Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.1/20
MANUAL DE COMUNICACIONES
ÁREA DE COMUNICACIONES
OCTUBRE 2017
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.2/20
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4
2. OBJETIVO ................................................................................................................................... 4
3. ALCANCE .................................................................................................................................... 4
4. MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................................. 5
Misión........................................................................................................................................ 6
Visión ......................................................................................................................................... 6
Principios ................................................................................................................................... 6
Valores....................................................................................................................................... 6
5. MARCO LEGAL............................................................................................................................ 7
6. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN................................................................................................... 8
7. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................................ 9
8. LA COMUNICACIÓN EN LA CULTURA ORGANIZACIONAL ............................................................. 9
9. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ................................................................. 9
10. MEDIOS DE COMUNICACIÓN .................................................................................................. 10
10.1. COMUNICACIÓN INTERNA ............................................................................................... 10
10.1.1. INTRANET ................................................................................................................. 10
10.1.2. CORREO ELECTRÓNICO ............................................................................................. 11
10.1.3. FONDO DE PANTALLA ............................................................................................... 11
10.1.4. BOLETÍN COPNIA AL DÍA ........................................................................................... 12
10.1.5. NotiCOPNIA .............................................................................................................. 12
10.1.6. CÁPSULAS INFORMATIVAS ........................................................................................ 12
10.1.7. COMUNICACIONES INTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015
................................................................................................................................................ 13
10.1.8. COMUNICACIONES INTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .................... 14
10.1.9. MONITOREO DE MEDIOS .......................................................................................... 16
10.2. COMUNICACIÓN EXTERNA .............................................................................................. 17
10.2.1. PÁGINA WEB ............................................................................................................ 17
10.2.2. CARTELERAS FÍSICAS ................................................................................................. 19
10.2.3. REDES SOCIALES ....................................................................................................... 19
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.3/20
10.2.4. CARTAS..................................................................................................................... 20
10.2.5. PIEZAS GRÁFICAS PUBLICITARIAS .............................................................................. 20
10.2.6. VIDEO INSTITUCIONAL .............................................................................................. 20
10.2.7. RENDICIÓN DE CUENTAS........................................................................................... 21
10.2.7. CHAT ........................................................................................................................ 21
10.2.8. COMUNICACIONES EXTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO
9001:2015 ................................................................................................................................ 21
10.2.9. COMUNICACIONES EXTERNAS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................... 22
10.2.10. VOCEROS ................................................................................................................ 26
11. PÚBLICO ............................................................................................................................. 26
11.1. PÚBLICO INTERNO ....................................................................................................... 26
11.2. PÚBLICO EXTERNO ....................................................................................................... 27
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.4/20
INTRODUCCIÓN
Por esto, se establecen lineamientos estratégicos para que la comunicación sea un eje transversal y
un proceso efectivo que genere credibilidad y confianza al interior y al exterior de la entidad,
contribuyendo al desarrollo del plan estratégico institucional y al cumplimiento de la política nacional
de mejora continua.
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
Este documento sirve de guía para que todos los servidores de la Entidad, realicen adecuada y
oportunamente las solicitudes de divulgación de información interna o externa, según sea el caso, en
concordancia con los objetivos estratégicos, principios, Valores, Misión y Visión de la entidad,
convirtiéndose en un sistema abierto a la participación, al diálogo y a la transparencia.
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.5/20
4. MARCO INSTITUCIONAL
El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, es una entidad especial de derecho público
del orden nacional, creada a través de la Ley 94 de 1937, y actualmente regulada por los artículos 25,
26, 27 y siguientes de la Ley 435 de 1998, la Ley 842 de 2003 y la Ley 1325 de 2009; encargada de la
función administrativa de Inspección, Control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, sus profesiones
afines y auxiliares (Artículo 26 de la Constitución Política), motivo por el cual, a través de las
actuaciones administrativas correspondientes, expide las Matrículas Profesionales o los Certificados
de Inscripción Profesional (actos administrativos) que constituyen la autorización del estado para
ejercer dichas profesiones, y adelanta en ejercicio de la acción disciplinaria ético profesional, como
Tribunal de Ética Profesional, las investigaciones disciplinarias ético profesionales, a través del
procedimiento administrativo de carácter sancionatorio establecido en la Ley 842 de 2003, a los
profesionales bajo su control que vulneren el Código de Ética Profesional establecido en la misma.
El COPNIA ejerce su función en todo el territorio nacional a través de los respectivos Consejos
Seccionales, creados para regular y dinamizar coordinadamente su función, en aplicación de la figura
jurídica de la desconcentración. Estos Consejos Seccionales no tienen autonomía funcional,
patrimonial, ni jurídica, ni pueden ser considerados como autoridad pública del orden departamental,
ya que tampoco son parte de la estructura administrativa del respectivo Departamento, aunque en
su integración participen algunos Secretarios de Despacho Departamental. Los Consejos Seccionales
y sus Secretarías, son parte de la estructura administrativa del Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería-COPNIA y, en consecuencia, actúan como dependencias directas de éste.
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.6/20
Misión
Somos la autoridad pública encargada de proteger a la sociedad del inadecuado ejercicio profesional
de los ingenieros, profesionales afines y auxiliares, mediante la Autorización, Inspección, Control y
Vigilancia que se concreta, de acuerdo con las competencias otorgadas por la ley, con la inscripción
del Registro Profesional y con la función de Tribunal de Ética Profesional.
Visión
En el año 2018 el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA será reconocido en Colombia
como entidad pública de excelencia en los procesos de autorización, inspección, control y vigilancia
del ejercicio profesional de los ingenieros, profesionales, afines y auxiliares, mediante el
mejoramiento en la aplicación de tecnologías de información y comunicación, la consolidación de
relaciones interinstitucionales estratégicas y el compromiso y responsabilidad de sus funcionarios
con el servicio a la ciudadanía.
Principios
TRANSPARENCIA: En el COPNIA todas las actuaciones de los funcionarios son visibles a la ciudadanía
y al público interesado.
TRATO DIGNO: En el COPNIA los funcionarios ofrecen un trato respetuoso, justo y solidario a los
usuarios y compañeros.
Valores
RECONOCIMIENTO
GRATITUD: Me siento agradecido con la entidad que construyo día a día y con las oportunidades que
brinda para mi vida.
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.7/20
CONFIANZA: Creo en la palabra del otro, soy honesto al decir lo que pienso y propongo soluciones.
COMPROMISO: Cumplo con mi palabra y realizo con calidad mi trabajo haciéndome responsable de
mis actos.
TRANSPARENCIA
TRATO DIGNO
JUSTICIA: No discrimino y doy a los demás lo que es debido de acuerdo con sus derechos y deberes.
VOCACIÓN DE SERVICIO: Soy consciente de que mi servicio está para ayudar a la ciudadanía.
5. MARCO LEGAL
El COPNIA, dentro del presente Manual, proyecta la comunicación como eje transversal de
la entidad, por lo cual tiene en cuenta toda la normativa vigente legal, tanto interna como
externa, aquí descrita:
Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del
derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.
Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI
2014. “Eje transversal Información y Comunicación, pág. 89-93”.
Manual 3.1 para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea para Entidades del
orden nacional.
Ley 1242 de enero 05 de 2009, “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un
nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.8/20
6. POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN
De acuerdo con la Resolución No. 554 del 12 de mayo de 2015, el Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería COPNIA adoptó las siguientes políticas de comunicación:
La Comunicación en el COPNIA, fortalece los procesos de las diferentes áreas a nivel interno y vela
porque los canales de comunicación sean efectivos para los usuarios externos.
7. MARCO CONCEPTUAL
La cultura al interior de las organizaciones está determinada por el sentido de pertenencia y el buen
clima laboral, en este sentido la participación, la inclusión, el reconocimiento y el respeto, son
elementos indispensables para la creación de una cultura que refleje al exterior lo que se vive al
interior de la entidad.
El área de Gestión Humana, con el apoyo del proceso de Comunicación, tiene a su cargo fomentar la
cultura organizacional, a través de campañas, mensajes y actividades que se vean reflejados en el
mejoramiento de las relaciones, el acercamiento de la alta dirección con los servidores, el
fortalecimiento del sentido de pertenencia y el trabajo en equipo.
Los medios de comunicación están constituidos por los diferentes canales con los que cuenta la
entidad para la divulgación de la información interna y externa.
Es un procedimiento que se lleva a cabo al interior de la entidad y que está dirigido exclusivamente
a los servidores de la organización, a través de este se dan a conocer las noticias destacadas de la alta
dirección, las actividades, eventos y campañas de las diferentes áreas, así como las convocatorias y
reconocimientos.
10.1.1. INTRANET: es una herramienta de uso exclusivo para los funcionarios de la entidad, a través
de la cual se comparte información de interés general.
Accesibilidad: se accede a través de una URL y se ingresa a los contenidos con el usuario y contraseña
institucional.
Usabilidad: Es una herramienta de lectura rápida, con información destacada, actividades, eventos,
fotografías y documentos de fácil descarga y consulta.
Contenido: en intranet se publica información de carácter interno como: noticias, mapa de procesos,
reconocimientos, eventos, Noticopnia, temas de bienestar (cumpleaños, capacitaciones),
información de las Subdirecciones y Secretarías Seccionales, también se tiene acceso a las
aplicaciones como: Invesflow, ticket, Seven, Kactus, entre otras.
10.1.2. CORREO ELECTRÓNICO: el Outlook es un software que permite enviar, recibir y administrar el
correo electrónico, el calendario y los contactos. Este servicio se debe utilizar de manera institucional,
según el Manual de Identidad Corporativa.
Usabilidad: El correo electrónico de la Entidad debe ser utilizado exclusivamente para fines
institucionales y su comunicación debe ser respetuosa y asertiva. La firma establecida en el Manual
de Identidad Corporativa, se debe utilizar en todos los correos, el fondo de escritura debe ser blanco,
como viene predeterminado.
Contenido: institucional, administrado bajo la responsabilidad de cada uno de los servidores públicos.
Nota: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser divulgada al interior de la
Entidad, debe enviarse al área de Comunicaciones con las características del mensaje, teniendo en
cuenta que si se habla de invitaciones, actividades u otros, con fines de reserva en calendario
personal, se debe enviar con mínimo cuatro (4) días hábiles de anterioridad.
10.1.3. FONDO DE PANTALLA: Medio utilizado en los equipos de cómputo como apoyo en la
divulgación de información en campañas internas.
Contenido: institucional, con información de interés para los servidores de la entidad, de acuerdo a
los requerimiento de cada una de las áreas.
Administración: este medio estará coordinado por el área de Comunicaciones en contenido y diseño,
con el apoyo del área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para su
publicación.
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.12/20
10.1.4. BOLETÍN COPNIA AL DÍA: en cumplimiento de la Política de Cero Papel del Gobierno Nacional,
se creó el boletín digital, especializado en divulgación de información institucional.
Contenido: el boletín se enviará con información de interés institucional, que requiera un despliegue
mayor.
10.1.5. NotiCOPNIA: en cumplimiento de la Política de Cero Papel del Gobierno Nacional, se creó el
boletín digital, especializado en divulgación de información institucional.
Contenido: el boletín se enviará cada dos meses con el apoyo de las diferentes áreas y Secretarías
Seccionales para adquirir la información documental y fotográfica para definir el contenido.
10.1.6. CÁPSULAS INFORMATIVAS: infografía digital que contiene información institucional corta,
precisa y clara.
Usabilidad: las infografías se enviarán de acuerdo a los requerimientos que realice el área
correspondiente.
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.13/20
Administración: el diseño, revisión y ajuste de contenido y la divulgación está a cargo del área de
Comunicaciones.
Nota: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser diagramada, debe enviarse
con mínimo cuatro (4) días hábiles de anterioridad al área de Comunicaciones con las características
del mensaje.
Al ingreso
Cuando se realizan Inducción
Subdirección de
modificaciones a la A los funcionarios Memorando
Política de Calidad Planeación, Control y
misma de la Entidad Página web e
Seguimiento
De forma intranet
permanente
Al ingreso
Cuando se realizan Inducción
Subdirección de
Objetivos de modificaciones a la A los funcionarios Memorando
Planeación, Control y
Calidad misma de la Entidad Página web e
Seguimiento
De forma intranet
permanente
Rendición de
cuentas de la A los funcionarios Audiencia de
eficacia del sistema Rendición de cuentas de la Entidad rendición de Director General
de gestión de A la comunidad cuentas
calidad
De forma
Subdirección de
Procedimientos de permanente Intranet y página
A los funcionarios Planeación, Control y
los procesos Cuando se realizan web
Seguimiento
cambios
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.14/20
Al ingreso
Cuando se realizan Inducción
Responsabilidades y modificaciones a la A los funcionarios Memorando Área de Gestión
autoridades misma de la Entidad Página web e Humana
De forma intranet
permanente
Responsabilidades:
Área contratación: Informar a los posibles proveedores y contratistas los requerimientos del
presente procedimiento.
Contratistas y/o proveedores: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades y
de los controles establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de
posibles incidentes o accidentes de trabajo.
Participar en las actividades SST programadas por el COPNIA a las cuales sean convocados.
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.15/20
Comunicaciones Internas
Conjunto de mensajes de carácter institucional que son competencia exclusiva de los trabajadores.
Dónde se
Qué se debe genera la Quién debe
A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar informació comunicar
n
Compromiso Intranet
frente al
A todo el Virtualmen Comunicaciones Permanente
Sistema de SST Alta dirección
personal te Internas mente
Gestión:
Políticas Página Web
Cuando se
Áreas internas Reuniones
Requisitos generen
SST: Matriz interesadas
legales nuevos
legal según
aplicables Comunicados requisitos
requisito
legales
Funciones y Virtualmen
Intranet
responsabili te
dades en SST y alta A todo el Document Comunicaciones En la
Alta dirección o Físico
seguridad y dirección personal Internas inducción
salud en el
Página Web
trabajo
Formato de
Acciones Jefes o Al responsable
Todos los Document Acciones Cuando se
Correctivas y Responsables de de aplicar plan o Físico
procesos correctivas y presenten
Preventivas los procesos de acción, SST
preventivas
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.16/20
Dónde se
Qué se debe genera la Quién debe
A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar informació comunicar
n
Auditores Jefe o
Resultados
Proceso de Responsable Informe de Después de
de las Document
Gestión del proceso Auditoria cada
auditorías o Físico
SST SST auditado y Interna auditoria
internas
Jefe SST
Cuando se
Document defina un
Procedimien Jefes o o Físico Reuniones, nuevo
Todos los Miembros del
tos de los Responsables de Divulgaciones, documento,
procesos proceso Virtualmen
procesos los procesos intranet o cuando
te surja la
necesidad
Cuando se
Miembros del defina un
Jefes o Virtualmen
Todos los proceso y Reuniones, nuevo
Indicadores Responsables de te
procesos Director Divulgaciones indicador, o
los procesos
General cuando surja
la necesidad
Cuando se
Actividades
Presencial programen
o Todo el
SST SST Cartelera, e-mail actividades o
capacitacion personal Virtualmen capacitacion
es SST te es en SST
10.1.9. MONITOREO DE MEDIOS: es una actividad orgánica que realiza el área de Comunicaciones,
que permite tener una lectura de la imagen del COPNIA, estar informados de las noticias más
destacadas del sector de la ingeniería y anticiparse a cualquier evento que pueda afectar la imagen
de la entidad.
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.17/20
10.2.1. PÁGINA WEB: es una herramienta digital y electrónica que facilita la divulgación de noticias,
políticas, planes, programas, proyectos y normatividad del COPNIA, fomenta la participación
ciudadana permitiendo al usuario interactuar a través del envío de peticiones, quejas y reclamos, así
como realizar la solicitud y diligenciamiento de trámites en línea, mejorando la comunicación entre
el usuario y la entidad.
Documentación y consulta: con el propósito de ser una entidad transparente y siguiendo los
lineamientos de la ley de Transparencia y acceso a la información pública, ley anticorrupción y
atención al ciudadano, se publicará información establecida por la ley tales como: documentos,
manuales, instructivos, presentaciones, informes, normograma, investigaciones, encuestas,
presupuesto, entre otros.
Administración: los contenidos, actualización y publicación están a cargo del área de Comunicaciones,
mientras que el área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, está a cargo de la
infraestructura tecnológica, respaldo y seguridad de la información y demás temas de su
competencia.
Nota 1: La información publicada en los Blogs del portal web, es responsabilidad de sus creadores o
de las personas que ellos designen, en cualquiera de los dos casos se deberá dar el crédito respectivo
en la publicación.
Nota 2: La información de las diferentes áreas que sea susceptible de ser divulgada a través de la
página web, debe enviarse al área de Comunicaciones con las características del mensaje, teniendo
en cuenta los siguientes parámetros:
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.18/20
Derechos de Autor
En el portal web, los contenidos, fotografías, diseños, logotipos, imágenes, sonidos, vídeos,
animaciones, códigos fuente y cualquier creación intelectual existente, están protegidos por
derechos de autor.
En caso de requerir, para uso personal sin finalidad comercial o de distribución, la impresión, copia o
almacenamiento de contenidos, éstos deben contener los respectivos créditos a nombre del COPNIA,
o radicar por escrito una solicitud de autorización para hacer uso del material.
Su imagen debe estar conforme a lo establecido en el Manual de Identidad Corporativa del COPNIA.
10.2.3. REDES SOCIALES: su uso es de carácter institucional, por medio de ellas se busca el
fortalecimiento de la interacción entre la comunidad en general y la entidad, así como incentivar la
participación ciudadana a través del uso de las nuevas tecnologías.
Usabilidad: la publicación de la información se realiza por demanda, conforme a las necesidades que
surjan.
Twitter: @Copnia
Facebook: www.facebook.com/Copnia
10.2.4. CARTAS: son instrumentos utilizados para comunicación externa, puede ser en divulgación,
solicitudes, o agradecimientos, esto con el propósito de fortalecer las relaciones públicas y generar
espacios de acercamiento con las entidades y empresas.
Algunas piezas son: infografías, cápsulas informativas, afiches, plegables, volantes, portafolio,
carpetas corporativas, carné, señalización de áreas físicas interna y externa, pendones, exhibidores,
stand, habladores entre otros.
Nota: si se requiere diseñar y producir una publicación especial se debe solicitar con la suficiente
anticipación al área de Comunicaciones para su respectiva planeación y desarrollo.
10.2.7. RENDICIÓN DE CUENTAS: es un acto público a través del cual se da a conocer a la ciudadanía,
opinión pública y demás partes interesadas, la gestión que ha realizado la Entidad durante un
periodo, destacando los logros y la ejecución presupuestal.
10.2.7. CHAT: Aplicativo de mensajería a través del cual se pueden realizar consultas y resolver
inquietudes. Este aplicativo es administrado por el Área de Atención al Ciudadano con el apoyo en
Infraestructura Tecnológica y Seguridad de la Información del área de Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones.
Página web
Canales de
De manera
Información relativa comunicación
permanente Área de atención al
a los productos y Usuarios dispuestos: Correo
Por solicitud ciudadano
servicios electrónico,
específica
teléfono, chat,
personal
Retroalimentación
de los usuarios
relativas a los
Por los canales de
productos y Por solicitud Área de atención al
Usuarios comunicación
servicios, específica ciudadano
dispuestos
incluyendo las
quejas de los
clientes
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.22/20
Los procesos,
En la etapa Página web del
productos y Proveedores Área de
contractual de los COPNIA
servicios a externos Contratación
procesos SECOP
proporcionar
Actas de
La aprobación de seguimiento
Proveedores Supervisor de los
productos y/o Etapa contractual Formatos de
externos contratos
servicios aprobación de
pagos
El control y el
Actas de
seguimiento del
seguimiento
desempeño del Proveedores Supervisor de los
Etapa contractual Formatos de
proveedor externo externos contratos
aprobación de
a aplicar por la
pagos
organización
Las actividades de
verificación o
validación que la
organización, o su Proveedores Supervisor de los
Etapa contractual Contrato
cliente, pretenden externos contratos
llevar a cabo en las
instalaciones del
proveedor externo
Responsabilidades:
Área contratación: Informar a los posibles proveedores y contratistas los requerimientos del
presente procedimiento.
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.23/20
Contratistas y/o proveedores: Conocer y ser conscientes de los peligros de sus actividades y
de los controles establecidos para disminuir la probabilidad o consecuencias de
posibles incidentes o accidentes de trabajo.
Participar en las actividades SST programadas por el COPNIA a las cuales sean convocados.
Mensajes emitidos por COPNIA hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o
mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y
servicios
Dónde se
Qué se debe Quién debe
genera la A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar comunicar
información
Resultado de
la evaluación
Durante el
de los
Virtualm periodo
proveedores
Gestión Gestión ente Comunicación definido para
frente a los Al Proveedor
Humana Humana vía e-mail la revaluación
requisitos
de los
del sistema
proveedores
de gestión
de SST
Dónde se
Qué se debe Quién debe
genera la A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar comunicar
información
salud en el partes inducción y re
trabajo interesadas inducción
A todo el Virtualm
personal, ente En la inducción y
Documen Al ingreso
Reglamento contratistas, re inducción,
to Físico como
de Higiene y SST SST visitantes, y cartelera,
trabajador o
Seguridad demás documento
contratista
partes escrito
interesadas
Objetivos,
charlas de una vez al año
metas y
Virtualm seguridad- y/o según lo
programas A todo el
SST SST ente capacitaciones, requiera el
de del personal
inducción y re- cumplimiento
Sistema de
inducciones de indicadores
Gestión
Resultado y Cuando se
Todos los Documen Informes de
plan de SST SST desarrollan
procesos to Físico inspecciones
inspecciones inspecciones
Dónde se
Qué se debe Quién debe
genera la A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar comunicar
información
Documen charlas ,
to Físico inducciones y re
inducciones,
documento
escrito
Documen socialización y
Procedimien
to Físico charlas de Cada año ,
tos
A todo el seguridad , cada vez que
operativos, SST SST Virtualm
personal cartillas de SST, se modifiquen
instructivos ente inducción y re o se requiera
y manuales
inducción
Resultados Documen
Cada vez que
de la to Físico vía email-
A todo el se reporte en
comunicació SST SST charlas-
personal Virtualm una tarjeta
ny carteleras
ente contacto
participación
Información
solicitada
Documen Cada vez que
por entes de Ente de
to Físico Documento lo solicite el
control en SST Alta dirección control
escrito ente de
temas de respectivo
control
SST
(Ministerios)
CI-m-02
Vigente a partir de
MANUAL DE COMUNICACIONES octubre de 2017
4ta. Actualización
Pág.26/20
Dónde se
Qué se debe Quién debe
genera la A quién Medios Cómo Cuándo
comunicar comunicar
información
Cuando se
Actividades Virtualm programen
o Todo el ente
SST Alta dirección Cartelera, e-mail actividades o
capacitacion personal Documen capacitaciones
es SST to Físico
en SST
10.2.10. VOCEROS: El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería tiene como voceros oficiales al
Presidente del Consejo o su delegado y el Director General de la entidad, serán ellos los encargados
de delegar la función en otras personas cuando sea necesaria una declaración o entrevista en medios
de comunicación.
11. PÚBLICO
Consejo Nacional: es el colectivo de la Alta Dirección de la Entidad. En su seno se decide, entre otros
temas, la plataforma estratégica y se delibera sobre los procesos disciplinarios en segunda instancia.
Es todo ciudadano que puede interactuar con la Entidad, pero que no tiene una relación directa con
ella.
Profesionales matriculados.
Profesionales de ingeniería, profesiones afines y profesiones auxiliares.
Contratistas.
Proveedores.
Ministerios Públicos del Gobierno Nacional.
Consejos
Gremios
Asociaciones.
Organizaciones de egresados de las diferentes universidades.
Gobiernos territoriales.
Universidades públicas y privadas del país que en sus programas de formación profesional
ofrezcan ingeniería o programas afines a la ingeniería, que sean competencia del COPNIA.
Instituciones de formación técnica o tecnológica en profesiones auxiliares a la ingeniería, que
sean competencia del COPNIA.
Entes de control del Estado.
Control de cambios
LUIS RICARDO MORANTES AFRICANO GLORIA MATILDE TORRES CRUZ RUBEN DARIO OCHOA ARBELAEZ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO ÁREA SUBDIRECTORA DE PLANEACIÓN,
DIRECTOR GENERAL
DE COMUNICACIONES CONTROL Y SEGUIMIENTO
ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ