Modulo III Control de Documentos y Registros

Hacia la sostenibilidad del negocio
MODULO III:
CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS
SIG DRP
Por: Ing. Maria Esther Napaico
AGOSTO 2014 SISTEMAS DE GESTION
Preparado por Ing. Maria Esther Napaico - solo para fines de capacitacion
BMP-400 CONTROL DE
DOCUMENTOS
CONCEPTOS
DOCUMENTO: Información que una organización tiene que

controlar y mantener y el medio en el que esté contenida.
Puede estar en cualquier medio; físico, electrónico, magnético.
DOCUMENTO INTERNO: Es la información creada para que la

organización opere y es parte del SIG de cada área.
DOCUMENTO EXTERNO: Documentos de origen externo que

la organización ha determinado que es necesaria para la
planificación y operación del SIG. Ejemplo: Normas técnicas,
normas internacionales, manuales de equipos, especificaciones
técnicas e información de clientes, proveedores, contratistas y
partes interesadas, etc.
Page  3
ESTRUCTURA DOCUMENTARIA
•POLÍTICA, MISIÓN,, VALORES, ORGANIGRAMA,

OBJETIVOS EMPRESARIALES,
• Qué estructura MANUAL DEL SIG, CATALOGO GENERAL
documentaria NIVEL I PRODUCTOS
CÓDIGO ÉTICA Y CONDUCTA
incluye el SIG?
•PROGRAMAS SSO, DIRECTIVAS,
NIVEL II PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN
• MAPA DE PROCESOS,
FICHA DE PROCESOS
NIVEL III ESTÁNDARES Y PROCEDIMIENTOS
PLANES DE CONTINGENCIA, MAPA RIESGO
MANUAL DE OPERACIONES
• METODOS DE ENSAYES
NIVEL IV •REGISTROS
NIVEL V •DOCUMENTOS
EXTERNOS
Page  4
Documentacion – Nivel I
Page  5
Documentacion Nivel II
PROCEDIMIENTO DE GESTION PROGRAMA ANUAL DE SSO
Page  6
Documentacion Nivel III
ESTANDAR PROCEDIMIENTO
MAPA DE PROCESOS
Page
MAPA 7 DE
RIESGOS
FLUJOGRAMA DOCUMENTOS INTERNOS
Page  8
ESTRUCTURA Y NIVELES DE ELABORACION,
REVISION Y APROBACION DE DOCUMENTOS
PERIODO ELAB.
CODIGO Y TIPO DE ESTRUCTURA DEL APROBACIÓ
REVISION Y INICIAL / REVISIÓN DIFUSION
DOCUMENTO DOCUMENTO N
ACTUALIZAC. MODIFIC.
NIVEL I
1. BMP-004.## • Encabezado (e2)
Cada dos Gerencia
Estructura • Organigrama (e2) ---- (e2) ---- Gerencia
años General
Organizacional General
• Encabezado
• Tabla de contenido
• Presentación
(e2)
• Requisitos del Sistema- Supervisió Gerencia Representa
1. MSM-001.## Gerencia
Planificación-Implementación Cada dos n de Control y nte de la
Manual de de
y Operación-Verificación- años Sistemas Cal. Dirección
Gestión Recursos
Revisión y Mejora de Gestión Gestión(e) del SIG
Humanos
• Anexos
• Registro de exclusiones
• Pie de página
Page  9
NIVEL II
• Encabezado
• Propósito
• Alcance
• Responsabilidades
• Definiciones y Abreviaturas
Representan
• Descripción del Estándar Gerencia
BMP-###.## te de la
(Puede incluir entradas y Cada dos Supervisió Jefaturas/ Control y
Procedimiento de Dirección
salidas del proceso) años n Gerencias Cal.
Gestión y/o (e)
• Registros Gestión (e3)
Gerencias.
• Indicadores/ Controles
• Referencias
• Anexos
• Registro de exclusiones.
• Pie de página
• Encabezado
• Propósito
• Alcance
• Responsabilidades Jefatura de Gerencia
Gerencias o
DIR-###.## • Definiciones y abreviaciones Cada dos área y/o Jefaturas de Control y
Superintend
Directiva • Directiva años Supervisió área Cal.
encias
• Registros n Gestión (e3)
• Recursos
• Registro de exclusiones-Pie de
Page  10
página
EO-nnn- ###.## Jefatura de
Gerencia/
Estructura • Encabezado Cada dos Supervisió área Jefatura de
Superintend
Organizacional – • Organigrama años n área
encia
Áreas
• Definido en el BMP-400 Jefatura Jefatura de
MPE-nnn- ###.## Gerencia/
Determinación de Procesos Cada dos y/o área Jefatura de
Mapa de Superintend
años Supervisió área
Procesos encia
n
• Definido en el BMP-400 Jefatura Jefatura de
Gerencia/
FP-nnn- ###.## Determinación de Procesos Cada dos y/o área Jefatura de
Superintend
Ficha de Procesos años Supervisió área
encia
n
• Encabezado
• Propósito
• Alcance
• Responsabilidades
PEA-nnn.mmm-
• Definiciones Jefatura Gerencias/
###.##
• Descripción del Estándar Cada dos y/o Jefatura de Superintend Jefatura de
Procedimiento
• Criterios de eficacia años Supervisió área encia o área
Estándar
• Registros n superior
Administrativo
• Anexos
• Referencias
• Pie de página
Page  11
• Encabezado
• Propósito
• Alcance
• Referencias legales y otras normas
• Definiciones y abreviaturas
• Especificaciones del estándar
o Operacional/Calidad
o Seguridad y salud ocupacional
ETR- nnn.mmm- Jefatura y/o
o Ambiental Jefatura de
###.## Estándar Cada dos años Supervisión Gerencias
• Responsables Superintenden área
de Trabajo y/o Analista
• Registros cia o Gerencias
• Controles o Jefaturas y
• Documentación Gerencia del
• Frecuencia de inspecciones Programa de
• Equipo de trabajo Seguridad y
• Revisión y mejoramiento continuo Salud
• Registro de exclusiones Ocupacional
• Pie de página (e4)
• Encabezado
• Personal
PET- nnn.mmm- • Equipos de Protección Personal (EPPs)
###.## • Equipo/herramientas/ materiales e
Jefatura y/o Jefatura de
Procedimiento insumos(*) Cada dos años Gerencias
Supervisión área
Escrito de • Procedimiento
Trabajo • Restricciones
• Pie de página
• Logo, titulo
• Encabezado
MO- nnn.mmm- • Introducción Gerencia de
Superintenden Jefatura de
###.## Manual • Objetivos Cada dos años Supervisión Operaciones/
cia área
de Operaciones • Procesos y Operaciones Gerencia Mina
Page  12 • Anexo
• Bibliografía
• Encabezado
• Identificación del producto e
información del fabricante
• Composición e información sobre
los ingredientes
• Identificación de los riesgos y
Jefatura
efectos por exposición
Control de
• Primeros auxilios
Calidad/
1. MSDS- • Medidas contra el fuego
Jefatura o
nnn.mmm- • Medidas en caso de derrame o fuga
Según Gerencia
###.## Hoja de • Manipulación y almacenamiento Gerencia de Gerencia
cambios en Jefatura de Asuntos
datos de • Controles a la exposición y equipo Operacione Control y Cal.
especificación Planta Ambientales/
seguridad de de protección personal s Gestión (e3)
de productos Gerente del
materiales • Propiedades físicas y químicas
Programa de
(MSDS) • Estabilidad y Reactividad
Seguridad y
• Información sobre toxicología
Salud
• Información efectos sobre la
Ocupacional
ecología
• Consideraciones sobre la
disposición final del producto
• Información sobre el transporte
• Información regulatoria-opcional
• Otra información-opcional
Page  13
ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA
TIPO DE DOCUMENTO
Asunto: Código:
TITULO DEL DOCUMENTO xxxxxxx
Elaborado: año-mes-día Revisado: año-mes-día Aprobado: año-mes-día

(nombre y firma) (nombre y firma) (nombre y firma)
BMP-400.10 CONTROL DE DOCUMENTOS Pág. 1de 7
Page  14
IMPLEMENTACION Y OPERACION
Page  15
CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Page  16
BMP-401 CONTROL DE
REGISTROS
CONCEPTOS
Formatos - Son plantillas para los registros. Su control se indica en este

procedimiento.
Registros.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Puede estar en papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía o muestra patrón, o una combinación de éstas.
Registros en uso: Son registros vigentes en periodos determinados que se pueden

almacenar en archivos de uso frecuente sean físicos o electrónicos.
Registros en Almacén Central: Son registros que se almacenan por periodos

determinados, después de haber sido considerados como registros en uso, en
archivos físicos o electrónicos de uso no frecuente o no uso.
Lista de Registros de Área.- Documento electrónico o físico que evidencia los

registros utilizados en el área.
Page  18
CARACTERISTICAS DEL REGISTRO
Page  19
FLUJOGRAMA REGISTROS
Page  20
CONTROL DE REGISTROS
Page  21
CONTROL DE REGISTROS
Retención Disposi
Medio de
Norma asociada Fecha de del ción
soporte
actualización Ubic. del registro Final
Criterio de archivo
Código Nombre del del Registro / registro Responsa
OHSAS 18001
ISO IEC17025
y de
En Almacén
ISO 14001
Registro Registro Periodo de (Almacena- ble
Eliminación
Electrónico
ISO 9001
Recuperación
RSE
uso del miento)
Central
En uso
registro
Físico
Scrap
http://172.20
.50.15:8080/
Por título de
Informe de sig
x x x IAI-001.01 2014 A. Egas X X registro / por
auditoría interna Auditorias/
2 años
orden cronológico
1 año
Planes de
Auditoria
Por título de
SOF-RH-SEL-
Propuesta de Of. W. registro / por año/
x x x 001.001. 2014 X X
personal Capacitación Cermeño por nombre del
1 año
1año
01
puesto
Por título de
registro / por año/
Registro de Of.
2 años
1 año
SOF-RCO- por Alianza o
X actividades con 2013-2014 Relaciones E. Landeo x x
001.00 convenio o
las comunidades Comunitarias
institución/por
comunidad
Evaluación de
Por título de
2 años
1 año
SOF-ABA- nuevos Of. Compra M.
x x x x 2013-2014 x x registro / por año/
COB-011 proveedores de de bienes Parreño
por proveedor
bienes
Page  22
EVALUACION DEL CURSO
Mencione 3 Documentos internos que controla en su área.
Mencione 1 Documento externo que aplica a sus

actividades y donde está ubicado.
Mencione 2 registros que controla en su área.
Page  23
Gracias…..
mnapaico@pe.doerun.com
Sistemas de Gestion
DOE RUN PERU
La Oroya
Page  24

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DOCUMENTO: Información que una organización tiene que

DOCUMENTO INTERNO: Es la información creada para que la

DOCUMENTO EXTERNO: Documentos de origen externo que

•POLÍTICA, MISIÓN,, VALORES, ORGANIGRAMA,

PROCEDIMIENTO DE GESTION PROGRAMA ANUAL DE SSO

Documentacion Nivel III

Elaborado: año-mes-día Revisado: año-mes-día Aprobado: año-mes-día

BMP-400.10 CONTROL DE DOCUMENTOS Pág. 1de 7

Formatos - Son plantillas para los registros. Su control se indica en este

Registros.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

Registros en uso: Son registros vigentes en periodos determinados que se pueden

Registros en Almacén Central: Son registros que se almacenan por periodos

Lista de Registros de Área.- Documento electrónico o físico que evidencia los

Registro Registro Periodo de (Almacena- ble

uso del miento)

Mencione 3 Documentos internos que controla en su área.

Mencione 1 Documento externo que aplica a sus

Mencione 2 registros que controla en su área.

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