DISEÑAR PROCEDIMIENTO PARA MINIMIZAR EL RIESGO DEL OROCESO DE COMPRAS

PARA ESTO SE DEBE CONSIDERAR LO SIGUIENTE:

1. Descripción del proceso de compras

2. Participantes del proceso
3. Identificar subprocesos
4. Identificar riesgos posibles (3),
5. Diseñar controles para minimizar el riesgo
6. Diseño de informe al comité de administración
7. Flujograma de actividad de compra

1. Las compras de una empresa se realizan de acuerdo a las necesidades y

requerimientos de todas las áreas involucradas en la actividad económica
desarrollada por la empresa.

Los supervisores de áreas son quienes emiten una solicitud de compra de acuerdo a sus
requerimientos. La solicitud de compra es cotizada a los proveedores por los encargados
de compra, una vez seleccionado el proveedor que cumple con todas las condiciones
solicitadas (calidad, precio y stock), se concreta el acuerdo a través de la emisión de la
orden de compra en la cual se describe o detalla los plazos de entrega, cantidad requerida
y condiciones de pago.

2. Áreas solicitantes de órdenes de compra:

- Producción
- Administración y finanzas (insumos)
- Mantención
- Bodega de materiales y de stock de materiales
-
- Revisar stock mínimo periódicamente en bodega de materiales para su reposición.
- Revisar programa anual de mantenimiento a equipos e instalaciones para
programar su mantención.

3. I.-Tanto las cotizaciones, solicitud de compra y orden de compra deben ser

autorizadas por el departamento de finanzas ( visto bueno).
II Se debe tener de respaldo una solicitud de compra autorizada por el supervisor a
cargo del área y especificando los requerimientos.
III Tener base de Datos actualizada de los diferentes Porveedores de Servicios y
Productos que estén relacionados con el area productiva y comercial de la
Empresa.

4.-Riesgos Posibles
Tardanza en los plazos de envió a los proveedores la Orden de Compra para
solicitar los requerimientos internos solicitados

No tener información respecto a los proveedores que tienen el producto o servicio

disponible en forma inmediata. Logística de cotización y cerrar el trato.

Que el encargado de compras monopolice las compras a un solo proveedor con el

fin de conseguir intereses propios, en desmedro de los interés de la Entidad.

5) Controles Para Minimizar Riesgos

-Control de Stock Minino de materiales, para su pronta reposición

-Control a las cotizaciones cursadas y verificar que las operaciones de compra
cumplen con los requisitos de precio adecuado y calidad del producto comprado
-Control a las Existencias de materiales para evitar la compra de materiales de
manera innecesaria o duplicada, pues esto genera un aumento de la Existencia en
los materiales, los cuales con el tiempo no tienen rotación.
-Control a las compras por importación, pues estas significan una demora más
larga, en la recepción de los materiales. (acelerar el trámite de internación y envio
de materiales a los proveedores extranjeros)

6) Informe al comité de administración

El informe debe presentar los siguientes puntos para el desarrollo de la actividad
de compra dentro de la Organización:

-Establecer de Manera coordinada los criterios y controles de la Actividad de

Compras y Servicios.
-Implantar mecanismos necesarios de control para que las decisiones de compra se
tomen en beneficio de la Organización
-Establecer procesos de selección de proveedores que se adecuen a los criterios de
objetividad, imparcialidad e igualdad de oportunidades de negocio.
 -Impulsar el cumplimiento riguroso de las condiciones de compra solicitadas por la
Entidad
-Promover una política de relación de largo plazo con los proveedores, basado el la
responsabilidad mutua y la mejora continua

7) Flujo grama de actividad de compra