Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI) - Actualización PINAR y PGD (Vigencia 2018)

Elaborado por: Grupo de Archivo y Gestión Documental

Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I: Informado.

Actividad Roles / Responsabilidades

Instrumento Archivístico

Documental y Transferencias

Jefe de la Ofcina Asesora

Jefe de la Ofcina Asesora

Archivística y Documento
ologías de la Información

Grupo de Conservación y

Patrimonio Documental
Grupo de Articulación y

Grupo Recursos Físicos

Subdirector de Gestión

Proyectos Archivísticos
Nacional de Archivos

Subdirectora de Tecn

Gestión Documental
Subdirector Sistema

Grupo de Asistencia

Jefe de la Ofcina de
Asistencia Técnica y

Grupo de Archivo y
Desarrollo del SNA

Secretaria General
Grupo de Evaluación

Grupo de Gestión

Grupo de Gestión
Restauración del

Director General
Subdirectora de

Control Interno
del Patrimonio

de Planeación
ID Actividad

Documental
Electrónico

Secundarias

Financiera
Producto Entregable

Numeral

Humana
Jurídica
N° Firma

Técnica
Título Descripción actividad 2018

2. LINEAMIENTOS Realizar seguimiento al cumplimiento del Plan Matriz de seguimiento C I R I

PARA LOS PROCESOS 2.1 Institucional de Archivos – PINAR.
1 PGD 1
DE GESTIÓN Dar asistencia técnica en el proceso de
DOCUMENTAL implementación del PGD. Actas Asistencia Técnica R I C I

2. LINEAMIENTOS
PARA LOS PROCESOS
2 PGD DE GESTIÓN 2.1 2 Monitorear el cumplimiento del PGD Matriz de seguimiento C I R I
DOCUMENTAL

2. LINEAMIENTOS Actualizar el Diagnóstico Integral de Archivos

del AGN Diagnóstico C C C C C C R I
PARA LOS PROCESOS
3 PGD DE GESTIÓN 2.1 3
DOCUMENTAL Diagnostico Archivo electrónico Diagnóstico R I C I

2. LINEAMIENTOS
PARA LOS PROCESOS Determinar matriz de análisis de la política de Programa de
4 PGD DE GESTIÓN 2.1 4 gestión documental con la política del sistema Articulación de Políticas C I R I
DOCUMENTAL de gestión de la entidad GD - SIG

2. LINEAMIENTOS Mantener actualizada la matriz de evaluación y Matriz de evaluación y

5 PGD PARA LOS PROCESOS 2.1 6 cumplimientos de requisitos legales, y los cumplimientos de C C I R I
DE GESTIÓN documentos asociados a la gestión documental requisitos legales
DOCUMENTAL de la entidad. (Normograma)

2. LINEAMIENTOS Establecer y hacer seguimiento a los índices e

PARA LOS PROCESOS indicadores de gestión relevantes para el Indicadores de Gestión
6 PGD DE GESTIÓN 2.1 7 desempeño de la Gestión Documental en el de la Gestión C I R I
DOCUMENTAL AGN. Documental AGN

Procedimientos
actualizados al proceso C R
Estratégico del AGN

Procedimientos
actualizados al proceso
C R
Desarrollo de política
archivística del AGN

2. LINEAMIENTOS
PARA LOS PROCESOS Actualizar los procedimientos de los procesos Procedimientos
7 PGD DE GESTIÓN 2.1 8 del AGN.
actualizados al proceso
DOCUMENTAL Administración del R C I
acervo documental del
AGN

Procedimientos
actualizados al proceso
Administración sistema R C I
nacional de archivos
del AGN

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 Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI) - Actualización PINAR y PGD (Vigencia 2018)
Elaborado por: Grupo de Archivo y Gestión Documental
Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I: Informado.

Actividad Roles / Responsabilidades

Instrumento Archivístico

Documental y Transferencias

Jefe de la Ofcina Asesora

Jefe de la Ofcina Asesora

Archivística y Documento
ologías de la Información

Grupo de Conservación y

Patrimonio Documental
Grupo de Articulación y

Grupo Recursos Físicos

Subdirector de Gestión

Proyectos Archivísticos
Nacional de Archivos

Subdirectora de Tecn

Gestión Documental
Subdirector Sistema

Grupo de Asistencia

Jefe de la Ofcina de
Asistencia Técnica y

Grupo de Archivo y
Desarrollo del SNA

Secretaria General
Grupo de Evaluación

Grupo de Gestión

Grupo de Gestión
Restauración del

Director General
Subdirectora de

Control Interno
del Patrimonio

de Planeación
ID Actividad

Documental
Electrónico

Secundarias

Financiera
Producto Entregable

Numeral

Humana
Jurídica
N° Firma

Técnica
Título Descripción actividad 2018

Procedimientos
actualizados al proceso
Gestión de servicios R C I
archivísticos del AGN

Procedimientos
actualizados al proceso
Gestión financiera del C R I
AGN

Procedimientos
actualizados al proceso C R I
Gestión Talento
Humano del AGN

Procedimientos
actualizados al proceso C R I
Gestión de Recursos
Físicos del AGN

Actualizar los procedimientos de los procesos Procedimientos

2. LINEAMIENTOS del AGN. actualizados al proceso
7 PGD PARA LOS PROCESOS 2.1 8 Gestión de la R C I
DE GESTIÓN infraestructura
DOCUMENTAL tecnológica del AGN

Procedimientos
actualizados al proceso
Gestión Documental C C C C C R I
del AGN

Procedimientos
actualizados al proceso
Gestión Jurídica del C R I
AGN

Procedimientos
actualizados al proceso
Evaluación, C R I
Seguimiento y Control
del AGN

Listado maestro de
registros asociados a la
ejecución de los R C I
procesos del AGN

Verificar los registros asociados a los procesos Informes de Auditoria C R I

Plan de preservación a
2. LINEAMIENTOS largo plazo R I C I
8 PGD PARA LOS PROCESOS 2.2 1 Documentar el Sistema Integrado de
DE GESTIÓN Conservación del AGN
DOCUMENTAL Plan de Conservación C R I C I

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Elaborado por: Grupo de Archivo y Gestión Documental
Roles / Responsabilidades: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I: Informado.

Actividad Roles / Responsabilidades

Instrumento Archivístico

Documental y Transferencias

Jefe de la Ofcina Asesora

Jefe de la Ofcina Asesora

Archivística y Documento
ologías de la Información

Grupo de Conservación y

Patrimonio Documental
Grupo de Articulación y

Grupo Recursos Físicos

Subdirector de Gestión

Proyectos Archivísticos
Nacional de Archivos

Subdirectora de Tecn

Gestión Documental
Subdirector Sistema

Grupo de Asistencia

Jefe de la Ofcina de
Asistencia Técnica y

Grupo de Archivo y
Desarrollo del SNA

Secretaria General
Grupo de Evaluación

Grupo de Gestión

Grupo de Gestión
Restauración del

Director General
Subdirectora de

Control Interno
del Patrimonio

de Planeación
ID Actividad

Documental
Electrónico

Secundarias

Financiera
Producto Entregable

Numeral

Humana
Jurídica
N° Firma

Técnica
Título Descripción actividad 2018

Incluir en el Plan Institucional de capacitación Plan Institucional de

temas relacionados con la gestión documental capacitación C C R
de la entidad.
2. LINEAMIENTOS Capacitar a los funcionarios en temas
PARA LOS PROCESOS relacionados con la gestión documental dentro Registros de Asistencia C R C I
9 PGD DE GESTIÓN 2.3 1 de la entidad.
DOCUMENTAL
Capacitar a los funcionarios en temas
relacionados con el uso del sistema de gestión Registros de Asistencia R C I
de documentos electrónico de archivo – SGDEA
dentro de la entidad.
2. LINEAMIENTOS
10 PGD PARA LOS PROCESOS 2.9 2 Convalidar las tablas de retención documental Acto Administrativo C R C C I
DE GESTIÓN del AGN aprobadas en enero 2018
DOCUMENTAL

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Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI)
Instrucciones
Elaborado por: Equipo
Actividades y colaboradores
Columna Instrucciones
ID Actividad Se ingresa aquí el identificador (ID) de la actividad de proyecto, con el mismo número utilizado para identificar la
actividad o paquete de trabajo en los documentos de proyecto.
Descripción actividad Se coloca el nombre completo de la actividad (Por ej. "Realizar levantamiento de información", "Elaborar Diseño
Técnico", "Desarrollar Componente Java 001").
Colaboradores Sustituir el texto de cada columbra de "Colaborador", con el nombre y apellido del integrante del equipo de
proyecto que se asignará responsabilidades (Ej. Luis González, Alberto García, María Hernández).

Roles / Responsabilidades por En cada renglón (fila) especificar el tipo de responsabilidad asociado al colaborador de la columna, con los
Actividad siguientes valores posibles: R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado, I: Informado.

Roles y Responsabilidades
Rol / Responsabilidad Descripción
R Responsable: Este rol es el que realiza (ejecuta) el trabajo asociado con la actividad, lo habitual es que cada
actividad tenga un solo "R", si existe más de uno es recomendable subdividir la actividad.
A Aprobador: Es el encargado de aprobar (firmar), el trabajo realizado, a partir de esa aprobación, este se vuelve
responsable por la actividad. Como regla general debe existir un solo "A" por actividad. Este rol es quien asegura
que se ejecutan las tareas, por ejemplo Líderes de área técnica, área de gestión de proyecto, entre otros.

C Consultado: Posee alguna información o capacidad que se necesita para mantener el trabajo. Se le informa y
consulta información, de manera bidireccional con el responsable y/o aprobador.
I Informado: Rol que debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. En este caso la
comunicación es unidireccional (se le da información pero no se recibe información).