Facultad de Ingeniería

PROFESOR: Walter Carpio

Carrera Profesional de Ingeniería de Sistemas e Informática

Sistema de tramite documentario

Alumnos:

Antonio Alexander Borda Castro

Juan Carlos Silva

Anthony Vidal

Bryan Solis

Lima – Perú

2018
Producto

El Sistema de Trámite Documentario es un aplicativo de uso interno que tiene

como fin el seguimiento de la documentación generada en la Institución . Los
documentos, ya sean de origen interno o externo que necesiten circular por
cualquier Área de la Institución, son registrados en el Sistema, en donde se le
aplica los movimientos de envío, recepción y archivo según corresponda. El
Sistema provee al operador Bandejas donde podrá inspeccionar la situación de
los documentos que tiene asignados, luego éste podrá efectuar las operaciones
correspondientes al documento para su atención.

Nombre del producto

-SisDoc

Antecedentes

La institución tiene limitaciones para la gestión documentaria y atención al

ciudadano, no se cuenta con sistemas informáticos software y hardware, así
como el personal con las competencias adecuadas.

Por su parte los ciudadanos y empresas en la, perciben trabas y/o limitaciones
al efectuar diversos trámites administrativos, lo cual no permite seriedad en las
autorizaciones que requieren la institución para el desarrollo de sus actividades.
Carecen de acceso a la información y servicios vía web.

Problemática

Inexistencia de recursos tecnológicos en los procesos de gestión de trámite

documentario y no contar con un sistema informático integral que permita tener
el control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye
dentro de institución, así como de la que se genera al interior de la misma.
Alcance

En el desarrollo del aplicativo se considera los siguientes módulos:

 Módulo gestión de recursos: Este módulo permite registrar, asignar,

modificar y eliminar usuario, direcciones, áreas y tupa.
 Módulo de gestión registro de expediente: Este módulo permite realizar el
registro del documento, número de expediente, nombre del documento,
asunto, para quien va dirigido, que acción se tomará, fecha de ingreso de
documento y observación, generando una serie única de trámite para su
futuro seguimiento.
 Módulo de atención de expedientes: Este módulo comprende realizar la
derivación a la dependencia según sea el caso, para realizar su atención
con el área y especialista correspondiente, en este módulo se pondrá el
estado en que se encuentra el expediente.
 Módulo de seguimiento de expediente: Este módulo comprende realizar
el seguimiento interno y la búsqueda externa según serie única de trámite,
con una interface sencilla uy amigable para el usuario.

La solución se orienta al desarrollo de un aplicativo web que mejora

significativamente la gestión documentaria, considerando los siguientes
aspectos:

 La gestión de trámite documentario y atención al público.

 El uso de herramientas libres para el desarrollo de la aplicación web.
 El aplicativo donde sea implementado es necesario realizar la
capacitación al personal en el uso correcto de la aplicación.
 La solución debe considerar el proceso integral de Gestión Documentaria,
esto es, los procesos de recepción, registro, derivación, seguimiento de
información, generación de documentación interna y de respuesta a
comunicaciones externas.
Características

 Facilita el registro y recepción de los documentos.

 Permite que quienes emitan los documentos y quienes los reciban
realicen, fácilmente, el seguimiento y consulta a sus documentos.
 Búsquedas fonéticas en el asunto del documento y Filtros detallados.
 Documentos estandarizados mediante plantillas para los diferentes tipos
de documentos.
 Utilización de Libre Office o Office 2007 superior.
 Administración del documento en formatos livianos (PDF).
 Utilización desde Internet.
 Conexión segura SSL.