CDC PROCESO UNIFICADO

GUIA PRACTICA
PLANIFICACION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Propósito
El propósito de este documento es proporcionar una guía en la práctica de la
planificación del alcance del proyecto y para describir la visión general de la
práctica, los requisitos, buenas prácticas y términos clave relacionados con estos
requisitos. Además, se proporcionan plantillas relevantes para esta práctica al final
de la guía.

Visión General de la Práctica

El producto y/o servicio de cada proyecto es único y requiere de su autocuidado y
equilibrio en sus prácticas, procesos, herramientas y técnicas etc. Lo anterior es
para garantizar que el trabajo requerido sea terminado según lo acordado por los
principales interesados del proyecto. La suma de esto junto con el producto y/o
servicio que serán entregados a través del proyecto, se conoce como alcance del
proyecto. Lograr que todas las partes clave del proyecto acuerden cual es la
planificación del alcance del trabajo proyectado, se conoce como planificación del
alcance del proyecto.
Trabajar en la planificación del alcance del proyecto, es una práctica de gestión
clave para la planificación y ejecución del proyecto con éxito. El alcance del
proyecto incluye capacidades o características que el equipo de negocios se ha
comprometido a entregar a un cliente, asi como aquellos a los que aún no se han
comprometido a entregar. A menudo el alcance del proyecto es definido por el
patrocinador ejecutivo, la junta directiva, el patrocinador del proyecto y los clientes,
con aportes de otras partes apropiadas interesadas en el proyecto.
Comprender y analizar quienes son las partes interesadas en el proyecto es un
primer paso importante en el proceso de planificación de alcance. Los interesados
en el proyecto son personas y/u organizaciones tales como clientes,
patrocinadores, el público en general, entre otros, que participan activamente en el
proyecto y cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto o ejercer
influencia sobre el mismo y/o sus resultados.
El trabajo diligente en la planificación de alcance se hace para garantizar que los
principales actores, logren acordar que el trabajo del proyecto se lleve a cabo. El
logro de este acuerdo se facilita a través de un proceso progresivo de elaboración
y documentación de la función del proyecto y la comunicación con las partes
interesadas del proyecto. Este proceso forma la base para un acuerdo entre el
equipo del proyecto y el cliente, relacionando las funciones del proyecto con sus
objetivos y asegurando que el proyecto incluya el trabajo requerido y solo el
trabajo requerido para cumplir con los objetivos acordados.
Como mínimo, el proceso de planificación de alcance debería considerar:
 Justificación del proyecto: definición de la necesidad comercial a la cual
va dirigida el proyecto, tales como requerimientos del cliente, demanda del
mercado, etc.
 Descripción del producto: documentando la relación entre el producto y/o
servicio creado y la necesidad comercial a la cual va dirigida el proyecto.
 Objetivo del proyecto: esbozar sobre los criterios que el proyecto debe
cumplir para que se considere un éxito. Esto incluye tomar medidas en
costos, calidad, cronograma, entre otras mediciones, para cumplir con la
necesidad comercial detrás del motivo por el cual fue considerado el
proyecto.

Hay cuatro acciones principales que se llevan a cabo a lo largo de todo el proceso
de planificación de alcance:
1. Planificación del alcance: crear un plan de gestión del alcance del
proyecto que documente como se definirá, verificará y controlará el alcance
del proyecto y como se creará y definirá la estructura de el desglose del
trabajo.
2. Definición del alcance: desarrollo de una declaración detallada del
alcance del proyecto como base para futuras decisiones.
3. Verificación del alcance: formalizar un plan para la aceptación de los
resultados alcanzados por dicho proyecto.
4. Control de alcance: establecer un mecanismo de control para posibles
cambios en el alcance del proyecto.

Planificación de alcance
La base para la planificación del alcance es una declaración detallada del proyecto
derivada de la declaración de alcance preliminar documentada dentro de los
estatutos del proyecto y los documentos comerciales. Haciendo uso de una
planificación detallada del alcance como base, el proceso de planificación de la
gestión del alcance describe los procesos que determinarán cómo se definirá, verificará y
controlará el alcance del proyecto. Algunas de las actividades llevadas a cabo
para lograr esto incluyen:

 Talleres de planeación
 Investigación previa de experiencias en oros proyectos.
 Desarrollando planes y estrategias

Un plan de gestión de alcance es el resultado final del proceso de planificación de

este y lo utilizara el equipo del proyecto para documentar decisiones
administrativas acerca del alcance del proyecto. El plan de gestión orienta a las
partes interesadas sobre como se administra y controla el alcance a lo largo de la
duración del proyecto.
Este plan de gestión se crea a menudo como parte del proyecto, pero puede ser
tomado como un plan paralelo al proyecto si se necesita satisfacer las
necesidades del proyecto.

Definición de alcance

Definir el alcance del proyecto implica subdividir los principales resultados del
proyecto identificados en la declaración del alcance del mismo, en componentes
más pequeños y manejables. Este esfuerzo conjunto, lleva al desarrollo de la WBS
y, finalmente, la identificación de recursos y hechos que proporcionan la
perspectiva global del proyecto.

La definición del proyecto conlleva a lograr cosas tales como:

 Identificar los principales componentes, resultados y requerimientos del
proyecto a trabajar.
 Una mejor precisión en los tiempos estipulados, costos y fuentes
requeridas.
 Un manejo más fácil de los componentes y medidas de desempeño del
proyecto.
Verificación de alcance

Un plan formal para la verificación del proyecto define como se consolidará y se

aceptará finalmente por el cliente. Las actividades de verificación de alcance
incluyen medición, examinación y pruebas de los resultados del proyecto que
garanticen que estos cumplan con los requerimientos acordados. Un plan para
que esto se cumpla, debe ser documentado y acordado con los principales
interesados del proyecto.
El objetivo final de este proyecto es un plan documentado para aceptar
formalmente los resultados obtenidos al final del proyecto.
El equipo del proyecto necesitara cumplir todos los procedimientos aceptados y
acordados descritos en el plan de gestión de alcance, y garantizar que todos los
resultados aceptados, hayan sido firmados y documentados por las partes
pertinentes.

Control de alcance
El alcance del proyecto algunas veces necesita adaptarse a un entorno dinámico.
Los cambios pueden incluir variaciones en horarios, costos, requerimientos del
cliente. Un cambio en el alcance en sí no debe ser asumido de manera negativa si
es descubierto a tiempo, y se direcciona rápidamente, estando los socios de
acuerdo con el impacto que genera el cambio en los objetivos y las actividades del
proyecto.

No obstante, cambios no controlados pueden volverse un problema rápidamente.

Los cambios no controlados por lo general son problemas progresivos.
Establecer un mecanismo de control de cambios en el alcance del proyecto es
relevante para el éxito del proyecto. Este proceso está ligado a influenciar los
factores que crean el alargue del cambio en el proceso y a controlar el impacto de
dichos cambios.
La planeación y documentación de como se documentarán los cambios dentro del
plan de gestión asegura que todos los cambios requeridos y las acciones
correctivas recomendadas, sean manejadas dentro del proceso de control de
cambios. El control de cambios en el alcance del proyecto implica actividades tales
como:
 Fomentar o influir en factores que generen cambios en el alcance del
proyecto.
 Identificar cuando un cambio ha ocurrido en el alcance del proyecto.
  Ayudar para asegurar que los cambios sean de beneficio para los objetivos
del proyecto.
 Administrar si ocurren cambios reales y cuando se producen dichos
cambios.

BUENAS PRACTICAS

Las siguientes son buenas prácticas recomendadas para la planeación del alcance
del proyecto:
 Revisar: Tener la declaración del alcance del proyecto revisada y aprobada
tanto por los patrocinadores del proyecto, asi como por sus clientes.
 Información confidencial: No incluir información confidencial como
presupuestos, costos, etc.
 Comunicación: Comprometer a las diferentes partes interesadas durante
la planeación del alcance del proyecto y durante la creación del plan de
gestión para dicho alcance.
 Procesos: como parte de un cambio de gestión en el proceso de
planeación, establecer un proceso formal para los requerimientos de un
cambio en la gestión del alcance.
 Garantizar/ Verificar: garantizar que todas las partes interesadas estén de
acuerdo en cuanto a cuál es el alcance del proyecto y como este será
administrado, controlado y verificado.

ACTIVIDADES PRACTICAS

Las siguientes practicas son apropiadas para el uso de un programa en función

del desarrollo del proyecto:
 Recopilación de información: Recopilar la información y los datos tales
como el análisis de la información contenida en la carta de presentación
del proyecto, la declaración preliminar del alcance del proyecto, la última
versión aprobada del plan de gestión del proyecto, historial de la
información contenida en el proceso organizacional de activos y cualquier
otro factor relevante del entorno empresarial.

 Comprender a las partes involucradas: comprender y entender las

necesidades de todas las partes comprometidas, que quieren y cuales son
sus expectativas.
  Declaración detallada del alcance del proyecto: definir y describir la
declaración del alcance del proyecto con la mayor especificación posible,
asi como la mayor información que se conozca de éste.

 Analizar : analizar las necesidades de todas las partes comprometidas, lo

que quieren y sus expectativas

 Convertir: convertir las necesidades y las expectativas de las partes

interesadas en requerimientos del proyecto.

 Documentar: documentar todo el plan de gestión de alcance del proyecto

 Revisar: revisar el plan de gestión de alcance del proyecto con todas las
partes involucradas en el, para garantizar que estén de acuerdo con el plan
y de como se define, se verifica y se controla el alcance del proyecto.

 WBS: crear el “Proyecto WBS”

 Verificación: verificar el alcance del proyecto con todas las partes

interesadas en el mismo.

CUALIDADES PRÁCTICAS

Esta sección proporciona una lista de cualidades prácticas que ayudan a que el
equipo del proyecto determine cuando y como la planeación del alcance del
proyecto causa un impacto sobre él.

 Auto practica: Directamente en la oficina de proyectos de UP CDC.

 Criterio: Todos los proyectos, independientemente de su tipo o tamaño,
necesitan definir el esfuerzo representado en el alcance del proyecto.
Dependiendo de los requerimientos del proyecto, documentando cómo el
alcance del proyecto será administrado y si puede hacerse como una parte
del plan de gestión del proyecto o si es tomado como un documento
soporte separado.
 Nivel estimado de esfuerzo: Moderado
 Prerrequisitos: Aprobación de la carta de presentación del proyecto.
 Practicas dependientes: N/A
  Practicas durante el tiempo del ciclo de vida del proyecto:
Desarrollando un plan de gestión de alcance y que su actividad tome un
lugar durante la primera fase de planeación del ciclo de vida del proyecto.
 Modelos/ Herramientas: Guías prácticas de planeación de alcance de
proyectos, guías practicas de cambios administrativos o cambios de
gestión, plantillas o modelos de planes de cambios administrativos o
cambios en la gestión, listas de verificación de cambios de gestión, guías
practicas de WBS, plantillas o modelos WBS, listas de verificación de WBS.
 Información adicional: N/A

TÉRMINOS CLAVE

Siga el siguiente enlace para definiciones de los términos de gestión de proyectos

y acrónimos usados en este documento:
http://www2.cdc.gov/cdcup/library/other/help.htm

PLANTILLAS Y HERRAMIENTAS RELACIONADAS

Las siguiente es una lista de plantillas o modelos relacionados con estas prácticas,
sigue el link para descargar los documentos:

- Guía practica para desglosar contenidos de trabajo.

- Plantilla para desglose de contenidos.
- Plantilla diccionario para desglose.
- Lista de verificación de desglose en la estructura del contenido de trabajo.
- Plantillas modelo para analisis de las partes involucradas.