Cómo crear un plan de trabajo

Un plan de trabajo es un esquema en el que se describe un conjunto de metas y

procesos con los cuales un equipo o una persona pueden lograr sus objetivos.
Asimismo, le brinda al lector una mejor comprensión del alcance del proyecto.
Dentro del ámbito profesional o académico, los planes de trabajo te ayudarán a
mantenerte organizado mientras llevas a cabo algún proyecto. Con su ayuda,
podrás dividir un proceso en tareas más pequeñas y alcanzables, así como a
identificar las cosas que quieres lograr. En este artículo, podrás aprender a crear
un plan de trabajo con la finalidad de que estés preparado para tus proyectos
futuros.

Pasos
1.
 1
Identifica el objetivo de tu plan de trabajo. Existen diversas razones por las que
se crea un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, deberás determinar lo que
quieres lograr con él para que así puedas prepararte adecuadamente. Ten en
cuenta que la mayoría de estos planes están orientados a un determinado plazo
(por ejemplo, 6 meses o 1 año).
 En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor saber qué
proyectos se realizarán en el trascurso de los próximos meses. Por lo general, se
desarrollan justo después de una evaluación anual de desempeño o cuando los
equipos emprenden proyectos de gran envergadura. Los planes de trabajo
 también pueden ser el resultado de sesiones de planificación estratégica que
realiza la organización al principio de un nuevo año calendario o fiscal.
 En el ámbito académico, los planes de trabajo pueden ayudar a los estudiantes a
elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los maestros a planificar el
material didáctico para el semestre.
 Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te ayudarán a determinar
lo que piensas hacer, la manera en que lo harás y la fecha en que planeas
hacerlo. Si bien no son estrictamente necesarios, te ayudarán a llevar un registro
de tus metas y tu progreso.
2.
 2
Escribe la introducción y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo
profesional, probablemente debas escribir una introducción y los antecedentes.
Esto le dará a tu supervisor o jefe la información necesaria para poner en contexto
el plan de trabajo. En un ámbito académico, estos puntos suelen ser innecesarios.
 La introducción debe ser breve e interesante. Recuérdales a tus superiores la
razón por la que vas a crear este plan de trabajo. Asimismo, presenta los
proyectos específicos que desarrollarás durante este periodo.
 Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que crearás el plan de
trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los datos estadísticos de informes
recientes, identifica los problemas que es necesario resolver, o evalúa las
recomendaciones o los comentarios que hayas recibido en proyectos de trabajo
anteriores.
3.
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Establece tus metas y objetivos. Las metas y objetivos se relacionan en lo
referente a que ambos señalan cosas que esperas alcanzar por medio del plan de
trabajo. No obstante, también debes tener en cuenta las diferencias que tienen: las
metas son generales y los objetivos, más específicos.
 Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto. Menciona el
máximo resultado que esperas obtener con el plan de trabajo y mantenlo en un
ámbito amplio. Por ejemplo, establece como meta completar un informe de
investigación o aprender más sobre la redacción.
  Los objetivos, por su parte, deben ser específicos y tangibles. En otras palabras,
debes descartarlos de la lista a medida que los cumplas. Por ejemplo, entrevistar
personas para tu informe de investigación sería un buen objetivo.
 En el caso de objetivos que varían considerablemente, muchos planes de trabajo
los dividen en corto, mediano y largo plazo. Por ejemplo, la meta a corto plazo
de la empresa para aumentar el público en un 30 % en tres meses podría variar
considerablemente de la meta a largo plazo de reforzar la visibilidad de la marca
en los medios sociales durante el próximo año.
 Por lo general, los objetivos se escriben utilizando la voz pasiva y emplean verbos
de acción con significado específico (por ejemplo, “planear”, “escribir”,
“incrementar” y “medir”) en lugar de unos con significado ambiguo (por ejemplo,
“examinar”, “entender”, saber”, etc.).
4.
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Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo
objetivos ”SMART”.SMART (siglas en inglés para específico, medible,
alcanzable, relevante y con tiempo limitado) es un acrónimo utilizando por
personas que buscan resultados más tangibles y factibles en los planes de trabajo.
 Especifico. ¿Qué se hará exactamente y para quién? Explica el público en el que
te enfocarás y todas las acciones específicas que emplearás para ayudarlo.
 Medible. ¿Se trata de un objetivo cuantificable y es posible medirlo? ¿Puedes
contar los resultados? ¿Has estructurado el plan de trabajo de una manera tal que
“la salud en Sudáfrica se incremente en el 2020” o que los casos de VIH/SIDA en
bebés sudafricanos recién nacidos disminuya un 20 % en el dicho año?”.
 Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te permita cuantificar
el cambio. Si no sabes la tasa de incidencia del VIH/SIDA en los recién nacidos de
Sudáfrica, te será imposible señalar con seguridad que pudiste reducirla en un
20 %.
 Alcanzable. ¿Es posible cumplir el objetivo en el tiempo asignado y con los
recursos disponibles? El objetivo debe ser realista teniendo en cuenta las
limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un objetivo razonable
únicamente si tienes una empresa pequeña. No obstante, si tu empresa es la que
domina el mercado, este objetivo es casi imposible.
 En algunos casos, quizás necesites consultar con un experto o una autoridad para
determinar si los objetivos establecidos en el plan de trabajo son factibles.
 Relevante. ¿Este objetivo tendrá un efecto en la meta o estrategia deseadas? Si
bien quizás sea importante para la salud en general, ¿medir la talla y el peso de
los estudiantes de secundaria produce directamente un cambio en los
procedimientos de salud mental? Asegúrate de que tus objetivos y métodos
establecidos guarden una relación clara e intuitiva.
 Tiempo limitado. ¿Cuándo se logrará este objetivo o cuándo se sabrá que todo
está terminado? Especifica un plazo límite invariable para el proyecto. Estipula (si
es posible) qué resultados harían que el proyecto finalice de manera prematura,
habiendo alcanzado todos los objetivos.
5.
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Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que necesitarás
para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarán según la finalidad del
plan de trabajo.
 En un ámbito laboral, los recursos pueden incluir elementos tales como un
presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o habitaciones, y libros. Si
tu plan de trabajo es más formal, podrías incluir un presupuesto detallado en un
apéndice.
 En el ámbito académico, los recursos pueden incluir el acceso a diversas
bibliotecas, materiales de investigación (p.ej. libros, periódicos y diarios), acceso a
 computadoras e Internet, así como maestros y otras personas que puedan
ayudarte en caso de que tengas dudas.
6.

6
Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstáculos que pueden
interponerse en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar
un informe de investigación para la escuela, podrías descubrir que tu itinerario
está demasiado ocupado como para investigar y escribir de manera apropiada.
Por ende, una limitación sería tu horario demasiado apretado, de modo que
necesitarías eliminar algunas cosas durante el semestre para así finalizar con
 eficacia el plan de trabajo (si tienes más de una clase difícil por semestre,
necesitarás recurrir a la planificación).
7.

7
Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor esencial en
un buen plan de trabajo. ¿Quién será responsable de terminar cada tarea? Puede
haber un equipo de personas trabajando en una tarea (ver el punto donde se
mencionan los recursos), pero solo una será la encargada de hacer que se
complete a tiempo.
8.
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Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cómo emplearás los
recursos a tu disposición y superarás las limitaciones con la finalidad de alcanzar
tus metas y objetivos.
 Enumera las acciones específicas. Identifica las acciones diarias o semanales que
deberás realizar para poder cumplir con tus objetivos. También enumera las
acciones que los demás integrantes de tu equipo deberán realizar. Considera la
posibilidad de utilizar un software de gestión de proyectos o un calendario
personal para mantener esta información organizada.
 Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo tentativo, ten en
cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y que necesitarás contar con un
espacio disponible que te impida retrasarte.

Consejos
 Si tu proyecto es particularmente grande, identifica las etapas clave. Estas son
puntos que resaltan el cumplimiento de determinados objetivos. También pueden
servir como puntos de reflexión que te permitan visualizar en qué punto del
proceso te encuentras y asegurarte de seguir por buen camino.
 Elabora un plan de trabajo que sea útil para ti. Los planes de trabajo pueden ser
tan detallados o amplios como desees o necesites. Puedes escribirlos en un
pedazo de papel o elaborarlos en un software profesional, con la ayuda de
gráficos y colores. Utiliza lo que te resulte más natural y eficaz.

Nombre del Proyecto.

1. Introducción.

 Los objetivos que se pretenden alcanzar en este plan de trabajo.

2. Objetivos particulares en relación al manejo del proyecto.

3. Alineación con consideraciones estratégicas y tácticas de la organización.

 Considerar las estrategias para controlar el objetivo del proyecto, el

esfuerzo (horas por persona), el tiempo (días calendario) y los costos
requeridos para el proyecto.

4. Procesos, políticas, guías y técnicas.

 Los procedimientos, guías, políticas y técnicas para la realización del

proyecto se encuentran documentados en: norma, estándar, libro o
texto, documentación de procesos, material de curso…

5. Plan de mediciones del proyecto.

 De conformidad a las fases del ciclo de vida del proyecto, se realizan

las siguientes mediciones:
  Tiempo estimado inicial conforme a la técnica seleccionada para el
proyecto.

 Fase de factibilidad/inicio/concepción.
 Esfuerzo directo estimado.
 Fase de planeación y diseño/organización y preparación/elaboración.
 Fase de construcción/realización del trabajo.
 Solicitudes de cambio críticas.

6. Para todas las fases.

En cada fase del proyecto se deberán realizar mediciones de:

 Duración estimada y real.

 Duración estimada total = Duración estimada inicial + extensiones
autorizadas.
 Esfuerzo estimado para las adiciones y esfuerzo estimado total.
 Costos.

7. Fase de construcción/realización del trabajo.

8. Fase de culminación y puesta en marcha/cierre/transición.

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ejemplo_de_plan_de_trabajo.html
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1. Características y contenido del plan de trabajo, a largo, mediano y corto plazo.

El plan de trabajo se debe constituir conforme a la siguiente estructura, con una planeación estratégica a
mediano y largo plazo (5 años) y así como a corto plazo (1 año).

1.1 El plan de trabajo a mediano y largo plazo (5 años) debe contener:

1.1.1 Introducción.- Breve descripción sobre el proceso histórico de la Organización solicitante, sus
principales logros y la justificación sobre su interés de participar en el Componente Coordinación para la
Integración de Proyectos del Programa Integral de Desarrollo Rural, señalando los principales objetivos
de fortalecimiento en el presente año para la organización y sus integrantes; describiendo al menos tres
aspectos sobre la(s) estrategia(s) que la organización social ha trazado para su consolidación y
crecimiento en su desempeño, en beneficio de sus integrantes en los sectores agrícola, pecuario, acuícola
y pesquero.
a) Misión y Visión a largo plazo.
b) Alcances y propósitos que pretende la organización.

1.1.2 Análisis competitivo

a) Principales fortalezas de la organización.

b) Principales acciones enfocadas a lograr sus objetivos.

1.1.3 Líneas estratégicas y ejes de innovación

a) Esquema de desarrollo de capacidades para sus agremiados.

1.2 Plan de trabajo a corto plazo para el ejercicio anual 2015

Conjunto de acciones a realizar por parte de la Organización Social en el ejercicio fiscal 2015 para su
fortalecimiento; así mismo, el o los proyectos a realizar conforme a las metas fijadas en el año
calendario y alineadas a su estrategia general presentada en su plan de trabajo a mediano y largo plazo,
debiendo contener:

1.2.1 Acciones de Fortalecimiento.- Enlistar las principales acciones de fortalecimiento conforme a su

propuesta de plan de trabajo.

1.2.2 Cronograma de Ejecución.- Indicar el conjunto de acciones a realizar y sus fechas de ejecución,
organizadas en grupos por concepto de apoyo (Profesionalización, Equipamiento, Comunicación y
Gastos Inherentes a la Ejecución del plan de trabajo).

1.2.3 Concentrado Presupuestal.- Con base al presupuesto considerado para cada uno de los conceptos
de apoyo, integrar en una sola tabla el total de recursos requeridos, indicando la parte porcentual para
cada concepto.

1.2.4 Resultados esperados.- Describir de manera precisa el resultado que se pretende lograr con las
acciones emprendidas.

2. Respecto a los conceptos de apoyo:

2. 1 Profesionalización.- Se debe señalar para cada evento:

a) Perfil de los participantes: Edad, sexo, escolaridad, lugar de residencia y experiencia en el sector.

b) Número total de personas a capacitar y sede de la capacitación.

c) Estrategia de formación: Talleres, diplomados, giras, seminarios, cursos o prácticas, entre otros; un
solo evento o una secuencia, indicando el número total de eventos a realizar.

d) Perfil de los proveedores académicos: Describir la experiencia y acreditación del o los instructores,
facilitadores o capacitadores que habrán de tener la responsabilidad de diseñar e instrumentar las
acciones de desarrollo de capacidades.

e) Periodo de ejecución: Indicar las fechas para realizar los eventos, así como el tiempo de duración,
expresando las horas y días.

f) Justificación: Indicar los resultados esperados y su impacto en el logro de la(s) estrategia(s) de

fortalecimiento de la organización social.
g) Presupuesto: Indicar el monto de aplicación de recursos conforme a los conceptos de logística de la
capacitación, honorarios del instructor y demás gastos asociados con la acción de capacitación. El apoyo
en profesionalización será por lo menos del 35% del total del apoyo autorizado para el plan de trabajo.

2. 2 Equipamiento.- Se debe indicar:

a) Destino de la adquisición para el caso del equipo.- señalar la Entidad Federativa y Municipio al que se
pretende destinar el bien.

b) Obra civil.- Presentar un dictamen emitido por un ingeniero civil o arquitecto, en donde se determinen
las necesidades de modificaciones o ampliaciones, así como los materiales y mano de obra requeridos;
se deberá indicar la duración de los trabajos, así como su ubicación (dirección).

c) Justificación y resultados esperados.- Indicar el impacto que se espera conforme a los objetivos
estratégicos de la organización y el beneficio a sus integrantes.

d) Presupuesto.- Indicar el monto de aplicación de recursos para cada uno de los conceptos. El apoyo en
equipamiento será hasta por el 20% del total del apoyo autorizado para el plan de trabajo.

2.3 Comunicación.- Para cada acción de comunicación se debe mostrar lo siguiente:

a) Cobertura.- Número total de asistentes, su perfil y lugar de residencia.

b) Estrategia de Comunicación.- Como lo pueden ser materiales impresos o audiovisuales, asambleas,

talleres y seminarios. En caso de utilizar bienes, indicar el tipo y cantidad.

c) Periodo de ejecución.- Indicar las fechas y horas en que habrán de llevarse a cabo las acciones de
comunicación.

d) Justificación.- Indicar el impacto que se espera tener con la(s) estrategia(s) de fortalecimiento de la
organización social.

e) Presupuesto.- Indicar el monto de aplicación de recursos, los cuales no podrán exceder del 30% del
monto total autorizado para el plan de trabajo.

(Este rubro no cubre el pago para la realización de Congresos, Convenciones y Foros).

2.3.1 Este concepto contempla entre otros, estos tipos de apoyo:

a) Desarrollo de contenidos de comunicación, tales como: Registro de imagen y testimonios, edición y

reproducción, diseño gráfico, materiales impresos, diseño y mantenimiento de página web de la
organización.

b) Gastos necesarios para la ejecución de eventos, tales como: Renta de salón, transporte, alimentos,
hospedaje, renta de equipos, según lo requiera el evento.

2.3.2 El material impreso con cargo a este concepto de apoyo, deberá contener las siguientes leyendas:
“Evento realizado con el apoyo de la Secretaría a través del Programa Integral de Desarrollo Rural
2015”

“Este programa es público, ajeno a cualquier partido político. Queda prohibido el uso para fines distintos
a los establecidos en el programa”

2.4 Gastos Inherentes a la Ejecución del Programa.- Indicar los gastos correspondientes:

a) Pago de viáticos.- Hospedaje, alimentación, pasajes, peaje, gasolina, lubricantes. Con apego a los
montos autorizados del tabulador de la Secretaría, que se encuentra disponible en la página institucional
de la Secretaría, exclusivamente para los representantes y técnicos de las Organizaciones Sociales.

b) Gastos de papelería (consumibles de cómputo, así como otros necesarios para la ejecución del
programa de trabajo) y,

c) Gastos para la contratación de asesoría profesional externa hasta el 3% del monto total aprobado a la
organización, para apoyar al cumplimiento de la normatividad aplicable al programa.
Los gastos inherentes no podrán exceder el 15% del monto total autorizado para la ejecución del plan de
trabajo, ni podrán ser destinados para cubrir el gasto corriente de la Organización.