ANALISIS DE SISTEMAS 341 APENDICE 3. FLUJOGRAMA DE INFORMACION EI flujograma de informacién es una guia en las actividades del proceso Es un acuerdo que todos se comprometen a cumplir mientras se mantenga la normalidad. Sin embargo, y con toda seguridad, la complejidad del medio produciré dia a dia desafios que no estén resueltos en el diagrama, y ahi estén las personas para decidir qué hacer. Esas mismas variantes ayudarin a perfeccionar el diagrama en la medida que se discuten y se hacen rutinarias. Hay una larga experiencia con importantes aprendizajes en las empresas que usan esta técnica, veamos algunos: © Un flujograma de informacién no es un diagrama de flujo computaci nal, asi es que debe evitarse toda forma de condiciones (del tipo “if then else” —si sucede esto entonces haga aquello, sino haga esto otro. Tampoco deben utilizarse rombos de decisiones. {Por qué? Porque estamos describiendo actividades que realizan seres humanos, con una variedad y riqueza infinitas, asi es que en cada paso hay que dejar la posibilidad de que las personas decidan variantes que no consideré el analista. Ademis, los simbolos y condiciones computacionales tienden a alejar a los potenciales usuarios. © El flujograma de informacién sefiala el flujo normal de un proceso, tal vex equivale al 99% de lo que sucede. El otro 1% es variedad del en- torno que ni siquiera es deseable que esté diagramada, en esa zona act- ‘ian las personas. * Enel diagrama debemos buscar alternativas para evitar la redundancia innecesaria, por ejemplo, si cuatro tipos de procesos de compra termi- nan en la misma forma de pago al proveedor, deberia construirse un solo diagrama de “pagos al proveedor”. HI flujograma de informacién ayuda a proporcionar una visién global del proceso. Debe evitarse la jerarquizacién. Es preferible tener un gran diagrama completo del proceso * Aquello que esté diagramado es a nivel atémico, es decir, con todo detalle. Por ejemplo, si una orden de compra tiene un original y tres copias, en el diagrama debe quedar representado el destino de cada uno de los cuatro ejemplares. En el orden correspondiente, porque no es lo342 TUAN Bravo C. mismo recibir la copia “uno” que la copia “tres” del formulario, porque probablemente esta tiltima ya cs ilegible. EI flujograma de informacién se compone de: unidades organizacionales, actividades y datos. 1. Las unidades organizacionales estén indicadas en columnas y repre- sentan a cada area que tiene relacién con el proceso en estudio. Cada unidad incluida en el flujograma deberia corresponder al nivel até- mico, aquel donde ya no se puede seguir dividiendo, como un cargo. Cuando no se justifica agregar mas columnas, porque hay tareas co- munitarias 0 varias personas cumplen tarcas similares, como los ven- dedores de un departamento o un grupo autodirigido dedicado a la mantencién, serd suficiente incorporar una columna que represente al conjunto 2. Las actividades corresponden al flujo del proceso y generalmente son realizadas por una persona. Toda actividad debiera responder satisfac- toriamente a: {cual es su contribucién a la efectividad del proceso?, jagrega valor? Una actividad es equivalente a una operacién del proceso de transforma- cién de insumos en productos, con una fuerte justificacién econémica. Asi, se va gestando poco a poco el cumplimiento del objetivo del pro- ceso. 3. Los datos son los informes, archivos, formularios, pantallas y todos aquellos elementos que permiten mostrar, almacenar, transmitir 0 tras- ladar informacién. Los datos son dindmicos, porque varian en su presentacién segiin la con- veniencia del momento —como si estuvieran hechos de arcilla fres- ca— pueden tomar la forma de una pantalla, formulario, informe, etc... En la siguiente pagina vemos un flujograma de informacién de un proceso de emisién de notas de crédito por pronto pago. W En el libro Gestién de Procesos, profundizamos en el flujograma de informaci