores
No existe un enfoque uniforme para determinar
los costos indirectos relacionados con la
investigación, así como tampoco un modelo que
sea adecuado a cualquier situación. Es necesario
considerar los detalles de cada institución y el
objetivo debe consistir en determinar los costos
de la manera más precisa posible.
De manera ideal, los costos indirectos siempre
deben poder identificarse en los estados
financieros de la institución con sus diferentes
centros de costos, y la determinación de los
costos debe estar basada en estados financieros
auditados.
Las instituciones de investigación en los EE.UU,
Europa y Australia que han implementado
modelos de costeo completo, han encontrado
que la coordinación en el desarrollo de enfoques
y metodologías de costeo (con el gobierno y
en colaboración con asociaciones y redes de
investigación nacionales o regionales, por
ejemplo) produce resultados más rápidos, es más
costo efectiva, proporciona oportunidades para la
evaluación comparativa, y tiene mayor influencia,
en comparación con lo que sucede cuando las
instituciones intentan derivar las tasas de costos
de manera aislada.
Cuando se ha convenido en utilizar una
metodología, es un requisito fundamental
contar con los sistemas contables adecuados
para calcular y aplicar con precisión las tasas de
costos indirectos. En la medida de lo posible, la
metodología seleccionada debe ser compatible
con los sistemas contables y de información
con que cuenta la institución. En la práctica, los
métodos contables que emplean las instituciones
de investigación también pueden tener un
impacto en la forma como se aplican las tasas de
costos indirectos. Por un lado, donde los sistemas
de contabilidad permiten el uso de la denominada
metodología analítica, las instituciones de
investigación deben ser capaces de llevar a cabo
asignaciones detalladas de los costos hasta el
nivel de, por ejemplo, cada departamento, centro
de costo o individuo miembro del equipo. Por el
otro lado, cuando los sistemas de contabilidad
permiten a las instituciones determinar los
costos indirectos únicamente a nivel de entidad,
es necesario establecer una tasa institucional
general.
13
Las tasas de costos indirectos deben determinarse
periódicamente para garantizar que el cálculo de
los costos de la institución continúe siendo lo más
preciso posible.
Las tasas para la investigación que se lleva a
cabo fuera de las instalaciones deben calcularse
por separado, dado que los niveles de apoyo
administrativo tienden a ser diferentes para los
proyectos de investigación realizados en el sitio
y fuera del mismo (es decir, en las instalaciones
que no son propiedad de la institución o que son
alquiladas). En general, las tasas de costos fuera
de las instalaciones son entre 20% y 30% más bajas
a la tasa interna. 
Enfoques para la determinación de las
tasas indirectas
Los costos indirectos tienden a ser expresados
como un porcentaje de los costos directos de alguna
de las siguientes cuatro maneras, es decir, como
una proporción de: costos directos totales; costos
directos totales modificados (MTDC: modified total
direct costs), es decir, un conjunto específico de
los costos; costos de remuneración únicamente,
y separando los costos de las instalaciones de los
costos indirectos.
Utilización de los costos totales directos
Divida los costos indirectos entre los costos
directos totales para determinar la tasa de costos
indirectos.
Aplique la tasa de costos indirectos a los costos
totales directos en un proyecto de investigación.
Utilización de los costos directos totales
modificados como base de los costos
directos
Determine los costos indirectos.
Determine los costos directos totales.
Determine los costos específicos que deben
tenerse en cuenta (a menudo esto significa excluir
del total de los costos directos las inversiones de
capital en equipos, los gastos de atención a los
pacientes, los costos de alquiler de instalaciones
fuera del sitio, las becas y pasantías, más una
parte de los subcontratos sobre un cierto valor).
Establezca la tasa de costo indirecto dividiendo
los costos indirectos entre los costos directos
modificados.
14 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Utilización de la remuneración
exclusivamente como la base de costos Recursos recomendados
directos
Determine el total de los salarios y sueldos de Flood, H. and Phelps, R. (2003). Understanding
todo el personal, ya sea de trabajo directo o Indirect Costs: They may be hard to figure
indirecto en el proyecto (también considere and even harder to recover but they should
la posibilidad de incluir o excluir beneficios never be overlooked. Los Angeles, CA:
complementarios). Grantsmanship Center. Disponible en:
Determine los costos indirectos. https://www.tgci.com/sites/default/files/pdf/
Understanding%20Indirect%20Costs_1.pdf
Determine la base de la remuneración (restando la
remuneración incluida en los costos indirectos de
Euresearch Zurich. (n.d.). Cost Model:
los costos totales de remuneración).
Simplified Method. Disponible en: https://
Establezca la tasa de costo indirecto dividiendo www.euresearch.ch/en/
los costos indirectos entre la base de la
remuneración, y aplíquela a los sueldos y salarios Harvard University. (2008). Figure It Out:
de un proyecto de investigación. How to Calculate Indirect Costs. Disponible
en: http://www.fas.harvard.edu/~research/
training/documents/FIO%20documents/
Exclusión de los costos de instalaciones de FIGURE%20IT%20OUT%20How%20to%20
los costos indirectos Calculate%20Indirect%20Costs.pdf
En ciertas situaciones, las instituciones prefieren
excluir los costos de las instalaciones (tales como
el mantenimiento de los edificios, la adquisición
de publicaciones para la biblioteca, y el costo de
los servicios municipales tales como la luz y el
agua), de la tasa de costos indirectos. En este caso,
los costos de las instalaciones pueden separarse
de otros costos indirectos. Luego entonces, debe
determinarse el costo por metro cuadrado para el uso
de las instalaciones. Esta opción es especialmente
útil cuando los ensayos clínicos se llevan a cabo por
fuera de las instalaciones, ya que permiten excluir los
costos de las instalaciones. En los ensayos clínicos
donde se utilizan instalaciones tanto institucionales
como externas, se puede aplicar la tasa de costo
indirecto a la base apropiada y los costos de las
instalaciones se pueden asignar por separado.

Una vez calculada, la tasa de costo indirecto se

utiliza para distribuir los costos indirectos entre
los programas y proyectos de investigación. En
muchos casos, las instituciones identifican un factor
generador de costo para asignar los costos indirectos
a los diferentes proyectos y actividades. Los factores
generadores de costos pueden basarse en el personal
como porcentaje de los gastos de personal, una tasa
fija por hora, o una cantidad por metro cuadrado de
espacio ocupado.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO 15

Casos de estudio sobre el desarrollo

de un modelo de costos totales

Los ejemplos de
dos centros de
investigación y Centro Internacional de Entrenamiento e Investigaciones
una universidad Médicas - CIDEIM, Colombia
muestran distintas
maneras en las que El Centro Internacional de Entrenamiento e Investigaciones Médicas (CIDEIM), es una
estas instituciones entidad sin ánimo de lucro ubicada en Cali, Colombia; su objetivo es mejorar la calidad
calculan la tasa de de vida de las poblaciones más vulnerables, mediante la disminución del impacto de
costos indirectos. las enfermedades infecciosas en estas comunidades. Sus principales financiadores
son: COLCIENCIAS; el Fogarty Internacional Center y el National Institute of Allergy and
Infectious Diseases (NIAD) de los Institutos Nacionales de Salud de Estados Unidos (NIH),
y el Programa de Investigaciones sobre Enfermedades Tropicales de la Organización
Mundial de la Salud (TDR/OMS), entre otras instancias.

La tasa institucional de costos indirectos del CIDEIM oscila entre 30% y 36%. La variación
depende del cambio en los ingresos de la institución y se calcula de la siguiente manera:

Costos indirectos totales del año anterior

________________________________________ 100 =Tasa institucional de costos indirectos
*
Ingresos totales del año anterior

Mediante este método, el CIDEIM obtiene una aproximación del monto de los costos
indirectos por cada peso que ingresa a la institución, así como un estimado de los gastos
por año.

Debido a que los costos indirectos reconocidos por los financiadores son inferiores a
la tasa institucional de 36%, (8% para el caso del COLCIENCIAS y de los NIH), el CIDEIM
recupera estos costos de dos maneras:
1. Si en la subvención aprobada no se especifica otra cosa, los costos recuperados se
destinan directamente a la remuneración del personal administrativo.
2. En caso de que el destino de los costos esté especificado en la propuesta aprobada,
éstos deberán cubrir los rubros establecidos.

Pontificia Universidad
Católica de Ecuador-PUCE

La Pontificia Universidad Católica de

Ecuador (PUCE) establece los gastos
indirectos como un porcentaje del
ingreso de cada proyecto. Aunque
la Universidad carece de una
metodología propia para el cálculo
de la tasa institucional, sí tiene
establecido que sea el 15% del total
de los costos directos del proyecto.
Algunos financiadores tienen una tasa
establecida que se calcula usando
los costos directos y que difiere a la
definida por la PUCE.
16 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Centro de Estudios en Protección Social y Economía de

la Salud- PROESA, Colombia

El Centro de Estudios en Protección Social y Economía de la Salud (PROESA), es una

institución de investigación de la Universidad ICESI, apoyada por la Fundación Clínica
Valle del Lili, ambas ubicadas en Cali, Colombia. Su misión consiste en llevar a cabo
investigación de alta calidad que respalde la elaboración de políticas económicas y de
protección social, basadas en la evidencia, para el cuidado de la salud.

Para calcular el costo de los proyectos de investigación, PROESA cuenta con un proceso
basado en el tipo de estudio por realizar. Una vez definidos los entregables del proyecto,
PROESA estima los costos directos e indirectos, los recursos humanos y un margen de
utilidad.

Para calcular la tasa institucional de costos indirectos, PROESA utiliza los costos fijos del
año anterior, así como los gastos presupuestados para el año que está en curso. Para el
caso de proyectos que se extiendan hasta el año siguiente, utiliza el pronóstico del Índice
de Precios del Consumidor (IPC) para actualizar los cálculos. La fórmula empleada por
PROESA para estimar esta tasa es la siguiente:

Costos indirectos
_________________________________________________
* 100
(Costos directos totales-Algunos costos directos)
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
CLAVE 3 Gestión institucional de
las subvenciones de investigación
Indicadores
El establecimiento de criterios claros para la
elección de oportunidades de subvención a las
cuales se aspira, puede ayudar a las instituciones
en la toma de decisiones estratégicas. Estos
criterios también pueden ayudar a: asegurar
que los proyectos estén alineados con la
dirección estratégica de la institución; lograr
una coordinación eficaz en la preparación y la
presentación de propuestas de alta calidad;
obtener la recuperación adecuada de los
costos del proyecto; disponer de la capacidad
institucional necesaria (incluyendo espacio de
oficina, espacio de laboratorios y la clínica, el
personal, etc.) y, finalmente, que los proyectos
solicitados tengan el potencial de beneficiar a la
institución en su conjunto.
Una gestión y coordinación eficientes de las
subvenciones ofrece un portal a través del cual
los investigadores pueden acceder a información,
apoyo y servicios. Asimismo, pone a la disposición
de los financiadores un punto de contacto dentro
de las instituciones y viceversa.
La gestión y coordinación institucional de
las subvenciones de investigación implica la
elaboración y aplicación de políticas, directrices,
procedimientos de operación estandarizados
y herramientas de apoyo (como las plantillas
presupuestarias, una sección de preguntas
frecuentes y los talleres institucionales)
relevantes para el desarrollo de propuestas y la
administración de subvenciones una vez que son
otorgadas.
Cuando una institución implementa por
primera vez el costeo de la investigación, es
posible que se tengan que adaptar los sistemas
de contabilidad institucionales a fin de
garantizar una contabilidad exacta, y que sea
necesario proporcionar a los investigadores las
herramientas y la formación necesarias para que
el sistema funcione sin problemas.
17
Establecimiento de una función o
estructura de gestión de subvenciones
De acuerdo con el tamaño de una institución de
investigación, la gestión de las subvenciones se
realiza, generalmente, a través de la creación
de una estructura específica o de una función
dentro de una estructura existente, tal como
el nombramiento de un funcionario o bien el
establecimiento de una oficina de investigación,
y/o el nombramiento de un funcionario o
bien la creación de una oficina de gestión de
subvenciones.
Al establecer una estructura de gestión de
subvenciones, o al designar a una persona
encargada de llevar a cabo esta función se
requiere, desde el inicio, del compromiso y la
aceptación por parte de los administradores,
tanto estratégicos como operativos, en todos los
niveles de la organización.
Lograr el objetivo tomará tiempo e implicará el
esfuerzo continuo de la persona nombrada o de la
estructura adoptada.
Asimismo dependerá de las manifestaciones
continuas del valor que agreguen a la
organización; de hecho, la recuperación eficiente
de los costos indirectos es un elemento esencial
para financiar y desarrollar la función de gestión
subvenciones.
Es de vital importancia que la función encaje en
el marco institucional, y que tenga funciones
claramente definidas: generalmente separada,
pero estrechamente vinculada a otras estructuras
institucionales, tales como finanzas, adquisiciones
y recursos humanos.
El compromiso y el apoyo de la dirección son
esenciales cuando se aplica por primera vez un
enfoque de costeo completo (en especial en
las instituciones donde ya existe un sistema de
gestión de las subvenciones). En este sentido, los
elementos clave son dar a conocer los beneficios
del costeo preciso en la investigación, así como
desarrollar un entendimiento común sobre cómo
se recuperan y se redistribuyen.
La gestión de subvenciones en general, y la
recuperación de los costos de investigación en
particular, requieren de alguna base de datos
que permitirá el seguimiento eficiente del tipo
y número de proyectos; de lo que cuestan; de
los ingresos que van a generar; del porcentaje
de costos indirectos que se puede recuperar,
y de cómo se redistribuirán éstos dentro de la
institución.
18 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
Los financiadores pueden influir en el
establecimiento de estructuras y funciones para la
gestión de subvenciones solicitando, por ejemplo,
que todas las aplicaciones de subvención sean
firmadas y presentadas a través de la autoridad
designada de la institución.
El responsable o la oficina de gestión de
subvenciones debe revisar y aprobar todas las
propuestas de proyectos antes de presentarla a un
financiador. Lo anterior garantiza presupuestos
más precisos y un mayor compromiso institucional
con el proyecto; también facilita la actualización
de la(s) base de datos institucional(es) que, a su
vez, apoya(n) el seguimiento de los proyectos y sus
presupuestos.
La creación de directrices, políticas y
procedimientos para la gestión de las
subvenciones
Las políticas y directrices institucionales deben
quedar por escrito y estar documentadas y
aprobadas institucionalmente. Además, deben
actualizarse a medida que crecen las instituciones
y que el entorno externo produce cambios.
Las políticas deben revisarse para asegurar
la armonización interna con otras políticas
institucionales (como las relacionadas con
finanzas, compras, viajes, recursos humanos, ética
de investigación, etc.), así como la armonización
de las políticas nacionales y las prioridades de
investigación.
Las políticas y directrices deben facilitar la
colaboración y la comunicación clara entre las
diferentes estructuras o funciones involucradas
en los diferentes aspectos de la solicitud de
subvenciones de investigación y en el seguimiento
de los gastos, una vez otorgadas.
Las directrices normalmente describen las
funciones y responsabilidades de los actores
institucionales, así como los procedimientos para
la elaboración de la propuesta, la aprobación y
firma. Se deben establecer las medidas necesarias
involucradas en la creación, la gestión y el
cierre de una subvención. En relación con los
presupuestos de los proyectos, las directrices
deben precisar las categorías de costos directos
e indirectos, cómo aplicar la tasa estándar de
costes indirectos de la institución, así como los
procedimientos para la exención de dicha tasa.
Aquellas instituciones que han logrado una
negociación exitosa de los costes indirectos
con los financiadores, atribuyen ese hecho a
que cuentan con los sistemas adecuados de
auditoría y a una buena comprensión de sus
propias estructuras de finanzas y costos, así
como a medidas de persistencia en el proceso de
negociación y a la capacidad para demostrar a los
financiadores que sus tasas son razonables.
La recuperación y distribución de los
costos indirectos recuperados
La transparencia en el desembolso interno de
los costos recuperados es uno de los aspectos
más importantes para promover los beneficios
del costeo de la investigación y obtener apoyo
para recuperar los costos indirectos. Para
facilitar lo anterior, las instituciones requieren de
mecanismos para calcular los costos recuperados,
además de una política clara sobre cómo serán
distribuidos los fondos recuperados. Una vez
que los investigadores se dan cuenta de la forma
en que tanto ellos como sus entornos directos
de investigación se beneficiarán de los costos
indirectos recuperados, rápidamente se desarrolla
una conciencia de los costos de la investigación
y de los servicios compartidos que apoyan los
programas de investigación de la institución.
Cuando los financiadores no permiten el
reembolso de los costos indirectos, algunas
veces se pueden recuperar con éxito mediante la
categorización de costos indirectos vinculados a
un proyecto específico, como costos directos.
En general, los costos recuperados se distribuyen
entre diversos departamentos de la institución
como la administración, el entorno donde
se está llevando a cabo la investigación y, en
algunos casos, se utilizan para incentivar a los
investigadores y apoyar el desarrollo de nuevas
investigaciones. En otras palabras, los costos
recuperados se aplican a:
• Cubrir gastos de administración y/o adquirir,
reparar o renovar los edificios o equipos
utilizados para la investigación.
• Proporcionar a los departamentos/unidades
de investigación fondos discrecionales para
sus propios proyectos de investigación o
para mejorar su capacidad de investigación
(incluyendo a estudiantes de posgrado
adicionales o la creación de iniciativas de
tutoría para el personal existente).
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO 19

• Incentivar a los investigadores a desarrollar

nuevos proyectos de investigación y para
Recursos recomendados
solicitar financiamiento externo adicional.
• Algunos financiadores tienen políticas para
Aboud, M. (2010). Research Administration
recuperar los costes administrativos asociados
Capacity Building in an Established
con la financiación de consorcios. En este caso,
Institution. Trabajo presentado en
los costos recuperados tienden a ser utilizados
la conferencia de la Asociación de
para:
Administradores de Investigación en África,
• Subvencionar y apoyar la administración
Kampala, Uganda. Disponible en: http://
financiera (incluyendo las evaluaciones
araafrica.org/about/meeting-reports/araa-
de riesgos institucionales, contratación
2nd-annual-meeting-report/
y asesoramiento jurídico sobre acuerdos
de proyectos, los costos de adquisición,
Brough, R. and Kakaire, T. (2010). Developing
administración de fondos externos, cuentas
an Office of Research Administration in a New
por pagar, las auditorías, las comisiones
Institution: Grants Management experience at
bancarias internacionales, etcétera).
the Infectious Diseases Institute (IDI). Trabajo
• Gestión de la información (costos de permisos
presentado en la conferencia de la Asociación
para que los investigadores accedan a bases
de Administradores de Investigación en
de datos, bases bibliográficas, servicios
África, Kampala, Uganda. Disponible en:
de referencia bibliográfica y bibliotecas
http://araafrica.org/about/meeting-reports/
digitales; mantenimiento de registros y
araa-2nd-annual-meeting-report/
retención de documentos, apoyo de las
TIC),
• Difusión del conocimiento (a través de
eventos públicos, publicaciones, etcétera).
• Supervisión de proyectos (desarrollo del
consorcio y mantenimiento; la planificación
de proyectos, seguimiento y evaluación,
gestión del reporte financiero y de recursos
humanos).
Cuando se obtiene la aprobación para ejecutar
proyectos de investigación con pérdidas (y sin
recuperar todos los costos), otros beneficios
(como la posibilidad de un proyecto para, por
ejemplo, involucrar a muchos estudiantes de
posgrado, acceso al estado del arte, equipos u
otros conocimientos de investigación adicionales
a través de colaboraciones institucionales,
etc.) deben ser claros. En este caso es necesario
disponer de un proceso institucional para aprobar
el proyecto y garantizar que la sostenibilidad
institucional no está en peligro.
20 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Casos de estudio sobre la aplicación de gestión

de subvenciones de investigación

A continuación se
presentarán tres
casos de diferentes
Instituto Israelita de Ensino e
instituciones en América
Pesquisa Albert Einstein (IIEPAE)-
Latina, dos centros de Hospital Israelita Albert Einstein (HIAE), Brasil
investigación y una
universidad privada, La Oficina de Apoyo a la Investigación organiza las actividades, procesos
explicando los procesos y herramientas para asistir a todos los investigadores en la planeación
que realizan para la y ejecución de los proyectos de investigación que se llevan a cabo en el
obtención de nuevas Instituto Israelita de Ensino e Pesquisa Albert Einstein (IIEPAE), o en el
subvenciones y para Hospital Israelita Albert Einstein (HIAE), ubicados ambos en Sao Paulo,
administrarlas una Brasil. Entre estas actividades se encuentran la consultoría estadística
vez estas han sido para un muestreo adecuado, la recolección y almacenamiento de datos,
aprobadas. los análisis estadísticos y el apoyo en el informe de los resultados
obtenidos.
Entre los servicios más demandados de la Oficina están el apoyo a
los investigadores en la postulación de propuestas a las agencias de
financiación (proceso previo a la adjudicación); el manejo contable y
la realización de adquisiciones de todos los proyectos aprobados, y el
acompañamiento en los procedimientos necesarios para el cierre del
proyecto (proceso posterior a la adjudicación). Como parte de este último,
la Oficina busca nuevas convocatorias de las entidades financiadoras e
informa a los investigadores al respecto.
Funciones en la fase de aplicación (previa a la adjudicación):
Asiste en la búsqueda e identificación de las convocatorias
más adecuadas para el proyecto e identifica las políticas de los
financiadores para la postulación de propuestas.
Se encarga de la preparación de formatos, formularios, descripciones
de currículos y otros documentos, incluyendo la firma del
administrador responsable.
Funciones una vez lograda la aprobación del proyecto (posterior a la
adjudicación):
Se encarga de comprar materiales, equipos y servicios requeridos por el
proyecto.
Es responsable de crear las cuentas del proyecto, del almacenamiento y
del control de documentos de impuestos. Garantiza el cumplimiento de
las obligaciones tributarias requeridas por las entidades financiadoras.
Para apoyar la gestión de la investigación, el personal de la Oficina
utiliza en todos los proyectos la base de datos I.Search™, propiedad de
la institución desde 2005. Este sistema permite un control simultáneo de
documentos, procesos, costos, recursos y de producción científica de la
investigación que se lleva a cabo.
Además de manejar los costos directos de cada proyeto, I.Search™ puede
emplearse como una herramienta para compartir un costo indirecto
importante: el personal de la Oficina de Apoyo a la Investigación. Todos
los gastos de los empleados (salarios, impuestos, prestaciones, etc.) de
la Oficina, están concentrados en un mismo “centro de costo”. El valor de
este costo se comparte con todos los centros de costos de la institución
que llevan a cabo proyectos. Cada proyecto registrado en I.Search™ está
vinculado a un “centro de costo”, que usualmente es del investigador
principal. Aunque este método no provee a la Oficina datos acerca del
tiempo y dinero dedicados a cada proyecto, sí proporciona una dimensión
de la dedicación de la Oficina para cada departamento del Hospital.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO 21

Universidad de los Andes

Para la aplicación y el manejo de subvenciones, la

Universidad de los Andes ha definido un proceso de tres
fases y cinco etapas en las Facultades y Centros. El CSC,
la Vicerrectoría de Investigaciones y la Dirección Jurídica
proveen apoyo a los investigadores.

Fase de aplicación:
• Etapa 1: Identificación de oportunidades: Funciona
en doble vía. Los investigadores informan a la
Vicerrectoría de investigaciones las oportunidades
o la Vicerrectoría de Investigaciones comunica a las
Facultades, Centros e Investigadores las oportunidades
que se reciben de manera institucional.
• Etapa 2: Elaboración de propuestas: el Centro de
Servicios Compartidos revisa los términos de la
oportunidad (convocatoria, invitación, licitación etc),
informa a las Facultades, Centros e investigadores los
requisitos mínimos de participación (incluyendo fechas
para aprobaciones de los comités Institucionales tales
como Ética, Comité Institucional para el Cuidado y
Uso de animales de Laboratorio, Comité Directivo y
permisos legales requeridos) y apoya al profesor en
la elaboración de la propuesta financiera, realizando
una verificación del cumplimiento de las políticas
institucionales.

La Vicerrectoría de Investigaciones apoya en la revisión

de la coherencia de la propuesta técnica y coordina
la presentación de las propuestas a los Comités.
Adicionalmente, gestiona el aval Institucional con la
Dirección Jurídica y el Representante Legal.

Fase de Ejecución
• Etapa 3: Legalización de la Financiación y Planeación
de la Ejecución: el CSC realiza la legalización de la
financiación en coordinación con la Dirección Jurídica y
proporciona acompañamiento en los posibles reajustes
al presupuesto aprobado por el financiador
• Etapa 4: Implementación del proyecto: el CSC apoya
la ejecución del proyecto así como la elaboración
de informes financieros. Los informes técnicos son
elaborados por el investigador.

Fase de Cierre del proyecto:

• Etapa 5: El CSC valida con el investigador el
cumplimiento contractual y los objetivos y su
cumplimiento, y realiza el cierre legal y financiero del
proyecto con apoyo de la Dirección Jurídica.
22 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
Unidad de Investigación
Científica, Facultad
de Ciencias Médicas,
Universidad Nacional
Autónoma de Honduras
La Unidad de Investigación
Científica (UIC) de la Facultad
de Ciencias Médicas de
la Universidad Nacional
Autónoma de Honduras (UNAH),
ubicada en Tegucigalpa, busca
contribuir al desarrollo de la
investigación en salud en el país,
fomentando la capacidad en
investigación, entrenamiento,
gestión de la investigación
y del conocimiento de la
Facultad. Entre sus principales
financiadores están: la UNAH;
el Programa de Investigaciones
sobre Enfermedades Tropicales
de la Organización Mundial
de la Salud (TDR/OMS); la
Organización Panamericana de
la Salud (OPS/OMS); The Global
Health Network y la Medical
Library Association en Estados
Unidos.
Cuando el investigador o el
co-investigador principal
identifican una oportunidad de
proyecto/subvención, lo informa
a la Unidad en las reuniones
que se realizan semanalmente.
Una vez revisada la propuesta,
el líder de la Unidad y el Decano
de la Facultad envían dos
cartas de apoyo acordes con las
instrucciones del financiador.
Actualmente la UNAH carece de
una política de subvenciones, de
tal manera que para administrar
las que son otorgadas, la
Facultad de Ciencias Médicas
recibe apoyo de otras
instituciones como el Instituto
de Enfermedades Infecciosas y
Parasitología Antonio Vidal (IAV),
siempre y cuando el financiador
apruebe esta modalidad.
Instituto de Enfermedades
Infecciosas y Parasitología Antonio
Vidal (IAV), Honduras
El Instituto de Enfermedades Infecciosas
y Parasitología Antonio Vidal (IAV), es un
organismo privado sin fines de lucro, que
funciona de manera virtual en Honduras.
Entre sus funciones están realizar actividades
de investigación, capacitación y consultoría
sobre enfermedades infecciosas y en el
campo de la parasitología en general; y
asistir a las instituciones gubernamentales
y universitarias en sus operaciones
asistenciales, administrativas y docentes.
Algunos de los financiadores del IAV son
Fundación para la Conservación en Guatemala
(FCG); la Fundación ANESVAD, Bilbao, España;
la Universidad de Tulane (USA), New Orleans,
Estados Unidos de América; y el Wellcome
Trust, del Reino Unido, entre otras.
Para la aprobación de propuestas internas
en el Instituto de Enfermedades Infecciosas
y Parasitología Antonio Vidal (IAV), el
investigador principal debe presentarla ante
la junta de la institución. Si esta es aprobada,
hay una revisión y apoyo por parte de tesorería
y la administración en donde se realiza la
estimación de costos.
El IAV no tiene una política de subvenciones
como tal, pero sí unas directrices
administrativas y financieras para gestionar
los ingresos por proyectos. Una de estas
es la distribución de los costos indirectos
recuperados, los cuales se destinan a la
institución, si el proyecto cubre los salarios del
personal administrativo. Cuando no, el 50% de
los ingresos se destinan para cubrir el personal
administrativo y otro 50% para la institución.
El fondo institucional es usado para comprar
utensilios de oficina, internet y otros insumos
que no se pueden obtener mediante los
proyectos.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
CLAVE 4 Desarrollo de habilidades y
competencias relevantes
Indicadores
La credibilidad de los gerentes y administradores
de investigación depende, en gran medida, de su
competencia, esto es, de su habilidad para crear
ambientes propicios para los investigadores. Lo
anterior implica reducir, en lo posible, las tareas
administrativas de los investigadores y ampliar
el alcance del trabajo de investigación de la
institución.
Los gerentes y administradores de investigación
poseen la capacidad necesaria para desarrollar
una visión excepcionalmente amplia de las
actividades e iniciativas de la institución. Sin
embargo, lo anterior puede resultar útil a una
institución únicamente si tanto los gerentes como
los administradores gozan de un amplio respeto
por parte de la mayoría de los involucrados.
Varios financiadores y organizaciones
profesionales en todo el mundo ofrecen
oportunidades a gerentes y administradores
de subvenciones para que se unan a redes;
organizan intercambios de personal o ponen a su
disposición tutorías para que puedan ampliar sus
conocimientos y su experiencia. Algunas de estas
organizaciones en África y América Latina son:
The Southern African Research and Innovation
Management Association (http://www.sarima.
co.za); The West African Research and Innovation
Management Association (http://www.warima.
co); The Central African Research and Innovation
Management Association (http://www.carima.
org/); The Eastern Africa Research and Innovation
Management Association (http://earima.com); The
Association of Research Administrators in Africa
(http://araafrica.org/); the Brazilian Association of
Research Managers (https://brama41.wildapricot.
org/) y The Consortium for Advanced Research
Training in Africa (http://www.cartafrica. org).
Organizaciones similares existen en el resto del
mundo.
Un marco de competencias para todo el
personal de gestión de la investigación (tanto
estratégicas como operativas), permite a los
profesionales lograr que sus habilidades
cumplan con los requisitos establecidos en
el marco. Las brechas que surgen facilitan al
personal buscar intervenciones de formación
específicas y trazarse trayectorias profesionales
claras. Las responsabilidades y competencias
que se mencionan en las siguientes dos
secciones, podrían formar parte de un marco de
competencias de este tipo.
23
Responsabilidades generales de quienes
trabajan en la gestión de subvenciones
institucionales
Cuando se asignan funciones y responsabilidades
institucionalmente, la relación entre los
investigadores y el personal de gestión de
subvenciones, así como la que existe entre la gestión
de subvenciones y otros departamentos de apoyo,
deben ser consideradas con todo cuidado a fin de
evitar confusiones en cuanto a la asignación de
responsabilidades; el objetivo general del personal
de gestión de subvenciones debe ser la facilitación
de los aspectos administrativos de la gestión de
investigación y la reducción de la carga de trabajo
administrativo de los investigadores.
Éstas incluyen:
Desarrollar y actualizar las políticas y
procedimientos de gestión de subvenciones
y comunicarlos a los investigadores y demás
personal involucrado.
Desarrollar y actualizar procesos y sistemas que
apoyen las políticas, y facilitar el acceso a todas
las herramientas necesarias, como por ejemplo las
bases de datos y los programas informáticos.
Asegurar la implementación y el cumplimiento de
las políticas.
Proporcionar capacitación al interior de la
institución y/o identificar oportunidades de
capacitación de habilidades para investigadores y
personal administrativo.
Para trabajar en red, construir buenas relaciones
y proporcionar un servicio excelente a los
investigadores, los departamentos administrativos
y los financiadores.
Realizar o supervisar la gestión de subvenciones en
la fase previa a la adjudicación, incluyendo:
• Seleccionar las bases de datos para la búsqueda
de subvenciones y, posteriormente, poner dicha
selección a la disposición de los departamentos
pertinentes o de los investigadores.
• Investigar los requisitos que se solicitan en las
oportunidades de financiación relevantes.
• Circular peticiones de propuestas y hacer
seguimiento cuando sea necesario.
• “Traducir” las reglas y los requisitos de los
financiadores para los solicitantes.
Proporcionar apoyo administrativo para el
desarrollo de propuestas y el diseño de los ensayos
clínicos, tales como:
• Elaborar y actualizar información corporativa
estándar para su reutilización.
• Ayudar a calcular los presupuestos y las tasas de
recuperación de costos.
24 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
• Comprobar la adecuación de la dotación de
personal, infraestructura y capacidad general
para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Administrar el desarrollo de propuestas,
incluyendo los plazos internos para las etapas
de desarrollo de la propuesta, y garantizar la
claridad de las funciones donde contribuyen
varios socios de investigación o un consorcio.
• Facilitar o asegurar la presentación de
propuestas al comité de ética y a otros comités
de revisión.
• Revisar la calidad general de las propuestas y que
estén completas.
• Operar como enlace con el financiador y manejar
el proceso de sometimiento.
• Hacer seguimiento al proceso de evaluacion y
adjudicación del financiador.
Realizar o supervisar la gestión de subvenciones en
su fase posterior a la adjudicación, incluyendo:
• Negociar los contratos y las tasas de costos
indirectos con los financiadores y socios.
• Arranque del proyecto (apoyo a los arreglos
financieros).
• Proporcionar supervisión administrativa de los
proyectos activos.
• Mantener las cuentas y los registros de
investigación.
• Aprobar los principales cargos a los presupuestos
de los proyectos, y mantener control del
presupuesto general.
• Monitorear el cumplimiento financiero y
programático de acuerdo con los términos de
referencia de las subvenciones y los contratos
para cada subvención y financiador.
• Gestionar la calidad, oportunidad y coherencia
de los informes financieros y programáticos a los
financiadores.
• Gestionar el cierre, las extensiones y/o prórrogas
de los proyectos, y coordinar las auditorías de las
subvenciones.
Habilidades y conocimientos requeridos
por los administradores de subvenciones
Un entendimiento general del proceso de trabajo y
de las prioridades de la institución.
Un buen entendimiento del proceso de
investigación y apreciación de lo que motiva a los
investigadores.
La habilidad para formular políticas y diseñar e
implementar flujos de procesos y procedimientos
efectivos.
La capacidad para supervisar y aplicar las
regulaciones institucionales, así como de los
financiadores.
La habilidad para coordinar y documentar la
aprobación institucional de propuestas.
El conocimiento y la experiencia en técnicas y
herramientas para la búsqueda de subvenciones.
Un profundo entendimiento de la forma en que se
definen, componen, asignan y cargan los costos
directos e indirectos.
La habilidad para evaluar los presupuestos de
los proyectos y un dominio de la contabilidad, la
facturación y las habilidades de gestión financiera
correspondientes.
Sólidas habilidades organizacionales, analíticas y
de gestión de proyectos.
Buenas habilidades interpersonales y de
negociación, más la habilidad para fomentar un
ambiente que reconozca y respete las diferencias
culturales e individuales.
La capacidad de comunicar detalles técnicos,
presupuestarios y programáticos.
La habilidad para llevar a cabo varias tareas,
prestando atención a los detalles y a los plazos.
Recursos recomendados
Daley, R. (2010). Building Bridges on Shifting
Sands: The Challenges Facing Research
Managers and Administrators in Supporting
Researchers. Issues in Research Management
and Administration, Vitae Occasional Paper
No 5, pp. 29-34. Disponible en: https://
www.vitae.ac.uk/policy/issues-in-research-
management-and-administration.pdf/view
Kulanga, A. (2010). Professional Development.
Trabajo presentado en la Asociación de
Administradores de Investigación en África.
Kampala, Uganda. Disponible en: http://
araafrica.org/about/meeting-reports/araa-
2nd-annual-meeting-report/
Langley, D. and Green, J. (2009).
Professionalising Research Management.
Research Global, Issue 22, pp. 6–7.
Sienaert, M. (2008). Developing Professional
Research Administrators and Managers -
Perspectives from a South African University.
Research Global, Issue 19, pp. 12–13.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO 25

Casos de estudio sobre el desarrollo de habilidades

A continuación se
presentan dos casos
de estudio en donde
Centro Internacional de Entrenamiento
se muestra cómo
e Investigaciones Médicas-CIDEIM
una universidad
y un centro de Como centro de investigación y formación, el
investigación capacitan CIDEIM desarrolla y participa constantemente en
a sus profesionales actividades de fortalecimiento de capacidad. En el
encargados de la gestión caso de la gestión de la investigación, implementa
de la investigación. las siguientes estrategias:
También, está el caso de Programas colaborativos: desde hace algunos
una asociación en Brasil años, el CIDEIM recibe apoyo de la Universidad
la cual busca fomentar de Yale para mejorar las competencias en
las habilidades y el gestión de la investigación, que son clave para
profesionalismo de los cumplir con los requisitos federales regulatorios
administradores de la de los Estados Unidos. Esta actividad se ha
investigación en dicho realizado en el marco del programa colaborativo
país. Global Infectious Diseases (GID), financiado por
el Centro Internacional Fogarty de los Institutos
Nacionales de Salud de Estados Unidos (NIH).

Entrenamiento institucional en CIDEIM: el

personal de investigación en el CIDEIM recibe
capacitación en materia de competencias de
planeación de proyectos y de presupuesto,
mediante el curso “Planeación y evaluación
efectivas de proyectos” (PEEP) desarrollado
por el Programa de Investigaciones sobre
Enfermedades Tropicales (TDR) y que ha
colaborado con OPS/OMS e instituciones
de investigación en las Américas para
consolidar una red de entidades con equipos
de capacitadores competentes en PEEP, y
un cuadro de capacitadores a nivel regional
para expandir estas competencias en forma
sostenible en las Americas. Este curso ayuda a
que los equipos de investigación puedan aclarar
los objetivos, las actividades y el presupuesto
de las propuestas de proyectos para el
sometimiento a subvenciones.

Entrenamiento individual: los responsables de

la gestión de la investigación en la institución
han participado en diferentes seminarios
nacionales e internacionales sobre este tema.
Así por ejemplo, asistieron al entrenamiento
en Políticas y Manejo de Subvenciones
organizado por el National Institute of Allergy
and Infectious Diseases (NIAID/NIH) y los NIH, en
Panamá.
26 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
Unidad de Investigación
Científica, Facultad de
Ciencias Médicas,
Universidad Nacional
Autónoma de Honduras
La Unidad de Investigación Científica
(UIC) de la Facultad de Ciencias
Médicas de la Universidad Nacional
Autónoma de Honduras (UNAH)
promociona cursos, programas y
colaboraciones para el fortalecimiento
de capacidades que contribuyen
indirectamente al desarrollo de
habilidades en materia de gestión
de la investigación. Así por ejemplo,
desde 2007 la UIC capacita a su
personal en habilidades de planeación
y evaluación de proyectos, con la
colaboración del CIDEIM, en Cali,
Colombia. Lo anterior forma parte de
la iniciativa “Planeando para el Éxito”
dirigida a los miembros del Programa
Regional de Entrenamiento en América
Latina, financiado por el Programa de
Investigaciones Sobre Enfermedades
Tropicales de la Organización
Mundial de la Salud (TDR-OMS).
Sociedad Brasileña de
Administradores de la
Investigación (Brazilian
Society of Research
Administrators - BRAMA;
Associação Brasileira de
Gestores de Pesquisa -
ABGEPq)
Fundada en 2013, la Sociedad Brasileña
de Administradores de la Investigación
(BRAMA) tiene como propósitos
principales:
1. Incrementar el profesionalismo
de los administradores de
la investigación entre las
universidades brasileñas, centros
de investigación, entidades
financiadoras y otras instituciones
que practican la administración
de la ciencia, la tecnología y la
investigación.
2. Promover la capacitación en
la gestión de la investigación,
mediante la realización de
actividades en áreas específicas
como: administración financiera;
ética e integridad; avance
interdisciplinario; calidad de
los proyectos de investigación;
instrumentos y procedimientos
para la evaluación de la calidad
de investigación; procesos de
desarrollo; propiedad intelectual/
transferencia de tecnología y,
relaciones interpersonales.
Como sociedad emergente, BRAMA
define acciones de comunicación
para incrementar el número de
asociados en Brasil e identificar,
con ellos, temas de interés
para estructurar acciones de
desarrollo de capacidad en estos
profesionales, como cursos en
línea, simposios y otro tipo de
reuniones.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
CLAVE 5 Reducción de las brechas entre
financiadores e instituciones de investigación
Indicadores
Existe una necesidad de diálogo entre las
instituciones de investigación y los financiadores
para aclarar conceptos erróneos y avanzar hacia
un entendimiento común de los costos en la
investigación. Los financiadores y las instituciones
de investigación también deben estar
comprometidos con la causa - las instituciones
deben entender cómo calcular y recuperar las
tasas indirectas, y los financiadores deben
comprender y aceptar los principios involucrados
y la necesidad que tienen las instituciones de
recuperar los costos indirectos cuando están
debidamente calculados y justificados.
Los financiadores deben reconocer las variaciones
en la capacidad de las instituciones para costear
con precisión la investigación, y ayudar a mejorar
estas habilidades a fin de garantizar una buena
inversión en las instituciones en los PIMB. Los
programas de formación dirigidos al desarrollo
de la capacidad de investigación (incluyendo los
cursos para administradores de subvenciones e
investigación), son esenciales para mantener los
entornos de investigación en los PIMB.
La transición hacia el costeo adecuado de la
investigación requiere de apoyo e incentivos;
idealmente lo anterior debe derivarse de las
alianzas entre el gobierno correspondiente y los
organismos de financiación (nacionales).
Las instituciones (facilitadas por una red
adecuada) podrían seguir el ejemplo sueco1
y calcular los costos totales de una serie
de proyectos financiados por diferentes
financiadores, de tal manera de que se adquiera
más conciencia con respecto a los costos
indirectos involucrados. Lo anterior podría
proporcionar a los financiadores una visión
más clara de lo que realmente cuesta realizar
investigación en salud en los PIMB, y hacer más
evidente la necesidad de que sean ellos quienes
financien estos costos.
Los financiadores podrían convertir la aplicación
y gestión de las subvenciones en un asunto
que resultara más fácil y costo efectivo para las
instituciones de investigación, al estandarizar
ciertos procesos, y al desarrollar plantillas
genéricas para la aplicación y la generación de
informes.
Las instituciones de investigación deben
invertir tiempo y energía en la construcción de
estructuras y sistemas adecuados y eficientes
para la gestión tanto de la investigación, como de
las subvenciones.
27
Las necesidades y preocupaciones de las
instituciones de investigación
La investigación en los PIMB generalmente
carece de un financiamiento suficiente por parte
de los gobiernos. Por lo tanto, el desarrollo y la
conservación de la infraestructura de gestión de
la investigación dependen, a menudo, de fondos
procedentes de otras fuentes, tales como la
aplicación de las tasas de costos indirectos.
Las principales deficiencias en la financiación
(en términos de los costos cubiertos por las
subvenciones relativas a los gastos), tienden a
ubicarse en las categorías de la remuneración del
personal y el apoyo a los estudiantes de posgrado:
• Gastos de personal: conservar al personal
calificado y capacitado significa un gran desafío
en los PIMB y contribuye a la carencia general
de capacidad entre médicos, enfermeras,
técnicos de laboratorio, etcétera. Así entonces,
la experiencia que se adquiere con el ejercicio
de la profesión a menudo tiene que adquirirse
a un precio alto; sin embargo, los financiadores
usualmente ponen límites a los costos de
personal, lo cual crea un déficit que debe
asumir la institución. En promedio se espera
que las instituciones asuman 60% de los
gastos de personal, y dado que éstos son los
costos directos principales en la mayoría de
los proyectos, resulta que la carga sobre las
instituciones es muy pesada.
• Los gastos de matrícula y de investigación de
postgrado: si bien esto se considera como algo
crucial para el futuro crecimiento, existe poco
apoyo nacional o institucional para ello y rara
vez es cubierto por las subvenciones.
Existe una percepción general de que los
financiadores no están dispuestos a negociar las
tasas de costos indirectos debido a sus propias
políticas. Lo anterior, junto con la ausencia de
apoyo por parte del gobierno o de otras fuentes,
contribuye a la falta de incentivos para muchas
instituciones de los PIMB para invertir esfuerzos y
recursos en el cálculo, con mayor precisión, de los
costos indirectos.
Algunos investigadores se resisten a presupuestar
tasas indirectas debido a los niveles de
competencia que implica la obtención de
financiamiento externo y a la percepción de
que los presupuestos modestos tienen más
oportunidades de ser aprobados.
En general, las instituciones de investigación
carecen de la experiencia necesaria para
competir en la obtención de financiamiento; no
obstante, con el tiempo aumenta la necesidad
28 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
de complementar sus fondos base con
subvenciones adicionales. Por lo tanto, cada
vez es más importante contar con personal
que esté familiarizado con las habilidades y
los mecanismos indispensables para atraer y
gestionar fondos de una variedad de fuentes.
En la medida en que la buena reputación de las
instituciones de investigación crece y que reciben
financiación de una amplia gama de financiadores,
puede resultar cada vez más difícil mantenerse al
día con todas las normas, plantillas y requisitos
de información relacionados con la aplicación y
gestión de subvenciones que exigen los diferentes
financiadores.
La co-financiación institucional se está
convirtiendo en un requisito para atraer fondos
externos a la investigación. Esto, combinado con
poco o ningún reembolso de los costos indirectos,
exige demandas excesivas sobre los recursos
institucionales.
La capacitación que brindan los financiadores
sobre la gestión previa y posterior a la
adjudicación de la subvención se considera como
una fuente importante de apoyo a la institución,
pero el costo del traslado de personal a los EE.UU.,
o a Europa, para adquirir este tipo de formación
resulta inaccesible para las organizaciones de
investigación. Resultaría más eficaz si esta
formación se diera en los PIMB.
Con respecto a la investigación de desarrollo
de productos, los financiadores generalmente
no cubren el costo de los medicamentos,
lo que obliga a las instituciones a buscar
patrocinio. El proceso para, primero, asegurar
la financiación del proyecto y, luego, para
adquirir los medicamentos, puede retrasar los
ensayos clínicos y tener un impacto en los plazos
acordados.
Desafíos que enfrentan los
financiadores de instituciones en países
de ingreso mediano y bajo
Deficiencias en el informe financiero y en
la gestión de proyectos relacionados con
la coordinación institucional de gestión de
subvenciones y el cálculo de costos de
investigación por parte de las instituciones
de investigación.
Las políticas institucionales sobre los costos de
investigación no se aplican consistentemente.
Algunas instituciones carecen de procedimientos
operativos estándar para la aplicacion o gestión
de subvenciones. Si bien los financiadores no
los requieren, estos procedimientos claramente
establecidos resultan en beneficio de todas las
partes.
Los financiadores son, a menudo, poco claros
acerca de cómo se utilizan los costos indirectos
para desarrollar o mantener la infraestructura
necesaria y los servicios de apoyo.
Las organizaciones de investigación parecen
tener un entendimiento limitado acerca de cómo
presupuestar los costos reales de investigación.
Recursos recomendados
European Commission Expert Group.
(2008). Diversified funding streams for
university-based research: Impact of external
project-based research funding on financial
management in universities. Disponible en:
http://ec.europa.eu/invest-in-research/pdf/
download_en/external_funding_final_ report.
pdf.
1. En el año 2000, cuando el gobierno sueco presentó el
principio de cobertura de costo total, la Asociación
Sueca de Educación Superior (SUHF: Association
of Swedish Higher Education) llegó a un acuerdo
con varios financiadores, incluyendo la totalidad
de los consejos de investigación financiados por
el gobierno y las fundaciones, para aceptar los
costos indirectos no especificados a una tasa de
35% de los costos directos. Cerca de la mitad de
esta cifra estaba destinada a cubrir los costos de
las instalaciones. Los financiadores, sin embargo,
no aceptaron este acuerdo. Las universidades
consideraron que 35% era insuficiente y varios
estudios realizados demostraron que los costos
indirectos (incluyendo las instalaciones) tienden a
estar por encima de 50% de los costos directos. En
2006, la SUHF invitó a los financiadores a nombrar
auditores y a otros especialistas para unirse a un
grupo de expertos universitarios, con el objeto de
desarrollar un nuevo modelo común para el cálculo
de los costos indirectos. El modelo desarrollado se
puede aplicar tanto al cálculo de los costos totales
de un proyecto de investigación planificado, como
en la presentación de las cuentas una vez finalizado
el proyecto. Se ha previsto que la implementación se
lleve a cabo de manera coordinada.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
Casos de estudio sobre las relaciones entre los
financiadores y las instituciones de investigación
Los siguientes casos
de estudio resaltan
algunos de los retos
Eje de Salud Pública
institucionales
de la Fundación
relacionados con la Santa Fe de Bogotá
financiación de la
investigación en general, Los gastos administrativos
y con el reembolso de y el overhead son los costos
los costos indirectos más comunes que el Eje de
en particular. El último Salud Pública negocia, en
caso resume las políticas su mayoría, con entidades
de costos indirectos de públicas (distintas a
varios financiadores. COLCIENCIAS), instituciones
privadas y la industria
farmacéutica. indirectos, los cuales
Cuando los financiadores
solicitan una reducción
de la tasa indirecta, la
institución considera la
pertinencia académica y de
reputación del proyecto y
con estos dos parámetros,
la institución puede
determinar cuándo y en
qué proporción de dinero,
puede reducir de la tasa
indirecta establecida, para
ajustarla a los requisitos
del financiador.
29
Centro Internacional
de Entrenamiento
e Investigaciones
Médicas-CIDEIM
Uno de los mayores
desafíos del CIDEIM
radica en que ninguno
de los financiadores
públicos nacionales o
internacionales reconoce
la totalidad de los costos
han sido calculados
en 36%. Aunque la
institución ha intentado
negociar con entidades
como COLCIENCIAS o los
Institutos Nacionales
de Salud de los Estados
Unidos (US NIH), las tasas
establecidas han sido
inflexibles. No obstante, se
destaca la recepción que
tiene el Wellcome Trust
para considerar costos
indirectos justificados,
con lo cual la institución
logró sustentar dichos
costos por un 20% para
gastos de administración,
instalaciones y uso de
equipos. Adicionalmente,
como política de esta
entidad financiadora, se
incluye un presupuesto
para imprevistos (Flexible
Funding Allowance) y
para la inflación (Inflation
Allowance).
Asimismo, el CIDEIM
revisa de manera
constante las políticas
de los financiadores,
ya que existen algunos
costos indirectos que son
permitidos y reconocidos
como directos, de acuerdo
con los términos de
referencia de cada agencia
financiadora.
30 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO
Algunos enfoques de los financiadores a las tasas indirectas
Como se señaló en un estudio de caso
anterior, el Centro Internacional de
Investigaciones para el Desarrollo (IDRC)
de Canadá, permite la inclusión de ciertos
costos indirectos en los presupuestos de los
proyectos. La tasa de costo indirecto puede
abarcar únicamente: salarios y prestaciones
del personal que apoyan de manera directa
y administran el proyecto (como secretarias,
oficinistas, contadores, etc.); papelería y
otros suministros de oficina; costos de las
tecnologías de la información (a menos que
la naturaleza del proyecto haya merecido
una partida presupuestaria específica para
tal fin), y equipo de cómputo utilizado
por la administración o la contabilidad
de los desembolsos de subvenciones.
Las instituciones con una política de
recuperación de costos indirectos a través
de la aplicación de un porcentaje, pueden
llevarla acabo siempre y cuando el IDRC o
sus auditores estén de acuerdo en que la
tasa es justa y razonable y que ascienda
a 13% o menos de la subvención total
(excluyendo los equipos y costos indirectos).
Los Institutos Nacionales de Salud de los
EE.UU. (NIH) aceptan una tasa indirecta
limitada de 8% del total de los costos
directos, menos equipo. Dicho porcentaje
se asigna de forma automática y no tiene
que ser negociado con los NIH, aunque los
fondos involucrados tienen que asignarse
exclusivamente para apoyar los costos
en cumplimiento con los requisitos de los
NIH. Los ejemplos de estos requisito son: la
protección de las personas que participan
voluntariamente como sujetos de alguna
investigación (incluyendo la formación
necesaria en materia de protección a las
personas que participan en los ensayos
clínicos); el bienestar animal; la elaboración
de informes, etcétera. Esos aspectos que
habitualmente son considerados más bien
como costos indirectos y que son relevantes
para un proyecto en particular (como el
alquiler, los costos de las tecnologías de la
información, etc.), pueden incluirse como
costos directos en el presupuesto del
proyecto.
La Organización Holandesa para
la Investigación Científica (NWO)
generalmente no cubre los costos
indirectos; a cambio, todas las partidas
presupuestarias deben estar vinculadas
al proyecto como costos directos. Sin
embargo, en su Política Global de Salud y
Programa de Sistemas de Salud, los costos
indirectos (espacio de oficina, servicios
básicos, gastos generales y los costos de
depreciación) están permitidos en hasta
8% del total del presupuesto sólo para
partes específicas de los proyectos que se
desarrollen en los PIMB.
Desde 2008, la Asociación para Ensayos
Clínicos de Países Europeos y en Desarrollo
(EDCTP) ha permitido una tasa de costos/
gastos indirectos de 10% que se calcula
automáticamente dentro de su plantilla
de presupuesto en todos los costos
elegibles. Los gastos generales incluyen
costos de transporte, gastos por espacio
de laboratorio, de alquiler de oficinas
y otros cargos internos. Antes de 2008,
la tasa de gastos generales era de 20%.
En la sección de preguntas frecuentes
en el sitio EDCTP en Internet, se explica
que el cambio se debió a que "algunos
becarios indicaron que 20% del valor de la
subvención destinado a gastos generales no
les resultaba conveniente dado que había
pocos beneficios en cuanto a los gastos
generales respaldados por la institución,
lo que significaba que, efectivamente,
la subvención se llevaba a cabo con 20%
menos de financiación. Ahora, el solicitante
puede detallar hasta otro 10% y sólo el
10% se aplica como gastos generales, lo
que garantiza que el becario se beneficie
plenamente de la subvención.” Cabe señalar
que los computadores y portátiles estaban
formalmente cubiertos con la tasa de 20%,
pero éstos ahora se incluyen como partidas
directas en el presupuesto del proyecto,
así como el teléfono, el fax, Internet y los
costos de mensajería. Los beneficiarios
pueden solicitar que se aplique una tasa
de gastos generales más baja a cambio de
costos directos adicionales; justo hasta 0%,
si fuera necesario.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO 31

El camino a seguir

Ahora que usted ha leído esta guía, ¿cuál es el camino Finalmente, puede ayudar a su institución a
a seguir? comprometerse con financiadores internacionales
Esta guía podría resultar útil en diversos niveles. y nacionales con respecto al cálculo del costo de
Si bien no se ofrece como un artículo original para su investigación para garantizar una auténtica
el cálculo de los costos en investigación, el uso colaboración con la mutua comprensión de
de Las cinco claves para optimizar el cálculo de necesidades y requerimientos. Las cinco claves para
los costos de investigación en países de ingreso el cálculo de los costos en la investigación en países
mediano y bajo como guía o herramienta en su de ingreso mediano y bajo. Guía de Buenas Prácticas,
propia institución es importante y potencialmente también ayudará a los financiadores internacionales
ofrece un gran beneficio. y nacionales de todo tipo a evaluar sus prácticas y
políticas de cara al futuro.
En general esta Guía de Buenas Prácticas de
ESSENCE establece lo que actualmente se ha
aceptado como principios de buenas prácticas. Su
institución puede emplearla para crear conciencia
en todos los niveles de la institución acerca del
costo real que implica hacer investigación.
Además, se puede utilizar para promover una
conversación acerca de su propia comprensión
y sus prácticas institucionales. El empleo los
principios y el aprendizaje de las experiencias
ajenas pueden ayudarle a identificar debilidades y
vacíos institucionales actuales.
La guía Cinco claves proporcionará, además,
orientación para el desarrollo o la mejora de
la gestión institucional de subvenciones de
investigación, la politica institucional para el
cálculo de costos de investigación, las directrices
y los procedimientos, así como las habilidades y
competencias institucionales que se requieren.
Factores institucionales específicos predicen el
enfoque y el uso eventual de los costos indirectos
recuperados. Por otra parte, las instituciones se
encuentran en diferentes niveles de comprensión
o de desarrollo e implementación de enfoques
para el cálculo de costos en la investigación: no
existe "una solución única".
Esta guía contiene elementos que pueden
aplicarse, en mayor o menor medida, a una
variedad de entornos institucionales. En
consecuencia, las instituciones seleccionarán y
utilizarán los principios rectores que les permitan
propulsarse desde el punto en que se encuentren
actualmente, hasta el momento en que puedan
calcular con mayor precisión y de forma sostenible
el costo de la investigación futura.
32 CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO

Un foro para el aprendizaje compartido

ESSENCE está idealmente posicionada para avanzar

el diálogo que comenzó con este estudio entre
los financiadores e instituciones de investigación
en salud. Los miembros de ESSENCE están
comprometidos a armonizar sus propias políticas
y prácticas en la medida de lo posible, y a tratar de
entender mejor las necesidades de las instituciones
de investigación en los PIMB en relación con el
establecimiento de entornos de investigación
sostenibles.

En este documento sobre buenas prácticas, los casos

de estudio están vinculados principalmente a las
experiencias de las instituciones de investigación
en América Latina. El siguiente paso consiste en
sondear las opiniones en instituciones de otros PIMB,
donde los problemas similares son relevantes para
ellos y averiguar si tienen otras buenas prácticas por
compartir.

Para mantener vivo el diálogo entre los financiadores

de investigación en salud y las instituciones en
PIMB, y sobre todo para tener un foro destinado
al aprendizaje compartido, ESSENCE ha creado
un repositorio de casos de estudio y experiencias
accesibles a través de la página web de ESSENCE,
donde las personas, las instituciones, las redes o los
cuerpos profesionales pueden abordar sus desafíos
y compartir experiencias sobre el tema del cálculo de
costos de investigación. El repositorio ha sido creado
sobre todo para las instituciones de investigación, a
fin de ayudarles a identificar los desafíos comunes
y a aprender de sus éxitos y fracasos. Los miembros
de ESSENCE también utilizarán retos y demandas
específicas procedentes de las publicaciones para
ayudar a informar acerca de la futura armonización
de sus propias prácticas en relación con las
necesidades de financiación de los beneficiarios.
CINCO CLAVES PARA OPTIMIZAR EL CÁLCULO DE LOS COSTOS DE LA INVESTIGACIÓN EN PAÍSES DE INGRESO MEDIANO Y BAJO 33

Abreviaturas

ADB Banco Africano de Desarrollo

BMZ / GIZ Ministerio Alemán de Desarrollo y Cooperación
BRAMA Sociedad Brasileña de Administradores de la Investigación
DFID Departamento para el Desarrollo Internacional del Reino Unido
EC Comisión Europea
EDCTP Programa de cooperación sobre ensayos clínicos entre Europa y los países en desarrollo
ESSENCE Mejorando el Apoyo al Fortalecimiento de la Efectividad de los Esfuerzos de Capacidad
Nacional
FIC Centro Internacional Fogarty

IDRC Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo de Canadá

INORMS Red Internacional de Sociedades de Gestión de la Investigación
MTDC Costos Directos Totales Modificados
NIH Institutos Nacionales de Salud de los Estados Unidos
NORAD Agencia Noruega para el Desarrollo Cooperativo la Agencia Noruega de Cooperación para el
Desarrollo
NWO Organización Holandesa para la Investigación Científica
OMS Organización Mundial de la Salud
PIMB Países de ingresos medianos y bajos
Sida Agencia Sueca de Cooperación para el Desarrollo Internacional
SUHF Asociación Sueca de Educación Superior
TDR Programa Especial de Investigaciones y Enseñanzas sobre Enfermedades Tropicales
 TDR/ESSENCE/17.1

Secretariat is hosted at:

TDR/World Health Organization

20, Avenue Appia
1211 Geneva 27
Switzerland

Fax: (+41) 22 791-4854

tdr@who.int
www.who.int/tdr