Cómo registrarse en la Red de

proveedores Ariba (Ariba

Supplier Network, ASN)
Westinghouse Electric Company

10/1/2013
Westinghouse

Válido para los siguientes países:

 Reino Unido
 Estados Unidos
 España
 Suecia
 Francia
 Sudáfrica
 Bélgica

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Índice
1. Registro en ASN..................................................................................................................................... 3
1.1 Resumen ejecutivo........................................................................................................................... 3
1.2 Cómo utilizar este manual ............................................................................................................... 3
2. Introducción .......................................................................................................................................... 4
2.1 Políticas y cumplimiento de la facturación electrónica ................................................................... 5
2.2 Consultas generales y técnicas sobre la red de proveedores Ariba (ASN) ...................................... 5
3. Registro como nuevo proveedor .......................................................................................................... 7
4. "Configure Your Ariba Account" (Configure su cuenta Ariba) .............................................................. 9
4.1 "Profile" (Perfil) ................................................................................................................................ 9
4.2 Configuración básica ........................................................................................................................ 9
4.2.1 Configuración de la cuenta: "Company Profile" (Perfil de la compañía) ................................... 10
4.2.2 Configuración de la cuenta: "Network Settings" (Configuración de la red) .............................. 15
4.2.3 Configuración de la cuenta: "Electronic Order Routing" (Enrutamiento de pedidos
electrónicos)........................................................................................................................................ 15
4.2.4 Configuración de la cuenta: "Electronic Invoice" (Factura electrónica) .................................... 17

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 1. Registro en ASN

1.1 Resumen ejecutivo

Westinghouse Electric Company LLC se ha embarcado en una iniciativa estratégica para mejorar sus
procesos integrales de compra y facturación. Un componente clave de esta iniciativa es la adopción de la
plataforma de pagos "Ariba Procure to Pay", que incluye la posibilidad de hacer transacciones con
nuestros proveedores en la red Ariba. Westinghouse se ha asociado con Accenture para ayudar a
nuestros proveedores a habilitarse en la red Ariba. Se anima a todos los proveedores a realizar sus
transacciones a través de la red Ariba.

Este documento se ha creado como una guía para todos los proveedores de Westinghouse que están
utilizando la facturación electrónica mediante la red ASN.

1.2 Cómo utilizar este manual

Lea atentamente el manual y asegúrese de que cumple todas sus indicaciones. El manual utiliza los
componentes siguientes:

Capturas de pantalla Ilustran la explicación. Tenga en cuenta que algunas capturas de pantalla tal vez no
coincidan con la información de la dirección, la moneda u otros detalles comerciales de
su caso. Se han optimizado las capturas de pantalla para su visualización en un
monitor. Con la impresión de las capturas de pantalla en color, conseguirá mejores
resultados que imprimiéndolas en blanco y negro.

Casilla de atención Avisos adicionales:

Los puntos rojos describen los pasos obligatorios e incluyen explicaciones paso a paso.

Los puntos azules se utilizan para ofrecer información adicional dentro de las
descripciones paso a paso.

Hipervínculo Los hipervínculos se representan en azul con el texto subrayado. Los hipervínculos
conectan con fuentes externas, p. ej., páginas web u otros documentos.

Se han optimizado las capturas de pantalla para su visualización en un monitor. Con la impresión de las
capturas de pantalla en color conseguirá mejores resultados que imprimiéndolas en
blanco y negro.
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 2. Introducción
La plataforma que Westinghouse utiliza para la facturación electrónica es la Ariba® Supplier Network™
(ASN).

La red ASN proporciona una solución de comercio electrónico compartida que automatiza y agiliza el
proceso de facturación electrónica, conectando múltiples sistemas y procesos. Ayuda a Westinghouse y
a sus proveedores a eliminar la complejidad y los gastos de interactuar mediante soluciones manuales y
de punto a punto, e impulsa una colaboración comercial eficaz.

La facturación electrónica es el método estándar para enviar facturas a Westinghouse. Para enviar
facturas a través de la red ASN, su compañía debe registrarse primero.

Si su compañía aún no está registrada en la red ASN, puede registrarla a través de la Sección 3
Registrarse como nuevo proveedor.
Tenga en cuenta que las declaraciones y los cambios de los datos principales del proveedor (p. ej.:
cuenta bancaria, dirección, etc.), no se pueden enviar a Westinghouse a través de la red ASN.
Proporcione estas actualizaciones por correo electrónico enviando una carta con el membrete de la
compañía en formato PDF a la dirección siguiente: wecsupplierinfo@westinghouse.com.

Tenga en cuenta que Ariba puede aplicarle ciertas tarifas cuando se convierta en proveedor activo en la
red ASN. Westinghouse no es responsable de las tarifas aplicadas por Ariba.

Para obtener más detalles, consulte el Programa de miembros de ARIBA:

https://onlinelearning.ariba.com/tutorials/ANSupplierMembership/index.html

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 2.1 Políticas y cumplimiento de la facturación electrónica
Para respaldar la implementación de la facturación electrónica, nos gustaría recordarle nuestras
políticas. Nuestros términos y condiciones estándar se han actualizado para reflejar que las facturas se
enviarán ahora de forma electrónica.

Los proveedores tienen que enviar facturas completas y que cumplan los requisitos estipulados; de lo
contrario, las facturas serán rechazadas, o retenidas, en caso de tratarse de una nota de abono. Una vez
registrado en la red ASN, y después de un período de gracia de 30 días hábiles, Westinghouse
solamente aceptará facturas que hagan referencia a órdenes de compra enviadas de forma electrónica y
rechazará las facturas en papel.

Para Westinghouse, se considera que en una factura electrónica aceptada por la red se han
proporcionado todos los campos requeridos de forma precisa en el momento de su envío. Los campos
los determinan las leyes regionales, las prácticas comerciales y las políticas de Westinghouse.

No proporcionar correctamente todos los campos requeridos, tendrá como resultado el rechazo de la
factura. Aquí diferenciamos entre el rechazo automático y el rechazo manual:

 Si su factura es rechazada de forma automática en ASN, recibirá directamente una notificación

automática de ASN. Esta notificación de rechazo contiene la razón técnica principal por la que se
ha rechazado su factura electrónica.
 Si su factura ha sido rechazada por el sistema WESTINGHOUSE, recibirá un aviso del Servicio
de atención al cliente de Westinghouse detallando la razón regional, fiscal/legal, de práctica
comercial o relacionada con las políticas de Westinghouse por la que se ha rechazado su
factura.

Una vez que haya repasado las razones del rechazo de su factura, podrá volver a enviar correctamente
una factura que cumpla los requisitos señalados.

Para evitar que una factura sea rechazada, consulte el Manual de facturación electrónica para
proveedores de Westinghouse.

Tenga en cuenta:
 Los proveedores no deben enviar facturas en papel o en formato PDF al Área de negocios
o al Equipo de cuentas para abonar de Westinghouse.

2.2 Consultas generales y técnicas sobre la red de proveedores Ariba (ASN)

Si tiene dudas sobre la red ASN que no hayan sido respondidas en este manual, vaya al sitio web de
ARIBA: http://www.ariba.com/solutions/sell/supplier-membership-program/faq

Para obtener información más detallada e instrucciones sobre la configuración de la cuenta, consulte la
Documentación para proveedores que proporciona Ariba en la sección Help@Ariba.
http://www.ariba.com/services/supplier-support

Para responder a las preguntas de los proveedores: http://www.ariba.com/help/ariba-answers/suppliers

Existen vínculos específicos para abordar áreas clave:

 Nuevo en la red Ariba: http://www.ariba.com/help/ariba-answers/suppliers/new-to-ariba

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  Funciones y tarifas: http://www.ariba.com/help/ariba-answers/suppliers/features-and-fees
 Facturación y pagos http://www.ariba.com/help/ariba-answers/suppliers/billing-and-payment
 Formación para proveedores: http://www.ariba.com/help/ariba-answers/suppliers/supplier-
training

También puede ponerse en contacto con ARIBA cumplimentando su formulario disponible en línea.
Los detalles sobre dicho formulario pueden encontrarse en:
https://connect.ariba.com/help

Tenga en cuenta que su relación con ARIBA es exclusiva de su compañía, no de Westinghouse.

Si no puede resolver su consulta con los pasos anteriores, póngase en contacto con el Equipo de
habilitación de proveedores de Westinghouse en WESTINGHOUSE.SE.Srvs@accenture.com para obtener
ayuda local.
Para ayudar a establecer la relación entre Westinghouse y su cuenta Ariba, proporcione el número de
identificación de su cuenta Ariba (Ariba Account Number ID, AN ID) cuando se ponga en contacto con el
equipo. Si todavía no ha creado una cuenta, el Equipo de habilitación de proveedores está disponible
para ayudarle a crear su cuenta Ariba.

País Correo electrónico para la habilitación de

proveedores
Bélgica BE_SE_Westinghouse@accenture.com
Francia FR_SE_Westinghouse@accenture.com
Alemania DE_SE_Westinghouse@accenture.com
Sudáfrica ZA_SE_Westinghouse@accenture.com
España ES_SE_Westinghouse@accenture.com
Suecia SE_SE_Westinghouse@accenture.com
Reino Unido UK_SE_Westinghouse@accenture.com
Estados Unidos US_SE_Westinghouse@accenture.com

Tenga en cuenta que si es un proveedor con requisitos de control de la exportación, en este

momento NO podrá configurar un catálogo. Envíe todas las solicitudes para la habilitación de su
catálogo a la dirección de correo electrónico siguiente. El Equipo de habilitación de proveedores se
pondrá en contacto con usted por correo electrónico o teléfono (si lo ha proporcionado):

Para todas las solicitudes de habilitación de catálogos o para cambios/actualizaciones de catálogos,

envíe un correo electrónico a:

Habilitación de catálogos o actualizaciones de catálogos: Correo electrónico

WESTINGHOUSE.SE.Srvs@accenture.com

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 3. Registro como nuevo proveedor
Complete los campos siguientes según las capturas de pantalla siguientes para configurar la cuenta de
su compañía en Ariba.
Rellene todos los campos obligatorios marcados con *, porque dichos campos son obligatorios. Estos
campos han sido destacados con los cuadros rojos.

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Para completar su perfil Ariba:

1. Haga clic en "PROFILE" (PERFIL) – para completar su información de perfil, o puede hacer clic
en "Enter a short description" (Introduzca una breve descripción) en la esquina superior
izquierda bajo "Profile Completeness" (Nivel de cumplimentación de su perfil).

2. Haga clic en "HELP" (AYUDA) para revisar la ayuda y la documentación y familiarizarse con la
red Ariba.

3. Haga clic en "CATALOGS" (CATÁLOGOS) para saber cómo subir un CIF o un formato cXML.

Tenga en cuenta que los proveedores de Westinghouse que tengan materiales sujetos a
control de la exportación NO podrán configurar su catálogo a través de la red Ariba.

4. Desde la barra de menús de la izquierda, bajo "Knowledge", puede seleccionar las siguientes
áreas para incluir detalles adicionales:
 "Surplus Record" (Registro de excedentes)
 "Become Ariba Ready" (Prepárese para Ariba)
 "Ariba Supplier Services" (Servicios Ariba para proveedores)
 "Documentation and Training" (Documentación y formación)
 "Ariba Supplier Lines Newsletter" (Boletín se las líneas de proveedores Ariba)
 "Buyer List" (Lista de compradores)
 "cXML Standards" (Estándares cXML)
 "UNSPSC Reference" (Referencia UNSPSC)
 "Network Status" (Estado de la red)

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 4. "Configure Your Ariba Account" (Configure su cuenta Ariba)

4.1 "Profile" (Perfil)

La configuración del perfil completará la información del perfil de su compañía y le ayudará a configurar
su cuenta Ariba.

En esta sección se describe cómo configurar su cuenta ASN. A continuación aparecen las cinco (5)
"TABS" (PESTAÑAS) en la parte superior de la página y detalles sobre cómo completar cada selección:

 Básica: p. ej., editar información sobre su compañía, cuenta de usuario y configurar opciones de
visibilidad del perfil. Complete o actualice todos los campos necesarios, indicados con un
asterisco.
 Comercial: introduzca información ampliada sobre su compañía, p. ej., información comercial
como el año en que se fundó, número de empleados, ingresos anuales, información fiscal y tipo
de negocio.
 Nota: La información de identificación fiscal que introduzca aparecerá automáticamente
en cualquier factura que cree empleando la red Ariba.
 Marketing: introduzca cualquier vínculo relevante de redes sociales o información extra del
perfil, como la descripción de la empresa, información de crédito y riesgo, como su número D&B
D-U-N-S®, un logotipo de la compañía, archivos adjuntos y direcciones URL de los sitios web
que puedan ser útiles para compradores interesados en su negocio.
 Contactos: Proporcione información que haga que los compradores puedan ponerse en
contacto con personal clave dentro de su organización.
 Certificaciones: enumere cualquier credencial exclusiva de su compañía, como iniciativas
ecológicas que haya emprendido; la pertenencia a un negocio pequeño o en desventaja, un
negocio gestionado por mujeres, minorías o propiedad de veteranos; o contar con la certificación
ISO.

Configuración de red:

 Enrutamiento de pedidos electrónicos: para elegir cómo desea recibir los pedidos de sus
clientes de Ariba, vaya a la pestaña de administración del navegador y haga clic en "Electronic
Order Routing" (Enrutamiento de pedidos electrónicos) bajo "Network Settings" (Configuración de
red).
 Enrutamiento de facturas electrónicas: para indicar cómo desea recibir las facturas de sus
clientes de Ariba, vaya a la pestaña de administración del navegador y haga clic en "Electronic
Invoice Routing" (Enrutamiento de facturas electrónicas) bajo "Network Settings" (Configuración
de red).
 "Remittances" (Giros): para indicar cómo desea configurar sus liquidaciones (pagos) configure
los siguientes parámetros en "Ariba Provide": Dirección de los giros, cheque (EFT), transferencia,
ACH y tarjeta de crédito.

4.2 Configuración básica

Durante el proceso de registro, debe introducir información básica de su compañía. Tras haber
configurado su cuenta, complete los pasos básicos de configuración que se describen a continuación.

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 4.2.1 Configuración de la cuenta: "Company Profile" (Perfil de la compañía)
Configure el perfil de su compañía para que sea visible para organizaciones de compra que buscan
encontrar fuentes de nuevos productos y servicios en la red Ariba y en Ariba Discovery™:

1. Bajo la pestaña Básica, complete o actualice todos los campos necesarios, indicados con un
asterisco.

2. Haga clic en los botones "Add/Remove" (Añadir/Eliminar) para clasificar su compañía por
mercancías, territorios de ventas y sectores industriales:

10
 Sugerencia: Mercancías, territorios
de ventas y sectores industriales son
los criterios clave de búsqueda
utilizados por los compradores que
buscan nuevos vendedores, así que
asegúrese de completar estas
secciones cuidadosamente.

3. Bajo la pestaña Business (Comercial), introduzca información adicional sobre su compañía,

como el año en que se fundó, número de empleados, ingresos anuales, información fiscal y
tipo de negocio:

Nota: La información de identificación fiscal que introduzca aparecerá automáticamente en

cualquier factura que cree empleando la red Ariba.

Sugerencia: Cuando
termine de introducir la
información en
cualquier página, haga
clic en "Save"
(Guardar) o en
"Done" (Terminar)
para que pueda pasar
a la pestaña siguiente.

Nota: La información de
identificación fiscal que introduzca
aparecerá automáticamente en
cualquier factura que cree empleando
la red Ariba.

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4. Bajo la pestaña Marketing, introduzca cualquier vínculo relevante de las redes sociales a las que
pertenece. También puede proporcionar información adicional del perfil, como descripción de la
empresa, información de crédito y riesgo, su número D&B D-U-N-S®, un logotipo de la compañía,
archivos adjuntos y direcciones URL de sitios web que puedan ser útiles para compradores
interesados en su negocio:

Nota: La información de perfil

adicional es visible para los
compradores solamente si
usted se suscribe al paquete
"Advantage" o "Advantage
Plus" a través de Ariba
Discovery.

5. Bajo la pestaña "Contacts" (Contactos), proporcione información que haga que los compradores
puedan ponerse en contacto con personal clave dentro de su organización:

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6. Bajo la pestaña "Certifications" (Certificaciones), enumere cualquier credencial exclusiva de
su compañía, como iniciativas ecológicas que haya emprendido; la pertenencia a un negocio
pequeño o en desventaja, o gestionado por mujeres, minorías o propiedad de veteranos; o
contar con la certificación ISO:

Sugerencia: A muchos
compradores se les exige que
utilicen vendedores con
certificaciones ecológicas y de
diversidad, y por eso, incluir estas
credenciales en su perfil, puede
aportarle una significativa ventaja
competitiva.

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7. La sección "Invoice Archival" (Archivo de facturas) le da la opción de tener sus facturas
archivadas. Como alternativa, puede mantener la configuración por defecto, de forma que sus
facturas permanezcan visibles desde su buzón de salida:

8. Seleccione la frecuencia con la que desea archivar sus facturas – haga clic en "Done"
(Terminar):

9. Bajo "Extended Profile Settings and Information" (Información y configuración ampliada

del perfil), puede configurar las opciones e introducir texto para describir sus políticas de
facturación:

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 4.2.2 Configuración de la cuenta: "Network Settings" (Configuración de la red)
La configuración de la cuenta para las notificaciones de red está disponible bajo la pestaña "Network
Settings" (Configuración de red). A continuación le mostramos las instrucciones paso a paso.

En la esquina superior derecha, haga clic en la flecha hacia abajo para el nombre de su empresa:

Sugerencia: Configure su cuenta de

correo electrónico para asegurarse de que
sus notificaciones de Ariba no van a su
buzón de correo basura o spam.

Tal como se describe en las secciones siguientes, hay tres pestañas para "Network Settings"
(Configuración de red).

 "Electronic Order Routing" (Enrutamiento de pedidos electrónicos)

 "Electronic Invoice Routing" (Enrutamiento de facturas electrónicas)
 "Remittances" (Giros) (Pestaña "Settlement" (liquidaciones))

4.2.3 Configuración de la cuenta: "Electronic Order Routing" (Enrutamiento de pedidos

electrónicos)
Para seleccionar cómo desea recibir sus pedidos de compra de sus relaciones con proveedores
establecidas dentro de la red Ariba, complete los pasos siguientes:

1. Para elegir cómo desea recibir los pedidos de sus clientes de Ariba, vaya a la pestaña de
administración del navegador y haga clic en "Electronic Order Routing" (Enrutamiento de
pedidos electrónicos) bajo "Network Settings" (Configuración de red).

2. Seleccione su método preferido —online (portal), cXML, correo electrónico, EDI, cola pendiente
cXML o fax— y complete los campos requeridos.

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 Sugerencia: Elija "Online" (en
línea) para enviar las órdenes de
compra (POs) a su buzón de entrada
online y conseguir un acceso
centralizado a funciones útiles como
la capacidad de ver y buscar
órdenes, ver el estado de los pedidos
en tiempo real, enviar confirmaciones
y avisos de envío, resolver
problemas con los pedidos, "volcar"
pedidos en facturas y mucho más
desde una sola ubicación: su cuenta
de la red Ariba.

3. Bajando por la página, utilice las listas desplegables para seleccionar su método preferido para
cambiar/cancelar pedidos y manejar otros tipos de documentos:

Nota: Cuando la red Ariba envía órdenes de

compra a buzones de correo con respuestas
automáticas tipo "Out of Office" (Fuera de la
oficina), no hace que dichos pedidos se
anulen y se indica que ha recibido la
respuesta automática en el registro del
historial de sus pedidos.

4. Asegúrese de especificar un método para el envío de documentos de respuesta a pedidos

(confirmaciones y avisos de envío):

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4.2.4 Configuración de la cuenta: "Electronic Invoice" (Factura electrónica)

1. Para indicar cómo desea recibir las facturas de sus clientes de Ariba, vaya a la pestaña de
administración del navegador y haga clic en "Electronic Invoice Routing" (Enrutamiento de
facturas electrónicas) bajo "Network Settings" (Configuración de red).

2. Elija su método preferido de enrutamiento de facturas —online, cXML o EDI— de la lista

desplegable.

3. Haga clic en las notificaciones de facturas que desea recibir e indique dónde se deben enviar
los correos electrónicos.

4. La sección "Invoice Archival" (Archivo de facturas) le da la opción de tener sus facturas

archivadas. Como alternativa, puede mantener la configuración por defecto, de forma que sus
facturas permanezcan visibles desde su buzón de salida.

5. Bajo "Extended Profile Settings and Information" (Información y configuración ampliada del
perfil), configure las opciones e introduzca texto para describir sus políticas de facturación.

6. Si elige archivar sus facturas y desea descargarlas, vaya al panel principal, haga clic en la
pestaña "Outbox" (Buzón de salida), y a continuación, haga clic en "Archived Invoices"
(Facturas archivadas).

7. En la columna "Actions" (Acciones), haga clic en el hipervínculo "Download" (Descargar), junto

a las filas de facturas que desea guardar en su ordenador.

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4.2.5 "Settlement" (Liquidación)

1. Actualice las secciones siguientes:

2. "EFT/Check Remittances" (EFT/Giro de cheques) – Haga clic en "Create" (Crear).

3. Recibirá la página siguiente. Complete las áreas relacionadas con cómo le gustaría a su
compañía recibir los pagos:

 Necesita actualizar su dirección de recepción de giros y, a continuación, actualizar las áreas

para cheque, ACH, Transferencia, Tarjeta de crédito.
 Complete todos los campos que tengan un *, porque son obligatorios.
 Cuando termine, haga clic en el botón "Ok" (Aceptar).

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4. Si ha hecho clic en "Create" (Crear) en la "Supplier Auto Acceptance Rule" (Regla de
aceptación automática de proveedores) – "Create" (Crear) recibirá la página siguiente:

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  Actualice todos los campos que tengan *, porque son obligatorios. Cuando haya terminado,
haga clic en "OK" (Aceptar).

5. Confirme la dirección de correo electrónico que aparece para el perfil de pagos y "Payment
Remittance" (Giro de pagos). Realice los cambios necesarios.

El proceso de registro ha finalizado, ¡gracias por registrarse!

Reenvíe su AN ID a la dirección Westinghouse.SE.Srvs@accenture.com y el Equipo de habilitación de

proveedores se pondrá en contacto con usted para programar la formación para el envío de facturas, y
si es posible, la creación de un catálogo para pedidos.

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