Sistema Integrado de Gestión Administrativa Financiera SIGAF

2017

FONDO MUNICIPAL DE INVERSIONES DEL CALLAO S.A

Sistema Integrado de Gestioó n Administrativa

Financiera - SIGAF

Moó dulo de Logíóstica

Febrero 2017

Modulo de Logíóstica Paó gina 1

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2017

INTRODUCCIÓN

La presente guía ha sido elaborado con el fin de brindar al personal del área de
contrataciones y/o logística, el conocimiento necesario en el manejo operativo
del Módulo de Logística; herramienta informática que automatiza los
principales procesos de Abastecimiento, Contrataciones y Adquisiciones de
Bienes, Servicios y Obras, en el Fondo Municipal de Inversiones del Callao.

Asimismo, los procesos del Módulo de Logística, se articulan con los módulos
administrativos del Sistema Integral Administrativo financiero SIGAF.

En este sentido, se describe el alcance funcional del Sistema logística que

permite la consolidación del PAC, mediante la programación de necesidades de
Bienes y Servicios, el cual permitirá a la institución formular el presupuesto,
para su posterior aprobación.

Finalmente, permite la ejecución y seguimiento del compromiso de gasto

permitiendo administrar información para la toma de decisiones en la Gestión
de las Adquisiciones y Contrataciones, mejorando la gestión la atención de la
adquisición de bienes (insumos, materiales etc.) y servicios diversos.

Modulo de Logíóstica Paó gina 2

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Contenido
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................2

ALCANCE FUNCIONAL DEL SISTEMA DE LOGISTICA..............................................................4

DESCRIPCION DE LA BARRA DE ACCESO RAPIDO..................................................................5

DESCRIPCION DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DEL MODULO DE ABASTECIMIENTO:........6

INGRESO AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA.......................................9

INGRESO AL MÓDULO DE LOGÍSTICA....................................................................................9

REGISTRO DE UN REQUERIMIENTO DE CONTRATACION.....................................................10

GENERACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA................................................................18

PROCESO DE REQUISICION.................................................................................................27

CONSULTA DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA....................................................................31

Consultar Órdenes...........................................................................................................31

Reapertura de orden de Compra y/o Servicio..................................................................33

REPORTE DE ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO................................................................34

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ALCANCE FUNCIONAL DEL SISTEMA DE LOGISTICA

Administración de Catálogo de Bienes y Servicios

Permite crear artículos para su uso en la programación de Bienes y Servicios, esta se
articula al clasificador de gasto, al plan de cuentas y a la clasificación patrimonial.
Características:
 Catalogo valorizado y dinámico se actualiza con el último precio de compra.
 Codificación estandarizada alineada al catálogo del MEF y SBN para el sector
público.

Programación de Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios

Permite administrar el registro de Bienes y Servicios de las unidades orgánicas o centro
de costo.
Características:
 Registro articulado al Plan Operativo a nivel de centro de costo
 Registro Valorizado de Bienes y Servicios
 Obtención del PAC institucional

Generación y atención de requerimientos de compras

Permite atender las necesidades de contratación de bienes y servicios de la institución.
Características:
 Permite registrar el precio cotizado por el proveedor indagación de mercado o
valor estimado para los procesos.
 Registro de Proceso de Selección, Cotizaciones.
 Requisición de Requerimientos de Contratación
 Registro, Emisión de solicitudes de Certificación.

EMISION DE ORDEN DE COMPRA/SERVICIO

Permite emitir las Órdenes de Servicio y/o Compra, con certificación presupuestal y
autorización del calendario financiero.
Características:
 Registro, Emisión de Órdenes de Compra y Servicio.
 Registro, Emisión de Notas de compromiso
 Consulta de adquisiciones a nivel de centro de costo, meta, rubro, especifica,
Créditos presupuestal.

REQUISICIÓN DE REQUERIMIENTOS
Esta opción permite consolidar los requerimientos que tiene las mismas características
técnicas, el costo total es el precio valor referencial del proceso de selección.

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Características:
 Requisición de Requerimientos de Contratación
 Registro, Emisión de solicitudes de Certificación.

REGISTRO DE CONTRATOS:
Esta funcionalidad del sistema es importante porque permite llevar el control de los
contratos y el nivel de ejecución de los proveedores y locadores que tiene un proceso
adjudicado con la municipalidad.
Características:
 Registro de contratos derivados de procesos de selección

DESCRIPCION DE LA BARRA DE ACCESO RAPIDO

BOTONES:

: Apertura un nuevo formulario del sistema.

: Graba una acción de registro o modificación en las opciones del formulario.

: Borra un registro de la vista actual.

: Presentación preliminar de la vista actual.

: Recuperar o actualizar Vista.

: Insertar un detalle o Registro de artículo.

: Insertar un detalle o Registro de artículo.

: Cierra la ventana Actual

DESCRIPCION DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DEL MODULO DE

ABASTECIMIENTO:
Funcionalidad del módulo de gestión de Abastecimiento.

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MAESTROS: Permite configurar el funcionamiento general del Modulo de Abastecimiento,

en las fases de Programación, Proceso de Adquisición.

OPCIONES CONDICIÓN DE
PAGO

OPCIONES OBJETO DE
PROCESO

OPCIONES PROCESOS DE
SELECCION

PLANIFICACIÓN: Permite administrar la programación de bienes y Servicios de la institución

municipal, y además consolidarlo para obtener el plan anual de adquisiciones y contrataciones
institucional PAAC.

OPCIONES EN LA GESTION DE
PLANIFICACION – CUADRO DE
NECESIDAD

REQUERIMIENTO: esta opción permite gestionar las solicitudes de Bienes y servicios de las
unidades orgánicas.

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OPCIONES EN LA GESTION DE
REQUERIMIENTO

REQUISICIÓN: Esta opción permite consolidar los requerimientos que tiene las mismas
características del artículo de Bien y/o Servicio, para evitar el fraccionamiento en el proceso de
adquisición.

OPCIONES EN LA GESTION DE
REQUISICION

CONTRATOS: Esta opción tiene como finalidad gestionar el registro de contratos vinculando a
los proveedores y locadores que tiene un régimen contractual con la municipalidad.

OPCIONES EN LA GESTION DE
CONTRATOS

ADQUISICIÓN: Permite gestionar el proceso de Adquisiciones de Bienes y servicios,

solicitados por los requerimientos de las unidades orgánicas.

OPCIONES EN LA GESTION DE
ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE
SERVICIO

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PRESUPUESTO:

OPCIONES DE SOLICITUD DE
CERTIFICACION

OPCIONES DE CREDITO DE
PRESUPUESTO

OPCIONES DE NOTA
MODIFICATORIA

OPCIONES DE NOTA DE
COMPROMISO

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INGRESO AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Seleccionar icono del SIGAF en su escritorio, digitar usuario y password, presionar “Aceptar”
para acceder a la ventana principal del sistema.

INGRESO AL MÓDULO DE LOGÍSTICA

1. Digitar su Usuario y password creado para la administración del modulo de
abastecimiento.

2. En el menú del sistema seleccionar el icono “Abastecimiento Logístico”.

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REGISTRO DE UN REQUERIMIENTO DE CONTRATACION

1. Ubicar el puntero del mouse en la opción “Requerimiento”

Fig 1.

2. Visualizaremos la lista de requerimientos que se encuentran en estado “Registrado”,

luego doble click al icono para registrar un “nuevo requerimiento”.

Fig 2.

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3. Visualizaremos el formulario de un nuevo registro, seleccionamos el origen del

requerimiento y procedemos a elegir el Tipo de Artículo a requerir “Bien”, “Servicio” u
Obras.

Fig 3.

4. Luego, seleccionamos el “Área solicitante”, y registramos la “Finalidad” y el “Motivo”

del requerimiento de contratación.

Fig 4.

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5. Luego, clic, en el icono , para grabar el cuerpo de “Datos” del requerimiento,

aceptamos y se generara un numero correlativo del requerimiento.

Fig 5.

6. Posteriormente, insertamos el artículo a solicitar en la sección “Detalle”, seleccionamos

el icono , y doble clic para registrar un artículo y su detalle de adquisición.

Fig 6.

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7. Luego, en el registro “Artículo”, selecciona el icono , y doble clic para buscar un
artículo.

Fig 7.

8. Luego, en el formulario “Búsqueda de artículos”, clic en la caja de texto “Artículo” para

digitar el nombre del Artículo a buscar, por ej. Digitamos “locación” presionamos Enter
y se filtrara los artículos que empiezan con los caracteres ingresados.

Fig 8.

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9. Posteriormente, en el formulario “Búsqueda de artículos”, clic en en la caja de texto
“Meta”.

Fig 9.

10. Posteriormente, en el formulario “Búsqueda de artículos”, clic en en la caja de

texto “Meta”, seleccionamos la meta presupuestal, doble clic en la línea señalada.

Fig 10.

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11. En el formulario “Búsqueda de artículos”, clic en en la caja de texto “Rubro”,

Finalmente, seleccionamos el rubro.

Fig 11.

12. Se procede a registrar la cantidad y el precio referencial para concluir con el registro
del Requerimiento.

Fig 12.

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13. Luego, clic, en el icono , para grabar el cuerpo de “Registro Detalle Requerimiento”,
aceptamos y se guardan los cambios.

Fig 13

14. Hacemos clic en el icono , para agregar detalles del bien o servicio. Luego, clic, en
el icono , para grabar el cuerpo de “Detalle de Artículo”, aceptamos y se guardan
los cambios.

Fig 14.

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15. Hacemos clic en Aprobar Req., para poder culminar con la generacion del
Requerimiento. Luego, clic, en el icono , para grabar el cuerpo de “Registrar
Requerimientos”, aceptamos y se guardan los cambios.

Fig 15.

16. Hacemos clic en el icono , para poder visualizar el requerimiento aprobado.

Fig 16.

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GENERACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA
1. Ubicar en la barra de herramientas Click en “Adquisición”, en esta opción se procederá a
elegir entre una Orden de Compra y/o Servicio, como ejemplo Seleccionamos “Orden de
Servicio”.

Fig 17.

2. A continuación se activará una ventana emergente donde se mostrara las diversas

acciones que se realizara en el citado proceso, click en “Registrar“.

Fig 18.

3. Se apertura el formulario “Lista de Orden”, encontraremos las órdenes que están

pendientes de aprobar, podremos consultar en la “Sección Recupera Datos” por el
ejercicio presupuestal anual, Mes y Unidad Orgánica.
Asimismo se consultara en pantalla por los “Filtros de Datos”; habilitados en este
formulario: N° de Orden, N° de Requerimiento, Concepto, Nombre Proveedor.

Fig 19.

NUEVO REGISTRO DE ORDEN

1. Para iniciar un nuevo registro click en la Barra de acceso rápido del Modulo.

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Fig 20.

2. Se apertura el formulario “Orden de Servicio”, en la Sección “Cabecera”, tenemos el

Campo “Origen”, el cual por defecto esta seteado en “Requerimiento”; para buscar
Requerimiento solicitado click en “N° Requerimiento”.

Fig 21.

3. En el formulario “Búsqueda de Requerimientos” se elige la solicitud y click en el botón

aceptar para culminar la elección.

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Fig 22.

4. En el formulario “Orden de Servicio” se elige el objeto y el tipo de proceso culminando

con el registro del número del proceso.

Fig 23.

5. En la fila “Proveedor”, se realiza la búsqueda del proveedor que atenderá el suministro

o atención de la entrega de bienes.

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Fig 24.

6. Culminado la elección del proveedor, se registra la fecha de notificación y plazo de

entrega y Plazo en número de días, para finalizar click en para guardar los cambios.

Fig 25.

7. El sistema genera un número correlativo que identifica la orden, asimismo el estado del
documento es “Registrado”.

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Fig 26.

8. Hacemos clic en Aprobar, para poder culminar con la generación de la orden. Luego,
clic, en el icono , para grabar el cuerpo de “Orden de Servicio”, aceptamos y se
guardan los cambios. En este ejemplo se ha generado una orden de pago de servicios
públicos el cual tiene una certificación anual, y la orden de servicio se genera por el
monto indicado en el recibo; tenemos que cambiar el monto en la pestaña
presupuesto.

Fig 27.
9. En la pestaña “Presupuesto” vemos en la parte de abajo el monto del certificado
crédito presupuestal anual y en la parte arriba el monto del compromiso presupuestal,
el cual tenemos que cambiar conforme al monto de la orden de servicio.

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Fig 24.

10. Hacemos clic en el icono , para grabar el cambio del monto en el compromiso
presupuestal.

Fig 25.
11. Regresamos a la pestaña “Datos del Registro”, hacemos clic en Aprobar, para poder
culminar con la generación de la orden. Luego, clic, en el icono , para grabar el
cuerpo de “Orden de Servicio”, aceptamos y se guardan los cambios.

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Fig 26.

12. Hacemos clic en el icono , para poder visualizar la orden aprobada.

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Fig 27.

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GENERACION DE CONSULTA
1. Ubicar en la barra de herramientas Click en “Adquisición”, en esta opción se procederá
a elegir entre una Orden de Compra y/o Servicio, como ejemplo Seleccionamos “Orden
de Servicio” – “Consulta”.

Fig 28.

2. Se activa el formulario “Lista Orden de Compra”, visualizaremos en la Sección “Lista”, la

relación del registro de Orden de Compra, para buscar una orden especifica en la
sección “Filtro de Datos”, usaremos las opciones: Nº Orden, Nº Req., Concepto,
Proveedor.

Fig 29.

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PROCESO DE REQUISICION

La finalidad del Proceso de Requisicioó n es de consolidar los requerimientos con

caracteríósticas similares para adquirirlas mediante compras corporativas.

Consideraciones previas
Los Requerimientos tienen que encontrarse en estado “Cotización Aprobado”, o sea con el
precio de estudio de mercado culminado

Registrar Requisición

1. En la barra de Herramientas Buscar el Comando Requisición, presionar Registrar.

Fig 30.

2. El formulario aperturado es “Registrar Requisición de Compra”, en la sección cabecera

definir Tipo de Artículo, Tipo de Finalidad, el Área responsable y Motivo o Glosa de la
Requisición.

Fig 31.

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3. Para el registro de la sección “Detalle”; presionar en la Barra de herramientas el icono
, se insertara una linea doble click en el Boton para insertar el Requerimiento a
consolidar.

Fig 32.

4. En el formulario “Búsqueda de Requerimientos”, seleccionar el requerimiento cuyo

estado se encuentra en “Cotización Aprobada”.

Fig 33.

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5. Concluida la incorporación, se procede a grabar doble click en la Barra de

Herramientas se generara el número de requisición; no “Aprobar” la requisición hasta
obtener el Certificado de Presupuesto.

Fig 34.

Registrar solicitud de crédito:

1. La Solicitud de Crédito nos permitirá que el área responsable de la requisición; solicite

a la Gerencia de Presupuesto el marco presupuestal para la emisión del Crédito
Presupuestario.

Fig 35.

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2. Luego Click en el botón nuevo para insertar un nuevo registro.

Fig 36.

3. Se elige el origen de la requisición se digita la descripción del Requerimiento el monto

y se aprueba, la solicitud.

Fig 37.

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CONSULTA DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA
1. Ubicar en la barra de herramientas “Adquisición”. Click en esta procederá a elegir entre
una Orden de compra y/o servicio.

Fig 38.

2. Si elige Orden de Compra se activara una ventana emergente donde se mostrara las
diversas acciones que se realizara en el citado proceso.

Fig 39.

CONSULTAR ÓRDENES
1. En la opción elegir “Consulta”, para mostrar Lista.

Fig 40.

2. En el formulario podremos filtrar la Lista de Órdenes a consultar su estado de trámite.

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Fig 41.

REAPERTURA DE ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO

1. Ante la necesidad de corregir los datos de una orden, se ha habilitado la funcionalidad
para revertir el estado de “Aprobado”, Click en “Reapertura” y la orden pasara al estado
“Registrado”, para editar las modificaciones necesarias.

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Fig 42.

REPORTE DE ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIO

1. Ubicar en la barra de herramientas Click en “Adquisición”, en esta opción se procederá
a elegir entre una Orden de Compra y/o Servicio, como ejemplo Seleccionamos “Orden
de Servicio” – “Reportes”.

Modulo de Logíóstica Paó gina 33

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Fig 43

2. En nuestro caso elegimos la opción “Detallado hasta el mes seleccionado” para

confirmar la búsqueda click en Reporte.

Fig 44
3. A continuación se muestra el reporte de órdenes, en donde encontramos información
del número de la orden, nombre proveedor, el estado, etc. Cabe indicar que existe la
posibilidad de exportar el producto a una página Excel.

Modulo de Logíóstica Paó gina 34

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Fig 45

Modulo de Logíóstica Paó gina 35