Planificación de proyectos com Microsoft

Project 2013

Tema N° 09: Gestión de costos

9.1 Definiciones previas

9.2 Propiedades de costo.
9.3 Aplicar costo al recurso.
9.4 Especificación de tasas variables

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Capacidad del Tema

 Identifica y establece los diferentes tipos de costos a los recursos

existentes

Conocimientos Previos
 Creación de recursos.
 Reconocer los tipos de recursos de un proyecto.

Conflicto Cognitivo

 ¿En su vida personal y/o profesional ha realizado trabajos remunerados

por hora normal y hora extra, así como también por trabajo realizado?

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 GESTIÓN DE COSTOS

9.1 Definiciones previas

Microsoft Project calcula los costos de recursos en función de la normal y las tasas
horas extra, en los costos por uso de, en los costos fijos de o en los costos de
recursos de costo de (por ejemplo, la tarifa aérea o mantenimiento del hogar) que
están asignados a tareas. Antes de guardar los cambios realizados en la información
de un recurso de empresa de costo, el recurso debe estar abierto para su edición.
Tipos de costos
• Costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de,
o además de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula
cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se
acumula sólo una vez.
• Costo fijo: Costo establecido para una tarea que permanece constante,
independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.
• Recursos de costo: Recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una
tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de avión o el alojamiento.
• Recursos de empresa: Recursos que forman parte de la lista completa de recursos
de una organización. Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos.

9.2 Propiedades de costo

Especificación de costos basados en tasas de personal y materiales
En la mayoría de los proyectos, los costos de recursos de personal (también llamados
recursos de trabajo) son los que componen la mayor parte de los costos. Si tiene
planeado realizar un seguimiento de estos costos en su proyecto, deberá comenzar
por especificar tasas de pago para el personal involucrado. A continuación, cuando
asigne este personal para trabajar en tareas, Microsoft Project usará dichas tasas para
calcular el costo de sus asignaciones.

A continuación se explica cómo especificar tasas de pago de personal:

1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos.

Ilustración 1: Forma de acceso a la hoja de recursos

2. Si no puede ver la tabla Entrada, haga clic en Ver > Tablas > Entrada.

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 Ilustración 2: Indicando la tabla entrada

3. En el campo Nombre del recurso, especifique el nombre de la persona o seleccione

el nombre en caso de que dicha persona ya figure en la hoja de recursos.
4. En el campo Tipo, asegúrese de que se muestre Trabajo.

Ilustración 3: Indicando tipo de recurso

5. En el campo Tasa estándar, escriba la tasa de pago estándar para dicha persona.
Por ejemplo, 25,00 USD/h o 200,00 USD/día.
Presione la tecla de tabulación para ir a este campo en caso de que no se muestre.
6. Si tiene previsto realizar un seguimiento de las horas extra de su proyecto y el
personal puede trabajar horas extra, especifique la tasa de horas extra en el campo
Tasa horas extra.
7. En el campo Acumular, la acumulación predeterminada de costos es Prorrateo,
aunque puede seleccionar Inicio o Final para acumular costos de recursos basados en
tasas al inicio o al final del proyecto.

Importante: La configuración de la acumulación de costos determina

cuándo Microsoft Project calcula los costos totales para los recursos
basados en tasas asignados a las tareas.

8. Asignación del recurso a una tarea. Microsoft Project calcula automáticamente el

Costo de recursos para dicha asignación.

Sugerencia: Para especificar más de una tasa por recurso, vea

Especificación de tasas variables para recursos de material o de personal al
final de este artículo.

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9.3 Aplicar costo a los recursos
Para realizar un seguimiento de los costos de los materiales que necesitará para
completar el proyecto (denominados recursos de material), puede calcularlo a partir de
las tasas unitarias especificadas. Por ejemplo, puede especificar una tasa unitaria para
el cemento o el hierro de refuerzo que se va a utilizar para el proyecto de construcción.
1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos y debe aparecer la vista para ingresar
recursos según el requerimiento del proyecto, tal como se aprecia a
continuación:

Ilustración 4: Hoja de recursos

2. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre del recurso de material o

seleccione el recurso de material en caso de que ya se hayan especificado los
recursos.
3. Para especificar un nuevo recurso de material, haga clic en la flecha del campo
Tipo y seleccione Material.
4. En el campo Material, especifique el nombre de la unidad. Por ejemplo,
especifique lit (para los litros), cum (para los metros cúbicos) ósea (para cada
uno).
5. En el campo Tasa estándar, especifique la tasa unitaria para el recurso de
material.
Presione la tecla de tabulación para ir a este campo en caso de que no se muestre.
6. En el campo Acumular, la acumulación predeterminada de costos es Prorrateo,
aunque puede seleccionar Inicio o Final para acumular costos de recursos
basados en tasas al inicio o al final del proyecto.

Ilustración 5: Característica de acumulación de costo

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7. Asignación del recurso a una tarea. Microsoft Project calcula automáticamente el
Costo de recursos para dicha asignación.

9.4 Especificación de tasas variables para recursos de material o de

personal

En caso de que un conjunto simple de tasas de pago estándar y de horas extra no sea
suficiente para una persona, o si tiene más de una tasa para un recurso de material,
puede usar las tablas de tasas de costos para especificar tasas variables
(denominadas tasas mixtas).

Por ejemplo, puede especificar tasas variables para el tipo de trabajo que el recurso
vaya a realizar, la ubicación del trabajo, el nivel de habilidades para el trabajo en
tareas específicas o para mostrar las tasas de distintos grados de material, o para
llevar un seguimiento de los cambios de tasas de materiales.

1. Haga clic en Vista > Hoja de recursos.

2. Haga clic con el botón secundario en el recurso de material o de trabajo y

seleccione Información.

Ilustración 6: Accediendo a la información del recurso

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3. En el cuadro Información del recurso, haga clic en la pestaña Costos.

Ilustración 7: Introduciendo los diferentes tipos de costos

4. En Tablas de tasas de costo, haga clic en la pestaña A (Predeterminada).

5. Para un recurso de trabajo, lleve a cabo lo siguiente:
1. En la columna Tasa estándar, escriba una tasa.
2. En la columna Tasa horas extra, especifique una tasa (opcional).
3. Especifique tantas nuevas tasas estándar y de horas extra como necesite en
las filas siguientes.
6. Para recursos de material, lleve a cabo lo siguiente:
1. En la columna Tasa estándar, escriba una tasa.
2. En la columna Tasa estándar de la fila siguiente, especifique una nueva tasa
o un porcentaje de cambio. Por ejemplo, escriba +10% para incrementar la tasa
anterior en un 10%.
3. Especifique tantas nuevas tasas o cambios de tasa como necesite en las
filas siguientes.
7. En la columna Fecha efectiva, especifique las fechas en las que surtirán efecto las
nuevas tasas.
8. Para especificar conjuntos de tasas adicionales para un recurso de material o de
personal, escriba las fechas en las que surtirán efecto las tasas en el resto de
pestañas (B, C, D o E).

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Importante: También puede especificar costos por uso para los recursos
de material o de trabajo en las tablas de tasa de costo. Estos costos son
costos puntuales que no están basados en las tasas. Por ejemplo, una tasa
de entrega de materiales. Especifique un importe de costo en la columna
Costo por uso del recurso de material o de trabajo.

Una vez especificadas las tasas del recurso de material o de trabajo, puede
cambiar las tasas de recursos de cualquier asignación aplicando otra tabla
de tasa de costo en la vista Uso de tareas (haga clic con el botón
secundario en el recurso asignado > Información > pestaña Costos).

Puede agregar la columna Tabla de tasas de costo a la vista Uso de tareas

si va a usar las tablas de tasas de costo de forma regular. En la vista Uso
de tareas, haga clic en la flecha que se encuentra junto al encabezado
Agregar nueva columna y seleccione Tabla de tasas de costo.

El cambio de la tasa estándar para un recurso en la tabla de tasas de costo

predeterminada (en la pestaña A (Predeterminada)) afecta al costo de las
tareas completadas que tienen el mismo recurso asignado. Para evitar este

 Pueden investigar todo lo

referido a tasas variables y
disponibilidad de costo que
pueden tener las tareas y
recursos.

Finalmente debemos considerar que las tareas

también pueden tener sus costos respectivos de
acuerdo a la asignación de recursos.

Por ello se concluye que los recursos

pueden tener hasta 5 tipos de tasas
diferentes.

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 Los tipos de costos configurables en un proyecto son

Basado en tasa

Costo / Uso

Costo fijo

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 Referencias Bibliográficas

 Colmenar A., Castro M., Ruiz E., Pérez J. Vara A., Cruz F. (2009). Gestión de Proyectos
con Microsoft Project 2007. México: Alfaomega Ra-Ma.

 Peinado, V. R. (Junio de 2013). AIC. Obtenido de Microsoft Partner:

http://www.youtube.com/watch?v=wJtx7KBGg4I

 O'Reilly Media, I. (Junio de 2013). Scribd. Obtenido de

http://es.scribd.com/doc/136648768/Microsoft-Project-2013-The-Missing-Manual

 Programatium.com. (Junio de 2013). Programacion. Obtenido de

http://www.programatium.com/microsoft-project.htm

 Your Project Experts. (s.f.). Recuperado el Junio de 2013, de

http://www.theprojectgroup.com/fileadmin/web_data/public-
data/downloads/EPM_Versionen/Microsoft-Project-Professional-2013-what-is-new-
TPG_TheProjectGroup.pdf

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