Manual GCA PDF

Sistema de Gestión de Cobros de Aranceles [GCA]
Guía de uso
Centro Nacional de Computación

Universidad Nacional de Asunción
2008
Copyright 2008
Universidad Nacional de Asunción
Centro Nacional de Computación http://www.cnc.una.py
Todos los derechos reservados.

El software descrito en este documento podría ser modificado o actualizado, por lo que la información
proveída aquí puede estar sujeta a cambios.
Índice
Acerca de este manual...................................................................................................... 6
Introducción...................................................................................................................... 8
Preliminares.................................................................................................................... 12
1.1 Instalación del Sistema...............................................................................................................................12
1.1.1 Requerimientos mínimos del sistema.............................................................................................................. 12
1.1.2 Instalación y Actualización del BDE .............................................................................................................. 13
1.1.3 Creación del directorio temporal..................................................................................................................... 14
1.1.4 Creación del acceso directo al sistema............................................................................................................. 14
1.1.5 Configuración regional..................................................................................................................................... 14
1.1.6 Consideraciones sobre la fase de instalación................................................................................................... 14
1.2 Manejo General de la Aplicación..............................................................................................................15
1.2.1 Interfaz general de usuario.............................................................................................................................. 15
1.2.1.1 Como Moverse entre las pestaña de una ventana...................................................................................... 15
1.2.2 Botones y teclas de acceso rápido..................................................................................................................... 15
1.2.3 Pantallas para filtro y manipulación de información..................................................................................... 17
1.2.3.1 Cómo son las ventanas para ingreso y modificación de datos................................................................... 17
1.2.3.2 Para qué se utiliza una ventana de filtro................................................................................................... 17
1.2.3.3 Cómo establecer los criterios de filtro...................................................................................................... 17
Módulo de Configuraciones........................................................................................... 19
2.1 Interfaz general de usuario - Configuraciones........................................................................................ 19
2.1.1 GCA................................................................................................................................................................... 19
2.2 Aranceles..................................................................................................................................................... 24
2.2.1 Definición de aranceles..................................................................................................................................... 24
2.2.2 Plantillas de Aranceles...................................................................................................................................... 25
2.2.3 Bloqueo de Aranceles........................................................................................................................................ 32
2.2.4 Cómo copiar plantillas de aranceles ............................................................................................................... 33
2.3 Fraccionamiento......................................................................................................................................... 34
2.3.1 Plantillas de fraccionamiento........................................................................................................................... 34
2.3.2 Formas de fraccionamiento.............................................................................................................................. 36
2.4 Documentos................................................................................................................................................. 37
2.4.1 Tipos de documentos ........................................................................................................................................ 37
2.4.2 Nro. de documentos por caja............................................................................................................................ 39
2.4.3 Numeración compartida................................................................................................................................... 41
2.4.4 Ultimo Nro. Impreso......................................................................................................................................... 42
2.4.5 Consulta............................................................................................................................................................. 42
2.4.6 Autorizaciones para Rectificación de documentos......................................................................................... 43
2.4.7 Cierre de Cajas................................................................................................................................................. 45
2.5 Solicitudes....................................................................................................................................................47
2.5.1 Cómo definir solicitudes................................................................................................................................... 47
2.5.3 Cómo distribuir solicitudes.............................................................................................................................. 48
2.6 Área – Sector...............................................................................................................................................49
2.6.1 Área................................................................................................................................................................... 49
2.6.2 Sector................................................................................................................................................................. 49
2.6.3 Área – Sector..................................................................................................................................................... 50
2.7 Definiciones................................................................................................................................................. 51
2.7.1 Personas............................................................................................................................................................. 51
2.7.2 Cómo habilitar perceptores.............................................................................................................................. 52
Sistema de Gestión de Cobros de Aranceles - GCA
2.7.3 Responsables..................................................................................................................................................... 53
2.7.4 Cómo habilitar cajas perceptoras.................................................................................................................... 53
2.7.5 Bancos................................................................................................................................................................ 54
2.7.6 Descuentos......................................................................................................................................................... 54
2.8 Ajuste........................................................................................................................................................... 55
2.8.1 Definiciones – Descuentos / Becas / Exoneraciones......................................................................................... 55
2.8.2 Consultas – Becas y Exoneraciones................................................................................................................. 56
Módulo de Caja............................................................................................................... 58
3.1 Pantalla principal - F12............................................................................................................................. 58
3.2 Cobros - F8..................................................................................................................................................59
3.2.1 Cobro de deudas y documentos por persona.................................................................................................. 59
3.2.1.1 La interfaz de cobro de deudas está dividida en tres secciones:................................................................ 59
 1- Documentos pendientes........................................................................................................................ 59
 2- Deudas pendientes................................................................................................................................ 61
 3- Solicitudes pendientes........................................................................................................................... 63
3.2.2 Cobro por concepto - F7................................................................................................................................... 65
3.2.3 Fraccionamiento de Aranceles......................................................................................................................... 69
3.2.4 Refinanciamiento de Deuda............................................................................................................................. 70
3.2.5 Anulación de deudas fraccionadas................................................................................................................... 71
3.2.6 Facturas Crédito (Generación Masiva)........................................................................................................... 72
3.3 Cierre de caja - F11.................................................................................................................................... 73
3.3.1 Proceso de cierre de caja – F8.......................................................................................................................... 73
3.3.2 Reporte preliminar de cierre de caja - F7....................................................................................................... 74
3.4 Listados - F10..............................................................................................................................................75
3.4.1 Listado de deudas por persona – F8................................................................................................................ 75
3.4.2 Listado de inscripciones a exámenes finales - Ctrl+F..................................................................................... 76
3.5 Utilidades - F9............................................................................................................................................. 77
3.5.1 Consulta de comprobantes – F8....................................................................................................................... 77
3.5.2 Anulación de comprobantes – F7..................................................................................................................... 78
3.5.3 Selección del puerto de impresión – F6........................................................................................................... 79
3.5.4 Cambio de caja – F5......................................................................................................................................... 79
3.5.5 Anulación de secuencia de comprobantes – F4............................................................................................... 79
3.5.6 Generación masiva de comprobantes (Impresión o Anulación) – F3 ........................................................... 80
3.6 Rectificación de Documentos – Ctrl+F8...................................................................................................80
3.6.1 Por cobro de deudas – F8................................................................................................................................. 80
3.6.2 Por cobro por conceptos – F7........................................................................................................................... 80
3.7 Cierres de Caja - Ctrl+F7.......................................................................................................................... 81
3.7.1 Cierres de Cajas – F8........................................................................................................................................ 81
3.7.2 RE-APERTURA – F7....................................................................................................................................... 82
3.7.3 RE-IMPRESION – F6...................................................................................................................................... 83
Módulo de Reportes........................................................................................................ 84
4.1 Pantalla principal....................................................................................................................................... 84
4.2 Ingresos........................................................................................................................................................85
4.2.1 Resumen de ingresos por arancel o rubro....................................................................................................... 85
4.2.1.1 Muestra los totales en cantidad e importe de ingresos que produjo cada arancel.................................... 85
4.2.1.2 Muestra los totales en cantidad e importe de exoneraciones que produjo cada arancel........................... 87
4.2.1.3 Muestra los ingresos globales por rubro................................................................................................... 88
4.2.1.4 Muestra los ingresos por rubros, diferenciando los movimientos de cada perceptor................................ 91
4.2.1.5 Muestra en forma detallada los aranceles que han producido los ingresos.............................................. 91
4.2.1.6 Muestra los clientes que han abonado el arancel indicado....................................................................... 93
4.2.2 Resumen de ingresos por sectores.................................................................................................................... 95
Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 4

4.2.2.1 Muestra en forma detallada los aranceles percibidos por ÁREA/SECTOR............................................... 95

4.2.2.2 Muestra los ingresos globales correspondientes a cada ÁREA/SECTOR.................................................. 97
4.2.2.3 Muestra los descuentos y exoneraciones otorgados por ÁREA/SECTOR.................................................. 97
4.2.3 Resumen de ingresos por comprobantes......................................................................................................... 98
4.2.3.1 Muestra los conceptos de ingreso de cada comprobante........................................................................... 98
4.2.3.2 Muestra los ingresos totales de cada comprobante................................................................................. 100
4.2.3.3 Muestra los conceptos de exoneraciones de cada comprobante.............................................................. 101
4.2.3.4 Muestra las exoneraciones totales de cada comprobante........................................................................ 102
4.2.3.5 Muestra los ingresos totales de los comprobantes a crédito.................................................................... 103
4.2.3.6 Muestra los cobros de facturas a crédito................................................................................................ 104
4.2.4 Solicitudes de descuentos y exoneraciones.................................................................................................... 105
4.2.5 Detalle de descuentos y exoneraciones........................................................................................................... 106
4.2.6 Becas y exoneraciones..................................................................................................................................... 108
4.3 Estado de Cuentas.................................................................................................................................... 109
4.3.1 Estado de cuentas personales......................................................................................................................... 109
4.3.2 Estado de cuentas del curso............................................................................................................................ 112
4.3.3 Estado de cuentas del alumno........................................................................................................................ 114
4.3.4 Estado de cuentas por arancel........................................................................................................................ 116
4.3.5 Resumen de deudas a vencer.......................................................................................................................... 118
4.3.6 Resumen de deudas canceladas...................................................................................................................... 121
4.4 Comprobantes...........................................................................................................................................122
4.4.1 Ajustes y Anulaciones..................................................................................................................................... 122
4.4.1.1 Comprobantes de ajustes resumido......................................................................................................... 122
4.4.1.2 Comprobantes de ajustes detallado......................................................................................................... 124
4.4.1.3 Comprobantes anulados.......................................................................................................................... 125
4.4.2 Autorización de Rectificación........................................................................................................................ 126
4.5 Listados......................................................................................................................................................127
4.5.1 Aranceles y plantillas...................................................................................................................................... 127
4.5.1.1 Muestra los aranceles definidos.............................................................................................................. 127
4.5.1.2 Muestra la plantilla de los aranceles por año......................................................................................... 128
4.5.1.3 Muestra la plantilla de los aranceles a la fecha...................................................................................... 129
4.6 Reportes Gerenciales – Ctrl + F8............................................................................................................130
4.6.1 Ingresos trimestrales por CARRERA/SECTOR – F9.................................................................................. 130
4.6.2 Ingresos trimestrales por ARANCEL – F8................................................................................................... 132
4.6.3 Pendientes de pago a la fecha por CARRERA/SECTOR – F7.................................................................... 133
4.6.4 Pendientes de pago a la fecha por ARANCEL – F6..................................................................................... 133
4.6.5 Deudas Impagas por CARRERA/SECTOR – F5......................................................................................... 134
4.6.6 Deudas Impagas por ARANCEL – F4........................................................................................................... 135
4.6.7 Exoneraciones y descuentos por ARANCEL – F3........................................................................................ 135
4.6.8 Exoneraciones y descuentos por SECTOR – F2........................................................................................... 135
4.6.9 Comparativo de Ingresos y Exoneraciones – F1........................................................................................... 136

Acerca de este manual

Este manual presenta los fundamentos generales del Sistema de Gestión de Cobros y
Aranceles (GCA); define los conceptos manejados por el sistema, describe los
procedimientos realizados por cada módulo, guía al usuario en la secuencia de pasos a
seguir para la realización de operaciones haciendo uso de gráficos descriptivos y lo
orienta en el diagnóstico de errores emitidos por el sistema.
Este material de referencia está orientado a todos los usuarios de GCA, usuarios
administrativos, perceptores, administradores del sistema, etc., quienes guiarán sus
consultas de acuerdo al uso que hacen de la aplicación.
Las instrucciones de uso a visualizar mejor los conceptos manejados por el sistema.
Organización
Esta guía está estructurada de la siguiente manera:
INTRODUCCIÓN
Se presenta un panorama general de lo que es la aplicación, sus fundamentos, su
estructura, y se mencionan las nuevas funcionalidades introducidas en la versión
actual del Sistema GCA.
CAPÍTULO 1: PRELIMINARES
Se presentan los procedimientos normales para empezar a utilizar el sistema. Se
explica en forma detallada el proceso de instalación y se da un panorama general
para el uso de la aplicación.
CAPÍTULO 2: MÓDULO DE CONFIGURACIONES

Configuraciones necesarias para el correcto uso del sistema GCA. Las
configuraciones del sistema permiten determinar el comportamiento general del
sistema en cuanto a los requerimientos específicos de una institución.
CAPÍTULO 3: MÓDULO DE CAJA

Modulo de Percepción de fondos cumple la función principal de gestionar el cobro de
los aranceles de una Facultad, entre los cuales están aquellos que involucran la
actividad académica de la misma.
CAPÍTULO 4: MODULO DE REPORTES

Genera informes relacionados con el sistema GCA, muestra todas las operaciones
realizadas en el sistema de forma clara, en algunos casos resumida y en otros
detallada.

Instrucciones
• Se aconseja leer este manual en su totalidad. Esto es recomendable para que el
usuario no quede con dudas que posteriormente puedan dificultar el manejo de la
aplicación.
• Observe todas las recomendaciones y avisos marcados en el manual.
Convenciones
La siguiente tabla describe las notaciones utilizadas en este documento
Tabla 1 Notación y símbolos utilizados en el manual
Símbolo o notación Descripción

Indica una observación especial sobre el punto en cuestión
Texto resaltado
Se muestran ejemplos de operaciones que son realizadas con al

Ejemplos aplicación a fin de lograr una mejor comprensión por parte de los
usuarios
descriptivos
A la derecha de este ícono encontrará información adicional a tener

en cuenta.
A la derecha de este icono encontrará un texto de advertencia
acerca de cierto proceso a realizarse.
Ítem menú -> sub ítem Indica acceso a cierta opción de un ítem del menú del módulo. El
ítem es accesible también por ALT+<letra subrayada del
ítem>
Módulos del sistema Estilo utilizado para las palabras que hacen referencia a módulos
del Sistema Académico
Campos de datos Estilo utilizado para las palabras que indican el nombre de un
campo de datos.
Recursos en la Web
El CNC© provee a todos los Administradores de Sistemas de las Facultades la
posibilidad de obtener varios recursos de apoyo. Estos se encuentran disponibles en el
sitio http://www.cnc.una.py/s3i/.
Además de este documento, se cuenta con otros servicios como direcciones de
asistencia técnica, información de contacto de los administradores de las diferentes
unidades académicas, y más.

Introducción
El Sistema GCA es uno de los sistemas corporativos más importantes desarrollado por el
Centro Nacional de Computación [CNC]© para la Universidad Nacional de Asunción. El
mismo consta de varios componentes de software, cuyo diseño e implementación ha
ido evolucionando y perfeccionando a lo largo de más de cinco años de existencia y
funcionamiento.
El objetivo principal del Sistema GCA es proveer a la Universidad de mecanismos

automatizados que faciliten la planificación, organización, gestión y cobro de los
servicios ofrecidos por las instituciones. De esta manera el Sistema GCA, desarrollado
por el Centro Nacional de Computación, se constituye en una eficaz herramienta de
apoyo a la gestión administrativa para las Facultades que conforman la Universidad
Nacional de Asunción.
La arquitectura del sistema está pensada para su uso en un entorno multiusuario

dando alcance a los diferentes estamentos y sectores que componen la organización de
la Universidad, especialmente al sector administrativo.
Entre los objetivos principales del Sistema se distinguen:

❖ Simplificar y organizar los servicios ofrecidos por la institución.
❖ Facilitar el cobro de servicios.
❖ Permitir un mejor control de las deudas.
❖ Registrar, controlar y emitir reportes de todas las operaciones que involucran la
manipulación de aranceles y plantillas.
❖ Registrar, controlar y emitir reportes de todas las operaciones que involucran las
operaciones realizadas por las cajas perceptoras.
❖ Generar informes, que sirvan para un mejor control de las operaciones realizadas
por las cajas perceptoras.
Cabe destacar que la construcción del Sistema se viene ajustando y perfeccionando a
lo largo de los años, con el principal desafío de ser un instrumento fundamental en el
desarrollo de las actividades de la Universidad, y también como respuesta a una alta
compenetración con la realidad, cambiante en cada Facultad que conforma la UNA.
El sistema ha ido evolucionando desde sus inicios, esta evolución no ha sido solamente
tecnológica, también se han mejorado los procesos de registro, control y emisión de
información.

Principales innovaciones en la actual versión

El sistema GCA está desarrollado para el ambiente Windows y preparado para trabajar
con gestores de base de datos potentes. El constante avance de la tecnología nos
permite hacer uso de herramientas mucho mas efectivas, seguras y eficientes que
facilitan el desarrollo de las actividades cotidianas de distintos sectores ya sean
académicos, administrativos o gerenciales.
En esta sección se indican algunas de las novedades introducidas al Sistema GCA.
Mayor performance y confiabilidad en el mantenimiento de los datos
La utilización eficiente de un potente Gestor de Base de datos, permite mejorar el
rendimiento del procesamiento de datos y garantiza en todo momento la consistencia
de la emisión de la información.
Mayor resistencia a acciones externas
Los efectos de los agentes externos, como los cortes de energía eléctrica que
generalmente afectan a los datos de un sistema informático se ven disminuidos
considerablemente gracias al modelo de transacciones utilizado para el procesamiento
de los datos.
Control de acceso de usuarios
La definición de usuarios a nivel de base de datos, permite que cada usuario posea una
cuenta única e inviolable. Esto nos permite realizar un control de todos sus accesos al
sistema.
Shortcut keys - teclas de acceso rápido
Las teclas de acceso rápido facilitan el acceso a las opciones disponibles en cada
interfaz de usuario, brindándole a este, mayor agilidad e independencia del ratón.
Búsquedas y filtro de datos
El método de búsquedas y filtro de datos permite encontrar rápidamente un registro
en particular dentro de un gran volumen de datos, el usuario solo debe tipear en los
campos de filtro de datos y los registros que coincidan con los valores ingresados irán
apareciendo en la interfaz de usuario.
Marcado y selección de registros
La opción de marcado y selección de múltiples registros agiliza la tarea de registrar los
datos ya que el usuario podrá escoger los datos que precisa, marcarlos y de una sola
acción todos aquellos registros seleccionados serán insertados en la base de datos.
Agrupación de detalles en comprobantes
Imprimir en forma agrupada los ítemes del detalle de los comprobantes, de manera a
evitar la repetición innecesaria de líneas que tengan los mismos “conceptos” y
“montos”.
Implementación de Notas de Crédito:
La opción principal de aplicación de la Nota de Crédito está disponible en Cobro de
deudas y documentos por persona. El procedimiento para realizar una Nota de Crédito
es exactamente el mismo que se realiza para hacer una cancelación de documento
(Factura Crédito); la diferencia está en que en vez de utilizar recibo para el cobro se

debe de utilizar NOTA CREDITO. La opción de anulación de las notas de crédito

también está disponible, así como la posibilitad de rectificación.
Numeración (caja) compartida:
Se implementa la opción de configurar numeración compartida, la opción se encuentra
en Documentos/Numeración Compartida del módulo de Configuraciones del Sistema.
Con esto se permite configurar la numeración de documentos de manera que varias
cajas utilicen la misma numeración. Esto resulta útil cuando varias cajas utilizarán la
misma impresora para la impresión de comprobantes.
Inclusión de “Observaciones” a los comprobantes:
Se agrega además la posibilidad de incluir “observaciones” a los cobros realizados.
Para ello, se agregó un campo adicional [Observaciones] en todas las ventanas de
cobro.
Cliente-persona genérico
Ajustes en la interfaz de cobro de conceptos y los datos de personas. Si se desea
imprimir solamente el nombre de la persona en el comprobante sin guardar los datos
en el sistema, lo que se debe de hacer es ingresar el código 1 (uno); con esto se
habilita la opción para poder modificar el nombre.
Re-Impresión/Re-Apertura
Se agrega un proceso que permite autorizar la re-apertura o la re-impresión de cierres
de caja. Con esto se permite a un usuario administrador, conceder autorización a los
perceptores, para la re-apertura o la re-impresión de cajas que ya fueron cerradas, y a
la vez consultar datos sobre los diferentes cierres de cajas existentes.
Bloqueo de Aranceles
Se permite a un usuario administrador, bloquear un arancel de forma rápida y
sencilla, y a la vez consultar datos sobre los diferentes aranceles y verificar si poseen
aranceles que los bloquean.
División en Áreas
Para una mejor agrupación de los datos, se agrega un nuevo agrupador ÁREA, con las
siguientes características.
● Un área de trabajo puede poseer uno o muchos sectores.
● Un sector solo puede pertenecer a un área de trabajo.
● Una caja solo puede pertenecer a un área de trabajo.
● Un arancel solo puede pertenecer a un sector, y por consiguiente a un área.
Re-estructuración Interna
El sistema GCA constaba de seis módulos, citados a continuación: GCAjuste, GCACaja,
GCAConfig, GCAReportes, GCARepGer, GCARectificdoc.
Luego de un profundo análisis se concluye que esto podría reducirse, a solo tres
módulos: GCACaja, GCAConf, GCAReportes.
Con esto se logra facilitar y agilizar el uso del sistema, que siempre consta de todos los
servicios que ya se conocen, incluyendo por supuesto algunas mejoras, solo que ahora
en lugar de ser seis módulos son solo tres.

Un aspecto de suma importancia en el esfuerzo por brindar una mayor transparencia y

confiabilidad en la gestión administrativa es la integración con otros sistemas de
información desarrollados por el CNC. Entre ellos, podemos destacar los siguientes:
❖ SISTEMA ACADINS: generación y control de deudas generadas durante los procesos

de inscripciones a asignaturas, exámenes finales y emisión de certificados de
estudios.
❖ GERENCIADOR DE BIBLIOTECAS: control de devolución de libros y de pago de multas al
momento de realizar los cobros relacionados a inscripciones a asignaturas o a
exámenes finales.
Con el fin de facilitar la operación y uso cotidiano del sistema, el mismo provee una
interfaz gráfica renovada y novedosa, la cual cuenta con una serie de módulos
independientes que agrupan las tareas afines. En ese sentido, es necesario
mencionar que los usuarios solo tendrán acceso a los módulos sobre los cuales posean
los permisos necesarios que son establecidos y mantenidos por la Facultad por medio
de la figura de roles. Por otro lado, se proveen mecanismos de generación de registros
de auditoría para cada proceso o acción realizada en el sistema.
Módulos componentes del Sistema GCA

A continuación se bosqueja someramente la funcionalidad que brinda cada módulo que
conforma el Sistema GCA. Esta división en módulos, tiene como principal objetivo la
agrupación de tareas afines o similares, de manera que puedan ser fácilmente
localizadas por el usuario.
Tabla 2 Módulos componentes del Sistema GCA

Módulo Breve descripción de su funcionalidad
GCAConfig En este módulo se definen los procedimientos necesarios para la
configuración general del sistema GCA. Incluye todas las
configuraciones necesarias para que el sistema funcione
correctamente.
Ademas, se incluyó el módulo GCAjuste dentro del módulo GCAConfig
porque ambos son generalmente utilizados por los administradores
(generalmente usuarios que no son perceptores).
GCACaja Este módulo es el mas dinámico porque en el realmente se realizan
las operaciones relacionadas con las cajas perceptoras.
El módulo GCARectificdoc se incluyo dentro del módulo GCACaja
porque ambos módulos son generalmente utilizados por los
perceptores.
GCAReportes Genera informes relacionados con el sistema GCA, muestra en
forma de informes, todas las operaciones realizadas en los demás
módulos.
Se incluyó el módulo GCARepGer dentro del módulo GCAReportes
porque ambos nos muestran informes referentes al sistema GCA.

Capítulo1
Preliminares
1.1 Instalación del Sistema
Este apartado cubre el proceso de instalación del Sistema GCA. Aquí encontrará los
requerimientos básicos de hardware y software para la utilización del sistema, así
como respuestas a algunas preguntas que pueden surgir durante el proceso de
instalación.
Es conveniente que la persona que lleve a cabo la instalación tenga conocimientos
mínimos acerca del sistema operativo en el que se usará el sistema. En algunos casos,
es necesario contar con permisos de administrador: Windows 2000 y XP.
1.1.1 Requerimientos mínimos del sistema

❖ Procesador Intel Pentium III. Puede funcionar en procesadores de menor capacidad,
pero el rendimiento podría verse afectado.
❖ 64 Mb de memoria RAM.
❖ 30 Mb de espacio en el disco duro.
❖ Tarjeta de red con conexión al servidor de base de datos.
❖ Resolución gráfica 800x600 dpi con una profundidad de colores de 16 bits.
❖ Disponer de una impresora conectada localmente o en red. Es necesario tener
alguna impresora instalada, de otra forma los listados generados por el sistema no
podrán ser visualizados.
❖ Sistema operativo MS-Windows: 98, ME, 2000 o XP. Se prefiere la versión XP por
cuestiones de estabilidad y seguridad.
❖ Conectividad con el servidor de archivos vía TCP/IP (la aplicación residirá siempre
en un sistema de archivos del servidor).

1.1.2 Instalación y Actualización del BDE
BDE: Son las siglas de Borland Database Engine (Motor de base de datos de
Borland). El BDE se utiliza como un traductor o capa intermedia entre la
aplicación y las bases de datos.
Como paso previo, asegúrese de que el BDE esté instalado, yendo a Panel de Control ->
BDE Admistrator (ver fig 1.1.2). Si no se encuentra instalado en la pc, puede obtenerlo
desde ftp://ftpuna.cnc.una.py/pub/windows/bde5/full/
La instalación del BDE es muy sencilla; simplemente debe hacer doble click en
setup.exe que se encuentra en el directorio “Disk1” y seguir las instrucciones.
BDE Upgrade es una actualización del BDE. Podrá descargar su instalador de
ftp:///ftpuna.cnc.una.py/pub/windows/bde5/bde511en.zip
Recuerde cerrar todas las Figura 1.1.2 Icono del BDE en la ventana de Panel
de Control
aplicaciones que utilizan
BDE antes de iniciar la
instalación del BDE
Upgrade.
Icono del BDE
Una vez que cuente con el archivo Administrator en
bde511en.zip, lleve a cabo los
siguiente pasos: el Panel de
Descomprima el archivo en un Control
directorio local y ejecute el
programa setup.exe.
• Una vez iniciado el instalador,
presione el botón “Next” hasta
que aparezca una lista de ítems
seleccionables y los botones
“Select All” y “Clear All”.
• Presione el botón “Clear All”,
seleccione luego los
componentes “BDE” e
“Interbase”. Complete luego la
instalación utilizando el botón
“Next”.
• Ingrese a Panel de Control ->
BDE Administrator y ejecute el
programa. Cerciórese de que la
versión es 5.01 yendo al menú
Help -> About.

1.1.3 Creación del directorio temporal

El sistema necesita un directorio para guardar sus archivos temporales. Este debe ser
un directorio local, por ejemplo C:\tmp. Si no existe este directorio en su pc, debe
crearlo y asegurarse de tener permisos para crear archivos en el mismo (si su sistema
operativo es Windows 2000/XP y utiliza el sistema de archivos NTFS).
1.1.4 Creación del acceso directo al sistema

❖ En el menú Inicio, ejecutar : \\smb\app
❖ Ingresar al directorio gca, posicionarse sobre los ejecutables y crear los accesos
directos:
✔ gcacaja.exe
✔ gcaconf.exe
✔ gcareportes.exe
❖ Luego, ir al escritorio de su PC y darle click derecho el acceso directo que se creó,
ingresar en Propiedades y modificar, INICIAR EN c:\tmp según como muestra en la
figura siguiente.
❖ Una vez instalados la Aplicación y los Módulos del Sistema, se requiere una licencia
para su uso. Si la computadora en donde se instaló la aplicación no tiene la licencia
correspondiente, contacte con su Administrador local para obtenerla.
OBS: La creación de usuarios y el acceso al sistema gca, se manejan a través de la

aplicación SisAdm2 y lo realiza cada administrador.
1.1.5 Configuración regional

Vaya al panel de control y asegúrese de que esté seleccionado Español(Paraguay).
Asegúrese de que el año de la fecha tenga 4 dígitos (dd/mm/aaaa).
1.1.6 Consideraciones sobre la fase de instalación

a) En algunas ocasiones, al instalar el BDE Upgrade (una actualización del BDE)
aparece un mensaje de error como éste “You must have a valid BDE installation to use
this Upgrade”. Este inconveniente surge cuando se intenta actualizar el BDE, y no
existe una instalación anterior. La solución pasa por instalar primero el BDE y luego
la actualización del mismo. En la Sección 1.1.2 puede encontrar detalles de éste
procedimiento.
b) Si al intentar actualizar o consultar los datos desde la aplicación se produce un error
con el siguiente mensaje: “Cannot access directory”, probablemente se deba a que
está haciendo referencia a un directorio no existente, o sobre el que no tiene
permisos de escritura. Debe asegurarse de que el campo “Iniciar en” de la ventana

Propiedades de su acceso directo a la aplicación esté apuntando a un directorio local

existente, por ejemplo, C:\tmp.
c) Si al ejecutar el Sistema GCA se muestra un mensaje como el siguiente : “An error
occurred while attempting to initialize the Borland Database Engine”, posiblemente no tiene
instalado el BDE o es una versión que necesita ser actualizada. Debe seguir los
pasos señalados en la sección 1.1.2.
d) Si la computadora en la que instaló la aplicación aun no posee la licencia
correspondiente, el sistema no le permitirá acceder; recibirá el siguiente mensaje
“No se puede encontrar la licencia”. Para obtener la licencia, contacte con su
Administrador local.
1.2 Manejo General de la Aplicación

El acceso a la aplicación es sencillo e intuitivo; presenta interfaces simples de
utilizar y mecanismos de autenticación altamente seguros que permiten la
confiabilidad de la información.
1.2.1 Interfaz general de usuario

La simplicidad de uso de una herramienta de gestión es fundamental para el
máximo aprovechamiento de los servicios que ofrece. En este sentido, la
nueva versión del Sistema de Perceptoría introduce mecanismos para el
manejo práctico de la aplicación.
1.2.1.1 Como Moverse entre las pestaña de una ventana

La mayoría de las ventanas del sistema Figura 1.2.1.1 Acceso a través de
pestañas
se componen de secciones a las que se
accede por medio de unas pestañas. Para
cambiar entre pestañas, presione la tecla Pestaña para
acceso a
F3. opciones de la
ventana
1.2.2 Botones y teclas de acceso rápido

Para agilizar la operación del sistema, es
conveniente conocer las teclas de acceso
directo a cada una de sus funciones.
Observación: Algunos de los botones representan operaciones ligeramente distintas

según el contexto en el que aparecen. Aquí se especifica cada uno de sus
significados.

Tabla 3 Botones utilizados en las ventanas y teclas de acceso rápido.
Botón Nombre Contexto Descripción Tecla

rápida
Modificar IM Habilita un registro determinado para que F7
pueda ser modificado.
Borrar IM Elimina el registro seleccionado. F8
Agregar IM Inserta nuevo un registro en blanco en el que F6

se podrán introducir datos.
Filtrar T Habilita una ventana para filtrar los datos de F5
la ventana actual.
Ver T Muestra los datos de un registro dado de una CTRL + V
manera más detallada, en una ventana
independiente.
Salir T Sirve para abandonar la ventana que se está CTRL + F4
utilizando.
Cancelar T Cancela la operación que se está llevando a Ctrl + N
cabo.
Grabar IM Graba en la base de datos los cambios que Ctrl + G
se llevaron a cabo ENTER
Aceptar F
Filtra los datos en base a los parámetros
indicados.
Primero, T Permiten desplazarse entre los registros Ctrl + (Letra de
la opción)
Anterior, mostrados en una ventana.
Siguiente,
Ultimo.
Elegir T Permite elegir valores para completar los F5
datos campos de una ventana, cuando se
está insertando o modificando registros.
Marcar/Desm T Sirve para marcar y desmarcar los registros F6
arcar de una ventana de datos seleccionándolos
de uno en uno.
Marcar/Desm T Sirve para marcar y desmarcar todos los F7
arcar Todos registros de una ventana de una sola vez.
Imprimir T Envía un reporte a la impresora, para que F9

sea impreso.
Restaurar Limpia la ventana de filtro, inicializando todos F12
los campos con el valor “?”.
Identificación del contexto
T = Todas las ventanas.
IM = Ventanas de ingreso y modificación de información.
F = Ventanas de filtro de datos.

1.2.3 Pantallas para filtro y manipulación de información

Entre las operaciones más frecuentes realizadas en cualquier sistema de gestión, se
encuentran la carga y modificación de datos, y su posterior consulta. En esta sección
se indican los procedimientos generales para el ingreso de registros al sistema, su
mantenimiento y recuperación.
1.2.3.1 Cómo son las ventanas para ingreso y modificación de datos

Las ventanas de
mantenimiento de datos
disponen de un menú
con las opciones
necesarias para realizar
operaciones de carga,
modificación y
eliminación de registros.
Se puede acceder a los
menúes contextuales
haciendo click sobre la
ventana con el botón
derecho del mouse.
Figura 1.2.3.1 Ventana de mantenimiento de Datos
1.2.3.2 Para qué se utiliza una ventana de filtro

Su propósito es limitar la cantidad de datos mostrados en una ventana o listado.
1.2.3.3 Cómo establecer los criterios de filtro

Si necesita filtrar datos en un rango de valores, basta con especificar los valores
mínimo y máximo, separándolos mediante dos puntos (:).
Buscar personas con cédula de identidad con nro de 1001746 a 1014914
[1001746 : 1014914]
Nro. Documento Apellidos Nombres
1001747 RODAR MARIA
1012564 ALVARADO JOSE MIGUEL
Puede filtrar registros en base a una serie de valores, separándolos mediante los
puntos y comas (;).

Buscar las cesantías ingresadas entre los años 2004 y 2005
[2004;2005]
2365485 PEREIRA LIZ
1012564 SANTANA ANA
También puede hacer búsquedas parciales, utilizando el carácter porcentaje (%), que
significa “cualquier conjunto de caracteres”.
Buscar personas en cuyo nombre aparece la palabra ¨JORGE¨
[%JOR%]
1023648 RODRIGUEZ JORGE MIGUEL
10256884 PEREZ JUANA JORGELINA
Las fechas deben ser introducidas en los campos de filtro con un formato
“dd/mm/aaaa”, incluyendo las barras separadoras . Se puede indicar una fecha
determinada correspondiente a los datos a recuperar, o especificar un rango de fechas,
y los valores mínimo y máximo, separándolos mediante dos puntos (:).
Para que un parámetro no sea tenido en cuenta al filtrar los datos, debe
asignarle el valor “?”, o borrar completamente el texto introducido.

Capítulo2
Módulo de Configuraciones
2.1 Interfaz general de usuario - Configuraciones
2.1.1 GCA
En esta pantalla se definen las configuraciones generales del sistema. Como dichas
configuraciones afectan algunos aspectos fundamentales del sistema, es conveniente
conocer los alcances de cada una de las opciones de la configuración antes de
modificarlas.
Figura 2.1.1 Configuraciones del Sistema de Gestión de Cobro de Aranceles

Institución
Nombre de la Institución Utilizado en los encabezados de los reportes.
Nombre de la dependencia Generalmente usado en la preparación de los reportes.
RUC RUC de la Institución, se utiliza en reportes y en la impresión de
comprobantes.
Fraccionamiento por persona

ID forma de fraccionamiento Código utilizado como prefijo del arancel de cada persona.
Nº de forma de Número inicial para la secuencia de aranceles generados.
fraccionamiento
Contabilidad
Porcentaje del IVA Porcentaje que corresponde al IVA.
Agrupación Cantidad de caracteres que indican la agrupación en el código de cuenta.
SubAgrupación Cantidad de caracteres que indican la sub-agrupación en el código de cuenta.
Nro. de caracteres del Cantidad de caracteres que corresponden a la cuenta mayor en el código de
código de Cta. Mayor cuenta.
Nro. de caracteres de Cantidad de caracteres que corresponden al rubro en el código de cuenta.
código de Rubro
Nro. de caracteres de Cantidad de caracteres que corresponden al sub-rubro en el código de cuenta.
código de Sub-Rubro
Código de arancel de la Arancel que será utilizado en las multas.
multa
Impresión
¿Desea que en los Indica si serán incluidas o no las exoneraciones en los documentos generados
documentos se impriman (exoneraciones del 100%)
las exoneraciones?
¿Desea que los documentos Indica si los documentos pueden ser reimpresos.
puedan ser reimpresos?
¿Desea que los detalles del Indica si los detalles del comprobante serán agrupados por concepto en la
comprobante sean impresión
agrupados por concepto?

Agrupación de detalles de comprobantes

Imprimir en forma agrupados los ítemes del detalle de los comprobantes, de
manera a evitar la repetición innecesaria de líneas que tengan los mismos
“conceptos” y “montos”. En estos casos, los ítemes con conceptos y montos
idénticos son agrupados en una sola línea, indicando en la columna “cantidad” el
número de ítemes a cobrar.
Observaciones:
Anteriormente se imprimía (por ejemplo):

Concepto Cantidad Precio Unitario Total
Pago de Factura Crédito Nro 42:
Dosimetro 1 10.000 10.0000
Dosimetro 1 10.000 10.0000
Dosimetro 1 10.000 10.0000
Dosimetro 1 10.000 10.0000
Dosimetro 1 10.000 10.0000
Con las modificaciones actuales se imprimirá:

Concepto Cantidad Precio Unitario Total
Pago de Factura Crédito Nro 42:
Dosimetro 5 10.000 50.0000
IMPORTANTE: Se debe tener en cuenta que la agrupación se hará siempre y

cuando, para los ítemes cobrados, coincidan exactamente el "concepto" y el
"monto" (solamente si coinciden en el arancel cobrado y en el precio unitario).
Deudas
¿Desea que las deudas sean Indica si se agruparán o no las deudas.
agrupadas?
¿En qué período de tiempo Especifica en que períodos de tiempo agrupar las deudas. (Valores posibles:
desea que se agrupen las D = Diario, Q = Quincenal, M = Mensual, B = Bimestral, T = Trimestral, C =
deudas? Cuatrimestral, S = Semestral, A = Anual).
¿Desea que las deudas Indica si la deuda puede ser pagada en partes.
puedan ser pagadas
parcialmente?

Agrupación de deudas por periodo de tiempo

Por lo general se denomina deuda al conjunto de obligaciones pendientes de pago
que posee una persona o entidad. Estas obligaciones tienen un límite de tiempo
para realizar la cancelación correspondiente y es conocido como fecha de
vencimiento.
En algunas circunstancias por políticas de una institución o empresa se requiere
que un conjunto de deudas, por lo general generados por conceptos diferentes y
por ende con costos diferentes, se considere como una sola deuda, pero que
alternativamente se permita identificar cuáles son los conceptos de los que está
compuesta la deuda agrupada.
Como se mencionó al inicio de esta sección, las deudas poseen fechas de
vencimiento, las cuales podrían ser diferentes, por lo tanto es necesario especificar
los periodos de tiempo en que pueden ser agrupadas estas deudas. Los periodos
de tiempo a considerar son: D= Diario, Q= Quincenal, M= Mensual, B= Bimestral,
T= Trimestral, C= Cuatrimestral, S= Semestral, A = Anual.
En otras palabras, la agrupación de las deudas mediante un periodo de tiempo
significa que, todas aquellas deudas que tengan vencimientos en el periodo
indicado pasarán a formar parte de una deuda general.
Ejemplo: Considere el siguiente conjunto de deudas; note que los vencimientos
tienen diferentes fechas excepto Matrícula y Cuotas Académicas. Note además que
coinciden en el mes de vencimiento.
Arancel Monto Vencimiento

Matricula 160000 10/05/2007
Derecho a Biblioteca 30000 15/05/2007
Derecho a sala de Informática 15000 20/05/2007
Cuotas 60000 10/05/2007
Agrupación Diario
Si se aplica una agrupación del tipo DIARIO, las deudas correspondientes a Matrícula
y Cuotas Académicas pasarán a formar parte de una sola deuda general debido a que
ambas deudas tienen el mismo día de vencimiento.
Agrupación Mensual
Supongamos que la generación de la deudas se realice en una fecha determinada,
todos los vencimientos que se encuentren dentro del rango de la generación de la
deuda más un intervalo de 30 días a partir de la generación de la misma pasarán a
formar parte de una sola deuda general.
En el ejemplo la operación se realizó el 10/05/2007, por lo tanto adicionando 30 días para

el limite a considerar sería 09/06/2003, de esta manera todas las deudas cuyos
vencimientos estén dentro de este rango (10/05/2007 – 09/06/2007) , serán consideradas
como una deuda general o agrupada.

Pago de deudas en forma parcial

En ocasiones es necesario realizar cobro de deudas en forma parcial, es decir solo
parte de una deuda es cobrada quedando un saldo pendiente a ser cancelado en un
próximo pago.
Debido a que los ajustes de deudas son considerados como una especie de
cancelación ya sea parcial o total de una deuda solo que sin percibir ingreso alguno,
se requiere que este parámetro (Pago de deudas en forma parcial) esté especificado,
en caso contrario, no se permitirá realizar ajuste de deudas parciales.
Académico
¿Desea que las Se utiliza para especificar que en las inscripciones a asignaturas se debe
inscripciones tengan en verificar si el alumno posee o no firma en la asignatura en la que se inscribe.
cuenta la firma del alumno?

2.2 Aranceles
2.2.1 Definición de aranceles
Los aranceles son los conceptos que cada institución define a fin de representar sus
ingresos correspondientes. Por lo general estos aranceles de definen por única vez.
Cada arancel debe estar asociado al código de cuenta contable al que corresponde,
pues éste código es el que es impreso en los comprobantes de ingreso.
Los aranceles no asentables son aquellos cuya función es simplemente la de agrupar o
clasificar los aranceles bajo una jerarquía. Por otro lado un arancel asentable es aquel
sobre el cual efectivamente se pueden percibir ingresos. En otras palabras, solo se
pueden establecer costos (definir plantillas) sobre los aranceles asentables.
Desde el menú principal, se debe acceder a Aranceles->Definición. Allí debe ser
completada la información que identifica al arancel. Los datos de carácter obligatorio
son: c ód i g o d e a r a n c e l , d e s c r i p c i ó n , c ó d i g o d e c u e n t a , d e s c r i p c i ó n de l r u b r o y s e c t o r .
Opcionalmente pueden completarse c ó d i g o a n a l í t i c o y c ód i g o p r e su p u e s t a r i o .
Figura 2.2.1 Definición de Aranceles
El dato s e c t o r debe corresponder a uno de los sectores definidos en Definiciones-

>Sectores, el mismo podrá ser completado mediante el mecanismo de selección de
datos disponibles en el sistema. El r u b r o generalmente corresponde a la descripción
del arancel (Ej. VENTA DE SERVICIOS DE LA ADM. PUBLICA).
El dato g r a v ad o se utiliza para indicar que debe calcular el IVA sobre costo del arancel.

Recuerde, los aranceles son los conceptos que se definen para representar los
ingresos. Por lo general estos aranceles se definen por una única vez. Cada
arancel debe estar asociado al código de cuenta contable al que corresponde,
pues éste es el código que es impreso en los comprobantes de ingreso.
Es importante resaltar que los aranceles no asentables son aquellos cuya función es
simplemente la de agrupar o clasificar los aranceles bajo una jerarquía.
2.2.2 Plantillas de Aranceles

Luego de la definición de los aranceles es necesario habilitarlos efectivamente como
conceptos de ingresos para las operaciones correspondientes. Esta habilitación se
habilita mediante lo que se denomina Plantilla de Aranceles.
La plantilla de aranceles permite la clasificación general de los aranceles, es decir, es el
medio por el cual se establecen las particularidades de cada arancel como los son los
costos, cantidad de pagos a considerar, intervalo de tiempo para la generación de
cuotas, fecha de vigencia de la plantilla, formas de fraccionamiento, momentos de
generación automática de deudas y nivel jerárquico de aplicación, entre otros.
Los parámetros de configuración de la planilla se clasifican en parámetros funcionales,
académicos y momentos o instancias de generación.
Desde el menú principal, se debe acceder a Aranceles->Plantillas. Los datos de carácter
obligatorio tienen las etiquetas precedidas por el carácter * (asterisco), todos los
demás datos podrán ser completados opcionalmente.
Figura 2.2.2 Plantillas.

El dato a r a n c e l debe corresponder a uno de los aranceles definidos en Aranceles-

>Definición.
Parámetros funcionales
Dentro de los parámetros funcionales más importantes se encuentra la especificación
del c o s t o d e l a r a n c e l y l a c an t i d a d d e pa g o s . En principio la generación de una o varias
cuotas depende de lo que se indique en el parámetro c a n t i da d d e p a go s . Para le
generación de cuotas, en el c o s t o d e l a r a n c e l se debe indicar la sumatoria total de las
cuotas y posteriormente especificar la cantidad de cuotas a generar.
Monto total de cuotas

El dato m on t o t o t a l d e c uo t a s debe completarse para establecer el costo del arancel y
el dato c an t i d a d d e pa g o s para indicar en cuántas cuotas puede dividirse el arancel.
En caso de que se divida en varias cuotas, el dato m o n t o t o t al de cuotas debe
completarse con la sumatoria del importe de las cuotas.
Fecha de primera cuota

La especificación de este parámetro no es obligatoria. Su utilidad se basa en la
necesidad de establecer una fecha predeterminada para el vencimiento de la primera
cuota. Las siguientes secuencias de cuotas se generarán de acuerdo a la especificación
realizada en el parámetro D í a s p a r a el pr ó xi m o p a g o .
Si no se especifica ninguna fecha en particular, se considerará como fecha inicial la
fecha en que se produce la operación. Esto implica que no habrá uniformidad de los
vencimientos de las deudas de las personas sobre un mismo concepto, porque
dependerá exclusivamente del momento en que una persona contrae una obligación.
De manera a ejemplificar lo mencionado, considere un proceso de inscripción de
alumnos; estos tienen la libertad de inscribirse en cualquier momento, sin embargo los
vencimientos de sus deudas deberían coincidir debido a una política de la institución.
Para esto por lo tanto será necesario especificar tanto la fecha de vencimiento de la
primera cuota como también los días que deben transcurrir para el vencimiento de la
próxima cuota.
Día de inicio de cuotas

Otra de las necesidades comunes en el manejo de vencimiento de cuotas es que los
mismos siempre cumplan su vencimiento un día específico de cada mes. Por ejemplo
se desea que las obligaciones siempre tengan como fecha de vencimiento los días diez
de cada mes. No obstante, la especificación de la cantidad de días para el próximo
pago aún es necesario porque el indica el intervalo de días que debe existir entre cada
cuota a generar.
Días de tolerancia o vencimiento de cuotas

Se utiliza para especificar una especie de tolerancia a los vencimientos de las
obligaciones. Es decir, dada una fecha de vencimiento, esta se puede posponer hasta
el número de días indicado en este parámetro.

Días para el próximo pago

Desde el momento en que el arancel implica una generación de cuotas, este parámetro
nunca debe quedar sin especificarse, pues como se mencionó en la sección anterior,
este parámetro indica cuántos días deben transcurrir entre cada vencimiento de las
cuotas. Si no se especifica ningún valor, todas las cuotas generadas tendrán el mismo
vencimiento, lo cual representa una situación ilógica para el concepto de cuotas que se
está definiendo.
Las fechas de vencimiento de las siguientes cuotas se generarán de acuerdo al valor
indicado por el parámetro d í a s p a r a e l p r ó x i m o pa g o .
Si no se especifica ningún valor para el parámetro d í a s pa r a e l
p r ó x i m o pa g o , todas las cuotas generadas tendrán el mismo
vencimiento.
Vigencia de la plantilla
Cuando un determinado arancel se aplica solo por un periodo de tiempo determinado,
es posible establecer este periodo a través de las fechas de vigencia de la plantilla.
Mediante este mecanismo se pueden especificar costos diferentes para un mismo
arancel dependiendo del periodo de vigencia establecido.
Por ejemplo, suponiendo que el arancel “A” posee un costo durante los primeros tres meses
del año y que a partir del cuarto, el costo sufre un incremento determinado, ambas
plantillas ya pueden estar definidas y la fecha de vigencia indicada para cada arancel
determinará el momento que regirá uno u otro arancel.
Obligatoriedad y modificación
El dato O b l i ga t o r i o indica la obligatoriedad del cobro del arancel configurado. El dato
Modificar costo del arancel en cobros por concepto indica si se le permitirá al perceptor
modificar el costo del arancel. El dato M o d i f i ca r concepto indica si el concepto del
arancel será modificable por el perceptor.
Forma de fraccionamiento
Las formas de fraccionamiento permiten definir la manera en que una deuda deuda
total puede dividirse en secuencias de deudas denominadas cuotas, en donde el monto
de las mismas podría variar en cada secuencia.
Este parámetro es opcional, si está definido se utilizará la forma de fraccionamiento
indicada para generar la deuda correspondiente a través de la opción Fraccionamiento
de aranceles.
La opción V a r i a r f o r m a de fraccionamiento brinda una mayor flexibilidad a la hora de
fraccionar aranceles pues permite al perceptor cambiar la forma de fraccionamiento
predefinida según las propias indicaciones del cliente, por ello una vez registrado el
fraccionamiento, este podrá ser procesado por medio de la opción Cobro de deudas y
documentos por persona.

Parámetros académicos
Los parámetros denominados Académicos se utilizan principalmente en los procesos
que indican una actividad académico-administrativa como por ejemplo las inscripciones
a asignaturas o a exámenes finales. Estos parámetros permiten asociar e indicar qué
aranceles se deben considerar y en qué nivel en particular.
Los niveles tienen una jerarquía descendente compuesta por el c ód i g o d e f a c ul t a d ,
c a r r e r a , c u r s o , s e m e s t r e , a s i gn a t u r a . Cada nivel requiere obligatoriamente la definición
del nivel anterior es decir el nivel superior, por ejemplo, para establecer el nivel curso,
se deben definir además los niveles anteriores facultad y carrera.
Facultad Nivel más alto y obligatorio de la jerarquía.

Carrera Esta especificación indica que la plantilla será aplicable solo para la carrera detallada en este nivel.
Curso Indica que la plantilla será aplicable solo para el curso especificado.
Semestre Indica que la plantilla será aplicable solo para el semestre especificado.
Asignatura Indica que la plantilla será aplicable solo para la asignatura especificada.
En resumen el objetivo de los niveles es permitir una definición de alcance jerárquico

de los aranceles para su aplicación en la generación de las deudas.
Estos niveles brindan una flexibilidad a la hora de definir las plantillas, porque
permiten especificar aranceles con diferentes costos para cada carrera, curso,
semestre o asignatura.
Ejemplo:
Supongamos que existen las carreras A y B, y determinamos que el arancel denominado
Libreta de trabajos prácticos, tiene un costo para la carrera A y otro para la B. Se deberían
crear dos plantillas y especificar en el nivel “Carreras” a las carreras A y B respectivamente.
En caso de que este arancel tenga el mismo costo para todas las carreras es suficiente con
especificar el nivel superior “Facultad” sin necesidad de indicar las carreras.
Utilizar esta plantilla para:
Situación académica del alumno

Como se vio en la sección anterior los niveles permiten especificar aranceles con
diferentes costos para cada c a r r e r a , cu r s o , se m e s t r e o a s i g na t u r a . Sin embargo, estas
especificaciones podrían depender además de alguna situación académica de los
alumnos. Por ejemplo, un alumno ingresante podría abonar los mismos aranceles que
los alumnos ya matriculados pero con costos diferentes. Esto implicaría la definición
de dos plantillas del arancel correspondiente; una indicará que la primera de ellas se
aplicará a los alumnos cuya situación académica sea la de ingresantes y la segunda
se aplicará a los alumnos matriculados.

GENERAL Esta situación indica que la plantilla será aplicable a todos los alumnos sin distinción,
independientemente de su situación académica. Es decir esta plantilla generará indefectiblemente una
deuda para el alumno sin importar su estado académico.
MATRICULADO La plantilla será aplicable solo a aquellos alumnos cuyo estado académico sea el de matriculado.
INGRESANTE La plantilla será aplicable solo a aquellos alumnos cuyo estado académico sea el de ingresante.
CONVENIO La plantilla será aplicable solo a aquellos alumnos cuyo estado académico sea el de convenio.
TRASLADOS La plantilla será aplicable solo a aquellos alumnos cuyo estado académico sea el de traslado.
SIN FIRMA La plantilla será aplicable solo a aquellos alumnos cuyo estado académico sea el de sin firma. Ver
módulo de configuración del sistema.
CON FIRMA La plantilla será aplicable solo a aquellos alumnos cuyo estado académico sea el de con firma. Ver
módulo de configuración del sistema.
LIB La plantilla está disponible para cobros por conceptos.
Es importante determinar con anterioridad todas las posibles formas de aplicación

de las deudas para realizar estas especificaciones. Se debe poner especial atención
en la definición de un arancel GENERAL, pues este caso es posible solo cuando el
arancel se aplica a todos los alumnos sin depender de alguna situación en
particular.
Las opciones CON FIRMA y SIN FIRMA deben especificarse en caso de que las
inscripciones deban tener en cuenta la firma del alumno. Para indicar esto ver el
módulo de Configuraciones del sistema.
En caso de que no exista este tipo de diferenciación, se definirá una situación

académica denominada general, es decir, la situación académica de los alumnos no se
tendrá en consideración y por lo tanto se generará una deuda en base a la plantilla,
por supuesto considerando además los niveles previos mencionados.
Es importante destacar que si se define una plantilla del mismo arancel para una
situación académica en particular (ingresante, matriculado, traslados, convenio, con
firma, sin firma) y otra del tipo general ocasionará una doble generación de deuda,
debido a que primero se aplicará la situación particular y luego la general.
En otras palabras un vez que se llega hasta el punto de discriminar por situación
académica es muy importante verificar la no existencia de una plantilla que se aplique
en una situación académica de tipo GENERAL, en caso de existir será necesario
sustituir esta última por cada una de las situaciones académicas utilizadas.
En conclusión la definición de un arancel GENERAL solo es posible cuando el arancel
se aplica a todos sin depender de alguna situación en particular.
Controlar en:
En la sección de parámetros Académicos se indicó que esos parámetros se utilizan en
actividades académico-administrativas. Pues bien, ahora es necesario especificar a qué
actividad específicamente corresponde cada una de las plantillas definidas. De esta
manera se dispone de los siguientes eventos predeterminados:

IAS : inscripción Indica que la deuda definida en la plantilla se generará en el momento en que se realicen las
a asignaturas inscripciones a asignaturas.
IEF : inscripción Indica que la deuda definida en la plantilla se generará en el momento en que se realicen las
a examen final inscripciones a exámenes finales.
ICU: inscripción Indica que la deuda definida en la plantilla se generará en el momento en que se realicen las
a cursos inscripciones a cursos .
PPI : pagos por El indicador PPI (pagos por inscripción) se utiliza para agrupar aranceles que deben generar
inscripción deudas y que deben ser abonados por los alumnos al momento de la inscripción a asignaturas o
cursos. Ejemplo de estos aranceles son Matricula, Der. Biblioteca y otros, ya que los mismos se
abonan por única vez en el momento de la inscripción.
LIB: Libre Para cobros ocasionales
Pagos por Inscripción (PPI)

En algunas circunstancias las inscripciones a cursos o asignaturas pueden realizarse
por semestres, esto implica que los alumnos pueden inscribirse en el primer semestre ,
en el segundo o finalmente en ambos; pero existen aranceles que se deben abonar
por única vez en forma anual. Esto es, si un alumno se inscribe al segundo semestre
habiéndose inscrito previamente al primer semestre y abonado los aranceles anuales,
ya no se deben generar deudas correspondientes al segundo semestre. Para definir
esta situación se utiliza el evento denominado Pagos por inscripción (PPI), el cual
permite definir cuáles son los aranceles que debe generar una deuda del tipo anual.
Libre (LIB)
Los aranceles libres son aquellos que se utilizan para realizar cobros ocasionales a los
que se denomina “Cobros por Concepto”. La particularidad de estos aranceles es que
no son considerados por ningún proceso automático de generación de deudas. Ejemplo
de definición de plantilla de aranceles
Cantidad Estado Generar

Arancel Monto 1ª Cuota Plantilla Nivel
de pagos Académico deuda en
Matricula 160000 1 10/05/2007 1 MATRICULADO FAC PPI
Der. Biblioteca 30000 1 10/05/2007 2 MATRICULADO FAC PPI
Der. Informática 15000 1 10/05/2007 3 MATRICULADO FAC PPI
Cuotas Acads. 240000 4 10/05/2007 4 GENERAL FAC ICU
Matricula 160000 5 10/05/2007 5 GENERAL FAC PPI
a) En el ejemplo se observa que las plantillas 1 al 3 generarán deudas para alumnos

MATRICULADOS en concepto de PAGOS POR INSCRIPCIÓN (PPI), es decir deudas
consideradas anuales.
b) La plantilla 4 indica que el arancel Cuotas Académicas consta de 4 cuotas (cantidad
de pagos), la primera cuota se inicia 10/05/2007. La deuda debe ser generada a todos
los alumnos sin importar su situación académica (GENERAL) cuando se realicen su
inscripciones correspondientes (ICU).
c) La plantilla 5 indica que debe generarse una deuda en concepto de Matrícula para
todos los alumnos sin considerar su situación académica (GENERAL). En caso de que la
plantilla 1,ver primer ítem, también esté definida, ocurrirá que ambas plantillas serán
consideradas produciendo una doble generación de deudas.

Generar en:
Cómo habilitar aranceles solo para cobros por concepto

Los aranceles libres son aquellos que se utilizan para realizar cobros ocasionales a los
que se denomina “Cobros por Concepto”. La particularidad de estos aranceles es que
no son considerados por ningún proceso automático de generación de deudas.
Tabla 4. Parámetros de cobros por concepto
Parámetro Valor Descripción
Situación académica del alumno LIB arancel aplicable en forma libre

Generar en LIB arancel aplicable en cobros por concepto
Cómo definir aranceles para inscripción a asignaturas o exámenes

Para indicar que los aranceles deben considerarse en forma automática en el proceso
de inscripción a asignaturas o exámenes se requiere completar los datos s i t u a c i ó n
a c a dé m i c a d e l al u m n o y g en e r a r e n . Más detalles sobre estos datos se pueden
observar en la tabla siguiente.
Tabla 5. Parámetros para procesos automáticos
Parámetro Valor Descripción
Situación académica GENERAL arancel aplicable en forma genérica

del alumno
MATRICULADO arancel aplicable a alumnos matriculados
INGRESANTE arancel aplicable a alumnos ingresantes
CONVENIO arancel aplicable a alumnos por convenio
TRASLADOS arancel aplicable a alumnos trasladados
SINFIRMA arancel aplicable a alumnos sin firma
CONFIRMA arancel aplicable a alumnos con firma
Generar en IAS arancel aplicable en el proceso de Inscripción a Asignaturas
IEF arancel aplicable en el proceso de Inscripción a Examen
PPI arancel aplicable por única (anual) vez en el proceso de

Inscripción a Asignaturas
PPS arancel aplicable en forma semestral en el proceso de
Inscripción a Asignaturas
El parámetro denominado obligatorio debe especificarse a fin de indicar que estos
aranceles deben ser cancelados o abonados para seguir con el trámite académico
correspondiente.
Recuerde que al definir una plantilla del mismo arancel para una situación
académica en particular (ingresante, matriculado, traslados, convenio, con
firma, sin firma) y otra del tipo general se asumirán como diferentes, lo que
producirá una doble generación de deuda.

El uso de la definición de un arancel GENERAL sólo debe considerarse cuando el

costo del arancel es único para todo el conjunto de alumnos.
Cómo definir aranceles por carrera, curso, semestre o asignatura

Es posible definir costos diferenciados por c a r r e r a , c u r s o , s em e s t r e o a si g n a t u r a . Debe
completarse uno o más de estos parámetros de acuerdo al nivel de diferenciación
requerido.
Los parámetros tienen nivel jerárquico, donde la mayor jerarquía corresponde a

carrera y la menor a asignatura. Cada nivel de la jerarquía de parámetros requiere
del nivel inmediatamente superior, por ejemplo para definir un arancel que debe ser
aplicado por curso es preciso completar además el dato correspondiente a la
carrera.
2.2.3 Bloqueo de Aranceles

Con esta opción se permite bloquear un arancel de forma rápida y sencilla, y a la vez
consultar datos sobre los diferentes aranceles y verificar si poseen aranceles que los
bloquean.
Figura 2.2.3 Bloqueo de Aranceles.

Se debe tener en cuneta lo siguiente:

✔ Un arancel puede ser bloqueado por si mismo o por cualquier otro arancel.
✔ Una vez que se bloquea un arancel, y se generan deudas que activan el
bloqueo de dicho arancel, ya no se podrá realizar ninguna operación hasta
que se libere, la forma de liberar el arancel es realizando los cobros
pertinentes. Por ejemplo:
Si el arancel 0105.01 esta bloqueado por si mismo, y se realiza una
operación de re financiamiento y se generan deudas sobre este
arancel(0105.01), sobre el mismo solo se podrán realizar cobros, ningún otro
tipo de operación sera permitida.
IMPORTANTE: Este proceso también permite cancelar el bloqueo de un
arancel
2.2.4 Cómo copiar plantillas de aranceles

Si bien las plantillas de arancel se habilitan anualmente, es posible evitar el
registro individual de cada plantilla para el año siguiente. Para ello, las plantillas
pueden ser “copiadas” usando la opción Aranceles->Copiar plantillas del menú
principal.

2.3 Fraccionamiento
Figura 2.3.1 Plantillas de Fraccionamiento.
2.3.1 Plantillas de fraccionamiento

Desde el menú principal, acceder a Fraccionamiento->Plantilla de Fraccionamientos. Esta
opción permite definir diversas formas de pago fraccionado por cada arancel.
El concepto de fraccionamiento consiste en dividir una deuda total en secuencias de
deudas denominadas cuotas, en donde el monto de las cuotas podría variar en cada
secuencia, es decir, las cuotas no son necesariamente montos constantes.
Las plantillas de fraccionamiento permiten definir variadas formas de fraccionar una
deuda ya que las mismas pueden expresarse en porcentajes o montos en cada
secuencia, también se permite definir el intervalo de días para la generación de las
deudas en cada secuencia dando así flexibilidad para este tipo de definiciones.
Cada plantilla se identifica por el código de la forma de fraccionamiento y la
secuencia, en donde la secuencia indica una especificación particular de la plantilla de
fraccionamiento.
Una plantilla de fraccionamiento puede tener varias secuencias y en cada una de ellas
se completan datos que definen las características de esa secuencia en particular.

Tabla 6. Parámetros de una secuencia
Parámetro Descripción
Secuencia Código o número de orden que identifica a la secuencia. Se utiliza si es que un

tipo de fraccionamiento se divide en partes.
Porcentaje de la cuota Porcentaje del costo del arancel a considerar para generar el monto de la cuota.
Monto de la cuota Monto de cuota predeterminado para generar la cuota.
Cantidad de cuotas a generar Cantidad o número de cuotas que se deben generar en esta secuencia.
C/cuantos días se generarán las cuotas Intervalo de tiempo para el vencimiento de las cuotas .
Cuando se definen varias secuencias para una plantilla, debe especificarse la relación
entre ellas completando los datos que se muestran en la siguiente tabla.
Tabla 7. Parámetros de relación entre secuencias
Parámetro Descripción
Después de qué secuencia se inicia la secuencia actual Define la secuencia que precede a la secuencia actual.
Secuencia con la que se continuará Define la secuencia actual.
Días a transcurrir de la última cuota de la secuencia anterior Días que deben transcurrir para la fecha de vencimiento de
la cuota luego de las generadas en la secuencia anterior.
Las plantillas de fraccionamiento son genéricas ya que posteriormente podrán

asociarse a cualquier arancel, inclusive estableciendo periodos de vigencia en que
se puede aplicar el plan de pago relacionado al arancel.
Para asociar la plantilla de fraccionamiento a un arancel acceder a Fraccionamiento-
>Forma de fraccionamiento por Arancel
Los usuarios tienen la completa liberar de especificar las reglas de juego en cuanto a
las formas de fraccionamiento de una deuda.
Para ejemplificar, supongamos que el costo de un arancel es de guaraníes 1.000.000 y que

la misma puede fraccionarse de la siguiente manera: 2 cuotas de 150.000, más de 2 cuotas
de 200.000, más de 1 cuota de 300.000.
La plantilla que representará este plan de fraccionamiento tendría las siguientes

especificaciones:
Primera secuencia
Secuencia 1
Monto de cuota 150.000 Monto a considerar en esta secuencia
Cantidad de cuotas a generar 2 Número de cuotas que debe generar esta secuencia
Después de que secuencia se inicia esta secuencia 1 No hay secuencia anterior, por lo tanto se asigna la misma
secuencia
A los cuantos días de la última cuota de la secuencia anterior se 0 No hay secuencia anterior, esto se indica con el valor 0.
generará la primera cuota de esta secuencia
Con qué secuencia se continuará la generación de cuotas 1 Se deben generar 2 cuotas pero ambas utilizarán la misma
después de la primera secuencia, es decir la secuencia 1.
Cada cuántos días se generarán las cuotas después de la 30 Cada cuota tendrá un intervalo de 30 días entre una y otra.
primera

Segunda secuencia
Secuencia 2
Cantidad de cuotas a generar 2 Cuotas a generar en esta secuencia
Después de que secuencia se inicia esta 1 Indica cuál fue la secuencia anterior
A los cuantos días de la última cuota de la secuencia anterior se 30 La secuencia anterior, la secuencia 1, generó dos cuotas,
generará la primera cuota de esta secuencia aquí se indica la cantidad de días que debe transcurrir para
generar la cuota inicial de esta secuencia a partir de la última
cuota de la secuencia anterior.
Con qué secuencia se continuará la generación de cuotas 2 Se deben generar 2 cuotas pero ambas utilizarán la misma
después de la primera secuencia, es decir la secuencia 2.
Cada cuántos días se generarán las cuotas después de la 30 Cada cuota tendrá un intervalo de 30 días entre una y otra.
primera
Tercera secuencia
Secuencia 3
Cantidad de cuotas a generar 1 Cuotas a generar en esta secuencia
Después de que secuencia se inicia esta 2 Indica cuál fue la secuencia anterior
A los cuantos días de la última cuota de la secuencia anterior se 30 La secuencia anterior, la secuencia 2, generó dos cuotas,
generará la primera cuota de esta secuencia aquí se indica la cantidad de días que debe transcurrir para
generar la cuota inicial de esta secuencia a partir de la última
cuota de la secuencia anterior.
Con qué secuencia se continuará la generación de cuotas 3 Ya no existen secuencias por lo tanto se asigna la misma.
después de la primera
Cada cuántos días se generarán las cuotas después de la 0 Solo se debe generar una cuota.
primera
Luego de definir las plantillas de fraccionamiento, estas deben asociarse a los

aranceles y finalmente a la plantilla de aranceles como se mencionó en la sección de
parámetros funcionales de la plantilla.
2.3.2 Formas de fraccionamiento

En esta pantalla se asocian las formas de fraccionamiento definidas con los aranceles
existentes. Mediante esto se especifican cuales son las formas de fraccionamiento que
podrán ser utilizadas en la plantilla de definición de aranceles.

2.4 Documentos
2.4.1 Tipos de documentos
Desde el menú principal, acceda a Documentos->Tipos de documentos. Allí debe ser
completada la información que identifica al documento. Todos los datos son de
carácter obligatorio.
Figura 2.4.1 Tipos de Documento.
Como definir comprobantes

El parámetro c o m p o r t am i e n t o muestra los tipos de comprobantes predefinidos que sirven para
crear los nuevos documentos o comprobantes.
El parámetro n úm e r o de d e t a l l e s pe r m i t i d o s , corresponde a la cantidad de lineas de
detalle disponibles en el comprobante.
Tabla 8. Tipos de comprobantes predefinidos
Valor Descripción
REC Recibo de dinero

FCO Factura contado
FCR Factura crédito
AJS Comprobante de ajuste de deudas
NCR Nota de Crédito

Tipo de documento Código del tipo de documento. Se utiliza para identificar el tipo en los
cobros, reportes, filtros, etc.
Descripción Nombre o descripción del tipo de documento.
Numerar en Tipo de Indicar el tipo de documento en el que se llevará a cabo la numeración.

Documento Varios tipos de documentos pueden compartir la misma secuencia de
numeración. La numeración hace referencia al número de comprobante
que se obtiene al momento del cobro.
Cada tipo de documento puede mantener su propia numeración en
forma independiente, para ello hay que poner acá el mismo tipo de
documento que se define arriba.
Comportamiento Tipo al que pertenece el documento. Puede ser [REC]RECIBO,
[FCO]FACTURA CONTADO, [FCR]FACTURA CREDITO,
[AJS]AJUSTE y [NCR]NOTA DE CREDITO. Este dato predefinido sirve
como agrupador de los tipos de documentos, se utiliza en los cobros y
en los reportes. De esta manera se pueden tener varios tipos de
documentos que correspondan a recibos, varios tipos que
correspondan a facturas, etc.
Nro. de detalles permitido Cantidad de detalles que pueden ser incluidos en el documento.
Generalmente depende de la dimensión física del comprobante.
¿Generar automáticamente Indica si el número del documento será generado en forma automática.
el nro. de documento? Para cada tipo de documento, se pueden ir generando en forma
automática los números (secuencia) dependiendo de lo que se vaya
asignando (esto se verá más adelante) y se vaya utilizando en los
cobros.
¿Se permite cambiar el Implica que el número que se genera en forma automática para el
nro. de documento? documento, podrá modificarse por el perceptor.
¿Se permite cambiar la Indica que la fecha del documento puede ser modificada por el
fecha del documento? perceptor. Por defecto el sistema siempre obtiene la fecha actual del
Servidor.
Facturas Crédito (no Cantidad de días para vencimiento de facturas: dato que se utiliza para
aplicable a otros tipos de poder calcular la fecha de vencimiento, junto con el dato fecha de
documentos) emisión del documento.
¿Se permite cambiar la fecha del vencimiento?: se indica si la fecha de
vencimiento que se calcula en forma automática, puede ser modificada
por el perceptor.

2.4.2 Nro. de documentos por caja

Desde el menú principal, acceder a Documentos->Número de documentos por caja. Todos
los datos son de carácter obligatorio.
Figura 2.4.2 Nros. De Documentos Asignados a Cajas.
Cómo distribuir comprobantes

Con esta opción se realiza la asignación o distribución de rangos de comprobantes a
las cajas perceptoras.
Tipo de Documento Código del Tipo de Documento (definido en Documentos->Tipos de

documentos)
Caja Código de Caja (definida en Definiciones->Cajas).
Fecha de Entrega Fecha en que se realiza la asignación del tipo de documento a la caja.
Desde el nro. Rango de números de documentos asignado o habilitado para la caja

seleccionada.
Hasta el nro. Esta es la sección más importante, son los nros posibles que se
pueden utilizar al momento del cobro-impresión. Dependiendo del tipo
de documento y el rango definido, se controla que no hayan
solapamientos con asignaciones ya realizadas con anterioridad.
No puede haber solapamiento en la asignación de

numeración de documentos, para el mismo tipo de
documento.
Entregado por Persona responsable que realiza la asignación (responsables definidas

en Definiciones->Responsables)
Entregado a Persona encargada de la recepción (perceptores definidos en
Definiciones->Perceptores).
Observaciones Comentarios aplicables a la asignación.

Recuerde que previamente se deben definir los tipos de documentos o

comprobantes, cajas perceptoras, perceptores y responsables. Las opciones
para realizar estas definiciones se encuentran en el menú principal
Definiciones.
Cuando los comprobantes hayan sido utilizados completamente, se debe registrar

una nueva distribución de los mismos.
2.4.3 Numeración compartida

La opción se encuentra en Documentos->Numeración compartida.
Figura 2.4.3 Numeración Compartida.
Con esta opción se permite configurar la numeración de documentos de manera que

varias cajas utilicen la misma numeración. Esto resulta útil cuando varias cajas
utilizarán la misma impresora para la impresión de comprobantes.
En la misma se debe desplazar al registro que corresponde a la caja a la cual se le
desea asignar numeración compartida. Luego, en los habilitados se debe seleccionar la
c a j a / t i po de d o c um en t o que tiene configurada la numeración común (la combinación
c a j a / t i po de d o c um en t o seleccionada será la que gobierne la numeración de
documentos para la caja que se está configurando). Una vez hecho esto, se puede
proceder a utilizar una sola impresora/comprobantes para las cajas compartidas.
Ejemplo:
En el ejemplo de la ventana, el tipo de documento RDD de la Caja 002 utilizará la
numeración del tipo de documento RDD de la Caja 001; es decir, para el mismo tipo de
documento se utilizará la misma numeración en distintas cajas. En este caso no se tendría
en cuenta la numeración asignada para el tipo de documento en la caja 002 (se obvia).

Caja Documento Desde el nro. Hasta el nro. Perceptor Ult. Nro. utilizado/impreso
001 RDD 277001 278000 A 277467
002 RDD 279001 280000 B 279111
Sin compartir: al utilizar el tipo de documento RDD para realizar un cobro desde la
Caja 002, se obtendrá el Nro 279112.
Compartiendo: al utilizar el tipo de documento RDD para realizar un cobro desde la
Caja 002, se obtendrá el Nro 277468, el mismo número que al utilizar el mismo tipo
de documento desde la Caja 001.
2.4.4 Ultimo Nro. Impreso

La opción se encuentra en Documentos->Ultimo Nro. Impreso.
Figura 2.4.4 Últimos Números Impresos.
Esta pantalla permite la visualización de los últimos números utilizados/impresos en

cada caja.

2.4.5 Consulta
La opción se encuentra en Documentos->Consulta.
Figura 2.4.5 Consulta de Documentos.
Desde esta pantalla se pueden consultar todos los documentos utilizados en las
diferentes cajas y por los distintos perceptores. Los datos pueden ser filtrados por a ñ o ,
d a t o s d el do c u m e n t o , c l i e n t e , m o nt o s , ca j a , p e r c e p t o r , a nu l a c i ón , etc.
Así también se pueden diferenciar los datos que han sido anulados. Y en la parte de
abajo se pueden ver los detalles de cada documento, que serían los detalles de los
pagos efectuados. Otra posibilidad es la de poder ver los detalles de los cheques.
Esta pantalla es solo de consulta, no se pueden realizar operaciones desde ella.
2.4.6 Autorizaciones para Rectificación de documentos

La opción se encuentra en Documentos->Autorizaciones para Rectificación de documentos.
Esta pantalla es similar a la pantalla de consultas de documentos (Documentos-
>Consulta), con la diferencia que desde esta pantalla se puede autorizar la rectificación
de documentos.

Figura 2.4.6 Autorizar Modificación de Documentos.
Figura 2.4.6.1 Registro de Autorizaciones.

Con la opción
Autorizar
rectificación de
documento (F12) se
registra la
autorización, con
esto se anula el
documento para
restaurar saldos
nuevamente, se
anula el pago de
Biblioteca (si es
que hay), se
anula la
referencia de
pago Académico
(si es que hay) y
se borra el documento en sí. Con todo esto el Perceptor puede luego proceder a
realizar nuevamente la operación desde el módulo de Rectificación de Documentos, para
el documento autorizado.

2.4.7 Cierre de Cajas

La opción se encuentra en el menú Documentos->Cierre de Cajas.
Figura 2.4.7 Cierres de Cajas.
Proceso que permite autorizar la re-apertura o la re-impresión de cierres de caja. Esta

opción permite a un usuario administrador, conceder autorización a los perceptores,
para la re-apertura o la re-impresión de cajas que ya fueron cerradas, y a la vez
consultar datos sobre los diferentes cierres de cajas existentes.
La pantalla de cierres de cajas está dividida en tres pestañas, en la primera pestaña se
encuentran todos los cierres de Caja, estos cierres pueden tener diferentes estados.
Los datos pueden identificarse de la siguiente manera:
Color Tipo
Azul Cierres de caja autorizados para la RE-APERTURA o la RE-IMPRESION
Verde Cierres de caja autorizados que están ABIERTOS
Rojo Cierres de caja autorizados que fueron CANCELADOS. Son autorizaciones que se hicieron pero que
luego (antes de utilizarlos) fueron cancelados nuevamente.
Negro Cierres de caja normales. Estos cierres pueden ya haberse re-abierto por lo cual tendrían un valor en el
dato RE-APERTURA de la grilla.
Las opciones Re-Apertura (F6) y Re-Impresión (F7) se encuentran en la parte inferior de

la pantalla. Para registrar la autorización hace falta indicar el motivo de la re-apertura
o re-impresión; así como la persona que autoriza y la persona que solicita. Una vez
registrada la autorización, el proceso de re-apertura o re-impresión puede llevarse a
cabo sobre el cierre de caja desde el módulo de Rectificación de Documentos.

La opción Cancelar (F8) Figura 2.4.7.1 Re-Apertura/Re-Impresión.

cancela o anula una
autorización de re-
apertura o re-impresión
realizada con anterioridad.
Para ello hay que
posicionarse sobre un
cierre autorizado e
ingresar un motivo
también.
La segunda y tercera
pestañas de la pantalla de
Cierres de Cajas,
corresponden a los
documentos y a los
detalles de los documentos
que corresponden a cada cierre de caja.
Se debe tener en cuenta los siguientes pre-requisitos:
✔ No se puede autorizar la re-apertura de cierres intermedios, la re-apertura debe
ser secuencial descendente. Este control se realiza por perceptor y caja. Eje.
Autorización: Si el perceptor acadadm posee dos cierres de caja (101-102), y se

desea abrir el cierre de caja 101, el administrador, primero debe autorizar la re-
apertura del cierre 102, y luego la anterior o sea el cierre 101. La autorización es
secuencial descendente.
✔ En cambio la RE-IMPRESIÓN puede realizarse sobre cualquier cierre.

✔ No se puede autorizar la RE-APERTURA o la RE-IMPRESIÓN, de un cierre de
caja que ya posee algún tipo de autorización.
✔ Si el cierre de caja 101, posee una autorización, por ejemplo de re-apertura,
sobre la misma ya no se puede realizar otra autorización, por ejemplo de re-
impresión.
✔ No se puede autorizar la RE-APERTURA o la RE-IMPRESIÓN, sobre un cierre que
se encuentre abierto.
✔ Si el cierre de caja 101, fue abierto, sobre el mismo no se puede realizar ningún
tipo de autorización.
✔ No se puede autorizar la RE-APERTURA o RE-IMPRESIÓN de un cierre anulado
(cancelado).
IMPORTANTE: Este proceso también permite cancelar una autorización de re-

apertura o re-impresión. Desde este módulo solo pueden concederse
autorizaciones, el proceso de re- apertura o re-impresión se lleva a cabo desde el
módulo de Rectificación de Documentos [GCA].

2.5 Solicitudes
2.5.1 Cómo definir solicitudes

Desde el menú principal, puede acceder a Solicitudes->Tipos de solicitudes. Allí se debe
completar la información que identifica a la solicitud. Todos los datos son de carácter
obligatorio.
Figura 2.5.1 Tipos de Solicitudes.
Las solicitudes cumplen la función de mantener una relación de referencia con los
formularios de solicitudes de inscripción a asignaturas, exámenes finales y becas, pues
estos se utilizan por lo general en las actividades académicas o administrativas.
Al igual que los tipos de documentos, hay que ingresar un código o tipo para
identificar, una descripción e indicar si el tipo se va a numerar en otro tipo.
El parámetro c o m p o r t am i e n t o muestra los tipos de solicitudes predefinidos que sirven
para crear otras solicitudes.
Tabla 9. Tipos de solicitudes predefinidos
Valor Descripción
SIF Solicitud de inscripción a examen final

SIA Solicitud de inscripción a asignaturas
SIP Solicitud de inscripción a examen parcial
SBE Solicitud de Becas
SAJ Solicitud de Ajustes
SAL Solicitud de Arancel Libre

Similar a los documentos, las solicitudes también requieren de una asignación de

números, en este caso de números de solicitud. Si se definen las solicitudes pero no se
asignan los números, no se permitirá la utilización de los mismos. De la misma
manera, si los números asignados ya fueron utilizados completamente se deberá
realizar la re-asignación de números de solicitud. Si ocurre una de estas situaciones,
es probable que se emita un mensaje advirtiendo que la solicitud no está habilitada
para realizar transacciones. La asignación de números se realiza desde el menú
Solicitudes->Solicitudes por responsable.
El parámetro ú l t i m o nú m e r o indica el número de la solicitud actual.
El parámetro ¿ G e n e r a r a u t om á t i c a m e n t e e l n r o . de l a s o l i c i t ud ? Indica si se debe
generar automáticamente el número de solicitud. En la definición de las solicitudes
también es posible especificar si los números de solicitud serán controlados o no, es
recomendable que se active la opción de controlar, pues de esta manera se evitará
ingresar números de solicitudes duplicados.
Independientemente de las solicitudes que se utilicen, la solicitud que debe

definirse y distribuirse indefectiblemente es la Solicitud de Arancel Libre (SAL), pues
mediante esta solicitud se administran los cobros realizados por concepto.
2.5.3 Cómo distribuir solicitudes

Desde el menú principal, acceda a Solicitudes->Solicitudes por responsables. Todos los
datos son de carácter obligatorio. Con esta opción se realiza las asignación o
distribución de rangos de solicitudes.
Recuerde que previamente deben estar definidos los tipos de solicitudes,
responsables y perceptores.
Para habilitar un nuevo rango de solicitudes, es posible modificar el rango existente

o registrar una nueva distribución.

2.6 Área – Sector

2.6.1 Área
Para una mejor agrupación de los datos, existe el dato ÁREA. Para ingresar desde el
menú principal, acceder a Área–Sector ->Área.
Este dato permite agrupar los sectores y manejar la información de forma separada, es
decir, con este agrupador se consigue manejar dentro de la institución áreas
totalmente independientes, con cajas y aranceles exclusivos para cada área definida.
Así, los sectores y las cajas pertenecerán a un área, con esto se pueden definir cajas
específicas para cada área de trabajo.
Los aranceles siempre fueron asociados a un sector, con el dato área al definir los
aranceles; automáticamente estos pertenecerán a un área. Con esto se consigue
diferenciar y separar las áreas de trabajo, de modo que estas trabajen de forma
independiente, con cajas y aranceles que solo pertenecen a un área específica.
La utilidad del dato en sí, se encuentra también en el módulo de Reportes del Sistema
(GCAReportes), por el hecho de mostrar los datos siempre diferenciándolos por áreas
de trabajo, con la posibilidad de obtener informes consolidando todas las áreas
existentes en la institución.
Las características principales de la utilización de áreas en la institución son:
1. Área Un área de trabajo puede poseer uno o muchos sectores.

2. Sector Un sector solo puede pertenecer a un área de trabajo.
3. Caja Una caja solo puede pertenecer a un área de trabajo.
4. Arancel Un arancel solo puede pertenecer a un sector, y por consiguiente a un área.
Inicialmente todas y cada una de la instituciones cuentan con un área genérica

llamada UNA UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN.
2.6.2 Sector
Desde el menú principal, se puede acceder a Área–Sector->Sector. El dato sector es
utilizado en la definición de aranceles, sirviendo como agrupado de estos datos. Hay
que recordar que un arancel solo puede pertenecer a un sector, y que el dato sector
solo puede pertenecer a un área específica.
Inicialmente todos los sectores definidos en las instituciones pertenecen a la área

genérica definida como UNA.

2.6.3 Área – Sector

Desde el menú principal, se puede acceder a Área–Sector->Área–Sector. Desde esta
pantalla se realiza la asociación de áreas a sectores.
Definición de datos relacionados a Áreas

Ejemplos de definiciones de los datos:
Definición de Áreas
Área Descripción Área

UNA UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN
ADM ADMINISTRATIVA
Definición de Sectores
Sector Descripción Sector

101 INGRESO **TEC**
102 CARRERAS **TEC**
201 RECURSOS HUMANOS
202 FINANZAS
Asociación de áreas a sectores
Área Descripción Área Sector Descripción Sector

UNA UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN 101 INGRESO **TEC**
UNA UNIVERSIDAD NACIONAL DE ASUNCIÓN 102 CARRERAS **TEC**
ADM ADMINISTRACION 201 RECURSOS HUMANOS
ADM ADMINISTRACION 202 FINANZAS
Definición de Cajas
Caja Descripción Caja Área

1 CAJA 1 UNA
2 CAJA 2 ADM
Definición de Aranceles
Arancel Sector Descripción Sector

1001 101 INGRESO **TEC**
1002 102 CARRERAS **TEC**
2001 201 FINANZAS

Observaciones
El acceso al módulo de Cobros (GCACaja) está asociado a un área, entonces el
perceptor podrá utilizar los aranceles que le corresponde solo a una área específica.
Siguiendo la cadena de ejemplos de arriba, en la caja CAJA 1, solo se podrá operar con el
arancel 1001 y 1002, que pertenecen al área UNA, y sobre el arancel 2001 no se tendrá
acceso, por no corresponder a la misma área que la caja.
Es decir, si el usuario acadadm tiene permisos para utilizar la caja CAJA 1, solo podrá
tener acceso a los aranceles que corresponden a dicha área.
2.7 Definiciones
2.7.1 Personas
Desde el menú principal, se puede acceder a Definiciones->Personas.
Figura 2.7.1 Personas.
Aquí se definen los datos de las personas que trabajan con el sistema o a las cuales se
les cobran los aranceles. Se almacenan datos personales además de otros detalles
necesarios para la facturación (la sección de Datos de facturación es utilizada en la
impresión de comprobantes).
Es importante el registro de las personas, de los clientes; y que los datos estén
correctos porque estos registros son utilizados en varios reportes.

2.7.2 Cómo habilitar perceptores

Desde el menú principal, se puede acceder a Definiciones->Perceptores. Todos los datos
deben ser completados obligatoriamente.
Figura 2.7.2 Perceptores.
El ID Usuario generalmente corresponde al identificador del usuario en la base de

datos y en otros sistemas. Cada perceptor debe ser asociado o asignado a una caja,
previamente habilitada.
Al completar el parámetro c a m b i a r de c a j a se da la posibilidad al perceptor de operar
en una caja distinta a la que fue inicialmente asignado. También se puede indicar si el
perceptor tendrá la autorización para definir una forma de fraccionamiento particular
por persona.
El cambio de caja no interfiere de ninguna manera en el resumen final de arqueo de caja

correspondiente a cada perceptor.

2.7.3 Responsables
Desde el menú principal, acceda a Definiciones->Responsables.
Figura 2.7.3 Responsables.
Aquí se definen los responsables habilitados en el sistema. La carga previa en esta

pantalla es necesaria para la asignación de documentos y solicitudes.
2.7.4 Cómo habilitar cajas perceptoras

Desde el menú principal, acceda a Definiciones->Cajas.
Figura 2.7.4 Cajas.

Se pueden habilitar múltiples cajas perceptoras. Los comprobantes que debe utilizar
cada caja deben estar distribuidos por rango de números (Documentos->Nro de
documentos por caja).
El dato Área es muy importante, debido que esto indica que aranceles estarán
disponibles para la caja al momento del cobro, puesto que los aranceles hacen
referencia a sectores, y los sectores a áreas.
Es importante considerar que dos o más perceptores no pueden operar la misma

caja simultáneamente, porque la distribución de comprobantes se realiza por caja.
Inicialmente todas las cajas definidas en la institución pertenecen al área genérica
UNA.
2.7.5 Bancos
Desde el menú principal, acceda a Definiciones->Bancos.
Desde este lugar se definen los bancos con los cuales trabaja el sistema; como ser el
momento del cobro por ejemplo desde el módulo de Cobros (GCACaja), cuando se
especifica que el Modo de Pago es por Cheque.
2.7.6 Descuentos
Desde el menú principal, acceda a Definiciones->Descuentos.
Figura 2.7.6 Descuentos.
Desde este lugar se definen los descuentos a ser utilizados en el sistema. Los datos a
registrar son: e l i de n t i f i c a d o r de l d e s c u en t o , el po r c e n t a j e y el m on t o .
Se puede ingresar solo porcentaje o descuento, NO los dos valores al mismo tiempo.
Los dos valores no pueden estar con cero.
Estos descuentos se utilizan desde el módulo de Cobros del sistema (GCACaja). Por
ejemplo al momento de realizar los cobros por conceptos, se pueden aplicar
descuentos por cada concepto a cobrar.

2.8 Ajuste
2.8.1 Definiciones – Descuentos / Becas / Exoneraciones
Esta pantalla permite definir las solicitudes de becas.
Figura 2.8.1 Definición de Becas.
La pantalla especifica cada uno de los pasos que deben seguirse para completar la
tarea. El primer paso es seleccionar de las personas registradas en el sistema, a
quienes serán otorgadas las becas, pueden agregarse varias personas así como
también se pueden volver a borrar.
Luego se pasa al siguiente paso que es seleccionar los aranceles para la beca, de la
misma forma que las personas se pueden ir seleccionando y borrando los aranceles.
En el tercer paso se definen los parámetros de la beca, allí se pueden visualizar las
personas y aranceles seleccionados. Entonces hay que proceder a llenar los datos
necesarios de la beca que serán asignados para cada arancel. Hay que ingresar un
monto o un porcentaje correspondiente a la exoneración, un rango de fecha de
vigencia de la exoneración, la fecha de solicitud, una observación y la persona
responsable que autoriza el proceso.
Finalmente se puede proceder a la generación de la beca, teniendo siempre la
posibilidad de volver atrás y modificar algún parámetro. Una vez que se inicie el
proceso de generación, en el visor de abajo se puede visualizar la descripción del
proceso que se está realizando.

2.8.2 Consultas – Becas y Exoneraciones

Esta pantalla permite verificar y modificar las solicitudes de becas que aun no han sido
procesadas.
Desde el menú principal, acceda a Consultas->Becas y Exoneraciones.
Figura 2.8.2 Consulta de Becas.
Este formulario nos muestra la lista de becas definidas haciendo la siguiente

diferenciación:
✔ Las becas que ya fueron procesadas están pintadas en color azul.
✔ Las becas que ya fueron bloqueadas están pintadas en color rojo.

Las becas pueden ser modificadas, los campos modificables son: la fecha de vigencia,
monto de exoneración, porcentaje de exoneración. Ademas pueden agregarse alguna
observación y también permite bloquear la beca.
Figura 2.8.2.1 Modificación de Becas
Es importante recordar que no pueden ser modificadas:

✔ Las becas que ya fueron procesadas.
✔ Las becas que ya fueron bloqueadas.
No olvidar que una vez que sea bloqueado una beca esta ya no puede ser utilizada.

Capítulo3
Módulo de Caja
3.1 Pantalla principal - F12
Desde el módulo de Caja se pueden realizar todas las operaciones de cobros ya sea
por persona o por conceptos, también se pueden fraccionar, refinanciar, anular y
realizar todo tipo de operaciones sobre los documentos, aranceles y las deudas.
Una vez que se ingresa al módulo de Caja directamente el perceptor está vinculado a
una caja y área específica sobre las cuales tiene permisos para trabajar. Estos datos
así como la información sobre el servidor y la base de datos pueden ser visualizados en
la sección superior del menú principal.
Figura 3.1 Ventana principal del módulo de caja.

3.2 Cobros - F8
3.2.1 Cobro de deudas y documentos por persona
Acceda a la opción Cobros->Cobro de deuda y documentos por persona. Las deudas u
obligaciones pendientes que posee una persona o entidad están disponibles bajo esta
opción.
Figura 3.2.1 Ventana de filtro de cobro de deudas por persona.
Para realizar el cobro de deudas y documentos por persona, en primer lugar hay que
ingresar el número de documento del cliente. El cliente tiene que estar ya registrado
en el sistema.
3.2.1.1 La interfaz de cobro de deudas está dividida en tres secciones:

1- Documentos pendientes
Figura 3.2.1.1 – 1 Documentos pendientes.
Muestra los documentos emitidos y que aún no han sido cancelados (saldo mayor a
cero) para la persona antes seleccionada, estos documentos generalmente
corresponden a facturas crédito.
Las operaciones disponibles en esta sección son:
Cobrar documento
Presenta la pantalla de cobro o cancelación de documentos, en donde se realiza la
cancelación del arancel generado por los documentos seleccionados en la lista. Se
pueden utilizar documentos tipo recibos o ajustes para la cancelación de los
documentos, y se puede modificar el monto pagado. Al momento mismo del cobro se

pueden agregar otros documentos incluso a lista para realizar la cancelación. Al

momento de realizar la cancelación o cobro, se controla que no hayan cuotas
anteriores que estén pendientes de pago.
Nota de Crédito
El procedimiento para realizar una Nota de Crédito es exactamente el mismo que se
realiza para hacer una cancelación de documento (Factura Crédito); la diferencia está
en que en vez de utilizar recibo para el cobro se debe de utilizar NOTA CREDITO.
El tipo de documento debe ser NOTA DE CREDITO, eso significa que debe de crearse
este tipo de documento en el Módulo de Configuraciones y realizar la asignación de
documentos por caja. La opción de anulación de las notas de crédito también está
disponible, así como la posibilidad de rectificación.
En el reporte de Cierre de Caja se listan todas las Notas de Crédito emitidas al cierre
de la caja.
Observaciones:
✔ La nota de crédito no es un cobro, por tanto no es un ingreso; por ello no suman en el ingreso
del día. La nota de crédito deja sin efecto a la Factura Crédito correspondiente, pero la deuda
asociada a dicha factura sigue existiendo (sigue apareciendo entre las “Deudas Pendientes”).
✔ Para cancelar un documento pendiente se deberá utilizar COMPROBANTE DE AJUSTE en
los casos que ya no se quiera restablecer la deuda. Esta cancelación puede hacerse en forma
parcial o total.
✔ Para cancelar un documento pendiente y restablecer la deuda, se deberá de utilizar NOTA
CREDITO; esto debe de hacerse sobre la totalidad del saldo (que queda) únicamente; no se
podrá hacer en forma parcial. En este caso el documento se candela pero se restablece la
deuda (queda pendiente la deuda).
Detalle del documento

Se visualiza la información acerca del documento, detalles de los aranceles, fecha,
cantidad, etc. Se pueden ver los montos que generan el saldo en la lista de
documentos pendientes. Esta pantalla es solo para consultas, no hay ninguna
operación.
Recibos sobre documento

Se pueden visualizar todos los otros documentos (recibos) que están asociados al
documento principal (factura crédito), es decir, los recibos utilizados para pagar la
factura. Pantalla solamente de consulta también. En esta pantalla van a aparecer
varios detalles si es que la factura se va cancelando por partes por ejemplo
(Modificando el monto pagado).

2- Deudas pendientes
Figura 3.2.1.1 – 2 Deudas pendientes.
Muestra todas las deudas y obligaciones que no están asociadas a ningún tipo de
documento. En el caso de las deudas pendientes las opciones habilitadas son:
Cobrar deuda
Figura 3.2.1.1 – 2.1 Ventana de cobro de deudas por pendientes.

Presenta la pantalla de Cobro de deudas en donde se realizará la cancelación de la

deuda seleccionada. Si desea cancelar más de una deuda de una vez, puede
seleccionar varias deudas manteniendo presionada la tecla Control y haciendo click en
las deudas que desee cancelar; o también utilizando la tecla Shift más la tecla flecha
abajo/arriba, o directamente la tecla Barra Espaciadora.
Al ingresar a la pantalla de cobro de deudas aparecerá una lista de las deudas que
hayan sido seleccionadas. El campo tipo de recibo posee un mecanismo de búsqueda al
cual puede acceder mediante la tecla F10, de manera a poder seleccionar el tipo
correspondiente a partir de una lista que puede ser filtrada según la descripción. El
número de recibo será generado de acuerdo al tipo de recibo seleccionado. Es posible
modificar dicho número de acuerdo a la configuración que se haya dado al tipo de
recibo.
Las operaciones en el cobro de deudas son:
Modificar monto pagado

Al momento del cobro se puede modificar el monto a ser abonado, en el caso de que el
pago sea solo por una parte de la deuda.
Agregar multa
También es posible agregar una multa, para ello es necesario que se haya definido el
código de la multa en el Módulo de Configuraciones, en la sección de Configuraciones
del Sistema. Al momento mismo se agregar la multa se puede especificar el monto y la
descripción.
Detalle de la deuda
Se puede seleccionada cada deuda a cobrar y ver sus detalles. Se ven los datos como
el arancel a que corresponde la deuda, el número de cuota y la fecha de obligación.
Borrar de la lista
Una deuda pendiente anteriormente seleccionada se puede borrar de la lista, es decir,
no incluir en el cobro finalmente.
Otros conceptos
Al momento de realizar un cobro de una o varias deudas, de igual manera se pueden
agregar otros conceptos (aranceles) en la sección de Otros conceptos. Los conceptos
agregados desde esta opción, se pueden sacar nuevamente antes de realizar el cobro
con la opción Borrar arancel de la lista.
Guardar e imprimir
Una vez realizar todas las operaciones en la interfaz de cobros de deudas, se procede a
Guardar el Cobro (botón Guardar – F12). En ese momento se visualiza el total de la
deuda a cobrar, el total de otros conceptos y el total general, se puede proceder a
confirmar o cancelar la operación. Al guardar el cobro la operación en sí ya es válida,
pero el último paso para terminar es imprimir en un comprobante; para ello está la
opción Imprimir – F9. Imprimir directamente envía la impresión en el formato

configurado a la impresora predeterminada, con los datos de la operación que se acaba

de realizar. Luego de esto se retorna en forma automática a la interfaz de
Documentos, deudas y solicitudes pendientes del cliente; en donde la deuda pendiente
que se acaba de cobrar ya no tiene que aparecer.
Factura sobre deuda

Genera una factura sobre las deudas seleccionadas. Se presenta una pantalla similar a
la de cobro de deudas, con la diferencia de que no es posible modificar los montos de
las deudas. Antes de realizar esta operación se controla que no hayan deudas
anteriores no fueron pagadas. Del mismo modo que un cobro de deuda normal, en
esta operación se selecciona un tipo de documento, y se puede guardar e imprimir
posteriormente.
Si por algún motivo se realiza esta operación, la o las deudas pendientes se convierten
nuevamente a documentos pendientes (se visualizará en la sección de arriba de la
interfaz de Documentos, deudas y solicitudes pendientes del cliente). Del mismo
Detalle de la deuda
Despliega la pantalla de Detalle de la deuda, en donde se detallan los montos según
los aranceles sean gravados o excentos, porcentaje correspondiente al IVA, descuento,
recargo, etc. Es una pantalla solamente informativa, no se pueden realizar operaciones
ni procesos allí.
Comprobantes sobre deuda

Muestra los documentos de pago asociados a la deuda. Una deuda pendiente puede
ser cobrada o ajustada parcialmente varias veces, para esas deudas sobre las cuales
ya fueron aplicados recibos; se pueden visualizar los detalles de todos los
comprobantes ya aplicados.
Ajustar deuda
Permite modificar el monto total de la deuda, es decir, es como realizar un cobro pero
sin que esto represente un ingreso. El ajuste de la deuda puede ser total o parcial.
Para realizar ajuste parcial, elija la opción Modificar monto de ajuste y en la ventana
desplegada modifique el parámetro Pagado de acuerdo al monto que desee ajustar.
3- Solicitudes pendientes
Figura 3.2.1.1 – 3 Solicitudes pendientes.

Muestra las solicitudes de inscripción a asignaturas, exámenes o simplemente

solicitudes generales, que están pendientes de confirmar el tipo o modalidad de
deudas a generar, conforme a los aranceles asociados a la solicitud. La operación
disponible en esta sección es:
Procesar solicitud
Muestra la pantalla de obligaciones involucradas, que permite generar las cuotas para
los aranceles asociados a la solicitud seleccionada. En la primera pantalla de proceso
de la solicitud se listan los aranceles asociados (para el efecto las configuraciones de
las plantillas deben ser correctas, ver módulo de Configuraciones). Los aranceles que
se listan se diferencian en Fraccionables y No Fraccionables.
Al darle Aceptar en la primera pantalla, nos vamos a la lista de las obligaciones
involucradas en la solicitud; en la interfaz se diferencian los aranceles Fraccionables y
No Fraccionables, pudiendo ver la forma de pago de cada uno por separado. En Ver
forma de pago se pueden visualizar las formar de pago predeterminadas y forma de
fraccionamiento del arancel seleccionado. Se pueden ver todos los datos que se
tendrán en cuenta para la generación de las cuotas, datos como monto del arancel,
cantidad de pagos, días y fecha para primer pago, cantidad de días para generar
próximas cuotas, vencimientos, etc. De la misma manera también se pueden observar
las formas de fraccionamiento asignadas al arancel.
Finalmente, la opción Generar cuotas para iniciar el proceso de generación, y así
procesar las formas de fraccionamiento y las deudas a cobrar. Una vez terminado el
proceso de generación, la solicitud ya no aparece en la sección de Solicitudes
pendientes, y ya se pueden visualizar las deudas pendientes que se han generado,
pudiendo ver los detalles de estas deudas con la opción Detalle de la deuda.

3.2.2 Cobro por concepto - F7

Permite realizar el cobro de aranceles por persona. Antes de acceder a la pantalla de
cobro de conceptos se debe seleccionar si el comprobante será una factura o un
recibo.
Figura 3.2.2 Ventana de cobro por concepto.
Se denomina así a la acción de percibir dinero por aranceles que no se deben a la

existencia de obligaciones o deudas, sino a la venta directa de un bien o servicio. Los
aranceles que se utilizan en los cobros por concepto deben estar definitivos en la
plantilla de aranceles en donde se debe especificar mediante el indicador “LIB” que
corresponde a un arancel libre, además se requiere de la definición de la solicitud del
tipo Arancel Libre (SAL).
Cliente
Lo primero a seleccionar en la pantalla de Cobro de conceptos es el cliente a quien va
a corresponder el cobro a realizar. Las opciones respecto a clientes son:
1. Con la opción F10 se pueden listar, filtrar y seleccionar los clientes que están
registrados en el sistema (la lista completa de clientes se puede ver desde el
módulo de configuraciones, desde allí se pueden agregar, modificar y borrar los
clientes).

2. Se puede directamente ingresar (tipear) el identificador del cliente. Acá pueden

pasar 3 cosas:
2.1. Si se ingresa el valor 1 (uno), la opción de nombre completo (al lado del
identificador) se habilita por el sistema para su modificación. Esto
principalmente tiene el objetivo de un cobro rápido, sin que los clientes
tengan que ser registrados; entonces el perceptor puede modificar el
nombre completo (este dato es el que se imprime en el comprobante) solo
para el cliente 1 (uno), y este nombre completo no se reflejará en el dato
dato del cliente, solo quedará registrado en el comprobante.
2.2. Si se ingresa un valor de un identificador de un cliente registrado en el
sistema y que sea distinto a 1 (uno), se muestra el nombre completo del
cliente al lado del identificador pero este no es editable (como cuando se
ingresa el valor uno).
2.3. Si se ingresa un valor de un identificador de un cliente NO registrado en el
sistema y que sea distinto a 1 (uno) se muestra el mensaje El Cliente
ingresado no se encuentra registrado en el sistema. Favor, llene los
campos Apellidos, Nombres y RUC para registrarlo. Entonces, para tal
efecto se habilitan estas opciones en la parte de abajo de donde se
encuentra el identificador. El perceptor llena estos datos y prosigue con el
cobro. Al momento de guardar el cobro, es allí donde el cliente es registrado
con los datos ingresados para tal efecto por el perceptor. Entonces la
próxima vez que se tenga que cobrar a este cliente, sus datos ya serán
visualizados en forma directa.
Tipo de Recibo/Factura - Nro. Recibo/Doc. - Fecha Emisión

Dependiendo del tipo de comprobante que se haya elegido antes de ingresar a la
pantalla de Cobro, se visualizará Tipo de Recibo o Factura. Lo que se haya elegido
como tipo antes, indica si se podrán seleccionar recibos o facturas en el cobro.
1. Recibos: si se seleccionó Tipo de Comprobante recibo, en el cobro se pueden
elegir (con F10) los tipos definidos en el módulo de configuraciones que tengan
el comportamiento [REC]RECIBO y [FCO]FACTURA CONTADO.
2. Facturas: si se seleccionó Tipo de Comprobante factura, en el cobro se pueden
elegir (F10) los tipos definidos en el módulo de configuraciones que tengan el
comportamiento [FCR]FACTURA CREDITO.
Una vez seleccionado el tipo de documento, el Nro. de Recibo o Documento se
visualiza en forma automática; esto en el caso de que el documento esté configura de
esa manera en el módulo de configuraciones.
De la misma manera, la posibilidad de modificar o no el número generado en forma
automática, y la fecha de emisión del documento; se definen en el módulo de
configuraciones, tipos de documentos.
Modo de Pago
El modo de pago del Cobro por concepto solamente estará habilitado cuando el tipo de
comprobante seleccionado sea Recibo, para Facturas no estará habilitado. Se puede

dar de tres maneras:

1. Efectivo: es la manera más común de realizar los cobros, es la
predeterminada. No hay nada especial cuando se cobra en efectivo.
2. Cheque: al seleccionar el modo de pago cheque, automáticamente se habilita
la opción para ingresar el Banco y un Nro. de cheque. Los bancos se pueden
listar con F10 (con los bancos registrados desde el módulo de configuraciones
del sistema). Dependiendo de la configuración del formato de impresión de los
comprobantes, estos datos pueden ser impresos posteriormente.
3. Red Bancaria: al seleccionar el modo de pago red bancaria, de la misma
manera que cheques se habilita una pantalla para carga datos de cheques, pero
en este caso son de depósito; y los datos que se deben de ingresar con la fecha
del depósito y el Nro. de Boleta.
Conceptos a cobrar
En los conceptos a cobrar en donde se pueden seleccionar los aranceles a aplicar,
ingresar la cantidad y especificar los tipos de descuentos también:
1. Aranceles: para seleccionar los aranceles a aplicar con F10, se debe de estar
posicionado en la columna Arancel de la grilla Conceptos a cobrar, de igual
manera también se puede digitar directamente el código del arancel en la
posición indicada.
En la lista de selección de aranceles se pueden visualizar entre otros datos los
códigos de los aranceles, la descripción, el área, el sector, el monto o
precio unitario, a que plantilla corresponde y dos indicadores sobre la
posibilidad de modificar o no el concepto y el monto o precio. Estas dos
últimas opciones son muy importantes pues indican si el perceptor tendrá o no
el permiso para modificar el monto y la descripción original de los aranceles,
estas opciones son configuradas en las plantillas, en el módulo de
configuraciones del sistema.
2. Cantidad: una vez seleccionados los aranceles, en la grilla de conceptos se
pueden visualizar los datos de estos aranceles y por defecto cada fila con una
cantidad de 1 (uno). Esta cantidad se puede editar y así el subtotal por fila va
calculándose en forma automática, a través de la multiplicación Cantidad *
Monto (precio unitario). Hay que recordar que el monto o precio unitario
también se puede modificar al igual que la descripción del arancel, si es que así
están configurados las plantillas. De la misma manera que al modificar la
cantidad, si se modifica el monto o precio unitario; el subtotal de la fila se va
calculando en forma automática.
3. Descuentos: sobre cada arancel seleccionado se pueden aplicar descuentos,
para seleccionar estos descuentos se debe de estar posicionado sobre la
columna Tipo Dcto. de la grilla de Conceptos a cobrar. Los descuentos se
pueden listar con F10.

Figura 3.2.2.1 Ventana de selección de tipo de descuento.
La pantalla de selección de descuentos tiene dos valores a elegir, el responsable de la

autorización y el tipo de descuento a aplicar, ambos valores se pueden digitar o buscar
y seleccionar con F10, y ambos valores son cargados desde el módulo de
configuraciones del sistema. Una vez seleccionados los descuentos, estos van
apareciendo en la pantalla de Conceptos a cobrar, los descuentos se van sumando y los
sub-totales se van re-calculando. Los descuentos se van aplicando de acuerdo a como
están configurados, por porcentaje o por monto.
Guardar e imprimir
Una vez cargados todos los datos para realizar el cobro, se procede a guardar la
operación con la opción Guardar – F12. Con esto la operación en sí ya se confirma y
el cobro es registrado. Al momento de guardar se realizan varios cálculos y controles,
algunos de estos son:
1. Si es Factura, se controla que la fecha de vencimiento de la factura no sea
menor que la fecha de emisión de la misma.
2. Se calculan los montos preliminares, es decir; se calculan y verifican los montos

y las exoneraciones, si es que las hay.

3. Si el perceptor tiene los permisos para modificar la fecha de emisión del cobro y
la numeración del documento, se realizan ciertos controles para verificar la
validez de estos datos. El número de documento por ejemplo no se puede
repetir para el mismo Tipo de Documento en el mismo período (año).
Luego de la realización de todos los cálculos y controles, los datos se guardan
efectivamente en la base de datos, también se generan las solicitudes descuento y
becas si es que las hay. Por último solo queda realizar la impresión del comprobante,
que se hace según esté configurado el formato de impresión y según los parámetros
de configuración que se indican en el módulo de configuraciones del sistema.
3.2.3 Fraccionamiento de Aranceles

Mediante esta opción es posible registrar deudas o cuotas para cada cliente.
Figura 3.2.3 Registro de Deudas Fraccionables.
El fraccionamiento de aranceles permite generar deudas utilizando para ello aranceles

del tipo (LIB). En algunos casos, existen aranceles que requieren ser fraccionados en
cuotas por lo tanto se necesita llevar el control del estado de cuentas de las personas
que contraen deudas por este medio.

El arancel cuya plantilla indica que posee forma de fraccionamiento y además se

permite su variación, no se procesado automáticamente sino hasta que se especifique
efectivamente la forma de fraccionamiento a utilizar. Si son procesados
automáticamente los aranceles que no tengan esta propiedad.
3.2.4 Refinanciamiento de Deuda

Con esta opción se permite añadir más deudas a una existente.
Figura 3.2.4 Refinanciamiento de Deudas.
Lo primero que se hace es seleccionar el cliente. Posteriormente se pueden visualizar

todas las solicitudes del cliente, y por cada solicitud las deudas asociadas en la parte
de abajo.
Para proceder a la refinanciación, se debe seleccionar una solicitud del cliente y dar
click a la opción Refinanciar – F4.

Figura 3.2.4.1 Registro de Refinanciamiento de deuda.
En la siguiente pantalla se deben de seleccionar los aranceles a agregar a la solicitud, y

finalmente guardar los cambios con la opción Guardar – F12. Con esto, los aranceles
que se hubieran seleccionado se van a agregar a la solicitud. Si las plantillas tienen
predefinida formas de fraccionamiento, las mismas tendrán prioridad para la
generación de la deuda.
3.2.5 Anulación de deudas fraccionadas

Con esta opción se realizan las anulaciones de deudas. Antes de ingresar se debe de
seleccionar el cliente, y posteriormente se pueden visualizar todas las solicitudes
pendientes, las deudas asociadas a cada solicitud; y las deudas pendientes.
Se debe de seleccionar la solicitud y proceder a su anulación con la opción Anular
solicitud – F4. Las obligaciones (deudas) no se podrán borrar si están asociadas a
pagos.

3.2.6 Facturas Crédito (Generación Masiva)

Con esta opción se realizan generaciones masivas de facturas créditos.
Figura 3.2.6 Generación Masiva.
En la interfaz de generación masiva se debe de seleccionar en primer lugar el tipo de

documento (que debe corresponder a uno con comportamiento FACTURA CRÉDITO),
y posteriormente el cliente.
Para visualizar las deudas pendientes, el dato obligatorio es el rango de fechas; que
pasarán a ser parte de la factura crédito.,el cliente es un dato opcional. Con la opción
Filtrar [F5] se podrán visualizar todas las deudas pendientes, sino se ha ingresado
cliente se mostrarán todas las deudas que correspondan al rango de fechas ingresado.
De cada deuda visualizada, se pueden ver sus detalles con la opción Detalle de la
deuda.
Antes de generar las facturas, se debe de ingresar el Porcentaje de recargo a ser
aplicado a las deudas. La Fecha de vencimiento se obtiene obtiene en forma
automática de la configuración del tipo de documento seleccionado, esta fecha se
podrá ser modificado por el perceptor si así está configurado.
Posteriormente se deben seleccionar las deudas pendientes, se puede generar una o
varias facturas créditos seleccionando varias deudas. Para generar las Facturas se
encuentra la opción Generar Facturas. La operación dará un error si sobre los datos
seleccionados para generar las facturas existen cuotas anteriores pendientes de pago.
Una vez que el proceso de generación haya terminado sin problemas, la o las deudas

seleccionadas ya no se visualizarán. Se pueden consultar las facturas generadas con la

opción Facturas generadas. Desde esa interfaz se podrán imprimir las facturas
crédito generadas por el proceso de generación masiva y anular el proceso de
generación masiva mientras los comprobantes aún no hayan sido impresos.
3.3 Cierre de caja - F11

3.3.1 Proceso de cierre de caja – F8
Para realizar el correspondiente proceso de cierre y genera el reporte definitivo de
cierre de Caja.
Figura 3.3.1 Cierre de Caja.
Cabe destacar que los cierres de caja se realizan teniendo en cuenta la Caja y el
Perceptor que está operando, y que en el cierre de caja se incluyen todas operaciones
que se realizaron hasta el momento del cierre, el cierre en sí NO es por fecha; sino que
se incluye toda aquella operación que en ese momento no se haya cerrado ya, es
decir, todas las operaciones que no se incluyeron en cierres anteriores.
Entonces, los cierres de caja se pueden hacer cada cierta cantidad de días o también
se pueden realizar varias en el mismo día; aplicándose el mismo concepto siempre
(incluir todas las operaciones no cerradas). Al finalizar el proceso de cierre, se
mostrará el reporte de cierre de caja definitivo. El reporte de cierre de caja es un
reporte consolidado que está dividido en las siguientes partes:
• Comprobantes emitidos
• Facturas crédito emitidas
• Notas de crédito
• Documentos anulados
• Comprobantes de ajustes realizados
• Resumen de ingresos por año

Este reporte propiamente dicho solamente se genera una vez (luego del cierre de la
caja), luego de esto se tendrá que solicitar autorización para realizar nuevamente.
3.3.2 Reporte preliminar de cierre de caja - F7

Con esta opción se genera un reporte preliminar del cierre de caja antes de ejecutar el
proceso de en sí de cierre.
Informe 3.3.2 Resumen de Caja.
El reporte generado tiene básicamente el mismo formato del que tendrá el reporte
definitivo, teniendo también la subdivisión entre los distintos tipos de documentos
emitidos, anulados, ajustados, etc.
El reporte preliminar permitirá controlar todas las operaciones registradas por el
perceptor hasta ese momento. De esta manera, se podrán identificar comprobantes
anulados equivocadamente o que debían ser anulados y no fueron anulados. En
resumen, el reporte preliminar debe ser utilizado indefectiblemente para verificar y
confirmar que todas las operaciones están correctas.

3.4 Listados - F10

3.4.1 Listado de deudas por persona – F8
Para consultar el estado de cuentas de una persona, se dispone de esta opción.
Informe 3.4.1 Listado de Deudas.
El listado puede ser generado por un rango de fechas de obligación y también por
cédulas de los clientes. Este reporte emite todo el historial de operaciones canceladas
y pendientes de un cliente en el rango de fechas ingresado. Es recomendable ingresar
un rango de fechas que cubra un gran intervalo de tiempo para incluir todas las
posibles operaciones realizadas por un cliente.

3.4.2 Listado de inscripciones a exámenes finales - Ctrl+F

Listado de inscripciones a exámenes finales que es un reflejo de los listados emitidos
en el Sistema Académico, pero con datos de pagos.
Informe 3.4.2 Listado de inscripciones a exámenes finales.
Para generar este reporte es requisito fundamental que el Sistema Académico esté
siendo utilizando en la institución. Para la generación del reporte es posible listar todos
los datos de las inscripciones de los distintos exámenes, pudiendo filtrar por año,
carrera, curso, asignatura, turno, sección, convocatoria, período y tipo de examen.
El reporte generado muestra la información de las inscripciones de los alumnos a los
exámenes finales, incluyendo información acerca del documento (recibo generalmente)
con el cual se realizó se cobró la deuda.

3.5 Utilidades - F9
3.5.1 Consulta de comprobantes – F8
Interfaz para consultar los comprobantes que hay sido emitidos.
Figura 3.5.1 Consulta de documentos.
Mediante el mecanismo de filtro de datos se podrá ubicar fácilmente cualquier

comprobante. Por ejemplo, suponiendo que se desea obtener todos los comprobantes
emitidos a una persona, se pueden ingresar el código o nombre del cliente, luego
aplicar el filtro y los comprobantes de esta persona podrán ser observadas en detalle.
Observación: (pendiente) en la pantalla de consultas se pueden visualizar

comprobantes de todas las cajas y todos los perceptores.

3.5.2 Anulación de comprobantes – F7

Permite la anulación de cualquier comprobantes emitido por el sistema.
Figura 3.5.2 Anulación de Comprobantes.
La anulación de un comprobante de ingreso implica que los cobros realizados en dicho

comprobante quedan sin efecto, por lo cual las deudas inicialmente canceladas con el
cobro se revierten con la anulación.
La anulación de comprobantes ya no se permite luego de haber realizado el cierre de
caja correspondiente.
Observación: (pendiente) un perceptor puede anular comprobantes de cualquier

caja donde opera (filtrando los datos visualizados). Para el proceso solo hay que
seleccionar el comprobante y elegir la opción Anular [F8], e ingresar un motivo de
la anulación. Una vez finalizado el proceso, el comprobante se pinta de color azul y
los datos Fecha anulación y Usuario anulación se pueden ver registrados.

3.5.3 Selección del puerto de impresión – F6

Esta pantalla permite seleccionar el puerto de impresora en el cual deberán imprimirse
los comprobantes. Esta operación se debería realizar por única vez luego de instalar el
sistema, salvo que sea necesario redireccionar a otro puerto de impresión.
3.5.4 Cambio de caja – F5

La posibilidad de cambio de caja permite al perceptor reasignarse a otra caja diferente
a la cual fue asignado inicialmente. Esta reasignación es solo temporal, dura solo el
tiempo de la sesión de trabajo (durante la conexión). El perceptor podrá cambiarse de
caja siempre y cuando se le esté permitido mediante la especificación de la propiedad
Puede cambiar de caja en la opción de definición de Perceptores del módulo de
Configuraciones del Sistema.
Observación: en el menú principal se puede observar en todo momento la caja en

cual opera el perceptor, esto es sumamente importante debido a que todos las
operaciones realizadas (incluyendo los cobros) se registran con el usuario y caja
activas en el momento.
3.5.5 Anulación de secuencia de comprobantes – F4

Esta opción permite corregir y sincronizar la secuencia de números generados por el
sistema y el número del comprobante del formulario.
Figura 3.5.5 Modificar secuencia de números.
Hay que recordar que cada tipo de documento definido en el módulo de

Configuraciones puede tener su número o secuencia autogenerado y controlado por el
sistema. Esta secuencia en la mayoría de los casos coincide con el número preimpreso
en las hojas o formularios de los comprobantes.

La necesidad de la anulación de la secuencia de un tipo de documento, se puede dar

por problemas en la impresión, daños en los formularios o simplemente para volver a
sincronizar por algún motivo la secuencia auto generada.
El nuevo número que se ingresa se toma como el último número válido utilizado o
impreso, eso significa que en la próxima operación para ese tipo de documento, se
tomará ese número y se le sumará 1 (uno) para su utilización.
3.5.6 Generación masiva de comprobantes (Impresión o Anulación) – F3

Esta opción es la misma que se encuentra en el mismo módulo, en la sección de
Cobros =>Facturas Crédito (Generación masiva) – F3 =>Facturas generadas. Permite imprimir
las facturas crédito generadas por el proceso de generación masiva, y anular el
proceso de generación masiva mientras los comprobantes aún no hayan sido impresos.
3.6 Rectificación de Documentos – Ctrl+F8

Este es el modo para modificar los documentos.
Observación: para poder modificar o rectificar un documento, antes se tuvo que

haber autorizado el proceso (anulado las referencias y cobros en sí). Las
autorizaciones con registradas desde el módulo de Configuraciones (generalmente
lo hacen los administradores) y se realiza para un documento específico (sobre un
documento de un cliente en específico).
3.6.1 Por cobro de deudas – F8

Modo de modificación de cobros de deudas. Básicamente es la misma pantalla de
Cobro de deudas, solamente NO se muestra la sección de Solicitudes pendientes.
Al ingresar en este modo de modificación de documentos, al momento de cobrar un
documento o una deuda; el número de recibo y la fecha (si es que así lo permite la
configuración) son modificables.
3.6.2 Por cobro por conceptos – F7

Modo de modificación de cobros por conceptos. Básicamente es la misma pantalla de
Cobro por conceptos.
De la misma manera que la rectificación de cobros de deudas, se tuvo que haber
registrado ya una autorización, y al ingresar a la pantalla el número de documento y
fecha son modificables.

3.7 Cierres de Caja - Ctrl+F7

3.7.1 Cierres de Cajas – F8
Desde esta opción se pueden consultar todos los cierres de Caja realizados por el
perceptor actual, es decir el usuario que se logeo, es un formulario solo de consulta.
Figura 3.7.1 Cierres de Caja.
Los cierres del perceptor actual se pueden diferenciar de la siguiente manera:

✔ Los cierres que poseen autorización de RE-APERTURA o RE-IMPRESIÓN están
pintados en color azul.
✔ Los cierres que se encuentran abiertos están pintados en color verde.
✔ Las autorizaciones canceladas están pintados en color rojo.

3.7.2 RE-APERTURA – F7
Ingrese a la opción Cierres de Caja->RE-APERTURA. Existe un proceso RE-APERTURA,
que permiten a los perceptores realizar la re-apertura de un cierre de caja,
previamente autorizado para dicho proceso.
La pantalla de RE-APERTURA muestra solo las autorizaciones para re-apertura de
cierres de Caja correspondientes al perceptor y la caja actual.
Una vez realizada la re-apertura del cierre de caja, el perceptor puede realizar cambios
sobre los documentos correspondientes a dicho cierre, agregar operaciones, etc. y
luego realizar el cierre de forma totalmente normal.
Proceso de RE-APERTURA:
1 – Desde el módulo Configuración de Documentos [GcaConf], en el menú

/Documentos/Cierres de Cajas/ se puede identificar el cierre de caja que se desea re-abrir o
re-imprimir. Recordar que el cierre de caja esta relacionado con un perceptor y una caja.
Por ejemplo el cierre de caja 102, corresponde a un perceptor 'acadadm' y a una caja '001'.
Una vez identificado el cierre de caja, el administrador debe autorizar la re-apertura o la re-
impresión de dicho cierre( por ejemplo el cierre de caja 102).
2 - Desde el módulo de Caja [GcaCaja], en el menú Cierres de Cajas/Cierre de Cajas el

perceptor (por ejemplo 'acadadm') puede consultar todos los cierres de Caja que posee e
identificar entre ellas las que tienen autorizaciones asociadas, ya sea para la re-apertura o
la re-impresión. En este formulario se listan sus cierres, las autorizaciones que existen sobre
sus cierres, y los detalles de los documentos involucrados (comprobantes, facturas, recibos,
etc.).
3 - Desde el módulo de Caja [GcaCaja], en el menú Cierres de Cajas/RE-APERTURA/ el

perceptor puede proceder a la re-apertura de un cierre de caja previamente autorizado. En
este formulario se listan solo los cierres de caja que poseen autorización de re-apertura,
siempre teniendo en cuenta los parámetros mencionados mas arriba (perceptor-caja).
Terminado el proceso de re-apertura, el perceptor debe tener en cuenta que en el próximo

cierre se incluirán las operaciones que corresponden al cierre re-abierto más las operaciones
que se realizaron posteriormente. NO solamente se incluirán las operaciones que estaban
contenidas en el cierre re-abierto.

3.7.3 RE-IMPRESION – F6
Ingrese a la opción Cierres de Caja->RE-IMPRESIÓN. Existe un proceso RE-IMPRESIÓN,
que permiten a los perceptores realizar la re-impresión de un cierre de caja,
previamente autorizado para dicho proceso.
La pantalla de RE-IMPRESION muestra solo las autorizaciones para re-impresión de
cierres de Caja correspondientes al perceptor y la caja actual.
Es un proceso casi igual al de re-apertura, para lo cual hay que seguir los mismos
pasos antes de realizar la re-impresión.
Proceso de RE-IMPRESIÓN:
1 – Desde el módulo Configuración de Documentos [GcaConf], en el menú

/Documentos/Cierres de Cajas/ se puede identificar el cierre de caja que se desea re-abrir o
re-imprimir. Recordar que el cierre de caja esta relacionado con un perceptor y una caja.
Por ejemplo el cierre de caja 102, corresponde a un perceptor 'acadadm' y a una caja '001'.
Una vez identificado el cierre de caja, el administrador debe autorizar la re-apertura o la re-
impresión de dicho cierre( por ejemplo el cierre de caja 102).
2 - Desde el módulo de Caja [GcaCaja], en el menú Cierres de Cajas/Cierre de Cajas el

perceptor (por ejemplo 'acadadm') puede consultar todos los cierres de Caja que posee e
identificar entre ellas las que tienen autorizaciones asociadas, ya sea para la re-apertura o
la re-impresión. En este formulario se listan sus cierres, las autorizaciones que existen sobre
sus cierres, y los detalles de los documentos involucrados (comprobantes, facturas, recibos,
etc.).
3 - Desde el módulo de Caja [GcaCaja], en el menú Cierres de Cajas/RE-IMPRESIÓN/ el

perceptor puede proceder a la re-impresión de un cierre de caja previamente autorizado. En
este formulario se listan solo los cierres de caja que poseen autorización de re-impresión,
siempre teniendo en cuenta los parámetros mencionados mas arriba (perceptor-caja).

Capítulo4
Módulo de Reportes
4.1 Pantalla principal
Desde el módulo de Reportes se pueden verificar todas las operaciones realizadas, a
través de informes. El módulo de Reportes, muestra en forma detallada una gran
variedad de informes sobre los ingresos, descuentos, exoneraciones, deudas, ajuste ,
anulaciones, etc.
Una vez que se ingresa al módulo de Reportes en la sección inferior del menú principal
se puede visualizar información sobre el servidor y la base de datos.
Figura 4.1 Pantalla Principal del modulo GCAReportes.

4.2 Ingresos
4.2.1 Resumen de ingresos por arancel o rubro.
Acceda a la opción Ingresos->Resumen de ingresos por arancel o por rubro. Son seis formas
de ver los informes, relacionados con aranceles y rubros definidos. Para ver los
informes, usted debe elegir una de la opciones visualizadas.
Figura 4.2.1 Reporte de Aranceles.
4.2.1.1 Muestra los totales en cantidad e importe de ingresos que produjo cada
arancel.
Figura 4.2.1.1 Ingresos por Aranceles.
Muestra los campos que son necesarios para el filtro y agrupación de los datos que
serán mostrados en el informe. Se puede elegir los datos de cada campo presionando
la tecla F10.
Área
Es posible elegir una o varias Á R E A S , si el campo se deja vacío, serán tomadas en
cuenta todas las Á R E A S .

Sector
Es posible elegir uno o varios S E C T O R E S , si el campo se deja vacío, serán tomados en
cuenta todos los S E C T O R E S . Recordar que el S E C T O R esta relacionado con una Á R E A
especifica, por lo tanto, si se ha elegido una Á R E A solo serán mostrados los
S E C T O R E S que corresponden a esa Á R E A .
Caja
Solo es posible elegir una C A J A , o dejar el campo vacío, para que todas las C A J A S
sean tomadas en cuenta. Recordar que las C A J A S están relacionadas a una Á R E A , por
lo tanto, si se ha elegido una Á R E A , solo serán tomadas en cuenta las C A J A S que
corresponden al Á R E A especificada.
Perceptor
Solo es posible elegir una P E R C E P T O R , o dejar el campo vacío, para que todos los
P E R C E P T O R E S sean tomados en cuenta. Recordar que este campo está relacionado
con una C A J A , por lo cual, si se ha elegido una C A J A , solo serán tomados en cuenta
los PE R C E P T O R E S que corresponden a la C A J A especificada.
Rango de Fechas
Rango de fechas que serán consideradas al momento de generar el informe.
Ejemplo del Informe
Informe 4.2.1.1 Resumen General de Ingresos por Arancel.
Este informe se emite detallando los ingresos acumulados por arancel en un periodo de
tiempo determinado, es decir, muestra los ingresos, exoneraciones y multas realizadas
sobre cada arancel, agrupando la información por Á R E A y por S E C T O R .

4.2.1.2 Muestra los totales en cantidad e importe de exoneraciones que

produjo cada arancel.
Figura 4.2.1.2 Exoneraciones por arancel.
Las opciones de filtro, son las mostradas en la Sección 4.2.1.1.
Ejemplo de Informe
Este informe se emite detallando las exoneraciones acumuladas por arancel en un
periodo de tiempo determinado, es decir, muestra las exoneraciones realizadas sobre
cada arancel, agrupando la información por Á R E A y por S E C T O R .
Informe 4.2.1.2 Resumen General de Exoneraciones por Arancel.

4.2.1.3 Muestra los ingresos globales por rubro.

Figura 4.2.1.3 Resumen Global de Ingresos.
Las opciones de filtro, son las
mostradas en la Sección
4.2.1.1, con la diferencia de
que en esta ventana los datos
no pueden ser filtrados por
sector, caja o perceptor.
Ademas, posee un agrupador
que permite mostrar el informe
agrupado por Área de Trabajo.
Ejemplo: Informe agrupado por Área de Trabajo
Área Rubro SubRubro Importe

101 212142007 103 7.500.000
102 212142007 104 20.000.000
Ejemplo: Informe sin agrupar por Área de Trabajo
Rubro Importe
212142007 27.500.000
Pueden existir casos en los que un R U B R O posea S U B - R U B R O S de

diferentes Á R E A S , en estos casos el total General por R U B R O varia si
el informe es agrupado por Área de Trabajo.

Ejemplo de Informe
Informe 4.2.1.3 – 1 Resumen General de Ingresos Agrupados por ÁREA
Este informe se emite detallando los ingresos acumulados por R U B R O y S U B - R U B R O

en un periodo de tiempo determinado, es decir, muestra los ingresos pero dentro de
una jerarquía, mostrando los R U B R O S y S U B - R U B R O S (padres e hijos),
correspondientes a una Á R E A determinada, recordar que los aranceles están asociados
a un S E C T O R y este S E C T O R a un Á R E A . También recordar que el valor de S U B -
R U B R O corresponde al de A R A N C E L P A D R E .

Ejemplo de Informe
Este informe se emite detallando los ingresos acumulados por R U B R O y S U B - R U B R O
una jerarquía, mostrando los R U B R O S y S U B - R U B R O S (padres e hijos), a diferencia
del informe anterior este no realiza la agrupación por Á R E A .
Informe 4.2.1.3 - 2 Resumen General de Ingresos NO agrupado por el campo ÁREA

4.2.1.4 Muestra los ingresos por rubros, diferenciando los movimientos de

cada perceptor.
Figura 4.2.1.4 Resumen Global de
Las opciones de filtro, son las Ingresos por Rubro.
mostradas en la Sección 4.2.1.1,
con la diferencia de que en esta
ventana los datos no pueden ser
filtrados por S E C T O R .
Ademas, posee un agrupador que
permite mostrar el informe agrupado
por Área de Trabajo esto funciona
según lo descrito en la Sección
4.2.1.3.
Este informe es idéntico al de la
sección anterior, la diferencia radica
en las opciones de filtro, a través de
esta ventana pueden filtrarse los
R U B R O S que pertenecen a una C A J A
y un P E R C E P T O R en particular.
4.2.1.5 Muestra en forma detallada

los aranceles que han producido los
ingresos.
Las opciones de filtro, son las mostradas en la Sección 4.2.1.1, con la diferencia de
que en esta ventana los datos no pueden ser filtrados por sector. Este informe
normalmente es agrupado por C A J A y por P E R C E P T O R , pero posee una opción que
permite mostrar el informe agrupado solo por el campo C A J A .
Ejemplo: Informe agrupado por C A J A y P E R C E P T O R .
Caja Perceptor Rubro Importe

001 acadadm 212142007 7.500.000
001 sisadm 21214200 20.000.000
Ejemplo: Informe agrupado solo por C A J A
Caja Rubro Importe

001 212142007 27.500.000
Pueden existir casos en los que una C A J A posea mas de un P E R C E P T O R , en

estos casos el total General por R U B R O varia si el informe esta
agrupado por C A J A o por C A J A y P E R C E P T O R .

Ejemplo de Informe
Este informe se emite detallando los ingresos acumulados por R U B R O , S U B - R U B R O y
A R A N C E L en un periodo de tiempo determinado, es decir, muestra los ingresos pero
dentro de una jerarquía mas amplia, que incluye: R U B R O – S U B - R U B R O – A R A N C E L .
Informe 4.2.1.5 Resumen de Ingresos por Arancel.

4.2.1.6 Muestra los clientes que han abonado el arancel indicado.

Las opciones de filtro, son las mostradas Figura 4.2.1.6 Ingresos
en la Sección 4.2.1.1, con algunas por Arancel - Clientes
diferencias, mostradas a continuación.
Caja
Solo es posible elegir una C A J A , o dejar
el campo vacío, para que todas las
C A J A S sean tomadas en cuenta.
Perceptor
Solo es posible elegir una P E R C E P T O R ,
o dejar el campo vacío, para que todos
los P E R C E P T O R E S sean tomados en
cuenta. Recordar que este campo está
relacionado con una C A J A , por lo cual, si
se ha elegido una C A J A , solo serán
tomados en cuenta los P E R C E P T O R E S
que corresponden a la C A J A
especificada.
Arancel
Solo es posible elegir una A R A N C E L , o dejar el campo vacío, para que todos los
A R A N C E L E S sean tomados en cuenta. Recordar que tanto el A R A N C E L como la C A J A
están relacionadas al campo Á R E A , por lo cual, al elegir una C A J A , también tomamos
el valor de un Á R E A de trabajo, entonces solo serán mostrados los A R A N C E L E S
correspondientes a esa Á R E A .
Ejemplo: Filtro del campo C A J A
Caja Perceptor Área

001 acadadm UNA
Ejemplo: Filtro del campo A R A N C E L
Id. Arancel Descripción Área

201.01.01 RX Pediátrica Interna UNA
Rango de Fechas

Ejemplo de Informe
Este informe se emite detallando los ingresos acumulados por a r a n c e l en un periodo de
tiempo determinado, es decir, muestra los ingresos por a r a n ce l mostrando los detalles
de los clientes que han abonado dicho a r a n ce l .
Informe 4.2.1.6 Resumen de Ingreso por Arancel.

4.2.2 Resumen de ingresos por sectores.

Acceda a la opción Ingresos->Resumen de ingresos por sectores. Son tres formas de ver los
informes, relacionados con a r a n ce l e s , á r e a s y s e c t o r e s definidos.
Figura 4.2.2 Reportes por Sector.
Para ver los informes, usted debe elegir una de la opciones visualizadas.
4.2.2.1 Muestra en forma detallada

los aranceles percibidos por Figura 4.2.2.1 Reporte de ingresos por
ÁREA/SECTOR. sector.
Muestra los campos que son

necesarios para el filtro y agrupación
de los datos que serán mostrados en
el informe. Se puede elegir los datos
de cada campo presionando la tecla
F10.
Área
Es posible elegir una o varias
Á R E A S , si el campo se deja vacío,
serán tomadas en cuenta todas las
ÁREAS.
Sector
Es posible elegir uno o varios
S E C T O R E S , si el campo se deja
vacío, serán tomados en cuenta
todos los S E C T O R E S . Recordar que
el S E C T O R esta relacionado con una
Á R E A especifica, por lo tanto, si se ha elegido una Á R E A solo serán mostrados los
S E C T O R E S que corresponden a esa Á R E A .

Rango de Fechas
Ejemplo del Informe

Este informe se emite detallando los ingresos acumulados por r ub r o , s u b r ub r o y a r a n ce l
una jerarquía mas amplia, que incluye: R U B R O – S U B R U B R O – A R A N C E L .
Este informe es agrupado por Á R E A y por S E C T O R , entonces muestra el detalle de los
ingresos (R U B R O – S U B R U B R O – A R A N C E L ), dentro de una determinada Á R E A y un
determinado S E C T O R .
Informe 4.2.2.1 Resumen de Ingresos por Área/Sector.

4.2.2.2 Muestra los ingresos globales correspondientes a cada

ÁREA/SECTOR.
La pantalla de filtro, es la mostrada en la Figura 4.2.2.1.
Ejemplo de Informe
Este informe se emite detallando los ingresos acumulados por S E C T O R . Este informe
es agrupado por Á R E A , entonces muestra el total de ingreso de cada uno de sus
sectores.
Informe 4.2.2.2 Resumen de Ingresos por Área/Sector.
4.2.2.3 Muestra los descuentos y exoneraciones otorgados por

ÁREA/SECTOR.
Informe 4.2.2.3 Resumen de Descuentos por Área/Sector.

Este informe se emite detallando los descuentos y exoneraciones acumulados por

S E C T O R . Este informe es agrupado por Á R E A , entonces muestra el total de
descuentos y exoneraciones de cada uno de sus sectores.
4.2.3 Resumen de ingresos por comprobantes

Acceda a la opción Ingresos->Resumen de ingresos por comprobantes. Son seis formas de
ver los informes, relacionados con á r e a s , a r a n c e l e s , y comprobantes.
Figura 4.2.3 Reportes de Comprobantes.
Para ver los informes, usted debe elegir una de la opciones visualizadas.
4.2.3.1 Muestra los conceptos de ingreso de cada comprobante.

la tecla F10.
Figura 4.2.3.1 Ingresos por Comprobantes (Detallado).
Las opciones de filtro, son las mostradas en la Sección 4.2.1.1, con la diferencia de

que en esta ventana los datos no pueden ser filtrados por sector.
Ejemplo del Informe

Este informe es agrupado por Á R E A , C A J A , P E R C E P T O R , y F E C H A .
El mismo muestra en forma detallada los ingresos registrados por comprobantes. Se
detalla el T I P O de comprobante emitido, el N Ú M E R O correspondiente, el C L I E N T E , el
A R A N C E L que ha sido abonado y el M O N T O de ingreso propiamente.
Informe 4.2.3.1 Resumen de Ingresos por Comprobantes.

4.2.3.2 Muestra los ingresos totales de cada comprobante.

Ejemplo de Informe
El mismo muestra en forma resumida los ingresos registrados por comprobantes. Solo
se detalla el T I P O de comprobante emitido, el N Ú M E R O correspondiente, el C L I E N T E ,
y el M O N T O de ingreso propiamente.
Informe 4.2.3.2 Resumen de Ventas por Comprobantes.

4.2.3.3 Muestra los conceptos de exoneraciones de cada comprobante.

Ejemplo de Informe
El mismo muestra en forma detallada los descuentos y exoneraciones registrados por
comprobantes. Se detalla el T I P O de comprobante emitido, el N Ú M E R O
correspondiente, el C L I E N T E , el AR A N C E L que ha sido abonado, el P O R C E N T A J E de
D E S C U E N T O , el I M P O R T E A P A G A R , el I M P O R T E E X O N E R A D O , la M U L T A y el M O N T O
realmente P A G A D O .
Informe 4.2.3.3 Resumen de Exoneraciones por Comprobantes.

4.2.3.4 Muestra las exoneraciones totales de cada comprobante.

Ejemplo de Informe
El mismo muestra en forma R E S U M I D A los descuentos y exoneraciones registrados por
comprobantes. Se detalla el T I P O de comprobante emitido, el N Ú M E R O
correspondiente, el C L I E N T E , el I M P O R T E A P A G A R , el I M P O R T E E X O N E R A D O y el
M O N T O realmente P A G A D O .
Informe 4.2.3.4 Resumen de Exoneraciones por Comprobantes(Resumido).

4.2.3.5 Muestra los ingresos totales de los comprobantes a crédito.

Ejemplo de Informe
Este informe es agrupado por Á R E A , C A J A y P E R C E P T O R .
El mismo muestra en forma R E S U M I D A los comprobantes a C R É D I T O emitidos. Se
detalla la F E C H A , el T I P O de comprobante emitido, el N Ú M E R O correspondiente, el
C L I E N T E , y el M O N T O total del documento.
Informe 4.2.3.5 Resumen de Ventas por Comprobantes a Crédito (Resumido).

4.2.3.6 Muestra los cobros de facturas a crédito.

Ejemplo de Informe
Este informe es agrupado por Á R E A , C A J A y P E R C E P T O R .
El mismo muestra en forma R E S U M I D A el detalle de los cobros (R E C I B O - F A C T U R A -
C O N T A D O ) realizados sobre los documentos a C R É D I T O emitidos (F A C T U R A -
C R É D I T O ). Se detalla la F E C H A , el T I P O y N Ú M E R O del documento utilizado para el
cobro; ademas se detalla todos los documentos a créditos pagados con dicho
comprobante.
Informe 4.2.3.6 Resumen de Cobro de Documentos.

Ejemplo: Detalle del documento utilizado para el cobro.
Fecha Tipo Número Total del tipo de comprobante

18/06/2007 REC03 103492 2.500.000
Ejemplo: Detalle del documento a crédito(factura crédito) pagado.
Año Tipo Número Monto del doc. a crédito

2007 FCR 118 700.000
2007 FCR 117 1.800.000
4.2.4 Solicitudes de descuentos y exoneraciones

Acceda a la opción Ingresos->Solicitudes de descuentos y exoneraciones.
la tecla F10.
Área
Figura 4.2.4 Resumen de
Es posible elegir una o varias Exoneraciones.
ÁREAS.
Beneficiario
Solo es posible elegir una
B E N E F I C I A R I O , o dejar el campo
vacío, para que todas las P E R S O N A S
definidas en el sistema sean
tomadas en cuenta.
Arancel
Solo es posible elegir un A r a n c el , o
dejar el campo vacío, para que todos
los A R A N C E L E S sean tomados en
cuenta.
Rango de Fechas
Rango de fechas que serán
consideradas al momento de generar el informe.

Ejemplo del Informe

Este informe es agrupado por Á R E A , A R A N C E L y R E S P O N S A B L E (persona que autorizo
el descuento o exoneración).
El mismo muestra en forma clara el detalle de los descuentos y exoneraciones
otorgadas por cada responsable. Se detalla la persona beneficiada con la exoneración,
la fecha de aprobación, el monto o el P O R C E N T A J E de descuento y una pequeña
observación relacionada con el descuento o la exoneración.
Informe 4.2.4 Solicitudes de Descuentos y exoneraciones.
4.2.5 Detalle de descuentos y exoneraciones

Acceda a la opción Ingresos->Detalles de descuentos y exoneraciones.
la tecla F10.

Área Figura 4.2.5 Resumen de

Exoneraciones(Detallado).
ÁREAS.
Sector
Es posible elegir uno o varios
S E C T O R E S , si el campo se deja
vacío, serán tomados en cuenta
todos los S E C T O R E S . Recordar que
el S E C T O R esta relacionado con una
Á R E A especifica, por lo tanto, si se
ha elegido una Á R E A .
Rango de Fechas
Rango de fechas que serán
consideradas al momento de
generar el informe.
Ejemplo del Informe
Informe 4.2.5 Resumen Detallado de Exoneraciones por Sector.

Este informe es agrupado por Á R E A y S E C T O R .

El mismo muestra el detalle de los descuentos y exoneraciones otorgadas por cada
responsable. Se detalla el responsable que otorgo la exoneración o el descuento, el
P O R C E N T A J E y el M O N T O total del descuento.
4.2.6 Becas y exoneraciones

Acceda a la opción Ingresos->Becas y exoneraciones.
la tecla F10. Las opciones de filtro, son las mostradas en la Sección 4.2.1.1
Ejemplo del Informe
Informe 4.2.6 Resumen de Comprobantes con Descuentos/Exoneraciones.
Este informe es agrupado por Á R E A , S E C T O R y A R A N C E L .

El mismo muestra el detalle de los comprobantes que han sido emitidos con becas. Se
muestran los detalles del comprobante, como fecha, tipo, numero y caja en la que fue
emitido el comprobante, ademas el beneficiario, el motivo de la beca, el monto del
documento, el monto exonerado y el total pagado.

4.3 Estado de Cuentas

En este menú encontrara informes relacionados con los estados de cuentas, es decir
cuentas pagadas, deudas vencidas, deudas a vencer, etc.
Estas cuentas se podrán obtener según diferentes criterios, por persona, por curso, por
arancel, solo las deudas pagadas, solo las deudas vencidas, etc.
Figura 4.3 Pantalla Principal del modulo GCAReportes.
4.3.1 Estado de cuentas personales

Acceda a la opción Estado de Cuentas->Estado de cuentas personales.
la tecla Shift+F4.

Figura 4.3.1 Estado de cuentas por Cliente.
Los campos C L I E N T E y A R A N C E L , pueden ser seleccionados presionando la

tecla Shift+F4 o el botón(mostrado a la izquierda). También el ordenamiento
del informe puede ser definido en la columna de la derecha, llamada “Orden”.
Puede cancelar la operación presionando la tecla ESC o el botón(mostrado a la
izquierda).
Una vez que se han definido los criterios de filtrado, pueden aceptar los datos
presionando la tecla ENTER o el botón(mostrado a la izquierda).
Si los datos son aceptados verán la siguiente ventana.

Figura 4.3.1.1 Cuentas por Cliente.

Esta es una ventana previa al informe, donde se pueden verificar si los datos son los
buscados.
Ejemplo del Informe

Informe 4.3.1 Estado de Cuentas Personales.
Este informe es agrupado por el C L I E N T E . El mismo muestra el detalle de las deudas

que posee el cliente y el detalle de los pagos que ya realizo. Se muestran los detalles
del pago, ademas un resumen con el T O T A L de la D E U D A , M O N T O P A G A D O , T O T A L
SALDO y TOTAL SALDOS VENCIDOS.

4.3.2 Estado de cuentas del curso

Acceda a la opción Estado de Cuentas->Estado de cuentas del curso.
Muestra los campos que son Figura 4.3.2 Estado de cuentas por curso.
necesarios para el filtro y
agrupación de los datos que serán
mostrados en el informe. Se
puede elegir los datos de cada
campo presionando la tecla F10.
Año académico
Este reporte emite informes
anuales, por lo cual es
indispensable que se incluya un
A Ñ O valido para el filtrado de
datos, es decir, el campo A Ñ O
debe completarse, de lo contrario
no se mostrara el informe.
Carrera
Solo es posible elegir una
C A R R E R A , no varias, es
indispensable completar este
campo, es decir, no puede dejarse
el campo vacío, porque de ese modo no se mostrara el informe.
Curso
Solo es posible elegir un C U R S O , o dejar el campo vacío, para que todos los C U R S O S
sean tomados en cuenta. Recordar que los C U R S O S están relacionados con una
C A R R E R A , por lo tanto, solo serán tomados en cuenta los C U R S O S que corresponden
a la C A R R E R A especificada.
Turno
Este campo es completado automáticamente al elegir un C U R S O .
Sección
Este campo es completado automáticamente al elegir un C U R S O .
Ejemplo del Informe por Curso

Este informe es agrupado por el A Ñ O académico, la C A R R E R A y el C U R S O .
El mismo muestra el detalle de las deudas, los pagos, las exoneraciones, los ajustes,
los saldos, y los saldo vencidos por A Ñ O , C A R R E R A y C U R S O que posee el cliente y el
detalle de los pagos que ya realizaron.

Informe 4.3.2.1 Estado de Cuentas por Curso(detallado).
Ejemplo del Informe sin especificar el Curso

Este informe es agrupado por el A Ñ O académico, la C A R R E R A y el C U R S O .
El mismo muestra el resumen las deudas, los pagos, las exoneraciones, los ajustes, y
los saldos A Ñ O , C A R R E R A y C U R S O que posee el cliente.
Informe 4.3.2.2 Estado de Cuentas por Curso(resumido).

4.3.3 Estado de cuentas del alumno

Acceda a la opción Estado de Cuentas->Estado de cuentas del alumno.
necesarios para el filtro y agrupación Figura 4.3.3 Estado de cuentas del
de los datos que serán mostrados en alumno.
F10.
Año académico
Este reporte emite informes anuales,
por lo cual es indispensable que se
incluya un A Ñ O valido para el
filtrado de datos, es decir, el campo
A Ñ O debe completarse, de lo
contrario no se mostrara el informe.
Alumno
Solo es posible elegir un A L U M N O , no varios, es indispensable completar este campo,
es decir, no puede dejarse el campo vacío, porque de ese modo no se mostrara el
informe.
Carrera
Solo es posible elegir una C A R R E R A , no varias, es indispensable completar este
campo, es decir, no puede dejarse el campo vacío, porque de ese modo no se
mostrara el informe. Recordar que las C A R R E R A S están relacionadas con el campo
A L U M N O , por lo tanto, solo serán tomados en cuenta las C A R R E R A S que corresponden
al A LU M N O elegido.
Ejemplo del Informe

Este informe es agrupado por el A Ñ O académico, el A LU M N O y la C A R R E R A .
El mismo muestra el detalle del monto de la deuda, la f e c ha de v e n c i m i e n t o , el m on t o
p a ga d o y el s a l do por cuota que abono y que a d eu d a el cliente.

Informe 4.3.3 Estado de Cuentas.

4.3.4 Estado de cuentas por arancel

Acceda a la opción Estado de Cuentas->Estado de cuentas por arancel.
la tecla F10.
Año académico
Este reporte emite informes anuales, por Figura 4.3.4 Estado de cuentas
lo cual es indispensable que se incluya por arancel.
un A Ñ O valido para el filtrado de datos,
es decir, el campo A Ñ O debe
completarse, de lo contrario no se
mostrara el informe.
Arancel
Solo es posible elegir un A R A N C E L , o
dejar el campo vacío, de esa forma serán
tomados en cuenta todos los
ARANCELES.
Emitir reporte de
Es posible elegir entre dos opciones
relacionadas a las deudas, una de ellas
es ver S O L O C U O T A S P E N I E N T E S o ver
S O L O C U O T A S C A N C E L A D A S . En este
reporte no es posible ver todas las cuotas se debe elegir una de las opciones.
Separar los aranceles en páginas

También esta disponible la opción de separar los aranceles por pagina, de modo que la
información se mas legible.
Ejemplo del Informe

Este informe es agrupado por el A Ñ O académico y por el A R A N C E L .
El mismo muestra el resumen de las de u d a s p o r al u m n o , mostrando el t o t a l de l a
d e ud a , l a c a n t i d ad de c u o t a s a p a ga r , el sa l d o y e l m o n t o ex on e r a d o .

Informe 4.3.4.1 Informe de deudas pendientes.
Informe 4.3.4.2 Informe de deudas canceladas.

4.3.5 Resumen de deudas a vencer

Acceda a la opción Estado de Cuentas->Resumen de deudas a vencer.
Muestra los campos que son Figura 4.3.5 Resumen por Arancel.
necesarios para el filtro y
Área
serán tomadas en cuenta todas
las Á R E A S .
Arancel
Solo es posible elegir un
A R A N C E L , o dejar el campo vacío,
de esa forma serán tomados en
cuenta todos los A R A N C E L E S .
Recordar que el A R A N C E L esta
relacionado con una Á R E A
especifica, por lo tanto, si se ha
elegido una Á R E A solo serán
mostrados los A R A N C E L E S que
corresponden a esa Á R E A .
Emitir reporte de
Es posible elegir entre tres opciones relacionadas a las deudas, las opciones son claras
y nos permiten ver S O L O D E U D A S P E N I E N T E S , ver S O L O D E U D A S C A N C E L A D A S o
AMBAS.
Separar los aranceles en páginas

También esta disponible la opción de separar los aranceles por pagina, de modo que la
información se mas legible.
Rango de Fechas
Ejemplo del Informe

Este informe es agrupado por el Á R E A , el A R A N C E L y por la F E C H A .
El mismo muestra el detalle del t o t a l d e l a de u d a , el t o t al ex on e r a d o y el s al d o . Ademas
un detalle de las c uo t a s pe n d i e n t e y de las c u o t a s c an c e l a da s .

Informe 4.3.5.1 Informe de deudas pendientes.
Informe 4.3.5.2 Informe de deudas canceladas.

Informe 4.3.5.3 Informe general de deudas pendientes y canceladas.

4.3.6 Resumen de deudas canceladas

Acceda a la opción Estado de Cuentas->Resumen de deudas canceladas.
Muestra los campos que son Figura 4.3.6 Deudas Canceladas.
F10.
Arancel
Solo es posible elegir un A R A N C E L , o
dejar el campo vacío, de esa forma
serán tomados en cuenta todos los
ARANCELES.
Fecha
Fecha de pago de la ultima cuota, o sea fecha en que se cancelo la deuda.
Ejemplo del Informe

Este informe es agrupado por el A R A N C E L y por la F E C H A . El mismo muestra el
resumen de los comprobantes emitidos al momento del pago de cada una de las
cuotas.
Informe 4.3.6 Informe resumido de deudas canceladas.

4.4 Comprobantes Figura 4.4.1 Reportes.
4.4.1 Ajustes y Anulaciones

Acceda a la opción Comprobantes->
Ajustes y Anulaciones. Son tres formas
de ver los informes, relacionados con
comprobantes de ajustes y
anulaciones.
4.4.1.1 Comprobantes de ajustes resumido

la tecla F10.
Figura 4.4.1.1 Comprobantes de ajuste RESUMIDO.
Área
Es posible elegir una o varias Á R E A S , si el campo se deja vacío, serán tomadas en
cuenta todas las Á R E A S .
Caja
Solo es posible elegir una C A J A , o dejar el campo vacío, para que todas las C A J A S
sean tomadas en cuenta. Recordar que las C A J A S están relacionadas a una Á R E A , por
lo tanto, si se ha elegido una Á R E A , solo serán tomadas en cuenta las C A J A S que
corresponden al Á R E A especificada.

Perceptor
Solo es posible elegir una P E R C E P T O R , o dejar el campo vacío, para que todos los
P E R C E P T O R E S sean tomados en cuenta. Recordar que este campo está relacionado
con una C A J A , por lo cual, si se ha elegido una C A J A , solo serán tomados en cuenta
los P E R C E P T O R E S que corresponden a la C A J A especificada.
Rango de Fechas
Ejemplo del Informe

Informe 4.4.1.1 Informe resumido de comprobantes de ajustes.
Este informe es agrupado por el Á R E A , C A J A , P E R C E P T O R y rango de F E C H A .

El mismo muestra un resumen de los comprobantes de ajustes emitidos, con un
detalle del cliente y el motivo de ajuste de su deuda.

4.4.1.2 Comprobantes de ajustes detallado

La ventana y las opciones de filtro, son las mostradas en la Sección 4.4.1.1.
Ejemplo del Informe

Informe 4.4.1.2 Informe detallado de comprobantes de ajuste.

El mismo muestra en detalle todos los datos relacionados al ajuste realizado. En este
informe vemos el detalle del documento ajustado, con datos como, cliente, arancel,
motivo del ajuste, etc.

4.4.1.3 Comprobantes anulados

La ventana y las opciones de filtro, son las mostradas en la Sección 4.4.1.1.
Ejemplo del Informe

Informe 4.4.1.3 Informe de los comprobantes anulados.

El mismo muestra en detalle todos los datos relacionados con los comprobantes
anulados por cada caja y perceptor.

4.4.2 Autorización de Rectificación Figura 4.4.2 Autorización de

Rectificación.
Acceda a la opción Comprobantes->
Autorización de Rectificación.
F10.
Las opciones de filtro, son las
mostradas en la Sección 4.4.1.1.
Ejemplo del Informe
Informe 4.4.2 Informe de las autorizaciones de rectificación.
Este informe es agrupado por el Á R E A y rango de F E C H A .

El mismo muestra en detalle todas las autorizaciones de rectificación otorgadas, con
los siguientes datos; fecha, usuario y motivo de la autorización de rectificación, así
como detalles del comprobante autorizado para la rectificación, como tipo y numero de
documento.

4.5 Listados
Figura 4.5.1 Listados.
4.5.1 Aranceles y plantillas

Acceda a la opción Listados->
Aranceles y plantillas. Son tres
formas de ver los informes,
relacionados con los aranceles y
las plantillas.
4.5.1.1 Muestra los aranceles definidos

Informe 4.5.1.1 Informe de todos los ARANCELES definidos.
Este informe es agrupado solo por el A R A N C E L .

El mismo muestra en detalle la lista de todos los A R A N C E L E S definidos.

4.5.1.2 Muestra la plantilla de los aranceles por año

la tecla F10.
Año Figura 4.5.1.2 Resumen de Aranceles por Año.
Este reporte emite informes

anuales, por lo cual es indispensable
que se incluya un A Ñ O valido para
el filtrado de datos, es decir, el
campo A Ñ O debe completarse, de lo
Ejemplo del Informe
Informe 4.5.1.2 Informe de todos las plantillas de ARANCELES por año.
Este informe es agrupado solo por el A R A N C E L . El mismo muestra en detalle la lista de

las plantillas relacionadas con aranceles por año.

4.5.1.3 Muestra la plantilla de los aranceles a la fecha

Muestra los campos que son Figura 4.5.1.3 Resumen de Aranceles a la
necesarios para el filtro y Fecha.
Fecha
Se filtraran las plantillas y los
aranceles a la F E C H A indicada en
este campo.
Área
ÁREAS.
Arancel
Solo es posible elegir un A R A N C E L , o dejar el campo vacío, de esa forma serán
tomados en cuenta todos los A R A N C E L E S . Recordar que el A R A N C E L esta relacionado
con una Á R E A especifica, por lo tanto, si se ha elegido una Á R E A solo serán mostrados
los A R A N C E L E S que corresponden a esa Á R E A .
Ejemplo del Informe
Informe 4.5.1.3 Informe de todos las plantillas de ARANCELES a la fecha.
Este informe es agrupado solo por el A R A N C E L . El mismo muestra en detalle la lista de

las plantillas definidas a la F E C H A .

4.6 Reportes Gerenciales – Ctrl + F8

Acceda a la opción Gerenciales-> Reportes Gerenciales. Son nueve formas de ver
informes gerenciales, relacionados con la C A R R E R A , el S E C T O R y los A R A N C E L E S .
4.6.1 Ingresos trimestrales por CARRERA/SECTOR – F9

serán mostrados en el informe.
Figura 4.6.1 Año de proceso para reportes trimestrales.
Año
Este reporte emite informes anuales, por lo cual es indispensable que se incluya un
A Ñ O valido para el filtrado de datos, es decir, el campo A Ñ O debe completarse, de lo
Tipo de Gráfico
Este reporte emite dos tipos gráficos estadísticos, torta o barras, debe elegirse uno de
ellos.
Ejemplo de informe
Este informe es agrupado por el S e c t o r .
El mismo muestra en forma resumida datos anuales. Es decir, muestra los ingresos
trimestrales, diferenciados por S E C T O R .
Ademas este reporte muestra un gráfico que muestra cifras estadísticas.

Informe 4.6.1 Informe Comparativo de Ingresos por Sector.
Informe 4.6.1 Gráfico estadístico.

4.6.2 Ingresos trimestrales por ARANCEL – F8

serán mostrados en el informe.
Figura 4.6.2 Año de proceso para reportes trimestrales.
Las opciones de filtro, son las mostradas en la Sección 4.6.1, solo que este informe
no muestra ningún tipo de gráfico.
Ejemplo del Informe

Informe 4.6.2 Informe Comparativo de Ingresos por Arancel.
Este informe es agrupado por el A R A N C E L . El mismo muestra en forma resumida

datos anuales. Es decir, muestra los ingresos trimestrales, diferenciados por A R A N C E L .

4.6.3 Pendientes de pago a la fecha por CARRERA/SECTOR – F7

Las opciones de filtro, son las mostradas en la Sección 4.6.2. Este informe no
muestra ningún tipo de gráfico.
Informe 4.6.3 Informe de Estimación de Ingresos por Sector.
Este informe es agrupado por el S e c t o r . El mismo muestra en forma resumida datos

anuales. Es decir, muestra las deudas pendientes de pago por trimestres, diferenciados
por el S E C T O R .
4.6.4 Pendientes de pago a la fecha por ARANCEL – F6

Las opciones de filtro, son las mostradas en la Sección 4.6.2.
Informe 4.6.4 Informe de Estimación de Ingresos por Arancel.
Este informe es agrupado por el A r an c e l . El mismo muestra en forma resumida datos

anuales. Es decir, muestra la lista de A R A N C E L E S que poseen deudas pendientes de
pago agrupados por trimestres.

4.6.5 Deudas Impagas por CARRERA/SECTOR – F5

Este informe es agrupado por el S E C T O R . El mismo muestra en forma resumida datos
anuales. Es decir, muestra la lista de Sectores que poseen deudas impagas por
trimestres.
Ademas este reporte muestra un gráfico que muestra cifras estadísticas.
Informe 4.6.5 Informe de Estimación de Ingresos por Sector.
Informe 4.6.5 Gráfico estadístico.

4.6.6 Deudas Impagas por ARANCEL – F4

Informe 4.6.6 Informe de Deudas Impagas por Arancel.

datos anuales. Es decir, muestra la lista de A R A N C E L E S que poseen deudas impagas
por trimestres.
4.6.7 Exoneraciones y descuentos por ARANCEL – F3

datos anuales. Es decir, muestra la lista de A R A N C E L E S que poseen E X O N E R A C I O N E S
y D E S C U E N T O S agrupados por trimestres.
4.6.8 Exoneraciones y descuentos por SECTOR – F2

Este informe es agrupado por el S E C T O R . El mismo muestra en forma resumida datos
anuales. Es decir, muestra la lista de S E C T O R E S que poseen E X O N E R A C I O N E S y
D E S C U E N T O S agrupados por trimestres.

4.6.9 Comparativo de Ingresos y Exoneraciones – F1

Este informe compara el total de los cobros realizados sin exoneración, con el total de
exoneraciones realizadas. Todos estos datos agrupados por trimestres.
Informe 4.6.9 Cuadro Comparativo de Exoneraciones e Ingresos.

Lista de Figuras
Figura 1.1.2 Icono del BDE en la ventana de Panel de Control............................................................................ 13
 Figura 1.2.1.1 Acceso a través de pestañas................................................................................................ 15
 Figura 1.2.3.1 Ventana de mantenimiento de Datos................................................................................... 17
Figura 2.1.1 Configuraciones del Sistema de Gestión de Cobro de Aranceles...................................................... 19
Figura 2.2.1 Definición de Aranceles.................................................................................................................... 24
Figura 2.2.2 Plantillas........................................................................................................................................... 25
Figura 2.2.3 Bloqueo de Aranceles........................................................................................................................ 32
Figura 2.3.1 Plantillas de Fraccionamiento.......................................................................................................... 34
Figura 2.4.1 Tipos de Documento.......................................................................................................................... 38
Figura 2.4.2 Nros. De Documentos Asignados a Cajas......................................................................................... 40
Figura 2.4.3 Numeración Compartida................................................................................................................... 41
Figura 2.4.4 Últimos Números Impresos................................................................................................................ 42
Figura 2.4.5 Consulta de Documentos................................................................................................................... 43
Figura 2.4.6 Autorizar Modificación de Documentos............................................................................................ 44
 Figura 2.4.6.1 Registro de Autorizaciones................................................................................................. 44
Figura 2.4.7 Cierres de Cajas................................................................................................................................ 45
 Figura 2.4.7.1 Re-Apertura/Re-Impresión.................................................................................................. 46
Figura 2.5.1 Tipos de Solicitudes........................................................................................................................... 47
Figura 2.7.1 Personas............................................................................................................................................ 51
Figura 2.7.2 Perceptores....................................................................................................................................... 52
Figura 2.7.3 Responsables..................................................................................................................................... 53
Figura 2.7.4 Cajas................................................................................................................................................. 53
Figura 2.7.6 Descuentos........................................................................................................................................ 54
Figura 2.8.1 Definición de Becas........................................................................................................................... 55
Figura 2.8.2 Consulta de Becas............................................................................................................................. 56
 Figura 2.8.2.1 Modificación de Becas........................................................................................................ 57
Figura 3.1 Ventana principal del módulo de caja......................................................................................... 58
Figura 3.2.1 Ventana de filtro de cobro de deudas por persona............................................................................ 59
 Figura 3.2.1.1 – 1 Documentos pendientes................................................................................................. 59
 Figura 3.2.1.1 – 2 Deudas pendientes......................................................................................................... 61
 Figura 3.2.1.1 – 2.1 Ventana de cobro de deudas por pendientes............................................................... 61
 Figura 3.2.1.1 – 3 Solicitudes pendientes................................................................................................... 63
Figura 3.2.2 Ventana de cobro por concepto......................................................................................................... 65
 Figura 3.2.2.1 Ventana de selección de tipo de descuento.......................................................................... 68
Figura 3.2.3 Registro de Deudas Fraccionables.................................................................................................... 69
Figura 3.2.4 Refinanciamiento de Deudas............................................................................................................. 70
 Figura 3.2.4.1 Registro de Refinanciamiento de deuda.............................................................................. 71
Figura 3.2.6 Generación Masiva........................................................................................................................... 72
Figura 3.3.1 Cierre de Caja................................................................................................................................... 73
Figura 3.5.1 Consulta de documentos.................................................................................................................... 77
Figura 3.5.2 Anulación de Comprobantes............................................................................................................. 78
Figura 3.5.5 Modificar secuencia de números....................................................................................................... 79
Figura 3.7.1 Cierres de Caja................................................................................................................................. 81
Figura 4.1 Pantalla Principal del modulo GCAReportes............................................................................. 84
Figura 4.2.1 Reporte de Aranceles......................................................................................................................... 85
 Figura 4.2.1.1 Ingresos por Aranceles........................................................................................................ 85
 Figura 4.2.1.2 Exoneraciones por arancel.................................................................................................. 87
 Figura 4.2.1.3 Resumen Global de Ingresos............................................................................................... 88
 Figura 4.2.1.4 Resumen Global de Ingresos por Rubro.............................................................................. 91
 Figura 4.2.1.6 Ingresos por Arancel - Clientes .......................................................................................... 93
Figura 4.2.2 Reportes por Sector........................................................................................................................... 95
 Figura 4.2.2.1 Reporte de ingresos por sector............................................................................................ 95
Figura 4.2.3 Reportes de Comprobantes................................................................................................................ 98
 Figura 4.2.3.1 Ingresos por Comprobantes (Detallado).............................................................................. 98
Figura 4.2.4 Resumen de Exoneraciones............................................................................................................. 105
Figura 4.2.5 Resumen de Exoneraciones(Detallado)........................................................................................... 107

Figura 4.3 Pantalla Principal del modulo GCAReportes........................................................................... 109

Figura 4.3.1 Estado de cuentas por Cliente......................................................................................................... 110
 Figura 4.3.1.1 Cuentas por Cliente........................................................................................................... 110
Figura 4.3.2 Estado de cuentas por curso............................................................................................................ 112
Figura 4.3.3 Estado de cuentas del alumno......................................................................................................... 114
Figura 4.3.4 Estado de cuentas por arancel........................................................................................................ 116
Figura 4.3.5 Resumen por Arancel...................................................................................................................... 118
Figura 4.3.6 Deudas Canceladas......................................................................................................................... 121
Figura 4.4.1 Reportes.......................................................................................................................................... 122
 Figura 4.4.1.1 Comprobantes de ajuste RESUMIDO............................................................................... 122
Figura 4.4.2 Autorización de Rectificación.......................................................................................................... 126
Figura 4.5.1 Listados........................................................................................................................................... 127
Figura 4.5.1.2 Resumen de Aranceles por Año.................................................................................................... 128
 Figura 4.5.1.3 Resumen de Aranceles a la Fecha..................................................................................... 129
Figura 4.6.1 Año de proceso para reportes trimestrales...................................................................................... 130
Figura 4.6.2 Año de proceso para reportes trimestrales...................................................................................... 132

Lista de Informes
Informe 4.2.1.3 – 1 Resumen General de Ingresos Agrupados por ÁREA................................................ 89
Informe 4.2.1.3 - 2 Resumen General de Ingresos NO agrupado por el campo ÁREA............................ 90
Informe 4.2.1.5 Resumen de Ingresos por Arancel...................................................................................... 92
Informe 4.2.1.6 Resumen de Ingreso por Arancel.........................................................................................94
Informe 4.2.2.1 Resumen de Ingresos por Área/Sector................................................................................ 96
Informe 4.2.2.2 Resumen de Ingresos por Área/Sector................................................................................ 97
Informe 4.2.2.3 Resumen de Descuentos por Área/Sector...........................................................................97
Informe 4.2.3.1 Resumen de Ingresos por Comprobantes........................................................................... 99
Informe 4.2.3.2 Resumen de Ventas por Comprobantes............................................................................ 100
Informe 4.2.3.3 Resumen de Exoneraciones por Comprobantes...............................................................101
Informe 4.2.3.4 Resumen de Exoneraciones por Comprobantes(Resumido)........................................... 102
Informe 4.2.3.5 Resumen de Ventas por Comprobantes a Crédito (Resumido)......................................103
Informe 4.2.3.6 Resumen de Cobro de Documentos................................................................................... 104
Informe 4.2.4 Solicitudes de Descuentos y exoneraciones.......................................................................... 106
Informe 4.2.5 Resumen Detallado de Exoneraciones por Sector...............................................................107
Informe 4.2.6 Resumen de Comprobantes con Descuentos/Exoneraciones..............................................108
Informe 4.3.1 Estado de Cuentas Personales............................................................................................... 111
Informe 4.3.2.1 Estado de Cuentas por Curso(detallado).......................................................................... 113
Informe 4.3.2.2 Estado de Cuentas por Curso(resumido).......................................................................... 113
Informe 4.3.3 Estado de Cuentas.................................................................................................................. 115
Informe 4.3.4.1 Informe de deudas pendientes............................................................................................117
Informe 4.3.4.2 Informe de deudas canceladas........................................................................................... 117
Informe 4.3.5.1 Informe de deudas pendientes............................................................................................119
Informe 4.3.5.2 Informe de deudas canceladas........................................................................................... 119
Informe 4.3.5.3 Informe general de deudas pendientes y canceladas....................................................... 120
Informe 4.3.6 Informe resumido de deudas canceladas............................................................................. 121
Informe 4.4.1.1 Informe resumido de comprobantes de ajustes................................................................123
Informe 4.4.1.2 Informe detallado de comprobantes de ajuste..................................................................124
Informe 4.4.1.3 Informe de los comprobantes anulados.............................................................................125
Informe 4.4.2 Informe de las autorizaciones de rectificación.................................................................... 126
Informe 4.5.1.1 Informe de todos los ARANCELES definidos..................................................................127
Informe 4.5.1.2 Informe de todos las plantillas de ARANCELES por año.............................................. 128
Informe 4.5.1.3 Informe de todos las plantillas de ARANCELES a la fecha........................................... 129
Informe 4.6.1 Informe Comparativo de Ingresos por Sector.....................................................................131
Informe 4.6.1 Gráfico estadístico.................................................................................................................. 131
Informe 4.6.2 Informe Comparativo de Ingresos por Arancel.................................................................. 132
Informe 4.6.3 Informe de Estimación de Ingresos por Sector................................................................... 133
Informe 4.6.4 Informe de Estimación de Ingresos por Arancel.................................................................133
Informe 4.6.5 Informe de Estimación de Ingresos por Sector.................................................................. 134
Informe 4.6.5 Gráfico estadístico.................................................................................................................. 134
Informe 4.6.6 Informe de Deudas Impagas por Arancel............................................................................ 135
Informe 4.6.9 Cuadro Comparativo de Exoneraciones e Ingresos............................................................136

Lista de Tablas
Tabla 1 Notación y símbolos utilizados en el manual.................................................................................... 7
Tabla 2 Módulos componentes del Sistema GCA......................................................................................... 11
Tabla 3 Botones utilizados en las ventanas y teclas de acceso rápido......................................................... 16
Tabla 4. Parámetros de cobros por concepto ............................................................................................... 31
Tabla 5. Parámetros para procesos automáticos..........................................................................................31
Tabla 6. Parámetros de una secuencia........................................................................................................... 35
Tabla 7. Parámetros de relación entre secuencias.........................................................................................35
Tabla 8. Tipos de comprobantes predefinidos...............................................................................................38
Tabla 9. Tipos de solicitudes predefinidos..................................................................................................... 47

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Sistema de Gestión de Cobros de Aranceles [GCA]

Centro Nacional de Computación

Todos los derechos reservados.

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 4

4.2.2.1 Muestra en forma detallada los aranceles percibidos por ÁREA/SECTOR............................................... 95

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 5

Acerca de este manual

CAPÍTULO 2: MÓDULO DE CONFIGURACIONES

CAPÍTULO 3: MÓDULO DE CAJA

CAPÍTULO 4: MODULO DE REPORTES

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 6

Tabla 1 Notación y símbolos utilizados en el manual

Símbolo o notación Descripción

Se muestran ejemplos de operaciones que son realizadas con al

A la derecha de este ícono encontrará información adicional a tener

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 7

El objetivo principal del Sistema GCA es proveer a la Universidad de mecanismos

La arquitectura del sistema está pensada para su uso en un entorno multiusuario

Entre los objetivos principales del Sistema se distinguen:

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 8

Principales innovaciones en la actual versión

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 9

debe de utilizar NOTA CREDITO. La opción de anulación de las notas de crédito

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 10

Un aspecto de suma importancia en el esfuerzo por brindar una mayor transparencia y

❖ SISTEMA ACADINS: generación y control de deudas generadas durante los procesos

Módulos componentes del Sistema GCA

Tabla 2 Módulos componentes del Sistema GCA

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 11

1.1.1 Requerimientos mínimos del sistema

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 12

1.1.2 Instalación y Actualización del BDE

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 13

1.1.3 Creación del directorio temporal

1.1.4 Creación del acceso directo al sistema

OBS: La creación de usuarios y el acceso al sistema gca, se manejan a través de la

1.1.5 Configuración regional

1.1.6 Consideraciones sobre la fase de instalación

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 14

Propiedades de su acceso directo a la aplicación esté apuntando a un directorio local

1.2 Manejo General de la Aplicación

1.2.1 Interfaz general de usuario

1.2.1.1 Como Moverse entre las pestaña de una ventana

1.2.2 Botones y teclas de acceso rápido

Observación: Algunos de los botones representan operaciones ligeramente distintas

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 15

Tabla 3 Botones utilizados en las ventanas y teclas de acceso rápido.

Botón Nombre Contexto Descripción Tecla

Agregar IM Inserta nuevo un registro en blanco en el que F6

Imprimir T Envía un reporte a la impresora, para que F9

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 16

1.2.3 Pantallas para filtro y manipulación de información

1.2.3.1 Cómo son las ventanas para ingreso y modificación de datos

Figura 1.2.3.1 Ventana de mantenimiento de Datos

1.2.3.2 Para qué se utiliza una ventana de filtro

1.2.3.3 Cómo establecer los criterios de filtro

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 17

Buscar las cesantías ingresadas entre los años 2004 y 2005

Buscar personas en cuyo nombre aparece la palabra ¨JORGE¨

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 18

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 19

Fraccionamiento por persona

Centro Nacional de Computación – 2008 Pág. 20