En un proyecto sin importan su tamaño y alcance es inevitable que la gente hable
compartiendo experiencias y opiniones. El plan de gestión de las comunicaciones ante esta situación tiene la función de canalizar y dirigir esa información existente en beneficio de la propia empresa y sus trabajadores.
La comunicación como herramienta en un proyecto nace de la necesidad de hacer fluir de
forma ágil la información, conocimiento y contenido que se genera en las diferentes áreas. Pero un mal uso de la misma conlleva a generar graves obstáculos para el desarrollo del proyecto.
La forma en que se planifica, controla, monitorea y se estructura las comunicaciones es el
sentido de existir un plan de gestión de estas en el proyecto. Por medio de la utilización de diferentes herramientas como documentos impresos, comunicaciones electrónicas, comunicaciones personales los sistemas de gestión de la información muestran como la información se distribuye para que el proyecto se desarrolle sin contratiempos o se puedan tomar decisiones oportunas.