1.

PROGRAMA DE AUDITORIAS PARA LOS PROCESOS DEL SGC DEL

MINISTERIO DE VIVIENDA CIUDAD Y TERRITORIO

OBJETIVO DEL PROGRAMA:

Relacionar de manera ordenada las actividades que realizará en la Vigencia 2018
el equipo del SIG para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad, a
través de las auditorías y seguimientos programados, en procura de la mejora
continua de los programas, planes, proyectos y procesos del MVCT en el marco del
sistema de Gestión de Calidad.

ALCANCE DEL PROGRAMA

El alcance del programa de auditoria abarca todos los procesos del SGC que hacen
parte de la plataforma estratégica de la calidad de la Entidad y se desarrolla a través
de la ejecución de auditorías internas, seguimientos a planes de mejora del SGC y
elaboración de informes de resultados

CRITERIOS DE AUDITORIA
 Normativa vigente para cada proceso auditado (normograma por proceso a
auditar)
 Guías, Lineamientos y demás documentos establecidos por el DAFP,
Secretaría de Transparencia de la Presidencia, la CGN, la CGR, DNP,
MinHacienda, ANDJE, Colombia Compra Eficiente, entre otros.
 Norma ISO 9001:20015
 Norma NTCGP 1000:2009
 Manual de calidad
 Caracterizaciones por procesos
 Procedimientos
 Mapa de riesgos
 Indicadores de procesos

CRONOGRAMA DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD A REALIZAR EN EL AÑO

DESARROLLO AUDITORIAS 2018
MACRO PROCESO AUDITOR LIDER
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
ESTRATEGICO GERMAN MORENO - ANGELICA RICAURTE
MISIONAL CARLOS CASTELLANOS - MAX VISBAL
APOYO DIEGO SERNA 10
EVALUACION JOHN JARAMILLO - MAGDA GOMEZ
RECURSOS
 Tecnológicos. Equipos portátiles para cada equipo auditor, sistemas de
información, aplicativos, correo electrónico. De ser necesario se facilitará al
equipo auditor, equipos o elementos tecnológicos adicionales que permitan
la captura de datos, muestras o información relevante.
 Físicos: material de papelería e insumos necesarios
 Humanos: equipo auditor formado y competente para la actividad
 Tiempo: disposición tanto del equipo auditor como de los auditados de
acuerdo con el cronograma establecido.

RIESGOS
Para controlar los riesgos del Programa se elaboró el mapa de riesgos resumido en
la siguiente tabla

2. PLAN DE AUDITORIA PARA LOS PROCESOS DE APOYO DEL SGC DEL

MINISTERIO DE VIVIENDA CIUDAD Y TERRITORIO
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:

Evaluar y verificar el cumplimiento de los Procesos de Apoyo del Sistema de Gestión

de Calidad del MVCT, frente a los requisitos de las normas ISO 9001:2015 y NTCGP
1000:2009
ALCANCE DE LA AUDITORIA:

Aplica a todos los procesos de apoyo del MVCT: Gestión de Recursos Físicos,
Gestión de Atención al Usuario, Gestión de Recursos Tecnológicos, Gestión de
Comunicaciones y prensa y Gestión de Contratación.
CRITERIOS DE AUDITORIA

 Normativa vigente para cada proceso auditado (normograma por proceso a

auditar)
 Norma ISO 9001:20015
 Norma NTCGP 1000:2009
 Manual de calidad
 Caracterizaciones por procesos
 Procedimientos
 Mapa de riesgos
 Indicadores de proceso
 Planes de mejora
 Informes de revisión por la dirección

AUDITORES LIDERES

 Diego Fernando Serna

 Carlos Uriel castellanos
 John Alejandro Jaramillo

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS

en la siguiente tabla se describe el itinerario a desarrollar para la ejecución de las

auditorias de calidad de los procesos señalados en el alcance del presente
documento. Con el fin de no generar traumatismos en las actividades diarias de
cada proceso a auditar la auditoria para cada proceso será desarrollada en un solo
día con una duración de 3 horas aproximadamente, en el horario de 8:30 am a 12:00
pm.

NOMBRE DEL SEMANA

PROCESO UBICACIÓN
AUDITOR MARZO OCTUBRE
Reunión de
Equipo auditor Auditorio 1 5
apertura
Carlos Grupo de
Gestión de
Castellanos y Recursos 6
Recursos Físicos
Clara Andrade Físicos
Gestión de
John Jaramillo y Oficina Atención
Atención al 7
Diana Suarez al Usuario
Usuario
 Gestión de
Diego Serna y
Recursos Oficina GTSAI 8
Felipe Vanegas
Tecnológicos
Carlos
Gestión de Oficina de
Castellanos y 9
Comunicaciones Prensa
Clara Andrade
Gestión de Diego Serna y
Grupo Contratos 12
Contratación Felipe Vanegas
Carlos Grupo de
Gestión de
Castellanos y Recursos 8
Recursos Físicos
Clara Andrade Físicos
Gestión de
John Jaramillo y Oficina Atención
Atención al 9
Diana Suarez al Usuario
Usuario
Gestión de
Diego Serna y
Recursos Oficina GTSAI 10
Felipe Vanegas
Tecnológicos
Carlos
Gestión de Oficina de
Castellanos y 11
Comunicaciones Prensa
Clara Andrade
Gestión de Diego Serna y
Grupo Contratos 12
Contratación Felipe Vanegas
Reunión de cierre Equipo auditor Auditorio 1 15

METODO DE AUDITORIA A UTILIZAR

La metodología utilizada en primera instancia será auditoria vertical ya que esta nos
permitirá detectar la existencia de problemas sistémicos en caso de que los hubiera,
o bien si existe un problema concreto en alguno de los procesos auditados.
Los procedimientos a aplicar podrán ser los siguientes:

a) Indagación: averiguación de información mediante entrevistas directas con el

personal del proceso auditado o con terceros que tengan relación (evidencias
testimoniales).
b) Encuestas y cuestionarios: aplicación de preguntas relacionadas con las
operaciones, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones
(evidencias documentales, testimoniales).
c) Observación: verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la
ejecución de las actividades del proceso (evidencias físicas).
d) Comparación: análisis entre las actividades realizadas y las documentadas para
determinar sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas (evidencias
analíticas).
e) Revisión selectiva: examen de las características importantes que debe cumplir
una actividad, informe, registro o documento, seleccionándose así parte de las
acciones que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoría
(evidencias analíticas).
f) Confrontación: cotejo de información contenida en registros contra el soporte
documental para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y
legitimidad de las actividades realizadas (evidencias analíticas y documentales).
g) Análisis de soportes informáticos: evaluación de los elementos lógicos,
programas y aplicaciones utilizados por el auditado (evidencias informáticas). s)
Inspección: examen físico y ocular de activos tangibles o de hechos, situaciones,
operaciones, transacciones y actividades aplicando la indagación, observación,
comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación (evidencias físicas).

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR

 Elaborar el plan de auditorías internas del MVCT
 Coordinar y revisar la elaboración de la lista de verificación
 Coordinar y supervisar la ejecución del plan de auditora.
 dirigir las reuniones con el equipo auditor para definir criterios de auditoria y
preparación del informe final.
 Coordinar las reuniones de apertura y cierre de auditoria interna.
 presentar el informe final de auditorías.
 Integrar el expediente de las auditorías realizadas para su entrega al
Coordinador de auditores de la calidad.

3. CONCLUSIONES DEL EJERCICIO.

 La planeación, como etapa preliminar del proceso de auditoría interna se

establece con el fin de preveer los procedimientos que se aplicarán a fin de
obtener conclusiones válidas y objetivas que sirvan de soporte a la opinión
que se dé sobre los procesos de la organización o empresa auditada.
 la Planificación de los procesos de Auditoría es un factor que se profundiza
y tecnifica para lograr que se llegue a un Planeamiento Estratégico, en donde
se identifique los riesgos de Auditoría, constituyéndose en uno de los
mayores aportes a los lineamientos de auditoria actuales.
 Los programas de auditoría son pilares que nos ayudan a desarrollar una
auditoría de calidad en el menor tiempo posible y con la calidad más alta
deseable. Es decir, un buen programa de auditoria interna de calidad,
 aumenta los niveles de eficiencia de esta herramienta, frente a la
consecución de los objetivos de la auditoria.
 Una de las claves de una auditoría de calidad es conseguir recabar datos
que tengan interés y sean prioritarios, encontrar ese dato encubierto que
puede ocultar un problema real. Diseñar y poner en práctica los programas
de auditoría nos permitirá hacer una lista de los datos que tenemos que
conseguir durante la fase práctica del análisis y evitará que información poco
relevante obstruya u oculte la información crítica del o los procesos
auditados. En pocas palabras y programa de auditoria interna Fortalece la
objetividad de la auditoria.
 Los programas de auditoría son útiles para optimizar el proceso de auditoría
en sí, facilitando que esta herramienta alcance los objetivos deseados:
optimizar los procesos y aprovechar al máximo cada peso que invertimos en
nuestra organización.