Unidad 3.

Proceso de Auditoría
Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

MEMORANDO # 0012

Para: Miguel Ángel Quintero

Gerente
De: Milton Arteaga López
Gerente de Auditoría Interna
Asunto Anuncio visita de Auditoría al área
Fecha: 01 de enero de 2016

Apreciado Miguel Ángel:

Nos permitimos informarle que el equipo de auditoría interna llevará a cabo una auditoría al
área de procesos, del 15 de enero al 15 de marzo de 2016, de acuerdo con el plan de
auditoría aprobado para el año 2016.

El alcance del trabajo incluirá:

 Verificación al cumplimiento de las políticas internas

 Validación de los controles identificados
 Verificación de los riesgos identificados y procesos de mitigación
 Seguimiento sobre los asuntos revisados en la última auditoría

El auditor designado para la visita será: Milton Arteaga, Gerente de Auditoría Interna

Por favor informar a las personas de su equipo que estén involucradas en esta auditoría y
asegurarse de que estén disponibles durante el período de la visita.
Al comienzo de la auditoría nos gustaría discutir los objetivos definidos para el trabajo y
obtener retroalimentación por parte suya de los asuntos que crea pertinentes. Por lo tanto
proponemos la reunión de apertura para el día 15 de enero de 2016 a las 3:00 p.m. en la
oficina de Auditoría Interna piso 23, a esta reunión deberá asistir con los empleados que
considere necesarios.
Al finalizar la auditoría efectuaremos una reunión final para discutir los resultados y
recomendaciones para luego enviar el “borrador del informe de auditoría”. Una vez recibidos
los comentarios y planes de acción emitiremos el informe de auditoría en versión definitiva.
Agradecemos de antemano la colaboración y apoyo; también estamos a su disposición para
cualquier inquietud.

Cordialmente,
Milton Arteaga López
Gerente de Auditoría Interna
a. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

Manual de Documentos de
1 Retención y Archivo del Laboratorio Libros de Registros de muestras
de Ensayos
Manual de Formatos y Registro de
2 Tarjetas de datos y resultados
Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001
3 Versión IIII
Libros de Registro Recepción de Recepción de muestras y solicitud de Análisis
7
muestras y solicitud de Análisis Verificación

b. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación

que usará durante la auditoría.

La estrategia de comunicación se hará en forma activa y en Idioma Español

c. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo).

Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

Lista de Verificación:
LISTA DE CHEQUEO
Lis ta de Ve r ificación: CUM PLIM IENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentación nivel
Si I)
calidad

claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicación
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSi
procedimientos que unif iquen los criterios en la realizacion de actividades

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus f unciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laborato
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

(Documentación nivel III)

Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identif icados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los f ormatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo

Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentaciónSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia def inida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analis
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La inf ormacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder inf ormacion

Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la inf ormacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayo
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verif icacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan def inidas las pautas de actuaciónNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen def inidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medición, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisf accion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio
Se emprenden acciones para conocer Noy realizar un analisis de satisf accion del cliente?
d. Generación de hallazgos de auditoría:

Auditor(es): Grupo auditor Gerencia de

Fecha: 2016
Calidad
Proceso auditado: Auditado(s):
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos de implementación de
política de gestión
costos en materiales procedimiento para x
financiera
en bodega costos en materiales
de bodega
2 Manual de Se diligencia a mano,
Formato de registro Formatos y en diferentes tintas, lo
de muestra Registro de hace poco entendible X
Ensayos en ocasiones.

3 No se tiene en cuenta
el formato único de
formato único de
Cap. Compras y despachos y recibo de
despachos, Manual x
logística mercancía en el
de procedimientos
procedimiento

4 Libros de Registro
Se omite información
Libro de recepción de Recepción de
de la procedencia de
muestras muestras y solicitud X
la muestra
de Análisis

5 Libros de Registro
Dependiendo de la
Libro de realización Recepción de
carga laboral se llena
de ensayos muestras y solicitud X
completamente o no.
de Análisis

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el

manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.

Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras.

Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de

registros de muestras.

Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo

de costos en materiales de bodega

Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación

y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.

Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.

e. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una
función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el
cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.

La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o

incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la
conforman

La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener

resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen procedimiento para
la realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la
revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en
su campo económico.