University of the costa CUC.
Industrial Engineer
Noguera Hinestrosa Adriana, Peña Caamaño Valentina.
GESTIÓN DE COMPRAS EN UNA
EMPRESA DE MANTENIENDO DE
MAQUINARIA PESADA.
Noguera Hinestrosa Adriana Carolina, Peña Caamaño Valentina.
University of the costa CUC. Barranquilla- Atlántico, Colombia
ABSTRACT.
La gestión correcta de recursos en una empresa es uno de
los elementos más críticos para que esta pueda tener éxito,
principalmente en la actualidad donde el contexto
económico prácticamente obliga a las empresas a ser muy
eficientes en su gestión. Partiendo de este concepto el
área de compras en una empresa juega un papel muy
importante. en este artículo trataremos de explicar lo que
necesita saber acerca de esta importante área y cómo
puedes optimizar los procesos de compras, tales como
políticas, procedimientos, selección de proveedores etc.
Estudiaremos el modelo de gestión de compras para una
microempresa del rubro de mantenimiento de maquinaria
pesada peruano.
KEY WORDS.
Compras, políticas y procedimientos, selección de
proveedores, gestión de compras.
INTRODUCTION.
La reducción de costos es básica para el desempeño eficaz
de cualquier organización ya que estos en la actualidad
operan en mercados cada vez más globalizados y
competitivos, lo que los obliga a realizar una gestión
adecuando de sus recursos, debido a esto el acto de
comprar ha dejado de ser una activad más para convertir
en un elemento estratégico de una empresa u organización
ya que es una función que por lo general demanda más
dinero que cualquier otra función de la empresa, por lo
tanto se toma como una oportunidad mejorar la gestión de
compras para la reducción de costos y aumentar el margen
de utilidad.
La aplicación de una buena gestión de comprar le
garantiza que la empresa tenga los mejores proveedores
para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor
valor total.
OBJECTIVE.
Estudiar la gestión de compras en un caso para logar
mejoras significativas que aseguren el control de costos
de una empresa.
.
I. METHOD.
El proceso de compras comprende la adquisición de
materias primas, suministros y componentes para la
organización. Las compras es una de las fases más
delicadas del proceso logístico, además que de esta
depende en gran medida que la cadena de suministro
tenga éxito o no dentro de una empresa.
De igual forma como lo dice Velásquez Nano en su tesis
que “según estudios en muchos sectores las empresas
dedican más del 50% de sus ingresos totales a la
adquisición de bienes y servicios para el desarrollo de sus
operaciones” como dice Cfr. Asto 2011 [1], y estos así
mismos representan el 40% o 60% del valor de ventas de
un producto final. Por lo cual la etapa de compras tiene
incidencia de manera directa y significativa a los
resultados que una organización quiere obtener ya que, si
se logra reducciones de costos, aunque sean relativamente
pequeñas en la adquisición de materiales estas pueden
tener un gran impacto en las utilidades. Ronald Ballou
(2004. P 447).
Políticas y procedimientos.
Las políticas de compras se consideran que son
actividades importantes dentro de toda organización, ya
que es donde se gestiona de la mejor manera la obtención
del mejor producto o servicio, teniendo en cuenta la
calidad en la negociación, que el precio sea el
conveniente, que la entrega sea realizada en el tiempo
acordado y la más importante, determinar la correcta
relación que tendrá la empresa con sus proveedores para
así conseguir los mejores resultados.
 University of the costa CUC.
Industrial Engineer
Noguera Hinestrosa Adriana, Peña Caamaño Valentina.
La actividad de comprar está relacionada con el proceso
la localización y la selección de los proveedores, la
adquisición de los productos, las negociaciones sobre el
precio, el seguimiento de todo el proceso y las
condiciones de pago, entre otros factores [2].
ejemplo de políticas de compras en una empresa de
departamento aeroportuario (república dominicana)
compras de artículos, bienes y servicios
 Los bienes y servicios a comprar deberán estar
incluidos en el presupuesto aprobado de la
institución.
 Los bienes y servicios a adquirir, que no estén
incluidos en el presupuesto, deberán cumplir con las
exigencias establecidas para estos casos, por las
instituciones competentes.
Procedimiento de compras
El Procedimiento de compras incluye:
 Una Solicitud de compras de la unidad o
departamento solicitante.
 Prepara una Requisición de compras en original
y copia llenar un especificando claramente
detalles de los artículos o servicios solicitados.
 Firma el Formulario anteriormente diligenciado
en el espacio de SOLICITADO.
Responsable procedimiento: Encargada Compras y
Contrataciones
1. Recibe el Formulario diligenciado debidamente
autorizado.
2. Verifica si la compra está incluida en el
presupuesto del solicitante.
3. Solicita la aprobación de la compra a la Dirección
Ejecutiva.
Cotización Responsable procedimiento: Encargada
Compras y Contrataciones
1. Solicita cotizaciones según los límites
discrecionales establecidos.
Nota: Si existe un proveedor exclusivo, no será necesario
efectuar cotizaciones y la compra debe estar amparada
con un memo de la Encargada de Servicios
Administrativos que justifique la ausencia de
cotizaciones.
2. Analiza las cotizaciones y recomienda la mejor
opción referente a precio, calidad y
responsabilidad en la entrega.
3. Remite a la Dirección Administrativa las
cotizaciones para su aprobación según los límites
discrecionales. Para tales fines utiliza el
formulario de cotización
4. Recibe el formulario de cotizaciones, analiza los
documentos y si está de acuerdo con el proceso y
siguiendo el dictamen de los límites
discrecionales procede a recomendar el
proveedor y firma en señal de aprobación al
proceso de compras.
Comité de Compras Este Comité será permanente y
estará constituido por cinco miembros: el Director
Ejecutivo o quien este designe como su representante,
quien lo presidirá, el Director Administrativo, el Director
Financiero, el Consultor Jurídico quien actuará en calidad
de Asesor Legal y un funcionario del mayor nivel posible
en la institución, que tenga conocimiento en la
especialidad.
1. Una vez aprobada la cotización por el Comité de
Compras, se envía a la Encargada de Compras y
Contrataciones:
2. Recibe la Requisición de compra junto con el
Formulario de Cotización.
a) Si está aprobada la cotización procede a preparar
la orden de compra (original y dos copias).
b) Si la Cotización no fue aprobada lo informa al
solicitante.
Orden de compra
Responsable procedimiento: Encargada de Compras y
Contrataciones
1. Firma la Orden de Compra en el espacio de
preparado por y la remite anexada con el
Formulario de Cotización ya autorizado y el de
Requisición Interna, a la Dirección Ejecutiva para
su aprobación.
2. Prepara Orden de Compra en original y dos
copias.
3. Firma la Orden de Compra en el espacio de
Preparado Por y la remite anexado con el
formulario de cotizaciones ya autorizado y el de
Requisición Interna a la Dirección Ejecutiva para
su aprobación.
Dirección Ejecutiva:
1. 1.Recibe la Orden de Compra con sus anexos y
revisa si todo está correcto.
a) Si tiene observaciones se comunica con la
Dirección Administrativa.
 University of the costa CUC.
Industrial Engineer
Noguera Hinestrosa Adriana, Peña Caamaño Valentina.
b) Si todo está correcto firma la Orden de Compra
en el espacio de autorizado y la devuelve al
Encargado de Compras y Contrataciones a través
de la Dirección Administrativa.
Dirección Administrativa
1. Recibe la Orden de Compra con sus anexos.
a) Si fue rechazada imprime la palabra anulada en
toda la documentación de la compra y lo informa
al solicitante.
b) Si fue aprobada distribuye la Orden de Compra
como sigue:
 Original al proveedor para realizar la compra.
 Copia a contabilidad para el registro contable.
 Copia a administración para recibir el bien o
servicio y anexarla a la factura junto a la
cotización y a la requisición para fines trámite de
pago.
1. Registro de compra Responsable procedimiento:
Encargado de Compras y Contrataciones
2. Recibe el bien o servicio del proveedor. Firma
conduce y/o original de la factura como
constancia de recibido conforme.
Entrega mercancía al solicitante.
1. El Encargado de Compras y Contrataciones
recibe documentos y remite el expediente
completo de la compra al contador para fines de
pago.
Contador
1. Recibe copia de la Orden de Compra para fines
de cronológico y registro contable de la compra.
2. Codifica contablemente la copia de la Orden de
Compra de acuerdo a la naturaleza de la misma.
Registro de mercancía
Responsable procedimiento: Departamento de Almacén
Al llegar la mercancía es recibida por el Encargado de
Almacén:
1. Conduce y/o copia de la factura del proveedor
anexa a la copia de la Orden de Compra de
administración.
2. Compara los datos contenidos en la Orden de
Compra con el Conduce y/o copia de la factura
del proveedor.
3. Prepara la entrada de almacén y envían la factura
original al Depto. de Compras y Contrataciones
[3].
Factores para desarrollar la base de proveedores.
En primera instancia debemos saber que un proveedor es
“persona o empresa que provee o abastece de todo lo
necesario para un fin a grandes grupos, asociaciones,
comunidades, etc.” (Real Academia Española)
En esta etapa se realiza una lista de las distintas empresas
que fabrican o comercializan los distintos productos o
insumos que requiere una determinada organización para
la producción de productos, acorde a las necesidades de la
misma para solicitarles información a la empresa.
Una vez teniendo la información de los proveedores se
continúa con la selección de los más adecuados según los
criterios de la organización, seguidamente si inicia con el
contacto ya sea directo, vía teléfono o correo, solicitando
la información necesaria como cotizaciones, y se le debe
de asignar una calificación a cada uno de los criterios;
dicha calificación puede variar según el rango de
importancia que se le dé a cada uno. para la selección de
proveedores.
Además, también se debe tener en cuenta que las
empresas proveedoras tienen su historial ya sea por
trabajos realizados, instalaciones, fuerza técnica, nivel
organizacional, reputación etc.
Los aspectos o criterios a tener en cuenta para dicha
selección según Ronald Ballou (2004) en el libro
administración de la cadena de suministros son:
Condiciones referentes a la calidad:
 Calidad de los productos.
 Materiales utilizados.
 Características técnicas.
 Periodo de garantía.
 Servicio postventa.
 Servicio de atención al cliente.
 Otras informaciones que se desea conocer.
Condiciones económicas:
 Precio unitario.
 Descuento comercial.
 Rappels (descuentos por volumen de compra)
 Forma de pago.
 Plazo de pago.
 Precios de envases y embalajes.
 Pago de transporte.
 Pago de seguro.
 Recargos por aplazamiento de pago.
 Descuento por pronto pago.
 University of the costa CUC.
Industrial Engineer
Noguera Hinestrosa Adriana, Peña Caamaño Valentina.
Otras condiciones:
 Periodo de validez de la oferta.
 Causas de terminación del contrato.
 Circunstancias que pueden dar lugar a revisiones
en los precios.
 Plazo de entrega.
 Embalajes especiales.
 Devolución de mercancía.
 Infraestructura de la planta.
 Que se encuentre legalmente establecida.
De igual forma también se recomienda que una
organización no tenga solamente un proveedor, ya que, si
este no cumple, la organización este en toda la libertad de
elegir a otro y no quede desabastecida.
Una vez los proveedores estén ordenados en una lista de
acuerdo a los criterios de selección se procede a la
selección de los mismos, en base a distintos métodos y la
empresa escogerá e que mayor se adapte a sus condiciones
[4] [5].
Dicho método debe estar deacuredo con el contexto de la
empresa y el proceso de la cadena de suministro, Una vez
se obtiene una primera aproximación a la decisión final,
es necesario realizar un proceso que permita llegar a la
decisión definitiva a partir del uso de algún procedimiento
o la utilización de algunas técnicas exactas. En este caso,
se requiere aplicar modelos que se alejen de juicios y
resultados subjetivos y se centren en la formulación
explicita de una función objetivo optimizable más
aplicados en la selección de proveedores.
Proceso de certificación de proveedores.
Para poder certificar a un proveedor se requiere tener
cuenta los criterios anteriormente mencionados y los
métodos de selección de proveedores que la empresa
aplique para la evaluación de los mismos, para esto es
necesario definir otros criterios que favorezcan a una
evaluación adecuada del desempeño de los mismo, estos
criterios pueden ser:
 Análisis de los plazos de entregas: se verifica si
el producto a comprar esté disponible en el
momento acordado.
 Cumplimiento de standard y especificaciones
técnicas: se comprueba si el producto a comprar
está acorde del standard exigido.
 Calidad del servicio que presta: se analiza si la
gestión del proveedor ocasiona o no
inconvenientes, como responde a las quejas,
reclamos o solicitudes.
 Confiabilidad: demostración de que lo
suministrado es confiable reiteradamente.
De igual forma los procesos de evaluación de proveedores
deben llevarse a cabo de forma continua, iniciando de la
evaluación inicial y siguiendo con una reevaluación
periódica, que por lo general es cada año, para garantizar
que los proveedores continúen cumpliendo con los
requerimientos establecidos y que van mejorando
deacuerdo a las necesidades y expectativas de la
organización [5].
Contratación para reducción de costos.
Hay formas que sirven para “reducir costes” sin limitar las
posibilidades de crecimiento; sin cambiar de proveedor,
estructura, modelo productivo y, por supuesto, de manera
rápida y sostenible, las cuales pueden ser.
 Definir e implantar las acciones adecuadas para
optimizar el control del gasto, la eficiencia del
consumo y mejorar la negociación con
proveedores.
 Integrar “palancas de ahorro” que permitan
racionalizar sus gastos e inversiones.
 Reducir costes en origen, desde la demanda
interna. Y a su vez mejorar calidad y precio de los
proveedores.
 Rediseñar servicios y optimizar el modelo de
gestión.
existen empresas que trabajan bajo varios criterios
dependiendo de sus políticas y objetivos que junto con los
programas de reducción de costes integra un amplio
registro de medidas y puntos a tener en cuenta como:
 Evaluar alternativas para responder a necesidades
a menor coste.
 Redefinir estrategias de contratación y optimizar
el Panel de proveedores.
 Lanzar al mercado la negociación de materiales y
servicios para conseguir ahorros por precios.
 Seguimiento del delivery (entrega) y ejecución de
acciones correctoras en la relación consumos /
cumplimiento contratos con proveedores.
 Ajustar demanda a necesidades reales de usuarios
(eliminar gastos innecesarios).
 Evaluar alternativas para responder a necesidades
a menor coste.
 University of the costa CUC.
Industrial Engineer
Noguera Hinestrosa Adriana, Peña Caamaño Valentina.
 Rediseñar servicios / productos con criterios de
eficiencia en el gasto.
 Combinación de perfiles: Consultores expertos en
reducción de costes y Compradores especialistas
en categorías de gasto.
 Retribución variable, comprometiéndonos con la
obtención de resultados / ahorros reales [6].
Métodos de negociación.
Se basará en el intercambio de argumentos,
contraargumentos entre comprador y vendedor. cada
compra que realiza una empresa se hace con el fin de
generar una buena estrategia o táctica de negociación.
Para ello, es necesario que los productos o servicios
seleccionados cumplan las características que la empresa
defina según su objetivo.
Definición estratégica. El comprador debe tener claras
las siguientes variables: objetivos a conseguir, con quién
debe negociar, dónde, cómo y cuándo debe negociar.
Situación del proveedor. Igualmente se tiene que
determinar la situación de nuestro potencial proveedor
determinando factores como: qué representa para el
vendedor conseguir la venta, cuál es su situación en el
mercado y cuánto tiempo tiene para cerrar el acuerdo.
Objetivos. Determinar elementos del tipo: urgencia que
tenemos para conseguir el producto, alternativas que
tenemos, tiempo disponible para el desarrollo de
alternativas, volumen de negocio interesante para el
proveedor y, sobre todo, nuestra información respecto a
los costes y precios de mercado.
La relación o vinculación con los proveedores también
pueden definir las principales estrategias de negociación
ampliamente establecidas:
Estrategia de continuidad. Buscamos relaciones a largo
plazo basadas en acuerdos de colaboración con aspectos
difíciles de evaluar económicamente. En este caso se
darán negociaciones que buscan ventajas a largo plazo y
no el beneficio rápido o inmediato.
Estrategia de oportunidad. Buscamos relaciones a corto
plazo con las que minimizar el coste de
aprovisionamiento.
En cuanto a la negociación de precios, en primer lugar,
debemos tener claro que el departamento de compras debe
conocer los precios del mercado donde actúa. Algunas de
las tácticas para llevar a cabo una negociación de precios:
Precios fijados. Fijamos un precio y realizamos la
compra al primer proveedor que lo acepte.
Sondeo de costes. Determinamos el coste que se aplica a
un producto concreto, estableciendo un coste determinado
para la materia prima utilizada, la mano de obra, gasto en
maquinaria y un porcentaje de gasto general.
Precio de mercado. Método más frecuente, en el que el
comprador y el vendedor negocian el precio en función de
la oferta y la demanda.
También, entre las tácticas de negociación habituales
destacamos:
Negociación escalada. Con esta táctica se involucran
desde el comprador que es quien selecciona, pasando por
el jefe de compras que es quien aconseja hasta el director
que es quien decide.
Táctica del haz en la manga. Con esta táctica tratamos
de conseguir una oferta que consideremos buena para
guardarla y negociar con ella si algún proveedor la supera
[7].
II. RESULTS AND DISCUSSIONS.
Habiendo estudiando todos los conceptos que la gestión
de compras implica, a continuación, veremos de manera
breve como es aplicada esta gestión en una empresa de
mantenimiento de maquinaria pesada.
Inicialmente la empresa debe identificar y clasificar los
productos que necesita para ejecutar el mantenimiento
según cada servicio que ofrece, los cuales son:
 Servicio de mantenimiento de unidades: para este
servicio se requiere de lubricantes, grasas, piezas
y repuestos, etc.
 Servicio de pintado de unidades: para este
servicio se requiere de pinturas, base,
anticorrosivas, lijas, thinner etc.
 Servicio de soldadura: para este servicio se
requiere se electrodos para soldadura, varillas de
acero, tubos de acero, fierros de construcción,
ángulos de acero, etc.
con la finalidad de agrupar los productos en familias para
determinar el tratamiento que se les debe dar.
Luego de estos se inicia con la estrategia de compras
iniciando con la planificación de la demanda con el
objetivo de conocer cuál será el volumen o la cantidad a
comprar de materiales e insumos a utilizar en la prestación
del servicio, para esto se pueden usar distintos métodos
 University of the costa CUC.
Industrial Engineer
Noguera Hinestrosa Adriana, Peña Caamaño Valentina.
para calcular la demanda proyectada, por lo general se usa
en base a un histórico de datos.
A partir de la planificación de la demanda de los distintos
productos o servicios se pueden determinar en qué
momento realizar las compras.
Seguidamente se realiza una programación de compras de
manera mensual teniendo en cuenta la demanda para cada
una de las familias de productos, esta programación debe
incluir los datos como cantidad disponible en el almacén,
cantidades requerida, y stock de seguridad. Esto se hace
con el objetivo de que a partir de la estimación del
recorrido que tiene cada unidad, se programe el
mantenimiento con 5 días de anticipo para que el
encargado de compras tenga el tiempo de coordinar con
los proveedores el abastecimiento de estos accesorios
justo en el momento que las unidades llegan al taller para
recibir el servicio de mantenimiento.
Después realizan el cálculo de stock de seguridad y
fijación de la cantidad de pedido que deben mantenerse
con el objetivo de reducir los costos, y a su vez mantienen
existencias para enfrentar cualquier cambio que pueda
presentarse en la demanda, para estos tienen en cuenta tres
aspectos muy importantes para la empresa los cuales son
el tiempo de aprovisionamiento, nivel de riesgo en el cual
la empresa estableció la política de a desea mantener un
nivel de riesgo de 10% y frecuencia de utilización.
Por último, se registran todos las compras e inventario con
el fin de mantener un histórico de datos que sirvan para la
toma de decisiones y mantener control de los materiales e
insumos [1].
III. CONCLUSIONS
Los sistemas de gestión de compras son fundamentales
para las empresas que hoy en día operan en un mercado
tan competitivo debido a la importancia que estos tienen
para el control de los costos y la obtención de precios
competitivos.
Esto se logra gracias a que estos sistemas estructuran los
procesos de compras de tal manera que permite rastrear
cada gasto que se realice por conceptos de materiales o
insumos obteniendo así los verdaderos costos que se
generan durante un servicio y no una estimación inexacta
como es el caso actual.
Una buena gestión de compras garantiza que una empresa
pueda adquirir adecuadamente materias primas y
auxiliares, materiales, suministros, equipos y servicios
necesarios para que la empresa desarrolle sus operaciones
de forma satisfactoria, de manos de proveedores los
cuales deben ser seleccionados conforme a las exigencias
de cada empresa, a los cuales hay que hacer una
evaluación para la verificación del servicio que presta.
IV. REFERENCES
[ R. J. Velásquez Nano, «Propuesta de modelo de gestión de
1 compras para una empresa del rubro de mantenimiento de
] maquinaria pesada,» univeridad peruana de ciencias
aplicadas, 2012. [En línea]. Available:
https://repositorioacademico.upc.edu.pe/bitstream/handle/10
757/303419/velasquez_nr-pub-
delfos.pdf?sequence=1&isAllowed=y. [Último acceso: 10
2018].
[ «GESTION.ORG,» gestion de compras, 2015. [En línea].
2 Available: https://www.gestion.org/las-politicas-de-
] compras/. [Último acceso: 10 2018].
[ «depatamento aereoportuario,» MANUAL DE POLÍTICAS
3 Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y
] CONTRATACIONES, 09 2014. [En línea]. Available:
http://da.gob.do/transparencia/?wpfb_dl=539. [Último
acceso: 10 2018].
[ « Curso en línea,» Proveedores-compra y venta, 09 2009.
4 [En línea]. Available:
] http://webquery.ujmd.edu.sv/siab/bvirtual/Fulltext/ADPS000
0636/C3.pdf. [Último acceso: 10 2018].
[ B. Ronald h, «LOGISTICA, ADMINISTRACION DE LA
5 CADENA DE SUMINISTROS 5ed,» 2004. [En línea].
] Available:
https://ulisesmv1.files.wordpress.com/2015/08/logistica_ad
ministracion_de_la_cadena_de_suministro_5ta_edicion_-
_ronald_h-_ballou.pdf. [Último acceso: 10 2018].
[ D. B. GIRALDO, «METODOLOGÍA PARA LA
6 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES EN
] UNA EMPRESA,» 2010. [En línea]. Available:
https://repository.eafit.edu.co/bitstream/handle/10784/425/D
aniel_BerrenecheGiraldo_2010.pdf;sequence=1. [Último
acceso: 10 2018].
[ AVANTILEAN, «NEGOCIACIÓN EN COMPRAS,
7 CLAVE EN LA REDUCCIÓN DE COSTES,» 01 2016. [En
] línea]. Available: http://www.avanti-lean.com/negociacion-
en-compras-clave-en-la-reduccion-de-costes/. [Último
acceso: 10 2018].