Instrumentos Públicos Extra Protocolares

4.1. Definición de Instrumentos Públicos Extra Protocolares

Son aquellas atestaciones notariales que no se incorporan al protocolo, y sobre

los que el manto de la fe pública se circunscribe en forma limitada al acto, hecho o
circunstancia que el notario presencie o le conste por percepción sensorial y que no sea
de competencia propia de otra función (art. 98 LN.), (Gonzales, 2012, P. 1299).

Según nuestra ley, los instrumentos extra-protocolares pueden ser actas o

certificaciones. Las primeras son instrumentos redactados por el notario, en el que se da
fe de la realización de un hecho y, especialmente, de una declaración de voluntad. Los
segundos son atestaciones en documento privado, en donde el notario deja constancia
de aquello que hace o le consta.

Si tenemos en cuenta la definición de "acta", como instrumento notarial

comprobador de un hecho, cualquiera que este fuese, y que solamente se encuentra

excluido para los casos en que la atestación constituya una potestad delegada a otro

funcionario (art. 98° LN), entonces la conclusión es que estas se rigen por el principio de

números apertus, y el notario podrá constatar cualquier hecho, salvo norma en

contrario (por atribución a un tercero de la potestad fedante). Por tal motivo, son

plenamente válidas las actas de subasta privada o remate organizado por un particular,

sin que ello se encuentre circunscrito a los casos regulados en el D.L. 674.

La Ley del Notariado Peruano, para el autor, regula en sus artículos 94° a 116°
los instrumentos públicos extraprotocolares, es decir, aquellos que no forman parte del
protocolo del notario, nos referimos a las actas y a las certificaciones. Las actas, son
instrumentos públicos extraprotocolares, en el que el notario consignará los actos,
hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra
función. Las actas podrán ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien
formule observación. Antes de la facción del acta, el notario dará a conocer su condición
de tal y que ha sido solicitada su intervención para autorizar el instrumento público extra-
protocolar.

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 Para Cuba (2006), el acta notarial es el instrumento original en el que el notario
hace constar bajo fe uno o varios hechos presenciados por él y que los asienta en un
libro del protocolo.

En el caso de la actas extraprotocolares, la legislación notarial es pobre

limitándose a señalar sus clases o modalidades; en cambio otras, -en el campo del
derecho comparado- dedican párrafos completos a su estudio, determinación y
clasificación. Así, en el caso de España, México e incluso en legislaciones estatales
como las de las Provincias del. Chaco, Entre Ríos y Buenos Aires en la República
Argentina, se puede encontrar gran riqueza ordenativa de estas materias; a veces (el
caso Español) por la vía reglamentaria o en otros casos (México, provincias Argentinas)
por la vía legislativa misma se establece la existencia de párrafos completos dedicados
al tratamiento del levantamiento Notarial de Actas. No es nuestra intención profundizar
aquí -ya tendremos ocasión de examinarlas- los citados casos y varios otros existentes
en el derecho comparado, por lo que nos limitaremos por el momento a enfatizar no sólo
su importancia teórica normativa sino también su índole eminentemente práctica, ya que
generalmente se comienza por definir qué debemos entender por Acta Notarial, para
luego poner acento en sus características, los diferentes tipos contemplados por cada
ordenamiento y el establecimiento en detalle de los requisitos substantivos y formales
que la confección de cada una de ellas requiere, todo lo cual otorga certeza y seguridad
al sistema así como tranquilidad al Notario y a los interesados que recurren a este
especial modo probatorio generalmente preventivo (Vásquez et al. 1997, P. 151-152).

El acta notarial, para el autor, al igual que la escritura pública, es el documento

especializado que debe ser realizado por notario para que adquiera relevancia pública;
es un instrumento par y a la vez igualitario en importancia, a la escritura pública y sin
embargo, recibe por parte del legislador, sólo un menosprecio ni siquiera de hermano
menor, sino que se le ignora e inobserva. Más de las veces se hace el silencio respecto
de ellas, mientras la escritura es objeto de grandes atenciones y rigores normativos,
incluso en la ley de fondo, las primeras en cambio, no son tratadas ni siquiera en los
Códigos formales, leyes especiales e incluso en la Ley del Notariado existente.

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 Asimismo, la Ley del Notariado menciona que las actas extra-protocolares son
de varias clases: la autorización para viaje de menores, destrucción de bienes, de
entrega, de juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas,
de licitaciones y concursos, de inventarios y subastas de conformidad con la Ley de
Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del Estado, de sorteos y entrega de
premios, de constatación de identidad para efectos de la prestación de servicios de
certificación digital, de transmisión por medios electrónicos de la manifestación de
voluntad de terceros, de verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en
general y otras que la ley señale.

Las certificaciones, agrega Gonzales (2012), se caracterizan porque la actuación

notarial se circunscribe a una atestación concreta y específica en cuyo caso la
intervención del notario se hace sobre un instrumento ajeno a él, del cual no es autor.
Esta especialidad de las certificaciones, hace que se rijan, por el principio de números
clausus, que no cabe ser extendido por vía analógica. Esta conclusión se extrae del
mismo texto legal.

Nuestra Ley del Notariado, establece qué son certificaciones: la entrega de

cartas notariales, la expedición de copias certificadas, la certificación de firmas, la
certificación de reproducciones, la certificación de apertura de libros, la constatación de
supervivencia, la constatación domiciliaria y otras que la ley determine.

Así como, las actas y certificaciones, que son susceptibles de incorporarse al

protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que
sobre el particular rigen. Cabe precisar, que la fe del notario en las actas y
certificaciones es por la autorización de un instrumento público extraprotocolar,
realizada con arreglo a las prescripciones de la ley; en ellas, da fe de la realización del
acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos, de la suscripción
de documentos, confiriéndoles fecha cierta.

La entrega de cartas notariales consiste en que el notario certificará la entrega

de cartas y documentos que los interesados le soliciten, en la dirección del destinatario,
dentro de los límites de su jurisdicción, dejando constancia de su entrega o de las

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circunstancias de su diligenciamiento en el duplicado que devolverá a los interesados.
El notario podrá cursar las cartas por correo certificado, a una dirección situada fuera de
su jurisdicción, agregando al duplicado que devolverá a los interesados, la constancia
expedida por la oficina de correo. Debe enfatizarse que el notario no asume
responsabilidad sobre el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o
representación del remitente. El notario llevará un registro, donde anotará, en orden
cronológico la entrega de cartas o instrumentos notariales, el que expresará la fecha de
ingreso, el nombre del remitente y del destinatario y la fecha del diligenciamiento.

También, refiere, que el notario expedirá copias certificadas que contengan la

transcripción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en
su caso, de la certificación del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran
los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una
idea cabal de su contenido. El notario no asume responsabilidad por el contenido del
libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad, capacidad o representación
de quienes aparecen suscribiéndolo.

Además, certificará firmas en documentos privados cuando hayan sido suscritas

en su presencia o cuando le conste de modo indubitable su autenticidad. No tiene
validez alguna la certificación de firma en cuyo texto se señale que la misma se ha
efectuado por vía indirecta o por simple comparación con el documento nacional de
identidad o los documentos de identidad para extranjeros. Si alguno de los otorgantes
del documento no sabe o no puede firmar, lo hará una persona llevada por él a su
ruego; en este caso el notario exigirá, ser posible, la impresión de la huella digital de
aquel, certificando la firma de la persona y dejando constancia, en su caso, de la
impresión de la huella digital. El notario no asume responsabilidad sobre el contenido
del documento de lo que deberá dejar constancia en la certificación, salvo que
constituya en sí mismo un acto ilícito o contrario a la moral o a las buenas costumbres.
El notario podrá certificarfirmas en documentos redactados en idioma extranjero; en
este caso, el otorgante asumela plena responsabilidaddel contenido del documento y de
los efectos que de él se deriven.

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 De la misma manera, el notario certificará reproducciones de documentos
obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizandocon su firma que la copia que se le
presenta guarda absoluta conformidad con el original. En caso que el documento
presente enmendaduras el notario, a su criterio, podrá denegar la certificación que se le
solicita o expedirla dejando constancia de la existencia de las mismas.

Otra modalidad es que el notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de

actas, de contabilidad y otros que la ley señale. La certificación consiste en una
constancia puesta en la primera foja útil dellibro o primera hoja suelta; con indicación del
númeroque el notario le asignará; del nombre, de la denominación o razón social de la
entidad; el objeto del libro; números de folios de que consta y si ésta es llevada en
forma simple o doble; día y lugar en que se otorga; sello y firma del notario. Todos los
folios llevarán sello notarial. El notario llevará un registro cronológico de certificación de
apertura de libros y hojas sueltas, con laindicación del número, nombre, objeto y fecha
de la legalización. Para solicitar la certificación de un segundo libro u hojas sueltas,
deberá acreditarse el hecho de haberse concluido el anterior o la presentación de
certificación que demuestre en forma fehaciente su pérdida. La certificación de
apertura de libro deberá ser solicitada por el interesado o su representante, que es el
mismo que acreditará su calidad de tal ante el notario.

Respecto de los poderes, existen dos que son extraprotocolares, por cuanto el
poder por escritura pública, no obstante estar contenido en el capítulo tres de la ley,
como se desprende de su nombre, es instrumento protocolar. Aquellos dos
mencionados son el poder fuera de registro y el poder por carta con firma legalizada.

El poder fuera de registro se rige por las disposiciones establecidas en la sección

primera del Título II de la ley, sin requerir para su validez de su incorporación al
protocolo notarial.

El poder por carta con firma legalizada, se otorga en documento privado,

conforme las disposiciones sobre la materia, respecto a asuntos inherentes al cobro de
beneficios de derechos laborales, seguridad social en salud y pensiones, etc., El poder
porcarta con firma legalizada tiene una validez de tres meses para cantidades menores

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a media Unidad Impositiva Tributaria (UIT). Cuando enlos poderes por escritura pública
y fuera de registro, se cite normas legales, sin indicación de su contenido y estén
referidas a actos de disposición u otorgamiento de facultades, el notario transcribirá
literalmente las mismas. El uso de cada una de estas modalidades de poder estará
determinado en razón de la cuantía del encargo. En caso de no ser este susceptible de
valuación, regirán las normas sobre el derecho común.