Módulo 9

Excel Básico

Definir o borrar un área de impresión en una hoja de cálculo

Si imprime una selección específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede
definir un área de impresión que incluya solo esa selección. Un área de impresión es
uno o más rangos de celdas que se designan para imprimir cuando no se quiere imprimir
toda la hoja de cálculo. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un
área de impresión, solo se imprimirá esta área.

Establecer una o varias áreas de impresión

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee definir como el área de
impresión. Para crear varias áreas de impresión, puede mantener presionada la
tecla CTRL y hacer clic en las áreas que desee imprimir.

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en

Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de
impresión.

Borrar el área de impresión

Si la hoja de cálculo contiene varias áreas de impresión, borrar una de ellas eliminará
todas las áreas de impresión de la hoja de cálculo.

1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo en la que desea borrar el área de
impresión.

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Borrar

área de impresión.

Configurar los márgenes de las páginas

1. En la pestaña Diseño de página

2. En el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.
3. Siga uno de estos procedimientos:

Para usar márgenes predefinidos, haga clic en Normal, Ancho o Estrecho

Para especificar márgenes de página personalizados, haga clic en Márgenes

personalizados y, a continuación, escriba los tamaños de margen que desee en los
cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.

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Ajusta la hoja de cálculo antes de imprimir

En la ficha Diseño de página y luego en el grupo Configurar página.

Se abre una nueva ventana en la cual has de hacer clic en la pestaña Hoja, ver imagen
ampliada, se encuentra al final después de las otras pestañas:

Estas son las modificaciones que puedes realizar:

 Área de impresión: escribe o selecciona con el ratón el rango que abarca las
celdas que quieres imprimir.

 Imprimir títulos: Te permite imprimir los nombres de las columnas y de las

filas, para ello igualmente has de indicar el rango en el rectángulo blanco o
cuadro de texto.

 Imprimir: Puedes elegir que la hoja electrónica se imprima con las líneas de
división que dividen las celdas, puedes marcar Blanco y Negro para que se
imprima sin color, optar por imprimir en Calidad borrador, y en este apartado
con Títulos de filas y columnas, puedes indicar que se impriman las letras y
números de las columnas y filas. Y por último en Comentarios puedes indicar
dónde y cuales comentarios imprimir, existe también la posibilidad de imprimir
o no los datos error de las celdas.

1. Orden de las páginas: Con esta opción puedes establecer el orden en que se
imprimen hojas que tienen varias páginas. En concreto tienes dos posibilidades y
se reflejan en el grafico contiguo:

 Hacia abajo, luego a la derecha.

 Hacia la derecha, luego hacia abajo.

Repetir filas o columnas específicas en cada página impresa

Si una hoja de cálculo abarca más de una página, puede imprimir títulos o etiquetas de
filas y columnas (también llamados títulos de impresión) en cada página para asegurarse
de que los datos estén denominados correctamente.

1. Seleccione la hoja de cálculo que desea imprimir.

2. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, haga clic en

Imprimir títulos.

3. En la pestaña Hoja, bajo Imprimir títulos, realice uno de estos procedimientos

o ambos:

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 En el cuadro Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a

la izquierda, escriba la referencia de las filas o columnas que incluyan
los rótulos de fila.

Por ejemplo, si desea imprimir etiquetas de columnas en la parte superior de cada

página impresa, puede escribir $1:$1 en el cuadro Repetir filas en extremo superior.

Sugerencia También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo

en el extremo derecho de los cuadros y, a continuación, seleccionar las columnas o filas

de título que desee repetir en la hoja de cálculo. Una vez seleccionados estos elementos,
vuelva a hacer clic en el botón Contraer diálogo para volver al cuadro de diálogo.

Nota Si hay más de una hoja de cálculo seleccionadas, los cuadros Repetir filas en
extremo superior y Repetir columnas a la izquierda no estarán disponibles en el
cuadro de diálogo Configurar página. Para cancelar una selección de varias hojas de
cálculo, haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay visible
ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una
hoja seleccionada y, a continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú
contextual.

Agregar encabezado y pie de pagina

En la parte superior de tu hoja de Excel y en la parte inferior puedes escribir títulos, es

decir encabezados y pies de página.

Por defecto los libros de Excel están sin encabezamientos ni pies.

Para crearlos tienes que ir a Diseño de página, en el grupo configurar página,

desplegando en el cuadro inferior con una flecha pequeña.

Tienes que desplegar la lista para optar por un texto predefinido.

Si quieres personalizarlo pulsa en los botones Personalizar encabezado o Personalizar

pie de página. En este apartado podrás establecer donde quieres el título, (izquierda,
central, derecha), cambiar el tipo de letra, color, tamaño, insertar fecha, hora, número,...

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Vista previa de salto de página

La vista previa de salto de página nos ayuda a visualizar la posición exacta donde
inicia una nueva página y también nos ayuda a corregir la ubicación del salto de manera
que no tengamos cortes inesperados al momento de imprimir.

Para acceder a la vista previa de salto de página debes hacer:

1. clic en la ficha Vista

2. seleccionar la opción Ver salt. Pág.

Si aparece el cuadro de diálogo Vista previa de salto de página, haz clic en Aceptar.

Modificar saltos de página

Para modificar los saltos de página debes colocar el puntero del ratón en el indicador
de salto que está indicado por una línea azul punteada. Al colocar el puntero sobre la
línea cambiará por una flecha de doble punta indicando que es el momento adecuado
para arrastrar la línea a la posición deseada donde se encontrará el salto de página.

Después de que has terminado de ajustar los saltos de página puedes hacer clic en el
botón Normal para regresar a la vista predeterminada de Excel. Al momento de ir a la
vista previa de impresión podrás observar el comportamiento de los saltos de página que
has configurado.

Imprimir

En la ficha archivo, imprimir, en la sección izquierda de esta ficha aparecen

automáticamente las propiedades de la impresora predeterminada, y nos permite
configurar las opciones de impresión; en la sección derecha obtenemos una vista previa
del libro en el que estamos trabajando, tal como quedará impreso.

Ver una vista previa del diseño de impresión

1. Haga clic en la ficha Archivo.

2. Haga clic en Imprimir.

Se muestra una vista preliminar de la hoja de cálculo.

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Comenzar a imprimir

Una vez que haya terminado de comprobar y ajustar el diseño de impresión, puede
empezar a imprimir.

En este ejemplo, establezca el número de copias y comience a imprimir.

1. Haga clic en la ficha Archivo.

2. Haga clic en Imprimir.

Se muestra la pantalla de vista preliminar.

3. Escriba el número de copias en el cuadro Copias.

4. Haga clic en la flecha en Impresora y, a continuación, seleccione la impresora

deseada.

5. Haga clic en Imprimir.

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