Básico de archivo

Instructora
Aura María Aguado T
IE Aguaclara - 2018

GC-F-004 V.01
 Conjunto de documentos, sea cual fuere
su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por
CONCEPTOS una persona o entidad pública o
ARCHIVO privada, en el transcurso de su gestión,
BASICOS conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e
información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.

GC-F-004 V.01
 "Comprende toda la
documentación que es
sometida a continua
utilización y consulta
CONCEPTOS ARCHIVO DE GESTIÓN
administrativa por las
oficinas productoras u otras
BASICOS que la soliciten. Su
circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos
iniciados". Ley 594 de 2000.

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 "En el que se agrupan
documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta
CONCEPTOS ARCHIVO CENTRAL no es tan frecuente pero que
BASICOS siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general".
Ley 594 de 2000.

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 "Es aquél al que se transfieren
CONCEPTOS desde el archivo central los
ARCHIVO HISTÓRICO documentos de archivo de
BASICOS conservación permanente". Ley
594 de 2000.

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 Registro de información
producida o recibida por una
CONCEPTOS DOCUMENTO entidad pública o privada que
ELECTRÓNICO DE preste servicios públicos en
BASICOS razón de sus actividades o
ARCHIVO
funciones haciendo uso de
medios electrónicos.

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 GESTION
DOCUMENTAL

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 Que es?

Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.

GC-F-004 V.01
 Listado de SERIES con sus correspondientes
TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

¿QUE ES UNA TABLA

DE RETENCION
DOCUMENTAL?

GC-F-004 V.01
¿QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL
La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo
tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son
la base para verificar y controlar las transferencias documentales.

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SUBSERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales

que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma
separada del conjunto de la serie por
los tipos documentales que varían de
acuerdo con el tramite de cada
asunto.

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TIPO DOCUMENTAL

Hace referencia a la especie

documental que revela tanto el
contenido como la estructura física
del documento. Pueden ser entre
otros tipos documentales, actas,
contratos y facturas.

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EJEMPLO:

GC-F-004 V.01
 CRITERIOS TECNICOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE
GESTION

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 Como se hace?

La Ordenación de los expedientes debe

realizarse por carpetas, en forma de libro; es
decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el
primer documento que generó el trámite y al
final de la carpeta la última actuación del
expediente, de forma tal que se evidencie el
desarrollo de los trámites.

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FOLIACIÓN

La foliación se debe realizar a medida que se

va generando y alimentando el expediente, de
tal forma que se pueda evidenciar el desarrollo
de los trámites.
Debe efectuarse en el extremo superior
derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra
y blanda (HB, B), en forma legible y sin
enmendaduras.
Se debe numerar de manera consecutiva, es
decir, sin omitir ni repetir números.
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FOLIACIÓN

GC-F-004 V.01
FOLIACIÓN
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s
, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia.

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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

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CARPETAS DE PROPALCOTE
Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de conservación total
ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se archivan máximo 200 folios o 210 para no cortar la
trazabilidad del trámite.

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CARPETA DE YUTE
Para conservación de documentos que dentro de las TRD no son considerados como de
Conservación Total

GC-F-004 V.01
DILIGENCIAMIENTO ROTULO CARPETAS

Este rotulo se debe diligenciar en lápiz

GC-F-004 V.01
CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200

GC-F-004 V.01
DILIGENCIAMIENTO
ROTULO CAJA DE
ARCHIVO

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GC-F-004 V.01