Project 2007 PDF

Universidad Nacional Mayor de San Marcos Facultad de Ingeniería Industrial
Universidad Nacional Mayor de San Marcos
Facultad de Ingeniería Industrial
Ceups Informática
Mg. Orestes Cachay Boza

Decano Fac. Ingeniería Industrial
Ing. Oswaldo Rojas Lazo

Director CEUPS
Ing. Carlos Eyzaguirre Acosta

Ing. Blanca Yaya Gómez
Ing. Roger M. Zumaeta López
Docentes Ceups
Diseño portada:
Ing. Carlos Eyzaguirre Acosta
Pág. 2
Ceupsi Microsoft Project 2007
Contenido
Introducción ........................................................................................................ 6
Capítulo 1: .......................................................................................................... 7
Conceptos previos .......................................................................................... 8
Definición de un proyecto ............................................................................ 8
El triángulo del proyecto .............................................................................. 8
Delimitaciones del proyecto ........................................................................ 9
Capítulo 2: ........................................................................................................ 11
Ingresar al programa .................................................................................... 12
La pantalla de Microsoft Project.................................................................... 13
Comenzar un proyecto ................................................................................. 15
Información del proyecto............................................................................... 15
Dos formas de personalizar un proyecto ................................................... 16
Capítulo 3: ........................................................................................................ 18
Lista de tareas .............................................................................................. 19
Determinar la duración de un tarea .............................................................. 20
Duración de una tarea ............................................................................... 21
Insertar tareas............................................................................................... 22
Agrupar tareas por fases .............................................................................. 23
Vincular todas las tareas............................................................................... 24
Vinculación simple .................................................................................... 24
Vincular usando información de tareas ..................................................... 25
Vinculación múltiple .................................................................................. 27
Vinculaciones de tareas con pos-duracion ................................................ 29
Tareas cero, hito o marcas ........................................................................... 30
Tipos de relaciones entre tareas ................................................................... 32
Notas de tareas ............................................................................................ 33
Zoom del diagrama Gantt ............................................................................. 34
Barra de vistas .............................................................................................. 36
Calendario ................................................................................................. 37
Diagrama Gantt ......................................................................................... 37
Diagrama de red ....................................................................................... 37
Gantt de seguimiento ................................................................................ 37
Uso de tareas ............................................................................................ 38
Gráfico de recursos ................................................................................... 38
Uso de recursos ........................................................................................ 38
Administración de los archivos ..................................................................... 39
Guardar archivos ...................................................................................... 39
Abrir un archivo ......................................................................................... 40
Nuevo documento ..................................................................................... 40
Pág. 3
Capítulo 4: ........................................................................................................ 42
Ingresar los recursos .................................................................................... 43
Tipos de recursos ......................................................................................... 43
Los recursos de trabajo ............................................................................ 43
Los recursos materiales ............................................................................ 43
Los recursos de costo ............................................................................... 43
Ingresar recursos en la hoja de recursos ...................................................... 44
Ingresar recursos de trabajo ..................................................................... 44
Ingresar recursos materiales ..................................................................... 45
Ingresar recursos costo ............................................................................. 45
Asignar recursos a las tareas ....................................................................... 46
Asignar recursos usando la barra estándar............................................... 48
Determinar las horas de trabajo y costo del proyecto, de las tareas y de los
recursos ........................................................................................................ 49
¿Cuántas horas de trabajo demanda cada tarea? .................................... 49
¿Cuál es costo del proyecto y de cada tarea? .......................................... 50
Para ingresar los costos de los recursos................................................... 51
¿Cuál es el costo total de los recursos?................................................... 52
¿Cuál es la cantidad de recursos utilizados? ........................................... 53
¿Qué es capacidad máxima de los recursos? .............................................. 54
Modificar la duración en una tarea ................................................................ 56
Cambio de duración de una tarea ............................................................. 56
Cambio de recursos en una tarea ............................................................. 57
Capítulo 5: ........................................................................................................ 59
Construcción de un parque ........................................................................... 60
¿Determinar cuántos días dura el proyecto y cuál es la fecha final? ........ 60
Información del proyecto ........................................................................... 61
Crear y cambiar calendario laboral ........................................................... 61
Crear lista de tareas y duración ................................................................ 64
Duración de las tareas .............................................................................. 65
Vinculación simple de tareas..................................................................... 67
Crear las fases .......................................................................................... 68
Vinculación comienzo comienzo ............................................................... 70
Crear hitos................................................................................................. 71
Capítulo 6: ........................................................................................................ 74
Tipos de tareas ............................................................................................. 75
¿Cómo corregir los recursos de las tareas? ................................................. 75
Calendarios................................................................................................... 78
Calendario base ........................................................................................ 78
Calendario del proyecto ............................................................................ 79
Calendario de tareas ................................................................................. 80
Calendario de recursos ............................................................................. 81
Crear un nuevo calendario ........................................................................ 81
Cambiar las horas laborales...................................................................... 83
Pág. 4
Capítulo 7: ........................................................................................................ 85
Control, seguimiento y costos ....................................................................... 86
Guardar línea base ....................................................................................... 86
Avance de obra............................................................................................. 89
Costo real y restante ..................................................................................... 90
Uso de tablas ................................................................................................ 92
Diagrama Gantt- tabla entrada .................................................................. 92
Diagrama Gantt- tabla costo ..................................................................... 92
Diagrama Gantt- tabla seguimiento ........................................................... 93
Hoja de costos tabla de entrada................................................................ 93
Hoja de costos tabla de costo ................................................................... 93
Hoja de costos tabla resumen ................................................................... 94
Determinar una ruta crítica ........................................................................... 94
Capítulo 8: ........................................................................................................ 97
Administración de datos de un proyecto ....................................................... 98
Ordenar ..................................................................................................... 98
Filtros ...................................................................................................... 100
Agrupar por ............................................................................................. 102
Esquema ................................................................................................. 103
Capítulo 9: ...................................................................................................... 104
Informes simples, informes visuales ........................................................... 105
Informes visuales ........................................................................................ 105
Informes simples......................................................................................... 106
Referencias bibliográficas ........................................................................... 108
Pág. 5
INTRODUCCION
La elaboración y ejecución de un proyecto es una actividad cotidiana de la vida,
constantemente nos embarcamos en uno u otro proyecto. De alguna forma
elaboramos un orden de tareas y un cronograma de actividades para hacer realidad
este proyecto y determinar ¿Cuánto dura?, ¿Quiénes lo hacen? y ¿Con qué? lo
realizaremos. Pero ya sea un proyecto simple o complejo, debemos tener bien
definido el objetivo, costo y tiempo que demorará su ejecución.
Ningún programa nos dirá cual es objetivo del proyecto; esto lo determina la persona
que quiere hacerlo realidad, para plasmar esa idea puede utilizar un medio gráfico y de
esta manera realizar el listado de las tareas y un metrado (cuantificación) del producto.
Para saber ¿Cuánto gastaré?, debemos calcular los costos unitarios de cada una de
las tareas, con este costo y el metrado determinamos el costo total de cada una de las
tareas, con este valor podemos ajustar nuestro proyecto eliminando o agregando
tareas pero sin salirnos de nuestro objetivo.
El tiempo lo determinamos de acuerdo a la premura del trabajo, de la forma como

vinculamos las tareas y del rendimiento de los recursos de trabajo, cada tarea debe
estar cuantificada en costo y tiempo, la suma de ellas y su vinculación nos mostrará la
duración del proyecto y solo modificando las tareas críticas cambiaremos esta
duración.
La elaboración de un proyecto podemos hacerlo nosotros mismos o contratar a un

proyectista (depende de la complejidad del proyecto),
Durante la ejecución del proyecto necesitamos comparar los plazos y los costos, no
solo con lo previsto sino comparado con el avance real.
Microsoft Project nos hace más fácil la programación de obras en su etapa de

determinación de tiempos, durante la ejecución del proyecto encontrando nuevas
fechas y costos de tareas y recursos.
Como hemos visto la programación de proyectos (obras), no es una simple

enumeración de tareas y determinación de tiempos, es la planificación para que se
haga realidad el proyecto.
Pág. 6
CAPITULO 1:
CONCEPTOS PREVIOS
OBJETIVO: Conocer algunos conceptos teóricos que involucran a los

proyectos.
 Qué es un proyecto.
 Triángulo del proyecto.
 Delimitaciones de un proyecto.
Pág. 7
CONCEPTOS PREVIOS
DEFINICIÓN DE UN PROYECTO
La administración eficiente de un proyecto implica completar éstos a tiempo, no

salirse del presupuesto, y asegurarse de que los clientes queden satisfechos con su
trabajo.
A todo esto, cuántos proyectos concluyeron después de la fecha de plazo o
que el costo superó lo previsto, o bien, no se cubrieron las expectativas del cliente?.
Un proyecto se caracteriza por lo siguiente:
Es temporal. La duración de un proyecto puede ser tan breve como una
semana o tan extensa que cubra muchos años. Al iniciar un proyecto, tal vez
no se pueda precisar su fecha de finalización, pero tendrá que terminar en
algún momento en el futuro (un proyecto no es una operación en curso).
Es un esfuerzo. Los recursos (personal, equipos, materiales) necesitan
realizar un trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, lo
que implica que tengan que ser planificados.
Crea un producto o servicio. Este es el objetivo del proyecto, el motivo por el
cual se emprende un proyecto.
EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO
Si bien un proyecto, puede analizarse desde diferentes aspectos, el más

reconocido es el denominado triángulo del proyecto.
La idea básica es que cada proyecto posee algún elemento de tiempo, algún
componente financiero y una cantidad de trabajo o ámbito definido.
Tiempo Costo
Ámbito
Pág. 8
Tiempo
Es probablemente el componente cuya delimitación es la más familiar. Tanto
así, que quizás no se conozcan a detalle los otros componentes, pero es más que
seguro que si se sabrá la fecha límite.
Se está construyendo una casa, y debe estar terminada antes de la temporada
de lluvias.
Se está implementando un escenario, el cual debe estar listo en un par de
meses.
Costo
Hablar de costo es hablar de dinero, pero costos al interior de un proyecto es
hablar de todos los recursos involucrados.
Se está desarrollando un software para el que se ha fijado un importe. Si los
costos superan el valor acordado, qué actitud tendrá el cliente?
Se le hace responsable de un proyecto, pero deberá limitarse a utilizar el
personal y equipamiento de su área.
Ámbito
El resultado de un proyecto es un producto o servicio. Pero respecto a este
punto se consideran dos aspectos: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto.
El ámbito del producto describe la calidad, características y funciones del
producto; en tanto que, el ámbito de un proyecto describe el trabajo requerido para
lograr el objetivo, el cual se mide en tareas y fases.
Desarrollar un producto con ciertas especificaciones.
Utilizar los servicios internos de un departamento, pero aplicando una nueva
metodología.
DELIMITACIONES DEL PROYECTO
La gestión del proyecto, deberá realizar un balance de las delimitaciones de

costo, tiempo y ámbito.
Para esto, analicemos los siguientes esquemas:
Si la duración del proyecto disminuye, podría incrementar los costos, dado que
deberá contar con más recursos para realizar el mismo trabajo en menos
tiempo, o bien deberá disminuir el ámbito ya que no cuenta con los recursos
necesarios para realizar el trabajo planificado.
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Si el presupuesto disminuye, puede que requiera más tiempo, ya que no podrá

contar con todos los recursos necesarios o especializados. De no contar con
tiempo deberá disminuir el ámbito, sin causar una deficiencia en el objetivo del
producto.
Si el ámbito del proyecto aumenta, puede que necesite más tiempo y más
recursos (costo) para realizar el trabajo adicional. En este punto se requiere
reconocer y planificar a tiempo los nuevos requerimientos.
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CAPITULO 2:
INGRESAR, NOMBRE Y DURACION DE TAREAS
OBJETIVO: Ingresar a Microsoft Project, trabajar con las barras de

herramientas e iniciar un proyecto.
 Ingresar al programa.
 Pantalla de Microsoft Project.
 Comenzar un proyecto.
 Información del Proyecto.
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INGRESAR AL PROGRAMA
De acuerdo a la configuración personal de nuestro procesador, existirán varias formas
de ingresar, utilizando un icono de acceso directo sobre el escritorio de la pantalla,
usando la opción ejecutar o la opción programas de inicio. Usaremos esta última:
1. Damos un clic sobre el botón inicio, seleccionamos todos los programas y

2. nos ubicamos en Microsoft Office y en el activamos Microsoft Office
Project 2007
3. Ahora el programa nos mostrará la pantalla de presentación del Project y luego

su pantalla de trabajo.
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LA PANTALLA DE MICROSOFT PROJECT

Esta es la pantalla de trabajo predeterminada que nos muestra el programa, en la cual
podemos observar la siguiente:
AREA DE TRABAJO
DIAGRAMA GANTT
En la parte superior se encuentra la barra de menús desplegables.

A continuación nos encontramos con las barras de herramientas (grupo de
iconos ordenados de acuerdo a una tipo de procedimiento).
Si queremos podemos activar en el lado izquierdo en forma vertical la barra de
vistas con la cual cambiamos el área de trabajo de acuerdo al tipo de labor que
estamos realizando.
El área de trabajo se encuentra dividida en dos partes una donde podemos
ingresar la información y otra grafica que muestra lo ingresado.
BARRA DE MENUS DESPLEGABLES
Los menús nos muestran las tareas principales, para poder trabajar en una de ellas
damos un clic sobre su titulo y estas nos muestran las opciones de ese menú.
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BARRAS DE HERRAMIENTAS
Las barras de herramientas son grupos de iconos, que hacen más fácil la
programación de tareas y recursos del proyecto.
Barra estándar
Barra de formato
Guía de seguimiento
Estas son algunas de las barra de herramientas predeterminadas si queremos

podemos agregar de acuerdo al trabajo que estamos elaborando.
ADICIONAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS
Para agregar una barra debemos de activar el menú ver y la opción barras de
herramientas.
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COMENZAR UN PROYECTO
Al iniciar nuestro trabajo debemos de ingresar la información general, estos
datos del proyecto los ingresamos al activar el menú archivo y la opción
propiedades / resumen.
En esta ventana de diálogo digitaremos la información adicional, la que

muestra.
INFORMACION DEL PROYECTO

Para iniciar la planificación de un proyecto debemos conocer, la fecha de inicio de
actividades para determinar la fecha de término o conocer la fecha límite para
determinar la fecha de inicio (se trabaja sólo con una de ellas).
Para determinar la fecha de inicio o final debemos:
Ingresar al menú Proyecto

Seleccionar Información del proyecto.
El programa nos muestra el siguiente cuadro

de diálogo donde están activadas las
opciones Fecha de comienzo, Fecha de hoy,
Fecha de estado, calendario.
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DOS FORMAS DE PERSONALIZAR UN PROYECTO
En esta ventana en la opción Programar a partir de, podemos activar:
o La fecha de Comienzo del Proyecto y se activa la opción Fecha de

comienzo y queda desactivado Fecha de fin y en ella digitamos o
seleccionamos la fecha de inicio del proyecto.
o O seleccionamos Fecha de fin del proyecto y se desactiva la opción

Fecha de comienzo y se activa la opción Fecha de fin, en ella
digitamos la fecha límite para la finalización del proyecto.
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EJEMPLO 1
El inicio de un proyecto es el 10 de setiembre del 2007
Para ello damos los siguientes pasos:

1. Desplegamos la barra menú Proyecto y usamos la opción información del
proyecto.
2. Verificamos que este activado en Programación a partir de: la opción Fecha
de comienzo del proyecto.
3. Luego en Fecha de de comienzo digitamos la fecha 10/09/07 ó
seleccionamos la fecha usando el calendario que se despliega.
4. Finalmente damos un clic en el botón Aceptar

5. Ahora cada vez que ingresemos una tarea esta en forma automática inicia el
lunes 10 de setiembre.
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CAPITULO 3:
TRABAJAR CON TAREAS
OBJETIVO: Crear tareas determinando su duración, vinculación su

presentación por fases y la administración del archivo de
trabajo.
 Lista de tareas.
 Como determinar las tareas y su duración.
 Duración de una tarea.
 Insertar tareas.
 Agrupar tareas por fases.
 Vinculación de tareas.
 Tareas cero, hitos o marcas.
 Tipo de relaciones entre tareas.
 Notas de tareas.
 Zoom.
 Barras de vistas
 Administración de archivos.
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LISTA DE TAREAS
Al digitar una lista de tareas observamos que en forma automática la duración aparece
1 día?, es decir un día estimado.
Luego ingresamos la duración de cada una de las tareas
Nota:
Todas las tareas tienen la misma fecha de inicio, esto se debe a que,
previamente hemos seleccionado la fecha de inicio (10 de setiembre) para
determinar cuando termina el proyecto.
La tarea 1 cuya duración hemos determinado en 3 días inicia el lunes 10 y
finaliza el miércoles 12 (3 días calendarios), pero la tarea 5 cuya duración
hemos determinado en 10 días inicia el lunes 10 y finaliza el viernes 21 (12
días calendarios). Es decir que cuando ingresamos la duración estamos
ingresando los días laborables.
COMO SE DETERMINAR LAS TAREAS Y SU DURACION
La relación de actividades (tareas) de un proyecto, debe estar determinada de acuerdo

al tipo de trabajo a realizar, teniendo en cuenta la prioridad de ellas, el orden de
ejecución y la relación que existen entre ellas.
A cada una de estas actividades, nosotros le asignamos una duración, es decir

estamos determinando un tiempo para su ejecución. Esta determinación de tiempo
obedece a un estudio del trabajo y los recursos existentes, no se determina tan
fácilmente.
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DETERMINAR LA DURACIÓN DE UN TAREA

Para determinar la duración de una tarea debemos tener en cuenta:
1. La actividad debe estar metrada (cuantificada), es decir por ejemplo:
a. Construcción de una pared ¿Cuántos metros cuadrados?

b. Compra de papas ¿Cuántos kilos?
c. Repartir volantes ¿Cuántos volantes?
d. Encuesta ¿Cuántas encuestas?
2. Si sabemos lo que necesitamos entonces determinamos, quién lo hace y con

qué lo hace (los recursos de cada actividad).
3. Una vez determinado lo anterior debemos conocer cual es la eficiencia con la

que esa persona o personas realizan el trabajo.
a. Construcción de una pared ¿Cuántos metros cuadrados?

b. Traslado de papas ¿Cuántos kilos?
c. Repartir volantes ¿Cuántos volantes?
d. Encuesta ¿Cuántas encuestas?
Ejemplo 1
Determinar la duración de la construcción de una pared de ladrillo “King Kong”, de
canto de arcilla, con una dimensión de 320 m2.
Si tenemos un rendimiento de 8 m2 por día (jornal de 8 horas)

Con una Cuadrilla de:
Capataz (0.1) Operario (1) Peón (.5)
Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en

320/8= 40 días.
Si usamos el doble de la cuadrilla el rendimiento sube a 16 m2, entonces la

tarea dura 320/16 = 20 días.
Es decir entonces que la duración obedece al trabajo realizado y al número de

recursos humanos que se utiliza.
Ejemplo 2
Se necesita trasladar en una carretilla 6000 kilos de papas
Si tenemos el rendimiento de 1000 kilos por día (jornal de 8 horas)

Operario (10) Carretilla (10)
Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en

6000/1000= 6 días.
Si usamos la mitad de la cuadrilla el rendimiento baja a 500 kilos, entonces la

tarea dura 6000/500 = 12 días.
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Ejemplo 3
Se necesita repartir 200,000 volantes
Si tenemos el rendimiento de 1,000 volantes por día (jornal de 8 horas)

Volantero (1)
Es decir que ese volandero realiza esa tarea 200,000/1,000= 200 días.
Ahora si tenemos 20 volanteros el rendimiento aumenta a 20,000 volantes,

entonces la tarea dura 200,000/20,000 = 10 días.
En este tipo de actividad rápidamente determinamos la duración.
Ejemplo 4
Se necesita realizar 600 encuestas
Si tenemos el rendimiento es 20 encuestas por día (jornal de 8 horas)

Encuestador (5) Coordinador (1)
Es decir que esta cuadrilla puede realizar esta tarea en 600/20= 30 días.
Ahora si tenemos duplicamos la cuadrilla el rendimiento sube a 40 encuestas,

entonces la tarea dura 600/40 = 15 días.
En este tipo de actividad aparte de la simple deducción matemática, influyen otros

aspectos como los lugares donde se realizan las encuestas y el número de encuestas
que se necesitan por lugar, es decir que en cada tarea no debemos tomar el
rendimiento como algo fijo sino como algo referencial, que puede ser modificado por el
jefe del proyecto.
DURACION DE UNA TAREA

Al escribir la duración de una tarea, el programa cuenta solo los días laborables sin
considerar los días feriados o no laborables.
DIAS LABORABLES
Se escribe Aparece Se interpreta
m Mins Minuto
h Horas Hora
d Días Día
s Sem Semana
me Mss Mes
Si se trata de tareas como el fraguado del concreto, los días no solo son laborables,
son los días calendarios y para especificarlos a la duración le agregamos “t”.
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DIAS CALENDARIO
Se escribe Aparece Se interpreta
mt minst Minuto transcurridos.
ht horast Horas transcurridas.
dt díast Días transcurridos.
st semt Semanas transcurridas.
met msst Meses transcurridos.
INSERTAR TAREAS
Para insertar una nueva tarea usaremos dos formas:
Primera Forma:
1. Seleccionar la fila
2. Un clic derecho
3. y usamos la opción Nueva
tarea
Segunda Forma.
1. Seleccionamos la tarea
2. Menú Insertar, opción Nueva
Tarea.
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En la nueva fila escribimos FASE 1
AGRUPAR TAREAS POR FASES

Fase 1 es el titulo de todas las tareas
Ahora seleccionamos las tareas desde la 1 hasta la 7.

y usamos el icono de sangría.
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Observe que las tareas quedan agrupadas y que en la celda duración de fila
FASE 1 aparece 10 días que corresponde al total de las tareas (en este caso la
mayor duración de las tareas).
VINCULAR TODAS LAS TAREAS

Las tareas deben estar relacionadas y ordenadas de acuerdo a la prioridad y la
dependencia que existen entre ellas
VINCULACION SIMPLE
Llamaremos vinculación simple cuando las tareas están relacionadas una con otra en
forma consecutiva, para ello damos los siguientes pasos:
Seleccionamos las tareas y
Damos un clic en el icono vincular tareas.
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VINCULAR USANDO INFORMACION DE TAREAS
Seleccionar LA TAREA 2, presionando doble clic sobre la tarea.
Ahora seleccionamos la opción Predecesoras
En las celdas de la columna Nombre de tarea desplegamos las opciones y

seleccionamos tarea 1
Pág. 25
Luego presionamos el botón aceptar y las tareas quedan vinculadas
De la misma forma vinculamos las otras tareas.
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VINCULACION MULTIPLE
De la misma forma podemos vincular más de una tarea
En la segunda línea podemos vincularla con otra tarea
Pág. 27
Al presionar el botón aceptar la tarea 5 queda vinculada con la tarea 2 y 4.
Volvemos a seleccionar la tarea 5 y la vinculamos con la tarea 7.
El diagrama de Gantt muestra que la tarea 5 está seleccionada con las tres
tareas.
Nótese:
Que en la fila Fase 1 la duración varía de acuerdo a las vinculaciones de las
tareas que son dependientes dentro de ella.
Una tarea puede vincularse con varias tareas a la vez y en cada una de ella se
está creando una nueva ruta de trabajo.
Pág. 28
VINCULACIONES DE TAREAS CON POS - DURACION
En el cuadro de diálogo de Información de tareas, en la fila de títulos de la tareas

predecesoras, la opción Pos nos determinan cuantos días después o antes los
vincula.
Vinculamos las tareas con día Pos.
Pág. 29
Las tareas vinculadas quedan de la siguiente manera.
TAREAS CERO, HITO O MARCAS

Las marcas o hitos son referencias que muestran una fecha clave dentro del proyecto,
su nombre es escrito como una tarea pero con duración cero.
Para crear hito debemos de:

Insertar una tarea nueva.
En ella escribimos inicio y en duración 0
Pág. 30
Observemos que en forma automática en el diagrama Gantt aparece un rombo

de color negro con la fecha 10/09
De la misma forma en la fila 10 escribimos fin y en duración 0
Ahora de la misma forma que vinculamos las tareas con otras tareas, ahora
vinculamos los hitos con las tareas.
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TIPOS DE RELACIONES ENTRE TAREAS

El tipo de relación entre tareas predeterminada con la cual hemos trabajado es fin
comienzo (FC), es decir que la tarea precedente debe finalizar para empezar la tarea.
Pero el tipo de relación o vinculación puede ser también CC (Comienzo - Comienzo),
FF (Fin – Fin) y CF (Comienzo – Fin).
Relación FC
Fin - Comienzo
Relación CC
Comienzo - Comienzo
Relación FF
Fin - Fin
Relación CF
Comienzo - Fin
Para obtener las relaciones entre las tareas debemos hacer uso del cuadro de diálogo
de la tarea.
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NOTAS DE TAREAS
El nombre de una tarea por lo general es solo una síntesis de lo que hace la tarea, si
es que queremos darle una mayor información usamos Notas de tareas.
Doble clic sobre la tarea

Seleccionamos la opción Notas
Dentro de ella escribimos más información de la tarea.
Observemos que en la primera columna del la tarea se encuentra el icono de

notas
Al acercar el cursor a este icono aparece un mensaje referente a el.
Pág. 33
Observamos ahora que al lado izquierdo de la tarea1 aparece un icono de

notas y cuando nos acercamos con el puntero aparece la nota.
ZOOM DEL DIAGRAMA GANTT

Cuando las tareas vinculadas sobrepasan el espacio del diagrama Gantt es necesario
aumentar o disminuir el diagrama:
Usando los icono de las lupas + y - de la barra de herramientas estándar ó
Usando el menú ver y la opción Zoom.
Con ambas opciones

modificamos el tamaño
cronológico del diagrama
Gantt.
Pág. 34
Zoom con tres meses.
Activamos el zoom a 3 meses.
El diagrama Gantt cambia y nos muestra las barras en tres meses.
Pág. 35
BARRA DE VISTAS
Es una de las barras que utilizaremos con frecuencia,
para activarla usamos Menú Ver y en ella activar la
opción barra de vistas.
La barra de vistas, aparece en el lado izquierdo de la

pantalla en forma vertical.
Y para activar otra vista solo damos un clic en uno de

los iconos.
A continuación mostramos las vistas más utilizadas:
Pág. 36
CALENDARIO
DIAGRAMA GANTT
DIAGRAMA DE RED
GANTT DE SEGUIMIENTO
Pág. 37
USO DE TAREAS
GRAFICO DE RECURSOS
USO DE RECURSOS
Pág. 38
ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS

Una vez finalizado el proyecto o por
seguridad, cada cierto tiempo debemos de
guardar nuestro trabajo, para ello bastara
con activar el icono de guardar o usar el
menú archivo y cualquiera de las opciones
guardar.
GUARDAR ARCHIVOS
En esta ventana elegimos

la ruta de la carpeta donde
queremos archivar y
escribimos el nombre del
archivo.
Además de guardar el
archivo, como un simple
proyecto también podemos
guardarlos con otras
opciones (convertir el
proyecto como una
plantilla o guardarlo en
otros formatos).
Pág. 39
ABRIR UN ARCHIVO
Para recuperar un proyecto también hacemos uso del menú archivo y seleccionamos
abrir.
En esta ventana seleccionamos la ruta del proyecto y el nombre del archivo y

presionamos el botón aceptar.
NUEVO DOCUMENTO
Cuando terminamos un proyecto o simplemente queremos empezar otro, usamos el
primer icono del la barra de herramientas estándar y se abre un nuevo proyecto.
Observemos que aparece un panel de tareas (asistente), para poder abrir un proyecto
en blanco o a partir de un proyecto existente.
Pág. 40
Si elegimos a partir de un proyecto existente, aparece esta ventana y buscamos el

archivo modelo.
Pág. 41
CAPITULO 4:
INGRESAR RECURSOS
OBJETIVO: Ingresar los recursos en la hoja de información y en cada

tarea, además ingresar los costos de estos determinando el
costo total del proyecto, de cada tarea y de los recursos.
 Ingreso de recursos.
 Tipos de recursos.
 Ingresar recursos en la hoja de recursos.
 Asignar recursos a las tareas.
 Determinar las horas de trabajo y costo.
 Capacidad máxima de los recursos.
 Modificación de la duración de una tarea.
Pág. 42
INGRESAR LOS RECURSOS

Todo proyecto se divide en fases y en tareas, estas tienen una duración de acuerdo al
esfuerzo y rendimiento de los trabajadores y los costos dependen de la cantidad de
personal y de los materiales que se utilizan.
TIPOS DE RECURSOS
Microsoft Project trabaja con tres tipos de recursos: recursos de trabajo, recursos
materiales y recursos de costo.
LOS RECURSOS DE TRABAJO

Determinamos recursos de trabajo a todo lo que demanda esfuerzo y esta relacionado
con el tiempo, por ejemplo:
Personas identificadas con su nombre José Acosta, Rómulo Justo.
Personas identificadas por su labor Profesor, contador, obrero.
Maquinarias Camión, Tractor, Rodillo
LOS RECURSOS MATERIALES

Determinamos este recurso a todo material que se utiliza para elaborar la tarea, estos
recursos deben tener bien determinando las unidades que se usan, por ejemplo:
Hojas bond A4 millar.

Cemento bolsas.
Arena metros cúbicos.
Fierro kilogramos
LOS RECURSOS DE COSTO

El recurso costo, se determina en forma individual para cada tarea, son recursos que
no están estandarizados y no dependen directamente del tiempo de la tarea y los
costos son diferentes en cada tarea, por ejemplo los costos de alimentos que son
diferentes en las ciudades o el costo de viajes.
Pág. 43
INGRESAR RECURSOS EN LA HOJA DE RECURSOS

En la hoja de recursos digitaremos todos los recursos y sus características de tipo y
costo, que se van ha asignar a todas las tareas. Para activar esta ventana debemos de
dar las siguientes órdenes:
1. Ingresar al menú ver y elegir la opción Hoja de recursos.
2. El programa me muestra la siguiente pantalla
INGRESAR RECURSOS DE TRABAJO
3. En esta pantalla encontramos columnas de campos predefinidos como nombre

del recurso, tipo, etiqueta de material, iniciales, grupo, capacidad máxima, etc.
4. Los recursos y sus características los agregamos en las filas. El nombre
digitamos en el campo nombre del recurso, por defecto el programa nos
muestra el recurso en tipo como trabajo y en inicial la primera letra del nombre
del recurso y en capacidad máxima 100%.
Pág. 44
INGRESAR RECURSOS MATERIALES
5. Para ingresar recursos materiales digitamos el nombre del recurso y activamos

en tipo la opción material y en etiqueta de material digitamos la unidad de
cada material.
6. Observemos que en este caso la columna capacidad máxima aparece en

blanco y además en tasa estándar aparece simplemente soles y no soles la
hora como en recursos trabajo.
INGRESAR RECURSOS COSTO
7. Como se indicó en párrafos anteriores que el recurso costo se utiliza cuando el

recurso no está sujeto al esfuerzo ni a la duración (trabajo), por esta razón
cuando se trata de recursos como alimentos o viajes que no están relacionados
con el esfuerzo ni por la cantidad seleccionamos en tipo costo.
8. En estas filas también queda desactivado la tasa estándar.
Pág. 45
ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS

Una vez determinados los recursos en forma general, ahora debemos de ingresar los
recursos a cada una de las tareas para ello solo debemos:
1. Seleccionamos la tarea y damos doble clic para activar el cuadro de diálogo

Información de tareas y activamos la pestaña Recursos.
2. En la celda Nombre del recurso activamos la flecha desplegable y

seleccionamos uno por uno los recursos.
3. Ahora en unidades escribimos las cantidades de los recursos trabajo y

materiales.
Pág. 46
4. Solo ingresamos el precio en la celda costo, cuando es un recurso costo.
5. Al terminar de ingresar los recursos presionamos el botón aceptar.
6. Observamos que los recursos aparecen en el diagrama Gantt, al costado

derecho de cada tarea.
7. De la misma forma ingresamos los recursos al resto de tareas.
NOTA: Debemos tener cuidado de ingresar los recursos por que al momento de
presionar el botón aceptar, el programa asigna una cantidad de horas de
trabajo y si corregimos la cantidad de los recursos de trabajo o los
cambiamos, puede ser por que queremos, modificar la cantidad de horas de
trabajo o modificar la duración de la tarea (De aquí parten los errores
posteriores).
Pág. 47
ASIGNAR RECURSOS USANDO LA BARRA ESTANDAR
Al activar este icono el programa me muestra la siguiente ventana de diálogo.
Donde seleccionamos el recurso, digitamos sus cantidades y presionar el botón

Asignar.
Como observamos en la nueva ventana queda activado con un check el recurso,

ahora le agregamos el costo en 150 (esto por que es un recurso costo).
Pág. 48
DETERMINAR LAS HORAS DE TRABAJO Y COSTO

DEL PROYECTO, DE LAS TAREAS Y DE LOS
RECURSOS
¿CUÁNTAS HORAS DE TRABAJO DEMANDA CADA TAREA?
En el área de información del diagrama Gantt solo tenemos las columnas: nombre de
tarea, duración, comienzo, fin, predecesoras y nombre de los recursos. No
encontramos información sobre el trabajo realizado, si queremos contar con esa
información solo debemos:
1. Seleccionamos una
columna
2. Usamos el menú
contextual (Clic derecho)
y activamos la opción
insertar columna.
Pág. 49
3. En esta ventana en la opción

nombre de campo buscamos o
digitamos el campo trabajo.
(bastara con digitarlo
rápidamente).
4. Al presionar el botón aceptar, en forma automática me muestra la columna

trabajo donde aparece la cantidad de horas de trabajo en el proyecto y por
cada una de las tareas.
¿CUÁL ES COSTO DEL PROYECTO Y DE CADA TAREA?
Esta información tampoco se encuentra e igual que la anterior la agregamos:
1. Insertamos una nueva columna y buscamos el campo costo
2. El programa nos muestra en forma rápida los costos
Pág. 50
3. Observamos que solo las tareas que tienen recursos de costo, son los que
aparecen con costo, esto se debe a que éstos fueron asignados al ingresar los
recursos.
4. Para que nos muestre todo el costo de esta fase debemos de ingresar los
precios de los recursos.
PARA INGRESAR LOS COSTOS DE LOS RECURSOS
1. Menú Ver opción Hoja de Recursos
2. En la columna tasa estándar ingresamos los costos de los recursos trabajo y

material
3. En los recursos tipo trabajo por defecto el programa los pone por hora, si es
por día simplemente digitamos el precio y añadimos /d indicando que este
costo es por día.
Pág. 51
4. Ahora al regresar al diagrama Gantt (Activando previamente el menú ver),

observamos el costo de las tareas y del proyecto.
¿CUÁL ES EL COSTO TOTAL DE LOS RECURSOS?
Para ver el costo de los recursos necesitamos activar la pantalla de recursos e insertar
columnas de los campos costo, para ello debemos de:
1. Activamos la pantalla Hoja de recursos

2. Insertamos la columna costo
3. En forma automática tendremos los costos totales de los recursos.
Pág. 52
¿CUÁL ES LA CANTIDAD DE RECURSOS UTILIZADOS?
4. Bastara con insertar la columna trabajo
5. Observamos que en los recursos tipo trabajo, aparece la cantidad de horas

utilizadas, en los recursos tipo material la cantidad total según la unidad
utilizada y en los recursos tipo costo el costo total.
Pág. 53
¿QUÉ ES CAPACIDAD MÁXIMA DE LOS RECURSOS?

Si observamos la columna de capacidad máxima en la hoja de recursos, notaremos
que existen recursos de trabajo que se encuentran en rojo.
Esto se debe a que, algunos días estamos usando el recurso a más del 100% (+ de
1), esto lo vemos con mayor claridad en gráfico de recursos (Que se activa usando el
menú ver opción gráfico de recursos).
El programa nos muestra la capacidad utilizada (acumulada), de cada uno de los

recursos, en cada uno de los días, semanas meses o trimestres de acuerdo a lo
solicitado.
En este caso, vemos el gráfico del recurso peón, donde observamos en la primera
semana, que en los día lunes, martes y miércoles estamos usando 700% (7 peones) y
los días jueves y viernes 1200% (12 peones).
Además vemos una línea negra que separa el gráfico en dos, la parte inferior es la
capacidad máxima designada al principio y lo que se encuentra en la parte superior de
color rojo, es lo que faltaría asignar (Estos cambios no afectan los costos).
Pág. 54
Si usamos la barra de
desplazamiento que se
encuentra en parte inferior
izquierda, cambiamos el
recurso y observamos sus
características.
Capataz: 100% todos los

días.
Operario: 200% los días lunes, martes y miércoles
Pág. 55
MODIFICAR LA DURACIÓN EN UNA TAREA
CAMBIO DE DURACION DE UNA TAREA
Si queremos modificar la duración de una tarea, puede ser por que:

Nos equivocamos en calcular el tiempo para esa tarea, por lo tanto al modificar
el tiempo cambian también las horas de trabajo y los recursos se mantienen.
Necesitamos realizar esa tarea en menos o más tiempo, por lo tanto las horas
de trabajo son las mismas, quienes varían en forma inversamente proporcional
son los recursos de trabajo.
Cambiamos la duración de la tarea 6, de 5 días a 10 días.

Observemos que antes del cambio, la tarea tiene 200 horas de trabajo, un
costo de 1686 y en los recursos de trabajo 5 peones.
Luego del cambio, la tarea tiene 400 horas de trabajo, un costo de 3286 y los
recursos siguen los mismos.
Además podemos observar que en la celda de duración de la tarea, aparece en

una esquina un indicador de celda inteligente, que al ser activada muestra que
se ha aumentado la duración y se puede trabajar con dos alternativas:
o Ha aumentado el trabajo y, por tanto, el tiempo necesario para realizar
esta tarea.
o Disminuir la capacidad máxima de los recursos
Pág. 56
Está predeterminada la primera opción, el cambio de trabajo, pero podemos aún

seleccionar la otra alternativa.
Veamos que al realizar este cambio, las horas de trabajo siguen en 200, el costo S/.
1686, pero en los recursos de trabajo ahora aparece 2.5 peones.
Nota: Al modificar la duración aparece el indicador de celda inteligente, esta señal

desaparece en forma automática, al realizar el segundo cambio en otra tarea.
CAMBIO DE RECURSOS EN UNA TAREA
Observemos que la tarea 7 tiene una duración de 6 días, un costo de S/ 2,260, 240
horas y en recursos cinco peones.
Ahora modifiquemos la tarea 7 cambiando el peón a 1000 % (10).
Ahora la tarea 7 tiene una duración de 3 días, pero mantiene las horas de trabajo por
lo tanto el costo.
Pág. 57
Al haber una modificación de duración, el programa nos muestra un celda inteligente

ahora en la celda trabajo, que al activarla nos da la alternativa de Cambiar la
duración ó Cambiar el trabajo.
Si cambiamos el trabajo.
La duración continua en 6 días, pero las horas de trabajo se duplicaron a 480 y el

costo aumenta a S/. 4,180.
Pág. 58
CAPITULO 5:
DETERMINAR LA DURACION Y LA FECHA FINAL DE

LA CONSTRUCCION DE UN PARQUE
OBJETIVO: Trabajar con un proyecto en su primera etapa utilizando las

herramientas aprendidas en los capítulos anteriores.
 Utilizar las tablas de otro programa en Project.

 Determinar la fecha de inicio.
 Determinar el nuevo calendario de trabajo.
 Determinar la duración de las tareas.
Pág. 59
CONSTRUCCION DE UN PARQUE
Inicio: 10 de Septiembre del 2007
Horario: De lunes a Sábado
¿DETERMINAR CUANTOS DIAS DURA EL PROYECTO Y CUAL ES

LA FECHA FINAL?
Al ingresar a Microsoft Project, el programa nos muestra el área de trabajo con fechas
y horarios predeterminados. La fecha de inicio en este caso es el 1ro. de enero y el
horario de trabajo, es de lunes a viernes, con un jornal de 8 horas.
Nosotros debemos personalizar el proyecto de acuerdo a lo solicitado, primero

modificar la fecha de inicio en el cuadro de diálogo INFORMACION DEL PROYECTO
y luego modificar el calendario laboral.
Pág. 60
INFORMACION DEL PROYECTO
1. Ingresamos al menú Proyecto y la opción Información del proyecto.

2. En fecha de comienzo usamos la flecha para desplegar el cuadro de
calendario y seleccionamos 10 septiembre 2007.
3. Ahora al digitar las tareas y observamos que todas inician el 10 septiembre del
2007.
CREAR Y CAMBIAR CALENDARIO LABORAL
Para cambiar el horario de trabajo podemos modificar el calendario estándar o crear

un nuevo calendario.
1. Ingresamos al menú
Herramientas, opción
Cambiar calendario
laboral.
2. En este cuadro de diálogo
podemos modificar el
calendario estándar o
señalar excepciones.
Pág. 61
Crear un Calendario
3. Para crear un nuevo

calendario
presionamos el botón
Crear Calendario….
4. En esta ventana
digitamos el nombre
PARQUE.
5. Verificamos que
estamos haciendo una
copia del Estándar.
6. y presionamos el botón aceptar
7. En esta ventana seleccionamos Semanas laborales

8. y presionamos el botón Detalles…
Pág. 62
9. En este cuadro seleccionamos de Lunes a Sábado y la opción Establecer

día(s) en estos períodos laborables específicos:
10. y presionamos el botón Aceptar.
11. Veamos ahora que el calendario ha cambiado, ahora aparece sólo domingo
como día no laborable (aparece de color gris).
12. Ahora si escribimos todas las tareas o las agregamos de una lista adicional.
Pág. 63
CREAR LISTA DE TAREAS Y DURACION
En el siguiente cuadro observamos la lista de tareas o partidas de la obra construcción

de un parque.
CONTRUCCION DE UN PARQUE
INICIO: 10 de Setiembre del 2007 Horario: de Lunes a Sabado
ID NOMBRE DE PARTIDAS UNIDAD METRADOS

1.00.00 OBRAS PROVISIONALES
1.01.00 CARTEL DE OBRA UND 1
1.02.00 MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE
EQUIPOS Y MAQUINARIAS GLB 1
2.00.00 OBRAS PRELIMINARES
2.01.00 TRAZO Y REPLANTEO M2 1786
2.02.00 LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M2 1786
3.00.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS
3.01.00 EXCAVACION M3 120
3.02.00 RELLENO CON MATERIAL PROPIO M3 85
3.03.00 ELIMINACION CON TRANSPORTE
(CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA M3 45
4.00.00 CONCRETO SIMPLE
4.01.00 VEREDAS
4.01.01 VEREDAS DE CONCRETO DE 4" M2 1000
En este cuadro observamos la tarea, su unidad y el metrado de cada una de
4.01.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO M2 33
las partidas.
4.02.00 GRADAS
4.02.01 CONCRETO Fć=175 kg/cm2 P/Grada y/o piso M3 35
Con ayuda de esta tabla, digitamos las tareas, en M2
el área de información de
4.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO 98.44
tareas. SARDINELES
4.03.00
4.03.01 CONCRETO Fć=175 kg/cm2 para sardineles M3 35
5.00.00 CONCRETO ARMADO
5.01.00 PILETA
5.01.01 CONCRETO Fć=210 kg/cm2 M3 6
5.01.03 ACERO ESTRUCTURAL Fy=4200 KG 680
5.02.00 MUROS DE CONTENCION
5.03.00 COLUMNAS
Pág. 64
DURACION DE LAS TAREAS
La duración de las tareas dependen del rendimiento de los trabajadores y/o el

equipo que trabaja en ella.
Los rendimientos se encuentran en la siguiente tabla de costos unitarios.
CONTRUCCION DE UN PARQUE
COSTOS UNITARIOS
Partida 01.01.00 CARTEL DE OBRA
Rendimiento 1.00 UND/DIA Costo unitario directo por : 450.00
Código Descripción Insumo Unidad Cuadrilla Cantidad Precio Parcial

Materiales
300201 CARTEL DE OBRA GLB 1.00 450.00 450.00
Partida 01.02.00 MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE EQUIPOS Y MAQUINARIAS

Rendimiento 1.00 GLB/DIA Costo unitario directo por : 500.00
Materiales
300201 MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION GLB 1.00 500.00 500.00
Partida 02.01.00 TRAZO, NIVELACION Y REPLANTEO

Rendimiento 400.00 M/DIA Costo unitario directo por : 0.99

Mano de Obra
470032 TOPOGRAFO HH 1.00 0.0200 15.00 0.30
470103 OFICIAL HH 1.00 0.0200 12.00 0.24
470104 PEON HH 2.00 0.0400 6.00 0.24
Materiales
300201 YESO DE 28 Kg BOL 0.0050 10.00 0.05
440100 ESTACA DE MADERA P2 0.0200 2.50 0.05
WINCHA UND 0.0003 30.00 0.01
Equipos
370101 HERRAMIENTAS MANUALES %MO 3.0000 0.78 0.02
375401 MIRAS Y JALONES HM 0.50 0.0100 1.25 0.01
491901 TEODOLITO HM 0.50 0.0100 6.25 0.06
Partida 02.02.00 LIMPIEZA DE TERRENO

Rendimiento 40.00 M2/DIA Costo unitario directo por : 1.40

Mano de Obra
470102 OPERARIO HH 0.10 0.02 8.00 0.16
470104 PEON HH 1.00 0.20 6.00 1.20
Materiales
Equipos
370101 HERRAMIENTAS MANUALES %MO 3.0000 1.36 0.04
En la segunda línea de cada una de las partidas se encuentra el rendimiento, la

duración resultará al dividir el metrado entre el rendimiento.
Pág. 65
NOMBRE DE PARTIDAS UNIDAD METRADOS REND DURACION

OBRAS PROVISIONALES
CARTEL DE OBRA UND 1 1 1.00
MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE
EQUIPOS Y MAQUINARIAS GLB 1 1 1.00
OBRAS PRELIMINARES
TRAZO Y REPLANTEO M2 1786 400 4.47
LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M2 1786 40 44.65
MOVIMIENTO DE TIERRAS
EXCAVACION M3 120 2.8 42.86
RELLENO CON MATERIAL PROPIO M3 85 151 0.56
ELIMINACION CON TRANSPORTE
(CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA M3 45 25 1.80
La duración de las tareas, como es natural se muestra con decimales, para

este ejemplo redondearemos la duración a días enteros.
NOMBRE DE PARTIDAS UNIDAD METRADOS REND DURACION DURACION

OBRAS PROVISIONALES
CARTEL DE OBRA UND 1 1 1.00 1.00
MOVILIZACION Y DESMOVILIZACION DE
EQUIPOS Y MAQUINARIAS GLB 1 1 1.00 1.00
OBRAS PRELIMINARES 0.00
TRAZO Y REPLANTEO M2 1786 400 4.47 4.00
LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M2 1786 40 44.65 45.00
MOVIMIENTO DE TIERRAS 0.00
EXCAVACION M3 120 2.8 42.86 43.00
RELLENO CON MATERIAL PROPIO M3 85 151 0.56 1.00
ELIMINACION CON TRANSPORTE
(CARGUIO A MANO) REND 25M3/DIA M3 45 25 1.80 2.00
Ahora copiamos la duración redondeada de la hoja de cálculo de Excel al

diagrama Gantt de Project.
Observemos que ahora quedan determinadas las tareas y la duración. Ahora debemos
de vincularlas
Pág. 66
VINCULACION SIMPLE DE TAREAS
Para vincular las tareas entre ellas solo debemos de dar doble clic sobre cada una de
ellas y luego seleccionar la tarea que precede a ella.
Seleccionamos movilización y desmovilización de equipos y maquinarias y

damos doble clic.
En el siguiente cuadro de diálogo en la celda de nombre de tarea,
seleccionamos Cartel de obra. (tarea que debe terminarse antes de iniciar la
desmovilización.
Y luego presionamos el botón Aceptar.
Observemos que las dos tareas quedan vinculadas.

De la misma forma vinculamos las otras tareas, como limpieza de terreno
manual, trazo y replanteo.
Pág. 67
CREAR LAS FASES
Para crear fases debemos de digitar o determinar cuales son las tareas que contienen
los títulos y luego seleccionar las tareas que comprenden este proceso y utilizamos el
icono aplicar sangría que se encuentra en la barra formato.
Seleccionar las tareas
Aplicamos sangrías
En el nuevo cuadro de datos se determina la duración de la fase Obras provisionales y

en el diagrama Gantt quedan superpuestas por una barra resumen de color negra.
De esta misma forma crearemos las fases de todo el proyecto.
También observamos que existen títulos y subtítulos, que debe ser ordenados, para
ello:
Seleccionamos todas las tareas y subtítulos de esta fase y aplicamos sangría.
Luego seleccionamos las tareas de cada subtítulo y también aplicamos
sangría.
Fase Concreto simple y subfases (veredas, gradas y sardineles).
Pág. 68
Fase concreto armado y subfases (pileta, muros de contención).
Ahora vinculemos las fases
Pág. 69
VINCULACION COMIENZO COMIENZO
Las vinculaciones predeterminadas son Fin Comienzo, pero cuando queremos indicar
como en este caso, que las tareas columnas y muros de contención comiencen en la
misma fecha, solo debemos de cambiar el tipo de vinculación que se encuentra en la
ventana Información de tareas en la pestaña predecesoras por Comienzo a
Comienzo (CC)
Quedando la vinculación como se muestra ahora.
Pág. 70
Ahora vinculamos las dos fases muros de contención y columnas con la

fase pileta.
CREAR HITOS
Ahora insertamos tareas con duración cero y las vinculamos para determinar
las fechas de inicio o final de cada una de las fases.
Insertar las tareas.
Escribir sus nombres y su duración cero
Pág. 71
Las vinculamos y quedan determinados los tiempos de las fases.
Del mismo modo, determinamos para el resto de fases.
Faltaría adicionar un título general para determinar la duración de todo el

proyecto y mostrar solo los títulos y subtítulos.
Pág. 72
Duración del proyecto 151 días y fecha final 3 de marzo del 2008.
Pág. 73
CAPITULO 6:
ADMINISTRAR LAS TAREAS Y RECURSOS DE UN

PROYECTO.
OBJETIVO: Trabajar la administración de los diferentes tipos de tareas

de acuerdo al trabajo y los cambios que se realizan.
Además asignar o crear los tipos de calendarios que
usaremos en el proyecto, tareas y recursos.
 Tipos de tareas.
 ¿Cómo corregir los recursos de las tareas?
 Calendario laboral.
Pág. 74
TIPOS DE TAREAS
Como hemos podido ver hasta la fecha al modificar el contenido de duración, recursos
y trabajo las tareas pueden comportarse de diferentes formas produciéndose errores
involuntarios. Solucionamos estos inconvenientes al seleccionar la tarea o tareas,
activamos el cuadro de diálogo información de la tarea y fijar la duración, el trabajo o
las unidades (recursos).
UNIDADES FIJAS
Es la forma predetermina que el programa nos muestra esta opción, por eso cuando
modificamos la duración en forma automática se modifica las horas de trabajo o
cuando se modifica las horas de trabajo se modifica la duración.
TRABAJO FIJO
Al cambiar a esta opción, si modificamos la duración en forma automática se modifica
en forma inversa los recursos y viceversa.
DURACIÓN FIJA
Con esta opción, si se modificar el trabajo se modifica directamente los recursos.
¿CÓMO CORREGIR LOS RECURSOS DE LAS

TAREAS?
Cuando modificamos la duración de las tareas en forma desordenada y a veces en
lugar de querer hacer el cambio de trabajo era de recursos o viceversa, o simplemente
observamos que existen errores de ingreso de valores debemos de corregir el
contenido utilizando una ventana de adición.
Para activar un ventana adicional usamos el menú contextual sobre el diagrama

Gantt y activamos la opción dividir,
Pág. 75
En este caso previamente nos ubicamos en la tarea 7 y dividimos la pantalla.
La pantalla queda dividida en dos, donde hacemos los cambios y verificamos los datos
existentes.
Tenemos 240 horas de trabajo

3 días x 8 horas/día x 10 peones= 240 horas
Modificamos la duración de la tarea 7 a 6 días
Pág. 76
Observamos que la duración cambia pero las horas de trabajo se mantienen en 240
horas.
6 días x 8 horas/día x 5 peones/día = 240 horas
Entonces lo que se ha modificado fue el número de peones de 5 a 10.
Ahora cambiamos a 12 días

Al cambiar hemos cambiado el costo a 4180 y las horas de trabajo a 480 horas.
2 días x 8 horas/día x 5 peones/día = 480 horas
Pág. 77
CALENDARIOS
Si observamos en el diagrama Gantt, veremos que existe predeterminado un
calendario estándar para el proyecto y las tareas, este cuenta con días laborables de
lunes a viernes y días no laborables sábado y domingo.
Si agrandamos el diagrama Gantt, veremos que también existen horas laborables y

horas no laborables, en este caso de 0 a 9 horas son no laborables, de 9:00 a 13:00
son laborables, de 13 a 15 no laborable, de 15 a 19 laborables y de 19 a 24 horas no
laborables.
TIPOS DE CALENDARIO
En el proceso de la programación de los proyectos, podemos utilizar hasta cuatro tipos

de calendarios: calendario base, calendario de proyectos, calendario de recursos y
calendario de tareas:
CALENDARIO BASE
Se utiliza como el calendario del proyecto, donde se encuentran especificados los
periodos laborales y no laborables. Los calendarios base que nos proporciona el
programa son:
Estándar
24 horas
Turno de noche
Estos calendarios, podemos encontrarlos en el menú herramientas en la opción

cambiar calendario laboral o en el menú proyecto, en la opción información del
proyecto.
Pág. 78
En esta ventana
podemos seleccionar
o crear un nuevo
calendario base.
Observemos que al
seleccionar el tipo de
calendario estándar
tiene entre paréntesis
Calendario del
proyecto.
CALENDARIO DEL PROYECTO

Es el calendario base que utiliza el proyecto, es el que se esta ejecutando. El
calendario predeterminado es el estándar, para cambiar este usamos el menú
proyecto y la opción información del proyecto.
En la opción calendario, podemos seleccionar el tipo de calendario a utilizar en el

proyecto, en este caso seleccionaremos Turno noche.
Pág. 79
Al modificar el calendario del proyecto, este cambio queda registrado no sólo en esta
ventana de diálogo, si no también en el cuadro de diálogo de cambiar calendario
laboral.
Note ahora que en turno de noche aparece entre signos de paréntesis el texto
Calendario del proyecto.
CALENDARIO DE TAREAS
En forma predeterminada cada tarea conserva el calendario del proyecto, pero en
casos particulares podemos cambiar este calendario. Este cambio lo realizaremos,
en el cuadro de diálogo Información de la tarea en la pestaña Avanzado.
Pág. 80
CALENDARIO DE RECURSOS
Esta es otra particularidad para poder trabajar los horarios del personal, donde
muchas veces existen tareas y recursos que tienen un horario diferente al general.
Para seleccionar un calendario a un recurso, debemos de crear el calendario especial
o utilizar uno predefinido y luego definirlo simplemente en la hoja de recursos.
En la hoja de recursos cambiamos el calendario a turno noche al recurso 1
CREAR UN NUEVO CALENDARIO
Para crear un calendario nuevo debemos de dar los siguientes pasos:
1. Ingresar al menú herramientas y activamos la opción cambiar calendario

laboral.
Pág. 81
2. En el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, damos un clic sobre el

botón crear calendario.
3. En esta nueva ventana escribimos el nombre del nuevo calendario, en este

caso digitamos Movilidad y nos aseguramos que este activada la opción
Hacer una copia del
4. Al presionar el botón aceptar, regresamos al cuadro de diálogo anterior,

quedando activo en para calendario Movilidad.
5. Ahora modificaremos el horario.
Pág. 82
CAMBIAR LAS HORAS LABORALES
6. Dentro de este cuadro de diálogo, seleccionamos la opción Semanas

laborales.
7. Ahora activamos el botón detalles.
8. En esta nueva ventana, seleccionamos los días de lunes a sábado y marcamos

como período laboral de 16 horas a 22 horas
9. Para ello seleccionamos establecer días en estos periodos laborales
específicos, seleccionamos los días y digitamos las horas de la siguiente
forma.
Pág. 83
10. Luego presionamos el botón aceptar.
De esta forma hemos creado un nuevo calendario Movilidad, observemos que en

el calendario, aparece como días laborables de lunes a sábado y con horario de 4
a 10 p.m.
Pág. 84
CAPITULO 7:
CONTROL, SEGUIMIENTO Y COSTOS
OBJETIVO: Determinar y comparar los costos de la programación de un

proyecto al inicio, luego de modificar y durante el avance
del proyecto.
 Guardar línea base.

 Avance y seguimiento de un proyecto.
 Costo Previsto, costo total, costo real.
 Costo fijo.
 Uso de vistas y tablas.
Pág. 85
CONTROL, SEGUIMIENTO Y COSTOS

Esta es una de las etapas principales del proyecto, una vez que se tiene la primera
programación, debemos compararla con la programación modificada y con la
programación real de avance del proyecto. Para comparar estas diferentes
programaciones trabajaremos con las herramientas como línea base y seguimiento.
GUARDAR LÍNEA BASE

Cuando ya hemos terminado la programación de un proyecto, es necesario guardar
esta programación para posteriormente compararla y determinar las diferencias de
costos, recursos y tiempos.
Microsoft Project me da la alternativa de guardar esta primera programación como una

LÍNEA BASE.
Observemos el área de información del diagrama Gantt en la tabla de costo.
1. Tenemos el costo total del proyecto en S/. 14,653.

2. El costo previsto es S/. 0.00.
3. El costo real de avance S/. 0.00.
4. La variación = Costo total - previsto (costo).
5. El restante = Costo total - restante.
Quiere decir que no tenemos ninguna línea base guardada, ni ningún avance de la
obra.
El costo previsto es el costo de nuestra primera programación, este aparecerá cuando

guardamos una línea base.
Pág. 86
¿CÓMO GUARDAR UNA LÍNEA BASE?
Para guardar la programación inicial de un proyecto, debemos de dar los siguientes

pasos:
1. Menú Herramientas /
Seguimiento.
2. Y seleccionamos la
opción Establecer línea
de base.
3. En esta ventana activamos establecer

línea base, verifiquemos que esté
activado Proyecto completo y
presionamos el botón aceptar.
4. Ahora observemos que las columnas de

costo total y previsto son iguales (debido a que es el inicio).
5. Al modificar las tareas el costo previsto se mantendrá.
Pág. 87
ALGUNOS CAMBIOS A LA DURACION DE LAS TAREAS
Observemos la duración (3, 5 y 6 días), el costo y las horas de trabajo de las tareas
1,4 y 7.
Al modificar la duración en 4,8 y 5 días en forma respectiva en cada tarea, cambia el

costo de ella y sus horas de trabajo.
Ahora ingresamos al diagrama Gantt en tabla de costo y observamos que el costo

previsto se mantiene, cambiando el costo total y la variación en el total del proyecto y
en cada una de las tareas modificadas.
Pág. 88
AVANCE DE OBRA
Una vez determinado una línea base y haber realizado algunos cambios, vamos a
simular el avance de un proyecto.
Para activar la barra de seguimiento, bastara con ingresar al menú ver opción barras
de herramientas y seleccionar seguimiento.
Con esta barra podemos activar el cuadro de estadística del proyecto, actualizar la
programación, la reprogramación de trabajo, agregar líneas de progreso y porcentajes
de avance.
En el presente cuadro hemos determinado un avance de proyecto al 100% de las

tareas 1, 2, 3, 4, 6, 7 y al 50% la tarea 5.
Si activamos la tabla de seguimiento de en diagrama Gantt, obtenemos los datos con

mayor precisión, en los cuales podemos inclusive dar un avance de obra a todo el
proyecto.
Pág. 89
CAMBIAMOS EL AVANCE DE LA FASE DE 88% AL 70 %
Como observamos con solo digitar 70 en la columna % completado de la fase 1, en

forma automática las tareas se reprograman, la tareas 1, 2, 3 y 6 al 100%, la tarea 6
al 80% y la tarea 7 al 83%.
COSTO REAL Y RESTANTE

Los costos reales del avance del proyecto los determinamos luego de guardar una
línea base (costo previsto), hacer unos cambios en las tareas (costo total) y asignar un
avance a la obra (seguimiento).
Para observar los datos ingresamos a:
La tabla costos de las tareas (Diagrama Gantt), que muestra los costos previsto, total y
real de cada tarea.
La tabla costos de los recursos (Hoja de recursos), nos muestra los costos: previsto,
total y real de cada recurso.
Pág. 90
La tabla seguimiento del diagrama Gantt, nos muestra la programación prevista, la

nueva programación y el avance del proyecto.
COSTO FIJO
Es el costo que no tiene que ver con el esfuerzo realizado por los recursos de trabajo
ni por la duración de las tareas (es un costo individual fijo que no depende de los
recursos ni del trabajo).
Al activar la tabla costo del diagrama Gantt, tenemos la columna costo fijo, donde
digitamos simplemente los montos, en este caso en la tarea 1 (S/ 2000), en la tarea 4
(S/. 4000) y en la tarea 7 (S/. 1,500). Estos montos se suman al costo de las tareas y
al costo total del proyecto.
Pág. 91
USO DE TABLAS
Cada una de las áreas de trabajo o vistas, ya sea
diagrama Gantt, uso de recursos, hoja de
recursos, Gantt de seguimiento y otras, por
defecto trabajan en la opción de ingreso de datos
(tabla de entrada), nosotros podemos modificar
esta tabla de costo, resumen, programación, etc.
El cambio lo realizamos usando el menú ver y la

opción tabla, en la cual seleccionamos el
formato a utilizar.
Estos cambios son individuales para cada vista

(cuando cambiemos de vista tenemos que
seleccionar la tabla).
DIAGRAMA GANTT- TABLA ENTRADA

En esta ventana ingresamos principalmente las tareas, la duración y los recursos de
ella (Datos iniciales de las tareas).
DIAGRAMA GANTT- TABLA COSTO

Cambiamos a la tabla de costos, para determinar los costos de la programación inicial
(prevista), el costo total, el costo fijo y costo real (Datos de las tareas).
Pág. 92
DIAGRAMA GANTT- TABLA SEGUIMIENTO

En la tabla seguimiento determinamos el avance de la obra en porcentaje y duración
por días (Datos de las tareas).
HOJA DE COSTOS TABLA DE ENTRADA

Esta es el área de trabajo para ingresar los datos iniciales de los recursos: nombre de
los recursos, tipo, tasa estándar, etc.
HOJA DE COSTOS TABLA DE COSTO

Con esta presentación determinamos los costos previstos, reales y reales de los
recursos.
Pág. 93
HOJA DE COSTOS TABLA RESUMEN

Este cuadro nos muestra los datos principales de los recursos: el máximo recurso, la
tasa estándar, el costo total y las horas de trabajo de los recursos.
DETERMINAR UNA RUTA CRITICA

La ruta crítica nos muestra las tareas que influyen directamente en la duración total del
proyecto. Estas tareas no son necesariamente las más importantes en un proyecto,
son críticas en relación al tiempo y no a su función.
Al ingresar al Menú formato y usar la opción asistente para diagramas Gantt
Pág. 94
El programa nos muestra la primera ventana para modificar el formato de las barras
del diagrama Gantt.
En la segunda ventana, debemos elegir la

información que necesitamos, en este
caso marcamos Ruta crítica
En la tercera ventana, debemos seleccionar la información que queremos que

aparezca al costado de la barra, elegimos recursos y flechas.
En la cuarta ventana definimos si

queremos o no las líneas de vinculación
entre las tareas.
En la quinta ventana el programa nos da la alternativa de poder revisar antes de

finalizar (antes de dar formato).
Y en la sexta ventana de diálogo del

asistente es para salir de él.
Pág. 95
Finalmente el programa nos muestra las tareas de ruta crítica del proyecto, en color
rojo,
Las tareas 5,6 y 7 son las criticas es decir que si modificamos su duración este cambia
la duración total del proyecto.
Pág. 96
CAPITULO 8:
ADMINISTRACION DE DATOS DE UN PROYECTO
OBJETIVO: Determinar como mostrar las tareas de acuerdo a criterios

como fechas, utilizando filtros, esquemas, etc.
 Ordenar.
 Filtros y autofiltros.
 Agrupar por.
 Esquemas.
Pág. 97
ADMINISTRACION DE DATOS DE UN PROYECTO
Para administrar los datos digitados y calculados por

el programa podemos usar el menú proyecto y las
opciones de: Ordenar, filtros, agrupar y esquemas.
Cada una de estas opciones, se usa de acuerdo a lo

que el programador de actividades necesite.
ORDENAR
Las tareas pueden ser ordenadas de acuerdo a fechas, a prioridades, por costo o en
forma personalizada.
Pág. 98
Ordenar por duración de las tareas
Usamos la opción ordenar por
En este cuadro de diálogo digitamos duración en el Primer criterio, marcamos

ascendente y presionamos el botón ordenar.
El programa ordena las tareas de acuerdo a la duración en forma ascendente,

respetando cada uno de los niveles o grupos.
Por ejemplo las tareas que son del mismo nivel:

Obras provisionales 02
Concreto Simple 15
Concreto Armado 39
De igual forma dentro de:

Concreto simple
Sardineles 12
Veredas 13
Gradas 15
Pág. 99
FILTROS
El uso de filtros es el que más se utiliza para la administración de datos. Podemos
elegir uno de los filtros predeterminados o autofiltro.
Ejemplo
Mostrar las tareas críticas
Activamos menú proyecto, la opción Filtro y seleccionamos Tareas críticas.
El programa nos mostrará en este caso las tareas críticas que faltan completar.
Ejemplo 2
Mostrar las tareas completas
Activamos menú proyecto, la

opción Filtro y seleccionamos
Tareas completas.
Pág. 100
El programa nos mostrará las tareas que ya se completaron (avance al 100%)
Autofiltro
El autofiltro lo encontramos en el menú proyecto

opción filtro o en la barra de herramientas de
formato.
Al ser activado el autofiltro todos los campos nos muestran una flecha desplegable.
Estas servirán para, seleccionar el tipo de dato que queremos que nos muestre el
programa.
Ejemplo 3
Mostrar las tareas que tienen una duración superior a una semana.
Activamos autofiltro.
Seleccionamos el campo duración.
Pág. 101
y seleccionamos > 1 semana
El programa nos muestra todas las tareas que duran más de una semana.
AGRUPAR POR
Esta es otra forma de administración de datos de las tareas. En esta oportunidad

agruparemos por las tareas críticas.
Activamos el menú proyecto y la opción Agrupar por
Ahora seleccionamos Crítica.

El programa nos muestra las tareas ordenadas en tareas críticas y no críticas.
Pág. 102
ESQUEMA
También es una herramienta para ordenar o mostrar las tareas según los niveles
(tareas resumen o fases), de acuerdo a las sangrías aplicadas.
Ejemplo 1
Mostrar las tareas de segundo nivel
Activamos el menú proyecto y la opción Esquema
Seleccionamos Mostrar y Nivel de esquema 2.
El programa nos mostrará las tareas resumen de segundo orden
Pág. 103
CAPITULO 9:
INFORMES SIMPLES, INFORMES VISUALES
OBJETIVO: Aprender a preparar los informes que se deben imprimir de

acuerdo a lo solicitado.
 Informes Simples.
 Informes visuales.
Pág. 104
INFORMES SIMPLES, INFORMES VISUALES
Es una herramienta que nos servirá para

imprimir formatos predeterminados o
personalizados de acuerdo al avance del
proyecto.
Esta herramienta la encontramos en el menú

informe que nos muestra los informes visuales o
los informes simples.
INFORMES VISUALES
Con la ayuda de Microsoft Excel y/o Microsoft Visio, el programa puede darnos
informes gráficos.
Pág. 105
INFORMES SIMPLES
Al activar la opción Informes…,
El programa nos muestra plantillas predeterminadas, al seleccionar una de
ellas.
Nos muestra otra subplantilla con mayores detalles, seleccionamos TAREAS

SIN COMENZAR.
Ahora aparece la presentación preliminar antes de ser impresa.
Pág. 106
Esta presentación puede ser modificada y personalizada si presionamos el

botón configuración de la página.
Donde podemos personalizar la presentación, configurando la página,

cambiando los márgenes, creando encabezados y pie de página.
Pág. 107
Referencias bibliográficas
Microsoft Project Carl Chatfield

Edit. Mc Graw Hill.
México
Microsoft Project Orlando Huatuco

Edit Ritisa Graff
Perú
Microsoft Project www.gestiopolis.com
Pág. 108

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1. La actividad debe estar metrada (cuantificada), es decir por ejemplo:

a. Construcción de una pared ¿Cuántos metros cuadrados?

2. Si sabemos lo que necesitamos entonces determinamos, quién lo hace y con

3. Una vez determinado lo anterior debemos conocer cual es la eficiencia con la

a. Construcción de una pared ¿Cuántos metros cuadrados?

Si tenemos un rendimiento de 8 m2 por día (jornal de 8 horas)

Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en

Si usamos el doble de la cuadrilla el rendimiento sube a 16 m2, entonces la

Es decir entonces que la duración obedece al trabajo realizado y al número de

Si tenemos el rendimiento de 1000 kilos por día (jornal de 8 horas)

Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en

Si usamos la mitad de la cuadrilla el rendimiento baja a 500 kilos, entonces la

Si tenemos el rendimiento de 1,000 volantes por día (jornal de 8 horas)

Ahora si tenemos 20 volanteros el rendimiento aumenta a 20,000 volantes,

En este tipo de actividad rápidamente determinamos la duración.

Se necesita realizar 600 encuestas

Si tenemos el rendimiento es 20 encuestas por día (jornal de 8 horas)

Ahora si tenemos duplicamos la cuadrilla el rendimiento sube a 40 encuestas,