Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
QUITO, 19 DE MAYO
2016
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Alexis Javier Tacuri Silva, en calidad de autor del trabajo de Integración realizado
sobre: “Implementación del ‘Automatización de Solicitud de Viajes Nacionales en Binaria
Sistemas, sobre la plataforma Nintex Online y Sharepoint Online’, por parte de la
presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos
los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta obra, con fines
estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autores me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
ii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Yo, MAURO LEONARDO ROSAS LARA en calidad de tutor del trabajo integrador
AUTOMATIZACIÓN DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES EN BINARIA
SISTEMAS, SOBRE LA PLATAFORMA NINTEX ONLINE Y SHAREPOINT ONLINE,
elaborado por el estudiante ALEXIS JAVIER TACURI SILVA de la Carrera de
INGENIERIA INFORMATICA, Facultad de INGENIERIA EN CIENCIAS FISICAS Y
MATEMATICA de la Universidad Central del Ecuador, considero que el mismo reúne los
requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y en el campo
epistemológico, para ser sometido a la evaluación por parte del jurado examinador que
se designe, por lo que lo APRUEBO, a fin de que trabajo integrador sea habilitado para
continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del
Ecuador.
iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Mauro Leonardo Rosas Lara en calidad de tutor del trabajo de titulación
Automatización de Solicitud de Viajes Nacionales en Binaria Sistemas, sobre la
plataforma Nintex Online y Sharepoint Online, elaborado por el estudiante Alexis
Javier Tacuri Silva de la Carrera de Ingeniería Informática, Facultad de Ingeniería
Ciencias Físicas y Matemática de la Universidad Central del Ecuador, considero que
el mismo reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y en el
campo epistemológico, para ser sometido a la evaluación por parte del jurado
examinador que se designe, por lo que lo APRUEBO, a fin de que trabajo integrador
sea habilitado para continuar con el proceso de titulación determinado por la
Universidad Central del Ecuador.
iv
APROBACIÓN DE REVISORES
v
vi
CONTENIDO
…………………............... pág
vii
LISTA DE TABLAS
……………………………….pág
viii
LISTA DE FIGURAS
……………………………….pág
ix
FIGURA 28: ADMINISTRACIÓN DE LOS FLUJO DE NINTEX................................... 38
FIGURA 29: COMPONENTE DE DESARROLLO SOBRE NINTEX............................ 39
FIGURA 30. CONFIGURACIÓN DEL FLUJO DE PROCESO DE APROBACIÓN
VIAJES NACIONALES ............................................................................................... 41
FIGURA 31. VARIABLES DEL FLUJO DE PROCESO DE APROBACIÓN VIAJES
NACIONALES............................................................................................................. 41
FIGURA 32: FORMULARIO DE INICIO DE PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES
NACIONALES............................................................................................................. 42
FIGURA 33: CAMPO SELECCIÓN UNIDADES DE NEGOCIO .................................. 43
FIGURA 34: BLOQUE INICIO DE PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES
NACIONALES............................................................................................................. 44
FIGURA 35: BLOQUE 2 APROBACIÓN GERENTES DE UNIDAD. ........................... 47
FIGURA 36: BLOQUE 3 APROBACIÓN GERENCIA GENERAL Y GESTIÓN DE
VIÁTICOS ................................................................................................................... 48
FIGURA 37: FORMATO DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES ......................... 50
FIGURA 40: NOTIFICACIÓN DE TAREA PENDIENTE A GERENTE DE UNIDAD .... 52
FIGURA 41: FORMULARIO DE INICIO DE APROBACIÓN O RECHAZO (GERENTE
UNIDAD)..................................................................................................................... 52
FIGURA 42: FORMULARIO DE APROBACIÓN O RECHAZO (GERENTE UNIDAD) 53
FIGURA 43: NOTIFICACIÓN DE TAREA PENDIENTE A GERENTE GENERAL ....... 54
FIGURA 44: APROBACIÓN DE LA SOLICITUD VÍA CORREO ELECTRÓNICO ....... 54
FIGURA 45: NOTIFICACIÓN DE APROBACIÓN/RECHAZO A SOLICITANTE .......... 55
FIGURA 46: NOTIFICACIÓN RESERVA DE PASAJES ............................................. 55
FIGURA 47: NOTIFICACIÓN DE TAREA PENDIENTE GESTIÓN DE VIÁTICOS ...... 56
FIGURA 48: FORMULARIO DE INICIO DE GESTIÓN DE VIÁTICOS ........................ 56
FIGURA 49: FORMULARIO DE GESTIÓN DE VIÁTICOS.......................................... 57
FIGURA 50: NOTIFICACIÓN DE CONFIRMACIÓN DE VIÁTICOS ............................ 57
x
RESUMEN
xi
ABSTRACT
I CERTIFY that the above and foregoing is a true and correct translation of the original
document is Spanish.
xii
INTRODUCCION
1
Para la realización de la automatización se hará énfasis principalmente en dos
metodologías, la primera denominada BPM: RAD que servirá como apoyo para
realizar las mejoras del caso en el actual proceso, además para realizar el desarrollo
sobre la herramienta Nintex se buscará un apoyo en la metodología ágil Scrum ya
que esta es la que mejor se ajusta al tipo de proyecto que se va a desarrollar
El documento que describe la implementación del proceso automatizado está
compuesto principalmente por cuatro partes claramente definidas; la primera,
describe el marco teórico en el cual se ha basado la implementación del proyecto, en
este apartado se detalla las metodologías utilizadas y un estudio comparativo de las
herramientas que serán utilizadas para el desarrollo de la automatización. La
segunda parte, detalla el proceso actual para realizar solicitudes en la empresa,
también se formula una propuesta de mejoramiento del proceso con el que se busca
erradicar los problemas encontrados. La tercera parte, describe el desarrollo de la
automatización, explicando el flujo implementado por bloques para un mejor
entendimiento y en la última parte, se elabora una guía para entender el
funcionamiento del flujo pero desde la perspectiva de un usuario fin
ii
1. MARCO TEÓRICO
1
Unos de los aspectos muy importantes a la hora de elegir una metodología de
desarrollo, es pensar que los beneficiarios de la implementación siempre requieren
tener resultados rápidos y que tengan en un lapso pequeño de tiempo la funcionalidad
requerido
El siguiente cuadro comparativo, será utilizado para valorar numéricamente cuál de las
metodologías agiles planteadas es la más adecuada para desarrollar este tipo de
proyectos de automatización de procesos dentro de una organización. Para ello se
evaluara características de las metodologías agiles con puntuaciones que van del uno
(1) al diez (10), siendo 1 cuando la metodología no cubra la característica y 10 cuando
la cubra en su totalidad.
METODOLOGIAS
Características SCRUM XP RUP
Participación del cliente [3] 8 10 6
Entrega Incremental [3] 10 10 6
Planificación formal del proyecto 7 4 10
Adoptar el cambio [3] 9 10 7
Definición de Alcance del 6 5 10
proyecto
Documentación del proyecto 6 4 10
Total por Metodología 49 43 49
Tabla 2. Valoración de las metodologías ágiles
2
Metodologias de Desarrollo
12
10
8
6
4
2
0
SCRUM XP RUP
Hoy en día es muy común encontrar que las estructuras básicas de las organizaciones
se basen en la elaboración de procesos de negocio, que al ser realizadas generan
información que muchas de las ocasiones resulta ser de vital importancia para la
continuidad adecuada de una organización.
Para entender la importancia de los procesos dentro de una organización, primero hay
que entenderlos desde su definición, según Davenport [1] un proceso de negocio se lo
puede definir como:
Una vez entendido la esencia del significado de un proceso, podemos deducir que su
adecuado tratamiento y realización es muy importante para la continuidad de un
negocio, ya que mucha de la información que es vital para la organización depende del
adecuado tratamiento y realización de sus procesos. Es por eso que dichos procesos
deben ser gestionados de una manera adecuada para que de esta forma la
información que generan sea confiable.
3
Los procesos al tener una importancia casi vital en las organizaciones, deben ser
llevados y tratados de forma especial, es decir deben ser documentados siguiendo
metodologías especializadas en procesos y desarrollados son herramientas
adecuadas, ya que nos permite [2]:
La metodología BPM: RAD (rapid analysis & design para la modelización y diseño de
procesos orientados a tecnologías bpm), es una metodología desarrollada por el Club
– BPM, que tiene como objetivo modelizar y diseñar procesos de negocio, ya que su
enfoque principal es estimular el trabajo en equipo con los expertos de negocio
(usuarios), los analistas de procesos y analistas funcionales (sistemas).
La metodología BPM: RAD está compuesta por una serie de Fases, actividades y
tareas que ayudan a que el levantamiento de un proceso desde su documentación
hasta su automatización sea de manera adecuada y óptima para tener como resultado
procesos que generan un valor agregado al desarrollo de la empresa. Dichas fases se
resumen en el siguiente mapa conceptual.
4
Fases, Actividades y Tareas
En el siguiente mapa de concepto, se describe a modo de resumen cada etapa de la metodología BPM: RAD.
FASES
RESULTADOS TÉCNICAS
TÉCNICAS TÉCNICAS RESULTADOS RESULTADOS
Procesos de negocio Diseño de procesos
Estructuración de Modelo BPMN
identificados Identificación y Servicios Funcionales BPM
procesos
Diagrama de flujo con especificación de Requerimientos de Especificación y diseño Formularios.
Modelización de Flujos
Especificación de reglas
notación BPMN servicios funcionales negocio y de de formularios Especificación de
Especiación detallada (SOA) sistemas. Especificación de reglas notificaciones
de negocio
de procesos de negocio
5
Figura 3: Esquema General de la Metodología BPM: RAD
6
HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN
Características SHAREPOINT ALFRESCO IGLOO
Personalización de la interfaz 9 6 9
grafica
Sistema de gestión Documental 10 8 10
Centro de Búsqueda de 10 9 9
contenidos
Creación de Flujos de Trabajo 8 8 6
Soportado sobre varios Sistemas 5 8 9
Operativos
Soportado para móviles 8 8 10
Total por Herramienta 50 47 51
Tabla 3. Valoración numérica de las herramientas de colaboración
7
1.3.1 Sharepoint
Entre las principales características que brinda Sharepoint a sus usuarios están:
COMPARTIR
contenido con los
colaboradores de
la empresa
COLABORACIÓN DESCUBRIR
Compartir Motor de busqueda
contedinos mediante de contenidos y
creación de sitio colaboradores
SHAREPOINT
CREAR
MOVILIDAD
Añadir
Adaptación de sus
funcionalidades
sitios a plataformas
mediante desarrollo
móviles
en Visual Studio
INTEGRACIÓN
Conexión con
diversas soluciones
informáticas
8
OFFICE 365
Office 365, no solo brinda bondades proporcionada por la suite de Office sino que
también ofrece la implementación de potentes funcionalidades de productividad que
ayudan a los colaboradores de una organización a realizar un trabajo completo y
eficiente, los servicios que ofrece Office 365 son:
9
Para la elaboración del proyecto de automatización de procesos administrativos, se
utilizara la herramienta de colaboración Sharepoint Online, si bien es cierto las
funcionalidades que nos brinda a nivel de usuario final son prácticamente las mismas
en comparación con su versión on premise, ciertamente su administración y función
son lo son.
Nota: Un Servidor On Premise de Sharepoint, es una versión del producto que está
instalada sobre un servidor físico y su instalación, configuración y administración es
realizada por personas especialistas en la herramienta.
VERSIONES DE SHAREPOINT
Categoría On Premise Online
Costo de la Solución Compra de licencias, Suscripción anual a un
software complementario plan de Office 365
y mantenimiento de
software y hardware
Implementación y Soporte de TI para la Administración por parte
Mantenimiento de la implementación, gestión y de Microsoft y asegura
Infraestructura actualización de la granja que todas las
actualización estén
desplegadas.
Administración de Los servicios Opciones pre
opciones proporcionados depende configuradas y su
de las configuraciones administración es limitada.
realizadas en la
administración central
Almacenamiento Almacenamiento costoso, Almacenamiento barato,
Colecciones de sitios Colecciones de sitios
cuenta con más de 100 cuenta con más de 100
GB de almacenamiento. GB de almacenamiento.
Tabla 4. Características de las versiones de Sharepoint
10
1.4 Herramienta para el desarrollo de flujos de trabajo
HERRAMIENTAS DE
AUTOMATIZACIÓN
Características NINTEX K2 NINTEX
ON PREMISE ONLINE
Interfaz gráfica amigable para elaboración de 10 10 10
flujos de trabajo
Creación de formularios dinámicos 10 8 9
Aprobación de tareas desde correo 10 10 10
Adaptación de las tareas para móviles 10 10 9
Integración con otras aplicaciones 9 10 9
Seguimiento del flujo de trabajo 10 8 7
Creación de Reportes 8 10 8
Total por Herramienta 67 66 62
Tabla 5. Valoración numérica de las herramientas de automatización
11
Herramientas de Flujos de Trabajo
12
10
8
6
4
2
0
1.4.1 Nintex
Nintex cuenta con dos plataformas que nos permiten de manera íntegra y completa
desarrollar y gestionar los procesos de negocio que se deseen automatizar.
12
Nintex Workflow
Nintex Forms
Nintex Forms es una potente herramienta que nos permite editar formularios tanto
para las tareas que tengan una intervención humanos dentro del flujo desarrollado con
Nintex Workflows así como también para aplicaciones nativas de Sharepoint. Entre
sus principales características están:
13
2. PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONALES
Reducir costos que implican el uso de papel para este tipo de trámites.
14
Llevar de forma manual un proceso de este tipo dentro de una organización que
cuenta con una gran cantidad de colaboradores implica grandes problemas que
pueden afectar directamente con el crecimiento de la organización, entre los
principales inconvenientes que se quiere erradicar con la automatización de este
proceso están:
15
Proceso Actual de Solicitud de Viajes Nacionales
No. de Tarea Usuario Responsable Actividades Siguiente Tarea
1 Empleados de Binaria Sistemas Ingresar al portal de Binaria Sistemas y Bajar formato de Solicitud que 1
se encuentra en Excel
2 Empleados de Binaria Sistemas Imprimir Formato y llenar la Solicitud según lo requerido 2
3 Empleados de Binaria Sistemas Entregar Solicitud al responsable o Gerente de unidad a la que 3
pertenezca el solicitante
4 Gerente de Unidad Verificar los datos de la solicitud Datos Correctos ir a: 5
Datos Incorrectos ir a:
14
5 Gerente de Unidad Realizar la Aprobación o rechazo de la Solicitud Si Aprueba ir a: 6
Si Rechaza ir a: 14
6 Gerente de Unidad Verificar reglas de negocio Cumple Regla ir a: 8
La Solicitud debe ser realizada con una semana de anticipación,
caso contrario requiere aprobación de Gerencia General No cumple regla ir a: 7
Si el pasaje aéreo supera los 170 dólares, la solicitud debe ser
aprobada también por Gerencia General.
7 Gerente General Realizar la Aprobación o rechazo de la Solicitud Si Aprueba ir a: 8
Si Rechaza ir a: 14
8 Notificar a recepción que se debe realizar una reserva de pasajes, para 9
ellos se debe especificar
Nombre de Solicitante.
Cédula del Solicitante.
Día de salida.
Día de retorno.
Hora de preferencia para el viaje.
16
ACTUAL PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES NACIONAL BINARIA SISTEMAS
Empleado
Entregar Solicitud a Entregar a
Ingresar al portal de Imprimir Formato LLenar formato Entregar Solicitud a
Inicio de Proceso Gerente de la Recepción Datos
Binaria Sistema del Solicitud según lo indicado Administrativo para
Unidad para que realice
gestion de viaticos
reserva de pasajes
Informar a
Datos Correctos Solicitante que los
Verificar Datos NO Fin de Proceso
? Datos son
Incorrectos
SI
Aprobar Solicitud
Gerente de Unidad
SI
Solicitud
NO
Aprobada ?
SI
Verificar Reglas de
Cumple Reglas ?
Negocio
NO
SI
Aprobar Solicitud
Gerente General
Solicitud
Fin de Proceso NO
Aprobada ?
Recepción
Realizar Reserva de
Pasajes
Administrativo
Departamento
Notificar a usuario
Verificar Datos de
Gestionar Viáticos Viáticos Fin de proceso
Solicitud
Consignados
17
El tiempo estimado para completar todo el proceso de Solicitud de Viajes Nacionales desde la
realización de la solicitud hasta la gestión de viáticos actualmente es de 2 días
aproximadamente, esto debido a que se cuenta con varios problemas que serán solventados
con la mejora y automatización del proceso.
18
2.2 Mejora del proceso de Viajes Nacionales
19
2.2.1 Participantes
Para tener un modelo lo más preciso posible, es muy importante a más de identificar las
tareas que conforman el proceso, identificar cada uno de los roles que interviene en cada
etapa, para ello se identifica las tareas que realizan o que se le ha asignado a cada rol (Ver
Tabla 8).
Una vez identificado las tareas y los roles específicos del proceso a automatizar, el siguiente
paso a realizar es el modelo del proceso bajo la notación estándar BPMN, para realizar la
modelización del proceso se utilizó la herramienta para modelaje Microsoft Visio; cabe
mencionar que en este modelo se basará la automatización del proceso en la herramienta
para el desarrollo de flujos Nintex. Como se mencionó este modelo será una referencia
únicamente, ya que Nintex no es una herramienta BPM y no se puede implementar modelo
BPMN para una automatización
20
Empleado
Notificar a
Realizar Solicitud de Empleado inicio de
viaje Proceso
Notificar rechazo de
Identificar la unidad Solicitud
Aprobar Solicitud NO Solicitud a
de Negocio Aprobada ?
Empleado
Fin de Proceso
SI
Gerente de Unidad
Verificar días de
Veriificar Monto del
anticipación de la
pasaje aereo
Solicitud
Proceso de Solicitud de Viajes Nacionales
Monto Pasaje
> 750 y
Dias Anticipacion
<7?
SI
Notificar rechazo de
Solicitud
Gerente General
SI
NO
Recepción
Notificar soliditud
para reserva de
Pasajes
Fin de Corriente
Gestor de
Viáticos
Notificar a
Gestiornar Viaticos Solicitante los
viáticos gestionado
Fin de Proceso
Para comenzar con la etapa de implementación del proceso se debe describir a detalle
cada una de las tareas diagramadas con la metodología BPMN, es importante llegar a
un nivel de detalle bastante específico ya que a partir de esta descripción se basara
por completo el desarrollo del proceso con la herramienta de automatización Nintex.
22
El formulario que actualmente se utiliza para realizar las solicitudes de forma manual
es el siguiente:
23
Rol / Roles Actividad Descripción
Empleado de Binaria Notificar a Empleado En esta tarea se
Sistemas Inicio de Proceso (Tipo enviará una notificación
de Actividad: al Empleado que
Automática/ Correo realizó una solicitud de
Electrónico) viaje, en la cual se le
informa que su solicitud
ha sido iniciada.
Tabla 10. Actividad Notificación de inicio de proceso
24
Aprobar Solicitud Gerente de Unidad
Se debe configurar la
herramienta para que la
aprobación o rechazo la
puede realizar desde el
correo, mediante la
característica de lazy
approval que brinda
Nintex.
Se debe construir un
formulario desde el cual
también se pueda
realizar la aprobación o
rechazo de la solicitud.
Si la solicitud es
aprobada por el Gerente
de la unidad el flujo debe
continuar hacia la
verificación de las reglas
de negocio.
Si la solicitud es
rechazada debe
continuar el flujo hacia la
notificación de rechazo
de solicitud.
Tabla 12. Actividad aprobar solicitud
25
Notificación de Rechazo Gerencia de Unidad
Después de realizada la
notificación el flujo
termina.
Tabla 13. Actividad Notificación de Rechazo (Gerente Unidad de Negocios)
Reglas de Negocio
26
Rol / Roles Actividad Descripción
Gerente de Unidad Verificar Monto del Pasaje En esta tarea el sistema
Aéreo (Tipo de Actividad: deberá verificar de forma
automática ) automática que si el valor
del pasaje aéreo
sobrepasa o no los 170
dólares.
Si el valor sobrepasa a
170, la solicitud deberá ser
aprobada por la Gerencia
general.
Si el valor No sobrepasa
los 170, el flujo continúa
hacia los roles de
recepción y gestión de
viáticos.
Gerente de Unidad Verificar días de Esta tarea debe de forma
anticipación de la solicitud automática verificar, si los
(Tipo de Actividad: días desde la fecha de
automática) solicitud hasta la fecha de
Ida es mayor o no a 7 días
naturales.
En estas tareas (Ver Tabla 14) es importante tener en cuenta que basta con que una
de estas reglas no se cumpla para que la solicitud pase a la aprobación de la gerencia
general.
27
Aprobar Solicitud Gerencia General
Si la Solicitud fue
rechazada por la Gerencia
General, el flujo continúa
hacia la notificación de
rechazo.
Tabla 15. Actividad Aprobar Solicitud Gerencia General
28
Notificación de rechazo Gerente General
29
Nombre
Solicitante
Cédula.
Fecha de ida
Fecha de
Retorno
Hora de
Preferencia para
el viaje
Después de la
notificación la corriente
del camino termina.
Gestión de viáticos
La gestión de los
viáticos será realizada
de dos formas, la
primera ingresando al
portal de Sharepoint
de Binaria Sistemas
donde mediante un
formulario gestionará
los viáticos
solicitados., la
segunda mediante el
correo electrónico.
30
Notificación Viáticos Gestionados
31
3. DESARROLLO
Como se lo venía mencionando desde la parte del marco teórico de este documento,
la automatización del proceso de solicitud de viajes nacionales, será implementada
sobre la plataforma de colaboración Sharepoint Online, Nintex Forms y Nintex
Workflow.
32
Figura 21. Inicio de proceso de Viajes Nacionales
Nota: la personalización para incluir la opción denominada “Formulario de Viajes
Nacionales” fue realizada con la ayuda de la herramienta Sharepoint Designer, la cual
permite la administración de una colección de sitios de Sharepoint.
33
3.1 Configuración de la herramienta de colaboración Sharepoint
Hay que hacer una mención especial al campo denominado “Unidad de Negocios”,
que si bien es cierto se especificó como una línea de texto visualmente en el
formulario de la solicitud se visualizará como un campo de elección el cual estará
conectado a una lista de Sharepoint denominado Gerencias (Ver Figura 32).
35
Figura 24: Vista de la Lista: Gerencias
Figura 25: Lista de Viajes Nacionales dentro del sitio de Binaria Sistemas
36
Dentro de la lista agregada al sitio de Sharepoint se han creado dos vistas como se
describe a continuación:
Todos los Elementos: es de tipo público eso quiere decir que todos los
usuarios podrán ver los elementos que contiene esta vista, pero se realizó un
filtro el cual permite que sólo se visualice las solicitudes que han sido hechas
por el usuario que ha iniciado sesión.
Se puede ver que en las vistas creadas (Ver figura 26) solo se puede observar ciertos
campos y no todos los que han sido creados, esto se debe a que un usuario con
permisos de administración sobre la lista, puede decidir que campos serán
presentados para cada vista, esto no quiere decir que los demás campos no contienen
información, de hecho almacenan información pero no se los puede visualizar con la
actual configuración de la vista.
37
Cada solicitud para viajes nacionales se los va a ir almacenando en la lista de
Sharepoint denominada “Viajes Nacionales”, tomando esto como referencia el flujo
desarrollado sobre Nintex Workflow estará almacenada en la lista mencionada, esto
con la finalidad de permitir que el flujo interactúe con los datos que almacena la lista.
Para crear flujos nuevos o administrar los ya existentes, dentro de la lista nos dirigimos
hasta la opción de Nintex Workflow (Ver figura 27); dentro de la plataforma de Nintex
podremos visualizar todos los flujos que han sido creados en la herramienta, en el
caso particular de la librería de Viajes Nacionales se ha creado el flujo denominada
“Proceso de Aprobación Viajes Nacionales” (Ver figura 28).
La pantalla para la administración de flujos de Nintex (Ver Figura 28) nos brinda cierta
información general.
Nombre del Flujo. – Nombre que se le ha dado a cada flujo creado, dentro de
una aplicación podemos crear tantos flujos como necesitemos.
Tipo de Flujo. – los flujos pueden ser creado no solo para listas de Sharepoint,
sino también para otras aplicaciones nativas de la herramienta como librerías
38
documentales. Para el caso en particular de los viajes Nacionales, el tipo de
flujo creado es para una lista.
Ultima Medicación. – Es la fecha y hora en la que se realizó por última vez
una modificación al flujo.
Última versión Publicada. – Nintex, al permitir tener varias flujos sobre una
misma lista, lo que nos ofrece es tener varias versiones de un mismo proceso,
con esta opción podemos ver a simple vista cuál de todas las versiones creada
para un mismo proceso es la que está actualmente publicada y disponible para
los usuarios.
Modificado por. – nos indica el nombre de la persona que realizo la última
modificación al flujo.
Ubicación del Workflow. – Los flujos pueden ser creados para varias
aplicaciones, esta opción nos permite ver en que aplicación está almacenado el
flujo, para el caso del flujo de viajes nacionales podemos ver que se encuentra
en la lista denominada “Viajes Nacionales”
Para ingresar al flujo que se desea administrar, presionamos sobre el nombre del
mismo y se desplegara la pantalla para el desarrollo de flujos con Nintex (Ver
figura 29)
39
pueda probarlas sino hasta cuando el desarrollador decida
publicarlas para su uso masivo.
c. Nuevo (New). – nos permite abrir una nueva plantilla para crear un
nuevo flujo.
d. Abrir (Open). – abrirá una pantalla con los flujos que se encuentren
creados con Nintex, con la finalidad de abrir alguno de ellos.
40
Figura 30. Configuración del flujo de Proceso de Aprobación Viajes Nacionales
41
Figura 32: Formulario de Inicio de Proceso de Solicitud de Viajes Nacionales
El formulario de la Figura 32, está constituido por dos secciones que se explica a
continuación:
1. Datos Personales y del Viajes. – En esta parte del formulario el usuario debe
ingresar toda la información relacionada con su identidad y con el detalle del
viaje a realizar, dentro de los campos que corresponden a esta parte del
formulario están:
42
h. Unidad de Negocio: El usuario debe escoger la unidad de negocios a
la que pertenece, este campo muestra seis opciones que son todas las
áreas de negocio que tiene Binaria Sistemas, el formulario está
consumiendo datos desde la lista denominada “Gerencias” y los
muestra como un campo de elección (Ver Figura 33).
43
Figura 34: Bloque Inicio de Proceso de Solicitud de Viajes Nacionales
44
2. Basándose en la elección de la Unidad de Negocios que escogió el
usuario, se realiza una consulta a las lista “Gerencias” (Ver Figura
24), esta consulta nos ayuda a determinar cuál va a ser el
responsable de realizar la primera aprobación de la solicitud.
Éste bloque continua después de la acción “Actualizar Estado” del bloque 1 (Ver figura
34), está compuesto por nueve acciones en las cuales ya se incluye tareas que deben
ser realizadas por usuarios de la organización (Ver Figura 35).
El bloque 2 del proceso de Solicitud de Viajes Nacionales, se puede resumir con los
siguientes pasos:
46
Figura 35: Bloque 2 Aprobación Gerentes de Unidad.
El bloque 3 del proceso de Solicitud de Viajes Nacionales, se puede resumir con los
siguientes pasos:
1) Después de realizar la notificación al solicitante informándole que su solicitud
ha sido aprobada, se realiza varias acciones en paralelo, por una de las líneas
del flujo se notifica recepción que se debe realizar una reserva de pasajes
aéreos con los datos que se envían en el contenido del correo.
La otra línea del flujo se encarga de realizar la gestión de los viáticos, para ello
se realiza una notificación de tarea pendiente al encargado de gestionar los
viáticos en el departamento administrativo del Binaria Sistemas, este deberá
realizar la tarea bajo la misma lógica explicada en el Paso 1 del Bloque 2.
47
4) Si la Solicitud de Viaje es rechazada desde gerencia General, se notifica el
rechazo de la misma al usuario Solicitante, se actualiza el estado del proceso a
“Rechazado de Gerencia General” y termina el proceso.
48
4. FUNCIONAMIENTO
Problemas Identificados
49
Figura 37: Formato de Solicitud de Viajes Nacionales
Problemas Identificados
50
Figura 38: Actualización de la lista de Viajes Nacionales
3. El solicitante recibe una notificación que informa el inicio del proceso (Ver
Figura 39).
Problemas Identificados
51
Enlace para ingresar a realizar
la tarea asignada.
52
Figura 42: Formulario de Aprobación o Rechazo (Gerente Unidad)
5. La tarea llega hacia gerencia general (Ver Figura 43), ya que no cumple
con una de las reglas de negocio.
Problemas Identificados
La verificación de que la solicitud debe ser realizada con una
semana de anticipación y que el pasaje aéreo no debe superar los
170 dólares, es de forma manual.
Los encargados de realizar las aprobaciones o rechazos de las
solicitudes, deben estar presentes en la empresa para realizar esta
tarea. Ya que se trata de un documento físico que debe ser firmado.
Solución
El flujo automatizado con Nintex, realiza la verificación de las reglas de
negocio de forma automática, adicionalmente al tener configurado Lazy
Approval (Ver Figura 44) el usuario aprobador puede realizar la tarea sin
necesidad de estar en la empresa, basta con responder el mail de
notificación.
53
Figura 43: Notificación de tarea pendiente a Gerente General
Problemas Identificados
54
Como vemos en la figura x, el problema descrito es solventado mediante la
notificación al Solicitante vía correo electrónico, informándole cual es la
decisión que ha sido tomada.
Problemas Identificados
55
Solución
Como vemos en la Figura 47, las notificaciones llegan a los correos de los
responsables de la tarea de forma automática, además con toda la
información del proceso para que pueda realizar la aprobación desde el
mismo correo mediante la funcionalidad de Lazy Approval que nos brinda
Nintex.
56
Figura 49: Formulario de Gestión de Viáticos
57
CONCLUSIONES
Se identificó el proceso actual de solicitud de viajes nacionales (Ver Figura 7), que
sirvió de base para el modelo mejorado del proceso (Ver Figura 8).
58
RECOMENDACIONES
59
CITAS BIBLIOGRÁFICAS
60
BIBLIOGRAFÍA
5. VAN HEE, Kees; VAN DER AALST, Wil (2000): Workflow Management. Models,
Methods and Systems.
61
ANEXOS
62
ANEXO A
Preparado para:
BINARIA SISTEMAS
21/03/2016
Versión 1.0
Preparado por:
Alexis Tacuri Silva
63
Objetivos
Automatizar el proceso de Solicitud de Viajes Nacionales en Binaria Sistemas.
Brindar a Binara Sistemas a los colaboradores de la organización un proceso
completamente funcional sobre la plataforma Nintex Onlines y Sharepoint Online.
Reducir el gasto de papel con la utilización de la plataforma Sharepoint para almacenar
las solicitudes.
Antecedentes
El cliente, al momento, cuenta con una infraestructura de Office 365, sobre la cual tiene
implementada diversas soluciones en su intranet, su interés es realizar la automatización del
proceso de solicitud de Viajes Nacionales, dicho proceso actualmente es realizado de forma
completamente manual.
Visionamiento
El objetivo de esta fase es obtener una visión del proyecto compartida, comunicada, entendida
y alineada con los objetivos del negocio. Además identificar los beneficios, requerimientos
funcionales, sus alcances y restricciones; y los riesgos inherentes al proceso.
Para lograr este objetivo se utilizará la metodología BPM:RAD con el fin de mejorar el proceso
actual y tener un mayor manejo y detalle en la posterior automatización sobre las herramientas
Sharepoint y Nintex Online.
Alcance
Sobre la ejecución de la implementación de la automatización de la solicitud de viajes
nacionales se realizará lo siguiente:
64
o La información que genere las solicitudes realizadas, será almacenado en una
lista personalizada de Sharepoint, esta lista tendrá el nombre de “Viajes
Nacionales” y deberá contener los siguientes campos.
o La lista contendrá una vista, la cual mostrará únicamente las solicitudes realizadas por
el usuario que se haya autenticado en el portal.
o Dentro del portal de Binaria Sistemas, también se creará otra lista personalizada
denominada “Gerencias”, y esta almacenará el nombre de todas las áreas de las que
está compuesta la organización y el nombre del Gerente de cada área.
o Para iniciar una nueva solicitud se deberá implementar un formulario que debe basarse
en el siguiente formato.
o El formulario debe ser mostrado como inicio de proceso, y este inicio de proceso
será realizado desde la opción “Talento Humano’, que se encuentra como una
las opciones del menú de la intranet de Binaria Sistemas.
Limitaciones
la implementación del proceso será realizado directamente sobre la intranet de
Binaria, con la finalidad de cumplir el proyecto en el corto lapso de tiempo
planteado.
Binaria Sistemas proveerá de cuentas de administración y conexión sobre Office 365, para
el correcto desarrollo del proyecto
67
No se incluye la migración de LOOK & FEEL, Branding o cualquier personalización sobre
el aspecto visual, sobre SharePoint Online.
La coordinación de los horarios y fechas para la ejecución del proyecto serán acordadas
en conjunto
Entregables
Como parte fundamental de este proyecto, durante el avance del mismo se irán entregando los
siguientes documentos los cuales deberán ser aprobados por el Cliente en un plazo máximo no
mayor a 1 días (En caso de no recibir ninguna observación pasado este plazo el documento será
considerado como Aprobado por parte del cliente).
Jorge Carvajal
BINARIA SISTEMAS
jcarvajal@binaria.com.ec
69
70