PROYECTO La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Los procesos comprendidos en la Gestión del Alcance del Proyecto son los siguientes: GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO Planificar la Gestión del Alcance: es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. Recopilar Requisitos: es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. Definir el Alcance: es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO Crear la EDT/WBS: es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. Validar el Alcance: es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. Controlar el Alcance: es el proceso de monitorear el estado del proyecto y y de la línea base del alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance. PLANIFICACION DEL ALCANCE El plan de gestión del alcance es un componente del plan para la dirección del proyecto o programa que describe cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance. El desarrollo del plan de gestión del alcance y de los detalles del alcance del proyecto comienzan con el análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto, en los últimos planes secundarios aprobados del plan para la dirección del proyecto, en la información histórica contenida en los activos de los procesos de la organización y en cualquier otro factor ambiental relevante de la empresa. Este plan ayuda a reducir el riesgo de deformación del alcance del proyecto. PLANIFICACION DEL ALCANCE Los componentes de un plan de gestión del alcance incluyen: • El proceso para elaborar un enunciado detallado del alcance del proyecto; • El proceso que permite la creación de la EDT/WBS a partir del enunciado detallado del alcance del proyecto; • El proceso que establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT/WBS; • El proceso que especifica cómo se obtendrá la aceptación formal de los entregables del proyecto que se hayan completado; y PLANIFICACION DEL ALCANCE • El proceso para controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio relativas al enunciado del alcance detallado del proyecto. Este proceso está directamente vinculado con el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. RECOPILAR REQUISITOS El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto. El éxito del proyecto depende directamente de la participación activa de los interesados en el descubrimiento y la descomposición de las necesidades en requisitos, y del cuidado que se tenga al determinar, documentar y gestionar los requisitos del producto, servicio o resultado del proyecto. Los requisitos incluyen condiciones o capacidades que el proyecto debe cumplir o que deben estar presentes en el producto, servicio o resultado para satisfacer un acuerdo u otra especificación formalmente impuesta. RECOPILAR REQUISITOS Los requisitos incluyen las necesidades y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente que permita incluirlos en la línea base del alcance y medirlos una vez que se inicie el proyecto. Los requisitos constituyen la base de la EDT/WBS. La planificación del costo, del cronograma, de la calidad y en ocasiones las adquisiciones, se basa en estos requisitos. El desarrollo de los requisitos comienza con un análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto, el registro de interesados y el plan de gestión de los interesados. RECOPILAR REQUISITOS Matriz de Trazabilidad de Requisitos La matriz de trazabilidad de requisitos es un cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen. La implementación de una matriz de trazabilidad de requisitos ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor al negocio, al vincularlo con los objetivos del negocio y del proyecto. Proporciona un medio para realizar el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo cual contribuye a asegurar que al final del proyecto se entreguen efectivamente los requisitos aprobados en la documentación de requisitos. Por último, proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados con el alcance del producto. RECOPILAR REQUISITOS DEFINIR EL ALCANCE El beneficio clave de este proceso es que describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuáles de los requisitos recopilados serán incluidos y cuáles excluidos del alcance del proyecto. Dado que es posible que no todos los requisitos identificados en el proceso Recopilar Requisitos se puedan incluir en el proyecto, el proceso Definir el Alcance selecciona los requisitos definitivos del proyecto a partir de la documentación de requisitos entregada durante el proceso Recopilar Requisitos. DEFINIR EL ALCANCE Enunciado del Alcance del Proyecto El enunciado del alcance del proyecto es la descripción del alcance, de los entregables principales, de los supuestos y de las restricciones del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto documenta el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance del proyecto y del producto. Describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables. También proporciona un conocimiento común del alcance del proyecto entre los interesados en el proyecto. Puede contener exclusiones explícitas del alcance, que pueden ayudar a gestionar las expectativas de los interesados. DEFINIR EL ALCANCE Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada, sirve como guía del trabajo del equipo durante la ejecución y proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambio o de trabajo adicional se encuentran dentro o fuera de los límites del proyecto. El grado y nivel de detalle con que el enunciado del alcance del proyecto define el trabajo a realizar y el que queda excluido, pueden ayudar a determinar el grado de control que el equipo de dirección del proyecto podrá ejercer sobre el alcance global del proyecto. El enunciado detallado del alcance del proyecto, ya sea directamente o por referencia a otros documentos, incluye los siguientes: DEFINIR EL ALCANCE Descripción del alcance del producto. Esta descripción elabora gradualmente las características del producto, servicio o resultado descrito en el acta de constitución del proyecto y en la documentación de requisitos. Criterios de aceptación. Es un conjunto de condiciones que debe cumplirse antes de que se acepten los entregables. Entregable. Es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio, único y verificable, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. Los entregables también incluyen resultados complementarios, tales como los informes y la documentación de dirección del proyecto. Estos entregables se pueden describir de manera resumida o muy detallada. DEFINIR EL ALCANCE Exclusiones del proyecto. Por lo general, identifican lo que está excluido del proyecto. Establecer explícitamente lo que está fuera del alcance del proyecto ayuda a gestionar las expectativas de los interesados. Restricciones. Son factores limitantes que afectan la ejecución de un proyecto o proceso. Las restricciones identificadas en el enunciado del alcance del proyecto enumeran y describen las restricciones o limitaciones específicas, ya sean internas o externas, asociadas con el alcance del proyecto que afectan la ejecución del mismo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado, o cualquier fecha o hito del cronograma impuesto por el cliente o por la organización ejecutora. DEFINIR EL ALCANCE Cuando un proyecto se realiza bajo un acuerdo, por lo general las disposiciones contractuales constituyen restricciones. La información relativa a las restricciones puede incluirse en el enunciado del alcance del proyecto o en un registro independiente. Supuestos. Son factores del proceso de planificación que se consideran verdaderos, reales o seguros sin pruebas ni demostraciones. También describen el impacto potencial de dichos factores en el caso de que fueran falsos. Como parte del proceso de planificación, los equipos del proyecto a menudo identifican, documentan y validan los supuestos. La información relativa a los supuestos puede incluirse en el enunciado del alcance del proyecto o en un registro independiente. DEFINIR EL ALCANCE El alcance queda formalmente documentado en un contrato que vincula al contratista con el cliente o su agente o representante. A esta función se le conoce comúnmente como administración de contratos. En la construcción, si bien el contrato formaliza el entendimiento entre el cliente y el contratista, hay otros documentos contractuales que, en conjunto, definen el alcance del proyecto. Estos son: DEFINICION DEL ALCANCE • Planos de diseño (Arquitectura, estructuras y demás especialidades) • Especificaciones técnicas • Términos de referencia • Presupuestos oferta del contratista • Documentos de absolución de consultas • Contrato propiamente dicho CREACIÓN DE LA E.D.T. La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo y crear los entregables requeridos. La EDT/WBS organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en el enunciado del alcance del proyecto aprobado y vigente. El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT/WBS, denominados paquetes de trabajo. Un paquete de trabajo se puede utilizar para agrupar las actividades donde el trabajo es programado y estimado, seguido y controlado. En el contexto de la EDT/WBS, la palabra trabajo se refiere a los productos o entregables del trabajo que son el resultado de la actividad realizada, y no a la actividad en sí misma. CREACIÓN DE LA E.D.T. De esta manera, la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es una descomposición jerárquica del trabajo a ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. La EDT organiza y define el alcance completo del proyecto. El trabajo no incluido en la EDT queda fuera del alcance del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de controlar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. CREACIÓN DE LA E.D.T. Aunque existen diferentes tipos de EDT, una estructura a 4 niveles es generalmente suficiente para la mayoría de proyectos. Una EDT muy desagregada requerirá un seguimiento muy detallado, no lográndose a veces el control de todas las actividades. CREACIÓN DE LA E.D.T. A la EDT se le denomina también: • Estructura de Descomposición del Trabajo • Estructura de Desagregación del Trabajo • Estructura de División del Trabajo • Estructura Detallada del Trabajo ó • Work Breakdown Structure (WBS). CREACIÓN DE LA E.D.T. Beneficios: • La EDT proporciona una visión estructurada de lo que se debe entregar. • La EDT asegura que el proyecto incluya todo el trabajo necesario y excluya el trabajo innecesario • La EDT provee una línea base para controlar los cambios en el proyecto. • La EDT facilita la asignación de responsabilidades • La EDT es una entrada fundamental para otros procesos de gestión de proyectos, como son: definir actividades, estimar costos, planificar riesgos, etc. • La EDT facilita la comunicación entre stakeholders. CREACIÓN DE LA E.D.T. La EDT puede ser estructurada de varias maneras. Las más comunes son: • Orientada a los Productos Entregables: Productos Area Física • Orientada a la Programación: Tarea o actividad Secuencias (Fases) • Orientada a los Recursos: Disciplinas Unidades administrativas CREACIÓN DE LA E.D.T. CREACIÓN DE LA E.D.T. CREACIÓN DE LA E.D.T. CREACIÓN DE LA E.D.T. CREACIÓN DE LA E.D.T. CREACIÓN DE LA E.D.T. CREACIÓN DE LA E.D.T. VALIDAR EL ALCANCE El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de que el producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante la validación de cada entregable individual. El proceso Validar el Alcance difiere del proceso Controlar la Calidad en que el primero se ocupa principalmente de la aceptación de los entregables, mientras que el control de calidad se ocupa fundamentalmente de corroborar la corrección de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los mismos. Por lo general, el proceso Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso Validar el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo. CONTROLAR EL ALCANCE Como se ha señalado, Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto y se gestionan cambios a la línea base del alcance. El beneficio clave de este proceso es que permite mantener la línea base del alcance a lo largo del proyecto. El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El proceso Controlar el Alcance también se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra con los otros procesos de control. CONTROLAR EL ALCANCE La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se denomina corrupción o deformación del alcance. Los cambios son inevitables; por lo tanto, es obligatorio para todo proyecto contar con algún tipo de proceso de control de cambios. Para controlar el alcance se utiliza la siguiente información del plan para la dirección del proyecto: CONTROLAR EL ALCANCE Línea base del alcance. La línea base del alcance se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, una acción preventiva o una acción correctiva. Plan de gestión del alcance del proyecto. Las secciones del plan de gestión del alcance del proyecto describen la manera en que se realizará el monitoreo y el control del alcance del proyecto. Plan de gestión de cambios. El plan de gestión de los cambios define el proceso para gestionar los cambios en el proyecto. CONTROLAR EL ALCANCE Plan de gestión de la configuración. El plan de gestión de la configuración define los elementos que son configurables, los que requieren un control formal de cambios, y el proceso para controlar los cambios de estos elementos. Plan de gestión de los requisitos. Este plan es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto. CONTROLAR EL ALCANCE El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a través del proceso de Control Integrado de Cambios del Proyecto. En la industria de la construcción, los cambios de alcance deben ser informados por el Contratista a través de un documento denominado “Request for Information”, más conocido como RFI. Cuando la solicitud de información deviene en un cambio de alcance, el Contratista debe conseguir que el Cliente apruebe un documento ordenando la ejecución del cambio. Esto normalmente se hace a través del llamado Change Order (Orden de Cambio).