IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

CLAUDIA ROCÍO PARRA TRISTANCHO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN ENTORNO LABORAL
ZAPATOCA
2018
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

CLAUDIA ROCÍO PARRA TRISTANCHO

DOCENTE: ELVIA DIVIA MOLANO PAMO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN ENTORNO LABORAL
ZAPATOCA
2018

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Probablemente la historia del archivo remonte al origen de la escritura, el manejo de
la información surge desde el comienzo de la historia de la humanidad, entre las
culturas que más aportaron a este surgimiento documental encontramos: los
Egipcios, las civilizaciones de Roma y Grecia, los Arcadios, Sumerios y Babilonios.
Durante los últimos años el nivel de importancia de los archivos ha ido aumentando
considerablemente, podría decirse que desde el año 2010 o antes el gobierno ha
demostrado darle una gran importancia al archivo y su organización.

Teniendo en cuenta que el archivo es un conjunto de documentos acumulados en un

proceso natural por una persona o entidad pública/privada en el transcurso de su
gestión son muy importantes ya que son imprescindibles para la toma de decisiones,
debido a que la información contenida sirve de testimonio para trámites que pueda
requerir la empresa. Los archivos se dividen en varias clases:

Según la organización:
 Centralizados: cuando es controlado por una sola dependencia de la empresa.
 Descentralizados: es independiente de todo proceso archivístico.

 Descentralizado con control descentralizado: este archivo lo lleva cada

dependencia de la empresa y la responsabilidad es del jefe de oficina.

 Descentralizado con control centralizado: lo maneja cada dependencia, pero

es controlado desde el archivo central.

Según su uso:
 Activo: documentos que se encuentran en proceso de consulta ya sea del año
actual o años anteriores ejemplo: historias laborales, resoluciones, contratos.
 Semiactivo: documentos de menor consulta
 Inactivo: son todos los documentos importantes que la empresa desea
guardar y no tienen un uso inmediato.

Según su naturaleza:
 Privado: documentos de personas naturales o jurídicas
 Publico: documentos que pertenecen al estado
 Privado de interés público: documentos de valor histórico, investigativo,
científico y cultural de interés público.

Según su ciclo vital:

 De gestión: documentos sujetos a consulta administrativa por toda la empresa.
 Central: documentos en vigencia pero que no son tan consultados
 Histórico: documentos de conservación permanente transferidos desde el
archivo central.
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información
como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organizan, describe,
conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo. Todos
estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística
los cuales rigen desde el siglo XIX.
Un archivista debe estar acompañado de unas características esenciales como son:
orden, responsabilidad, prontitud, cordialidad, sigilo profesional, concentración entre
otras.

En el uso de las nuevas tecnologías también es necesario e indispensable mencionar

la comunicación rápida que las redes permiten a los archivistas comunicarse con
sus proveedores y con sus usuarios.

http://www.comunidadbaratz.com/blog/por-que-los-archivos-son-vitales-y-mas-que-
necesarios/

Recursos vistos en la unidad.