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Manual General Convalidaciones de Educación Superior PDF
Manual General Convalidaciones de Educación Superior PDF
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
V. Fecha Proceso/Modificaciones Autores
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
1
TABLA DE CONTENIDO
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 10
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
OBJETIVO................................................................................................................................................. 12
Manual de usuario ALCANCE ................................................................................................................................................. 14
Convalidaciones de Superior
GENERALIDADES ................................................................................................................................... 16
ICONOS DE GESTIÓN....................................................................................................................... 16
BOTONES DE ACCIÓN...................................................................................................................... 19
REGISTRO DE USUARIOS..................................................................................................................... 26
CAMBIO DE CLAVE........................................................................................................................... 31
¿OLVIDÓ SU CONTRASEÑA? ........................................................................................................... 32
INTERFAZ DE USUARIO ....................................................................................................................... 35
TOP O ENCABEZADO ....................................................................................................................... 37
BARRA DE MENÚS............................................................................................................................ 37
Actualizar datos........................................................................................................................ 37
Mis asignados ........................................................................................................................... 38
Mis originados ..........................................................................................................................44
Crear – Solicitud de convalidación ...................................................................................... 45
Consultar.................................................................................................................................... 52
Trámites pendientes por pago ............................................................................................. 56
Salir del sistema........................................................................................................................ 59
TABLERO DE ASIGNACIÓN – MIS ASIGNADOS ................................................................................ 60
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DOCUMENTAL................................................................................ 62
ASIGNACIÓN DE SOLICITUD A PROFESIONAL.............................................................................. 70
REVISIÓN TÍTULO Y/O INSTITUCIÓN ............................................................................................... 74
ETAPA DE VERIFICACIÓN DE ENVÍO A EVALUADORES .............................................................. 81
SOLICITUD DE EVALUADOR INTERNO A SECRETARIO DE SALA.............................................. 90
EMISIÓN DEL CONCEPTO ................................................................................................................... 95
VALIDACIÓN DEL CONCEPTO ........................................................................................................... 99
VALIDACIÓN DE LA LEGALIDAD ..................................................................................................... 106
ANALIZAR Y DETERMINAR CRITERIO DE CONVALIDACIÓN .................................................... 114
CONSULTA INTERNA....................................................................................................................... 117
EVALUACIÓN .................................................................................................................................. 117
AUTO DE ARCHIVO LEGALIDAD ..................................................................................................... 120
2
PROYECTO DE RESOLUCIÓN – POSITIVA POR ACREDITACIÓN............................................. 124
3
TABLA DE IMÁGENES
Código
1212
Consecutivo: Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento ............................................................. 16
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Imagen 2. Ventana emergente icono ver gestión .....................................................................17
Versión: 3.0. Imagen 3. Ventana emergente icono ver expediente ..............................................................17
Manual de usuario Imagen 4. Ventana emergente icono ver flujo...........................................................................17
Convalidaciones de Superior Imagen 5. Ejemplo del icono documento etapa....................................................................... 18
Imagen 6. Ventana emergente botón borrar documento ..................................................... 19
Imagen 7. Ventana emergente botón radicar ........................................................................... 19
Imagen 8. Mensaje al dar clic en el botón radicar y cerrar .................................................... 20
Imagen 9. Ventana emergente botón configurar PDF ............................................................ 20
Imagen 10. Ventana emergente botón generar PDF ............................................................... 21
Imagen 11. Ventana emergente botón finalizar etapa............................................................. 21
Imagen 12. Ventana emergente botón reportar actividad ..................................................... 22
Imagen 13. Opciones del botón seleccionar .............................................................................. 22
Imagen 14. Botón seleccionar todo.............................................................................................. 23
Imagen 15. Página del Ministerio de Educación Nacional ...................................................... 26
Imagen 16. Convalidaciones........................................................................................................... 26
Imagen 17. Opciones de Convalidaciones .................................................................................. 27
Imagen 18. Ventana de convalidaciones de superior .............................................................. 27
Imagen 19. Ventana autenticación de usuario .......................................................................... 28
Imagen 20. Registro persona natural .......................................................................................... 28
Imagen 21. Primera parte formulario de registro ..................................................................... 29
Imagen 22. Segunda parte formulario de registro................................................................... 29
Imagen 23. Tercera parte formulario de registro ..................................................................... 30
Imagen 24. Cuarta parte formulario de registro ....................................................................... 30
Imagen 25. Mensaje emergente al realizar correctamente el registro ................................ 30
Imagen 26. Mensaje del sistema por datos faltantes .............................................................. 31
Imagen 27. Mensaje por caracteres de seguridad errados .................................................... 31
Imagen 28. Link cambiar contraseña ........................................................................................... 32
Imagen 29. Ventana cambiar contraseña ................................................................................... 32
Imagen 30. Link ¿Olvidó su contraseña? .................................................................................... 33
Imagen 31. Ventana recordar contraseña ................................................................................... 33
Imagen 32. Mensaje emergente al recordar la contraseña .................................................. 33
Imagen 33. Mensaje recordatorio de clave ................................................................................ 34
Imagen 34. Ingreso del convalidante .......................................................................................... 36
Imagen 35. Interfaz de usuarios del sistema general de convalidaciones ......................... 36
Imagen 36. Top o encabezado – interfaz de usuario .............................................................. 37
Imagen 37. Barra de menús - interfaz de usuario .................................................................... 37
Imagen 38. Menú actualizar datos .............................................................................................. 38
Imagen 39. Mis asignados - interfaz de usuario ....................................................................... 39
Imagen 40. Notificación al correo electrónico del peticionario ............................................ 39
Imagen 41. Acta de compromiso adjunta al correo electrónico ........................................... 40
Imagen 42. Acta de compromiso - botón ver expediente ..................................................... 40
4
Imagen 43. Ventana emergente tarea relacionada al solicitante ......................................... 41
Imagen 44. Ventana emergente documento etapa - traslado al solicitante ..................... 41
Código
1212 Imagen 45. Icono duplicar bloques - traslado al solicitante .................................................. 42
Consecutivo:
Fecha de Imagen 46. Botones de acción - traslado al solicitante .......................................................... 42
Aprobación: 25-05-15 Imagen 47. Ventana congelada - traslado al solicitante......................................................... 42
Versión: 3.0. Imagen 48. Ventana Mis Asignados sin tareas relacionadas ................................................. 42
Manual de usuario Imagen 49. Solicitud de prórroga - traslado al solicitante ..................................................... 43
Convalidaciones de Superior Imagen 50. Estado prórroga - Mis Asignados........................................................................... 43
Imagen 51. Ventana emergente menú Mis Originados ..........................................................44
Imagen 52. Ventana emergente al dar clic en el botón del semáforo ................................44
Imagen 53. Opciones del menú crear ........................................................................................ 45
Imagen 54. Términos y condiciones MEN .................................................................................. 45
Imagen 55. Mensaje al no aceptar los términos y condiciones ............................................ 45
Imagen 56. Pregunta notificación electrónica.......................................................................... 46
Imagen 57. Primer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación 46
Imagen 58. Bloque emergente cuando se convalida un título de postgrado ................... 47
Imagen 59. Segundo bloque formulario solicitud de convalidación ................................... 47
Imagen 60. Tercer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación. 47
Imagen 61. Campos autopoblados de la institución ................................................................ 48
Imagen 62. Selección No Encontrado en nombre de la Institución..................................... 48
Imagen 63. Cambio del bloque información de la institución al elegir no encontrado 48
Imagen 64. Lista de títulos validos en Colombia..................................................................... 49
Imagen 65. Cuarto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación 49
Imagen 66. Quinto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación49
Imagen 67. bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidación.............. 50
Imagen 68. Bloque anexar documentos ..................................................................................... 51
Imagen 69. Ventana elegir archivos a cargar ............................................................................ 51
Imagen 70. Iconos para ver o eliminar anexos.......................................................................... 52
Imagen 71. Botones de acción ..................................................................................................... 52
Imagen 72. Ventana de sesión de usuario ................................................................................ 52
Imagen 73. Menú consultar .......................................................................................................... 53
Imagen 74. Ventana documentos en borrador, icono documento ..................................... 53
Imagen 75. Icono Constancia de radicación .............................................................................. 53
Imagen 76. Constancia de radicación.......................................................................................... 54
Imagen 77. Ventana solicitudes búsqueda avanzada web ..................................................... 55
Imagen 78. Ventana emergente botón consultar ................................................................... 55
Imagen 79. Ventana emergente menú trámites pendientes por pago............................... 56
Imagen 80. Icono ver documento - trámites pendientes por pago .................................... 57
Imagen 81. Botón de acción para pagos .................................................................................... 57
Imagen 82. Lista de entidades bancarias .................................................................................... 58
Imagen 83. Ventana emergente del Banco AV. Villas ............................................................ 58
Imagen 84. Pago exitoso ................................................................................................................ 59
Imagen 85. Mensaje emitido al salir del sistema ...................................................................... 59
Imagen 86. Tablero de asignación ............................................................................................... 60
Imagen 87. Interfaz de usuario - etapa verificación documental ......................................... 62
5
Imagen 88. Lista de asignaciones - Etapa recepción y verificación de documentos ....... 62
Imagen 89. Ventana emergente al dar clic en el icono ver documento ............................. 63
Código
1212 Imagen 90. Visualización del formulario link verificación de documentos ........................ 64
Consecutivo:
Fecha de Imagen 91. Constancia de radicación .......................................................................................... 65
Aprobación: 25-05-15 Imagen 92. Acta de compromisos ............................................................................................... 66
Versión: 3.0. Imagen 93. Número de radicado acta de compromiso.......................................................... 66
Manual de usuario Imagen 94. Selección de la solicitud para reportar actividad ................................................ 67
Convalidaciones de Superior Imagen 95. Cambio de estado Traslado al solicitante............................................................. 67
Imagen 96. Registro de actividades - estado prórroga .......................................................... 68
Imagen 97. Cambio de estado de la solicitud .......................................................................... 68
Imagen 98. Inicio de sesión............................................................................................................ 70
Imagen 99. Mis Asignados ............................................................................................................. 70
Imagen 100. Procesos Asignación solicitud a Profesional .......................................................71
Imagen 101. Asignación solicitud a Profesional ..........................................................................71
Imagen 102. Mensaje de confirmación........................................................................................ 72
Imagen 103. Mensaje de confirmación........................................................................................ 72
Imagen 104. Mensaje de confirmación ....................................................................................... 72
Imagen 105. Tarea revisión título y/o institución ...................................................................... 74
Imagen 106. CNV – Revisión Título y/o Institución................................................................... 74
Imagen 107. Actualización de Institución.................................................................................... 75
Imagen 108. Instituciones de educación ..................................................................................... 76
Imagen 109. Instituciones de educación ..................................................................................... 76
Imagen 110. Títulos del extranjero ................................................................................................ 77
Imagen 111. Agregar Títulos del extranjero ................................................................................ 77
Imagen 112. Agregar Títulos del extranjero ................................................................................ 78
Imagen 113. Radicar y Cerrar ......................................................................................................... 78
Imagen 114. Radicar y Cerrar ......................................................................................................... 79
Imagen 115. Cierre satisfactorio..................................................................................................... 79
Imagen 116. Etapa Verificación de envío a evaluadores.......................................................... 81
Imagen 117. Verificación de envío a evaluadores ..................................................................... 81
Imagen 118. Opción Verificación de envío a evaluadores ...................................................... 82
Imagen 119. Opción Evaluador ...................................................................................................... 82
Imagen 120. Opción Evaluador Interno....................................................................................... 83
Imagen 121. Opción Evaluador Externo....................................................................................... 84
Imagen 122. Verificación Tipo Evaluador .................................................................................... 85
Imagen 123. Confirmación de radicación ................................................................................... 85
Imagen 124. Carta Evaluador ......................................................................................................... 86
Imagen 125. Documento Carta Evaluador.................................................................................. 86
Imagen 126. Radicar documento Carta evaluador ................................................................... 87
Imagen 127. Radicado ..................................................................................................................... 87
Imagen 128. Documento en PDF .................................................................................................. 88
Imagen 129. Finalizar etapa............................................................................................................ 88
Imagen 130. Etapa Solicitud evaluador interno a secretaria de sala .................................... 90
Imagen 131. Proceso Solicitud evaluador interno a secretaria de sala ................................ 90
Imagen 132. Formulario selección de evaluador interno ........................................................ 91
6
Imagen 133. Selección de evaluador interno ............................................................................. 92
Imagen 134. Radicar y Cerrar ......................................................................................................... 93
Código
1212 Imagen 135. Etapa Emitir Concepto jurídico .............................................................................. 95
Consecutivo:
Fecha de Imagen 136. Proceso Emitir Concepto jurídico ......................................................................... 95
Aprobación: 25-05-15 Imagen 137. Emisión del Concepto............................................................................................. 96
Versión: 3.0. Imagen 138. Radicar y Cerrar ......................................................................................................... 97
Manual de usuario Imagen 139. Etapa Validación Concepto Convalidación......................................................... 99
Convalidaciones de Superior Imagen 140. Proceso Validación Concepto Convalidación .................................................... 99
Imagen 141. Validación Concepto Convalidación ................................................................... 100
Imagen 142. Traslado ..................................................................................................................... 100
Imagen 143. Radicar........................................................................................................................ 101
Imagen 144. Reportar actividad ................................................................................................... 101
Imagen 145. Registrar actividad .................................................................................................. 102
Imagen 146. Radicar validación del concepto ......................................................................... 102
Imagen 147. Opciones definición concepto ............................................................................. 103
Imagen 148. Radicar....................................................................................................................... 104
Imagen 149. Finalizar etapa.......................................................................................................... 104
Imagen 150. Inicio de sesión ........................................................................................................ 106
Imagen 151. Etapa CNV – Validación de la Legalidad............................................................ 106
Imagen 152. Lista Procesos CNV – Validación de la Legalidad ........................................... 107
Imagen 153. Formulario Validación de la Legalidad .............................................................. 108
Imagen 154. Convalidante aclara ................................................................................................ 109
Imagen 155. Ente externo aclara ................................................................................................. 109
Imagen 156. Legalidad de la institución ..................................................................................... 110
Imagen 157. Legalidad de título a convalidar ........................................................................... 110
Imagen 158. Metodología bajo la cual se desarrolló el programa .......................................111
Imagen 159. Bloques ........................................................................................................................111
Imagen 160. Ventana de confirmación ....................................................................................... 112
Imagen 161. Cierre de solicitud..................................................................................................... 112
Imagen 162. Cierre satisfactorio ................................................................................................... 112
Imagen 163. Etapa Analizar y determinar .................................................................................. 114
Imagen 164. Procesos Etapa ......................................................................................................... 114
Imagen 165. Criterios de convalidación ..................................................................................... 115
Imagen 166. Criterios de convalidación ..................................................................................... 115
Imagen 167. Definición de Criterio de convalidación ............................................................. 116
Imagen 168. Etapa CNV – Auto de archivo legalidad ............................................................ 120
Imagen 169. Lista procesos CNV – Auto de archivo legalidad ............................................ 120
Imagen 170. Abrir documento..................................................................................................... 120
Imagen 171. Abrir documento ...................................................................................................... 121
Imagen 172. Complementos ......................................................................................................... 121
Imagen 173. Inicio Proceso de Aprobación .............................................................................. 122
Imagen 174. Confirmación............................................................................................................ 122
Imagen 175. Comentario............................................................................................................... 122
Imagen 176. Confirmación de ciclo de aprobación. ............................................................... 122
Imagen 177. Etapa Proyecto de Resolución ............................................................................. 124
7
Imagen 178. Lista procesos Proyecto de Resolución ............................................................. 124
Imagen 179. Abrir documento..................................................................................................... 124
Código
1212 Imagen 180. Abrir documento..................................................................................................... 125
Consecutivo:
Fecha de Imagen 181. Complementos......................................................................................................... 125
Aprobación: 25-05-15 Imagen 182. Inicio proceso de aprobación .............................................................................. 125
Versión: 3.0. Imagen 183. Ventana de confirmación Proceso de aprobación. ........................................ 126
Manual de usuario Imagen 184. Comentario .............................................................................................................. 126
Convalidaciones de Superior Imagen 185. Proceso generado con éxito ................................................................................ 126
Imagen 186. Revisión de resolución – Convenio .................................................................... 128
Imagen 187. CNV - Revisión de resolución – Convenio ........................................................ 128
Imagen 188. Opción Revisado .................................................................................................... 129
Imagen 189. Continuar operación ............................................................................................. 129
Imagen 190. Comentario ............................................................................................................. 129
Imagen 191. Proceso exitoso....................................................................................................... 129
Imagen 192. Etapa Aprobación de resolución........................................................................ 132
Imagen 193. Lista procesos Aprobación de resolución........................................................ 132
Imagen 194. Abrir y Guardar ...................................................................................................... 133
Imagen 195. Radicar en TMS ...................................................................................................... 133
Imagen 196. Radicar en TMS ...................................................................................................... 133
Imagen 197. Ciclo de aprobación terminado ......................................................................... 134
Imagen 198. Etapa Impresión y anexo de resolución firmada y enumerada .................. 136
Imagen 199. Lista Procesos Impresión y anexo de resolución firmada y enumerada .. 136
Imagen 200. Formulario Impresión y anexo de la resolución ............................................ 137
Imagen 201. Formulario Impresión y anexo de la resolución diligenciado ..................... 138
Imagen 202. Mensaje de confirmación .................................................................................... 138
Imagen 203. Mensaje de cierre satisfactorio .......................................................................... 139
8
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Introducción
9
INTRODUCCIÓN
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de La Convalidación es el reconocimiento que el Gobierno colombiano efectúa sobre un
Aprobación: 25-05-15 título de educación superior, otorgado por una institución de educación superior
Versión: 3.0. extranjera o por una institución legalmente reconocida por la autoridad competente en
Manual de usuario el respectivo país, para expedir títulos de educación superior.
Convalidaciones de Superior
La solicitud de convalidación de educación superior cuenta con varias etapas: inicia con
el proceso de pre registro y solicitud de la convalidación, recepción y verificación
documental, radicación de la solicitud y pago electrónico, verificación de la información
(institución y título), validación de la legalidad, análisis de la convalidación, ciclo de
aprobación, impresión y anexo.
10
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Objetivo
11
OBJETIVO
Código
1212 Orientar a los usuarios que intervienen en el proceso de convalidaciones de educación
Consecutivo:
Fecha de
superior de manera sencilla y ágil, por todas las etapas que lo conforman para un
Aprobación: 25-05-15 mayor entendimiento, identificación de las ventajas del proceso en línea y mejora en
Versión: 3.0. los tiempos tanto de radicación como de respuesta.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
12
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Alcance
13
ALCANCE
Código
1212
Consecutivo:
Contextualizar y guiar a los usuarios de forma clara, bien sea los ciudadanos como
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 solicitantes y a los funcionarios de Ministerio de Educación Nacional en el proceso de
Versión: 3.0. convalidaciones de educación superior, cubriendo todas sus etapas, esto quiere decir
Manual de usuario desde el registro del solicitante hasta la expedición de la resolución bien sea auto
Convalidaciones de Superior archivo de legalidad (negación) o resolución por convenio, caso similar, acreditación o
evaluación.
14
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Generalidades
15
GENERALIDADES
Código
Consecutivo:
1212 Iconos de Gestión
Fecha de
25-05-15
Aprobación: A lo largo del proceso, los usuarios visualizan y pueden hacer uso de los iconos de
Versión: 3.0. gestión. Estos iconos se encuentran ubicados a la izquierda de cada solicitud.
Manual de usuario Dependiendo de la etapa se cuenta con cuatro o cinco iconos de gestión. A
Convalidaciones de Superior continuación se explica el funcionamiento de cada icono con una imagen de ejemplo.
16
Ver gestión: Muestra las acciones realizadas en el proceso por el usuario en sesión.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Ver flujo: Muestra todas las etapas del proceso a la izquierda de la pantalla y a la
derecha la trazabilidad y el responsable de cada una de ellas. Las tareas con sus sub
tareas se presentan en forma de árbol, mientras estén activas se ven en color verde, a
medida que se vayan cumpliendo o cerrando cambian a color negro.
17
Documento etapa: Estos dos iconos reciben el mismo nombre y obliga al
Código usuario a realizar una acción, puede ser un documento nuevo o un complemento al
1212
Consecutivo: documento principal. En algunas etapas se requiere la elaboración de este proceso
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 antes de la tarea relacionada al icono ver documento. Normalmente las acciones del
Versión: 3.0.
icono documento etapa se deben radicar y finalizar para continuar con el proceso.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Si el icono es el primero que se visualiza significa que el documento a trabajar se
va a crear en ese momento, además al dar clic sobre él cambia al otro modelo de
icono.
18
Botones de acción
Código
1212
Consecutivo:
Con este botón el usuario almacena el formato que está
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 trabajando.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Dando clic en este botón se borra la información del
Convalidaciones de Superior documento que se está trabajando. Al volver a dar clic
sobre el link el documento se vuelve a cargar con la
información original.
19
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
20
Si se selecciona este botón se visualiza el PDF del
documento que se está trabajando y si es necesario se
Código
1212 puede imprimir.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
21
Al seleccionar se puede informar si la convalidación queda
Código
1212 en estado prorroga o traslado al solicitante. Para finalizar
Consecutivo:
Fecha de se da clic en el botón registrar actividad.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
22
Imagen 14. Botón seleccionar todo
23
ADJUNTOS: Muestra el tamaño y tipo de archivos que se
Código
Consecutivo:
1212 pueden anexar a una solicitud.
Fecha de
25-05-15
Aprobación: ANEXOS: Se usa para activar el proceso de anexar
Versión: 3.0. documentos al cuerpo de la solicitud.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior DIGITALIZAR DOCUMENTO: Se utiliza para activar el
proceso de digitalización de un documento físico y
posteriormente adjuntarlo a una solicitud.
24
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Registro de usuarios
25
REGISTRO DE USUARIOS
Código
Consecutivo:
1212 Para ingresar al sistema de convalidaciones de educación superior, el ciudadano debe
Fecha de ingresar a Internet Explorer, digitar la página http://www.mineducacion.gov.co.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
26
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
27
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Si es la primera vez que un ciudadano ingresa al sistema para radicar una solicitud de
convalidación de estudios superiores debe registrarse, para esto debe dar clic en el
link Registro persona natural.
28
Id de Usuario, el cual es el número de identificación del solicitante
(cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería, etc.). Solo es
Código
1212 válido como documento de identidad la cédula de ciudadanía
Consecutivo:
Fecha de colombiana, pasaporte o cédula de extranjería.
Aprobación: 25-05-15 Clave: Debe contener mínimo 6 caracteres, pueden ser números o
Versión: 3.0. letras
Manual de usuario Confirmar clave: Consiste en digitar nuevamente la clave anterior para
Convalidaciones de Superior verificarla.
29
Imagen 23. Tercera parte formulario de registro
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de Validación de seguridad: En esta parte del formato se deben digitar los
25-05-15
Aprobación: caracteres que se visualizan en pantalla tal como aparecen, si no se ve bien o si
Versión: 3.0.
son confusos se da clic en recargar imagen y posteriormente clic en el botón
Manual de usuario
registrar.
Convalidaciones de Superior
30
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Cambio de clave
Una vez registrado el convalidante, puede solicitar el cambio de clave, para esto solo
basta con dar clic en el link cambiar contraseña de la ventana autenticación de usuario.
31
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
El sistema trae a pantalla una nueva ventana, en la cual pide digitar la clave actual, la
nueva clave y verificación de la nueva clave. La nueva contraseña debe contener
mínimo 6 caracteres. Para terminar el proceso se da clic en el botón cambiar.
¿Olvidó su contraseña?
Si el convalidante olvida la clave que digitó al momento del registro, puede solicitarle
al sistema recordar su contraseña. Este link se encuentra en la ventana de
autenticación de usuario.
32
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Recordar contraseña consiste en enviar al correo electrónico del solicitante una nueva
contraseña para que pueda acceder al sistema.
33
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Tan pronto ingresa debe cambiar la contraseña asignada por una personal.
34
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Interfaz de usuario
INTERFAZ DE USUARIO
35
Imagen 34. Ingreso del convalidante
Código
Consecutivo:
1212 Al dar los pasos anteriores el solicitante tendrá el primer encuentro con el sistema
Fecha de
25-05-15
general de convalidaciones de educación superior.
Aprobación:
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
36
Top o encabezado
Código
1212 Allí se visualiza el escudo institucional del Ministerio de Educación Nacional, el nombre
del aplicativo “Sistema General de Convalidaciones Educación Superior” y el nombre
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 del convalidante.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Barra de menús
Actualizar datos
37
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Mis asignados
38
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0. Imagen 39. Mis asignados - interfaz de usuario
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Al generar una tarea relacionada el peticionario recibe una notificación al correo
electrónico registrado.
39
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para resolver una tarea relaciona, el solicitante debe dar clic sobre el botón que
40
tenga un número diferente de cero, para el ejemplo semáforo verde a tiempo. El
sistema despliega la tarea relacionada, mostrando inicialmente los iconos de acción
Código
1212 (ver capitulo generalidades), el número de radicado, el proceso – etapa, la fecha de
Consecutivo:
Fecha de inicio, de vencimiento y el nombre del convalidante.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Si son varios se puede hacer uso del icono duplicar bloques para adjuntar uno a
uno lo pedido. Debajo de los bloques de los adjuntos se puede digitar una
observación o comentario por parte del convalidante.
41
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para enviar los documentos faltantes se debe hacer uso de los botones de acción
ubicados en la parte superior de la ventana (ver la funcionalidad de cada botón en
el capítulo generalidades).
42
porque no cuenta con ellos o debe pedirlos a la institución emisora del título, debe
dar clic en el icono documento etapa, digitar la observación, radicar y cerrar la
Código
1212 etapa.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Con lo anterior en la Unidad de Atención al Ciudadano, le asignan una prórroga al
Versión: 3.0. proceso, esto quiere decir que le otorgan un tiempo extra para que adjunte los
Manual de usuario documentos y pueda continuar con el trámite.
Convalidaciones de Superior
43
Mis originados
Código
1212 Al crear la convalidación el usuario encontrará en
Consecutivo:
Fecha de
Mis Originados la solicitud realizada.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0. A la izquierda de la ventana se ve el proceso o etapa en el que se encuentra la solicitud
Manual de usuario y a la derecha un semáforo encargado de controlar el tiempo.
Convalidaciones de Superior
44
Crear – Solicitud de convalidación
Código
1212 Dando clic en este menú, se despliegan la opción:
Consecutivo:
Fecha de
I. convalidación.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
45
Si acepta los términos emerge el formulario para diligenciar por parte del
Código
1212 convalidante. Los iconos, botones de acción y demás características de los campos
Consecutivo:
Fecha de del formato se explican a profundidad en el capitulo generalidades de este mismo
Aprobación: 25-05-15 manual.
Versión: 3.0. En la parte superior del formato se pregunta si desea ser notificado electrónicamente
Manual de usuario (al correo electrónico) de no aceptar todas las notificaciones se realizan a la dirección
Convalidaciones de Superior suministrada en el registro.
46
Imagen 58. Bloque emergente cuando se convalida un título de postgrado
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de 2. Datos personales del convalidante: La información que se visualiza son los
25-05-15
Aprobación:
datos personales del convalidante tomada del registro, no es modificable
Versión: 3.0.
desde este formulario.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
47
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
El sistema retira la lupa y permite digitar el nombre sin tener que validarlo.
En el campo posible equivalencia del título a convalidar, se debe elegir una de las
48
opciones ya que son las únicas validas en Colombia.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
49
contrario lo puede dejar en blanco.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
50
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para adjuntar los documentos se debe dar clic en el , elegir el archivo a anexar y
dar clic en el botón abrir.
51
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Imagen 70. Iconos para ver o eliminar anexos
Convalidaciones de Superior
Consultar
El usuario está habilitado para realizar consultas desde el sistema. Para ello ingrese al
sistema con su usuario y contraseña válidos.
52
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Imagen 73. Menú consultar
Constancia de radicación Web. A través de esta opción el usuario puede descargar una
constancia de radicación.
53
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Solicitudes búsqueda avanzada web: Con esta opción el convalidante puede realizar
seguimiento a su solicitud, saber en qué etapa se encuentra y quien es el responsable
(funcionario) asignado.
La ventana emergente está compuesta por varios campos tipo filtro que ayudan a
ubicar una solicitud rápidamente, se puede hacer uso de uno o más filtros al mismo
tiempo.
54
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
55
Trámites pendientes por pago
Código
1212
Consecutivo:
Este menú se habilita después de
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 ser verificados los documentos
Versión: 3.0. adjuntos por el solicitante.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior Si ya pasó por esta etapa (verificación documental) se genera el cobro por el trámite.
Al dar clic en el menú trámites pendientes por pago se despliega una nueva ventana,
en la cual se visualiza el icono ver documento, el número de pre radicado, el número
de radicación, el título a convalidar, la institución que otorga el título y el nombre del
convalidante.
56
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
El sistema lanza una ventana con la lista de bancos para que el convalidante
seleccione la entidad por medio de la cual va a realizar el pago. Solo basta con dar
clic sobre el ubicado a la derecha de la ventana.
57
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Seleccionando la entidad se extiende una ventana propia del banco para que el
usuario puede realizar el pago en línea.
58
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
59
Tablero de asignación – Mis asignados
Código
1212
Consecutivo: En este espacio se visualizan las tareas asignadas al convalidante una vez haya
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 radicado su solicitud.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
60
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Recepción y Verificación
Documental
61
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Esta etapa se encuentra a cargo de los funcionarios de la Unidad de Atención al
Versión: 3.0. Ciudadano, consiste en la revisión de la documentación adjunta por el convalidante en
Manual de usuario el pre diligenciamiento de la solicitud de convalidación. Si la documentación cumple
Convalidaciones de Superior con lo requerido se da paso a la siguiente etapa: Radicación Solicitud de
Convalidación, y a su vez se genera el proceso de cobro, de lo contrario se envía un
requerimiento al estudiante solicitándole adjuntar los documentos faltantes. Los
funcionarios siempre deben radicar los documentos de verificación documental y
constancia de radicación y el documento de acta de compromiso cuando sea necesario
generar un traslado al solicitante. En la parte izquierda de la ventana se encuentra el
nombre de la etapa y a la derecha los botones del semáforo que marcan el tiempo en
el que se encuentran las solicitudes, las cuales pueden ser a tiempo, por vencer,
vencidas y el total de las asignaciones.
Dando clic en cualquiera de los botones que tenga un número diferente de cero se
despliegan las solicitudes asignadas.
62
En la parte superior de la ventana se encuentran los botones para seleccionar todas las
asignaciones, para finalizar etapa o para reportar actividad (Ver funcionalidad en el
Código
1212 capítulo Generalidades). Cada solicitud cuenta con cinco iconos de gestión (ver
Consecutivo:
Fecha de funcionalidad en el módulo generalidades), el número de pre-radicado, el nombre de
Aprobación: 25-05-15 la etapa, el asunto, fecha de radicación, fecha de vencimiento y el responsable
Versión: 3.0.
Manual de usuario Al dar clic en el icono ver documento , se despliega una nueva ventana, en la parte
Convalidaciones de Superior superior se encuentra la información principal de la convalidación (número de
solicitud, título, institución, nombre del estudiante y número del documento de
identidad), en la parte inferior de la ventana se cuenta con tres nuevas funciones
(verificación de documentos, constancia de radicación y acta de compromisos.
63
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
64
La constancia es un formato pre establecido, que pobla automáticamente los
datos del convalidante, tales como nombre, título, establecimiento educativo,
Código
1212 fecha de radicación.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 El funcionario de la UAC, debe verificar que la constancia este correcta y luego
Versión: 3.0. hacer uso de los botones de acción ubicados en la parte superior del formato
Manual de usuario (ver funcionalidad de los botones en el capítulo generalidades).
Convalidaciones de Superior
Con este link se crea una tarea para el convalidante, la cual consiste
en adjuntar el o los documentos faltantes. El sistema toma del
formulario de pre inscripción los documentos mínimos exigidos para
la convalidación, de faltar un documento especial por ejemplo el
Record quirúrgico o de consulta expedido por la autoridad
competente, se debe digitar en el acta de compromiso antes de
radicar el documento en el link verificación de documentos, de lo
contrario se genera el PDF y el acta queda congelada e
65
inmodificable.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
66
Para que pase el requerimiento al convalidante se debe seleccionar la solicitud y dar
clic en reportar actividad, eligiendo en Estado: Traslado al solicitante.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Si el peticionario no cuenta con los documentos pedidos, puede solicitar una prórroga.
Para esto se debe seleccionar la solicitud, dar clic en registro de actividades y en el
estado elegir prórroga. El sistema activa un nuevo campo para elegir la fecha de
vencimiento, la cual es asignada por el funcionario de la UAC y posteriormente debe
dar clic en registrar actividad.
67
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
68
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Asignación de
Solicitud a profesional
69
ASIGNACIÓN DE SOLICITUD A PROFESIONAL
Código
1212 En esta etapa el profesional encargado debe reasignar las solicitudes de convalidación
Consecutivo:
Fecha de
a los profesionales encargados de cada una de las salas….ej: Salud, Ingenierias, Ciencias
Aprobación: 25-05-15 sociales de acuerdo a la competencia de cada uno de ellos.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Para ello, se debe ingresar al sistema a través de la URL asignada, y digitar el usuario y
Convalidaciones de Superior la contraseña, y dar clic sobre el botón Aceptar, como se muestra en la imagen.
Para continuar, es necesario dar clic sobre el semáforo correspondiente, aquel con un
número diferente de cero. Esto lista los procesos relacionados.
70
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para continuar, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento etapa .
Una vez seleccionado el profesional, se debe dar clic sobre la opción del menú Radicar
y Cerrar. Al hacer esto se abre una ventana de confirmación.
71
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Dar clic sobre el botón Aceptar. Se visualiza una ventana de cierre satisfactorio.
72
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
73
REVISIÓN TÍTULO Y/O INSTITUCIÓN
Código
1212 Esta etapa se crea cuando al realizar la solicitud de convalidación no se encuentra la
Consecutivo:
Fecha de
institución o el título a convalidar.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0. El funcionario encargado de esta labor, encuentra dentro de sus tareas una
Manual de usuario denominada revisión título y/o institución.
Convalidaciones de Superior
Pulsando el botón del semáforo que tenga un número diferente de cero, el sistema
despliega la lista de solicitudes pendientes. Cada solicitud cuenta con cinco iconos de
gestión (ver la funcionalidad en el capítulo generalidades).
74
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Se debe dar clic sobre el vínculo Administrar Instituciones, lo que abre un formulario en
donde se debe anexar la Institución.
75
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para agregar o actualizar una entidad educativa se debe dar clic sobre el icono del más
, e ingresar la información correspondiente, diligenciando cada uno de los campos.
76
Para finalizar dar clic sobre el icono correspondiente a Guardar .
Código Así mismo, se debe dar clic sobre el vínculo Administrar Títulos y realizar la
1212
Consecutivo: actualización del título en la base de datos.
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para agregar o actualizar un título del extranjero se debe dar clic sobre el icono del
más , e ingresar la información correspondiente, diligenciando cada uno de los
campos.
77
Para finalizar dar clic sobre el icono correspondiente a Guardar .
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Una vez actualizadas tanto la institución como el título, se procede a dar clic sobre la
opción Radicar y Cerrar ubicada en la parte superior.
78
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Imagen 114. Radicar y Cerrar
Se abre una ventana de cierre satisfactorio de la etapa. Dar clic sobre el botón Aceptar.
79
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Verificación de Envío a
Evaluadores
80
ETAPA DE VERIFICACIÓN DE ENVÍO A EVALUADORES
Código
1212 Cuando se decide resolver una convalidación por evaluación en la etapa de análisis y
Consecutivo:
Fecha de determinación de criterio, la solicitud pasa a la etapa de verificación de evaluadores.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0. Una vez que el funcionario ha ingresado al sistema utilizando usuario y contraseña
Manual de usuario
válidos, visualiza en su bandeja de Mis Asignados la etapa correspondiente a CNV –
Convalidaciones de Superior
Verificación de envío a evaluadores.
Para continuar con el proceso, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a
documento etapa.
81
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior Imagen 118. Opción Verificación de envío a evaluadores
82
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
83
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
84
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Una vez se ha dado clic sobre el botón Radicar, el sistema muestra una ventana de
confirmación.
85
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Una vez se ha dado clic sobre el icono Carta Evaluador, el sistema genera el
documento para impresión.
86
Si se considera necesario generar este documento lo deben radicar, lo que genera
un mensaje de confirmación de parte del sistema.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para imprimir el documento se debe dar clic sobre la opción del menú superior
Generar PDF.
87
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para cerrar esta etapa deben seleccionar el proceso y hacer clic en finalizar etapa.
88
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Solicitud de Evaluador
Interno a
Secretario de Sala
89
SOLICITUD DE EVALUADOR INTERNO A SECRETARIO DE SALA
Código
1212
Consecutivo:
Si en la etapa de verificación tipo evaluador seleccionaron evaluador interno, el sistema
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 asigna la solicitud al profesional nuevamente para que seleccione el secretario de la
Versión: 3.0. sala.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Una vez que el funcionario ha ingresado al sistema, debe visualizar en la bandeja de
Mis Asignados la etapa correspondiente a CNV – Solicitud Evaluador Interno a
secretaria de sala, como se ilustra a continuación.
Al dar clic sobre el semáforo correspondiente se listan los procesos de la etapa, como
se muestra a continuación.
Para continuar con el proceso, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a
documento etapa.
90
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Seleccionar el nombre del evaluador, digitar el nombre o parte del nombre y dar clic
sobre la lupa para validarlo.
91
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para finalizar la etapa se debe Radicar y Cerrar el documento a través de la opción del
menú en la parte superior.
92
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
93
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
94
EMISIÓN DEL CONCEPTO
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Esta Etapa es asignada al evaluador de la sala en donde se genera la emisión del
Versión: 3.0. concepto.
Manual de usuario El funcionario encargado debe ingresar al sistema a través de su usuario y contraseña.
Convalidaciones de Superior En la bandeja de Mis Asignados se encuentra la etapa CNV Emitir Concepto
Convalidación.
Se debe dar clic sobre el semáforo correspondiente para abrir las solicitudes, aquel que
tenga un número diferente de cero.
Se debe dar clic sobre el icono correspondiente a Documento etapa, lo que visualiza la
siguiente pantalla.
95
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
96
Para finalizar la etapa se debe dar clic sobre la opción del menú en la parte superior
Radicar y Cerrar.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
97
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
98
VALIDACIÓN DEL CONCEPTO
Código
1212 Después de que el evaluador genere la emisión del concepto, la solicitud se asigna al
Consecutivo:
Fecha de profesional de convalidaciones para la validación del concepto.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
El profesional debe ingresar al sistema a través de la URL asignada y digitar su usuario
Manual de usuario
y contraseña para iniciar la sesión.
Convalidaciones de Superior
Una vez ingresado, el profesional puede visualizar la etapa CNV – Validación Concepto
Convalidación.
Se debe dar clic sobre el semáforo correspondiente a la etapa, lo que trae la siguiente
pantalla.
99
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
100
Se debe Radicar para poder enviarlo al solicitante, este documento es enviado en un
correo al usuario convalidante.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Esta acción abre una ventana de Registro de actividad. Digite una descripción y
finalizar dando clic sobre el botón Registrar Actividad.
101
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
102
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
103
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para cerrar la etapa se debe seleccionar el proceso y hacer clic en la opción de Finalizar
etapa.
Esta acción abre una ventana de Cierre de solicitudes. Seleccionar la causa, digitar el
motivo de cierre, y finalizar dando clic sobre el botón Cerrar Solicitudes.
104
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Validación de la
Legalidad
105
VALIDACIÓN DE LA LEGALIDAD
Código
1212 Esta etapa es fundamental para continuar con el trámite. El sistema almacena en su
Consecutivo:
base de datos la lista de las Instituciones legalizadas. Sin embargo, es posible que la
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 institución registrada por el convalidante no exista aún en el registro del MEN.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Para garantizar la validez de la convalidación, se debe:
Convalidaciones de Superior
Consultar un ente externo. Se realiza la respectiva investigación en donde se
pueda identificar si la IES existe en el país de origen. Para ello, se consulta la
base de datos del MEN, y en caso de NO hallar la información, se debe
consultar la embajada, el consulado o alguna representación del país de origen
de la titulación, directamente.
En caso de no hallar la IES en la base de datos, el funcionario del MEN se debe
comunicar con el ciudadano convalidante por medio de un oficio. Este oficio
debe comunicar al convalidante las inquietudes relativas a la IES que se tengan.
El convalidante tiene la obligación de aclarar esta legalidad y entregar toda la
documentación requerida para aceptar la solicitud. Con esta aclaración se
registra la nueva IES en la base de datos. Esta nueva información la diligencia
un funcionario de la UAC tras la recepción.
Se debe ingresar al sistema a través de la URL asignada para ello y digitar el usuario y
contraseña correspondiente.
106
Dar clic sobre el semáforo correspondiente, aquel que tenga un número diferente de
cero, para listar los procesos relacionados a la etapa.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
107
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
El segundo bloque contiene los datos personales del convalidante, estos datos vienen
autopoblados.
108
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
El siguiente campo Ente externo aclara. En el caso de haber consultado una embajada
o consulado directamente y recogido la información requerida. Comentado [RME1]:
109
El campo Se validó la legalidad de la Institución.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
SI: De igual manera que el campo anterior, pero aplica en la titulación otorgada
por las IES del convalidante. Este título puede o no estar registrado en la base
de datos del MEN. De todos modos se debe comprobar el título, frente a las
IES y ante la base de datos.
NO: Aplica cuando no existe la titulación o falta información obligatoria
requerida en el acta de compromiso.
110
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Una vez finalizado el diligenciamiento del formulario, el sistema ofrece las opciones de
Guardar, Borrar documento y Radicar.
111
Radicar y Cerrar. Esta opción se utiliza cuando se finaliza la gestión con el
formulario. Cierra la etapa de validación de legalidad y lanza la solicitud a la
Código
1212 siguiente etapa. Al dar clic sobre el botón se abre una ventana de confirmación.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
112
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Analizar y determinar
Criterio de Convalidación
113
ANALIZAR Y DETERMINAR CRITERIO DE CONVALIDACIÓN
Código
1212 Una vez ingresado al sistema a través de la URL asignada, usuario y contraseña, en la
bandeja de Mis Asignados aparece la etapa correspondiente a CNV – Analizar y
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 determinar criterio de convalidación.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
El profesional de área en esta etapa analiza los documentos e identifica cual es el tipo
de caso en el que encaja la convalidación:
Convenio.
Caso similar.
Acreditación.
Evaluación.
Para iniciar la gestión se debe dar clic sobre el semáforo correspondiente, aquel que
tenga un número diferente de cero. Es conveniente mantener este semáforo siempre
en verde, es decir, A tiempo, pues de lo contrario el sistema hace un escalamiento,
dando alarma al jefe inmediato del funcionario que tenga asignada la solicitud.
114
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Convenio. Si hay un número uno en esta opción significa que el MEN tiene un
convenio con la Institución y/o Universidad, el cual se puede utilizar en caso
que el funcionario se decida por resolver la convalidación por CONVENIO.
Caso Similar. El sistema señala que el MEN tiene casos similares de
convalidación. El funcionario puede decidir por esta opción expresa que hay
casos similares en la base de datos. La solicitud se puede resolver por este
criterio sin problema.
Acreditación. Si hay un número diferente de cero en esta opción, el sistema
señala que hay casos resueltos por Acreditación, esto significa que el MEN tiene
la opción de resolver la convalidación a través de este criterio.
Evaluación. Si hay números diferentes de cero en esta opción, significa que bajo
este criterio se han resuelto solicitud con antelación para la universidad o
institución, por tanto se puede definir la convalidación por este criterio. El
funcionario decide.
115
Ahora se debe dar clic sobre el icono bajo la columna Asociar.
Código
Consecutivo:
1212
Esta acción abre el formulario Definición de criterio de convalidación.
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
116
Una vez completado el diligenciamiento, se da clic sobre la opción Radicar en la parte
Código
1212 superior. Dar clic sobre el botón Aceptar en la ventana de confirmación. De esta
Consecutivo:
Fecha de manera, la solicitud prosigue bajo el criterio aquí decidido.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario Consulta interna
Convalidaciones de Superior
Evaluación
117
referencia. Para tal efecto, se debe tratar del mismo programa académico
ofrecido por la misma institución y con una diferencia entre las fechas de
Código
1212 otorgamiento de los dos títulos que no podrá exceder los ocho (8) años. En
Consecutivo:
Fecha de este caso el trámite de convalidación se adelanta en un término no mayor a
Aprobación: 25-05-15 dos (2) meses contados a partir del recibo en debida forma de la
Versión: 3.0. documentación requerida. Se debe recordar que una convalidación realizada
Manual de usuario por caso similar no podrá servir de soporte a otra convalidación.
Convalidaciones de Superior
Para los títulos de pregrado en Derecho, los criterios de convalidación por Caso similar
y programa o Institución acreditados, o su equivalente en el país de procedencia, se
aplicarán una vez el convalidante acredite el cumplimiento de los requisitos anteriores.
Así mismo, en el evento de no proceder la aplicación de alguno de estos criterios de
convalidación, se remite la documentación a evaluación académica, así el solicitante
hubiere acreditado los requisitos mínimos establecidos para la convalidación de títulos
de pregrado en Derecho.
118
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Auto de archivo
119
AUTO DE ARCHIVO LEGALIDAD
Código
1212
Consecutivo:
Se debe ingresar al sistema a través de la URL asignada, y con el usuario y contraseña
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 correspondiente. Esta etapa es asignada al profesional universitario.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
En esta etapa se visualiza un icono diferente de gestión. Para continuar se debe dar clic
sobre el icono de Word. Esta acción visualiza un mensaje en la parte inferior de la
pantalla, que dice “¿Quieres abrir o guardar cnv-2015-00000005_xxxxxx p.m. tmp.doc
desde convalidación.mineducacion.gov.co?”, se debe dar clic sobre el botón Guardar y
posteriormente en Abrir.
120
Se debe dar clic sobre la opción Habilitar edición y habilitar contenido. Esto abre un
Código
1212 documento en Word.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
121
Esto visualiza un menú en la parte derecha correspondiente a T&MS, se debe dar clic
sobre ella, y esta acción visualiza dos opciones: inicio proceso de aprobación y ver
Código
1212 parámetros en plantilla.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Dar clic sobre la opción Iniciar proceso de aprobación.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Dar clic sobre el botón Sí e ingrese un comentario. Dar clic sobre el botón Aceptar.
122
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Proyecto de Resolución
123
PROYECTO DE RESOLUCIÓN – POSITIVA POR ACREDITACIÓN
Código
1212
Consecutivo:
Se debe ingresar al sistema a través de la URL asignada, y con el usuario y contraseña
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 correspondiente. Esta etapa es asignada al profesional universitario.
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para iniciar el proceso se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento de
Word. Al dar clic sobre este se visualiza un mensaje en la parte inferior de la pantalla,
dar clic sobre el botón Guardar y después en Abrir cuando se finalice la descarga.
Dar clic sobre los botones Habilitar Edición y Habilitar Contenido. Esta acción abre un
documento en Word, que es el oficio de resolución por medio de la cual se resuelve
una solicitud de convalidación.
124
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para continuar, se debe dar clic sobre la opción del menú en Word, COMPLEMENTOS.
Al dar clic sobre esta opción, se habilita un menú a lado izquierdo, con las opciones de
T&MS. Desplegar las opciones y dar clic sobre la opción Inicio Proceso de Aprobación.
125
Se visualiza una ventana de confirmación.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Al dar clic sobre el botón SI, el sistema solicita que se digite un comentario sobre la
gestión.
126
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Revisión de Resolución
127
REVISIÓN DE RESOLUCIÓN – CONVENIO
Código
1212 Esta etapa es asignada al coordinador de convalidaciones. Se debe ingresar al sistema
Consecutivo:
a través de la URL asignada con el usuario y contraseña indicados, allí se visualiza la
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 bandeja de mis asignados en donde se observa la etapa correspondiente a CNV –
Versión: 3.0. Revisión de resolución – Convenio.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Dar clic sobre el semáforo correspondiente para listar los procesos correspondientes a
la etapa.
Dar clic sobre el icono de Word, en los iconos de gestión. Dar clic sobre el botón
Guardar y posteriormente Abrir, opciones que muestra el sistema en la parte inferior, y
posteriormente dar clic sobre las opciones de Habilitar edición y Habilitar contenido.
Esto visualiza el oficio, el cual se debe revisar y verificar que la información contenida
esté acorde a los requerimientos del MEN.
Una vez realizada la verificación de la resolución, se debe dar clic sobre el menú
COMPLEMENTOS – T&MS – Revisado. Esta acción prosigue con el ciclo de aprobación.
Sí el documento es rechazado, se devuelve al funcionario que lo originó para su
revisión, y nuevamente iniciar ciclo de aprobación.
128
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
129
La solicitud queda radicada y continúa con el ciclo de aprobación.
Código
1212 Este mismo procedimiento se aplica para cualquier etapa correspondiente a Revisión
Consecutivo:
Fecha de de resolución.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
130
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Aprobación de Resolución
131
APROBACIÓN DE RESOLUCIÓN – AUTO ARCH LEGALIDAD
Código
1212
Consecutivo:
Esta etapa es responsabilidad exclusiva del Jefe de Subdirección Aseguramiento de la
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 calidad de Educación superior.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Para iniciar la gestión se debe ingresar con su usuario y contraseña, a través de la URL
Convalidaciones de Superior asignada. En la bandeja de Mis Asignados se visualizan las etapas correspondientes.
Para iniciar la gestión se debe dar clic sobre el semáforo correspondiente, aquel que
tenga un número diferente de cero. Esta acción abre la lista de procesos.
132
Se selecciona una de las solicitudes, y se da clic sobre el icono de gestión, en este caso
el icono de documento Word. Al dar clic sobre este se genera un mensaje en la parte
Código
1212 inferior de la pantalla. Se debe dar clic primero sobre el botón Guardar y después,
Consecutivo:
Fecha de cuando se haya cargado el archivo, clic sobre el botón Abrir.
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Al dar clic sobre esta opción, se visualiza una ventana de confirmación de la radicación,
así como uno de advertencia, que dice que una vez radicado el documento no podrá
modificarlo.
133
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
134
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Impresión y Anexo de
Resolución firmada
Y enumerada
135
IMPRESIÓN Y ANEXO DE RESOLUCIÓN FIRMADA Y ENUMERADA
Código
1212 Esta etapa es asignada al Profesional encargado de acuerdo a su competencia.
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15 Esta etapa se da una vez la solicitud ha pasado por la etapa de Aprobación.
Versión: 3.0.
Manual de usuario Para gestionar esta etapa, el profesional encargado debe ingresar al sistema de
Convalidaciones de Superior convalidaciones a través de la URL asignada para ello, con su usuario y contraseña
vigente, y dar clic sobre la etapa correspondiente a CNV – Impresión y anexo de
resolución firmada y enumerada Arch Leg.
Para iniciar la gestión sobre esta solicitud, se debe dar clic sobre el icono
correspondiente a documento etapa.
136
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
El segundo se debe diligenciar por parte del funcionario y anexar la resolución firmada
y digitalizada.
137
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
Para finalizar dar clic sobre la opción del menú Radicar y cerrar. Se visualiza una
ventana de confirmación.
138
Se visualiza una ventana de cierre satisfactorio.
Código
1212
Consecutivo:
Fecha de
Aprobación: 25-05-15
Versión: 3.0.
Manual de usuario
Convalidaciones de Superior
139