AYALA & ASOCIADOS Contadores Paiblicos. Presupuestos : BUDGET- _ Planificacion Financiera. COMPLEMENTARY READIGS 01 PLANIFICACION FINANCIERA Las funciones del gerente y de todos los que trabajan para la empresa deben estar encaminadas a > Maximizar la riqueza de los accionistas. > Acrecentar el valor de la empresa. Es posible obtener esto: > Manteniendo el equilibrio financiero en funcién de una saludable liquidez. > Generando utilidades que satisfagan las expectativas de los duefios de la empresa y la opcién de pago de dividendos. Con el fin de asegurar el éxito y disminuir los riesgos ¢ incertidumbre de los negocios, es indispensable que el gerente y sus colaboradores hagan de la planificacin financiera una costumbre sana, previa a la ejecucién de operaciones. La planificacién financiera debe ser prerrequisito y condicién fundamental para la accién; en este proceso debe participar la mayor cantidad de personas, en un trabajo onganizado y de equipo. Los resultados de Ia planificacién que constardn en el plan y programa finaneiero, deben llevar implicito el compromiso de ejecutivos, operatives y auxiliares de hacer todo lo que les corresponda para que lo previsto se cumpla con el ‘menor costo y tiempo posibles. La planificacién financicra es una parte importante de las operaciones, porque proporciona esquemas y pautas para guiar, conducir y controlar las actividades de la empresa, con el propésito de lograr el éxito. El gerente general, que sera lider del proceso, deberé expedir politicas con este propésito, y sera el monitor obligado para que el plan financiero sea: > Objetivo: es decir, eoherente con la misién, la vision, los objetivos, y con la responsabilidad social de toda la empresa. > Factible: alcanzable a través de los recursos existentes. > Econémico: que proporcione satisfacciones y cumnla con Ins expectativas de tne propietarios y los trabajadores. Aleance 1. Planeacién del efectivo, que implica la preparacién del presupuesto de caja o del efectivo. 2. Planeacién de las utilidades, que entrafia la preparacion de estados financieros proforma, El proceso de planificacién financiera a largo plazo. Se inicia con la formulacién de planes estratégicos que deben detinir los siguientes aspectos: 1. Alcance: plasma la misién, la visién, las politicas y los objetivos empresariales a largo plazo, en los aspectos econémico y financiero 2. Cobertura: se prepara para un horizonte temporal de dos a cinco aftos. 3. Componentes: > Metas econdmicas generales, que incluyen evolucién y estructura del patrimonio.bea > Planes de produccién, desarrollo e investigacién de nuevos productos 0 de lineas de negocios. > Plan de investigacién, desarrollo fisico y equipamiento, > Presupuesto general de caja y fuentes importantes de financiamienio. La planeacién a corto plazo. Se debe enmarear en la planificacién estratégica y se prepara para periodos cortos, por seis meses o un afio. Cuanto més incierto es el panorama econdmico, més corto debe ser el periodo. En esta planeacién especifica, las previsiones financieras a corto plazo se presentarén en cédulas que previenen el futuro: asi, pues, se deben preparar, al menos: Pronéstico de ventas y su presupuesto. Presupuesto de compras. Presupuesto de gastos Presupuesto de inversiones (activos fijos). Presupuesto de efectivo. Estados financieros proforma, Otros presupuestos complementarios. NABEWHE Nota: Los presupuestos de una empresa comercial y la planificacién financiera es similar, aunque més compleja en las industrias Datos importantes que se requieren para planificar: El plan financiero a corto plazo es el producto del trabajo en equipo; teéricamente, todos deben participar, unos proveyendo datos, otros analizando y organizindolos, y otro grupo, tomando decisiones; éste se denomina Comité presupuestario. Los datos indispensables que se deben obtener en distintos 4mbitos para confeccionar presupuestos razonables son: a) Referidos a la competencia. Conocerla suficientemente y en lo posible averiguar: > La participacién actual del mercado y sus planes de ampliacién, > Las estrategias publicitarias y promocionales que puede usar. > Los costos de produccién ( si fuera posible). > Los precios de venta por lineas de produccién. b) Referidos a las acciones del gobierno. Las politicas econémicas y las estrategias de accién constan en el Presupuesto general del Estado, que es difundido en los meses de noviembre o diciembre del afio precedente; de aqui se pueden obtener los siguientes dato: > indices inflacionarios y de devaluacién previstos, asi como los referentes de las tasas de interés. > Politica sobre incremento de precios de los servicios y bienes bisicos que el gobierno genera y comercializa; ejemplos: servicios bésicos, combustibles, etc. Politica sobre revisiones salariales y los posibles inerementos. Monto de la inversién social y de desarrollo fisico. vv 113> indice de incremento del producto intemo bruto (PIB). > Otros datos de interés para la empresa, que se obtienen del anilisis del citado presupuesto. ©) Referidos a la propia empresa. La empresa, como todo ser dindmico, siempre esté evolucionando, ya que sus metas, aspiraciones y métodos de trabajo se encaminan permanentemente hacia el cambio; en este sentido, es trascendente analizar y cuantificar: > Las politicas dispuestas por los accionistas respecto a aspiraciones de utilidades y dividendos o referidas a la ampliacién del negocio. > Los resultados de la reingenieria de procesos que se esté instrumentando y que impactardn en los costos. Los estados financieros del pasado inmediato como base de cuantificacién futura, Los planes y estrategias de promocién y venta que se van a utilizar. La ejecucién de obras civiles, adquisicién de activos fijos y otros desembolsos capitalizables. v vv 4) Referidos a clientes y proveedores. Estos sectores fiandamentales deben ser estudiados en funcién de sus demandas y aspiraciones; los aspectos que deben ser cuantificados son: > Tendencias del mercado, nuevas modas, lo que puede implicar cambio de disefio o del empaque y el contenido del producto o servicio. > Cambio de politicas crediticias 0 condiciones de negociacién propuestas por los proveedores. Nuevas regulaciones estatales sobre contenidos y calidad de los ingredientes del producto ( ejemplo: las normas dispuestas por el INEN, en Ecuador). v Contando con estos datos, y con base en las politicas econémicas y financieras de la empresa, se deben preparar los siguientes presupuestos especificos: a), Presupuesto de caja o del efectivo. ©) estado Ue Resultados Proiorma, ©) Estado de Situacién Financiera Proforma, Estos se ajustardn a los lineamientos generales de los directives, como: Nivel de utilidades deseadas, Composicién de Activos. Techos de endeudamiento. Precios de las Acciones. Posicionamiento de la marca. Otros aspectos fundamentales que aseguren la marcha ascendente de la empresa, VVVVVY Es decir, darén a conocer por adelantado por donde y hacia dénde se encaminara la empresa; de ese modo, las posibilidades de éxito son altas, puesto que casi nada se deja al azar oa la suerte, 114Presupuestos operativos La evidencia de la planeacién financiera a corto plazo, constituye los presupuestos especificos que se presentan en el siguiente esquema y que se describen brevemente a continuacién. ESQUEMA PRESUPUESTARIO: UN ENFOQUE CONTABLE Presupuesto de ventas Se prepara con base en los datos que los propios vendedores, supervisores y jefes ‘comerciales proponen, en funcién de: vvVvY Investigacién y sondeos del mercado cautivo y potencial, Conocimiento de las estrategias de mercado que utilizard la competencia. Compromisos y precedidos efectuados por los clientes, Capacidad de compra del mercado. Politica de la empresa sobre revision de precios. El resultado del pronéstico traducido al presupuesto (puesto que se debe medir en términos monetarios) se pone a consideracién del equipo presupuestario, encargado de consolidar y estudiarlo; puede afirmar o modificar, dados los nuevos elementos de andlisis, como: S > > Capacidad de produecién real de la planta o de los proveedores. Capacidad instalada de almacenamiento y de distribucién. Estrategias promocionales y de descuento especiales. Cualquier cambio seré comunicado a los encargados de la comercializacién, a efectos de que modifiquen sus metas de venta. Presupuesto de compras Ser formula a partir del presupuesto de ventas, bajo el siguiente procedimiento: 5Precisar el tamaito (en unidades) del inventario inicial que se tiene, y el inyentario de mercaderias (0 materiales) que se desea mantener al final del periodo. 2. Cotizar y proyectar los precios a los que se podria pagar en Ia (s) fecha (s) efectiva (s) de compra; si puede asegurar precios de futuro mediante contratos, sera mucho mejor y el presupuesto de compras ser més preciso, 3. Preparar un plan de adquisiciones, en el que se identifique a los proveedores, los, periodos de compra y las cantidades requeridas en cada oportunidad. 4, Poner a consideracién del comité de presupuesto el resultado de este estudio, para afinar los datos y previsiones. Para el caso de empresas fabriles, este proceso es més completo y complejo, puesto que ademas del presupuesto de compras de materiales, debe preparar el presupuesto de Mano de obra y de Costos generales de fabricacién, en el marco de los estindares establecidos en ia empresa Presupuesto de gastos Se prepara tomando como referencia los estados financieros histéricos, a los que se acondicionar la informacién que se dispone sobre inflacién, contratos colectivos de trabajo, convenios de arriendo, etc., segin el concepto especifico del gasto de que se trate, Presupuesto de activos fijos Para preparar el presupuesto de activos fijos (propiedad, planta y equipo) se procede a: 1. Identificar y evaluar las necesidades de renovacién de méaquinas, equipos, vehiculos, etc., que cada sector de la organizacién hard constar en el formato de requerimientos presupuestarios. 2. Evaluar las recomendaciones de profesionales respecto a adecuar, construir 0 reconstruir las instalaciones, edificios y demas espacios fisicos. 3. Evaluar la conveniencia econémica de invertir en nuevos puntos de venta (sucursales, agencias) u otros proyectos de expansién. 4. De creerlo oportuno, conveniente y econdmico, se deben incorporar en el Plan de inversiones los requerimientos necesarios d Sera conveniente una inversién en activos fijos, si cl valor actual neto (VAN) es positivo; de lo contrario, se deben buscar otras altemnativas, como arrendar actives fijos. Presupuesto de caja Constituye uno de los instrumentos de planificacién financiera mas usados, ademas de ser el referente obligado en la gestién de tesoreria. Debe ser preparado adecuadamente, a fin de que guie las actividades futuras y permita tomar decisiones oportunas y certeras respecto al manejo del efective de a empresa. El Presupuesto de caja, ademas de proveer informacion sobre las recaudaciones futuras y los desembolsos que se han de efectuar, permite prever los excedentes de efectivo 0 el déficit temporal que se pudiera esperar. A partir de esta informacion, las autoridades correspondientes deberin dirigir convenientemente los excedentes o podran iniciar Jas gestiones debidas para financiar el déficit, es decir, este presupuesto previene las fortalezas y debilidades financieras de liquidez y, por tanto, offece informacion para resolver con anticipacién problemas 116futuros, lo que equivale a convertir un problema en una oportunidad para demostrar la capacidad gerencial. Este presupuesto resume y concentra toda la informacién proveniente de las eédulas presupuestarias presentadas y otras que se pudieran preparar, segiin las necesidades y caracteristicas de la empresa. Toad Pio Zapata Snche: (2003 Me. Gra Hil 7