TEMA 1.1.

Administración del Tiempo

Unidad 1. Administración del tiempo.
Facilitador: LCC Mayté Borbón Acuña, ME.
 Objetivo de la Unidad 1

El alumno administrará

eficientemente el tiempo
para mejorar el desempeño y
cumplimiento de objetivos personales
y organizacionales.
 TEMA 1 . Administración del tiempo.
SABER SABER HACER SER
1.1.Explicar los conceptos: Planificar el uso de Proactivo
administración del tiempo, eficiencia tiempo considerando Respeto
y efectividad, control, urgente e factores de eficiencia Responsabilidad
importante, mitos y enemigos del y efectividad Iniciativa
tiempo, planeación del tiempo y sus y a través de un Puntualidad
herramientas (agenda ejecutiva, planificador de uso Crítico
matriz de administración del de tiempo. Espíritu de
tiempo). superación
personal
1.2. Identificar los elementos que integran un planificador de uso del tiempo:
objetivos , metas, lista de pendientes, lista de actividades (priorizadas)
horarios, holgura para atención de contingencias

Analítico.
1.1. Explicar los conceptos:
• Administración del tiempo
• Eficiencia y efectividad
• Control
• Urgente e importante
• Mitos y enemigos del tiempo
• Planeación del tiempo y sus herramientas
• Agenda ejecutiva
• Matriz de administración del tiempo
 Conceptos

Administración del tiempo:

 Se refiere al análisis del uso de este recurso en forma regular,
para comprender la forma más adecuada de usarlo efectivamente.

Esto obligará a ser explícito en cuanto al valor otorgado a la vida

personal y profesional, y dirigir sus esfuerzos en concordancia.

Controlar el tiempo mantiene el equilibrio entre las múltiples

presiones, facilitando el logro de objetivos, y evitando el estrés y
el cansancio.
 Conceptos

Efectividad y Eficiencia:

 Efectividad:
Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.
 Eficiencia:
Es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el
mínimo de recursos posibles viable
 Conceptos

Control:
 En administración,
control puede hacer
referencia al sistema u
oficina que se encarga
de verificar que ocurra
lo que debería ocurrir.
 Ejercicio
A partir del supuesto que diriges un despacho
de Gestión de Proyectos:
Elabora junto con tu compañero una
propuesta de control del desempeño
de tus colaboradores.
 Conceptos

Urgente e importante:
Actividades que de no
ser atendidas amenaza
el logro de objetivos y
puede ocasionar crisis.
 Ejercicio
A partir de sus actividades del presente
cuatrimestre:
Elabore una lista de por lo menos 15
actividades entre urgentes e importantes.
 Conceptos

Mitos y enemigos del tiempo:

 Evitar caer en el perfeccionismo.
 Aprender a decir no.
 Evitar distracciones.
 Hay que aprender a delegar. .
 Sea puntual y exija puntualidad.
 Elimine sentimientos inútiles.
 Aprender a ir al grano.
 Hacer un buen manejo de reuniones.
 Maneje ordenadamente el despacho de papeles.
 Evite los conflictos.
 Haga un buen uso de los correos electrónicos.
 Uso correcto del teléfono fijo y celular.
 Uso de tiempos muertos.
 Ejercicio 1.
“Tus propios enemigos del tiempo”
I PARTE
 Problemas
Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”,
destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad).
Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos
internos.
ENEMIGOS INTERNOS ENEMIGOS EXTERNOS
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
 Ejercicio 1.
“Tus propios enemigos del tiempo”
continuación

 Soluciones
Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones
de cada uno de los problemas en la lista anterior.
ENEMIGOS INTERNOS ENEMIGOS EXTERNOS
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
 Conceptos

 Planeación del tiempo y

sus herramientas
Agenda ejecutiva
Matriz de
administración
del tiempo
 Agenda ejecutiva

Formatos
electrónicos
(Intranet)

Formatos
impresos
de seguimiento diario,
semanal, mensual)
 Tres reglas básicas
para la planeación del tiempo

Priorización (Matriz de Covey)

Eficacia (Principio de Pareto 20-80)
Inmediatez (Pa, ayer)
 Matriz de Covey
CUADRANTE 1 CUADRANTE 2
Importante

“Lo importante- “Lo importante -

Urgente” No Urgente”
No
importante
CUADRANTE 3 CUADRANTE 4

“Lo urgente – “Lo no importante,

No importante” ni urgente”
Matriz de Covey
 Matriz de Covey

Aplicar acciones
adecuadas

Importante

No importante
 Eficacia
Principio de Pareto:
20 % de esfuerzo - Produce 80 % de resultado

20 %
80 %
Esfuerzo Resultado

Si no tienes tiempo
suficiente, céntrate en el que
 Inmediatez

Hazlo pa, yer

“Si te tienes que comer

un SAPO,
no desperdicies el tiempo
mirándolo”
 Inmediatez

Hazlo pa,yer

“Si te tienes que comer

más de uno,
cómete
el más grande primero”
 Ejercicio 2. “Matriz de administración del tiempo”
 Colocar tareas en la Matriz, señalando: ¿cuánto tiempo se dedica a las
mismas? y ¿a qué horario del día las realizará?, ¿es lo primero que
debe hacer o lo debe realizar por la noche (Priorizar)?, etc.
 Ejemplo
CUADRANTE I: CUADRANTE II:
IMPORTANTES- URGENTES; IMPORTANTES-NO URGENTES;
1. Cuatro (4) horas de estudio diario de las 2 1. Una (1) hora de estudio diario, de las 8 a las 9
a las 4 pm y de las 6 a las 8 pm para pm, para aprobar Inglés. El examen final de
aprobar ADMITI. El examen parcial de la la misma es dentro de un mes.
misma es la semana siguiente.
2. Redactar una ensayo semanal para la
revista Voces Universitarias, los jueves de
8 a 9 am.
CUADRANTE III: CUADRANTE IV
NO IMPORTANTES- URGENTES; NO IMPORTANTES-NO URGENTES;
1. Hacer algún deporte. 1. Ir al próximo concierto de rock en Santa Fe
Ejercicio 3. “Análisis personal de uso del tiempo”

 Conozca cómo utiliza su tiempo: durante una semana lleve una bitácora del tiempo
que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas,
reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso,
actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus
responsabilidades.
 Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que
quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un
tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.
 Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán
comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las
herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores, etc.
 Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para
controlar el tiempo suelen ser:
 Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.
 Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su
trabajo
 Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no
planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.
 UTILICE UN FORMATO CON TODOS LOS ELEMENTOS.
 Ejercicio 4. Análisis de película.
 “El PRECIO DEL MAÑANA”.
 Reparto: Justin Timberlake, Amanda Seyfried, Vincent Kartheiser, Cillian Murphy, Johnny Galecki, Olivia Wilde, Alex
Pettyfer, Matt Bomer, Rachel Roberts, Elena Satine,Yaya DaCosta
 Director: Andrew Niccol / Año: 2011 / Género: Ciencia Ficción
 Sinopsis: Ambientada en una sociedad futura. El hallazgo de una fórmula contra el
envejecimiento trae consigo no sólo superpoblación, sino también la transformación
del tiempo en moneda de cambio que permite sufragar tanto lujos como necesidades.
Los ricos pueden vivir para siempre, pero los demás tendrán que negociar cada minuto de
vida. Después de conseguir, por casualidad, una inmensa cantidad de tiempo, un obrero
será perseguido por unos policías corruptos conocidos como "los guardianes del
tiempo".
 REALIZAR UN REPORTE INDIVIDUAL DONDE INDIQUE:
 ¿Cuál es grado de valor y uso del tiempo por los personajes?
 ¿Tienen la misma visión del uso del tiempo los ricos y el resto de la
población? ¿Por qué?
 ¿Consideras que el tema de la película podría hacerse realidad? ¿Por qué?
 ¿Cuál es tu opinión sobre del uso del tiempo en la realidad y cómo lo
relacionas con el tema de la película?