PLANIFICACION DE LA EJECUCION DE PROYECTOS

Una forma lógica de iniciar el proceso de planificación será revisar y analizar cómo se han efectuado estas
tareas en otros proyectos similares, la lección o experiencia del pasado siempre serán de gran utilidad para
la planificación actual

La planeación es la disposición sistemática de tareas para el logro de un objetivo

El plan establece lo que necesita lograr y como se debe lograr el plan se convierte en un punto de referencia
contra el cual se puede comparar el avance real; después, si ocurren desviaciones, es posible llevar a cabo la
acción correctiva. La participación crea compromiso

1. OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION DELA EJECUCION

El objetivo de la planificación de la ejecución de un proyecto es que este se materialice en la forma más
eficiente y efectiva posible.
Para ellos la programación de la ejecución persigue los siguientes objetivos específicos
 ANALIZAR LA VIABILIDAD DE EJECUTAR EL PROYECTO SEGÚN SE HA PREVISTO.- debe
responder a las siguientes preguntas:
 ¿Cómo se va hacer?
 ¿Cuánto va a demorar?
 ¿Cuánto va a costar?
Nos dirá si es posible realizar el proyecto en el plazo disponible, con los recursos financieros
asignados y con la calidad y cantidad de obra pedida.
 GUIAR El PROCESO DE MATERIALIZACIÓN DEL PROYECTO.- Servir de guía para la ejecución de
las actividades. La planificación y programación de la ejecución nos dirá cuándo debe realizarse
cada actividad, como hacerlo, quien será el responsable, cuál debería ser el costo y cuando
debería estar terminada
 PERMITIR UN SEGUIMIENTO ADECUADO DE LA EJECUCIÓN.- Realizar un seguimiento y control
durante la ejecución de un proyecto requiere necesariamente contar con una programación
previa
 PREVER PROBLEMAS QUE DIFICULTEN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO.- Conocer las actividades a
desarrollar y los recursos requeridos, permitirá identificar en la mejor forma potenciales
problemas que puedan afectar el desarrollo del proyecto. Será más sencillo identificar
potenciales conflictos, ya sea con la comunidad afectada por la ejecución del proyecto, con las
autoridades locales, con otros proyectos o con empresas de la zona.
2. DIRECTRICES PARA PLANFICAR
Lineamientos a seguir en el proceso y pueden ser los siguientes:
 Directriz económica.- Consiste en preparar el programa de modo de minimizar el costo total de
ejecución del proyecto, cumpliendo todas las especificaciones técnicas y sin modificar el alcance
del proyecto.
 Directriz financiera.- Consiste en hacerlo de modo de no gastar más de una cierta cantidad de
recursos financieros en un determinado periodo.
 Directriz social.- Consiste en planificar de modo de cumplir durante esta etapa, además del
objetivo de completar la ejecución del proyecto, según otro objetivo, casi siempre de tipo social
 Directriz temporal.- Consiste en hacerlo de modo tal de cumplir con un determinado plazo, sin
importar el costo que ellos signifiquen
3. DEMANDA VERSUS FACTIBILIDAD
Cuando el propietario o promotor de proyecto solicita al equipo encargado realizar la planificación de la
ejecución, siempre tiene en mente ciertas expectativas y esta afecto a limitaciones

Las expectativas existirán en términos del plazo requerido para ejecutar el proyecto, el alcance de un
proyecto (cantidad-calidad) y el costo que ello significa

‘El promotor del proyecto estará sujeto a limitaciones respecto al financiamiento disponible para realizar el
proyecto. Puede que también requiera que el proyecto esté terminado en determinada fecha, por ejemplo
para cumplir algún compromiso o una nueva norma o ara aprovechar una oportunidad

Una vez completada la planificación de la ejecución del proyecto las expectativas que tiene el promotor del
proyecto difieran, a veces significativamente, de lo que es factible realizar.

Es decir, los recursos disponibles o el plazo requerido para completar el proyecto son superiores a lo que
será el promotor. En tal caso, el gerente del proyecto deberá estudiar, en conjunto con el promotor, el
camino a seguir. Si el promotor no está afecto a restricciones para terminar el proyecto, solo deberá
provisionar los recursos necesarios y cambiar la fecha de entrada en operación del proyecto.

En ocasiones es factible optimizar la programación de modo de reducir el plazo o el costo de ejecución del
proyecto. Sin embargo, cuando ello no es factible una solución muy común consiste en reducir el alcance del
proyecto.

El reducir el alcance del proyecto puede tener serias consecuencias. Si se reduce la cantidad de bienes o
servicios a producir el problema que dio origen el proyecto solo se solucionara parcialmente.

Reducir el alcance del proyecto solo será una solución aceptable cuando ello pueda realizarse sin
comprometer la obtención de los beneficios esperados del proyecto, ya sea en cantidad o en calidad

4. ACTIVIDADES INTERDEPENDIENTES EN LA PLANIFICACION DE LA EJECUCION

Las actividades que han de planificarse tiene como característica fundamental el ser independiente,
existiendo fuertes interrelaciones entre ellas.
Por tal motivo la planificación de la ejecución constituye un proceso interdisciplinario integrado, en el
cual los distintos responsables de la ejecución del proyecto intercambian información con el fin de darle
una estructuración orgánica.
La preparación del plan preliminar de la ejecución del proyecto, establecen que en el deben incorporarse
todas las actividades que sean necesarias para proporcionar una información estructurada entorno a
cuatro planes diferenciados e interdependientes entre sí:
 Plan de actividades de tipo LEGAL.- El plan legal deberá incluir todas aquellas actividades
necesarias para la adquisición de algunos componentes importantes en el proceso de ejecución
de los proyectos
 Plan de actividades Institucional.- dependerán si el proyecto se encuentran en la esfera del
sector público, privado o en una combinación de ambos, las normas, reglamentos o
disponibilidades que deberán cumplirse dependerán de la ubicación del proyecto en la
respectiva área
 Plan de actividades Financiero.- El plan de actividades tipo financiero, debe contener todas las
acciones para lograr la plena disponibilidad de los recursos financieros en el proceso de
ejecución del proyecto. No obstante, deberá incluir todas las actividades relacionadas con el
aporte oportuno y suficiente de los recursos propios o disponibles, actividades tendientes a
lograr el pleno financiamiento del proyecto mediante las fuentes externas consideradas en el
plan de ejecución.
  técnico físico.- Las actividades incorporadas en este plan se refiere a la existencia de tecnologías
aplicadas en la ejecución del proyecto y a integrar todos los aspectos relacionados con la
obtención y prestación de servicios de consultoría en el área técnica, construcción de las obras,
adquisición, provisión e instalación de los bienes requeridos por el proyecto.
5. EL PLAN DE EJECUCION TIPO INTEGRADO
El equipo deberá abocarse a la tarea de integrar los planes mediante las actividades que se hayan
establecido, en forma armónica y compartida por el equipo ejecutor, de manera que se logre un proceso
que utilice técnicas de sistematización y análisis para la correcta planificación, programación y control
del proyecto que se ejecuta.
El gerente del proyecto deberá dominar las técnicas de planificación, a fin de lograr el cumplimiento de
los objetivos que defina el plan y conseguir que el proyecto se realice en el tiempo esperado y con el
minio costo posible de ejecución.
6. DESARROLLO DEL PLAN INTEGRADO
El gerente del proyecto y su equipo deberán formularlos objetivos que se desean alcanzar mediante la
integración de los cuatro planes a que se hiso referencia con anterioridad. Su función está dada en el
hecho de lograr el cumplimiento de esos objetivos. Para ello deberá prever las siguientes situaciones,
entre otras:
 Determinar las áreas claves en las que habrá de concentrar tiempo y gestión
 Establecer las actividades que deberán desarrollarse en cada plan
 Definir los resultados que se deseen obtener,
 Determinar, en conjunto con su organización las actividades de carácter crítico
 Diseñar las funciones de apoyo a las áreas de actividades críticas para la consecución de los
objetivos del plan integral.

 Generar condiciones para que toda la estructura organizativa este orientada al logro de los
resultados y no hacia las actividades específicas que se encuentran bajo su responsabilidad.
 Definir claramente los deberes que se quieren cumplir y asignar los recursos que permitan a las
personas responsables de la ejecución alcanzar los resultados.
 Establecer y mantener relaciones humanas adecuadas que aseguren el trabajo en equipo
mediante un esfuerzo coordinado y unificado.