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CONTENIDO 3

1 Alcance 4

1.1 Visión general del sistema 4

1.2 Personal involucrado 4

2 POLÍTICAS Y RESTRICCIONES OPERACIONALES 5

2.1 Descripción del sistema o situación actual 6

2.2 Tipos de usuarios 8

2.3 Mantenimiento / soporte 9

2.4 Necesidad y naturaleza de los cambios 9

2.5 Descripción de los cambios deseados 10

3 SISTEMA PROPUESTO 11

3.1 Antecedentes 12

3.2 Políticas y restricciones operacionales 12

3.3 Descripción del sistema propuesto 13

3.4 Tipos de usuarios 14

3.5 Mantenimiento / soporte 16

3.6 Escenarios operacionales 16

3.7 Futuras evoluciones 17

3.8 Cambios considerados pero no incluidos 17

4 Información adicional 17

1 Alcance
El proyecto de la municipalidad apunta a tener una gestión en sus
funcionarios, de manera tal que haya un orden en sus procesos, ya sea por parte
de sus funcionarios como también por los departamentos que posee.
 1.1 Visión general del sistema
El sistema tiene como propósito tener un control sobre los funcionarios y sobre
la flota de maquinaria que pertenece al municipio de Vicuña.
Este sistema jerárquicamente mantiene un orden de entrada y salida de datos,
un control sobre las maquinas que tiene en sus distintas actividades, a disposición de un
buen despliegue de flota para trabajar. Esto se ve supervisado por personal del
departamento de movilización de la municipalidad, el cual designa un móvil a un chofer
el cual tiene como fin, llevar algún funcionario algún destino que fue agendado en su
plan de actividades.
Posee un mecánico que realiza mantenciones y hace pedido de repuestos en el
caso que la maquina lo requiera es lo informa para llevar un orden administrativo.
También se preocupa del control del combustible de la flota de vehículos de la
municipalidad.
Todo está bien informado a través de secretarias que desempeñan una labor en
los informes que propone el municipio.

1.2 Personal involucrado

Nombre Juan
Rol
Categoría profesional
Responsabilidades
Información de contacto
Aprobación

Nombre Eduardo
Rol
Categoría profesional
Responsabilidades
Información de contacto
Aprobación
2 POLÍTICAS Y RESTRICCIONES OPERACIONALES
Las políticas que presenta el sistema actual dejan a la vista las
debilidades que presenta la municipalidad de Vicuña. El municipio desarrolla sus
actividades sin tener conocimiento de lo que en realidad están haciendo sus
funcionarios. Por tal motivo deben ir funcionarios a terreno a comprobar si se están
desarrollando las actividades organizadas por el municipio.
El desorden es tal que no tiene un registro claro sobre los mismos
funcionarios, esto incluye horas de trabajo, horas extras, vacaciones y sueldos.

 Existe carencia en la regulación de las horas extras y vacaciones de

funcionarios.
 Existe carencia en la formalización de los pagos a los funcionarios.
 Posee un mal manejo en las mantenciones de la flota de vehículos.
 El combustible para la flota de vehículos tiene como responsable a una
persona que no tiene tiempo suficiente para realizar esa actividad.
 Carece de información sobre la ubicación de la flota de vehículos que
posee el municipio.
 Mantiene un orden de personal en terreno a través de un funcionario
que va a la faena a contatar que los funcionarios estén realizando sus
labores y no estén desarrollando otra actividad externa a la
municipalidad.

2.1 Descripción del sistema o situación actual

En la actualidad el sistema que existe en la municipalidad de Vicuña tiene
muchas falencias dentro de las cuales la principal es el control de personal encargado
de la gestión de la flota de movilización.
Además, los sistemas computacionales existentes están distribuidos de forma
aislada por lo que no pueden entregar la información actualizada y completa de la flota
que maneja el sistema. A la vez, estos sistemas están manejados por personas poco
idóneas para realizar el trabajo.
Los antecedentes en cuanto a su funcionamiento en si son escasos pero
conocemos las falencias de este, dentro de las cuales se encuentran:
 No se posee control sobre los funcionarios que ahí laboran, tanto como
sus antecedentes, días trabajados, horas extras, vacaciones, etc.
 La mantención de los vehículos depende de los choferes de los mismos
y de la disponibilidad del mecánico para realizarlas.
 No se tiene información de los repuestos de los vehículos.
 El control del combustible es de responsabilidad del mecánico el cual
no tiene tiempo para su control.
 Los camiones y maquinarias que la municipalidad posee, no es posible
llevar un buen manejo de los mismos (viajes, obras que realizan, chofer
que las conducen, etc.).
 El encargado de movilización debe ir a las faenas o terreno para
comprobar que vehículos o maquinarias están realmente trabajando o
en su defecto asignar a un funcionario para que contabilice las horas
trabajadas etc.
 No se sabe con exactitud donde se encuentran los vehículos y
maquinarias.
 No se tiene un historial de mantenciones.
 No se tiene información actualizada para establecer si se les pago
adecuadamente los sueldos a los trabajadores.
 2.2 Tipos de usuarios
Tipo de usuario Chofer.
Responsabilidad Encargado de llevar a mantención de los vehículos.
Formación
Habilidades
Actividades Conducen vehículos municipales a las distintas
actividades programadas.
Interacción con el sistema Conduce vehículos y si tiene disponibilidad lo lleva a
mantenimiento.

Tipo de usuario Mecánico.

Responsabilidad Realiza mantención y llenado de combustible de los
vehículos.
Formación [Inserte aquí el texto]
Habilidades Mantiene la flota en buen estado a través de
mantenciones.
Actividades Chequea, hace mantenimiento y controla combustible.
Interacción con el sistema Realiza mantención a flota y controla combustible.

Tipo de usuario Secretaria.

Responsabilidad Información de la municipalidad.
Formación [Inserte aquí el texto]
Habilidades Transcribe informes y los envía a sus destinatarios.
Actividades Informa y envía información
Interacción con el sistema Solo lectura y envío de informes.

2.3 Mantenimiento / soporte

La mantención del soporte técnico al parecer es nula, ya que posee la

municipalidad consta con un departamento externo, que no ha recibido quejas, por los
sistemas computacionales asilados que posee.

Las que se realizan a la flota de vehículos son por simple voluntad de los
choferes y si lo desean hacen participe de la mantención al mecánico.
 2.4 Necesidad y naturaleza de los cambios
Debido a las irregularidades que presenta la municipalidad de Vicuña sobre el
control de los funcionarios que ahí laboran, las horas extras que realizan, vacaciones,
días trabajados, la mantención de los móviles no tienen una fecha estipulada y solo si el
chofer lo desea se realiza la mantención al los móviles, no existen registros en los
cambios de piezas de los móviles y menos datos de los proveedores para adquirir los
nuevos repuestos, no hay control sobre el combustible que requieren los móviles porque
el mecánico no tiene tiempo para verificar esa condición, también se desconoce la
posición actual donde están trabajando los móviles correspondientes a la municipalidad,
por lo mismo se pierde tiempo y aumentan los gastos en verificaciones que realizan para
ver si los vehículos están en las faenas que corresponde o están aprovechando los
recursos de la municipalidad para fines personales, y referente a los pagos o
remuneraciones que reciben los funcionarios son irregulares, porque no se agregan las
horas extras trabajadas por los funcionarios.
Por lo tanto es de suma urgencia automatizar los procesos de la municipalidad
para así lograr una transparencia entre funcionarios y la municipalidad.

2.5 Descripción de los cambios deseados

Debido a que la principal falencia es el control de de la flota de movilización, el
sistema deseado por la municipalidad de Coquimbo es un sistema basado en GPS, ya
que este tiene muchas funcionalidades adecuadas para mejorar el rendimiento de la
flota y además es recomendable para reemplazar al sistema ya existente.
Debido a este cambio se generaran cambios e integraciones de nuevos
procesos dentro de la empresa.
El principal cambio es la implantación de un nuevo sistema en la empresa, en el
cual debemos eliminar el anterior ya que este sistema será integrado y podrá manejar
mas funcionalidades que el sistema anterior.
Los trabajadores tendrán que someterse a capacitación y tendrán que
principalmente adaptarse a este cambio.
El sistema debe poseer esencialmente control sobre los funcionarios,
entregando una completa información a quien corresponda sobre sus antecedentes.
 Además se debe incluir la mayor información sobre las actividades que realiza
cada chofer y su vehículo asignado en cada día y en cada salida que haga.
También debemos considerar que esta empresa solicita un sistema basado en
GPS, porque están consientes de los grandes beneficios que este les puede dar
especialmente en la entrega de información. Tal como:
Ahorro.
 Combustible, repuestos, mantención.
Control total.
 Visibilidad en tiempo real de los trayectos de los vehículos, fácil
integración a los sistemas internos de la empresa, puntualidad en las
llegadas de sus vehículos.
Seguridad.
 Reportes históricos de uso indebido por: exceso de velocidad, fuera de
horario, fuera del lugar permitido.

Cuando se dice que el GPS permite con facilidad integración de a los sistemas internos
de la empresa, ya que con esto se quiere lograr que la información de ubicación, y
descripción de cada vehículo, incluido los datos de cada chofer estén a disponibilidad
de los diferentes usuarios que la empresa desea tener. Sin importar distancia, o
momento en que se desee la información.
Es esencial que la información este siempre al alcance de los que los diferentes
usuarios. Es por este motivo que se desea un sistema online.
A consecuencia de esto la empresa esta consiente que cada usuario debe realizar una
capacitación como lo identificamos al comienzo de este punto, es necesario que los
procesos que realizan cada usuario pasen por un cambio para llevar a cabo de mejor
forma la implantación del nuevo sistema.
La empresa desea que la información se integre, que se puedan ver los diferentes
proveedores de repuestos, los tiempos disponibles por el mecánico, entre otras cosas.

3 Sistema propuesto
El propósito general del sistema es entregar un control adecuado del personal y
flota de vehículos, con el fin de tener un municipio transparente en las actividades que
realiza a diario.
El sistema tomará distintos aspectos que la municipalidad de Vicuña en la
actualidad no tiene control. En el caso del personal que trabaja en la municipalidad
tendrán un control automatizado por medio del sistema, que regularizará la hora de
ingreso y salida, esto tomará la cantidad de horas extras que el trabajador realizó. El
detalle de esto incluirá la hora, fecha y el código del trabajador que hizo las horas
extras. En el caso del personal que este en periodo de vacaciones, el sistema bloquea
el acceso a ese trabajador hasta que finalice su periodo de vacaciones, también el
sistema constaría con una especie de tareas programáticas, la que tiene directa
relación con la mantención de la flota, esto arrojará un mensaje al chofer cuando
 realice su registro y tome el vehículo, el chofer tendrá que llevar durante el horario de
trabajo el vehículo al mecánico para su respectiva manutención.
Otro punto importante que potenciará el sistema el la flota de vehículos que
posee la municipalidad de Vicuña. Tendrán incorporado en cada maquina un sistema
de GPS con el cual estarán con control absoluto sobre los vehículos que posee, se
harán vigilancias en los recorridos que tienen a diario, y así, poder lograr un gasto
estimado mensual sobre el combustible que utiliza cada vehículo. Los choferes de cada
vehículo tiene ticket de combustible, el ticket contiene un formulario que lleva el código
del chofer, patente del vehículo y el kilometraje actual que tenga el vehículo. Con el
kilometraje actual podemos tomar el kilometraje anterior y poder calcular un gasto
promedio de combustible por cada vehículo.
El personal de mantención de la flota figura con un mecánico, el cual tiene
como labor hacer chequeos de los vehículos y también repararlos en el caso de alguna
falla. En este caso, el mecánico realiza una evaluación del vehículo, la que se ve
respaldada en un formulario que debe realizar al terminar la evaluación del vehículo
que va a chequeo. El formulario contiene la patente del vehículo, fecha del chequeo,
código de chequeo y mas el detalle que el mecánico apunta de la evaluación. Si el
mecánico determina algún cambio de pieza del vehículo esto será comunicado a los
proveedores los cuales harán llegar el repuesto.
Todo esto se ve reflejado en un sistema Web realizado por alumnos de Ing.
Civil en Computación e Informática de la Universidad del Mar, sede La Serena.

3.1 Antecedentes

Visión general del sistema propuesto, incluyendo: misión, objetivos, alcance,

modo de uso o aplicación, etc.

3.2 Políticas y restricciones operacionales

El sistema consistirá en privilegios por jerarquía en su uso. Esto quiere decir que
el administrador del sistema tendría total acceso a la información que contiene el
sistema. En el caso de los usuarios que serian los trabajadores de la municipalidad
tendrán derecho de introducir datos, que consiste en la hora de llegada y salida de su
horario laboral, esto incluye las horas extras que el trabajador desempeñe. También
mencionar los choferes dejaran sus registros al momento de utilizar un vehículo y el
mecánico mantendrá al sistema informado de las fallas y reparaciones de la flota de
movilización que posee la municipalidad.
 Restricciones en el tipo de usuario que utilice el sistema.
 Existen 6 tipos de usuarios que están relacionados con el
sistema.
 Administrador, crea nuevos usuarios, mantiene control total de la
información del sistema, capaz de realizar modificaciones.
  Supervisor, encargado de chequear el informe que presenta el
mecánico después de la mantención que se le realiza a la flota de
vehículos, también se encarga de verificar la posición en la que se
encuentran la flota de móviles para evitar el mal uso de estos.
 Contador, encargado de ingresar al sistema la hora de llegada y
salida de los trabajadores de la municipalidad.
 Secretaria, encargada de brindar información sobre proyectos y
actividades de la municipalidad. Esta limitada a realizar cambios
internos del sistema.
 Usuarios/varios, solo peden revisar la información de sus horas
trabajadas, ya sea, horas extras, planillas de sueldos anteriores,
consultas sobre el vehículo designado.
 Mecánico, encargado de la mantención y pedir los repuestos
correspondientes a las reparaciones de la flota.
 Restricciones de base de datos, para la administración de esta,
se utiliza una interfaz Web phpmyadmin, esto nos permite acceder a
varias funciones de bases de datos MySQL.
 Monitoreos de la flota de vehículos a través de GPS, en este
caso cada vehículo tiene un sistema de GPS, por medio de una
empresa externa que presta servicio se tienen los datos de posición,
dirección y velocidad del móvil.
 El monitoreo de GPS corresponde a una empresa externa que
presta servicios a la municipalidad de Vicuña.

3.3 Descripción del sistema propuesto

El presente sistema se caracterizará por tener un nivel de automatización en los
procesos en los distintos departamentos de la municipalidad. Tomando en cuenta la
cantidad de personal que trabaja ahí. Todos los funcionarios podrán acceder al sistema,
con la diferencia que no podrán realizar las mismas labores. Esto se regulariza a través
de privilegios que se le asignan al tipo de usuario que tendrá el sistema.

3.4 Tipos de usuarios

Tipo de usuario Administrador
Responsabilidad Responsable de la administración del sistema.
Formación [Inserte aquí el texto]
Habilidades Modifica, actualiza y elimina datos.
Actividades Ingresar usuarios y manejo de datos.
Interacción con el sistema Total control del sistema.

Tipo de usuario Supervisor

Responsabilidad Responsable de la flota de móviles.
Formación [Inserte aquí el texto]
Habilidades Informa de ubicación de vehículos, organiza y verifica
las mantenciones de la flota de móviles.
Actividades Chequea posición de la flota, contacta proveedores
para la mantención y reparo de flota.
Interacción con el sistema Ingresa información de flota de móviles.

Tipo de usuario Contador

Responsabilidad Verifica hora de entrada y salida de trabajadores en el
sistema y también encargado de los pagos a los
trabajadores (sueldos).
Formación [Inserte aquí el texto]
Habilidades Regula horas extras de trabajadores para agregarlas a
la liquidación de sueldo.
Actividades Realiza el check in de los trabajadores, ingresa las
horas extras del trabajador y realiza todo lo referente a
sueldos.
Interacción con el sistema Verifica horas trabajadas, control en los sueldos y
agrega las horas extras a la plantilla de sueldo.

Tipo de usuario Secretaria

Responsabilidad Mantener informado a los usuarios sobre cualquier
consulta que le realicen.
Formación [Inserte aquí el texto]
Habilidades Visualiza procesos y da información a los trabajadores.
Actividades Envía e-mails informativos con actividades y genera
informes sobre las mismas actividades de los
funcionarios.
Interacción con el sistema No realiza ningún tipo de modificaciones, rescata
información para entregar a funcionarios.

Tipo de usuario Mecánico

Responsabilidad Realiza mantención a la flota de móviles.
Formación [Inserte aquí el texto]
Habilidades Chequea y repara los vehículos de la municipalidad.
Actividades Realiza mantención a vehículos, manda informe del
estado del vehículo y realiza encargo de repuestos para
reparación de maquinaria.
Interacción con el sistema Manda informe sobre el estado del vehículo.

Tipo de usuario Usuarios/varios

Responsabilidad Realiza consultas al sistema
Formación [Inserte aquí el texto]
Habilidades Busca información sobre el detalle de su trabajo.
Actividades Verifica horas extras de trabajo y liquidaciones de
sueldo.
Interacción con el sistema Realiza consultas al sistema.
 3.5 Mantenimiento / soporte
La mantención y soporte, tanto del sistema como también de la tecnología GPS
que tiene la flota de móviles de la municipalidad.
La empresa Waypoint es la encargada de realizar mantenimiento de los
dispositivos GPS, realizan soporte vía Internet en el caso de alguna desconfiguración del
dispositivo, como también lo hacen en terreno, al concretar la sustitución del dispositivo
en caso de falla.
El sistema tendrá mantenimiento cada vez que lo necesite. En caso de caída del
sistema esta el personal informático para dar pronta solución a la falencia.
También consta con un sistema de respaldo de información en caso de pérdida
de información por factores externos al municipio.

3.6 Escenarios operacionales

Es importante destacar los diferentes escenarios operacionales con el fin de distinguir
los pasos a seguir en cada ocasión y cómo funciona el sistema. Por lo cual describiremos
algunas de las situaciones en las que está involucrado cada usuario.

Usuario administrador:
Al contratar un nuevo empleado el administrador es puesto al tanto por el jefe de la
empresa y este se encarga de ingresar todos los datos del nuevo trabajador y por lo tanto
nuevo usuario del sistema. Los cuales se actualizaran automáticamente a en la base de datos,
de este modo estarán disponibles para quienes les haga falta esta información.
De este modo el trabajador esta listo para que se le asignen nuevas tareas y pueda
realizarlas en forma normal y controlada al igual que todos.

Usuario mecánico:
Cuando comienza el día, los trabajadores al cual le es asignado un vehículo, el sistema
le entrega la información de que si tiene o no que realizarle mantención. Si es así una persona
lleva a mantención al vehículo y el trabajador es asignado a otro vehículo.
De esta forma se lleva al mecánico el vehículo al cual le correspondía y el mecánico es
quien es hace la evaluación correspondiente, entregando un informe escrito de lo que le
realiza y además el se queda con una copia y actualiza el sistema.

Usuario supervisor.
El supervisor recibe el informe de las cosas que le realizan al sistema de parte del
encargado de llevarlo, y los compara con los datos ingresados al sistema por el mecánico. De
este modo el sistema se mantiene actualizado y se ve la disponibilidad de los vehículos y así
también la del mecánico.

Usuario contador:
 Cada hora de llegada y salida de los vehículos incurren en las horas trabajadas por
cada chofer, de este modo, el contador es quien ingresa al sistema las horas trabajadas por
cada conductor al finalizar el día.

Usuario secretaria.
Esta persona esta encargada de informar sobre las actividades que están estipuladas
en un calendario dentro del sistema, el cual incluye datos como que vehiculo necesita esa
actividad y cuando dura la actividad, entre otros, esta persona informa al alcalde y personal de
la alcaldía las actividades y sus antecedentes.

3.7 Futuras evoluciones

[Inserte aquí el texto]
Descripción de las previsiones de evolución que se tienen previstas para el
sistema (si se tiene).
Esta información resulta útil para el personal involucrado en el desarrollo del
nuevo sistema, y podrá preparar la arquitectura del sistema para asimilar cambios
futuros con el menor impacto.

3.8 Cambios considerados pero no incluidos

[Inserte aquí el texto]
Identificación de cambios considerados pero no incluidos en el sistema
propuesto y el motivo por el que no han sido incluidos.

4 Información adicional
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Cualquier información adicional que facilite la comprensión del documento en sí.