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Presentación
Introducción
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Contenido
Objetivo General .............................................................................................. 4
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................. 20
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Objetivo General
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TEMA 1. CONTROL Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Objetivo Particular
Los participantes conocerán la naturaleza interactiva del proceso
administrativo y el concepto de control.
Introducción
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A continuación se muestra la interactividad entre las funciones del proceso
administrativo.
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Control.- es la medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar que
se cumplan los objetivos de la institución y los planes diseñados para
alcanzarlos.
Controlar es determinar qué se está realizando, esto es, evaluar el desempeño y
si es necesario, aplicar medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga
lugar de acuerdo con los planes.
El control puede considerarse como la detección de las variaciones de
importancia en los resultados obtenidos por las actividades planeadas. Es
importante tener presente que el propósito del control es positivo, es hacer que
sucedan las cosas por medio de las actividades planeadas.
El control nunca debe considerarse como negativo en carácter, como un
obstáculo para alcanzar los objetivos. El control es una necesidad administrativa
y no un impedimento y obstáculo.
Principios
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Principio de la responsabilidad del control.
La responsabilidad principal de la ejecución del control recae sobre el jefe que
tiene a su cargo el desempeño de los planes de que se trate.
Puesto que la delegación de la autoridad, la asignación de tareas y la
responsabilidad de ciertos objetivos recaen sobre jefes específicos, se
desprende que el control de este trabajo lo debe ejercer cada uno de esos jefes.
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EJERCICIO
1. Elaborar un plan de las actividades que integran su día laboral,
considerando actividades y metas.
2. Revisar el plan contra los principios de control.
3. Identificar si están considerando los principios en el plan, para el logro de
las metas del día.
4. Exponer el trabajo realizado.
RESUMEN
A partir de la descripción anterior, acerca de la interactividad de las funciones del
proceso administrativo así como la definición de cada una de estas podemos
resumir que:
1. El proceso administrativo es un modelo que está integrado por cuatro
etapas que son planeación, organización, dirección y control, las cuales
están relacionadas entre sí, aunque se consideren independientes.
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TEMA 2. PROCESO DE CONTROL
Objetivo Particular
Los participantes conocerán el proceso de control, los tipos de
control y sus puntos estratégicos, en las distintas áreas de su ámbito
laboral.
Introducción
El proceso de control invariablemente del ámbito donde se encuentre, está
integrado por tres pasos: establecer estándares, medir el desempeño con estos
estándares y corregir las variaciones de los estándares y los planes. Así mismo
se han designado tres tipos de control; el control preliminar, el concurrente y el
de retroalimentación. Dentro del proceso del control se deben identificar los
puntos estratégicos de control donde se debe dar la vigilancia o la recopilación
de la información. Cuando se han localizado los puntos estratégicos de control la
cantidad de información que se tiene reunir y evaluar se pude reducir bastante.
Proceso de control
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Establecer normas y métodos para medir el rendimiento
Las metas y los objetivos deben ser diseñados y claros, que incluyen fechas
límite específicas. Esto es importante por varios motivos los cuales son los
siguientes:
1. las metas definidas en forma vaga, son igual que palabras huecas
mientras los administradores no empiezan a especificar qué quieren y que
pretenden alcanzar en esta meta, y cuándo.
2. las metas enunciadas con exactitud se pueden medir mejor, en cuanto a
exactitud y utilidad,
3. los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden
comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos que se pueden
usar para medir los resultados.
Esta facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados con exactitud resulta
de suma importancia para el control, pues algunas personas suelen llenar los
roles de la planeación, mientras que otras se les asignan los roles de control.
Lo anterior nos indica que los planes son los puntos de referencia con respecto a
los cuales los administradores establecen los controles y el primer paso lógico en
el proceso de control sería elaborar planes. Sin embargo, debido a que éstos
varían en detalle y complejidad, y puesto que los administradores por lo general
no pueden vigilarlo todo, se fijan estándares especiales, por definición, los
estándares son simples criterios de desempeño. Se trata de puntos
seleccionados en todo un programa de planeación en los que se realizan
medicines del desempeño para que los administradores puedan conocer cómo
van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso en la
ejecución de planes.
Medir el desempeño
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En ocasiones, cuando se enfrentan problemas de medición es útil pensar en
términos de logros tangibles e intangibles. Las unidades producidas, tarjetas
llenadas y muestras distribuidas son mediciones tangibles. Indican la cuenta de
varias unidades similares cuyo total da un valor de posición relativa para una
unidad conocida. Por otra parte, hay muchos resultados intangibles, no se fácil
reunir datos sobre ellos, por lo tanto se debe depender de medios tales como el
criterio.
Para llevar a cabo la medición del desempeño se deben establecer
anticipadamente estándares, con el fin de que las desviaciones se detecten
antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.
Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con medios
para determinar con exactitud qué hacen los subordinados, la evaluación del
desempeño real o esperado es sencillas. Pero hay muchas actividades para las
que resulta difícil elaborar estándares precisos y muchas otras que son difíciles
de medir, como los resultados intangibles.
Comparación del desempeño con las normas o estándares
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La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se pude ver
como una parte del sistema completo de administración y se pude relacionar con
las demás funciones administrativas. Los administradores pueden corregir las
desviaciones rehaciendo sus planes o modificando sus metas. O pueden corregir
las desviaciones ejerciendo su función de organización mediante la reasignación
o la aclaración de las tares. También se pueden corregir mediante la contratación
de personal adicional. Una mejor selección y capacitación de los subordinados o
por la medida más drástica de la recontratación: el despido. Así mismo, se
pueden corregir mediante una mejor dirección.
Tres tipos de control
Control preliminar.
En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos, es posible
ejercer una influencia controladores limitando las actividades por adelantado.
Representativo de esto es el efecto de aplicar políticas y procedimientos que, en
el caso de las primeras, limitan el ámbito en el cual se van a tomar las decisiones
y, en el caso de los segundos, definir qué acciones específicas. El grado hasta el
cual se sigan o no se evalúan es mejor aplicando el proceso de control.
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Control de retroalimentación.
RESUMEN
A partir de la descripción anterior sobre el proceso de control el cual destaca la
importancia de establecer normas o estándares que nos permiten medir el
desempeño para tomar medidas correctivas y poder lograr las metas y objetivos
que se establecieron en la etapa de planeación.
Los tres tipos de control nos señalan que no necesariamente hay que esperar a
que concluya una actividad para establecer medidas de control lo cual permite
diseñar medidas correctivas y preventivas para los procesos permitiendo un logro
eficiente de los planes.
Otro tema que se analizo es la importancia de identificar los puntos estratégicos
del control lo cual permite al administrador tener una visión clara de las áreas de
oportunidad que necesitan mayor atención para la prevención de posibles
complicaciones o desviaciones.
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TEMA 3. TÉCNICAS DE CONTROL
Objetivo Particular
Los participantes conocerán las técnicas de control administrativo
Introducción
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Tipos de presupuestos.-
Presupuestos de ingresos y gastos.- son los presupuestos más comunes,
detallan los planes de ingresos y gastos de operaciones en términos
monetarios. El más simple de éstos es el presupuesto de ventas, que es la
expresión formal y detallada de su pronóstico.
Presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos.- Muchos
presupuestos se expresan mejor en cantidades, que en términos
monetarios, entre los más comunes se encuentran los de horas de mano
de obra directa, horas-máquina, unidades de materiales, entre otros.
Presupuestos de gastos de capital.- señalan específicamente los gastos
de capital para plantas, maquinaria, equipos, inventarios y otras partidas,
estos presupuestos requieren atención porque dan forma definitiva a los
planes sobre el gasto de los fondos empresariales.
Presupuestos de efectivo.- el presupuesto de efectivo es simplemente el
pronóstico de los ingresos y desembolsos que permite medir la
experiencia real del efectivo, éste es uno de los controles más importantes
en una empresa.
Proceso presupuestal.-
1. pronósticos y objetivos proporcionados por los mandos superiores
representan los lineamientos para preparar los presupuestos
2. los supervisores preparan las propuestas a partir de los lineamientos
establecidos por la alta dirección.
3. los jefes de departamento revisan los presupuestos y resuelven cualquier
inconsistencia antes de reunirlos en los presupuestos del departamento.
4. estos presupuestos se entregan a los niveles altos para su aprobación.
5. el proceso continúa hasta que todos los presupuestos, son reunidos por el
contralor o director de presupuestos y se entrega al comité de
presupuestos para su aprobación.
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Peligros de la presupuestación:
Los presupuestos se usan para la planeación y el control. Lamentablemente,
algunos programas de control presupuestario son tan complejos y detallados que
se vuelven engorroso, sin significado e indebidamente caros.
Presupuestación excesiva. Existe el peligro de presupuestar en exceso al
presentar en detalle gastos insignificantes, privando así a los administradores de
la libertad necesaria para dirigir sus áreas de competencia.
Exceder las metas de la empresa. Otro peligro estriba en permitir que las
metas presupuestarias adquieran mayor importancia que las de la empresa los
administradores pueden olvidar que, sobre todo, le deben lealtad a los objetivos
de la empresa.
Ineficiencias ocultas. Otro peligro de la presupuestación es que pueden
utilizarse para esconder las ineficiencias. A menos que la elaboración del
presupuesto se lleve a cabo con base en la revisión constante de los estándares
y de los factores de conversión mediante los que la acción planeada se traduce a
términos numéricos, el presupuesto se pude convertir en un paraguas bajo el
cual se oculta una administración descuidada e ineficiente.
Inflexibilidad. La reducción de los planes a términos numéricos les da una
especie de rigidez engañosa.
EJERCICIO
En equipos de trabajo seleccionarán una actividad de su proceso para que
aplique una de las técnicas de control de esa actividad.
RESUMEN
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BIBLIOGRAFÍA
James A.F. Stoner, R. Edward Freeman. Daniel R. Gilbert, (1996) Administración, Ediciones
Prentice Hall Hispanoamericana, sexta edición, México.
Heinz Weihrch, Harold Koontz, (1994) Administración una Perspectiva Global, Mc. Graw Hill,
décima edición. México.
George R. Terry, Stephen G. Franklin. (1996) Principios de Administración, Compañía Editorial
Continental, séptima edición. México.
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