CIGU03

PROCESO COMUNICACIÓN INFORMATIVA CÓDIGO CIGU03
GUÍA PARA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO

GUÍA
EN EL SITIO WEB DE LA VERSIÓN 1
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
GUÍA PARA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO EN EL SITIO WEB DE LA

BOGOTÁ D.C.
2016
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Oficina Asesora de Jefe Oficina Asesora de Jefe Oficina Asesora de
Comunicaciones Estratégicas e Comunicaciones Estratégicas e Comunicaciones Estratégicas
Imagen Institucional Imagen Institucional e Imagen Institucional
Profesional Oficina Asesora de Jefe Oficina Asesora de Planeación

Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
22/12/2016 29/12/2016 30/12/2016
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GUÍA
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................... 2
1. OBJETIVO .............................................................................................................. 6
2. ALCANCE ............................................................................................................... 6
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ...................................................................................... 6
4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE................................................................ 7
5. DEFINICIONES....................................................................................................... 8
6. GENERALIDADES ................................................................................................ 10
6.1 Impacto en la eficiencia de las instituciones....................................................... 10
6.2 Costos de transacción para el ciudadano .......................................................... 10
6.3 Vulneración de derechos ................................................................................... 11
6.4 Proceso inefectivo de rendición de cuentas ....................................................... 11
7. EL USO DEL LENGUAJE AL CIUDADANO .......................................................... 12
7.1 ¿Cómo comunicar e informar en lenguaje claro? ............................................... 13
7.2 ¿Qué elementos se deben tener en cuenta para escribir en lenguaje claro? ..... 13
7.3 Principio básico: pensar en la audiencia ............................................................ 14
7.4 Pasos para escribir en lenguaje claro ................................................................ 16
7.4.1 Esquema general: organizar, escribir, revisar y validar ............................... 16
7.5 Use encabezados para guiar al lector ................................................................ 18
7.5.1 Separe la información en secciones cortas ................................................. 19
7.6 Escribir el documento ........................................................................................ 22
7.6.1 Use oraciones cortas .................................................................................. 22
7.6.2 Simplifique la estructura de las oraciones ................................................... 23
7.6.3 Utilice voz activa ......................................................................................... 25
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GUÍA
7.6.4 Use palabras sencillas ................................................................................ 25
7.6.5 Evite el uso de palabras innecesarias ......................................................... 26
7.6.6 Use verbos en lugar de sustantivos ............................................................ 27
7.6.7 Use un tono y lenguaje adecuado............................................................... 28
7.7 Revisar el documento ........................................................................................ 28
7.7.1 Validar el documento .................................................................................. 29
7.8 Características de los contenidos ...................................................................... 29
7.8.1 Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso ............... 30
7.8.2 Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos ... 30
7.8.3 Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios ......................... 31
7.8.4 Los contenidos deben mantener la privacidad ............................................ 32
7.8.5 Los contenidos deben conservar el derecho de autor y de propiedad

intelectual ................................................................................................................. 32
8. INFORMACIÓN MÍNIMA A PUBLICAR ................................................................. 34
8.1 Mecanismos de contacto con el sujeto obligado ................................................ 34
8.2 Información de interés ....................................................................................... 36
8.3 Estructura orgánica y talento humano................................................................ 37
8.4 Normatividad ..................................................................................................... 38
8.5 Presupuesto ...................................................................................................... 39
8.6 Planeación ......................................................................................................... 39
8.7 Control ............................................................................................................... 40
8.8 Contratación ...................................................................................................... 41
8.9 Trámites y servicios ........................................................................................... 42
8.10 Instrumentos de gestión de información pública ............................................. 42
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GUÍA
9. INFORMACIÓN PUBLICADA NO RELACIONADA EN LA LEY DE

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. LEY 1712 DE 2014 .... 44
10. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SITIO WEB .. 44
10.1 El sitio web, una responsabilidad de todas las áreas ................................... 44
10.2 Claves de administración del sitio web ........................................................... 46
10.3 Compromisos de la Oficina Asesora de Comunicaciones e Imagen Institucional

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11. DATOS ABIERTOS ............................................................................................... 48
11.1 Principios que rigen los datos abiertos de la Superintendencia Nacional de

Salud: 48
11.2 Identificar y publicar datos .............................................................................. 50
11.2.1 Identificar los Datos a Publicar. ............................................................... 51
11.2.2 Publicar Datos Abiertos ........................................................................... 52
11.2.3 Documentación ....................................................................................... 52
11.2.4 Estructuración ......................................................................................... 54
11.2.5 La estructuración de datos: ..................................................................... 54
11.2.6 Carga de datos ....................................................................................... 54
11.2.7 Portal de datos del Estado Colombiano - www.datos.gov.co ................... 55
11.2.8 Otros sistemas de publicación:................................................................ 55
11.3 Comunicar y promover el uso y reuso de datos.............................................. 55
11.3.1 Dar a Conocer......................................................................................... 55
11.3.2 Vinculación de los Agentes ..................................................................... 56
11.3.3 Consolidación y Posicionamiento ............................................................ 57
11.3.4 Monitorear la Calidad y el Uso Valor ....................................................... 58
12. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................... 59
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GUÍA
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GUÍA
1. OBJETIVO
La presente guía tiene como objetivo establecer los lineamientos para la publicación de
contenido en el sitio web de la Superintendencia Nacional de Salud, teniendo en cuenta el
documento “Guía para la elaboración de la política editorial, actualización y plan de
administración del sitio web”, desarrollado por el Área de Articulación y Acompañamiento
Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la “Guía de Lenguaje Claro para
Servidores Públicos de Colombia”, elaborada por el Departamento Nacional de
Planeación (DNP), la “Guía de Lenguaje Ciudadano para la Administración Pública
Colombiana”, elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la
Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), la Ley 1712 de 2014, por medio de la
cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional, la resolución número 3564 de 2015 y la Guía de Datos Abiertos, del Ministerio
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
2. ALCANCE
Esta guía, soportada en un conjunto de instrumentos técnicos, normativos y de política
pública, busca: establecer lineamientos claros frente al uso del lenguaje al ciudadano que
garantice que los contenidos publicados a través del sitio web sean de fácil comprensión y
entendimiento para la ciudadanía; contribuir al incremento de la transparencia en la
gestión pública, estableciendo la información que se publica, área responsable de su
publicación , periodicidad de la información y estrategias para la apertura de datos; así
como establecer lineamientos generales frente a la administración del sitio web de la
Entidad.
Si bien la tecnología y las formas de comunicar se transforman con el tiempo, esta guía
responde a las necesidades del momento, siendo objeto de posibles cambios en el futuro
que contribuyan a mejorar la forma de comunicarse de la Entidad de cara a todos sus
usuarios.
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GUÍA
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente guía aplica para todos los procesos y áreas de la entidad, está dirigida a
todos los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud y ciudadanía en general
y, está basada en las disposiciones legales vigentes sobre transparencia y acceso a la
información pública.
4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE

Esta guía da cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y a la
resolución número 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
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GUÍA
5. DEFINICIONES
Anonimizar: Proceso para remover datos personales de una base de datos, buscando la
publicación segura de datos para su reutilización.
Archivo de datos (dataset): Un conjunto de datos que forman una unidad significativa y
que habitualmente pueden ofrecerse con un fichero.
Bases de datos federadas (BDF): Son vistas unificadas de bases de datos

independientes que aparentan ser una sola base de datos, pero son una colección de
sistemas de bases de datos independientes, cooperativos, heterogéneos, que son
autónomos y que permiten compartir todos o algunos de sus datos. Una BDF aparenta ser
una BD normal y corriente, pero no tiene existencia física, es una vista lógica.
Catálogo de servicios de TI: Este catálogo recoge y describe los servicios de TI que la
entidad presta actualmente a las demás entidades y al público en general.
Conjunto de datos (Dataset): Unidad mínima de información sujeta a carga, publicación,

transformación y descarga en la plataforma.
CSV (Valores separados por coma): Formato abierto y sencillo para representar datos
en formato de tabla, en columnas separadas por comas (o punto y coma, donde la coma
es el separador decimal) y las filas son saltos de línea. Los campos que tienen una coma,
un salto de línea o una comilla doble, deben cerrarse entre comillas dobles. Las
extensiones que se utilizan son .csv y .txt.
Datos enlazados o linked data: Método de publicación de datos estructurados para que
puedan ser interconectados y más útiles. Se basa en tecnologías Web estándar, tales
como HTTP, RDF y los URI, pero en vez de utilizarlos para servir páginas web para los
lectores humanos, las extiende para compartir información de una manera que puede ser
leída automáticamente por ordenadores. Esto permite que sean conectados y consultados
datos de diferentes fuentes.
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GUÍA
Efecto mosaico: Combinación de información disponible de bases anonimizadas que

permite la identificación de los individuos. Es importante evitar este efecto para proteger
los datos de las personas.
Entidad: Organismos establecidos por la legislación Colombiana, los cuales tienen la

facultad de definir inventarios de datos y conjuntos de datos a publicar.
Formatos libres: Son formatos de archivo que se pueden crear y manipular para
cualquier software, libre de restricciones legales.
Formatos propietarios: Son formatos de archivo que requieren herramientas que no son
públicas.
PETI o PETIC: Plan Estratégico de Tecnologías de la Información el cual define la

estrategia de TI en la entidad para el periodo correspondiente. En ocasiones este plan
está incorporado dentro del Plan Estratégico Institucional.
Reutilización de datos: Producto que se elabora a partir de los datos públicos, puede ser
una visualización, una aplicación web, un servicio, un cuadro de mandos, una noticia o
una información, una gráfica, un dibujo, una gráfica dinámica entre otras cosas.
Reutilizadores de datos: Aquellas personas que con los Datos Abiertos como materia
prima elaboran productos o servicios, pueden ser tales como emprendedores, empresas,
ONG's, periodistas, hackers cívicos, o cualquier persona que tenga conocimientos del
tratamiento y la manipulación de los datos.
URL: Localizador de recursos uniforme, (sigla en inglés de uniform resource locator), es

una secuencia de caracteres, de acuerdo a un formato modélico y estándar, que se usa
para nombrar recursos en Internet para su localización o identificación. Referencia.
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GUÍA
6. GENERALIDADES
6.1 Impacto en la eficiencia de las instituciones
La información que no es clara y comprensible obliga a las entidades a destinar más

tiempo y recursos para aclararle al ciudadano información que estos perciben como poco
precisa y que no se ajusta a sus necesidades. Por ejemplo, ¿cuántos recursos asigna una
entidad para reescribir formularios confusos sobre trámites o servicios?, ¿cuántas
llamadas recibe un centro de contacto para aclarar información del sitio web de una
entidad?, ¿cuántos derechos de petición recibe una entidad solicitando una aclaración o
más información?
Tras la respuesta a estas preguntas se encuentra la justificación a la necesidad de

promover un compromiso por parte de los servidores públicos para ofrecer a los
ciudadanos información clara, comprensible, que se ajuste a la realidad y a sus
expectativas.
6.2 Costos de transacción para el ciudadano
La ausencia de información clara y completa también implica costos económicos para los
ciudadanos; por ejemplo, ¿qué sucede cuando un ciudadano se encuentra con una
información que no comprende?, ¿recurre a un tramitador?, ¿contrata a un abogado?,
¿se dirige directamente a la entidad para solicitar una aclaración?, ¿llama a una línea de
atención al ciudadano?
Cualquiera de estas opciones implica costos imprevistos para los ciudadanos que
comprometen tiempo o dinero adicional.
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GUÍA
6.3 Vulneración de derechos
Para ejercer con efectividad sus derechos, los ciudadanos deben entender la información
que el Estado les proporciona. Por ejemplo, ¿qué sucede cuando un ciudadano no
entiende una comunicación que describe un derecho, un trámite o un servicio?
Cuando las entidades públicas no se comunican con claridad, impiden, más allá de la
consecución de un trámite o servicio, el ejercicio de un derecho.
6.4 Proceso inefectivo de rendición de cuentas
La complejidad en el lenguaje conlleva prácticas de rendición de cuentas inadecuadas

que afectan la percepción de los ciudadanos:
 Desconocimiento de las organizaciones del Estado, su funcionamiento y los

resultados de la gestión pública.
 Pérdida de la oportunidad de evaluar, corregir y ajustar políticas y proyectos de la
Administración Pública, de acuerdo con las opiniones y los aportes que surjan del
diálogo con la población.
 Menor transparencia en las acciones de los gobiernos y bajo interés sobre lo
público por parte de la ciudadanía.
11

GUÍA
7. EL USO DEL LENGUAJE AL CIUDADANO

La Superintendencia Nacional de Salud buscará garantizar que los contenidos de sus
publicaciones sean claros, sencillos, directos y entendibles para todas las audiencias,
toda vez que la información publicada a través del sitio web de la Entidad va dirigida a los
usuarios del Sistema de Seguridad Social en Salud, funcionarios, entidades, privados,
vigilados y ciudadanos en general.
Cumplir con esta expectativa es posible si al interior de la Entidad se adopta "La Guía de
Lenguaje Ciudadano para la Administración Pública" establecida por el Departamento de
Planeación Nacional (DNP). Este documento se refiere a una forma de expresión clara,
precisa, completa y confiable que debe ser usada al informar y dialogar con los
ciudadanos por medio de mensajes que se transmitan en palabras, imágenes, informes,
documentos, videos o diálogos.
En esencia, se busca por medio de una estrategia de traducción del lenguaje

administrativo a uno cotidiano que contribuya a la formación de una cultura de
participación ciudadana.
Lo anterior no quiere decir que esta iniciativa pretenda entorpecer el lenguaje, sino, por el
contrario, enriquecer las formas de expresión a través de las cuales se llega a los
ciudadanos, de forma tal que la interpretación de las palabras, conceptos y mensajes no
se vea limitada por el tono institucional.
Este tipo de lenguaje debe usarse porque la Entidad busca que el ciudadano comprenda
la información para ejercer sus derechos, un hecho que además ayuda a enriquecer la
gestión pública, cuando éste entiende, habla y sugiere cambios a partir de lo que conoce.
Se trata de un aprendizaje de doble vía hacia y desde el ciudadano que cumple su
propósito fundamental cuando el mensaje tiene el mismo significado para ambas partes.
Además, busca definir las estructuras del lenguaje común para el intercambio de
información entre las organizaciones, con el fin de facilitar la gestión de la Entidad,
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GUÍA
mejorar la relación con los ciudadanos, intercambiar información de calidad, estructurar la

información de forma estandarizada, entre otros.
Para el caso concreto de esta guía, informar no puede suplirse con el simple hecho de
divulgar la información en el sitio web de la Supersalud. Se cumple cuando se analiza las
características y el alcance de esta información, pero sobre todo, cuando se mantiene
actualizada.
En ese sentido, los funcionarios que elaboren y administren los diferentes contenidos del
sitio web deberán seguir las siguientes recomendaciones:
7.1 ¿Cómo comunicar e informar en lenguaje claro?
El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) establece en la Guía de

Lenguaje Ciudadano cuatro pasos fundamentales para transformar el lenguaje técnico
que utilizan las entidades estatales en un lenguaje claro, de fácil comprensión para el
ciudadano:
• Primero: identificar los temas o contenidos que se quieren informar e identificar

quiénes son los interlocutores.
• Segundo: relacionar los conceptos con el contexto de la realidad del ciudadano:
con la cultura, la satisfacción de una necesidad, la prestación de un servicio
concreto.
• Tercero: convertir en lenguaje claro y sencillo los conceptos técnicos que se usan
en la administración pública u ofrecer definiciones en términos de fácil
comprensión para el ciudadano.
• Cuarto: definir las estrategias de comunicación, estableciendo los canales y
medios de comunicación para la interlocución (DAFP, 2001. p.19)
7.2 ¿Qué elementos se deben tener en cuenta para escribir en lenguaje claro?
Las organizaciones internacionales Clarity, PLAIN y Center for Plain Language que
promueven y analizan el uso del lenguaje claro en textos oficiales establecen que el
13

GUÍA
propósito del lenguaje claro es comunicar de forma clara y efectiva, situando las
necesidades de la audiencia sobre cualquier otra consideración. Asimismo, establecen
tres elementos, así1 (Clarity, 2011):
• Contenido: redacción de ideas centrales e información que realmente es

relevante para el lector, utilizando oraciones cortas con estructuras simples y
palabras que sean de fácil comprensión para el lector.
• Estructura: se refiere a la organización del texto, de forma tal que tenga una
secuencia lógica.
• Diseño: se relaciona con el uso de ayudas visuales que pueden facilitar la lectura
del texto e indicar la información más relevante. Se recomienda el uso de
encabezados, negrilla, cursivas, viñetas, entre otros recursos.
7.3 Principio básico: pensar en la audiencia
El principal elemento para comunicar un mensaje en lenguaje claro consiste en pensar en

la audiencia que se le transmitirá. Es importante conocer las características del receptor
para identificar, entre otros aspectos, cuáles son sus intereses, necesidades, expectativas
y nivel de conocimiento; al igual que saber qué deben hacer los ciudadanos con la
información que reciban.
El Manual de Lenguaje Ciudadano elaborado por la Secretaría de la Función Pública de

México, recomienda responder preguntas como:
1
En el año 2007, representantes de las organizaciones internacionales en lenguaje claro Clarity,
PLAIN y Center for Plain Language decidieron formar el grupo de trabajo International Plain
Language para analizar temas relacionados con la implementación del uso de lenguaje claro en el
ámbito internacional y la provisión de una definición estándar de dicho concepto.
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GUÍA
 ¿Quiénes leerán el texto? Tal precisión implica establecer quién o quiénes leerán
el mensaje: ¿es un texto dirigido a los servidores públicos?, ¿es un texto que
afecta derechos y deberes y por lo tanto está dirigido a los ciudadanos?
 ¿El texto está dirigido a una persona o a un grupo de personas? Si el texto
tendrá varios lectores, se debe identificar el grupo de personas más interesado en
él. Sin embargo, también se debe incluir información y detalles que pueden ser
relevantes para otros grupos que quizá no tengan tanto interés en el texto pero
que por alguna otra razón lo leerán (SFP2, 2007).
 ¿Cuáles son los intereses de los lectores? No todas las personas tienen los
mismos intereses en el momento de leer un texto. Hay quienes leen para obtener
información con el fin de realizar un trámite o servicio, en tanto otros desean
consultar la oferta institucional. Pensar en los posibles intereses de las personas
ayuda a ordenar la información con base en lo que los lectores necesitan y desean
conocer.
 ¿Qué tanto sabe sobre el tema? Esta pregunta implica identificar si el lector tiene
un conocimiento previo; o si, por lo contrario, necesita de un contexto para
entender el tema.
 ¿Qué características tiene el lector? Se requiere identificar el perfil del lector.
Conocer su edad, género, entre otros, con el fin de escribir un texto que se ajuste
a sus características. No es lo mismo escribir una comunicación dirigida a una
entidad vigilada que redactar una comunicación dirigida a un ciudadano. También
se necesita identificar si el lector tiene algún conocimiento previo sobre la
información.
2
Secretaría de la Función Pública de México
15

GUÍA
El uso de un lenguaje claro va más allá de lo que quiere informar el emisor del mensaje.
Se corre el riesgo de no lograr una verdadera comunicación, si solo se tiene en cuenta su
punto de vista, dejando de lado los intereses del receptor.
Las comunicaciones del Estado que están dirigidas a los ciudadanos requieren de un
enfoque especial que implica pensar constantemente en sus necesidades y expectativas.
7.4 Pasos para escribir en lenguaje claro
7.4.1 Esquema general: organizar, escribir, revisar y validar

La identificación de la audiencia resulta imprescindible para comunicarse de forma clara y
precisa y, para ello, es importante ponerse en los zapatos del lector para entender, como
se ha reiterado, sus expectativas y necesidades. Una vez se tiene claro esto, es
importante realizar un proceso que consta de cuatro pasos: organizar, escribir, revisar y
validar.
7.4.1.1. Organizar las ideas

Organizar un documento antes de empezar a escribirlo es un paso fundamental, porque
de ese modo se asegura entender el propósito del documento e identificar cuáles son las
necesidades de la audiencia. Responda las siguientes preguntas antes de empezar a
escribir:
• ¿Qué estoy escribiendo?

• ¿Por qué lo estoy escribiendo?
• ¿Quién es el lector principal? ¿Hay otros?
• ¿Qué puntos busco comunicar?
• ¿Si pudiera decirle una sola frase al lector, qué le diría?
• ¿Cómo reaccionaría el lector ante esta frase?
7.4.1.2. Utilice la estructura básica de un texto

La estructura básica para organizar un documento contiene tres secciones:
16

GUÍA
Introducción: Se debe ofrecer al lector un contexto general y dar respuestas cortas a

preguntas como ¿cuál es el propósito del documento?, ¿cómo afecta o está relacionado
con el lector?, ¿por qué es importante?, ¿cómo está organizado?
Cuerpo: En esta sección se desarrollan las respuestas a las preguntas planteadas en la

introducción.
Conclusión: Se retoman las ideas centrales y se concluye con una idea final; en ella se le
explica al lector qué debe hacer a continuación.
7.4.1.3. Presente en primer lugar la información que le aplica a toda su audiencia

Tenga en cuenta que en algunos casos no toda la información que se presenta aplica
para toda su audiencia. Hay determinada información como condiciones y excepciones
que aplican únicamente para perfiles específicos de la audiencia. En este sentido,
reconozca a su público (características, necesidades y expectativas de los ciudadanos
que le consultan) y enfoque su comunicación de la manera más asertiva.
Ejemplo 1
Más complicado
El usuario que requiere informar a la Superintendencia Nacional de Salud las
inconformidades o insatisfacciones particulares o generales, sobre el aseguramiento, la
prestación de los servicios o cualquier otra irregularidad en la aplicación y cumplimiento
de las normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Todos los usuarios que requieran formular su inconformidad deben llevar la siguiente
documentación:
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

• Solicitud escrita.
Más simple
17

GUÍA
Quienes necesiten formular una inconformidad frente a la aplicación y cumplimiento de las

normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud debe presentar:
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

• Solicitud escrita.
7.5 Use encabezados para guiar al lector
Asegúrese de usar títulos y subtítulos que realmente describan el contenido o el propósito

de cada sección. Para elaborar los encabezados, según el mensaje que necesite
comunicar, use uno de los tres tipos existentes:
Tipo de Encabezado Ejemplo
Encabezados tipo pregunta: ¿Cómo formular una petición, queja,

reclamo o denuncia?
Encabezados tipo afirmación: Formule su petición, queja, reclamo o
denuncia.
Encabezados por tema: Formulario de peticiones, quejas, reclamos
o denuncias.
Los encabezados indican cómo está estructurado el texto, con ellos se destacan los
títulos de los distintos apartados o secciones del documento.
Ejemplo 2
Más complicado
Paso 1: Alistar la documentación requerida para proceder con la Autorización de reformas

estatutarias, procesos de escisión y fusión de vigilados y cualquier otro cambio de
composición accionaria.
o Solicitud debidamente suscrita por el Representante Legal.
18

GUÍA
o Acta de asamblea de accionistas en la cual fue aprobado el respectivo

proceso.
o Proyecto de escisión, fusión o reforma estatutaria.
o Convocatoria de asamblea. Con cuadro de composición accionarios,
poseer relación de socios.
o Estados financieros. Dictaminados, balances de la compañía
Paso 2: Para radicar su solicitud puede realizarlo de manera presencial a través de

nuestros puntos de atención.
Más Simple
Paso 1: Aliste los documento para la Autorización de reformas estatutarias, procesos de

escisión y fusión de vigilados y cualquier otro cambio de composición accionaria.
o Solicitud debidamente firmada por el Representante Legal.

o Acta de asamblea de accionistas en la cual fue aprobado el respectivo
proceso.
o Proyecto de escisión, fusión o reforma estatutaria.
o Convocatoria de asamblea. Con cuadro de composición accionarios, y
relación de socios.
o Estados financieros. Dictaminados, balances de la compañía
Paso 2: Radique su solicitud de forma presencial en nuestros puntos de atención.
7.5.1 Separe la información en secciones cortas

Las secciones largas dan la impresión de que el documento es difícil de entender. El uso
de secciones cortas hace posible dividir la información y facilita su comprensión. Para
separación se recomienda el uso de encabezados informativos (sección 4.1.4).
Ejemplo 3
Más complicado
19

GUÍA
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es un instrumento de tipo preventivo

para el control de la gestión institucional, el cual se elabora anualmente y se enmarca en
cuatro componentes:
Riesgos de corrupción y acciones para su manejo, estrategia anti trámites, rendición de

cuentas, mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y transparencia y acceso a la
información pública.
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano está contemplado en el Modelo

Integrado de Planeación y Gestión, que articula el quehacer de las entidades, mediante
los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo y el monitoreo y evaluación
de los avances en la gestión institucional y sectorial.
Más simple
¿Qué es el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano?
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es un instrumento de tipo preventivo

para el control de la gestión institucional, el cual se elabora anualmente y se enmarca en
cuatro componentes.
¿Cuáles son los 4 componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano?
1. Riesgos de corrupción y acciones para su manejo,

2. estrategia anti trámites,
3. rendición de cuentas,
4. mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y transparencia y
acceso a la información pública.
¿Dónde está contemplado el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano?
El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano está contemplado en el Modelo

Integrado de Planeación y Gestión, que articula el quehacer de las entidades, mediante
20

GUÍA
los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo y el monitoreo y evaluación

de los avances en la gestión institucional y sectorial.
7.5.1.1 Use ayudas visuales

El uso de elementos visuales: tablas, listas, viñetas y otros, facilita la lectura de un
documento haciendo que se pueda encontrar la información facilidad y rapidez. Un texto
con ayudas visuales invita al lector a leer.
Para presentar Use Ejemplo
Serie de Lista con viñetas Debe llevar la siguiente documentación:

elementos Se usa cuando el orden • Cédula de ciudadanía
de los elementos no • Registro civil de nacimiento
importa.
Serie de Lista con números Para formular una PQRD realice los
elementos Se usa cuando el orden siguientes pasos:
sí importa. 1) Ingrese a
www.supersalud.gov.co
2) Haga clic en el botón “PQRD -
Peticiones, Quejas, Reclamos y/o
Denuncias”
3) Diligencie el formulario y al
finalizar haga clic en el botón
“Enviar”.
Secuencia de Tabla de actividades Actividad Descripción

actividades Compuesta por filas
(horizontales) y
columnas (verticales).
El nombre de cada
21

GUÍA
columna, debe ser

único y con un tipo de
concepto asociado. En
cada fila que compone
la tabla se incluyen los
datos correspondientes;
también pueden quedar
espacios en blanco.
Criterios de Tabla si/entonces Si… Entonces…
decisión Esta herramienta ayuda
a comunicar a los
ciudadanos qué ocurre
si se dan unas
circunstancias
específicas.
7.6 Escribir el documento
Para la composición de documentos siempre esté atento a las oraciones y palabras que
utiliza.
7.6.1 Use oraciones cortas

Las oraciones largas son más difíciles de leer porque saturan la memoria a corto plazo y
pueden enredar las ideas (SFP, 2004, p. 46).
Ejemplo 4
Más complicado
1. COSALUD EPS S.A., es una empresa autónoma e independiente, comercial

del tipo de las anónimas, constituidamediante escritura pública 753 del 22 de
marzo de 2007, otorgada en la Notaría 30 de Bogotá D.C. e inscrita en la
22

GUÍA
Cámara de Comercio de Bogotá. Está autorizada por la Superintendencia

Nacional de Salud mediante Resolución 371 del 3 de abril de 2008 que la
habilita como empresa promotora de salud del régimen contributivo del
Sistema General de Seguridad Social en Salud. 2. Presentamos a usted
excusas por las incomodidades generadas y le informamos que su inquietud,
es importante para nosotros, pues de esta manera podemos mejorar la
atención a los afiliados a nuestra entidad. 3. XXXXXXX EPS S.A., en cabeza
de la Coordinación de servicios Hospitalarios, ha iniciado los procedimientos
que corresponden a la revisión y análisis de su caso, con el objeto de
identificar situaciones que requieran implementar medidas correctivas o planes
de mejoramiento necesarios para garantizar la calidad en la prestación de los
servicios de salud ofrecidos, en su caso trabajando con el área de Referencia y
Contrarreferencia para que no se vuelvan a presentar estos inconvenientes. 4.
Es importante mencionar que el señor XXXXX XXXXX recibirá toda la atención
médica pertinente en el proceso de hospitalización, según la evolución clínica
al tratamiento en este momento en la IPS Clínica El Porvenir…
Más simple
COSALUD EPS S.A. después de revisar su caso, le informa que se ha determinado que
el señor XXX XXXX recibirá toda la atención médica pertinente en el proceso de
hospitalización, según la evolución clínica al tratamiento que recibe en este momento en
la IPS Clínica El Porvenir.
7.6.2 Simplifique la estructura de las oraciones

Oración es la mínima unidad con significado pleno. Para usar el lenguaje claro escriba
oraciones aplicando la siguiente fórmula, conocida como el orden lógico de la oración:
23

GUÍA
ORDEN COMPLE-
SUJETO VERBO MENTO
LÓGICO
Ejemplo 5
Evite separar el sujeto del verbo de la oración.
Más complicado
Para alcanzar los resultados esperados y cumplir con los términos legales, las entidades
vigiladas deben ser notificadas en el mes de junio.
Más simple
Las entidades vigiladas deben ser notificadas en el mes de junio, para alcanzar los
resultados esperados y cumplir con los términos legales.
Ejemplo 6
Más complicado
El contratista, en cumplimiento con lo establecido en la Circular XXXX del Área de XXXXX

XXXXX, debe presentar el informe mensual de resultados para hacer efectivo el pago de
honorarios.
Más simple
El contratista debe presentar el informe mensual de resultados para hacer efectivo el pago
de honorarios, así cumple con lo establecido en la Circular XXXX del Área de XXXXX
XXXXX
24

GUÍA
7.6.3 Utilice voz activa

La voz activa indica que el sujeto es a la vez agente de la acción verbal3. La voz activa en
una oración presenta las siguientes características:
• Involucra al lector en la acción.

• Requiere menos palabras.
• Capta la atención del sujeto que tiene que realizar la acción.
Por lo contrario, en la voz pasiva el sujeto no realiza, sino que está recogido en el
complemento agente.
Voz pasiva (más complicado) Voz activa (más simple)
Las cuentas trimestrales no podrán ser El Comité no podrá aprobar las cuentas
aprobadas por el Comité mientras los trimestrales mientras los expertos no
documentos pertinentes no sean examinen los documentos pertinentes.
examinados por los expertos.
Fuente: Comisión Europea
7.6.4 Use palabras sencillas

Las palabras complejas hacen que el lector se sienta incómodo con la lectura y la
complican. El uso de palabras sencillas en una comunicación no reduce la calidad del
escrito; Por lo contrario, con él se gana credibilidad y confianza en el lector.
Más complicado Más simple
clarificar aclarar
coadyuvar contribuir
3
Tomado de Mirela Martínez, M.E. (1997). Gramática moderna. Gramática española. Barcelona, España:
Ediciones EuroMéxico.
25

GUÍA
complejidad dificultad
diferenciar distinguir
ejecutar Hacer
efectuar Hacer
ejemplificar dar ejemplo
inclusive incluso
intencionalidad intención
numerosos muchos
óptimo mejor
problemática problema
rol papel, función
terminación Final
conspicuo sobresaliente
denominación nombre
7.6.5 Evite el uso de palabras innecesarias

Cuando escriba para los ciudadanos pregúntese si todas las palabras aportan información
y si podría decir lo mismo con menos palabras (SFP, 2004)
Ejemplo 7
Más complicado
En el evento en que su solicitud dé lugar a la apertura de una investigación administrativa,

le comunicaremos para efectos de que si así lo considera, se haga parte de la misma para
hacer valer sus derechos en los términos establecidos en la ley.
Más simple
Si por su solicitud se determina la apertura de una investigación administrativa, le

informaremos para que haga parte de la de la misma.
26

GUÍA
habida cuenta de que como

cierto número de algunos
de conformidad con en / según
en el marco de, con base en en / según
por consiguiente por tanto
con el objetivo de para
en caso de que Sí
si no fuera ese el caso de no ser así
si se diera ese caso en ese caso
en relación con, relativo a, con respecto a, sobre
en referencia a, con respecto a acerca de
a fin de para
a nivel personal personalmente
como efecto de porque
en vista de que Por
con anterioridad a antes de
con objeto de, con el propósito de para
debido al hecho que porque
llevar a cabo realizar
Fuente: Comisión Europea (s.f). SFP (2004)
7.6.6 Use verbos en lugar de sustantivos
poner en consideración considerar

dar comienzo comenzar
27

GUÍA
llegar a la conclusión concluir

poner de manifiesto manifestar
7.6.7 Use un tono y lenguaje adecuado

El tono que debe usarse en una comunicación depende del propósito y el contexto en que
se desarrolle. Algunas veces se escribe de forma muy formal y en otras, la ocasión
determina que no es necesario. Siempre será diferente escribir un texto formal qué
escribir un correo electrónico.
No hay reglas universales para determinar el tono de una comunicación, según el modo
particular de expresión puede ser formal o informal. Ambas formas son correctas. El tono
depende de a quién va dirigido el texto y del propósito del mensaje.
Texto formal
Estimado señor XXXXX:
Le comunico que debido a causas de fuerza mayor, me será imposible asistir a la reunión
que teníamos prevista para el próximo jueves.
Sin otro particular, me despido en espera de una pronta respuesta.
Atentamente,
Texto informal
Buenas tardes XXXXX.
Infortunadamente el jueves no podré ir a la reunión. Quedamos en contacto.
Saludos,
7.7 Revisar el documento
28

GUÍA
Una vez terminado un documento debe revisarlo varias veces para identificar errores
gramaticales, ortográficos, mejorar la organización y su presentación.
Es recomendable que un tercero lo revise para que pueda encontrar errores que
probablemente el escritor no pudo percibir; además, puede analizar el texto desde una
perspectiva más crítica poniéndose en el lugar del lector.
El Manual de Lenguaje Ciudadano de la Secretaría de la Función Pública de México

recomienda revisar un texto teniendo en cuenta los siguientes puntos:
• Eliminar la información innecesaria.

• Agregar detalles necesarios.
• Mejorar la presentación
• Organizar mejor las ideas.
• Simplificar las oraciones.
• Precisar la información.
• Revisar errores ortográficos y gramaticales.
• Eliminar errores.
7.7.1 Validar el documento

La efectividad de una comunicación se puede medir a través de la retroalimentación y los
comentarios que haga la audiencia a la cual está dirigida.
Recordemos que la definición de lenguaje claro se enfoca principalmente en satisfacer las

necesidades de la audiencia, de tal forma que pueda:
• Encontrar lo que busca.

• Entender lo que encuentra.
• Usar lo que encuentra de forma fácil y rápida.
7.8 Características de los contenidos
29

GUÍA
La presente guía está alineada con las indicaciones que señalan el Departamento
Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de Planeación, por lo
cual, los contenidos web que genere la Superintendencia Nacional de Salud, deben tener
las siguientes características:
7.8.1 Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso

Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo. No debe dejar dudas
sobre el mensaje que se desea transmitir. Se debe tener en cuenta que serán utilizados
por personas de diferentes niveles de educación y de diferentes regiones del país.
No se deben usar abreviaturas o siglas. Si se necesita utilizar abreviaturas o siglas,

éstas deben ir referenciadas después de que son utilizadas por primera vez, entre
paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia.
No se deben usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizarlos, se debe explicar

el significado del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez,
incluyendo la explicación dentro de paréntesis.
No se deben utilizar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso,

estos términos deben presentarse de forma que se diferencien del resto (escribiendo el
término en cursiva) y deben ser explicados inmediatamente después de la primera vez
que son utilizados. En las fechas, no se deben utilizar abreviaturas para el nombre del
mes.
Se deben seguir las reglas sintácticas (Las reglas sintácticas son la forma y el orden en el
que se construyen las oraciones de tal manera que sean claras para todas las personas
que hablan un mismo idioma.), gramáticas y ortográficas del idioma español, de acuerdo
con la Real Academia Española.
7.8.2 Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos

Los contenidos que la Superintendencia Nacional de Salud publique por medios
electrónicos deben ser vigentes, relevantes, verificables, completos, que genere algún
beneficio para los usuarios y que no dé lugar a interpretaciones erradas. De igual forma,
30

GUÍA
se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación de la información que va a ser

publicada.
En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la

fuente de donde fueron tomados.
Cuando se publique información en forma de artículos, la información debe provenir de

fuentes totalmente confiables. Si la fuente no es totalmente confiable o si no se tiene
certeza de la fuente de donde proviene, la información debe ser corroborada al menos
con tres (3) fuentes adicionales, identificando las fuentes al final del artículo.
Cuando se publique información en archivos para descargar, se debe indicar la fecha de

publicación o de su última actualización. Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro
material gráfico que se utilice, deben estar acordes con los textos. Cuando este tipo de
material sufre algún tipo de tratamiento técnico (por ejemplo: montajes, composición,
transparencias, etc.), se debe indicar claramente en el pie del material que éste ha sido
tratado y ha sufrido modificaciones de su versión original.
7.8.3 Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios

Los contenidos que la Superintendencia Nacional de Salud publique por medios
electrónicos, de ninguna forma pueden ser considerados como ofensivos, sexistas,
racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida que contenidos ofensivos atentan
contra derechos fundamentales. En todo momento se debe tener presente que se trata de
la imagen de la Entidad y el Estado.
Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico,
localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato
social.
Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún
otro tipo de tendencia de sectores en particular. Igualmente, no deben reflejar posiciones
políticas, religiosas, económicas ni de ninguna otra forma, que puedan indicar
preferencias con grupos específicos.
31

GUÍA
No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún
lugar del país pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas.
7.8.4 Los contenidos deben mantener la privacidad

No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o
entidades, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a
las entidades que publiquen la información. Es importante en este punto tener claros
conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamado a juicio o demás, que de una u otra
forma están afectando la condición jurídica de las personas o las instituciones.
No se deben ofrecer contenidos con información clasificada y reservada, de conformidad

con la ley.
En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando

se trate de antecedentes definitivos, en los casos en que aplique, se deberán mantener
actualizados y se excluirán nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de
tener vigencia.
En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que la misma
sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la información y que no será
divulgada a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los
casos previstos por la ley colombiana.
7.8.5 Los contenidos deben conservar el derecho de autor y de propiedad intelectual

Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios Web
hacen parte del patrimonio de la entidad pública y por lo tanto son considerados bienes
fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada y así mismo
se debe informar claramente al ciudadano qué puede hacer y qué no, con el material
alojado.
Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a

disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de
contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material.
32

GUÍA
La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y
cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases de
datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de alguna fuente externa a la
entidad debe ser considerado como una cita textual, por lo cual debe ir entre comillas
dobles (" ") y se debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita, con al
menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente del cual fue tomada, fecha de
publicación.
La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se

observarán en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, , nombres de dominio,
secretos empresariales, saber-hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y
derecho de autor.
En caso que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación

en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera
más diligente.
El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de

propiedad intelectual y de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales.
33

GUÍA
8. INFORMACIÓN MÍNIMA A PUBLICAR

El acceso a la información es un derecho constitucional y una condición básica para
prevenir riesgos de corrupción, al elevarse los niveles de transparencia de la gestión
pública.
Uno de los primeros pasos para cumplir con este fin tiene que ver con la actualización de
la información mínima a publicar, de tal manera que sea fácil de usar y ubicar por parte de
los ciudadanos “De conformidad con lo establecido en la Ley N° 1712 de 2014,
atendiendo los mandatos del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto N° 1081 de
2015 “Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, Decreto
1080 de 2015 (Único del Sector Cultura) que compila el Decreto 103 de 2015
(reglamentario de la Ley 1712 de 2014), y atendiendo los postulados de la Estrategia de
Gobierno en Línea establecida en el Título 9 Capítulo 1 del Decreto N° 1078 de 2015, los
sujetos obligados por el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014 deben publicar en su sitio web
las siguientes categorías de información:”. En el siguiente cuadro quedarán identificadas
las categorías, áreas responsables y la periodicidad de actualización de la información.
8.1 Mecanismos de contacto con el sujeto obligado
Contiene la información relacionada con los datos básicos de la Supersalud,

especificando los canales de comunicación para los ciudadanos, usuarios y grupos de
interés disponibles. La siguiente información debe publicarse en el pie de página.
Aspecto Responsable Periodicidad
Los espacios físicos destinados para el Delegada para la Protección al Cuando se requiera
contacto de los ciudadanos con la Usuario
Supersalud
Los teléfonos fijos y móviles, líneas Delegada para la Protección al Cuando se requiera
gratuitas y fax, incluyendo el indicativo Usuario.
34

GUÍA
nacional e internacional, en el formato Oficina Asesora de

(57+Número del área respectiva) Comunicaciones Estratégicas e
Imagen Institucional.
Oficina de Tecnologías de la
Información
Correo electrónico institucional destinado Delegada para la Protección al Cuando se requiera
por la Supersalud para la recepción de Usuario
solicitudes de información
Información
Correo físico o postal destinado por la Delegada para la Protección al Cuando se requiera
Supersalud para la recepción de Usuario
solicitudes de información
Información
Link al formulario electrónico de Oficina de Tecnologías de la Cuando se requiera
solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y Información
denuncias
Oficina Asesora de
Comunicaciones Estratégicas e
Imagen Institucional.
Localización física, sucursales o Delegada para la Protección al Cuando se requiera
regionales, horarios y días de atención al Usuario
público
Correo electrónico para notificaciones Oficina Asesora Jurídica Cuando se requiera
judiciales
Oficina Asesora de
Imagen Institucional
35

GUÍA
Políticas de seguridad de la información Oficina de Tecnologías de la Cuando se requiera

del sitio web y protección de datos Información
personales
Oficina Asesora Jurídica
8.2 Información de interés
Contiene los conjuntos de datos abiertos que publica el sujeto obligado, así como aquella
información adicional de interés para los ciudadanos, usuarios y grupos de interés
disponibles.
Publicación de datos abiertos Oficina Asesora de Planeación Cuando se generen

Estudios, investigaciones y otras Oficina Asesora de Planeación Cuando se generen
publicaciones
Convocatorias Secretaría General – Grupo de Cuando se requiera
Talento Humano – Grupo de
Contratación de Bienes y
Servicios
Preguntas y respuestas frecuentes Delegada para la Protección al Semestral
Usuario
Glosario Delegada para la Protección al Semestral
Usuario
Noticias Oficina Asesora de Cuando se requiera
36

GUÍA
Calendario de actividades Oficina Asesora de Cuando se requiera

Información para niños, niñas y Delegada para la Protección al Cuando se requiera
adolescentes Usuario
Oficina Asesora de
Información
8.3 Estructura orgánica y talento humano
Contiene la información sobre las funciones y la estructura de la Supersalud, así como

directorios de servidores públicos, entidades y grupos de interés.
Misión y visión Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera

Funciones y deberes Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera
Procesos y procedimientos Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera.
Organigrama Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera
Secretaría General – Grupo de

Talento Humano
37

GUÍA
Oficina Asesora de
Directorio de información de servidores Secretaría General - Grupo de Cuando se requiera
públicos, empleados y contratistas Talento Humano
Secretaría General - Grupo de

Servicios
Directorio de entidades que conforman el Oficina Asesora de Cuando se requiera
sector salud y protección social Comunicaciones Estratégicas e
Directorio de agremiaciones, asociaciones Oficina Asesora de Cuando se requiera
y otros grupos de interés Comunicaciones Estratégicas e
Delegada para la Protección al

Usuario
Ofertas de empleo Secretaría General - Grupo de Cuando se requiera

Talento Humano
8.4 Normatividad
Contiene la información relacionada con la normatividad que rige a la Supersalud,

determina su competencia y le es aplicable a su actividad, así como aquella que produce
para el desarrollo de sus funciones.
Esta información se debe publicar en PDF en formato texto (no imagen, no fotocopia.)
38

GUÍA
Leyes Oficina Asesora Jurídica Cuando se requiera

Decretos Oficina Asesora Jurídica Cuando se requiera
Resoluciones Secretaría General Cuando se requiera
Circulares Secretaría General Cuando se requiera
8.5 Presupuesto
Contiene la información relacionada con el proceso presupuestal.
Esta información se debe publicar en formato abierto (.CVS o .TXT)
Presupuesto general Secretaría General - Grupo de Anual

Presupuesto
Ejecución presupuestal histórica anual Secretaría General - Grupo de Anual
Presupuesto
Estados financieros Secretaría General - Grupo de Anual
Presupuesto
8.6 Planeación
Contiene la información relacionada con las políticas y lineamientos de la Supersalud, así

como con los procesos de planeación, incluyendo la construcción participativa con la
ciudadanía.
39

GUÍA
Políticas, lineamientos y manuales Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera

institucionales
Planes estratégicos Oficina Asesora de Planeación. Anual
Plan anticorrupción y atención al Oficina Asesora de Planeación Anual
ciudadano (estrategia de rendición de
cuentas, mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano, estrategia de
racionalización de trámites)
Plan de acción Oficina Asesora de Planeación Anual
Programas y proyectos en ejecución Oficina Asesora de Planeación Enlace al
Banco de Programas y
Proyectos de Inversión,
donde se registró el
proyecto
Informe de avance de metas, objetivos e Oficina Asesora de Planeación Cada 3 meses
indicadores de gestión
Mecanismos de participación ciudadana Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera
Informes de empalme (Cambios de Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera
Superintendente)
8.7 Control
Contiene la información relacionada con los informes, planes de mejoramiento, entes y

mecanismos de supervisión y control.
40

GUÍA
Informes de gestión Oficina Asesora de Planeación Anual

Reportes de seguimiento de Control Oficina de Control Interno Cada 4 meses
Interno
Reportes de auditorías de Control Interno Oficina de Control Interno Cada 4 meses
Informe de rendición de cuentas a los Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera
ciudadanos incluyendo las respuestas a
las solicitudes realizadas por los
ciudadanos, antes y durante el ejercicio de
rendición
Informes a organismos de inspección, Oficina de Control Interno Cuando se requiera
vigilancia y control
Planes de mejoramiento Oficina de Control Interno Cuando se requiera
Entes de control que vigilan la Supersalud Oficina de Control Interno Cuando se requiera
Información para población vulnerable Delegada para la Protección al Cuando se requiera
Usuario
Oficina Asesora de
Informe de demandas contra la Oficina Asesora Jurídica – Grupo Cuando se requiera
Supersalud de Defensa Judicial
8.8 Contratación
Contiene la información relacionada con los procesos contractuales que adelanta la

Supersalud, contemplados en la Ley 1712 de 2014.
41

GUÍA
Esta información se debe publicar en formato abierto (.CVS o .TXT)
Publicación de la gestión contractual Secretaria General - Grupo de Cuando se requiera

Servicios
Publicación de la ejecución de contratos Secretaria General - Grupo de Mensual
Servicios
Publicación de procedimientos, Secretaria General - Grupo de Cuando se requiera
lineamientos y políticas en materia de Contratación de Bienes y
adquisición y compras Servicios
Publicación del Plan Anual de Secretaria General - Grupo de Anual
Adquisiciones Contratación de Bienes y
Servicios
8.9 Trámites y servicios
Contiene la información detallada de los trámites y servicios que la Supersalud presta a

los ciudadanos, usuarios o grupos de interés.
Trámites y servicios Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera
8.10 Instrumentos de gestión de información pública
42

GUÍA
Contiene los instrumentos y mecanismos para la gestión de la información pública,

establecidos en la Ley 1712 de 2014 y de manera específica, en el artículo 2.1.1.5.1 del
Decreto 1081 de 2015.
Registro de activos de información Secretaria General – Grupo de Anual

Gestión Documental
Información
Índice de información clasificada y Oficina Asesora Jurídica Anual

reservada
Esquema de publicación de información Oficina de Tecnologías de la Anual
Información
Administradores de contenido del

sitio web
Programa de gestión documental Secretaria General – Grupo de Anual
Gestión Documental
Tablas de retención documental Secretaria General – Grupo de Cuando se requiera
Gestión Documental
Costos de reproducción
Mecanismos para presentar quejas y Delegada para la Protección al Cuando se requiera
reclamos en relación con una acción u Usuario.
omisión de la Supersalud
43

GUÍA
Informe de peticiones, quejas, reclamos Delegada para la Protección al Semestral

denuncias y solicitudes de acceso a la Usuario.
información.
9. INFORMACIÓN PUBLICADA NO RELACIONADA EN LA LEY DE TRANSPARENCIA

Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. LEY 1712 DE 2014
Para los contenidos que no están relacionados en la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública se identificarán sus categorías, áreas responsables y la periodicidad
de actualización de la información, mediante el esquema de publicación de la Entidad.
10. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SITIO WEB

Pensar en un sitio web eficiente y eficaz que busque llegar a cada uno de los ciudadanos
es posible si cada una de las áreas que componen la Entidad se identifica con el fin
general de tener un sitio web que responda con los mejores estándares de calidad.
Motivados precisamente en que este es el camino correcto, a partir de la expedición de la
presente guía, se establecen los siguientes lineamientos:
10.1 El sitio web, una responsabilidad de todas las áreas
 Los contenidos que se publiquen en el sitio web serán responsabilidad de cada

una de las áreas de las cuales provenga la información, en especial de los
administradores que tengan acceso a ella. Esto quiere decir que si bien la Oficina
de Tecnologías de la Información, la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina
Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, apoyarán, para
algunos casos, el acompañamiento; el proceso de gestión, seguimiento, control,
verificación y actualización, es competencia y responsabilidad de cada área que
solicite o realice el cargue de los contenidos.
 Los administradores de contenido de cada área realizarán un seguimiento
mensual para verificar el estado y respectiva actualización de su información, de
44

GUÍA
forma tal que esta no genere confusión a los usuarios y sirva como material
vigente y de consulta.
 Los administradores de contenido de cada área, deben garantizar que cada
contenido cargado al sitio web cuente con la metadata4 diligenciada en su
totalidad.
 Cada área deberá cumplir con los estándares de estilo y orden gramatical
señalados en este documento, con el fin de mantener y preservar la línea editorial
del sitio web.
 Toda pieza de diseño que involucre o haga alusión a un tipo de información de la
Entidad deberá ser creada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas
e Imagen Institucional, razón por la cual solo serán objeto de publicación aquellos
diseños y piezas que cuenten con el previo acompañamiento y aprobación de ésta
Oficina.
 Los procesos de cargue de información o habilitación de espacios deberán contar
con las instrucciones previas de la Oficina de Tecnología de la Información, con el
fin de tener el respaldo tecnológico necesario que permita garantizar la adecuada
administración de la plataforma.
 La Oficina de Tecnologías de la Información deberá garantizar el cumplimiento de
los lineamientos técnicos contenidos en los manuales de accesibilidad y usabilidad
establecidos por Gobierno en Línea y establecerá los protocolos de seguridad de
la información exigidos por esta directriz presidencial.
 Los espacios para la publicación de la información en la página de inicio del sitio
web de la Entidad, serán establecidos por la Oficina Asesora de Comunicaciones
Estratégicas e Imagen Institucional, con el propósito de conservar la estructura de
la página. En ese sentido, se entenderá que ninguna dependencia podrá solicitar
espacios exclusivos para el cargue de la información.
4
Los metadatos son datos estructurados que describen la información de un contenido.
45

GUÍA
 La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional

y la Oficina de Tecnología de la Información coordinarán de manera
conjunta la incorporación de los contenidos en el sitio web de la Entidad.
10.2 Claves de administración del sitio web
 Cada área debe designar como mínimo dos responsables para la administración y
cargue de contenidos en el sitio web de la Entidad. La cantidad de funcionarios
con permisos de administración se establece bajo los siguientes parámetros:
o Las áreas que cuente con direcciones, subdirecciones o coordinaciones,
podrá asignar un máximo de dos (2) funcionarios con permisos de
administración de contenidos, por cada dirección, subdirección o
coordinación.
o Las áreas que no cuenten con direcciones, subdirecciones o
coordinaciones, podrán contar con un máximo de dos (2) funcionarios con
permisos de administración de contenidos.
o En caso de que la(s) persona(s) designada(s) no pueda(n) realizar el
seguimiento necesario a la información, cambien los administradores de
contenido o, por alguna otra razón, es responsabilidad del jefe inmediato
solicitar la asignación de nuevos responsables mediante el procedimiento
correspondiente.
10.3 Compromisos de la Oficina Asesora de Comunicaciones e Imagen Institucional
La Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional, como garante de la estructura e

imagen del sitio web de la Entidad, se compromete a:
 Asesorar y definir las estrategias comunicativas y de socialización que requieran

las diferentes áreas misionales de la Entidad para dar a conocer sus objetivos,
proyectos, procesos y actividades a través del sitio web y los medios electrónicos
disponibles.
46

GUÍA
 Coordinar y diseñar las piezas gráficas y de imagen que apoyen y sustenten los
contenidos informativos.
 Escribir y publicar los comunicados de prensa o notas periodísticas sobre las
acciones de la Entidad.
 Actualizar los banners rotativos del portal web, con información permanente de la
Entidad, previa solicitud de las áreas.
 Publicar de manera periódica el listado de eventos, talleres de socialización o
capacitaciones realizadas por la Entidad en todo el territorio nacional, a través del
Calendario de Eventos, previa solicitud de las diferentes áreas.
 Preservar y mantener la identidad gráfica y corporativa, de acuerdo con los
lineamientos de la Alta Consejería para las Comunicaciones de la Presidencia de
la República.
47

GUÍA
11. DATOS ABIERTOS5

Según la carta Internacional de Datos Abiertos6 , indica que son datos digitales que son
puestos a disposición con las características técnicas y jurídicas necesarias para que
puedan ser usados, reutilizados y redistribuidos libremente por cualquier persona, en
cualquier momento y en cualquier lugar.
11.1 Principios que rigen los datos abiertos de la Superintendencia Nacional de Salud:
Primarios: Obtenerse en la fuente de origen, con el más alto nivel de detalle posible, no
en forma agregada ni modificada.
Accesibles: Estar disponibles para el rango más amplio de usuarios y para el rango más
amplio de propósitos.
Completos: Reflejar la totalidad del tema y contener el mayor detalle posible,

garantizando que la información suministrada sea suficiente y consistente y que no
contenga datos nulos.
Procesables por Máquinas: Encontrarse en formatos que permitan el procesamiento

automático.
No Propietarios: Estar disponibles en un formato sobre el cual ninguna entidad tenga

control exclusivo.
Oportunos y Actualizados: Estar disponible tan rápido como sea necesario para
garantizar su valor y mantener una frecuencia de actualización que garantice la utilidad
del dato.
5
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Estrategia de Gobierno en Línea
2016- Guía de datos abiertos en Colombia.
6
http://opendatacharter.net/principles-es/
48

GUÍA
Licenciados de Forma Abierta: Los conjuntos de datos publicados deben contar con
términos de uso y licenciamiento abierto. (Licencia abierta es aquella que permite de
forma libre y sin restricciones: el uso, transformación, distribución, redistribución,
reutilización, compilación, extracción, modificación, adaptación, copia, difusión - Carta
Internacional de Datos Abiertos,
O Discriminados: Estar disponibles para cualquiera persona, sin requerir registro o

autenticación.
Los datos abiertos en la Superintendencia Nacional de Salud pueden generar valor en

diferentes áreas, dentro de las que se encuentran:
1. Transparencia y Control Social: Se busca que la información de la

Superintendencia Nacional de Salud esté completamente visible y que permita
realizar acciones de control social.
2. Empoderamiento: Los datos abiertos pueden ayudar a que las personas tengan
un rol más activo en la sociedad.
3. Mejoramiento o creación de productos, servicios y modelos de negocio
innovadores: Los datos abiertos tienen un gran potencial para generar valor
económico a partir de su uso, pues además de generar beneficios a nivel de
transparencia y rendición de cuentas, tienen la posibilidad de ser usados para
mejorar o crear nuevas empresas o productos.
4. Mejoramiento en la eficiencia y eficacia de los servicios ofrecidos por el
Estado: Los datos abiertos son de gran valor también para el Gobierno, en la
medida en que pueden mejorar la eficiencia en la prestación de los servicios de las
entidades.
5. Medición predictiva del impacto de políticas: Los datos abiertos también
pueden ser usados para prever situaciones futuras a partir del desarrollo de
políticas o proyectos de impacto social.
6. Nuevos conocimientos a partir de fuentes de datos combinadas y generación
de patrones en grandes volúmenes de datos: La posibilidad de contar con
grandes volúmenes de datos abiertos en formato digital, permite que estos puedan
49

GUÍA
ser procesados fácilmente y generar visualizaciones para descubrir tendencias o

identificar nuevas perspectivas de un problema.
Este uso de los datos se presenta en áreas como el periodismo de datos, en donde se
analizan situaciones o se generan historias a partir de la combinación, análisis, y
visualización de datos abiertos.
7. Toma de decisiones: El análisis de los datos abiertos facilita la toma de

decisiones no sólo por parte del Estado para la definición de políticas, sino por
parte de ciudadanos y empresas, en materia de salud, educación, inversión, medio
ambiente, etc.
A continuación, se desarrollará la manera como se implementará el proceso de apertura y

uso de datos en la Superintendencia Nacional de Salud.
11.2 Identificar y publicar datos
Los datos abiertos son valiosos en la medida en que sean exhaustivos, precisos, de alta
calidad y que respondan a necesidades concretas de los vigilados y los usuarios, por lo
tanto, se seguirán los siguientes pasos:
1. Identificar cómo está conformada la demanda de los datos abiertos de la entidad,

sus necesidades y expectativas. Recuerde que la demanda de datos puede venir
de la sociedad civil, el sector privado, los organismos internacionales, la academia
y grupos de investigación, las ONG o el sector periodístico, entre otros.
2. Garantizar que se pueda acceder a los datos abiertos de manera directa y sin
restricciones, evitando protocolos y procedimientos innecesarios como convenios,
solicitudes por email y luego mediante derecho de petición, incurriendo en
demoras y costos adicionales.
3. Mejorar el proceso y los espacios de atención a la demanda de datos abiertos y de
respuesta a sus requerimientos. El objetivo es lograr una relación de colaboración
entre la entidad que identifica y publica los datos y quienes hacen uso de los
mismos.
50

GUÍA
4. Garantizar La transparencia en el proceso de recogida, procesamiento y gestión

de los conjuntos de datos a publicar.
5. Impulsar y dar a conocer los beneficios del uso de los Datos abiertos.
6. Publicar los datos periódicamente identificando aquellos que tienen mayor
demanda por usuario y/o grupo de interés. Estos pueden ser utilizados para
generar tendencias, reportes, informes de seguimiento, entre otros.
7. Publicar datos georreferenciados, lo cual corresponde a la información
geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos de
planificación y gestión.
8. Impulsar el uso de datos como una herramienta de mejora en la gestión de la
entidad.
11.2.1 Identificar los Datos a Publicar.

 Verifique cuáles son las solicitudes de información más recurrentes y conviértalas
en dato abierto.
 Identifique información que ya está publicada en el sitio web en formato PDF,
Word, Excel, JPG o tablas dinámicas y sólo requiere disponerse en formato
abierto.
 Identifique y publique datos de alto impacto en salud.
 Publique en formato abierto información que ya se encuentra en estudios, análisis
y estadísticas, validando el manejo adecuado de la información confidencial.
En materia de datos abiertos, específicamente la Ley 1712 establece que las entidades
deben “publicar datos abiertos”, teniendo en cuenta las excepciones de publicar
información pública clasificada o información pública reservada. Algunos ejemplos de esta
información son los siguientes:
51

GUÍA
INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA

Información pública cuyo acceso libre puede causar daño de
derechos a personas naturales o jurídicas.
• Poner en riesgo la intimidad de las personas.

• Poner en riesgo la salud o seguridad de las personas.
• Afecta los secretos comerciales, industriales o profesionales.
• Afecta los derechos estipulados en el parágrafo del Artículo 77 de la Ley
1474 de 2011.
INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA

Información pública cuyo acceso libre puede causar daño a los
intereses públicos.
• Defensa y seguridad Nacional y pública.

• Relaciones Internacionales.
• Debido proceso en los procesos judiciales.
• Derechos de la infancia y la adolecencia.
• Estabilidad macroeconómica y financiera del país.
• Salud pública.
11.2.2 Publicar Datos Abiertos

La publicación de datos requiere una preparación previa que tiene como objetivo alistar
los datos adecuadamente para que estos puedan ser procesados y reutilizados por
terceros. Este alistamiento incluye tres actividades:
11.2.3 Documentación
La documentación de los datos consiste en definir los metadatos que tendrá cada uno de
los conjuntos de los datos o datasets a publicar. Los metadatos son datos que describen
los aspectos básicos de un conjunto de datos y son una herramienta fundamental para
organizar, clasificar, relacionar y encontrar los datos necesarios. La cantidad y calidad de
metadatos asociados a un conjunto de datos, permite una mejor clasificación y una mejor
búsqueda y recuperación de los datos. Algunos metadatos generales son los siguientes:
52

GUÍA
Nombre del conjunto de datos:
Nombre definido para el dataset
Descripción:
Resumen descriptivo del conjunto de datos, en donde se explica su contenido, su

contexto y el detalle de lo que encontrará, de manera que cualquier usuario se encuentre
informado sobre el contenido antes de descargar el recurso.
Entidad:
Nombre de la entidad o institución que produce o controla la información.
Categoría:
Clasificación conceptual básica del dataset en sistemas de categorías o taxonomías

disponibles.
Idioma:
Idioma de los datos del conjunto de datos.
Fecha de publicación:
Fecha en la que se emitió el conjunto de datos.
 La cantidad y características de los metadatos, dependerá de la plataforma en

donde serán publicados los conjuntos de datos. Para el caso del Portal de Datos
del Estado Colombiano, se proporcionan los recursos necesarios para realizar la
documentación de los datos, en: www.datos.gov.co, los cuales deben coincidir con
los publicados en el portal de la Superintendencia Nacional de Salud
www.supersalud.gov.co.
 Permite a los usuarios entender el contenido y características de los datos para
generar mayor valor en su publicación.
53

GUÍA
 Permite identificar integración y/o interoperabilidad con otras fuentes de

información.
11.2.4 Estructuración
Consiste en la preparación del conjunto de datos a publicar en un formato estructurado.
Para realizar esta actividad, la entidad debe elegir el formato que considere más
adecuado, bajo criterios de menor esfuerzo y costo, pero sin afectar la calidad y
accesibilidad de los datos. Los formatos para la publicación de los conjuntos de datos se
agrupan en dos tipos:
 Formatos propietarios: Son formatos de archivo que requieren herramientas

licenciadas para acceder, visualizar o editar los datos. Este tipo de formatos son,
por ejemplo .DOC, .XLS o .SHP.
 Formatos libres: Son formatos de archivo que se pueden crear y manipular para
cualquier software, libre de restricciones legales y que aumentan el nivel de
reutilización de los datos. Este tipo de formatos son, por ejemplo .CSV, TMX,
.XML, .ODF, JSON.
11.2.5 La estructuración de datos:

 Busca transformar el dato de formatos no-textuales a formatos que permitan su
manipulación y su conexión con otros datos (datos enlazados o linked data).
 Existen diversos formatos para la estructuración de datos, pero a la hora de
seleccionarlos se debe tener en cuenta que sean legibles directamente por
máquinas, que sean abiertos y permitan un uso sin restricciones y que se
encuentren dentro de los más usados por los reutilizadores.
 Debe evitarse el uso de formatos no editables como el PDF.
11.2.6 Carga de datos

El cargue de datos se realiza a través de su publicación en una plataforma que permita la
organización y fácil acceso por parte de quienes van a reutilizar los datos, de manera que
se convierta en un sitio de acceso común y que tenga la posibilidad de hacer escalable la
información publicada.
54

GUÍA
11.2.7 Portal de datos del Estado Colombiano - www.datos.gov.co

Sitio creado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en
donde las entidades públicas del orden nacional y territorial publican datos abiertos en
temas de su competencia y de interés nacional. Este sitio cuenta con los formatos y
procedimientos específicos para realizar la documentación estructuración y cargue y
publicación de la información.
11.2.8 Otros sistemas de publicación:

Son lenguajes para consultar archivos, como el SPARQL, WMS, WFS, WS-API, entre
otros.
11.3 Comunicar y promover el uso y reuso de datos
El rol de las entidades del Estado en el uso de datos abiertos no termina con su
publicación. También deben desempeñar un papel activo para apoyar una reutilización
eficaz e innovadora de los mismos.
 Fomentar la oferta: Facilitar la apertura de datos.

 Fomentar la demanda: Facilitar la reutilización y consumo de Datos Abiertos.
 Comunicar los resultados: Sensibilizar sobre el uso de datos abiertos y sus
logros y beneficios.
Además de la labor de comunicación al exterior de la entidad, se debe realizar una labor

informativa dirigida a los empleados, a fin de transformar el manejo tradicional de los
datos públicos en un manejo con mayor apertura y orientado a que los datos sean lo más
ricos y completos posible.
A partir de tales objetivos, el plan de comunicaciones se podría plantear sobre los

siguientes momentos:
11.3.1 Dar a Conocer

Contiene el conjunto de comunicaciones internas y externas de la entidad, para
sensibilizar sobre el uso de datos abiertos y sus beneficios, como mejora en temas de
55

GUÍA
transparencia y control social, toma de decisiones, desarrollo de aplicaciones, mejora de

servicios, periodismo de datos, entre otros.
Al respecto la entidad puede desarrollar estrategias de comunicación interna y externa,

así como hacer uso de redes sociales para difundir estos mensajes. Algunas actividades
específicas para dar a conocer los usos y beneficios de los datos abiertos pueden ser:
 Generar mensajes internos vía intranet o correo electrónico.

 Realizar encuentros o reuniones internas.
 Desarrollar campañas informativas con medios de comunicación para dar a
conocer beneficios con el uso de los datos abiertos de la entidad.
 Realizar campañas de comunicación a través de Urna de Cristal para incentivar el
uso de datos de la entidad y difundir soluciones desarrolladas con datos abiertos
de la entidad.
11.3.2 Vinculación de los Agentes

Esta etapa tiene como objetivo adelantar actividades para vincular a diferentes actores
que promuevan la reutilización de datos de la entidad, difundir soluciones desarrolladas
con datos abiertos y desarrollar actividades para identificar nuevas posibilidades con el
uso de los datos.
Algunas actividades que se pueden adelantar para vincular a los agentes pueden ser:
 Desarrollar procesos de co-creación de herramientas tecnológicas o aplicaciones

para impulsar la reutilización de datos, con participación de desarrolladores y
usuarios. (Para el desarrollo de esta actividad se puede tomar como referencia la
Guía para desarrollar ejercicios de innovación abierta, en el sitio web del Centro de
Innovación)
 Realizar talleres o encuentros con usuarios o grupos de interés para generar
propuestas de usos creativos con los datos abiertos.
56

GUÍA
 Desarrollar planes o estrategias de incentivos para promover la participación de

los empleados, usuarios y grupos de interés en el desarrollo de las actividades que
impulsen la identificación y uso de datos abiertos de la entidad.
11.3.3 Consolidación y Posicionamiento

En esta etapa se busca que la entidad incorpore su estrategia de datos abiertos como
parte integral de sus planes estratégicos o planes de acción, de manera que la apertura y
uso de datos pasen de ser actividades puntuales o iniciativas coyunturales, a iniciativas
estructurales que cuentan con el conocimiento y respaldo del nivel directivo, con la
asignación de equipos responsables de liderar las actividades para identificar, publicar,
promover y hacer seguimiento al uso de los datos abiertos y con la asignación de
recursos para adelantar estas actividades.
En esta etapa se espera que de forma permanente la entidad desarrolle jornadas de

sensibilización con usuarios internos y externos sobre los beneficios de los datos abiertos,
realice campañas de comunicación sobre soluciones desarrolladas a partir de datos
abiertos, desarrolle procesos de co-creación para impulsar la reutilización, establezca
contacto con medios de comunicación para difundir logros o beneficios obtenidos con el
uso de datos abiertos de la entidad, entre otros.
1. Promueva la reutilización de la información en formato abierto no solo a usuarios

externos, sino al interior de la entidad.
2. Seleccione los canales de difusión más apropiados según el público potencial para
el uso de los datos abiertos.
3. Mencione a los usuarios de manera explícita, los posibles usos de los conjuntos de
datos de la entidad. Por ejemplo, en la toma de decisiones, la mejora de los
servicios de la entidad, usos en la academia y en la investigación, etc.
4. Mantenga actualizados los datos publicados. El interés en el uso de los mismos se
mantendrá si los datos son pertinentes y oportunos.
5. Contemple incentivos que pueda otorgar para el uso de los datos abiertos
57

GUÍA
11.3.4 Monitorear la Calidad y el Uso Valor

Generar mecanismos para reportar hallazgos y hacer comentarios o sugerencias sobre
los conjuntos de datos, permite retroalimentar el proceso de identificación, promoción y
uso por parte de los usuarios.
El uso de los datos abiertos es un aspecto estrechamente ligado a su calidad. En la

medida en que se garantice que los datos abiertos publicados son completos, oportunos y
consistentes, es posible promover un su uso y por lo tanto, generar valor a partir de ello.
Para monitorear el uso de los datos abiertos, es posible utilizar algunos indicadores de
tipo cuantitativo que permiten determinar su demanda y nivel de uso. Algunos de estos
pueden ser:
 Número de solicitudes de apertura de datos.

 Número de dependencias o áreas de la entidad que abren datos.
 Porcentaje de conjuntos de datos abiertos estratégicos publicados.
 Número de conjuntos de datos descargados Vs. número de conjuntos de datos
publicados.
 Número de aplicaciones generadas a partir de datos abiertos.
 Número de publicaciones que hicieron uso de los conjuntos de datos abiertos
(artículos, noticias, libros, etc.).
Por otra parte, las actividades de monitoreo también deben orientarse a identificar el valor
generado para ciudadanos, usuarios y grupos de interés a partir de la publicación de
datos abiertos, con lo cual se apunta al fortalecimiento de las acciones en materia de
gobierno abierto. En este sentido, el valor público puede ser identificado en los siguientes
ámbitos:
 Financiero: Impacto actual o futuro de ingresos, valor de activos, pasivos o

cualquier otro aspecto relacionado con la riqueza y el riesgo.
 Político: Impacto en una persona o un grupo de influencia o partidos políticos
como producto de la acción del gobierno o su política.
58

GUÍA
 Social: Impacto en las relaciones con la comunidad o familias, en la movilidad

social, estatus o identidad.
 Estratégico: Impacto en personas o grupos económicos relevantes en sus
objetivos y recursos para la innovación o el planeamiento.
 Ideológico: Impacto en las creencias, en la moral o en los compromisos éticos en
la sociedad.
 Legitimidad y Respeto: Impacto a nivel de la confianza, integridad y legitimidad
de entidades públicas y privadas.
12. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

 Colombia, Departamento Nacional de Planeación (2015), Guía de Lenguaje Claro
para Servidores Públicos de Colombia.
 Colombia, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
(2015), Resolución 3564 de 2015, Por la cual se reglamentan los artículos
2.1.1.2.1.1, 2.1.1.2.1.11, 2.1.1.2. 2.2, y el parágrafo 2 del artículo 2.1.1.3.1.1 del
Decreto 1081 de 2015.
 Colombia, Congreso de la República (2014), Ley 1712 de 2014, por medio de la
cual se crea la ley de transparencia y del derecho al acceso a la información
pública nacional.
 Colombia, Departamento Administrativo de la Función Pública-Escuela Superior de
Administración Pública (2011), Guía de Lenguaje Ciudadano para la
Administración Pública Colombiana.
 Colombia, Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
Estrategia de Gobierno en Línea 2016
 Colombia, Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
Estrategia de Gobierno en Línea 2016- Guía de datos abiertos en Colombia.
59

GUÍA
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE
DETALLES DE LOS RESPONSABLE DE LA FECHA DEL
CAMBIARON EN
CAMBIOS SOLICITUD DEL CAMBIO VERSIÓN
EL
EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
DOCUMENTO
Se solicita la creación
de la guía mediante
NURC 3-2016-024201 Jefe Oficina Asesora de
Adopción del Comunicaciones
30/12/2016 1
documento Se aprueba el Estratégicas e Imagen
documento mediante Institucional
requerimiento NURC:
3-2017-000729
60

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GUÍA PARA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO

GUÍA PARA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO EN EL SITIO WEB DE LA

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Oficina Asesora de Jefe Oficina Asesora de Planeación

GUÍA PARA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ...................................................................................... 6

4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE................................................................ 7

6.1 Impacto en la eficiencia de las instituciones....................................................... 10

6.2 Costos de transacción para el ciudadano .......................................................... 10

6.3 Vulneración de derechos ................................................................................... 11

6.4 Proceso inefectivo de rendición de cuentas ....................................................... 11

7. EL USO DEL LENGUAJE AL CIUDADANO .......................................................... 12

7.1 ¿Cómo comunicar e informar en lenguaje claro? ............................................... 13

7.3 Principio básico: pensar en la audiencia ............................................................ 14

7.4 Pasos para escribir en lenguaje claro ................................................................ 16

7.4.1 Esquema general: organizar, escribir, revisar y validar ............................... 16

7.5 Use encabezados para guiar al lector ................................................................ 18

7.5.1 Separe la información en secciones cortas ................................................. 19

7.6 Escribir el documento ........................................................................................ 22

7.6.1 Use oraciones cortas .................................................................................. 22

7.6.2 Simplifique la estructura de las oraciones ................................................... 23

7.6.3 Utilice voz activa ......................................................................................... 25

GUÍA PARA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO

7.6.4 Use palabras sencillas ................................................................................ 25

7.6.5 Evite el uso de palabras innecesarias ......................................................... 26

7.6.6 Use verbos en lugar de sustantivos ............................................................ 27

7.6.7 Use un tono y lenguaje adecuado............................................................... 28

7.7 Revisar el documento ........................................................................................ 28

7.7.1 Validar el documento .................................................................................. 29

7.8 Características de los contenidos ...................................................................... 29

7.8.3 Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios ......................... 31

7.8.4 Los contenidos deben mantener la privacidad ............................................ 32

7.8.5 Los contenidos deben conservar el derecho de autor y de propiedad

8. INFORMACIÓN MÍNIMA A PUBLICAR ................................................................. 34

8.1 Mecanismos de contacto con el sujeto obligado ................................................ 34

8.2 Información de interés ....................................................................................... 36

8.3 Estructura orgánica y talento humano................................................................ 37

8.4 Normatividad ..................................................................................................... 38

8.5 Presupuesto ...................................................................................................... 39

8.6 Planeación ......................................................................................................... 39

8.7 Control ............................................................................................................... 40

8.8 Contratación ...................................................................................................... 41

8.9 Trámites y servicios ........................................................................................... 42

8.10 Instrumentos de gestión de información pública ............................................. 42

GUÍA PARA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO

9. INFORMACIÓN PUBLICADA NO RELACIONADA EN LA LEY DE

10. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SITIO WEB .. 44

10.1 El sitio web, una responsabilidad de todas las áreas ................................... 44

10.2 Claves de administración del sitio web ........................................................... 46

10.3 Compromisos de la Oficina Asesora de Comunicaciones e Imagen Institucional

11. DATOS ABIERTOS ............................................................................................... 48

11.1 Principios que rigen los datos abiertos de la Superintendencia Nacional de

11.2 Identificar y publicar datos .............................................................................. 50

11.2.1 Identificar los Datos a Publicar. ............................................................... 51

11.2.2 Publicar Datos Abiertos ........................................................................... 52

11.2.3 Documentación ....................................................................................... 52

11.2.4 Estructuración ......................................................................................... 54

11.2.5 La estructuración de datos: ..................................................................... 54

11.2.6 Carga de datos ....................................................................................... 54

11.2.7 Portal de datos del Estado Colombiano - www.datos.gov.co ................... 55

11.2.8 Otros sistemas de publicación:................................................................ 55

11.3 Comunicar y promover el uso y reuso de datos.............................................. 55

11.3.1 Dar a Conocer......................................................................................... 55