SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE ACTIVO FIJO

SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 05/07/04

IT-DRM-02 Versión 02
 © Derechos Reservados 2003
Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
Subdirección General de Administración
Dirección de Recursos Materiales
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México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00

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General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente.

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 INSTRUCCIÓN DE TRABAJO PARA EL Fecha de
Código Revisión
CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y Emisión
DE ACTIVO FIJO

CONTENIDO

Número Tema Página

1 Objetivo 2

2 Alcance 2

3 Referencias 2

4 Políticas 2

5 Responsabilidades 3

6 Definiciones 4

7 Método de Trabajo 5

7.1 Diagramas de Flujo 5

7.2 Descripción de Actividades 6

8. Registros 8

9. Anexos 8

1. OBJETIVO

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CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y Emisión
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Mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacén, así como su distribución
eficiente y racional a las áreas solicitantes, procurando un mejor aprovechamiento de los bienes.

2. ALCANCE

Esta instrucción de Trabajo aplica desde la recepción de los bienes de consumo y activo fijo, su registro y su
distribución.

3. REFERENCIAS

3.1 Manual de Organización.

3.2 Manual de la Calidad de la Subdirección General de Administración, sección 7, Realización del

Servicio.

3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos.

4. POLITICAS

• Con base a estadísticas de consumo se deberá mantener la existencia adecuada de artículos de oficina y
bienes de consumo de uso continuo que requieran las áreas para el desarrollo de sus funciones.

• Anualmente se deberá, actualizar y difundir el catálogo de artículos de oficina y bienes de consumo.

• Anualmente se deberá realizar el levantamiento del padrón inventarial de activo fijo en oficinas centrales con el
propósito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo al resultado del inventario.

• Anualmente se deberán actualizar los resguardos del personal de oficinas en el exterior.

• Se dará entrada al almacén a aquellos artículos que cumplan con las especificaciones, cantidad y fecha de
entrega estipulada.

• Se deberá realizar dos veces al año el Inventario físico de existencias de artículos y materiales de oficina y
bienes de consumo e informar a la Dirección de Recursos Materiales el resultado de los mismos.

• No se surtirán artículos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo comunicar con
oportunidad la suspensión del suministro a todas las áreas de la Institución.

• No procederá el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de entrada de almacén.

• Todas aquellas entregas de artículos que realicen los proveedores posterior a la fecha de entrega establecida
se deberán reportar a el área de adquisiciones para que se proceda a la penalización correspondiente.

• La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deberá reportar la adquisición de cualquier

bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el alta correspondiente y elaboración del
resguardo.

• La Gerencia de Administración de Personal deberá notificar cualquier movimiento de personal o cambio en la

estructura del CPTM

5. RESPONSABILIDADES

Director de Recursos Materiales

5.1 Aprobar la Aplicación de esta Instrucción de Trabajo.

5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.3 Instruir para que los procedimientos de adquisición estén apegados a la normatividad Vigente.

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5.4 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las áreas solicitantes.

5.5 Promover la atención ante las instancias que correspondan de las necesidades de capacitación que
se requieran por el personal a su cargo.

5.6 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo

5.7 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de activo fijo.

5.8 Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades objeto de esta Instrucción de Trabajo.

Asistente Administrativo (Encargada de Almacenes e Inventarios).

5.9 Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada.

5.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

5.11 Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.

5.12 Controlar el padrón inventarial de activo fijo en oficinas centrales y del exterior.

5.13 Controlar la existencia de los materiales y artículos de oficina y bienes de consumo.

5.14 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.

6 DEFINICIONES

6.1 Almacén. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institución.

6.2 Inventario. Procedimiento que se efectúa para conocer la existencia de materiales, artículos de oficina,
bienes de consumo y/o activo fijo.

6.3 DRM. Director de Recursos Materiales.

6.4 AA. Asistente Administrativo.

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7 METODO DE TRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Control de Bienes de Consumo y de
Activo Fijo.

7.1 DIAGRAMAS DE FLUJO

INICIO

Asistente Administrativo
1. Elabora Programa 6. Recibe ajustes y
para Inventarios Físicos recomendaciones
Programa para
Inventario

2. Elabora etiquetas 7. Instruye a

de identificación Etiquetas de
Asistente para
para inventarios Identificación de
realizar ajustes.
Inventario y marbetes Reporte
3. Lleva a cabo el
levantamiento de
Inventarios
FIN

4. Captura en sistema
Información de
Inventarios Resguardo de
Activos Reporte
Reporte
5. Director
Revisadereporte de
Recursos Oficio
evaluación
Materiales de
Inventario

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7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

1. Elabora programa para inventarios físicos.

1.1 Elabora el programa para el levantamiento de inventarios Programa de Inventario

físicos de bienes de consumo y activo fijo.

1.2 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la
Institución los días en que se llevará a cabo la toma del
padrón inventarial de activo fijo.
Correo Electrónico
1.3 Informa vía Lotus Notes y/o circular a todas las áreas de la y/o Circular
Institución los días que el Almacén no surtirá artículos y
materiales.

1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacén, la impresión de

artículos y materiales. Listado de Materiales

2. Elabora etiquetas de identificación para inventarios.

Etiquetas de Identificación de
2.1 Elabora las etiquetas de identificación de inventario físico de
Inventario
activo fijo,

2.2 Elabora marbetes de identificación de artículos y materiales

Marbetes
de oficina contenidos en el almacén.
3. Lleva a cabo el levantamiento de inventarios

3.1 Para el activo fijo

Asistente
Administrativo Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario y en su caso Hoja de Control
el No. de Serie y Modelo del activo y coloca etiqueta de
identificación.
3.2 Localiza la ubicación y el nombre del usuario responsable del
bien.
3.3 Para bienes de consumo
Listado de Materiales
Efectúa el conteo de artículos del almacén y anota en listado
el resultado del conteo por artículo.
4. Captura en Sistema Información del Inventario
Base de datos electrónica
Para el activo fijo Resguardo de Activos
Anexo 1
4.1 Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza el resguardo
correspondiente.
4.2 Recaba firma en el resguardo y entregar al usuario un tanto
del mismo.
Para bienes de consumo
Base de datos electrónica
4.3 Captura en el Sistema de Control de Almacén el resultado del
Inventario. Reporte

4.4 Turna al Director de Recursos Materiales el reporte de

evaluación del inventario.

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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

5. Revisa reporte de evaluación de inventario.

5.1 Revisa que el reporte de evaluación del inventario no

presente diferencia mayor al 10% del valor total en
existencias del Almacén General contra las cifras del Sistema
Reporte
de Almacén.

5.2 Informa al Órgano Interno de Control el resultado del

inventario.

6. Recibe ajustes y recomendación

Director de
Recursos Materiales 6.1 Recibir ajustes y recomendación por parte del área de
auditoria.

7. Instruye al Asistente para realizar ajustes.

7.1 Solicita al Asistente que realice los ajustes y emita un nuevo

reporte de evaluación del inventario.

7.2 Recibe del Asistente un nuevo reporte

Reporte
7.3 Verifica que no presente diferencia mayor al 10% del valor
total en existencias del Almacén General contra las cifras del
Sistema de Almacén.

7.4 Emitir un reporte definitivo.

8 REGISTROS

Tiempo de
Responsable de
No. de Control Nombre Conservación /
Conservarlo
Disposición
Encargada de
FO-DRM-GS-02 Resguardo de Activos almacenes e 3 Años/Archivo muerto
inventarios

Encargada de
almacenes e 3 Años/Archivo muerto
S/N Reporte
inventarios

9 ANEXOS

Anexo Nombre No. De Control

1 Resguardo de Activos FO-DRM-GS-02

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