ESTADO DEL ARTE Y GESTION DE LA

INFROMACIÓN

IMPLEMENTANDO UN PORTAL DE
REPORTES

UNIDAD 2

Los reportes de operación son

reportes que permiten la consulta
de las operaciones transaccionales
de un sistema de datos. Sirven
para observar la continuidad de las
transacciones de un evento y

2016
verificar su existencia.
Los reportes de gestión poseen
cálculos matemáticos que permiten
el análisis de los datos
transaccionales, esto lleva a que

IMPLEMENTANDO UN
los usuarios puedan hacer toma de
decisiones mas efectivas y de
mayor exactitud..

PORTAL DE REPORTES
Cuando se ha logrado estructurar el manejo de la información, almacenar la
misma en sistemas de información, los usuarios requieren acceso para la toma
de decisiones y correctivos de la operación del negocio. Para ello se basan en
reportes que se clasifican en reportes de operación y reportes de gestión.
COMPUCLUB
Bogotá
Colombia

2016
 IMPLEMENTANDO UN PORTAL DE REPORTES
Objetivos
- Establecer componentes de un indicador de gestión.
- Construir un sistema de indicadores de gestión para un sistema de información.

Descripción del capitulo

Cuando se ha logrado estructurar el manejo de la información, almacenar la misma en

sistemas de información, los usuarios requieren acceso para la toma de decisiones y
correctivos de la operación del negocio. Para ello se basan en reportes que se clasifican
en reportes de operación y reportes de gestión.

Los reportes de operación son reportes que permiten la consulta de las operaciones
transaccionales de un sistema de datos. Sirven para observar la continuidad de las
transacciones de un evento y verificar su existencia.

Los reportes de gestión poseen cálculos matemáticos que permiten el análisis de los
datos transaccionales, esto lleva a que los usuarios puedan hacer toma de decisiones
mas efectivas y de mayor exactitud.
SISTEMA DE REPORTES EN LA ORGANIZACIÓN

Un reporte es una herramienta esencial para conocer las operaciones de la organización y

para observar el comportamiento histórico y análisis

Se puede decir que un reporte es una forma la cual está organizada para identificar y examinar
problemas, eventos o encontrar aquello que ha ocurrido en una organización o que son motivo
de investigación. El objetivo primordial de un reporte es informar de manera simple y objetiva
los asuntos relevantes que son pertinentes a una situación.
Las organizaciones tienen frecuentemente necesidad de crear reportes en todas las áreas de
negocio. La complejidad o contenido de cada uno de ellos, dependerá de su finalidad.

Un reporte se diferencia de un ensayo o informe debido a su estructura, ya que el reporte

incluye encabezados en los cuales la información es organizada, indicando secciones que nos
muestran fácilmente los datos de interés, nos permite discutirlos y analizarlos y finalmente
podría llevarnos rápidamente a una conclusión.
NECESIDAD DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES?

En todas las organizaciones, independiente de su tamaño, existen líderes de equipos de

trabajo como jefes de área, gerentes en diferentes líneas de negocio, administradores de
sucursales en distintas regiones, directores de oficinas, gerentes generales y presidentes de
las compañías, entre otros, quienes necesitan realizar constantemente ciertos análisis que los
llevará probablemente a una conclusión.
Una de las estrategias que estas personas utilizan es la observación de los datos que
diariamente son generados por las diferentes partes que conforman su organización. Sin
embargo, una organización genera cientos, miles y hasta millones de datos diariamente,
debido a la complejidad propia en sus operaciones.

Por ejemplo una compañía que tiene ventas de productos de consumo masivo y más de una
sucursal, tiene un gerente en cada una de ellas, con un jefe en cada área de negocio y con
gerentes regionales e incluso nacionales que están pendientes de las operaciones y
funcionamiento del negocio. Imaginemos este escenario en donde diariamente se generan
datos provenientes de las ventas en cada sucursal, con el nombre de la persona que realizó
la venta, los datos del comprador, especificaciones y cantidades del producto, costo de dicha
venta, facturación generada y así multiplicado por todas las operaciones detalladas en todo el
país. Para un gerente nacional es muy complicado estar pendiente del detalle de esta enorme
generación continua de información.
Reportes para la toma de decisiones

Podemos definir un reporte para toma de decisión como aquel informe que muestra de manera
organizada los datos relevantes de una situación específica, en un tiempo determinado,
teniendo en cuenta el flujo de información proveniente de uno o varios orígenes de datos.
Lo que se busca con un reporte para toma de decisión es la visualización específica de cierta
porción de estos datos agrupados y simplificados en forma lógica, de manera que puedan ser
fácilmente analizados por estas personas, de modo que no se tengan que centrar en los
detalles de cada dato, sino precisamente en el significado que todos en conjunto arrojan.

Volviendo al escenario de una empresa con muchas sucursales, es más fácil para el grupo de
toma de decisión hacer uso de este tipo de reportes, ya que se mostrarán los datos importantes
para cada área, reduciendo tiempo en la planeación y ejecución de decisiones que afectarán
la globalidad del negocio o parte de este.
Que se debe esperar de un reporte de gestión?

Se debe esperar de un reporte de toma de decisión que:

• Incluya de forma resumida la información de interés relevante sin tener que centrarse en los detalles.
Independiente del número de datos que estén siendo consultados, el reporte debe mostrar sólo la información
de interés durante el proceso de análisis.
• Los datos estén organizados de modo que sea de fácil entendimiento, estructurados en secciones que puedan
ser comparadas entre sí. Adicionalmente, los reportes con datos que no muestran información con un
significado para el área de interés, deben ser rediseñados.
• La información pueda ser fácilmente comparada en otro espacio de tiempo ya que los datos no son estáticos
y cambian dependiendo del momento en que son consultados. Estas comparaciones son usadas muy
frecuentemente por los líderes organizacionales.
• Permita visualizar gráficamente los datos que este contiene. Un gráfico entendible complementará la lectura
que se tiene de los datos y permitirá mostrar al grupo de interés más fácilmente el panorama en cierta situación.

Partes de un reporte de gestión?

Título de página: El título de página representa un criterio general de la información que se
muestra en cada sección o página del reporte. Es asignada por un campo del origen de datos
que se tomará como criterio de filtro de visualización de los datos por cada página.
Generalmente esta zona se encuentra en la parte superior del reporte.

Campos de Fila: Esta información, conformada por una serie de campos de fila, representan
los datos que serán mostrados en el reporte de manera horizontal.. Si en el reporte sólo se
incluyeran los campos de fila, obtendríamos simplemente un listado con los detalles
correspondientes al campo elegido, sin que nos arrojara un significado concreto, por lo que
esta información deberá ser comparada con otros datos dentro del mismo reporte; se pueden
ubicar campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha quiera asignar una
orientación de fila en el reporte.

Campos de Columna: Esta información, conformada por una serie de campos de columna,
representan los datos que serán mostrados en el reporte de manera vertical. Al igual que la
información mostrada de manera horizontal, si sólo se incluyera este tipo de información en el
reporte, no tendrían sentido los datos para la toma de una decisión, por lo que también deben
ser combinados con otra información del reporte.

Área de Datos: El área de datos es la parte del reporte que contiene el resultado de los
datos. La información en el área de datos muestra los datos resumidos de los elementos de
las áreas que vienen organizadas de manera horizontal y vertical. Los valores de cada uno
de estos campos, dentro del área de datos representan un resumen de los datos
procedentes de filas o registros de origen. Estos datos serán utilizados para realizar cálculos
entre ellos, de acuerdo a lo que necesitemos en el reporte.

Campo de Datos: Los campos de datos conforman el área de datos. Cada uno de ellos tiene
una correspondencia con un dato proveniente de la información del área horizontal como del
área vertical. Del mismo modo, pueden ser re calculados a través del cálculo de una
operación matemática o de comparación lógica.
Selector de campos: Los selectores de campos son una lista que mostrará los nombres de
campo de las tablas que seleccionamos como origen de datos. En el caso de haber
seleccionado el origen desde una base de datos, estos campos son los atributos de las
tablas que hayamos asignado.

Estructura de un reporte?
 Modificar la ubicación de los datos en la
estructura del reporte

Origen de datos Reporte 1 – Total ventas de productos en cada ciudad

Reporte 2 – Total ventas de productos por cada vendedor

La ubicación de las diferentes áreas dentro del reporte tiene las siguientes características:

• Esta acorde a la visualización que se quiere tener del reporte

• La información en el área de datos tenga sentido dentro del objetivo del reporte
• La información en el área de datos contenga el resultado de la combinación de la información proveniente de
la zona horizontal, como de la zona vertical. Del mismo modo, el área de datos debe contener información que
fue calculada a través de una operación matemática o de comparación.
• El cambio del título de página, debe afectar la visualización de las demás zonas del reporte
• El cambio de la información contenida en la zona horizontal o vertical, afecta los resultados del área de datos.
• Se debe evitar tener la misma información en más de una zona. Por ejemplo, si se agrega el mismo campo a
la información vertical y horizontal, el resultado dentro del área de datos no arrojará información de gran
utilidad.

Reporte electrónico de gestión

Los reportes de toma de decisión hoy en día son generalmente creados y manipulados por
medios electrónicos, como los provenientes de sistemas de información, o de algunos gestores
de bases de datos. En este punto, de manera adicional a lo que esperamos de un reporte de
toma de decisión, si este reporte además es mostrado a través de un sistema de información
electrónico, lo mínimo que se debe tener en cuenta es:
• Los datos mostrados puedan ser fácilmente organizados, agrupados y filtrados de acuerdo a ciertos criterios
dados durante el análisis. Dichos criterios deben ser recibidos por la aplicación utilizada y mostrados en
pantalla con el cambio apropiado.
• Si el reporte actual no llevó a una conclusión significativa, esté pueda ser fácilmente retomado con un nuevo
enfoque. Con esto se podrán tener varios puntos de vista de la misma información.
• Debido al dinamismo que existe en la lógica de negocio y cantidad de operaciones que pueden ocurrir en un
instante de tiempo, existe un cambio continuo de los orígenes de datos que el reporte debería reflejar
fácilmente.

PREPARACIÓN DE UN REPORTE PARA TOMA DE DECISIONES

 Ejemplo de comparación de datos dentro del
Reporte

Reporte de la cantidad de ventas de cada producto por ciudad

Reporte de la cantidad de ventas de cada producto por ciudad, Reporte de la cantidad de ventas de cada producto por ciudad,
mostrando la diferencia que existe de cada producto con el mostrando la diferencia en porcentaje que existe de cada
producto llamado “producto1”. producto con el producto llamado “producto1”.

Lo primero que se debe tener en cuenta antes de crear un reporte utilizando una herramienta
de toma de decisión es pensar en cuál es la información que se quiere analizar y cómo se
quiere organizar, es decir qué información voy a tener en cuenta dentro de mi análisis y cómo
quiero verla, acorde a mis necesidades.

Por ejemplo, si tengo un cuadro de las ventas realizadas en toda la compañía, debería
preguntarme si quiero agrupar estos resultados por áreas, por vendedores, por fechas o por
periodos de tiempo, por productos. Del mismo modo hasta qué nivel de detalle quiero ver
esta información y qué quiero tener en el reporte. Finalmente, si a pesar de tener todos estos
datos en un solo reporte, necesito adicionalmente de ayuda gráfica, por lo que debo pensar
en qué tipo de gráfico quisiera tener.

EL ORIGEN DE DATOS
Una vez ya tenemos en mente cuál será la información que incluiremos en el reporte, lo
siguiente que debemos realizar es especificar es la ubicación de los datos que queremos
analizar.

Al crear un reporte de toma de decisión, existe la posibilidad de tener más de una opción
para la selección del origen de los datos.
Dentro de las opciones que tenemos para ubicar la fuente u origen de datos podemos
resumirlas de la siguiente manera:
• Selección de una lista de datos almacenada en un archivo local o ubicado en un sitio alcanzable de la red
• Selección de datos de un origen de una fuente de datos externa

Un origen de datos local se refiere a un archivo que se encuentre almacenado en ek

computador; de manera similar a un archivo guardado en un sitio en la red, como la red de
área local. Para cualquiera de estas opciones, es importante tener en cuenta que la
información debe estar debidamente organizada en filas y columnas.

Dentro de este tipo de orígenes de datos, los más comunes son las hojas de Cálculo,
creadas con Excel de Microsoft®, 123 de Lotus®, Calc de OpenOffice.Org®, entre otros.
Todas estas hojas de cálculo tienen la información organizada en dos dimensiones. La
primera las filas y la segunda las columnas.
Otros tipos de archivo, ya no muy usados, son los archivos de texto separados por comas o
por tabulaciones. Si comparáramos la estructura de estos archivos con la de las hojas de
cálculo, los nombres de las columnas vienen separados por una coma (o tabulación) en la
primera línea y los datos correspondientes a cada fila vienen también separados por comas
(o tabulación) en las líneas siguientes.
Del mismo modo, las hojas de cálculo se pueden comparar con las bases de datos, en donde
las columnas son los atributos de las tablas y las filas los registros almacenados en cada
tabla o entidad.
TIPOS DE REPORTES

Una vez se haya decidido qué información será incluida en nuestro reporte y el o los orígenes
de los datos, se debería decidir qué tipo de reporte vamos a crear.
Algunos tipos de reporte de toma de decisión incluyen no solo la información sobre la cual se
realizará el análisis, sino que además agregan nuevas características como los gráficos,
utilizados como herramienta de mayor comprensión de la información mostrada en el reporte.
Adicionalmente se puede agregar a los reportes información que no propiamente contiene
datos provenientes de la fuente de datos, sino que son datos descriptivos o informativos que
ayudan a entender aun más el reporte mostrado.

Algunos ejemplos de los tipos de reporte:

 • Reporte de toma de decisión básico : Contiene información resumida de los datos en la estructura tradicional
del reporte de toma de decisión
• Reporte de toma de decisión con gráfico: Es el mismo reporte de toma de decisión básico, pero que incluye un
gráfico.
• Reporte de toma de decisión con información descriptiva: Además de los datos que provienen de la(s) fuente(s)
de información, se pueden agregar secciones informativas o descriptivas. Algunos ejemplos de estas secciones
son: Objetivo, Descripción, Audiencia, Resumen, Ficha técnica y en general información que enriquece el
contenido del reporte.

El criterio para elegir uno de los tipos de reporte de toma de decisión, esta dado básicamente
en el objetivo del reporte y el tipo de audiencia que va a consultarlo. Por ejemplo un reporte de
toma de decisión básico, el cual sólo contiene un resumen de los datos, organizados en una
sola vista, puede ser utilizado por jefes de operaciones o áreas de negocios que conocen el
detalle de los datos y quieren visualizar un consolidado de toda esta información para la toma
de decisión. El hecho de tener solamente los datos, no será complicado para este tipo de
audiencia ya que como se dijo, tienen un conocimiento de los datos que se utilizaron en el
reporte.

Por otro lado, el reporte que incluye un gráfico puede ser utilizado en presentaciones a la alta
gerencia. Es probable que este grupo de personas no necesite ver los datos sino que con el
gráfico, puedan visualizar más fácilmente la toma de una decisión.

Podemos tener los reportes de toma de decisión con información descriptiva, cuando se van
a pasar informes más detallados (y generalmente impresos) a cierto grupo de interés.
Información como objetivos, introducción, resumen, entre otros, pueden ampliar el
entendimiento de los datos del reporte.

Los reportes de toma de decisiones avanzadas son utilizados en reuniones en donde se

hacen comparaciones entre varias áreas o en espacios diferentes de tiempo de la misma
información. El tener más de un escenario de los mismo datos, amplia el espectro dentro de
la decisión.

Cálculos matemáticos en un reporte de gestión

Un reporte de gestión pude desarrollar diferentes cálculos matemáticos, entre los mas
comunes son:
• Sumatoria del campo que se desea operar o calcular
• Promedio del campo que se desea operar o calcular
• La desviación estándar de los campos que se desea calcular
• Conteo de números de los datos
• La variación de la serie de datos que se calcula
Los datos pueden tener forma de presentación acorde a su participación en diferentes niveles.
• Porcentaje total del informe.
• Porcentaje en columna
• Porcentaje en un campo
• Diferencia en

Ejemplo de aplicación de dos operaciones

en el mismo reporte

Campo calculado mediante la operación de suma

Por ejemplo 70000 = suma de las ventas del producto2 en la ciudad2

Campo calculado mediante la operación de conteo

Por ejemplo 4 = cantidad de las ventas del producto2 en la ciudad2

CONCLUSIONES
A. Que es un sistema de gestor de reportes?

Un sistema generador de reportes consiste en un conjunto de reportes que son presentados

con el fin de entender el comportamiento de los datos almacenados en el sistema transaccional,
sus principales características son que pueden aplicar operaciones básicas, que se pueden
conectar con fuentes de datos eternas y que pueden generar una representación de la
participación en diferentes niveles. También pueden desarrollar ciertas tareas de filtrado para
que el reporte aplique sobre datos concretos y exactos.

Los sistemas de gestor de reportes facilita el control de la información y de los datos,

permitiendo verificar la operación de la organización a diario.
B. Cuales tipos de reportes de gestión existen?

Los reportes de gestión se clasifican en

• Reporte de toma de decisión básico : Contiene información resumida de los datos en la estructura tradicional
del reporte de toma de decisión
• Reporte de toma de decisión con gráfico: Es el mismo reporte de toma de decisión básico, pero que incluye un
gráfico.
• Reporte de toma de decisión con información descriptiva: Además de los datos que provienen de la(s) fuente(s)
de información, se pueden agregar secciones informativas o descriptivas. Algunos ejemplos de estas secciones
son: Objetivo, Descripción, Audiencia, Resumen, Ficha técnica y en general información que enriquece el
contenido del reporte.

C. Tipos de operaciones matemáticas con reportes de gestión?

Un reporte de gestión pude desarrollar diferentes cálculos matemáticos, entre los mas
comunes son:
• Sumatoria del campo que se desea operar o calcular
• Promedio del campo que se desea operar o calcular
• La desviación estándar de los campos que se desea calcular
• Conteo de números de los datos
• La variación de la serie de datos que se calcula

BIBLIOGRAFIA
1. Hacia la inteligencia de los negocios, Politecnico Grancolombiano, Fernando Davila Ladrón de Guevara
2. Guía de Análisis, Diseño e Implantación de Sistemas o Sistemas de Información 1, 2 y 3, word press.com. Luis
Castellanos
3. Análisis y diseño de sistemas de información, kendall & kendall