SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO VERSIÓN 01

(SG-QHSE)
CODIGO
PROCEDIMIENTO PARA EL PR-SO-OH-007
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
CONTROL OPERACIONAL DEL SG-
HIGIENE EN EL TRABAJO Página 1 de 13
QHSE

1. OBJETIVO

Determinar las operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados

previamente en las sedes de la Universidad Santo Tomas, con el fin de generar controles
que faciliten el funcionamiento del Sistema de Gestión de Salud, Seguridad e Higiene en
el Trabajo (SG-QHSE) de la Universidad.

2. ALCANCE

Aplica para todas las operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados
en la Universidad Santo Tomas por medio del Sistema de Gestión de Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo (SG-QHSE), incluyendo las que tiene relación con visitantes,
estudiantes y contratistas. El procedimiento indica las actividades a las cuales se les hace
control operacional y el método a seguir para ello.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es la Coordinación del
Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1. COORDINADOR DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL

TRABAJO

Asesorar a los líderes de los procesos para la gestión y control de las operaciones y
actividades asociadas con los peligros identificados por el Procedimiento Para
Identificación De Peligros, Valoración De Riesgos Y Determinación De Controles del SG-
QHSE.
Revisar, asegurar y controlar los procesos y actividades identificadas con potenciales de
peligros, para que cumplan con los criterios y protocolos de seguridad con de fin de velar
por la preservación de la salud de los trabajadores y disminuir al máximo el valor del
riesgo.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: J. ALONSO CELY I. Nombre: ALEXANDRA SANTANDER Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO

Cargo: COORD. QHSE Cargo: DIR. DTO GESTIÓN TALENTO ALFARO
Fecha: 01/05/2013 HUMANO. Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013 Fecha: 01/05/2013
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3.2. ASISTENTE – PRACTICANTE PROFESIONAL.

El Asistente del Área- practicante profesional, específicamente interviene apoyando los

controles a las procedimientos y actividades asociadas al peligro
Apoya a los líderes de los procesos y coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo para garantizar que:

- Se establezcan e implementen los controles operacionales.

- Se estipulen criterios de operación.
- Se revise periódicamente los controles operacionales.

3.3. LIDERES DE PROCESOS

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre el control de operaciones y actividades asociadas a los peligros.

3.4 TRABAJADORES

Deben acatar y seguir los procedimientos establecidos en el control operacional.

4. PRECISIONES

4.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES ASOCIADAS AL

PELIGRO.

Para la identificación de los procesos y actividades asociadas al peligro se utiliza la matriz

MT-SO-OH-001: PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO que se encuentra en la
intranet de la Universidad.

4.2. CONTROL OPERACIONAL SEGÚN LA NTC-OHSAS 1800:2007

La organización debe determinar aquellas operaciones y actividades asociadas con el

(los) peligro(s) identificado(s), en donde la implementación de los controles es necesaria
para gestionar el (los) riesgo(s) de S y SO. Debe incluir la gestión del cambio (Numeral
4.3.1 de la NTC-OHSAS 18001:2007).

Para aquellas operaciones y actividades, la organización debe implementar y mantener:

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a) los controles operacionales que sean aplicables a la organización y a sus

actividades; la organización debe integrar estos controles operacionales a su
sistema general de S y SO;
b) los controles relacionados con mercancías, equipos y servicios comprados;
c) los controles relacionados con contratistas y visitantes en el lugar de trabajo;
d) procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que su ausencia
podría conducir a desviaciones de la política y objetivos de S y SO;
e) los criterios de operación estipulados, en donde su ausencia podría conducir a
desviaciones de la política y objetivos de S y SO.

4.3. MANUAL DEL CONTRATISTA (MN-SO-GR-001)

Este documento busca ser una herramienta eficaz para que los Contratista y
subcontratistas que por necesidad específica de la Universidad tenga que realizar
cualquier tipo de actividad, la realice dentro de la Política del Sistema de Gestión en
Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo que se ha establecido.

En este manual los contratistas se le entregan las temáticas de SG-QHSE que el atañen a
ellos, la información entregada es la siguiente.

 Política del SG-QHSE  Marco legal

 Objetivos del Manual del  Marco técnico
contratista  Requerimientos en Salud,
 El Alcance del Manual del Seguridad e Higiene en el
contratista Trabajo
 Las responsabilidades  Un Glosario

4.4. ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP)

Los elementos de protección personal adquiridos por la Universidad Santo Tomas pasan
por un proceso de selección y comprobación de características del producto por medio de
la revisión de la Ficha Técnica, esta aprobación es dada por el Coordinador de Gestión en
salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Los trabajadores de la Institución al recibir se comprometen a:

 Que los elementos de protección personal son para el uso de los trabajadores
pero pertenecen a la Universidad Santo Tomas, en caso de terminación del
contrato de trabajo o la entrega de una nueva dotación, se compromete a hacer la
devolución del mismo, si la institución lo solicita.
 En caso de daño de la dotación, por mal uso del mismo, el trabajador se
compromete a devolverlo o reponerlo integralmente a la Universidad

Igualmente el trabajador certifica que:

 Los Elementos de Protección personal que se le entrega están en optimas
condiciones.
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 Que en el momento de la entrega de los EPPs se le especificaron las

características del producto, se capacito en el uso correcto de ellos y se dio
respuesta a sus inquietudes

4.5. TOMA DE MUESTRA MEDIO AMBIENTALES

Cuantificar los contaminantes químicos y físicos, presentes en los ambientes de trabajo,

así como determinar el grado de exposición mediante la medición de estos y su
comparación con los valores límite permisible.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO TOMA DE MUESTRAS MEDIO AMBIENTALES

PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN A PUESTOS DE TRABAJO

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. CONTROL DE ACCESO A LA UNIVERSIDAD

Se controla el acceso a la Universidad por medio de unas compuertas inteligentes que se

activan por el carnet que identifica a los trabajadores o estudiantes, los visitantes tienen
que registrarse en la entrada, dando la siguiente información.
- Nombre
- Tipo y numero de Documento de identidad
- Lugar a donde se dirige
- Motivo de su visita.

Por medio de este sistema se puede tener un listado de las personas que se encuentran
en la Universidad en cualquier momento.

5.2. CONTROL DE CONTRATISTAS.

El control que se hace a contratistas y subcontratistas es el cumplimiento del manual

MN-SO-GR-001, en el cual se especifica los requisitos impuestos por el SG-QHSE para
realizar sus actividades en la Universidad.

5.3. CONTROL EXÁMENES OCUPACIONALES.

Tiene por objeto establecer y mantener un procedimiento para asegurar la salud de los
trabajadores.
Esto se logra por medio de la realización de los exámenes médicos ocupacionales de
ingreso y periódicos.
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El procedimiento a seguir es el siguiente

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
Inicio

2
Remisión de los
trabajadores para Examen
de ingreso o periódico
3 El trabajador debe cumplir la cita para
Realizarse el Examen
4
Análisis de los Exámenes
Médicos Ocupacionales
5
Coordinador del Los trabajadores se remiten o se citan
Área de Salud, para realizar su examen médico
Seguridad e Higiene ocupacional de ingreso o periódico con
en el Trabajo la IPS encargada.
la realización del examen médico
ocupacional y la IPS debe proporcionar
Trabajador/IPS
los profesionales con certificado
contratada
médico ocupacional para que realicen
dicha actividad
Coordinador del Se analizan los resultados de los
Área de Salud, exámenes médicos ocupacionales para
Seguridad e Higiene conocer el estado de salud de los
en el Trabajo trabajadores

El trabajador NO Coordinador del Se decide el trabajar debe ser

debe ser Área Salud, intervenido por un programa del
intervenido Seguridad e Higiene sistema de Salud Ocupacional
1A en el Trabajo especifico.
SI
6 El trabajador es notificado para que
Se notifica al trabajador realice diferentes actividades con el fin
de actividades que debe Coordinador del
de que su salud evolucione
realizar para el Área de Salud,
positivamente. (Actividades de
mejoramiento de la Seguridad e Higiene
salud muévete USTA, remisión a la EPS, uso
en el Trabajo
de EPIS, entre otras.)

7
Realizar las Actividades
Propuestas por el El trabajador debe acatar y cumplir
mejoramiento del estado con las actividades propuestas por el
de salud Área de Salud Ocupacional con el fin
El Trabajador
de mejora
1A
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8 1A

Dar seguimineto a la
evolución del trabajador
y cumplimiento de las
actividades propuestas
1A
Coordinador del Se debe dar seguimiento a la evolución
Área de Salud, de la salud del trabajador, verificar el
Seguridad e Higiene cumplimiento de las actividades
en el Trabajo propuestas.

FIN

Se garantiza que el proveedor del servicio en medicina preventiva y medicina del trabajo
cumplan con los las exigencias del SG-QHSE y las necesidades de la Universidad, por
medio de auditorías periódicas con el formato F-SO-OH-011: Análisis de Verificación de
Condiciones de Proveedores de Servicios en Medicina Preventiva y del Trabajo.

5.4. CONTROL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS, COMUNES Y ESPECIALES

El control de los residuos de la Universidad se hace por medio de la verificación del

cumplimiento del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios, Comunes y
Especiales de La Universidad Santo Tomas (PGIRH)

Se garantiza que el proveedor del servicio de recolección de residuos cumplan con los las
exigencias del SG-QHSE y las necesidades de la universidad, por medio de auditorías
periódicas con el formato F-SO-OH-014 Análisis De Verificación De Condiciones De
Proveedores En Higiene Industrial Y Ambiental.

5.5. CONTROL EN LA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS, HERRAMIENTAS, MAQUINARIA,

PRODUCTOS QUÍMICOS ENTRE OTROS.

Este proceso se hace para garantizar que los productos adquiridos por la Universidad no
afecten la seguridad y salud de los trabajadores.
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N° ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 Necesidad del producto.
Inicio

2 Departamento, Se diligencia el formato F-GS-02-01

Solicitud de compra o Dependencia o Área Solicitud de Suministros, especificando
adquisiciones implicada el necesitado.
1A

3 Departamento Se hace la busque de los proveedores

Adquisiciones y que puedan cumplir con las
Búsqueda de
proveedores
Suministros especificaciones de la solicitud

4 Proveedor El proveedor debe entregar la ficha

Entrega de ficha técnica del técnica, ficha de seguridad y
producto especificaciones (certificación y
controles si es el producto lo amerita)
del producto
5 Coordinador del Área Se haces el análisis de las
de Salud, Seguridad e características, composición, forma de
Análisis de ficha técnica
Higiene en el Trabajo uso y medidas de seguridad del
producto. F-SO-OH-013: Análisis de
condiciones de maquinas, equipos,
insumos, materiales o productos

Coordinador del Área Se dan un visto bueno o negativo al

6 de Salud, Seguridad e producto, si el visto es negativo se
NO
Higiene en el Trabajo notifica al Departamento de
Aprobación
Adquisiciones y Suministros para
buscar otro proveedor
1A

SI

7 Departamento Se procede a seguir la negociación con

Se Continúa el proceso Adquisiciones y el proveedor
de compra
Suministros

FIN
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5.5.1. CONTROL EN EL USO DE EQUIPOS, HERRAMIENTAS, MAQUINARIA Y

PRODUCTOS.

Para el uso de los equipos, herramientas, maquinarias y productos en la Universidad, el

proveedor acompañado de un representante del Área de Salud Ocupacional debe
capacitar al personal que está en contacto con dichos elementos, en:

 Medidas de Protección
 Uso correcto del elemento
 Procedimiento de reacción, asistencia y atención en casos de sucesos negativos y
 Cualquier otro tema que lo amerite para la protección y seguridad con respecto al
elemento.

Por parte del Área de Salud Ocupacional todos los productos pasan por el Análisis de
condiciones de maquinas, equipos, insumos, materiales o productos, el cual permite
garantizar que los elementos que se usan en la Universidad cumplan con los requisitos de
seguridad e higiene ambiental y satisfagan la necesidad por la que fueron adquiridos.

Adicionalmente el Área de Salud Ocupacional elabora fichas de seguridad para cada

producto con riesgo para su uso, enumerando los cuidados y acciones que se deben
tomar en caso de afectación al trabajador.

5.6. CONTROL DE MANTENIMIENTOS Y REPARACIÓN DE INSTALACIONES,

MAQUINAS, Y EQUIPOS

Se realiza un control al mantenimiento y reparación para garantizar que se cumplan los

protocolos de seguridad, se utilice los equipos de protección individual adecuadamente y
la ejecución de la actividad no afecte la salud de los trabajadores.

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE OBJETIVOS

1 Necesidad de Mantenimiento o
Inicio reparación

2 Departamento, Se hace la solicitud de mantenimiento

Solicitud de Mantenimiento Dependencia o Área o reparación de una instalación,
o reparación implicada equipo o maquina. Ver formato del
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)

1B
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3 Director de Planta Se define si el mantenimiento lo hace

1B Física y personal externo a la Universidad o lo
Mantenimiento realiza personal del departamento de
planta física y mantenimiento.

Necesita NO
Personal
Externo?

1B
SI

4 Coordinador del Área Se hace la inducción y entrega del

de Salud, Seguridad e manual MN-SO-GR-001 para
Inducción manual de
Higiene en el Trabajo contratistas nuevos y se corroboran
contratista SG-QHSE
los conocimiento en el tema de los
contratistas antiguos,
1B

5 Determina si la actividad o proceso es

NO un trabajo e alto riesgo
Trabajo de Director de Planta
alto riesgo? Física y
Mantenimiento
2B
SI
6 Director de Planta Se hace una solicitud de permiso para
Física y realizar trabajos de alto riesgo.
3B
Mantenimiento Llenando el formato F-SO-OH-010:
Permiso de Trabajo Especial o de Alto
Riesgo, este permiso de trabajo es
Solicitud de permiso de para que el Área de Salud Ocupacional
trabajo de alto riesgo verifique el cumplimiento de las
normas y requisitos para la realización
de forma segura de la tarea y que
estén atentos para actuar en caso de
que ocurra un accidente.
Coordinador del Área Se analiza la solicitud y se verifica que
NO de Salud, Seguridad e los trabajadores y el lugar de trabajo
Aprueba Higiene en el Trabajo cumplan con las normas y requisitos
Solicitud de seguridad. En caso de cumplir se
niega la solicitud y se hacen las
SI 3B aclaraciones al respecto.
2B

2B
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8 2B Director de Planta Se realiza el mantenimiento o

Física y reparación de una instalación, equipo
Mantenimiento y/o o maquina.
Personal Externo
Ejecución del
mantenimiento y/o
reparación

9 Coordinador del Área Supervisa los mantenimiento y

de Salud, Seguridad e reparación de instalaciones,
Control de los Higiene en el Trabajo maquinarias y equipos que tengan
procedimientos seguros y identificado peligros en su ejecución
uso de EPIS

FIN

5.6.1. PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y MANTENIMIENTO

PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

RESPONSABLE:
FRECUENCIA
DESCRIPCIÓN
DIARIO SEMANAL MENSUAL TRIMESTRAL SEMESTRAL ANUAL

SERVICIOS Y ÁREAS

 Limpieza canaletas piso X

 Limpieza canaletas techo X
 Limpieza de tanques
(subterráneos y elevados) X
 Iluminación X
 Resanes y pintura salones X
 Resanes y pintura áreas
comunes X
 Mantenimiento de cerrajería
y ventanales
X
 Fumigación X
 Mantenimiento cubiertas X
 Mantenimiento de jardinería X
 Mantenimiento de
X
mobiliarios
EQUIPOS
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 Mantenimiento general
ascensor X
 Mantenimiento de aires
acondicionados X
 Mantenimiento general
compresores X
 Mantenimiento general
planta eléctrica X
 Mantenimiento general sub-
estaciones eléctrica X
 Mantenimiento general
motobomba X
REDES
 Mantenimiento de redes
eléctrica X
 Mantenimiento de redes
telefónicas X
 Mantenimiento general
redes hidráulicas y X
sanitarias
 Mantenimiento y aseo en
cuartos de cableado X

5.6.2. CONTROL DEL TRABAJO CON FACTORES DE RIESGO

Para el desarrollo de tareas peligrosas el SG-QHSE supervisa el uso de procedimientos,

instructivos de trabajo y métodos de trabajo apropiados, también verifica el uso de EPIS.
Estas tareas peligrosas son controladas con el uso de un sistema de permiso de trabajo el
cual es solicitado por el director de Planta Física y Mantenimiento y es autorizado por el
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

El permiso de realización de tareas peligrosa se hace por medio del formato

F-SO-OH-018: Solicitud de Permisos de trabajos Especiales o de Alto Riesgo.

Se lleva un registro de entradas y salidas de personal de los lugares de trabajo peligroso.

Sólo el personal autorizado previamente por el coordinador del Área de Salud, Seguridad
e Higiene en el Trabajo puede acceder a dichos sitios.

5.7. CONTROL DE TRABAJADORES EXPUESTOS A RADIACIÓN

Los trabajadores que se encuentren o realicen una actividad en la cual estén expuestos a
riesgos de radiación continua, son sometidos a un seguimiento por medio de dosímetros
termoluminiscente, los cuales se basan en la propiedad que tienen la mayor parte de los
materiales cristalinos de almacenar parte de la energía que absorben al ser expuestos a
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las radiaciones ionizantes. Posteriormente, al ser calentados emiten dicha energía en

forma de luz la cual puede medirse con un fotomultiplicador.

Los dosímetros se cambiados cada 30 días, para llevar control de ello se utiliza el formato
F-SO-OH-015: Entrega y Recepción de Dosímetro. Los reportes de los resultados de
exposición son mensuales, permitiendo que se actúe rápidamente en caso de que se
presente una persona con una exposición a los estándares permitidos.

6. GLOSARIO

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

ANALISIS DE VERIFICACIÓN DE
FÍSICO
CONDICIONES DE PROVEEDORES
F-SO-OH-014 SYSO
EN HIGIENE INDUSTRIAL Y
INTRANET
AMBIENTAL
ANALISIS DE VERIFICACIÓN DE
CONDICIONES DE PROVEEDORES FÍSICO
F-SO-OH-015 SYSO
EN MEDICINA PREVENTIVA Y DEL
TRABAJO INTRANET
ANALISIS DE CONDICIONES DE
FÍSICO
F-SO-OH-016 MAQUINAS, EQUIPOS, INSUMOS, SYSO
MATERIALES O PRODUCTOS
INTRANET
FÍSICO
FORMATO DE ENTREGA Y
F-SO-OH-017 SYSO
RECEPCIÓN DE DOSÍMETROS
INTRANET
SOLICITUD DE ANÁLISIS DE
CONDICIONES DE MAQUINAS, FÍSICO
F-SO-GS-001 PERSONAL
EQUIPOS, INSUMOS, MATERIALES
INTERESADO
O PRODUCTOS INTRANET
CONTROL DE MANTENIMIENTO GESTIÓN DE
FÍSICO
F-SO-GR-001 PREVENTIVO DE MAQUINAS Y RECURSOS
EQUIPOS FÍSICOS
INTRANET
GESTIÓN DE FÍSICO
MN-SO-GR-001 MANUAL DEL CONTRATISTA RECURSOS
FÍSICOS INTRANET
FÍSICO
PROTOCOLO DE TRABAJO EN
PT-SO-OH-001 SYSO
ALTURAS
INTRANET
FORMATO DE PERMISO DE FÍSICO
F-SO-OH-018 TRABAJO ESPECIAL O DE ALTO SYSO
RIESGO. INTRANET
PROCEDIMIENTO PARA TOMA DE
FÍSICO
MUESTRAS MEDIO AMBIENTALES,
PR-SO-OH-013 SYSO
INSPECCIÓN DE PUESTOS Y
INTRANET
ÁREAS DE TRABAJO
ANALISIS DE VERIFICACIÓN DE
FÍSICO
CONDICIONES DE PROVEEDORES
F-SO-OH-014 SYSO
EN HIGIENE INDUSTRIAL Y
INTRANET
AMBIENTAL
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7. GLOSARIO

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o

lesión a las personas, o una combinación de estos.

Identificación del peligro: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus
características.

Seguridad y salud ocupacional (S y SO): Condiciones y factores que afectan o pueden

afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los
trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el
lugar de trabajo

Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es)

peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el(los)
evento(s) o exposición(es).

Dosímetros: Es un instrumento de medición de dosis absorbida (como dosis equivalente) en un

contexto de protección radiológica.

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE VERSIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIÓN MODIFICADA
24/07/2013 01 ORIGINAL