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INFORMACION DEL DOCUMENTO
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2
TABLA DE CONTENIDO
I. ASPECTOS GENERALES
1.1 INTRODUCCION…………………………………………………………………….5
1.2. OBJETIVO…………………………………………………………………………….5
1.3. ¿QUÉ ES EL RIESGO LA/FT?..........................................................................6
1.4. POR QUE SE UTILIZA AL COMISIONISTA DE BOLSA……………………..7
1.5. ANTECEDENTES ………………………………….............................................8
1.5.1. MARCO INTERNACIONAL………………………………………………………8
1.5.2. MARCO LEGAL COLOMBIANO ………………………………………………..9
1.6. POLÍTICAS INTERNAS, MANUAL DE CONDUCTA Y ETICA……………….10
II. ETAPAS DEL SARLAFT
3
2.1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO LA/FT………………………………………12
2.1.1.Segmentación de los Factores de Riesgo del SARLAFT…………................13
2.1.2.Caracterización de los segmentos definidos…………………………………..14
2.1.3.Metodología para la identificación del riesgo de LA/FT y los riesgos asociados,
respecto de cada uno de los factores de riesgo…………………………………..........14
2.2. MEDICIÓN O EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT……………….…….…15
2.3. MECANISMOS DE CONTROL PARA EL RIESGO DE LA/FT.………………15
2.3.1.Criterios de control………………………………………….…….………………..15
2.4. MONITOREO PARA LA PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LA/FT…………...15
2.4.1.Procedimientos de Monitoreo…………………………………………….............16
2.4.1.1.Conocimiento del Cliente….……………………………………………..………17
2.4.1.2.Cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales…..17
2.4.1.3.Metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas….17
2.4.1.3.1. Definiciones………...…………………..………………………………..…...17
2.4.1.3.2. Metodología……………..……………………………………………….…...18
2.4.1.4. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de
vinculación de clientes y de realizar entrevista………………...……………………18
2.4.1.5.Personas política y públicamente expuestas (PeP’S - Politically exposed
persons).…………………………………..…………..………………………………….18
2.4.1.6. Sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT,
así como los procesos para su imposición…………………………...…………………20
III. OTROS INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS
MECANISMOS DE CONTROL
3.1. DESARROLLO TECNOLÓGICO……………………………………………….20
3.2. CONSOLIDACIÓN ELECTRÓNICA DE OPERACIONES…………………..21
3.3. DIVULGACION DE LA INFORMACION…………………………………………21
3.4.PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN.……………………………………….…….22
IV. COLABORACIÓN CON LOS ENTES DE CONTROL Y AUTORIDADES……22
V. FUNCIONES DENTRO DEL SARLAFT……………………………………………22
5.1. JUNTA DIRECTIVA………………………………………………………………22
5.2. GERENTE DE LA COMPAÑÍA………...………………………………….……..24
5.3. FUNCIONES Y CATEGORÍA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
PRINCIPAL Y SUPLENTE……………………..……………………...…………..24
5.4. FUNCIONES AUDITORÍA Y REVISORÍA FISCAL……………………………26
5.5. RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD Y DE TODOS LOS EMPLEADOS O
DIRECTIVOS……………………………………………………………………………..27
VI. SANCIONES………………………………………………………………………….29
6.1 SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR PARTE DE LA
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA…………………….……….30
6.2 SANCIONES BAJO LA LEY PENAL……..……………………………………..31
VII. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS…………………......31
VIII. PRÁCTICA INSEGURA………………………………………………………….33
IX. PROHIBICIONES GENERALES………………………………………………..33
4
ANEXOS………………………………………………………………………………….35
I. ASPECTOS GENERALES
1.1 INTRODUCCION
5
El presente Manual se elaboró teniendo en cuenta los principios contenidos en los
diferentes manuales operativo y de funciones de AGROBOLSA S.A., en el Código
de Conducta y en las normas legales sobre el tema del Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo.
1.2. OBJETIVO
6
El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el
legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el
consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su
estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades”.
-Integración o inversión, situación que ocurre cuando los activos son finalmente
lavados e integrados a la economía legal, por medio de compra de inmuebles, de
autos lujosos, de cadenas hoteleras, etc., causando graves perjuicios a la
sociedad.
El lavado de activos está rodeado de toda serie de actos dirigidos para darle
apariencia de legalidad, corrección o normalidad, por lo cual, se impone mantener
una actividad vigilante y crítica de las operaciones que por cualquier causa no
sean normales o posean un fin delictivo.
Por su parte, los fondos que son usados para financiar actividades terroristas,
pueden derivar tanto de actividades criminales como de fuentes legales.
En el primer caso, las etapas mencionadas antes para el caso del lavado de
activos pueden aplicar también, para identificar cómo se conectan a actividades de
financiación del terrorismo. Debe tenerse en cuenta, sin embargo, que las
transacciones asociadas con la financiación del terrorismo pueden ser realizadas
en muy pequeñas cuantías, que podrían ser inferiores a los montos mínimos
establecidos para el seguimiento al lavado de activos.
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En cambio, en el segundo caso, las acciones de los terroristas pueden
presentarse como inocentes en apariencia, tales como la compra de materiales y
servicios (Ej. Vehículos para cometer actos terroristas), por lo cual resulta difícil
establecer etapas.
Toda industria delictiva que maneja recursos en efectivo tiene el grave problema
de los volúmenes en dinero que éstos representan, en la medida en que no
pueden realizar importantes transacciones con ese efectivo sin despertar
sospechas.
La sociedad comisionista por recibir recursos del público puede ser el principal
agente para la transferencia del dinero, por lo cual resulta obvio que la fase inicial
de la inversión o transacciones sea un instrumento fundamental para los
blanqueadores.
1.5. ANTECEDENTES
MARCO INTERNACIONAL
Las cuarenta recomendaciones del GAFI presentadas en 1990 como una iniciativa
para combatir la utilización del sistema financiero por personas que realizan
lavado de dinero. En 1996 las recomendaciones fueron revisadas y aprobadas
por más de 130 países y ampliamente aceptadas como el estándar para varios
países. En el 2001 se adicionaron 8 recomendaciones dirigidas a la financiación
del terrorismo.
Las recomendaciones trazaron los grandes principios con respecto a los cuales los
países deben tomar acción, permitiendo que se puedan implementar estas
medidas de acuerdo a las circunstancias particulares y marcos constitucionales,
aunque cada jurisdicción debe ser capaz de demostrar que su régimen contra el
lavado de dinero y financiación del terrorismo LA/FT es efectivo.
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Fijado principalmente por la normativa a continuación señalada y en aquellas que
lo adicionen, reemplacen, anulen o modifiquen.
El Código Penal Colombiano (Ley 599 de 2000) modificado con la Ley 1121 de
2006, establece las condenas en que incurran las personas en relación con los
delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Para el caso del lavado de activos, el Código penal vigente establece una sanción
de prisión de ocho a veintidos años y multa de seiscientos cincuenta a cincuenta
mil salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Para el caso de financiación del terrorismo, el Código Penal vigente establece una
sanción de prisión de trece a veintidos años y multa de mil trescientos a quince mil
salarios mínimos legales mensuales vigentes.
El EOSF en sus artículos 102, 103, 104, 105, 106 y 107 establece los mecanismos
y controles que deben llevar las entidades vigiladas para la prevención de
actividades delictivas.
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- Todos los funcionarios de AGROBOLSA S.A. deben regir su actuación por
el presente Manual, entendiendo que ellos mismos pueden intentar ser
utilizados por personas inescrupulosas, para actividades de lavado de
activos o financiación del terrorismo.
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- Para efectos de este Manual, todas las operaciones con los diferentes tipos
de clientes se considerarán relevantes, siempre y cuando su valor mensual
supere los tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Esta etapa permite a AGROBOLSA S.A. identificar los riesgos de LA/FT inherentes
al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta, por lo menos, los siguientes
factores de riesgo:
a. Clientes/usuarios,
b. Productos,
c. Canales de distribución y
d. Jurisdicciones.
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La etapa de identificación se materializa en tres elementos:
14
que realicen los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales. (Ver
Anexo 1)
2.1.3. Metodología para la identificación del riesgo de LA/FT y los riesgos asociados,
respecto de cada uno de los factores de riesgo
15
2.2. MEDICIÓN O EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT
b) Esta metodología debe cubrir todos los factores de riesgo y los riesgos
asociados.
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2.4. MONITOREO PARA LA PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LA/FT
c) Asegurar que los controles y alertas de todos los riesgos y que los mismos
estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente. (Ver anexo 6)
2.4.1.3.1. Definiciones
Por su parte, las operaciones sospechosas son aquellas inusuales que por sus
características particulares y conforme al sano criterio de la entidad y confrontadas
con la información acerca del cliente y el mercado pueden conducir
razonablemente a sospechar que se está usando la operación financiera para
ocultar, transferir, inventar o asegurar recursos provenientes de actividades ilícitas.
2.4.1.3.2. Metodología
19
En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y
oportunos que permitan identificar plenamente los casos de clientes que
responden a tales perfiles, procedimientos de control y monitoreo más exigentes
respecto de las operaciones que realizan.
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III. OTROS INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS
MECANISMOS DE CONTROL
- Desarrollo Tecnológico
- Consolidación Electrónica de Operaciones
- Reportes externos e Internos
3.1.DESARROLLO TECNOLÓGICO
Como herramienta válida para ejercer total control sobre el lavado de activos
AGROBOLSA S.A. cuenta con un aplicativo que le permitirá dar total cumplimiento
a las disposiciones legales sobre el tema y en especial a las obligaciones
impuestas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Este control deberá
ser ejercido por el Oficial de Cumplimiento.
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efectuar un análisis de las operaciones inusuales o sospechosas, así como
reportar las mismas a las instancias correspondientes.
En los eventos en los cuales las autoridades con funciones de lucha contra el
LAFT, identifiquen de manera particular y soliciten por intermedio de la
Superintendencia Financiera de Colombia un monitoreo especial de ciertas
operaciones o clientes, la Compañía colaborará activamente suministrando toda
la información de la cual disponga de sus clientes y proveedores, a la autoridad
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que conforme a la ley compete su conocimiento, dicha labor será atendida por el
Oficial de Cumplimiento, quien con ayuda de las demás áreas que considere, dará
respuesta a dichos requerimientos dentro de los plazos estipulados por
autoridades competentes.
5.1.JUNTA DIRECTIVA
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j) Aprobar los criterios objetivos y estableciendo los procedimientos y las
instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones
sospechosas.
AGROBOLSA S.A. informará dentro de los cinco días siguientes a las respectivas
designaciones, al Grupo de Registro de la Superintendencia Financiera de
Colombia y a la UIAF, los nombres, y números de cédula de los funcionarios
designados. La Gerente de la Compañía reportará a la Superintendencia
Financiera de Colombia cualquier cambio.
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- La efectividad las medidas adoptadas para corregir las fallas en el
SARLAFT, así como de los mecanismos e instrumentos establecidos en
el presente Manual,
- Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva.
- Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de
control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis
Financiero – UIAF.
Auditor Externo:
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metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido
valor técnico.
Revisoría Fiscal:
De conformidad con lo señalado en el numeral 3o. del artículo 207 del Código de
Comercio, y de las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de
Colombia, corresponde a la Revisoría Fiscal velar por el cumplimiento de la ley,
por lo que a dicho órgano le compete establecer los mecanismos necesarios para
detectar incumplimientos en la función de prevenir el riesgo de LA/FT en la
Compañía y reportarlos a la Junta Directiva en forma trimestral, informe que debe
contener las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento
de las normas e instructivos sobre el SARLAFT.
Por su parte, las personas naturales autoras de tales actos y conductas quedan
sujetas a las responsabilidades civiles y penales en los términos previstos por la
ley.
a.- Responsabilidades
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Ningún funcionario de AGROBOLSA S.A. en el ejercicio de sus funciones podrá
vincular clientes sin haber diligenciado previamente la documentación prevista
para la vinculación de personas naturales o jurídicas, practicar la visita
reglamentaria y contar con la aprobación del Oficial de Cumplimiento. La
refrendación de la apertura con su firma es la garantía para la Compañía del
conocimiento del cliente y de que los documentos entregados corresponden a la
veracidad de la información. Así mismo que realizó la visita de conocimiento del
cliente, de sus instalaciones y de su actividad.
b.- Deberes
c. Facultades
Quien omita las normas establecidas por AGROBOLSA S.A. es responsable de tal
acción y en consecuencia se hará acreedor a las más drásticas sanciones, que
podrían llegar hasta la cancelación del contrato de trabajo.
De otra parte la Ley 365 de 1997, artículo 21 dispone que cuando los actos
violatorios recaigan sobre disposiciones contenidas en el Capitulo XVI de la
parte tercera del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero de Colombia, la
multa será de cincuenta millones de pesos ($50,000,000.00) ajustables, de
igual forma las multas serán sucesivas mientras subsista el incumplimiento
e independiente de las sanciones penales a que haya lugar.
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Esta suma se ajustará anualmente a partir de la vigencia del decreto 2920
de 1982, en el mismo sentido y porcentaje que varié el índice de precios al
consumidor que suministre el DANE. Las multas previstas en este artículo
podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se
aplicarán sin perjuicio de las sanciones penales previstas en el Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero.
NOTA:
Todos los demás funcionarios diferentes a los mencionados en el numeral 4.1, 4.2,
4.3, 4.4. y 4.5 tienen como responsabilidad primordial adoptar y cumplir las
normas y los procedimientos expuestos en este Manual así como los consagrados
en el Código de Conducta, además de proteger el buen nombre y la integridad de
la Compañía de ser usada como medio para el lavado de recursos obtenidos
ilícitamente.
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VII. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Acceso
Reserva
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- Las entidades y autoridades externas encargadas del tema de prevención del
lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Los órganos de control de la Compañía
- Los funcionarios de la entidad, según las obligaciones y responsabilidades que
deban llevar a cabo en materia de SARLAFT, de acuerdo con las funciones
establecidas para los mismos en el presente Manual.
El literal a. del numeral quinto del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero establece que pueden ser consideradas como prácticas inseguras, las
expuestas a continuación:
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IX.-PROHIBICIONES GENERALES
Anexo 1
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En este punto se establece quienes serán los expertos a participar en las
reuniones y/o talleres. Puede tratarse de expertos internos de la entidad;
especialmente tanto los directores de área, que por su posición poseen la visión
global del proceso sobre el cual se busca información, como las personas
directamente encargadas de llevar a cabo el proceso o las actividades que se van
a trabajar. También puede tratarse de expertos externos, como asesores,
miembros de organismos de supervisión y control, miembros de agremiaciones,
etc., que puedan aportar su experiencia en otras entidades o sectores.
Esta función puede ser desempeñada por el líder del tema dentro de la entidad, o
por asesores externos, quienes tienen como responsabilidad guiar el correcto
desarrollo de las reuniones y/o talleres.
- Consolidación de resultados
- Retroalimentación
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a. El Oficial de Cumplimiento, en conjunto con el área comercial de AGROBOLSA
S.A., llevarán a cabo por lo menos una vez al año la revisión de los diferentes
segmentos establecidos por la entidad.
Esto último significa, que si por ejemplo, no existe una diferencia relevante en el
riesgo de LA/FT para un producto en particular, como resultado de los canales de
distribución específicos utilizados para dicho producto, entonces no se llevará a
cabo una segmentación a nivel de canal de distribución.
Anexo 2
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- Clase de Ordenante y/o beneficiario normal de dichas operaciones.
En cualquiera de los dos casos, además de los reportes a que haya lugar, la
Compañía realizará un Due Diligence (Debida Diligencia) al respectivo cliente.
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Anexo 3
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3. Uso de documentación falsa. Solicitud y apertura de productos con
documentos de identidad y documentos de soporte falsos, con el fin de
utilizar los productos para actividades ilícitas.
19. Acceso a los remates, consignando en efectivo una suma para poder
participar, pero en realidad nunca se adquiere nada; cuando otra persona
se queda con el inmueble, el juzgado reintegra la suma consignada
mediante una orden que se convierte en un cheque que, a su vez, se recibe
sin mayor problema en cualquier banco, con el precedente que proviene de
una entidad oficial. Lo anterior es lo que se llama capital semilla con el fin
de dar legalidad a las actividades ilícitas.
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20. Camiones que andan sin carga por las carreteras del país en donde los
delincuentes usan camiones de carga para recorrer tramos largos a los
puertos o las fronteras casi vacíos, el ilícito es que luego se facturan
grandes cifras por transporte de mercancía y así legalizan su dinero.
Anexo 4
42
Los resultados de la medición deben darse a nivel individual; es decir, para cada
uno de los eventos de riesgo LA/FT identificados. Adicionalmente, estos
resultados se consolidarán, para obtener como resultado el perfil de riesgo
inherente, tanto en forma desagregada como consolidada, para cada factor de
riesgo y sus riesgos asociados.
Para efectuar la medición del impacto del riesgo de LA/FT se llevarán a cabo
reuniones y/o talleres de expertos, en donde serán los expertos quienes
determinen el impacto y la probabilidad cualitativa de los riesgos con base en la
segmentación e identificación realizada. AGROBOLSA S.A. podrá modificar esta
metodología una vez cuente con una base de datos estadísticamente aceptable
para determinar el impacto y la probabilidad de manera cuantitativa.
Las personas participantes de los talleres deberán reunir los requisitos que el
Oficial de Cumplimiento establezca, tales como antigüedad en la Compañía, nivel
de conocimiento del riesgo LA/FT, área y nivel jerárquico, etc.
Escala de Probabilidad:
Nivel Descripción
Indica una ocurrencia altamente probable sobre un determinado evento
Muy Alta de riesgo definido, es decir tiene más de un 90% de probabilidad de
que ocurra el evento.
Indica una ocurrencia bastante probable sobre un determinado evento
Alta de riesgo definido dentro de la identificación inicial, es decir, tiene una
probabilidad entre el 70% y el 90% de que ocurra este evento.
Indica una ocurrencia probable pero no tan cierta del evento del riesgo
Media
identificado.
Indica una ocurrencia poco probable pero no tan cierta del evento de
Baja
riesgo identificado.
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Muy Baja Indica una ocurrencia casi nula del evento de riesgo identificado.
Escala de Impacto:
Nivel Descripción
Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera
Muy Alto catastrófica frente a su reputación ante clientes y contrapartes,
entidades de control y frente al gremio.
Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera
grave, frente a su reputación, frente a las entidades de control o frente
Alto
al gremio, o por ser objeto de multas o sanciones, por ser un canal
directo para lavar activos o financiar el terrorismo.
Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera
moderada, es de decir la reputación para con sus clientes, entidades de
Medio control y el gremio, no se ve afectada de manera grave, por haber sido
un canal indirecto para lavar activos o financiar el terrorismo a través de
cualquiera de sus productos.
Bajo Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera
leve, la reputación frente a sus clientes, entidades de control y el
gremio, no se ve afectada debido a la presunción que podría llegar a
tener la entidad de ser utilizada para lavar activos o financiar el
terrorismo a través de cualquiera de sus productos.
Muy Bajo Indica un impacto casi inexistente ante sus clientes, contrapartes,
entidades de control y en general el gremio debido a la baja presunción
de que la entidad sea utilizada para lavar activos o financiar el
terrorismo.
Por lo tanto, cada uno de estos riesgo será calificado de acuerdo a su consecuencia
en los riesgos asociados (Operativo, legal, reputacional, contagio).
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Muy Alta
Alta
Probabilidad
Media
Baja
Muy Baja
Impacto
d) Cada uno de los niveles de los cuadrantes de la matriz anterior constituirá el nivel
del riesgo Inherente de cada uno de los segmentos designados para la entidad.
Anexo 5
Riesgo Inherente: Definido como el nivel de riesgo propio de cada una de los
factores de riesgo sin tener en cuenta los controles establecidos para mitigar los
riesgos identificados. Por lo cual dentro de la valuación realizada por cada una de las
áreas se determinará un posible impacto y una probabilidad de ocurrencia,
advirtiendo a los participantes que esta calificación debe ser concebida sin tener en
cuenta los controles actuales con los cuales que se cuentan.
Impacto Calificación
Muy Alto 5
Alto 4
Medio 3
Bajo 2
Muy Bajo 1
Punto
Probabilidad de Ocurrencia Límite Superior Límite Inferior
Medio
Muy Alta 100,00% 81,00% 90,50%
Alta 80,00% 61,00% 70,50%
Media 60,00% 41,00% 50,50%
Baja 40,00% 21,00% 30,50%
Muy Baja 20,00% 1,00% 10,50%
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Diseño: Atributo del control, que califica la relevancia del mismo, en aspectos como
la oportunidad del mismo, la no existencia de controles, la necesidad del mismo, la
superioridad del mismo frente a otras alternativas de control, el nivel de cobertura del
mismo, la regularidad en su aplicación, la experiencia y autoridad de los miembros
de la Compañía que lo diseñaron, etc.
Este atributo es evaluado usando una escala compuesta por cinco rangos
predefinidos. Esta escala es diseñada por el Comité de Expertos, el cual es el
misma para todos los productos o segmentos identificados.
Modelo de Escala
Diseño del Control
Modelo de Escala
Efectividad del control
De esta forma, se obtiene como resultado final la calificación del riesgo residual;
es decir, el riesgo de un evento de pérdida teniendo en cuenta los controles
existentes para mitigar o reducir dicho riesgo.
La revisión de los controles actuales se llevará a cabo de manera prioritaria para los
riesgos cuyo nivel residual se encuentre en Muy Alto y Alto y posteriormente para los
que se encuentren en Medio. Para estos riesgos se revisarán los controles actuales
para establecer una modificación o mejoría si hay lugar, se revisarán los controles
mencionados por los expertos en el taller y se evaluará su implementación y
documentación en los respectivos procesos.
De acuerdo con la clasificación efectuada para cada uno de los riesgos identificados
y medidos en cuanto a los riesgos asociados, el nivel residual de los mismos
corresponderá a la matriz de clasificación mostrada anteriormente.
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Anexo 6
Anexo 7
Indicadores de Gestión
52
Estos indicadores, corresponden a fórmulas que reflejen si el control de riesgos y los
planes de contingencia son adecuados o no.
Dicho de otra forma, son valores o fórmulas matemáticas que reflejen la evolución de
un evento de riesgo; es decir, de una situación que de presentarse, generaría
pérdidas para la Compañía.
53
Tarjeta de firmas.
Anexo 8
54
Metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas
- Tanto los indicadores de alerta, como las operaciones realizadas, deben ser
sistematizadas, de manera que automáticamente se puedan generar reportes
internos que adviertan sobre las características no normales de una operación
en particular, así como la generación automática de los reportes a las
autoridades competentes.
Anexo 9
56
Procedimiento General para el Conocimiento del Cliente
Dentro de los contratos que suscriba la Compañía con los clientes, como
parte de las obligaciones del cliente o usuario, se debe prever la obligación
de actualizar los datos que varíen, por lo menos anualmente, suministrando
la totalidad de los soportes documentales exigidos según el producto o
servicio de que se trate.
57
Para comenzar a realizar operaciones, el formulario
debe encontrarse completamente diligenciado.
Todas las variables del formulario que sean importantes para comparar a la
persona con el segmento al que pertenece y de esta forma generar
indicadores de alerta, deben proceder a ser sistematizadas. Será
responsabilidad del Oficial de Cumplimiento velar por que se mantengan las
bases de datos con la información de clientes, usuarios y proveedores,
permanentemente actualizadas y libres de errores.
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- Información de ingresos y egresos: Estados financieros auditados o
declaraciones tributaria
En los casos en que no sea posible tener los documentos originales o copia
de los mismos, y sólo se haya podido ver dichos documentos (como en el
caso de algunas actas o información confidencial del cliente o proveedor),
se debe dejar constancia de este hecho en la documentación del cliente o
proveedor, lo cual deberá tenerse en cuenta en la calificación del riesgo
LA/FT para dicha persona.
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6. Aprobación y vinculación definitiva del cliente o proveedor.
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Persona Persona
Descripción
Natural Jurídica
Nombre y apellidos completos o Razón Social.
Personas Nacionales: Número de identificación: NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de
identidad.
Personas Extranjeras: Número de identificación: Cédula de extranjería, pasaporte vigente
para titulares de visa de turista o visitante u otra clase de visa con vigencia inferior a tres
(3) meses, o carné expedido por la Dirección de Protocolo del Ministerio de Relaciones
Exteriores para titulares de Visas Preferenciales (diplomático, consular, de servicio, de
organismos internacionales o administrativo, según el caso, y de acuerdo con las normas
migratorias vigentes).
Nacionales turistas de los países miembros de la CAN. Número de identificación:
Documento de identificación válido y vigente en el país emisor con el cual ingresó a
Colombia.
Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de identificación.
Dirección y teléfono del representante.
Lugar y fecha de nacimiento.
Dirección y teléfono residencia.
Ocupación, oficio o profesión.
Descripción actividad: - Independiente, dependiente, cargo que ocupa.
- Actividad económica principal: comercial, industrial, agroindustria, servicios financieros,
etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU.
Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja si aplica.
Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe
como cliente.
Identificación de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del
5% del capital social, aporte o participación.
Tipo de empresa: privada, pública, mixta.
Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso.
Ingresos y egresos mensuales.
Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en actividades
diferentes a la principal.
Total activos y pasivos.
Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo.
Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera.
Firma y huella del solicitante.
Fecha de diligenciamiento.
En el caso dado de que la actividad del cliente potencial involucrara transacciones
en moneda extranjera, el formulario debe contener espacios para recolectar dicha
información:
Persona Persona
Descripción
Natural Jurídica
El tipo de operaciones en moneda extranjera que normalmente realiza.
Productos financieros que posea en moneda extranjera especificando como mínimo: Tipo
de producto, identificación del producto, entidad, monto, ciudad, país y moneda.
Los funcionarios de la entidad están obligados a seguir todos los pasos necesarios
para lograr la correcta identificación del cliente, aun cuando se trate de personas
“recomendadas”. Muchas veces, en estos casos, se tiene la tendencia a aceptar
la palabra y a omitir los controles. Adicionalmente, resulta conveniente conocer el
giro ordinario de los negocios del cliente y evaluar la frecuencia y volumen de sus
operaciones con la entidad.
62
Es importante, además que el área comercial obtenga una información razonable
acerca de la verdadera identidad de las personas en cuyo nombre se realiza una
transacción, en particular en el caso de compañías o fundaciones que no realizan
ninguna operación comercial o industrial en el país donde la oficina autorizada
tiene su domicilio.
Los comerciales, deben observar especial atención con los pagos recibidos a favor
de terceros cuando estas operaciones involucren importantes cantidades que se
originan en un cliente o grupo de clientes. Cuando duden acerca de que la
persona con la cual se realiza la operación sea el verdadero beneficiario, deben
dejar consignado por escrito la identidad de tal beneficiario con el soporte
documental respectivo.
PERSONA JURIDICA
64
actualización de la información reportada por el cliente o proveedor en el formato
de vinculación y de los anexos respectivos.
65
PROCESO: VINCULACION DE MANDANTES
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
Diligenciamiento de Formanto de
Entrevista no Presencial, a travès de
llamada por teléfono grabado
NO
Establecer el error y
Información
socilitar la corrección (a)
SI
Verificación de referencias y
confrontacion de datos (2)
SI
NO
Visita personal a instalaciones del
Información
mandante
Informes a:
Comerciales SI
Autoridades competentes Vinculación
Reporte
Gerente General Rechazada
Junta Directiva
NO
Vinculación a Agrobolsa
66
Anexo11
1. Reportes Internos
2. Reportes Externos
67
2.2. Control y Registro de Transacciones Individuales en Efectivo y Múltiples
Por regla general, salvo en casos en que el objeto del negocio lo amerite, existe la
prohibición para la totalidad de los funcionarios, de aceptar transacciones de
ingreso o retiro de dinero a la Compañía en efectivo por cualquier valor.
Una vez el Gerente tenga esta información podrá hacer uso de su facultad de
exonerar clientes, para tal fin debe informar mensualmente dentro de los primeros
cinco (5) del cada mes, esto es, clientes que adquieren o pierden su calidad de
exonerados, esta información será remitida en archivo plano a la UIAF vía E-mail
de acuerdo a lo indicado en la normatividad vigente. Los documentos soportes de
la exoneración deberán ser conservados en su oficina y copia del estudio deberá
ser remitida al Oficial de Cumplimiento.
El reporte deberá remitirse de manera individual por cada transacción que supere
los montos establecidos así: Los pagos, constitución de depósitos a término en
efectivo que sean o excedan de $10.000.000.oo, compra y venta de divisas en
efectivo en cuantía igual o superior a US$5.000.oo u otras divisas equivalentes a
dicha cuantía.
De igual forma se debe determinar las transacciones múltiples como una sola
operación, es decir aquellas que durante un mes calendario son realizadas por o
en beneficio de una misma persona, en una o varias oficinas, y que en su conjunto
igualen o superen la cuantía de $50.000.000.oo, US$50.000.oo o su equivalente
en otras monedas. Para hacer este reporte deberá tenerse en cuenta la estructura
y mentalidad del lavador de activos, como por ejemplo: Aquel que conociendo las
normas efectúa durante un mismo mes, depósitos en efectivo en sumas inferiores
a $9.500.000.oo que consolidadas suman $49.000.000.oo.
Son todos aquellos clientes que con el giro ordinario o normal de sus negocios y
con base en los procedimientos de conocimiento del cliente, se haya establecido
que realizan numerosas transacciones en efectivo, podrán ser excluidos del
diligenciamiento del formato individual previo el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
- Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados,
estableciéndose la relación causa efecto entre la actividad económica del
cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las
operaciones sujetas de registro. copia del estudio que soporte la existencia
de las condiciones de exoneración debe ser archivado por la entidad de
manera centralizada.
Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades de todos los clientes
exonerados del reporte de transacciones en efectivo.
Es función del Oficial de Cumplimiento velar por el envío de esta información. Los
criterios para definir este tipo de clientes son los siguientes:
Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente del corte del
trimestre, la Compañía debe suministrar a la Unidad de Información y Análisis
Financiero, en la respectiva proforma, la información relacionada con los usuarios de
los diferentes servicios que estén prestando o los productos que tengan constituidos
(activos o inactivos) , de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo VI del Capítulo XI
Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de
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la Financiación del Terrorismo, de la Circular Básica Jurídica de la
Superintendencia Financiera de Colombia.
Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades de los nuevos clientes
exonerados y de los que dejaron de serlo en el mes inmediatamente anterior. En
el evento en que no haya novedades que reportar, deberá indicarse tal situación
en los términos del respectivo instructivo.
Se exceptúan del reporte los productos constituidos directamente entre entidades
vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y aquellos constituidos
con el Banco de la República.
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Anexo 12
Procedimiento Capacitaciones
También los instruirá sobre los métodos que deben seguirse para el
reconocimiento de las operaciones inusuales, sin desconocer la forma como se
deben aplicar los procedimientos definidos en el presente Manual y en la
información sobre controles y obligaciones legales.
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Anexo 13
Formatos Utilizados
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