UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE MONAGAS
PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
SUBCOMISIÓN DE TRABAJOS DE GRADO
MATURÍN / MONAGAS / VENEZUELA

DESARROLLO DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA

EL SERVICIO AUTÓNOMO DEL TERMINAL INTER-URBANO Y SUB-
URBANO DEL MUNICIPIO MATURÍN (SATIUSUM), PERTENECIENTE A
LA ALCALDÍA DE MATURÍN

Propuesta de Trabajo de Grado, Modalidad Pasantía, presentado como

requisito parcial para optar al título de Ingeniero de Sistemas

Br. Rondón Fuentes, Maryelin C

C.I: 18.865.043
Asesor Académico: Ing. Yamila Gascón
Asesor Laboral: Ing. Oriana Marquina

Maturín, Mayo del 2013

 ÍNDICE
Pág.
ÁREA DE CONOCIMIENTO………………………………………………… 3
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………… 8
OBJETIVOS………………………………………………………………........ 13
Objetivo General…………………………………………………………….... 13
Objetivo Específico……………………………………………………….. 13
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO……………………………………………. 14
CUADRO OPERATIVO……………………………………………………… 21
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES……………………………………….. 23
REFERENCIAS………………………………………………………………. 24
 1. ÁREA DE CONOCIMIENTO.

La ingeniería de sistemas es la disciplina que se encarga del diseño,

programación, implantación y mantenimiento de sistemas. A través de esta
disciplina, es posible desarrollar nuevos proyectos que garanticen el
crecimiento tecnológico de la sociedad, mediante tres funciones básicas:
planear, analizar y diseñar. De esta manera es posible establecer soluciones,
que permitan la convergencia de tecnologías de información y comunicación
para el progreso de la colectividad y las organizaciones.

El programa de ingeniería de sistemas de la Universidad de Oriente,

núcleo Monagas, plantea un esquema donde se exponen las líneas de
investigación que abarca esta rama de la ingeniería. Una de ellas está
conformada por el desarrollo de los sistemas de información transaccionales
y DATAWAREHOUSE. Es justo en esta línea donde se desenvolverá esta
investigación que está enfocada a elaborar una aplicación de tipo
cliente/servidor.

La investigación se llevará a cabo en el Servicio Autónomo del

Terminal Interurbano y Suburbano del Municipio Maturín (SATIUSUM),
instituto autónomo adscrito a la Alcaldía de Maturín. Su función es garantizar
el fiel cumplimiento de todas las actividades inherentes al transporte público,
recaudaciones de impuestos mediante tasas de salidas, listines,
habilitaciones y el mantenimiento de las instalaciones del terminal de
pasajeros.

Es lógico que en un organismo con estas características, los procesos

administrativos relativos a su funcionalidad, impliquen el manejo de un
volumen considerable de datos e información importante. Estos procesos
constituyen el motor esencial de la organización, puesto que son ellos, los

3
que colaboran con el cumplimiento de sus objetivos, y permiten además
realizar estimaciones estadísticas que den muestra de la cantidad de
usuarios que hacen uso de las instalaciones del terminal de Maturín. De igual
manera, la información recolectada sirve de apoyo para el control de las
actividades y en la formulación de alternativas que generen soluciones a los
problemas que se presenten. La correcta gestión de los datos, es lo que
permitirá a la organización, la retroalimentación entre los distintos
departamentos que la conforman.

En relación al planteamiento expuesto, surge la idea de desarrollar un

Modelo de Gestión Administrativa, cuya finalidad es formular, un conjunto
de acciones dirigidas a mejorar de forma oportuna, la ejecución de las
operaciones de la organización, fundamentándose en el proceso
administrativo y sus cuatro funciones elementales: planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar.

El modelo de gestión administrativa, funcionará como una herramienta

canalizadora de la información, y su aplicación dentro del SATIUSUM,
pretende lograr avances positivos en el servicio que presta la institución, que
organice todos los procesos y actividades diarias, permitiendo la
interconexión de los procedimientos y el control automático de los elementos
que participan en los mismos, desde personas y ordenadores, hasta
información y documentación. Las fases que comprenden el desarrollo de un
modelo de este tipo según Salguero, S (2011) son:
a. Fase I Análisis Funcional
b. Fase II Diseño y Plan de Implementación
c. Fase III Definición de la Orientación de la Filosofía Organizacional
d. Fase IV Propuesta de una Estructura Organizativa
e. Fase V Identificación de los Procesos
f. Fase VI Diseño de Acciones de Mejora

4
 Para analizar la situación actual del Servicio Autónomo del Terminal
Interurbano y Suburbano del Municipio Maturín (SATIUSUM), que permitirá
conocer los procesos administrativos que se generan en la sección de
Servicios Generales, se utilizara la Metodología de Sistemas Suaves, de
Peter Checkland. Esta metodología se basa en el paradigma de aprendizaje
y asume la realidad como constantemente reconstruida, a través de un
proceso social de negociación, que afirma que una organización no existe
como un ente independiente, sino que es parte del sentido desarrollado por
un grupo de personas comprometidas en un diálogo.

La revisión y evaluación de los procesos administrativos, es esencial

para comprender y medir la calidad del servicio que presta la institución, y a
su vez constituye una fuente de información confiable, para definir los
requerimientos puntuales para desarrollar una aplicación web adaptada
fielmente a sus necesidades. La importancia de contar con un sistema de
información organizacional, es indudable no solo por el hecho de automatizar
los procesos operativos dentro de la entidad, sino porque con su
implementación también se logra crear una ventaja competitiva, frente a las
demás organizaciones de su tipo, y un uso adecuado de la información, que
servirá de apoyo a los niveles medios y a la alta gerencia en el proceso de
toma de decisiones.

Son estos los argumentos que justifican la utilidad de desarrollar, como

valor agregado al Modelo de Gestión Administrativa, un sistema web que
mediante la captura, procesamiento y almacenamiento de los datos,
automatice el registro de la información, facilitando de esta manera, la
coordinación y control dentro de la entidad.

El sistema web para el control de la información del SATIUSUM,

deberá contar con un módulo, que cumpla con la función de carga y

5
actualización de datos personales del propietario del vehículo, que deberá
estar afiliado a las líneas y cooperativas de transportes adscritos al
SATIUSUM, junto con los datos de la unidad vehicular que posee (marca y
modelo del vehículo, tipo, color, número de placa).

Un segundo módulo, que registre los datos personales del chofer que
conducirá la unidad de transporte que previamente fue cargada al sistema.
En este módulo, se hace necesario integrar la funcionalidad de generación
de reportes, que suministrará la data actualizada de la cantidad de
“trabajadores del volante” que hacen uso de dichas instalaciones, y el control
de las unidades que prestan el servicio.

De igual forma, se pretende colaborar en la automatización de otra de

las funciones del SATIUSUM, que está relacionada con el monitoreo de los
listines que diariamente se emiten en dicho instituto. Un listín, es un formato
que contiene los datos de la unidad que presta el servicio, nombre de la
cooperativa de transporte, datos personales del conductor y pasajeros,
fecha, hora de salida y destino del viaje. Mediante este formato, también se
puede verificar si la cooperativa está cumpliendo con el pago del impuesto
por el uso de las instalaciones del terminal o “tasa de salida”. Dicha tasa de
salida, es una tarifa plana de 1.0 Bs para el transporte interurbano y para el
transporte suburbano 0.50 Bs.

En este sentido, es necesario contar con un tercer módulo que registre

los listines, y que aporte un historial de la cantidad de dinero recaudada
mensualmente, por el SATIUSUM. En conclusión, lo que se pretende generar
es una herramienta automatizada que permitirá llevar el control de las
actividades operativas del SATIUSUM, mediante la carga, actualización,
validación de datos, generación de reportes e historiales, búsqueda de
usuarios y administración del sistema.

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 El desarrollo de software es un proceso complejo, que requiere la
aplicación de principios, métodos, modelos y técnicas de Ingeniería de
Software. Para el desarrollo de esta aplicación, se utilizaran la Metodología
de Sistemas Suaves conjuntamente con la metodología Gray Watch. Esta
fusión de técnicas, es lo que se conoce como metodología hibrida; tomando
las características de ambos métodos que mejor se adapten a la
organización que se está estudiando.

La Metodología de Sistemas Suaves busca trabajar con las diferentes

percepciones de una situación, definiendo un proceso sistémico de
aprendizaje, en el cual diferentes puntos de vista son discutidos y
examinados a objeto de definir acciones orientadas a su mejoramiento.

Para efectos de esta investigación, se aplicaran los cinco primeros

estadios de la metodología SSM.

Por su parte, GRAY WATCH es un método de desarrollo de software,

cuyo marco metodológico describe los procesos técnicos, gerenciales y de
soporte que deben emplear los equipos de trabajo, para desarrollar los
componentes arquitectónicos de una aplicación e integrarla al sistema de
negocios para el cual ella es desarrollada.

La metodología Gray Watch, también hace posible desarrollar un

software de calidad, bien documentado y especificado, que garantiza que el
producto obtenido, tenga una vida larga y útil, soportada por la disponibilidad
de documentación técnica. Los componentes que conforman este método
son:

1. Modelo de Productos: el modelo de productos constituye el

primer componente del método watch y en él se describen las

7
 características generales que tienen las aplicaciones de un SIE,
identificando los productos intermedios y finales que se deben de
producir durante el desarrollo de dicha aplicación.

2. Modelo de Actores: a través de este modelo se identifican todos

los actores o interesados que se ven involucrados en el desarrollo
de la aplicación del Sistema de Información Empresarial, así como
también detallacómo deben estructurarse los equipos de desarrollo
y cuáles deben ser los roles y responsabilidades de sus
integrantes.

3. Modelo de Procesos: es un marco metodológico que describe en

términos generales un conjunto estructurado de actividades
necesarias para producir una aplicación empresarial.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, establece

que la gestión y administración de los recursos asignados a una jurisdicción
específica está representada a través de la figura del Poder Municipal;
siendo la Alcaldía el punto de enlace donde se desarrolla las actividades
relacionadas a la ordenación y promoción del desarrollo económico de la
entidad, mejoramiento de las condiciones de vida de la comunidad, dotación
y prestación de los servicios públicos entre otros.

La Alcaldía del Municipio Maturín está compuesta por un total de 2700

empleados, y su estructura está formada en departamentos, divisiones y un
conjunto de institutos autónomos.

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 Es un ente gubernamental integrado por un equipo técnico de
servidores públicos responsables, que hacen uso de las mejores
herramientas técnicas en materia de servicios públicos, en función de
trabajar por el desarrollo económico y social, garantizando la calidad,
excelencia y la satisfacción total de las expectativas de la comunidad. La
alcaldía, a fin de atender todas las responsabilidades que conciernen ala
gestión de esta entidad, trabaja conjuntamente con los institutos autónomos,
el cual es un ente de derecho público, dotado de personalidad jurídica y de
patrimonio propio para realizar un cometido estatal, creado conforme a la ley,
y el objeto del mismo, es promover el desarrollo económico y social de la
región de acuerdo a la normas.

El Servicio Autónomo del Terminal Inter-Urbano y Sub-Urbano del

Municipio Maturín (SATIUSUM) forma parte de estos institutos, y su función
es la de coordinar y controlar la prestación del servicio de transporte en la
entidad, así como la de las actividades de comercio que se realizan en las
instalaciones del terminal. Además de esto, el SATIUSUM sirve como
instrumento para recopilar información estadística, referente al movimiento
mensual de pasajeros y vehículos en terminales públicos y privados.

Entre los procesos de mayor relevancia que ejecuta la administración

de este organismo, se pueden mencionar aquellos que están orientados a la
recaudación de impuestos, así como también lo relacionado al registro y
control de los conductores y vehículos afiliados a las organizaciones que
hacen vida dentro de las instalaciones del Terminal Interurbano de Maturín y
prestan dicho servicio público.

El crecimiento demográfico que ha experimentado el Estado Monagas,

como consecuencia de la actividad petrolera, ha incidido en la demanda de
transporte. Para el año 2010, solo en el municipio Maturín se contabilizaron

9
7500 unidades de transporte público, que sin embargo eran insuficientes
para satisfacer la demanda existente. A medida que aumenta la población,
se ha hecho necesario conformar líneas y asociaciones que cubran las
diferentes rutas de Maturín, así como también, líneas que permitan la
interconexión de Maturín con los trece municipios del estado.

La creación de estas nuevas asociaciones de transportes, dentro del

Terminal de Maturín, ha agregado mayor complejidad a la dinámica de
trabajo, formando entonces una situación especial que deberá ser tratada
con un plan de trabajo enfocado a examinar de manera práctica y eficiente,
las características de esta institución y que ayude igualmente a aportar
alternativas que puedan ser diseñadas para atacar las fallas que se generen
en la prestación del servicio.

Un Modelo de Gestión Administrativa es un elemento clave en la

dirección efectiva de una organización, y está conformado por una serie de
acciones, que son diseñadas bajo la premisa de ser aplicadas dentro de las
organizaciones y contribuir con el alcance eficiente de los objetivos que se
plantearon. La construcción de un modelo, implica definir la asignación de
tareas, es decir, el funcionamiento que se quiere adoptar dentro de la
empresa, y que le va a permitir a los directivos analizar y estudiar los
problemas, así como también las diferentes alternativas asociadas a dichas
situaciones.

La incorporación de un Modelo de Gestión Administrativa permite de

forma oportuna, mejorar la ejecución de las operaciones dentro de cualquier
organización, con el fin de incrementar la eficiencia y eficacia en la gestión
del servicio que se presta y a su vez propone una evaluación exhaustiva de
la situación actual de la empresa, con el fin de que se conozcan cada uno de
los procesos administrativos desarrollados dentro del instituto, y los

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elementos que intervienen en ellos, tanto personal como material. Entre los
objetivos que pueden alcanzarse, con la implementación de este tipo de
modelos están: mejoras en los productos o servicios que se le ofrecen a los
clientes, además de establecer procedimientos de seguimiento y control de
los procesos internos y de los productos o servicios, de tal manera que se
facilite la toma de decisiones a partir del conocimiento de la situación
existente.

Mediante el análisis de gestión administrativa, es posible establecer

dentro de las organizaciones, nuevos conceptos e ideas que el recurso
humano puede utilizar como patrón o guía. La correcta definición de la
filosofía organizacional constituye el primer paso para la consolidación de las
metas y objetivos planteados, y al mismo tiempo es un indicador que sirve de
referencia para evaluar si las acciones que se están ejecutando día a día,
corresponden con la razón de ser de la institución. La declaración de la
misión, visión y objetivos de una organización, es un requisito indispensable
para su correcto funcionamiento, y en caso de que dicha declaración no
represente la identidad de la misma, es necesario hacer una evaluación a fin
de corregir el planteamiento.

Como la mayoría de las organizaciones, el SATIUSUM, ya tiene

establecida una filosofía organizacional, que incluye su misión y visión,
valores de la institución, objetivos generales, funciones y su respectivo
organigrama. Pero se pudo observar, que la declaración de la visión es
ambigua, debido a que no especifica hacia donde se dirige la empresa ni que
hace para prepararse para el futuro. Igualmente se pudo comprobar que no
existe una unificación de criterios entre la misión y visión declarada.

Con respecto al organigrama de la institución, presenta deficiencias

puesto que la estructura diseñada, en primer lugar, no es acatada por los

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directivos, existe duplicidad de funciones y las tareas son asignadas a los
empleados de manera empírica, sin una planificación previa que permita
dividir el trabajo y las obligaciones de acuerdo a las capacidades y destrezas
de cada empleado. Esta situación impide que se pueda implementar dentro
de la entidad la estandarización de los procesos que se ejecutan.

La estandarización de los procesos implica la redacción y aprobación

de normas que garanticen el acoplamiento de los elementos que conforman
los procesos administrativos que se ejecutan. Las funciones deben ser
asignadas de forma organizada, y con ello también describir y especificar las
actividades asociadas a cada oficio laboral. El trabajo debe organizarse de
tal forma que cada actor involucrado conozca cuales son las pautas a seguir,
para desarrollar las actividades que le fueron asignadas, qué debe hacer y
cómo debe hacerlo.

Controlar el registro de los conductores y vehículos afiliados a las

distintas organizaciones que hacen vida dentro de las instalaciones del
Terminal Interurbano de Maturín, es responsabilidad directa del SATIUSUM,
y para alcanzar este objetivo, es necesario que se efectué la estandarización
de procesos, para de esta manera llevar un control de las unidades que
prestan el servicio de transporte público. Específicamente la sección de
Servicios Generales (Operaciones), es la encargada de procesar la
información referente a las líneas y cooperativas que prestan dicho servicio.

Actualmente, en esta sección se lleva un anticuado e ineficiente registro

de la información, donde los datos son vaciados en planillas que luego se
almacenan en archivadores o carpetas. Lo cual genera pérdida y duplicación
de la información, confusión a la hora de acceder a los datos, demoras en
realizar actividades sencillas, como el registro y procesamiento de
información, y dificultad para elaborar de manera correcta los informes de

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gestión. Todas estas irregularidades hacen que el seguimiento de los
procesos y actividades diarias, que se ejecutan dentro del instituto sea
complejo ya que el acceso a los datos almacenados en dichas carpetas, es
lento y engorroso, y para añadir, no se tiene certeza de la integridad, nivel de
actualización y confiabilidad de la información.

De igual manera sucede con el registro de los listines que diariamente

se deben realizar, para registrar el conteo del dinero recaudado. Los listines
que son vendidos en las instalaciones del terminal, se deben contabilizar
manualmente, por dos empleados que se encargan de clasificar cada ticket
según la ruta para el cual fue vendido (Cumaná, Puerto Ordaz, Caracas entre
otros) y así también, conocer la cantidad de pasajeros que se trasladaron a
cada destino. Una vez obtenidos estos datos se vacían en una hoja de
cálculo en formato Excel, que luego de ser totalizados, son presentados al
Director del instituto.

También es importante mencionar que el desfase que se presenta con

la información incide negativamente en la calidad de servicio que se le
suministra a los integrantes de las líneas y cooperativas de transportes
pertenecientes al instituto, puesto que al momento de realizar una solicitud
para actualizar datos o modificar alguna información, se deben buscar las
planillas en las carpetas donde fueron guardadas, siendo un proceso
complicado y que muchas veces pueden tardar hasta un día completo
encontrar la información que se solicitó.

Es lógico, que ante la lenta respuesta que obtienen los usuarios, las
quejas y reclamos se presenten a diario. Asimismo, una sola persona, puede
tener varios automóviles inscritos al SATIUSUM, siendo ellos totalmente
independientes y autónomos de cambiar los choferes que manejen las
unidades. Esto implica que constantemente se deben modificar los datos, en

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las respectivas planillas donde se vacía la información, presentándose en
repetidas oportunidades la perdida de datos, retrasos en la actualización de
la información y la incertidumbre de no saber si se tiene la información
archivada adecuadamente, es decir, en este instituto, manejan una base de
datos manual, donde la información es inconsistente

Por lo anteriormente expuesto, se plantea desarrollar un Modelo de

Gestión Administrativa que cuente con el apoyo de un sistema web para el
Manejo y Control de los procesos, mediante la implementación de un sistema
de información de tipo transaccional, el cual permitirá que las tareas a
ejecutar sean llevadas a cabo sin inconvenientes, de manera rápida y
segura, ahorrando así tiempo y dinero a la organización.

Objetivo General.

Desarrollar un modelo de gestión administrativa que permita la

optimización de los procesos para la sección de operaciones, del Servicio
Autónomo del Terminal Inter-urbano y Sub-urbano del Municipio Maturín
(SATIUSUM), perteneciente a la Alcaldía de Maturín.

Objetivos Específicos.

1. Analizar la situación actual de la Unidad Operativa del SATIUSUM,

que describaun enfoque real de los procesos administrativos que se
ejecutan en la sección de Servicios Generales.

2. Determinar las variables que influyen en la efectividad de la

aplicación de la gestión administrativa, dentro del SATIUSUM, que
exponga la posible resistencia al cambio ante las nuevas ideas que
se quieran implementar.

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 3. Definir el Modelo de Gestión Administrativa, que mediante el
análisis funcional ya realizado, establezca las funciones de cada
unidad clave dentro de la organización

4. Definir el modelado de negocios de la sección de Servicios

Generales del SATIUSUM que permita la identificación de sus
procesos.

5. Determinar de forma detallada los requerimientos funcionales y no

funcionales necesarios para el sistema de acuerdo al modelado de
negocios ya definido

6. Desarrollar una solución tecnológica, conforme a los requisitos

planteados, que mecanice la gestión y registro de datos, de los
afiliados a las líneas de transporte públicos adscritos al SATIUSUM,
y permita la automatización de los procesos administrativos como
apoyo al modelo de gestión administrativa planteado.

3. DESCRIPCION DEL TRABAJO

Son muchas las actividades que deberán desarrollarse para poder

entregarle a la institución objeto de estudio, una solución efectiva que
realmente pueda ser útil en la consolidación y progreso de la misma. Es
importante contar con todas las herramientas necesarias, que se acoplen
perfectamente a las características y entorno de la organización bajo estudio.

La organización que se está estudiando, presenta unas características

especiales, que corresponden a los denominados “Sistemas Suaves”. En
este tipo de sistemas, la identificación de los recursos es vaga, la situación

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no está analizada, y se requiere no solo buscar información sino analizar, e
identificar las necesidades. Ante esta realidad, es pertinente hacer una fusión
de metodologías que se adapten perfectamente a la situación que se
pretende estudiar, a fin, de entender verdaderamente los procesos y el
funcionamiento del entorno organizacional. Entonces, ante las
particularidades que muestra la institución y el objetivo general que se
plantea en este trabajo de investigación, es necesario combinar tres
metodologías para desarrollar el modelo propuesto.

Para el caso específico de la sección de servicios generales del

SATIUSUM, es necesario obtener un enfoque real de los procesos
administrativos que en esa unidad se realizan diariamente. Para analizar la
situación actual de esta Unidad Operativa, se recurrirá a la Metodología de
Sistemas Suaves de Peter Checkland, debido a que es una técnica especial,
que permite elaborar una visión amplia de situaciones donde existe un alto
componente social, político y humano, en otra palabras, esta metodología
estudia los “sistemas de actividad humana”.

La fusión de metodologías seleccionadas, se pretenden aplicar de la

siguiente forma:

ETAPA I: Identificación de la situación problemática.

La aplicación de esta etapa, corresponde a la Metodología de

Sistemas Suaves de Peter Checkland. Aquí entran en juego los estadios:
Situación Problema no estructurado y Situación Problema expresado. Estos
estadios tratan de entrar en contacto con el sistema en estudio, desde un
punto de vista objetivo, mediante la construcción de una visión lo más rica
posible.

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 i. Estadio 1: Situación Problema no estructurado, que pretende
lograr una descripción del escenario donde se percibe la
existencia de un problema, sin hacer hincapié en el problema
en sí, es decir, sin dar ningún tipo de estructura a la situación.

ii. Estadio 2: Situación Problema expresado, donde se da forma a

la situación describiendo su estructura organizativa, actividades
e interrelación de éstas, flujos de entrada y salida, entre otros.

iii. Estadio 3: Definiciones Raíz de Sistemas Pertinentes, se

elaborandefiniciones de lo que, idealmente, según los
diferentes "weltanschauung" involucrados, es el sistema. La
construcción de estas definiciones sefundamenta en seis
factores que deben aparecer explícitos en todas ellas:
CATWOE, (consumidores, actores, proceso de transformación,
weltanschauung, poseedor y restricción del ambiente)

iv. Estadio 4: Confección y Verificación de Modelos Conceptuales,

partiendo de los verbos de acción presentes en las definiciones
raíz, seelaboran modelos conceptuales que representen,
idealmente, las actividadesque, según la definición raíz en
cuestión, se deban realizar en el sistema.

v. Estadio 5: Comparación de los modelos conceptuales con la

realidad. se comparan los modelos conceptuales con la
situación actual del sistemaexpresada, dicha comparación
pretende hacer emerger las diferenciasexistentes entre lo
descrito en los modelos conceptuales y lo que existe en
laactualidad en el sistema.

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 Una vez que se haya obtenido la visión amplia del sistema, se procede
aplicar la metodología propuesta por Salguero, S (2011)Modelo de Gestión
Administrativa y su incidencia en el Desarrollo Organizacional de la
Asociación de Compañías y Afines de Transporte Interprovincial de
pasajeros A.C.A.T.I.P de la ciudad de Ambato.

Fase II Diseño y Plan de Implementación.

Esta fase comprende la formulación de estrategias.Las estrategias

constituyen la guía de acción y responden tanto a las características propias
de cada organización, como las condicionantes que impone el entorno;
definiendo el camino que debe seguirse para alcanzar los objetivos.
Combinar el análisis interno de fortalezas y debilidades con el análisis
externo de Oportunidades y Amenazas proporciona una herramienta
poderosa para diseñar estrategias que se basen en los puntos fuertes para
aprovechar las oportunidades y minimizar los efectos de las amenazas o a
reforzar los puntos débiles que no permiten materializar las opciones de
mejora o que exponen una situación de riesgo.

Fase III Definición de la orientación de la Filosofía Organizacional

Ninguna organización puede tener éxito en su gestión si no tiene

absolutamente clara su orientación básica, definida como misión, visión y
objetivos.

Aunque a veces algunos de estos elementos son tácitos, la

complejidad y el dinamismo de la realidad actual exige cada vez más
hacerlos más explícitos y compartidos por todos.En este paso se definirá,

18
actualizará y validara la misión, visión y objetivos de la institución empleando
las siguientes actividades:
a. Revisión de la misión según los nueve ítems de Fred David
b. Revisión de la visión según el criterio de Serna
c. Elaborar matriz de alineación misión-visión
d. Evaluación de Objetivos estratégicos, según criterio de Fred David

Fase IV Propuesta de Estructura Organizativa

La estructura organizativa define el conjunto de las funciones y de las

relaciones que determinan formalmente las actividades que cada unidad
deberá cumplir y el modo de comunicación entre ellas. Pudiendo entenderse
como el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de
dividir el trabajo en diferentes tareas y a la vez, lograr la coordinación
efectiva de las mismas.

En una empresa la estructura es la disposición de sus elementos y el

primer paso de su organización, es la descripción de los puestos de trabajo
así como la asignación de responsabilidades.Posteriormente tendrá lugar el
establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la
determinación de niveles de jerarquía a escalones de autoridad.

Para cumplir con esta fase, se aplicaran el Proceso de Análisis

Ocupacional. El análisis ocupacional, es el proceso de identificación a través
de la observación, la entrevista y el estudio de las actividades y requisitos del
trabajador y los factores técnicos y ambientales de la ocupación, comprende
la identificación de las tareas de la ocupación, de las habilidades,
conocimientos, aptitudes y responsabilidades que se requieren del trabajo
para la ejecución satisfactorias de la ocupación, que permite distinguirla de
todas los demás.

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 Recoleccion de Analisis del Descripcion del Manual del
Informacion Cargo Cargo Cargo

Fase V Identificación de los Procesos

Alcanzar los Objetivos Generales y, eventualmente la visión, requiere

la realización de un conjunto de actividades o acciones que pueden ser
conceptualizadas como procesos que, a partir de una o varias entradas de
información o materiales y utilizando recursos (humanos, financieros,
tecnológicos, físicos) entregan o dan lugar a una o varias salidas de
materiales (productos), servicios o información con un valor agregado.

El flujograma es la representación gráfica que muestra: el comienzo y

el fin de un proceso de tratamiento de datos, y las operaciones de decisiones
necesarias para cumplirlo, en el orden secuencial correspondiente.

Sin duda alguna, la utilidad de herramientas como los flujogramas, son

una excelente forma gráfica de describir fácilmente los procedimientos. Esta
actividad persigue construir un Manual o mapa de Procesos, que no es otra
cosa que una representación gráfica en la que se muestra los procesos
críticos o medulares de la organización, la interdependencia entre ellos y la
relación con otras unidades.
.
Fase VI Diseño de Acciones de Mejora

En función de la Orientación y el Diagnóstico, se determinan otras

acciones específicas que harían más efectiva la aplicación de la estructura
organizacional presentada. La naturaleza de las acciones requeridas

20
dependerá del área sobre la que debe actuarse, pueden implicar la definición
o modificación de un procedimiento, mejorar la relación con otras unidades,
incorporación de más y mejores recursos materiales, diseño de programas
de adiestramiento, entre otros.

Luego de aplicar la metodología para elaborar el Modelo de Gestión

Administrativa, se deberá cumplir con el objetivo específico planteado,
enfocado al diseño de una solución tecnológica. Al desarrollar un sistema
web, es importante describir la forma cómo va a ser ejecutado así como las
actividades que llevarán a cumplir con el objetivo. Para producir una
aplicación es necesario disponer de un método de desarrollo de software que
esté bien definido y documentado de manera que se establezcan todas las
tareas y procedimientos fundamentales para llevar a cabo este proyecto.

En este caso, se utilizará el marco metodológico conocido como Gray

Watch, a partir de la Etapa II

ETAPA III: Modelado de Negocios

Con toda la información recolectada en las etapas previas, se realizará

el modelado de negocios. Esto es con la intención de representar de forma
gráfica los procesos llevados a cabo allí y mostrar de una manera sencilla y
comprensible lo sucedido en ese lugar. Es necesaria la identificación y
representación de los procesos, eventos, actores y objetos que influyen en el
funcionamiento del depósito. Para eso es importante el conocimiento de las
reglas por las cuales se rige ese departamento y sus objetivos propuestos,
esto con la intención de lograr una comprensión mayor del fundamento
poseído en esa área de trabajo.

21
ETAPA IV: Desarrollo de Requisitos

A través de esta fase es posible la recopilación y establecimiento de

cada uno de los requisitos funcionales y no funcionales dependientes de las
necesidades de los usuarios e interesados. A partir de ahí, es necesario el
análisis de cada requisito para validarlos y refinarlos con la finalidad de evitar
futuros inconvenientes en las próximas etapas de desarrollo.

Las especificaciones emitidas en esta fase poseen un aspecto

relevante al reflejar las necesidades propias de los interesados. Por esta
razón es importante comprender y establecer estos requisitos correctamente
para conseguir un mayor provecho de ellos. Para eso es necesario
plantearlos de manera gráfica y en este caso se utilizarán los casos de usos
con notación de Lenguaje Unificado de Modelado (UML).

ETAPA V: Diseño Arquitectónico

Con toda la información recopilada anteriormente, se obtiene un

patrón para la elaboración de un modelo arquitectónico de componentes
cubriendo las necesidades propias de los interesados y usuarios finales,
presentado como una posible solución al problema planteado. Es aquí
necesario el diseño de una base de datos donde sea coordinada la
información correctamente y evitar así la inconsistencia de la misma. Esta
debe contar con la capacidad para responder eficientemente ante la cantidad
de datos, sea mucha o poca, de la unidad bajo estudio.
Es además también importante definir la Interfaz Gráfica de Usuario
(GUI) donde sean incluidas las necesidades de los interesados como parte
fundamental en el desarrollo de este diseño. Esta interfaz debe ser amigable
y cómoda para ellos y se debe comprobar el cumplimiento de sus
expectativas a través de la validación de estos usuarios.

22
ETAPA VI: Desarrollo de Versiones

Este proceso es llevado a cabo de manera secuencial e iterativa, es

decir, cada versión se sigue una a continuación de la otra y se puede ir
mejorando las realizadas. En esta etapa las características propias del
sistema estudiado y la cantidad de programadores influyen en la cantidad de
versiones a desarrollar. Es importante señalar la constitución interna de las
versiones mencionadas; estas son conformadas por incrementos los cuales
son piezas o pedazos parciales de códigos donde los usuarios pueden
intervenir en la evaluación de los resultados durante su desarrollo.

Aquí, se deberá desarrollar cada incremento siguiendo los parámetros

necesarios de cohesión y como se mencionó anteriormente se requiere la
participación de los usuarios. Una vez completada los incrementos de una
versión, donde se lleva a cabo una funcionalidad, se procederá igualmente a
ejecutar las pruebas convenientes para depurar los posibles errores y
corregirlos. Aunque esto es así, como el proceso es secuencial e iterativo, se
deberán ir agregando nuevas versiones y corrigiendo las anteriores ya
desarrolladas.

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 Referencias

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