Proceso

Es muy frecuente que el término proceso aparezca en diferentes ámbitos como “gestión por
procesos”, “mejora de procesos”, “automatización de procesos”,… La palabra “procesos” lleva a
muchos a pensar sólo en entornos industriales pero también existen procesos en empresas de
servicios.

Entonces ¿Qué es realmente un “proceso”? ¿En qué consiste? ¿Hay procesos en mi empresa? Si
nos vamos al Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, podemos ver que un
proceso es:

Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.

O dicho con otras palabras, un proceso es una sucesión de tareas, que tienen como origen unas
entradas y como fin unas salidas. El objetivo del proceso es aportar valor en cada etapa. Pero…
¿Valor a quien? Muy fácil, valor para el cliente. Si tenemos un proceso que no añade valor,
debemos eliminarlo, siempre y cuando sea posible.

Características generales

Hay aspectos que tienen en común todos los procesos. Estos son:

 Nombre
 Entradas
 Salidas
 Actividades
 Tareas
 Encargado
 Sucesos

Ejemplos

En una empresa industrial, un ejemplo de proceso es un tronco de madera (entrada), que lo

troceamos y cortamos (tareas), para transformarlo en una mesa (salida). Los residuos que se
generan en el proceso (serrín, restos de madera, componentes defectuosos,…) se consideran
también salidas.
En una empresa de servicios, un ejemplo de proceso es una solicitud oferta para reserva de
habitación en un hotel (entrada). Hacemos un registro de datos (fecha, ciudad, hotel,…),
comprobación de disponibilidad y se genera una oferta (tareas), que se lanza al cliente (salida). Si
éste la acepta, se activa el proceso de reserva, transformándose la oferta en una entrada y
obteniendo como salida la reserva efectiva de la habitación.

Como se ve, es fácil identificar procesos en nuestros negocios. Hay muchos en cualquier
actividad que queramos pensar, dependiendo sobre todo del nivel de detalle al que queramos
estudiarlos. Para intentar agrupar el conjunto de procesos que se ejecutan en cualquier empresa,
se suelen usar Mapas de Procesos, que son estructuras o clasificaciones de procesos en grandes
grupos: Negocio, soporte,…
Sistema
Un sistema (del latín systēma, proveniente del griego σύστημα) es un objeto complejo cuyos
componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual.[1] Todos
los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen mecanismo,
y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma). Según el sistemismo, todos los objetos son
sistemas o componentes de otro sistema.[2] Por ejemplo, un núcleo atómico es un sistema material físico
compuesto de protones y neutrones relacionados por la interacción nuclear fuerte; una molécula es un
sistema material químico compuesto de átomos relacionados por enlaces químicos; una célula es un
sistema material biológico compuesto de orgánulos relacionados por enlaces químicos no-covalentes y
rutas metabólicas; una corteza cerebral es un sistema material psicológico (mental) compuesto de
neuronas relacionadas por potenciales de acción y neurotransmisores; un ejército es un sistema material
social y parcialmente artificial compuesto de personas y artefactos relacionados por el mando, el
abastecimiento, la comunicación y la guerra; el anillo de los números enteros es un sistema conceptual
algebraico compuesto de números positivos, negativos y el cero relacionados por la suma y la
multiplicación; y una teoría científica es un sistema conceptual lógico compuesto de hipótesis,
definiciones y teoremas relacionados por la correferencia y la deducción

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el
pensamiento de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a
cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada producen que sea enviado
hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas
cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de
energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde
los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable,
como las máquinas.
Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian
energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el
conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La
adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
La teoría general de sistemas (TGS) o teoría de sistemas o enfoque sistémico es un esfuerzo de estudio
interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se
presentan en todos los niveles de la realidad, pero que son objetivo tradicionalmente de disciplinas
académicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy,
quien acuñó la denominación a mediados del siglo XX.