Código : GPOPR042

PROCEDIMIENTO Revisión : 03
Aprobado : GPO
REGISTRO Y CONTROL DE CARTAS FIANZA, Fecha : 2016.09.16
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POLIZAS DE CAUCION Y POLIZAS DE SEGUROS Página :
CAR

1. OBJETIVO

Asegurar el registro y control de las cartas fianzas, pólizas de caución ingresando al Sistema
de Gestión de Operaciones Financieras SGOF de la Gerencia de Finanzas; asimismo, asegu-
rar el control de las pólizas de Seguros CAR que son remitidas por los Contratistas y la Su-
pervisión Externa de acuerdo a lo indicado en contrato firmado por la entidad y la contra-
tante de acuerdo a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su reglamento.

2. ALCANCE

Comprende desde el contrato del estudio, *obra y supervisión hasta la liquidación final.

3. DEFINICIONES

3.1. CARTAS FIANZAS O POLIZAS DE CAUCION: Son documentos valorados que

garantizan el cumplimiento de los contratos y/o anticipos que la empresa suscribe
y/u otorga. Estos documentos deben cumplir con los requisitos establecidos en el
*la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Ley N° 30225 y son sujetos a
renovación, reducción, ejecución o devolución, de no realizarlo dentro del plazo es-
tablecido, el Equipo de Operaciones Financieras solicitará al banco correspondiente
la ejecución de dichos valores.

3.2. PÓLIZA DE SEGUROS CONTRA TODO RIESGO (CAR): Seguro al que está obli-
gado tomar el contratista, para cubrir los daños que pueda causar a terceras perso-
nas, a SEDAPAL en sus propiedades, bienes y a su mismo personal, por efectos de
los trabajos correspondientes a la ejecución de la obra. La póliza de este seguro, es
por un monto igual al valor referencial de la obra, o al establecido en las bases del
proceso de selección respectivo; asimismo se debe cumplir con los requisitos esta-
blecidos en * la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Ley N° 30225.

3.3. ESPECIALISTA DESIGNADO (ED): Es el técnico designado por el Jefe de Equipo

a cargo del proyecto responsable del registro y control de las cartas fianzas, pólizas
de caución y póliza de seguros CAR, en el Sistema de Gestión de Operaciones Fi-
nancieras SGOF de la Gerencia de Finanzas.

4. DOCUMENTOS A CONSULTAR

4.1. Contrato de obra

4.2. Ley de Contrataciones * del Estado y su Reglamento Ley N° 30225.

5. RESPONSABILIDADES

5.1. El jefe del equipo que administre el contrato de obra/consultoría es el responsable

de hacer cumplir el presente procedimiento.
5.2. El Inspector de obra, coordinador de obra, es el responsable de la ejecución del
presente procedimiento.
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6. DESARROLLO

Entrega de cartas fianzas, pólizas de caución o póliza de seguros CAR para cus-
todia

6.1. El contratista y la supervisión presentan a la entidad las cartas fianzas, pólizas de

caución y pólizas de seguros CAR, mediante una carta.
6.2. El Equipo a cargo de la obra recepciona la carta anotando la fecha de ingreso e in-
gresa al Sistema de Trámite Documentario Corporativo y anota el número de regis-
tro.
6.3. El Equipo a cargo de la obra, estudio de obra, entrega al inspector, coordinador de
obra y/o estudios las cartas fianzas, pólizas de caución y pólizas de seguros CAR,
mediante un cuaderno de cargo.
6.4. De existir alguna modificación en las cartas fianzas, pólizas de caución y pólizas de
seguros CAR respecto a la reducción del monto, cambio de banco, etc. el inspector,
coordinador de obra y/o estudios elaborará un informe detallando las modificaciones
encontradas en dichos valores.
6.5. El * Especialista Designado eleva a su Jefatura el formulario impreso del Sistema de
Gestión de Operaciones Financieras SGOF y adjunta la carta del contratista ó de la
supervisión y las cartas fianzas, pólizas de caución.
6.6. Una vez firmado el formato por el Equipo a cargo de la obra, estudio de obra es
elevado al Equipo de Operaciones Financieras para su custodia.
6.7. El Equipo de Operaciones Financieras mediante memorando nos comunica men-
sualmente la vigencia de las Pólizas de Seguros CAR.
6.8. El vencimiento de las cartas fianzas se verifica en el Sistema de Gestión de Opera-
ciones Financieras SGOF.
6.9. El Equipo a cargo de la obra, estudio de obra, envía reporte vía correo electrónico
de las cartas fianzas, pólizas de caución al inspector, coordinador de obra y/o estu-
dio.

Devolución de cartas fianzas, pólizas de caución o póliza de seguros CAR

para custodia

6.10. El consultor, contratista y supervisión solicitan mediante carta la devolución de las

cartas fianzas, pólizas de caución o póliza de seguros CAR a la Entidad.
6.11. El Equipo a cargo de la obra, recepciona la carta anotando la fecha de ingreso e in-
gresa al Sistema de Trámite Documentario Corporativo y anota el número de regis-
tro.
6.12. El Equipo a cargo de la obra, entrega al inspector de obra, coordinador de obra,
para su aprobación mediante Informe registrando en el Sistema de Trámite Docu-
mentario Corporativo.
6.13. Una vez registrado en el trámite documentario es derivado al * Especialista Desig-
nado para su trámite correspondiente.
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6.14. El * Especialista Designado prepara memorando solicitando la liberación de las car-

tas fianzas, pólizas de caución o póliza de seguros CAR y eleva a su Jefatura para la
firma del documento.
6.15.Una vez firmado el documento es elevado al Equipo de Operaciones Financieras pa-
ra la devolución de las cartas fianzas, pólizas de caución o póliza de seguros CAR.
7. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Aplicar el control operativo asociado a los peligros identificados en el IPER Administrativo.

8. REGISTROS

8.1 Sistema de Gestión de Operaciones Financieras SGOF

8.2 Manual del Sistema de Gestión de Operaciones Financieras SGOF
8.3 Formulario remitiendo las cartas fianzas y pólizas de caución para custodia.
8.4 Memorando remitiendo las pólizas de seguros CAR para custodia.
8.5 Reporte de cartas fianzas, pólizas de caución del Sistema de Gestión de Operaciones
Financieras SGOF
8.6 Memorando para liberar las cartas fianzas, pólizas de caución y pólizas de seguros CAR.