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Matriculacion Flota Institucional PDF
Matriculacion Flota Institucional PDF
MANUAL DEL
SUBPROCESO DE
MATRICULACIÓN
FLOTA INSTITUCIONAL
CA‐CGAF‐01‐P06‐01
Versión 1.0
03/08/2015
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE Versión: 1.0
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL Página: Página 2 de 11
Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 3
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 4
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 5
6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL .................... 6
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 6
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7
7. INDICADORES ............................................................................................................................ 10
8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 10
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Subproceso MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL
Código del Subproceso CA‐CGAF‐01‐P06‐01
PROPÓSITO
Cumplir con la normativa legal vigente, para la
adecuada y segura movilización de los servidores de la
Institución.
DISPARADOR
Necesidad de cumplimiento de la Normativa legal
vigente para la movilización de vehículos
Necesidad de revisión y matriculación de la flota
de vehículos institucional.
Descripción ENTRADAS
Valores generados por revisión y matriculación
de la flota de vehículos.
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Requerimiento de pago
Realizar la revisión y matriculación
PROCESO RELACIONADO
Gestión Financiera
Emisión de Certificación Presupuestaria
Gestión de Mantenimiento de Vehículos
Productos/Servicios del Matrícula del vehículo
Subproceso Revisión e Identificación Vehicular
Tipo de Subproceso Adjetivo
Responsables del
Jefe de Transporte
Subproceso
Tipo del cliente Cliente interno
Constitución de la República
Código de Procedimiento Civil
Marco Legal Código orgánico de organización territorial
Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado
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Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de
Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial
Reglamento General para la Aplicación de la Ley
Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y
Seguridad Vial
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional
por Procesos
1. La matriculación de la flota de vehículos institucionales, la programa el Jefe de Transportes
en función del último dígito de la placa de cada vehículo sin embargo el pago se genera en
febrero apenas se abra el sistema de la Agencia Nacional de Tránsito.
2. La documentación habilitante para realizar la matriculación del vehículo, que debe llevar
el Conductor es la siguiente:
Comprobante de Pago de la Matrícula
Autorización para la matriculación emitida por el Jefe de Transporte
Matrícula original del vehículo
RUC de la Institución
Copia de cédula y nombramiento del Representante Legal de la Institución
Autorización del Jefe de Transporte Para matricular el vehículo
3. ROLES
Conductor.‐ Es la persona responsable de conducir el/los vehículos de la institución y de
mantenerlos en buen estado para prestar el servicio de movilización en la institución.
Analista de Presupuestos.‐ Es el responsable de la emisión de las Certificaciones Presupuestarias a
fin de garantizar la disponibilidad de recursos para las unidades requirentes.
Director Administrativo.‐ Es el servidor responsable de la gestión, planificación, organización,
coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de
las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de
Compras Públicas.
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Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.
Jefe de Transporte.‐ Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación
del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización terrestre de
las diferentes unidades administrativas.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
AMT.‐ Agencia Metropolitana de Tránsito, institución responsable de la gestión y el control del
transporte terrestre, tránsito y seguridad vial del Distrito Metropolitano de Quito, y de la mejora
de la eficiencia y seguridad de la red vial.
ANT.‐ Agencia Nacional de Tránsito, institución encargada de la planificación, regulación y control
de la gestión del Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial en el territorio nacional, a fin de
garantizar la libre y segura movilidad terrestre.
Certificación presupuestaria.‐ Es un certificado o documento mediante el cual se garantiza la
disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional
autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes
que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito
presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente
registro presupuestario.
CUR de Pago.‐ Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos.
Comprobante de Exoneración.‐ Es un documento que emite la Agencia Nacional de Tránsito que
se entrega a los propietarios de vehículos nuevos, con el cual no es necesario que le realicen la
revisión técnica al vehículo para la matriculación del mismo.
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6.2. ALCANCE
El alcance del subproceso de matriculación de la flota institucional a abarca el conjunto de
actividades comprendidas desde la obtención de los valores para el pago hasta la
realización de la revisión y matriculación de los vehículos.
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
DOCUMENTO
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN
Y/O REGISTRO
El Jefe de Transporte revisa e imprime la
información de la página de la Agencia
1. Revisar los valores Nacional de Tránsito (ANT) y de la
Impresión de la
por revisión y Jefe de Agencia Metropolitana de Tránsito (AMT)
página de la ANT
matriculación de la Transporte para conocer los valores que
y AMT
flota de vehículos correspondan a la matriculación y
revisión vehicular de toda la flota a nivel
nacional.
Con la información levantada en las
páginas de la ANT y AMT, el Jefe de
Transporte elabora una tabla con la placa
y valores a pagar por cada vehículo tanto
para la revisión como para la Tabla de pagos
2. Elaborar una tabla
matriculación. Una vez que ha por revisión
con el detalle de los Jefe de
identificado la necesidad de recursos Tabla de pagos
pagos por revisión y Transporte
tanto para la revisión como la por
matriculación
matriculación le envía con memorando al matriculación
Director Administrativo para que solicite
la certificación presupuestaria,
adjuntando la impresión de las páginas
consultadas.
El Director Administrativo mediante
3. Solicitar la memorando solicita al Director Financiero
Certificación la certificación presupuestaria por lo Solicitud de
Jefe de
Presupuestaria por valores de revisión y de matriculación, certificación
Transporte
revisión y por adjuntando el detalle de los pagos, con lo presupuestaria
matriculación cual se inicia el Subproceso de Emisión de
Certificación Presupuestaria.
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4. Subproceso de El subproceso de Emisión de Certificación
Emisión de Analista de Presupuestaria culmina con la entrega de Certificación
Certificación Presupuestos la respectiva Certificación Presupuestaria Presupuestaria
Presupuestaria al Director Administrativo.
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El Jefe de Transporte, de acuerdo a lo
programado emite la autorización a cada
conductor para que realice la revisión y
matriculación de los vehículos, para lo
cual genera el turno para matriculación
11.Entregar
del vehículo y le solicita al Conductor que
autorización y Autorización
Jefe de la realice.
documentos y para
Transporte Si se trata de un vehículo nuevo, es decir
solicitar realizar la matriculación
tiene el Comprobante de Exoneración, el
matriculación
conductor lo lleva directamente a
matricular.
Pero si no tiene la exoneración, debe
llevar el vehículo primero para que le
realicen la revisión.
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El conductor responsable del vehículo lo
lleva en la fecha que corresponda para la
revisión y además cuando se hayan
realizado los arreglos detectados en una
revisión anterior de ser el caso. Para lo
cual se acerca con el Comprobante de la
Matrícula, con la autorización, así como la
Matrícula original, RUC, copia de cedula y
nombramiento del representante legal. Matrícula
15.Realizar la
Para los vehículos que nuevos no es Revisión e
matriculación del Conductor
necesario llevar el vehículo, sino que Identificación
vehículo
además de los demás documentos Vehicular
mencionados debe presentar el
Comprobante de Exoneración.
En la ANT le entregan al conductor el
certificado de Revisión e Identificación
Vehicular y además cuando corresponda
le entregan la Matrícula, cuyo original lo
deja en el vehículo, documentos que los
entregan al Jefe de Transporte.
El Jefe de Transporte recibe la copia de la
16.Recibir la matrícula, Matrícula y el original del certificado de
Jefe de
entregar una copia y Revisión e Identificación Vehicular, y le
Transporte
archivar original entrega al conductor una copia de este
último documento.
7. INDICADORES
Unidad de Responsable de Frecuencia
N° Indicador Fórmula de Cálculo
Medida Medición de Medición
Porcentaje de
Número de requerimientos
requerimientos de
de servicios generales Director
1 servicios generales Porcentaje Mensual
atendidos / Total de Administrativo
internos atendidos
solicitudes recibidas
oportunamente
8. ANEXOS
Solicitud de certificación presupuestaria
Autorización para matriculación
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Tabla de pagos por revisión vehicular
Tabla de pagos por matriculación
FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
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