BOLETÍN ISO—KABSA AUDITORIA EXTERNA

"Consejos para enfrentar una

auditoría externa"BOLETÍN N° 21
Después de un duro trabajo ya tenemos documentado e implantado nuestro sis-
tema de gestión de calidad según ISO 9001 y sólo nos falta superar la auditoría
de certificación.
Como es nuestra primera auditoría es normal que surjan dudas e inquietud ante
ella, a nadie le gusta que le revisen su trabajo y le detecten errores. Pero así es
el juego de las auditorías: detectar errores, reconocerlos y aportar soluciones .

1. Tener paciencia: el auditor empleará todo el tiempo asignado para la

realización de la auditoría y por lo tanto debemos estar dispuestas a
presentar todos y cada uno de los documentos y registros elaborados en
nuestro sistema de gestión. También es necesario ser paciente y esperar al
informe final para sacar las conclusiones de todo el proceso, es posible que
el auditor ponga objeciones continuas a todos y cada uno de los
procedimientos o registros que revise pero luego, en el informe final, sólo
aparezcan dos o tres errores comunes y generalmente sencillos de
solucionar.

2. Tener siempre un documento como respuesta: A todas las consultas

planteadas por el auditor la empresa debe responder con documentos y
registros. Un archivo adecuado que facilite la identificación y localización de
los documentos se convierte en un factor fundamental para el correcto
desarrollo de la auditoría.

3. No entablar discusiones con el auditor: Si en el transcurso de la auditoría

surgen no conformidades con las que no estamos completamente de
acuerdo, la actitud más favorable es aceptar los criterios del auditor y no
entablar discusiones que normalmente tienen un resultado estéril. El 90%
de las no conformidades se solucionan con pequeños cambios
documentales que no nos requerirán más de diez minutos de trabajo, la
discusión, sin embargo, puede durar horas y generalmente no evita los diez
minutos anteriores.
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4. Clarificar totalmente los Hallazgos: La auditoría termina con la aprobación

del informe pero es muy probable que existan Hallazgos, y, por lo tanto,
nuestro trabajo finalizará cuando demos respuesta a este informe con un
plan de acciones correctivas. Para que este plan sea sencillo de realizar y
nos ocupe el menor tiempo posible, es necesario que, durante la presencia
del auditor, queden totalmente claras las causas de los Hallazgos y que se
conozca exactamente lo que el auditor esperaba ver.

5. Conocimiento de la Misión y la Política de Calidad: Basta con ofrecer un

resumen sencillo con tres o cuatro puntos de fácil captación y memorización.
(Ver Manual de Calidad)

6. Comprensión de los procedimientos e indicadores: Cada persona debe

conocer y entender a cabalidad sus procesos, procedimientos e indicadores.

7. Estado de los documentos: Es importante recordarles que todos los

documentos deben estar actualizados, debidamente organizados, en un
lugar de fácil ubicación y los registros firmados. (Escritorio Remoto)

8. Consejos de actuación ante los auditores: Muchas veces empleados

competentes que hacen correctamente su trabajo de acuerdo al sistema de
calidad implantado, no saben cómo responder o manejarse ante un auditor
que hace preguntas o solicita evidencias, por lo tanto, es importante
considerar:

• Tratar de contestar con seguridad (los auditores no van a preguntar nada

que no esté dentro de las actividades normales), nadie sabe más del trabajo
que la persona que lo hace

• Si no se entiende alguna pregunta o requerimiento del auditor, se le puede

pedir que repita la pregunta o la formule de otro modo

• Tener el área de trabajo en perfecto estado de orden y limpieza (tener a la

mano la documentación)

• No dar al auditor más información (verbal o escrita) que la que está

solicitando