Reunion Es Skype Empres Ari All Ync

SKYPE EMPRESARIAL O LYNC
MANUAL DE USUARIO
REUNIONES
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REUNIONES EN SKYPE EMPRESARIAL O LYNC
1. Configurar una reunión con Skype Empresarial
1.1. Configuración de reunión
Primeramente inicie sesión en la aplicación que

encuentra disponible desde el portal de Office 365
UTPL (miportal.utpl.edu.ec), para lo cual previamente
debes haber ingresado a tu cuenta de correo con tus
credenciales (Usuario y contraseña).
a. Para configurar una reunión según fecha, hacer

clic en la pestaña Calendario. En la nueva ventana
en la esquina superior izquierda, hacer clic en
Nuevo, luego se mostrará el formulario para
llenar la información.
Figura 1.1-1. Pestaña de Calendario.
b. Para configurar una reunión según las personas

que desee invitar, ir a la derecha en la opción
Contactos, hacer clic en el símbolo . En la nueva
ventana, seleccione el o los contactos a añadir a
la reunión de Mis Contactos o Directorio, luego en
el nombre de la persona o el grupo seleccionado,
hacer clic en el símbolo . Finalmente clic en
Aceptar.
Figura 1.1-2. Proceso para agregar contactos a la reunión.
c. Hacer clic en Reunión de Skype y luego clic en

Agregar reunión de Skype.
Figura 1.1-3. Crear reunión de Skype.
Sugerencia Para buscar un horario

adecuado para todos los asistentes, hacer clic
en Asistente para programación de la parte superior
de la ventana de reunión.
Figura 1.1-4. Asistente para programación.
Figura 1.1-5. Vista de Asistente para programación.
d. Para finalizar hacer clic en Enviar. De esta manera

se enviará un correo electrónico a todos los
participantes de la reunión con el enlace Unirse a
la conferencia en línea, al que puede acceder a la
Reunión de Skype.
e. Existe la opción Unirse a reunión de Skype, al hacer

clic se genera el enlace https://meet.lync.com/
utpl y redirecciona automáticamente a
Skype empresarial para iniciar la llamada.
Figura 1.1-6. Unirse a reunión de Skype.
Figura 1.1-7. Iniciando llamada.
f. En caso de que no disponga de Skype empresarial,

podrá acceder a la reunión vía web, donde se
desplegará una pantalla en el navegador y solicitará
descargar un plugin o complemento hacer clic en
Complemento de la aplicación web de Skype
empresarial.
Figura 1.1-8. Descargar Complemento.
g. El complemento se descarga en la carpeta Descargas de

su computador, acceda a ella y hacer doble clic sobre el
complemento para su instalación.
Figura 1.1-9. Complemento descargado.
h. Una vez finalizada la instalación, hacer clic en

Unirse a la reunión en la pantalla del
navegador. Luego le solicitará que ingrese su
nombre de invitado y finalmente hacer clic en
Unirse a la reunión.
Figura 1.1-10. Unirse a la reunión vía web.
1.2. Configuración de reunión en Outlook
Primeramente se debe tener configurada en Outlook

la cuenta de correo UTPL, luego realizar las siguientes
acciones:
a. Abra Outlook, luego ir a Calendario, que está

ubicado en la parte inferior izquierda.
Figura 1.2-1. Opción Calendario.
b. En la pestaña Inicio, en la opción Nuevos elementos,

se despliega la opción Reunión de Skype hacer clic
sobre dicha opción.
NOTA: Si tiene más de una cuenta configurada en

Outlook seleccione el calendario correspondiente a la
cuenta que desea agregar la reunión y asegúrese de
haber ingresado con las credenciales correspondientes
(Usuario y contraseña) con esa misma cuenta en Skype
empresarial.
Figura 1.2-2. Calendario en Outlook.
c. En la nueva ventana, configure la reunión llenando

la siguiente información:
1. En el cuadro Para, escriba la dirección de

correo electrónico de cada persona a la que va
a invitar, separadas por punto y coma. Como
otra opción para añadir contactos a la reunión,
hacer clic sobre la opción Para, se mostrará una
lista de usuarios donde se puede buscar por
nombre y seleccionar, luego clic en Aceptar.
2. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para

la reunión.
3. Seleccione una hora de inicio y una hora de

finalización.
4. Puede personalizar el mensaje que se va a

enviar mediante correo electrónico.
5. Finalmente, hacer clic en Enviar. De esta

manera se enviará un correo electrónico a
todos los participantes de la reunión con el
enlace Unirse a la conferencia en línea.
Sugerencia: Para buscar una hora adecuada para

todos los asistentes, hacer clic en Asistente
para programación, en la cinta Mostrar de la
pestaña Reunión.
Figura 1.2-3. Llenar información de reunión.
2. Compartir el escritorio o un programa en Skype

empresarial
Puede mostrar todo el escritorio o solo un programa a o

los participantes de una reunión, llamada o conversación
de mensajería instantánea (MI), en Skype empresarial.
Tenga en cuenta que tiene que ser un moderador de una

reunión de Skype empresarial para compartir la pantalla. Si
la opción está atenuada, pídale a uno de los moderadores
que le proporcione acceso de presentador.
· Comparta el escritorio cuando tenga que cambiar

entre programas o trabajar con archivos de diferentes
programas.
· Comparta un programa cuando tenga que presentar

determinados programas o archivos y no desee que las
demás personas vean nada más de su PC.
2.1. Compartir el escritorio o programa
a. En la parte inferior de la ventana de la conversación,

seleccione el icono de la presentación (Moderar).
Para compartir el contenido del escritorio, hacer
clic en Presentar Escritorio.
Figura 2.1-1. Proceso para presentar escritorio.
b. En la nueva ventana se mostrará el escritorio de

manera estática. Para que los participantes puedan
ver todo el contenido de la pantalla mientras el
presentador navega por la misma, debe hacer
clic en Moderar, se presentará un mensaje de
advertencia y si usted está de acuerdo hacer clic
en Aceptar.
Figura 2.1-2. Resultado de presentar escritorio.
Importante: Cuando comparte el escritorio, todos

los participantes de la reunión pueden ver sus
programas, archivos y notificaciones. Si tiene
información confidencial o archivos que no quiere
que vean, ciérrelos o elija el uso compartido de
programas.
c. Para compartir uno o varios programas o archivos,

hacer clic en Moderar Programas.
Figura 2.1-3. Proceso para Moderar programas.
d. En la nueva ventana que se presenta, seleccione el

programa o archivo específico. Luego hacer clic
en Moderar. Se presentará un mensaje de
advertencia, hacer clic en Aceptar.
Figura 2.1-4. Resultado de Moderar programas.
e. En la barra de herramientas de uso compartido, en

la parte superior de la pantalla, utilice una de estas
opciones:
1. Hacer clic en Ceder el control para compartir

el control del escritorio o del programa,
seleccionando uno de los participantes, o uno
de los participantes puede Solicitar control.
Hacer clic en el alfiler azul para ocultar la

2. barra de herramientas y tener más espacio.
Para mostrar la barra de herramientas,
mueva el ratón a la parte superior de la
pantalla.
3. Cuando aparezca la barra de herramientas de

uso compartido, utilice cualquiera de los
controles que necesite o vuelva a hacer clic en
el alfiler para mantener la barra de
herramientas visible.
f. Para terminar la presentación, hacer clic en la barra

Dejar de presentar, ubicada en la parte superior de
la pantalla, o hacer clic en Detener la presentación
de la ventana principal de llamada.
Nota: Mientras está compartiendo, el estado

de Lync cambia a Presentando y dejará de
recibir mensajes instantáneos o llamadas.
2.2. Ceder y tomar el control de una sesión compartida
Si desea que otro participante de la reunión cambie un

archivo, le ayude a hacer una presentación o muestre
algo, puede otorgar el control a dicha persona. Ambos
tendrán el control del uso compartido, que usted podrá
recuperar en cualquier momento.
a. En la barra de herramientas de uso compartido,

hacer clic en Ceder el control.
b. Seleccione el nombre de la persona a quien desea

ceder el control.
NOTA: Skype empresarial le envía una notificación

a dicha persona para hacerle saber que están
compartiendo el control.
c. Para recuperar el control, vuelva a hacer clic en

Ceder el control y después, hacer clic en Recuperar
el control o presione las teclas Ctrl+Alt+espacio.
Sugerencia: Puede permitir que otras personas

tomen automáticamente el control de la sesión
compartida en cualquier momento haciendo clic en
la opción Proporcionar el control automáticamente
en la barra de herramientas de uso compartido.
3. Realizar y recibir una llamada de audio con Skype

Empresarial
Puede realizar y recibir llamadas con Skype Empresarial,

como en un teléfono tradicional con usuarios de su empresa
o usuarios externos de Skype. Solo necesita que su equipo
tenga altavoces y micrófono o unos auriculares conectados
al equipo.
3.1. Realizar una llamada individual
a. En la ventana principal de Skype Empresarial, busque

un contacto de su lista de contactos, o escriba el
nombre de una persona en el cuadro de búsqueda.
Ver Figura 3.1-1
b. Mantenga el cursor sobre la imagen del contacto en

la Lista de contactos y hacer clic en el botón Llamar
a (Contacto). Ver Figura 3.1-2.
Figura 3.1-1. Búsqueda de contacto.
Figura 3.1-2. Opción de llamada a contacto.
c. Aparecerá una nueva ventana en donde muestra

que está realizando la llamada a su contacto.
3.2. Realizar una llamada grupal
Para realizar una llamada a varios contactos, es

necesario tener previamente creado un grupo o grupos
de contactos. Luego realizar lo siguiente:
a. Ubicarse sobre el grupo y hacer clic derecho,

seleccionar la opción Iniciar una llamada de
conferencia luego Llamada de Skype
Figura 3.2-1. Realizar llamada grupal.
b. Aparecerá una nueva ventana realizando la llamada

a los contactos del grupo.
c. Cuando se acepte la llamada, use los controles de

audio para activar o desactivar el audio.
Figura 3.2-2. Opción para desactivar audio.
d. También puede realizar el envío de mensajes, hacer clic

en MI (Mensajería instantánea), escribe el mensaje y
presiona la tecla Enter para enviar el mensaje o hacer clic
en Enviar .
Figura 3.2-3. Envío de mensajes durante una llamada.
3.3. Responder a una llamada
a. Cuando alguien le llame, aparecerá una alerta en la

pantalla. Siga uno de estos pasos:
1. Para responder a la llamada, hacer clic en

cualquier parte del área de la fotografía.
2. Para responder con un mensaje instantáneo

en lugar de con audio, hacer clic en Opciones
y luego, otro clic en Respuesta de mensajería
instantánea.
3. Para rechazar la llamada, hacer clic en Ignorar.

Se cerrará la ventana de llamada
4. Para rechazar la llamada y evitar otras llamadas,

hacer clic en Opciones y, a continuación, clic en
Establecer en No molestar. No podrá recibir
llamadas hasta cambiar de estado.
Figura 3.3-1. Opciones de respuesta de llamada
3.4. Controles de llamada de audio
a. Apunte al icono de teléfono (Controles de llamada)

situado en la parte inferior de la ventana de
conversación para obtener acceso a los controles
y a continuación, realice uno de los procedimientos
siguientes:
1. Para poner la llamada en espera, hacer clic en

Retener la llamada.
2. Para reanudar la llamada en espera, hacer clic

en Reanudar llamada.
3. Para cambiar el dispositivo de audio, hacer

clic en la pestaña Dispositivos y allí seleccione
el dispositivo que desee utilizar.
Figura 3.4-1. Controles de llamada de audio.
b. Para finalizar la llamada, hacer clic en Colgar o

presionar al mismo tiempo las teclas Ctrl+Enter.
Figura 3.4-2. Finalizar llamada de audio.
4. Realizar o recibir una videollamada de Skype empresarial
Si su cuenta está habilitada para videollamada, podrá realizar

videollamada cara a cara con sus contactos. Lo único que
necesitará es una cámara con altavoces y el micrófono de
su PC. También puede usar auriculares si su PC no dispone
de dispositivos de audio integrados.
4.1. Iniciar una videollamada
a. En la ventana principal de Skype Empresarial,

busque un contacto de su lista de contactos, o
escriba el nombre de una persona en el cuadro de
búsqueda. Ver Figura 4.1-1
b. Mantenga el cursor sobre la imagen del contacto

en la Lista de contactos y hacer clic en el icono de
video (Iniciar una videollamada a Contacto). Ver
Figura 4.1-2.
Figura 4.1-1. Búsqueda de contacto.
Figura 4.1-2. Opción de videollamada a contacto.
c. Aparecerá una alerta en la pantalla de su contacto

que podrá usar para aceptar o rechazar la solicitud.
1. Si se acepta la videollamada, la ventana de la

conversación se ampliará para mostrar el vídeo.
Figura 4.1-3. Ventana de videollamada
2. Use las vistas y los controles como, por ejemplo:

detener o iniciar video, silenciar o reactivar
audio, retener o reanudar llamada, etc. según

sea necesario.
Figura 4.1-4. Controles de videollamada.
d. En cualquier momento puede hacer cualquiera de

las siguientes acciones:
1. Iniciar una conversación mediante mensajería

instantánea (MI), también se puede realizar
envío de archivos en la opción Agregar datos
adjuntos… (documentos, imágenes, etc.),
Notas compartidas…(compartir archivos de
OneNote), en la opción Más… puede iniciar
una pizarra(parecido a paint), un sondeo (tipo
encuesta) y preguntas y respuestas (tipo chat)
Figura 4.1-5. Acciones que se puede realizar en
Videollamada en Opción Más...
2. El video llamado o conferencia que esté

realizando puede grabarla mediante la opción
Iniciar Grabación, hacer clic en el ícono (…)
para iniciar. En la parte superior observe el
tiempo de grabación, en la parte inferior los
controles de pausar y detener la grabación. El
video grabado se descarga en Videos en la
carpeta Grabaciones de Lync de su computador.
Figura 4.1-6. Grabar Video llamada
Nota: Skype empresarial le envía

una notificación que la grabación ha
iniciado.
3. Para finalizar todo el video, seleccione el
icono de la cámara y hacer clic en Detener mi
video. Este procedimiento no afecta al audio.
4. Seleccionar la opción Moderar (Presentar

escritorio,Moderar programas,etc.).Para mayor
detalle ver sección 2 (Compartir el escritorio o
un programa en Skype empresarial).
5. Para finalizar la llamada, cierre la ventana o

hacer clic en el botón de finalizar llamada.
Para mayor detalle, ver Figura 4.1-6.
Figura 4.1-6. Acciones que se puede realizar en Videollamada.
4.2. Responder a una videollamada
a. Cuando recibe una llamada, aparecerá una alerta

en la pantalla. Siga uno de estos pasos:
1. Para responder a la llamada, hacer clic en

cualquier parte del área de la fotografía.
2. Para rechazar la llamada, hacer clic en Ignorar.

Se cerrará la ventana de llamada
3. Para responder con un mensaje instantáneo
en lugar de con audio o video, hacer clic
en Opciones y luego clic en Respuesta de
mensajería instantánea.
4. Para responder a la llamada solo con audio,

hacer clic en Opciones y luego clic en
Responder solo con audio.
5. Para rechazar la llamada y evitar otras llamadas,

hacer clic en Opciones y luego clic en Establecer
en No molestar. No podrá recibir llamadas
hasta cambiar de estado.
Figura 4.2-1. Opciones para responder a una videollamada.

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REUNIONES EN SKYPE EMPRESARIAL O LYNC

1. Configurar una reunión con Skype Empresarial

1.1. Configuración de reunión

Primeramente inicie sesión en la aplicación que

a. Para configurar una reunión según fecha, hacer

Figura 1.1-1. Pestaña de Calendario.

b. Para configurar una reunión según las personas

Figura 1.1-2. Proceso para agregar contactos a la reunión.

c. Hacer clic en Reunión de Skype y luego clic en

Figura 1.1-3. Crear reunión de Skype.

Sugerencia Para buscar un horario

Figura 1.1-4. Asistente para programación.

Figura 1.1-5. Vista de Asistente para programación.

d. Para finalizar hacer clic en Enviar. De esta manera

e. Existe la opción Unirse a reunión de Skype, al hacer

Figura 1.1-6. Unirse a reunión de Skype.

Figura 1.1-7. Iniciando llamada.

f. En caso de que no disponga de Skype empresarial,

Figura 1.1-8. Descargar Complemento.

g. El complemento se descarga en la carpeta Descargas de

Figura 1.1-9. Complemento descargado.

h. Una vez finalizada la instalación, hacer clic en

Figura 1.1-10. Unirse a la reunión vía web.

1.2. Configuración de reunión en Outlook

Primeramente se debe tener configurada en Outlook

a. Abra Outlook, luego ir a Calendario, que está

Figura 1.2-1. Opción Calendario.

b. En la pestaña Inicio, en la opción Nuevos elementos,

NOTA: Si tiene más de una cuenta configurada en

Figura 1.2-2. Calendario en Outlook.

c. En la nueva ventana, configure la reunión llenando

1. En el cuadro Para, escriba la dirección de

2. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para

3. Seleccione una hora de inicio y una hora de

4. Puede personalizar el mensaje que se va a

5. Finalmente, hacer clic en Enviar. De esta

Sugerencia: Para buscar una hora adecuada para

Figura 1.2-3. Llenar información de reunión.

2. Compartir el escritorio o un programa en Skype

Puede mostrar todo el escritorio o solo un programa a o

Tenga en cuenta que tiene que ser un moderador de una

· Comparta el escritorio cuando tenga que cambiar

· Comparta un programa cuando tenga que presentar

2.1. Compartir el escritorio o programa

a. En la parte inferior de la ventana de la conversación,

Figura 2.1-1. Proceso para presentar escritorio.

b. En la nueva ventana se mostrará el escritorio de

Figura 2.1-2. Resultado de presentar escritorio.

Importante: Cuando comparte el escritorio, todos

c. Para compartir uno o varios programas o archivos,

Figura 2.1-3. Proceso para Moderar programas.

d. En la nueva ventana que se presenta, seleccione el

Figura 2.1-4. Resultado de Moderar programas.

e. En la barra de herramientas de uso compartido, en

1. Hacer clic en Ceder el control para compartir

Hacer clic en el alfiler azul para ocultar la

3. Cuando aparezca la barra de herramientas de

f. Para terminar la presentación, hacer clic en la barra

Nota: Mientras está compartiendo, el estado

2.2. Ceder y tomar el control de una sesión compartida

Si desea que otro participante de la reunión cambie un

a. En la barra de herramientas de uso compartido,

b. Seleccione el nombre de la persona a quien desea