Manual 2007 Basico

Curso Excel 2007 Básico ICIC
Familiarizarse con Excel 2007

Descripción general
Vea una introducción práctica al nuevo aspecto

de Microsoft Office Excel 2007 y descubra cómo
hacer lo que hacía antes a medida que se
familiariza con el diseño.
OBJETIVOS ACERCA DE ESTE CURSO

• Entender el nuevo aspecto de
Este curso incluye:
Excel.
• Buscar comandos habituales • Tres lecciones autoguiadas y
en la cinta de opciones: Cortar, dos sesiones prácticas. Para las
Copiar, Pegar, Insertar filas de sesiones prácticas se requiere
hoja, Insertar columnas de hoja y Excel 2007.
Suma.
• Una pequeña prueba (sin
• Guardar libros con los nuevos puntuación) al final de cada
formatos de archivo de Excel. lección.
• Una tarjeta de referencia
rápida que podrá llevarse del
curso.
Se presenta una nueva versión de Excel. Cuando abra Excel verá la hoja de
cálculo que le es familiar. También notará que hay nuevos elementos en la parte
superior de la ventana.
Los menús y los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por esta
nueva banda de opciones, con fichas en las que hacer clic para llegar a los
comandos. La banda se pensó para facilitar el uso de Excel y la búsqueda de
los comandos que más se utilizan.
¿Cómo se trabaja con la banda de opciones? Siga este curso y descúbralo. Vea
lo que ha cambiado y por qué los cambios ayudan a crear mejores hojas de
cálculo en menos tiempo.
Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y
Acerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic en
Siguiente para empezar la primera lección.
Instructor: Roberto Martínez

Qué ha cambiado y por qué
El nuevo centro de control: la cinta de opciones.
Sí, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en él área superior de la ventana.
Pero es un buen cambio, porque lo que se necesita está más visible y más a
mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos
escondidos entre menús, hay un centro de control, la cinta de opciones, que
aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano.
Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que se
han agrupado los comandos que ya sabe utilizar.
Conozca más detalles sobre el nuevo diseño y prepárese para trabajar con la
nueva versión de Excel.

¿Qué hay en la cinta de opciones?
Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y
los comandos.
Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:
Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de
las tareas básicas que se hacen en Excel.
Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre
sí.
Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe
información o un menú.
¿Por dónde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha.
Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la

ficha Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como
los más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo.
Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en
la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato
de fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente. Los comandos que
centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda están en el grupo
Alineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas
de cálculo se encuentran en el grupo Celdas.
Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una
tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se
trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos
comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.

He aquí un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en

varias líneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un
menú, en una ficha de un cuadro de diálogo y, por último, en una opción.
Sencillamente se hace clic en el botón Ajustar texto del grupo Alineación,
de la ficha Inicio. Lo verá en el ejercicio práctico.
Más comandos pero sólo cuando se

necesitan
Cree un gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar del grupo

Gráficos. A continuación, aparecerán las fichas de las Herramientas de
gráficos: Diseño, Presentación y Formato.
Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de
mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos
comandos en respuesta a las acciones que se realizan.
Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se
usan para trabajar con gráficos no son necesarios.
Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas:
Diseño, Presentación y Formato. En dichas fichas están los comandos que se
precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de opciones responde a la acción

del usuario.
Use la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación;
la ficha Presentación para cambiar los títulos y otros elementos del gráfico y la
ficha Formato para agregar relleno de color y cambiar el estilo de las líneas.
Cuando termine el gráfico, haga clic fuera del área del gráfico. Desaparecerán
las Herramientas de gráficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del gráfico
y se mostrarán.
Así que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. Dé los

primeros pasos y los comandos necesarios estarán a mano.
Más opciones si las necesita
Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para obtener más opciones si las
necesita.
Haga clic en la flecha en el grupo Fuente.
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo) en la

esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro del
grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de diálogo o panel de
tareas.
Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los

comandos que más se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de
fuente, cambio del tamaño de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado.
Si desea más opciones, por ejemplo, superíndice, haga clic en la flecha de la

derecha de Fuente y aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con

ésta y otras opciones relativas a las fuentes.
Comandos en la barra de
herramientas
Si utiliza con frecuencia comandos que no están tan a mano como le gustaría,
es muy sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido, que
se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel 2007. En dicha
barra, los comandos están siempre visibles y cercanos.
Por ejemplo, si utiliza todos los días el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la
ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar
Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido.
Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Filtro de la
ficha Datos y después haga clic en Agregar a la barra de herramientas de
acceso rápido.
Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del
Mouse y después haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de
acceso rápido.
¿Dónde están los métodos abreviados

de teclado?

Puede usar las sugerencias de teclas para, por ejemplo, centrar el texto en
Excel.
Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas de método abreviado.
Después presione H para seleccionar la ficha Inicio.
Presione A y después C en el grupo Alineación para centrar el texto seleccionado.
Si trabaja con el teclado más que con el mouse (ratón), le gustará conocer los
métodos abreviados de Excel 2007.
El diseño de la cinta de opciones trae consigo nuevos métodos abreviados. ¿Por

qué? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores:
• Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones.

• Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas.
Uso de nuevos métodos abreviados
Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: Sugerencias de teclas,

que aparecen al presionar ALT.
Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de
herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office tienen sugerencias
de teclas.
Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los

identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice la
tecla correspondiente al botón que desea.
¿Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos de

teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir
utilizando como antes. Por ejemplo, la combinación CTRL+C aún copia algo en
el portapapeles y la combinación CTRL+V pega algo del portapapeles.
Vea la Tarjeta de referencia rápida incluida al final de la lección para obtener

más información.

Una vista nueva
La nueva vista Diseño de página de Excel.
Encabezados de columna.
Encabezados de fila.
Reglas de margen.
La cinta de opciones no es la única novedad de Excel 2007. La vista Diseño de

página también es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página de
Microsoft Office Word, se alegrará de disfrutar de las mismas ventajas en Excel.
Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseño de página, en la barra
de herramientas Ver en la parte inferior derecha de la pantalla. O haga
clic en la ficha Vista de la cinta de opciones y después en Vista Diseño de
página, en el grupo Vistas de libro.
En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior,

lateral e inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre las
hojas. La regla lateral y superior ayudan a ajustar los márgenes. Es posible
mostrar y ocultar las reglas según convenga (haga clic en Regla, en el grupo
Mostrar u ocultar de la ficha Vista).
Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la
hoja de cálculo antes de imprimirla. Obtendrá más información sobre ello en la
siguiente lección.

Es fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. A

medida que escribe en la nueva área de encabezados y pies de página en la
parte superior o inferior de la página, se abre la ficha Diseño con todos los
comandos que necesita para crear los encabezados y pies de página.
Comprobará exactamente cómo funciona en la siguiente lección.
Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las
peculiaridades de la hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra de
herramientas Ver o en el grupo Vistas de libro en la ficha Vista de cada hoja de
cálculo. La vista Normal y la vista previa de salto de página se encuentran ahí.
Sugerencia Si prefiere la vista Diseño de página, pero con un poco menos de

espacio blanco en los márgenes, oculte parte de ese espacio blanco. Le
mostraremos cómo hacerlo en el ejercicio práctico al final de la lección.
Con una resolución de pantalla

distinta, cambia lo que se ve
El grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista. Todos los comandos del grupo se muestran en
alta resolución. En resolución baja tendrá que hacer clic en la flecha del botón del grupo para
mostrar los comandos.
Todo lo descrito hasta ahora es de aplicación cuando la pantalla tiene la máxima

resolución y la ventana de Excel está maximizada. Si no es así, la apariencia
cambia. ¿Cómo? Del modo siguiente:

Resolución baja Si la pantalla tiene una resolución de 800 por 600 píxeles,
por ejemplo, algunos grupos de la cinta de opciones sólo mostrarán el nombre
del grupo, no de los comandos, y es necesario hacer clic en la flecha del botón
para verlos.
Por ejemplo, en la ficha Vista, el grupo Mostrar u ocultar tiene diversos

comandos para mostrar u ocultar elementos. Con una resolución mayor, verá
todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar. Con una resolución de 800
por 600, se ve el botón Mostrar u ocultar, pero no los comandos del grupo.
En ese caso, haga clic en la flecha del botón del grupo Mostrar u ocultar para
mostrarlos.
Los grupos que, con una resolución menor, muestran sólo el nombre del grupo
son los que tienen los comandos menos utilizados.
Minimizada Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana de

Excel, hay un tamaño en el que algunos grupos sólo muestran el nombre y es
preciso hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos.
Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobará

que la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones más reducidas de las
fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra
versiones más grandes.
Ejercicio
Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los
resultados de la prueba no se puntuarán.
Es posible personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rápido.
Verdadero.
Falso.
En el ejercicio práctico, aprendió que si no le gusta el espacio en blanco de la vista Diseño de página, tiene la opción
de cambiar a la vista Normal.

Verdadero.
Falso.
El mejor modo de comenzar en Excel 2007 es yendo a _____.
La barra de herramientas Ver.
La ficha Inicio.
Botón de Microsoft Office.
Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan.
Verdadero.
Falso.
Empezar a trabajar en Excel

Ha llegado la hora de poner Excel 2007 a trabajar.
Ha dedicado algún tiempo a orientarse con el nuevo aspecto de Excel 2007.

Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar.
Tal vez disponga de media hora antes de la próxima reunión para revisar una
hoja de cálculo que creó en una versión anterior de Excel. ¿Es capaz de realizar
las acciones básicas que necesita hacer en Excel 2007 en tan sólo treinta
minutos? Vamos a verlo
Abrir el archivo
Haga clic en el botón de Microsoft Office para abrir este menú.

En el menú, haga clic en Abrir para abrir un libro existente.
O bien, haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú para configurar las
opciones del programa.

Está abriendo un libro creado en una versión anterior de Excel. Haga clic en el
botón de Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la ventana.
Ahí se encuentran algunos comandos que ha usado para abrir y guardar libros.
Antes de entrar en materia, observe que este menú presenta más opciones, por
ejemplo, encontrará la configuración que controla aspectos como activar o
desactivar el estilo de referencia F1C1, o mostrar la barra de fórmulas en la
ventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del
menú para tener acceso a ellas.
En versiones anteriores de Excel se establecían dichas opciones en el cuadro

de diálogo Opciones, que se abría en el menú Herramientas. En esta versión,
muchas de esas opciones están aquí, más visibles y más cerca para trabajar
con archivos viejos o nuevos.
Ahora, volviendo al libro, haga clic en Abrir, seleccione el libro que desee y
después haga clic en Abrir.
Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versión
anterior. Ya puede empezar a trabajar.
Insertar una columna

La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios
proveedores.
Tiene que agregar una columna de categorías para identificar los diferentes
productos como lácteos, cereales, frutas, etc. Esa columna irá entre dos de las
columnas de datos que hay en la hoja.
Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad, así que hace

clic en la columna Proveedor. Después, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas,
haga clic en la flecha en Insertar. En el menú que se muestra, haga clic en
Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco donde
podrá escribir los datos nuevos.
Haga clic en Reproducir para ver el proceso de insertar una columna en una
hoja de cálculo.
Una vez agregada la columna y nuevos datos, si necesita ajustar el ancho de

columna para encajar los datos, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y en
la lista que se muestra haga clic en Autoajustar ancho de columna.
En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar

el alto de columna y el ancho de fila, así como para mostrar u ocultar filas,
columnas y hojas.

Modificar y dar formato a datos
Modificar y dar formato a datos mediante los comandos de los grupos de la ficha Inicio.
Los títulos de columna resaltarán más si están en negrita. Seleccione la fila de

los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en
Negrita.
Con los títulos aún seleccionados, decide cambiarles de color y de tamaño, para
que resalten aún más.
En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente y aparecerán

muchos más colores entre los que elegir. Podrá ver qué aspecto tendrán los
títulos con distintos colores si señala cualquier color y espera un momento. Con
esta visualización previa, ya no es necesario hacer una selección para ver el
color y después deshacerla si no es lo que se buscaba. Cuando vea un color
que le guste, haga clic en él.
Para cambiar el tamaño de fuente, puede hacer clic en el botón Aumentar

tamaño de fuente o puede hacer clic en la flecha situada junto al cuadro
Tamaño de fuente para ver los tamaños (este método también ofrece la
presentación previa).
Teniendo los títulos seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo

Alineación, hace clic en el botón Centrar y listo.
Por último, descubre que necesita escribir un nuevo pedido de la Salsa de

pimiento picante de Luisiana. Así que selecciona el nombre del producto y en el
grupo Portapapeles, hace clic en el botón Copiar . Después hace clic en la
fila inferior y en el grupo Portapapeles de nuevo hace clic en el botón Pegar

En el ejercicio práctico verá cómo se utilizan los Estilos de celda del grupo
Estilo para agregar otro formato rápido.
Escribir una fórmula
En la ficha Inicio, del grupo Modificar, haga clic en el botón Suma.
Botón Suma de la ficha Inicio.

Resultado de la fórmula.
Antes de entregar el informe, desea sumar los números de la columna Cantidad.

Esto se consigue fácilmente usando el botón Suma .
Se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Coloque el cursor en la

última celda de la columna Cantidad y haga clic en el botón Suma. A
continuación, presione ENTRAR y Excel calculará la suma de los números
mediante la función SUMA.
Si desea realizar algo más que sumar, haga clic en la flecha del botón.Suma
. Después haga clic en alguna de las funciones de la lista que se muestra:
Promedio, Contar, Máx o Mín. Si hace clic en Más funciones, se abrirá el
cuadro de diálogo Insertar función, en el que puede elegir entre todas las
funciones de Excel. O bien, haga clic en la ficha Fórmulas y eche un vistazo a
los grupos Biblioteca de funciones y Cálculo.

Agregar encabezados y pies de

página
Para agregar un encabezado, en la vista Diseño de página, haga clic en el área "Haga clic para
agregar encabezado". Aparecerán las Herramientas de encabezado y pie de página y la
ficha Diseño en la parte superior de la cinta de opciones.
Como toque final, suponga que decide agregar encabezados y pies de página a la hoja
de cálculo para que se vea claro de qué tratan los datos.
Primero, cambie a la vista Diseño de página. Haga clic en la ficha Vista y después en
Vista Diseño de página en el grupo Vistas de libro. (O haga clic en el botón central de
la barra de herramientas Ver , en la parte inferior de la ventana).
Es muy fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. En

lugar de abrir un cuadro de diálogo para agregar un encabezado, sólo tiene que colocar
el punto de inserción en el área situada en la parte superior de la página que dice Haga
clic para agregar encabezado.
En cuanto hace clic, las fichas Herramientas para encabezado y pie de página y
Diseño aparecen en la cinta de opciones. Contienen todos los comandos necesarios
para trabajar con los encabezados y pies de página. También existe un comando nuevo
en Excel 2007 para agregar encabezados y pies de página diferentes en las páginas
pares e impares.
Como encabezado de este informe, escriba Informe de ventas de Junio y ya está. En

cuanto haga clic en la hoja de cálculo, desaparecerán las Herramientas para
encabezado y pie de página y Diseño, con sus comandos, hasta que vuelva a
necesitarlos. Para volver a mostrarlos, haga clic en el área del encabezado o del pie.
En el ejercicio práctico verá cómo se trabaja con encabezados y pies de página

Imprimir
Hacer ajustes en la hoja de cálculo en la ficha Diseño de página antes de imprimir.
Ha llegado el momento de imprimir el informe para llevar las copias que necesita
a la reunión.
En versiones anteriores de Excel, seguramente tenía que pasar varias veces de

la vista Diseño de página a la vista Normal para ajustar la hoja de cálculo antes
de imprimir. O quizá hacía varios intentos hasta conseguir que las hojas
impresas tuviesen el aspecto final esperado.
En la vista Diseño de página, puede realizar ajustes y ver los cambios en la

pantalla antes de imprimir. Haga clic en la ficha Diseño de página para definir
las opciones de impresión.
En esta ficha, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación y

seleccione Horizontal o Vertical. En la página Diseño de página, verá cómo
cambia la orientación y la apariencia de los datos.
Estando en el grupo Configurar página, haga clic en Tamaño para elegir el

tamaño del papel. Observará el resultado de las opciones elegidas según las va
aplicando. Lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá.
En el ejercicio práctico verá más cosas relacionadas con los comandos de la

ficha Diseño de página

La ventana Nuevo libro
La ventana Nuevo libro incluye todas las opciones, desde un libro en blanco hasta plantillas en
línea de Excel.
Cuando hace clic en el botón de Microsoft Office y después en Nuevo, se

abre la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puede
seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.
A la izquierda encontrará diferentes categorías de plantillas instaladas con Excel

2007. Haga clic en Destacado bajo Microsoft Office Online a la izquierda para
obtener vínculos a demostraciones de vídeo y plantillas en línea para
presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.
Ejercicio

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus
respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.
Para insertar una nueva columna, se comienza haciendo clic en el grupo Celdas
de la ficha Inicio.
Verdadero.
Falso.

En el ejercicio práctico aprendió la forma de imprimir encabezados de columnas

y de filas. ¿En qué ficha se encuentra esta opción?
Inicio.
Diseño de página.
Datos.
¿Dónde está el botón que abre y cierra los archivos?
En la primera ficha.
En la esquina superior izquierda de la ventana.
Bajo la banda de opciones.
En la vista Diseño de página, desea agregar un encabezado a la hoja de cálculo

pero no ve el comando que necesita. Para llegar a los comandos, tiene que hacer
clic en el área que dice "Haga clic para agregar encabezado".
Verdadero.
Falso.
Un nuevo formato de archivo

Excel tiene un nuevo formato de archivo. Todavía es posible abrir y modificar libros de
versiones anteriores en Excel 2007, y compartir archivos con personas que aún no utilizan
Excel 2007.
Excel 2007 tiene un nuevo formato de archivo. ¿Para qué? Para proporcionar
mayor seguridad, reducir el riesgo de que se dañen; reducir el tamaño y otra
serie de características nuevas.
No se preocupe porque no tendrá problemas para abrir ni para modificar un libro

creado en una versión anterior a Excel 2007.
Siga leyendo para saber cómo compartir las hojas de cálculo creadas en Excel
2007 con personas que aún no tienen Excel 2007 y conozca más detalles sobre
las razones por las que se ha cambiado el formato de archivo.
¿Cómo se trabaja con personas que aún no

tienen Excel 2007?

En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel, de Excel 95 a
Excel 2003.
En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel,

de Excel 95 a Excel 2003.
Pero, ¿y si es usted la primera persona de su centro de trabajo que utiliza Excel

2007? ¿Qué ocurre si tiene que compartir archivos con otros departamentos que
aún no utilizan Excel 2007? Puede compartir todos los libros de trabajo; ésta es
la manera:
Los archivos viejos continúan siéndolo a menos que usted decida lo

contrario. Si abre un archivo creado en una versión anterior, cuando guarde
el archivo y el trabajo que haya hecho en él, la configuración automática del
cuadro de diálogo Guardar como es guardarlo manteniendo su formato original.
Si lo inició en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato 2003 salvo que
se especifique otra opción.
Las nuevas características advertirán si se guarda el archivo como

antiguo. Cuando guarda un archivo con el formato de una versión anterior, un
comprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las características de la
versión 2007 no son compatibles con la versión anterior.
Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y después

guarda el archivo con formato de Excel 97-2003, el comprobador de
compatibilidad le indicará que las versiones anteriores de Excel no tienen la
opción de color para encabezados y pies de página, y que el encabezado
aparecerá como texto sin formato.
Importante Si una característica nueva no va a estar disponible cuando se

guarda un archivo en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, el
comprobador de compatibilidad se lo notificará.
Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo
formato. Es sencillo mantener una copia de un libro con formato 2007. Use
Guardar como y especifique Libro de Excel (*.xlsx). Dicha copia del archivo
contendrá todas las características de Excel 2007.
Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si crea

un archivo en 2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compañeros que
tengan las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las últimas revisiones y Service
Packs) podrán trabajar en sus archivos de 2007. Cuando hagan clic en su
documento, se les preguntará si desean descargar un convertidor que les
permita abrir el documento.
Si los detalles técnicos son de su interés, el formato de archivo de Excel 2007 se

basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML
abiertos de Office. También es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office
Word 2007 y PowerPoint 2007.

Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de archivo incluye mejoras en Excel.
El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajas

principales son:
Nuevas características Además de las características vistas en las lecciones

anteriores, el número de filas ha crecido de 65.536 a 1.048.576 y el número de
columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir fórmulas más largas
en la nueva barra de fórmulas de tamaño variable. Y si hace clic en grandes
fragmentos de texto en una celda, la barra de fórmulas ya no ocupa parte de la
cuadrícula de la hoja de cálculo.
Archivos más seguros Los libros que contienen macros o código no deseado
se identifican y bloquean más fácilmente.
Menor riesgo de que los archivos se dañen Excel ha mejorado la capacidad

de abrir archivos dañados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo,
se perdería.
Menor tamaño de archivo Los libros están comprimidos; el tamaño de

archivo es entre 50 y 75 por ciento más pequeño que en versiones anteriores de
Excel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo que
abría y guardaba cualquier archivo de Excel.
Datos más útiles Se puede hacer más con los datos porque la base de XML
facilita la tarea de integrarlos con conjuntos de datos de otros programas y
equipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios en un programa
especializado, seleccionar la información que necesita e importarla a un
documento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access.

Nuevos formatos de archivo y nuevas

opciones al guardar
Tipos de archivos que puede elegir cuando guarde archivos en

Excel 2007.
Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007.
Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni código de

Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta
guardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de macros o
proyectos de VBA, Excel le notificará que se eliminará la macro o el código VBA.
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este
formato de archivo cuando contenga macros o código VBA. Si intenta guardar
un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertirá para
que no elija esta opción.
Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una
plantilla.
Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como

este tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o
código de VBA.
Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo
cuando tenga un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrirá antes
que un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas características
de Excel salvo XML.
Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que
compartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del
programa y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office
2007.
Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que
compartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte
de las características de Excel 2007 no estarán disponibles.


Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus
respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.
Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel como archivo de

Excel 2007, dicho archivo usará todas las nuevas características de Excel.
Verdadero.
Falso.
El formato de archivo de Excel 2007 cambia a XML porque:
Permite agregar nuevas características a Excel.

Los archivos son más seguros.
Un riesgo menor de que los archivos se dañen.
Un tamaño de archivo menor.
Todo lo anterior.
Con el Paquete de compatibilidad de Microsoft instalado, los archivos de Excel

2007 pueden abrirse en las siguientes versiones de Excel:
Excel 95- Excel 2003.


Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel 2007. Cuando
termina de trabajar con el archivo en la versión 2007, el archivo se guardará
automáticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opción.
Verdadero.
Falso.
Aprender a crear un libro en Microsoft Office Excel 2007,
a escribir y editar texto y números, y a agregar y eliminar
filas y columnas.
• Crear un nuevo libro.

Este curso incluye:
• Escribir texto y números.
• Tres lecciones autoguiadas y tres
• Editar texto y números.
sesiones de práctica para ensayar. Para
• Insertar y eliminar filas y columnas. las prácticas, se requiere Excel 2007.

puntuación) al final de cada lección.
• Una tarjeta de referencia rápida que

podrá llevarse del curso.
Supongamos que le han pedido que escriba unos datos en Excel 2007 pero no ha trabajado

nunca con Excel. ¿Por dónde debe empezar?
O quizás ha trabajado en Excel un par de veces, pero sigue preguntándose cómo se llevan a
cabo algunas de las tareas básicas, por ejemplo, cómo se escriben diferentes tipos de datos,
cómo se modifican o cómo se agregan y eliminan columnas y filas que sobran.
Éste es el lugar adecuado para aprender las nociones necesarias para trabajar en Excel, de
forma fácil y rápida.
Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este
curso o vea la tabla de contenidos.

Conocer el libro
Cuando abre Excel, lo que ve son columnas, filas y celdas.
Cuando inicie Excel, se encontrará ante una gran cuadrícula vacía. En la parte superior hay
letras y a lo largo del lado izquierdo de la tabla hay números. Además, en la parte inferior, hay
fichas con la denominación Hoja1, Hoja2, etc.
Si es la primera vez que usa Excel, puede preguntarse qué debe hacer a continuación.
Empezaremos ayudándole a familiarizarse con algunos conceptos básicos que le servirán de

ayuda a la hora de especificar datos en Excel.
La cinta de opciones
La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel.

Los comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos.
La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones. La
cinta de opciones está formada por diferentes fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de
trabajo específico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada

ficha, debe hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La ficha
Inicio, que es la primera ficha empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales
que la gente utiliza con más frecuencia.
Los comandos están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los
comandos para editar celdas están reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para
trabajar con celdas están en el grupo Celdas. Empezará a obtener conocimientos sobre algunos
comandos de los grupos Celdas y Modificar en la sesión práctica que figura al final de esta
lección (necesitará Excel 2007).
Libros y hojas de cálculo
Una hoja de cálculo en blanco en un libro nuevo
El primer libro que abre se denomina Libro1. Este título aparece en la barra de título situada
en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio título.
Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro.
Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas,
como las páginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos. Las hojas
reciben a veces el nombre de hojas de cálculo.
Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del
libro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la ficha
correspondiente.
Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente la
información contenida en cada una. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero,
Febrero y Marzo para presupuestos o trabajos realizados por estudiantes en esos meses, o
Norte y Oeste para áreas de ventas, etc.
Puede agregar hojas de cálculo si necesita más de tres. O bien, si no necesita tres, puede
eliminar una o dos (pero no tiene por qué hacerlo). Además, puede utilizar métodos abreviados
de teclado para moverse entre hojas.

En la sesión práctica que figura al final de la lección se explica cómo se realizan todas estas
acciones.
Puede que se pregunte cómo se crea un libro nuevo. Esta es la respuesta: haga clic en el Botón
de Office situado en la parte superior izquierda. Después, haga clic en Nuevo. En la

ventana Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco.
Columnas, filas y celdas; estos son

los elementos de que constan las
hojas de cálculo
A continuación de los primeros 26 títulos de columna (A a Z), están los 26 títulos de columna
siguientes (AA a AZ). Los títulos de columna continúan hasta la columna XFD, haciendo un
total de 16.384 columnas.
Los títulos de columna se indican mediante letras.

Los títulos de fila se indican mediante números.
Las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas y celdas. Esa es la cuadrícula cuando abre un
libro.
Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Las
filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. Las
celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas.
Cada columna tiene un título alfabético en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las
letras A a Z. Cada hoja de cálculo contiene 16.384 columnas en total, por lo que, a continuación

de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ. Vea la Figura 2.
A continuación de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, y
así sucesivamente hasta hacer que las 16.384 columnas tengan su correspondiente título
alfabético, finalizando en XFD.
Cada una de las filas también tiene un título. Los títulos de las filas son números, de 1 a
1.048.576.
Los títulos alfabéticos de las columnas junto con los títulos numéricos de las filas le indican en
qué celda de la hoja de cálculo está situado cuando hace clic en una de ellas. Los títulos se
combinan para formar la dirección de celda, también denominada referencia de celda.
Obtendrá más información sobre estas cuestiones en la sección siguiente.
Las celdas son el espacio donde están

los datos
Cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa. Tiene un contorno de color
negro. En la segunda imagen, está seleccionada la celda C5, que es la celda activa; su
contorno es de color negro.
La columna C está resaltada.

La fila 5 está resaltada.
La celda C5, celda activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la esquina
superior izquierda de la hoja de cálculo.
Las celdas son el espacio donde se pone manos a la obra y se especifican datos en la hoja de

cálculo.
Cuando abre un libro nuevo, la primera celda que ve en la esquina superior izquierda de la hoja
de cálculo aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarán los datos que
especifique.
Puede especificar datos en el lugar que desee haciendo clic en la celda correspondiente de la
hoja de cálculo para seleccionarla. Pero, en la mayoría de los casos, la primera celda (o una
celda próxima) es un buen lugar para empezar a especificar datos.
Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa. El contorno de una celda activa
es de color negro y los títulos de la columna y de la fila donde se encuentra la celda se muestran
resaltados.
Por ejemplo, si selecciona la celda de la columna C y la fila 5, los títulos de dichas columna y fila
aparecen resaltados y su contorno es negro. La celda se denomina C5, que es la referencia de
celda.
La celda contorneada y los títulos resaltados de columna y fila facilitan la localización de la celda
C5 como celda activa. Además, la referencia de celda aparece en el Cuadro de nombres
situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Si mira el Cuadro de nombres,
puede ver la referencia de celda de la celda activa.
Todos estos indicadores no son importantes cuando se está al principio de la hoja de cálculo en
las primeras celdas. Pero pueden ser realmente útiles según va avanzando en su trabajo
especificando datos hacia abajo o hacia la derecha de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que
cada hoja de cálculo tiene 17.179.869.184 celdas para trabajar en ellas. Es muy fácil perderse si
no tiene la referencia de celda que le indica dónde se encuentra.
Por ejemplo, es importante saber la referencia de celda si necesita comunicar a alguien dónde
están ubicados datos concretos o dónde deben especificarse en una hoja de cálculo.
En el ejercicio práctico verá cómo se utiliza el Cuadro de nombres para ir directamente a

cualquier celda ubicada en cualquier lugar de la hoja de cálculo.
Ejercicio
Ahora es el momento de empezar a practicar lo que ha aprendido. Cambiará el nombre de una
hoja de cálculo, se desplazará entre hojas y aprenderá los métodos abreviados de teclado para
realizar estas acciones. También agregará color a las fichas de hojas, eliminará hojas de
cálculo y aprenderá a utilizar el Cuadro de nombres.


Necesita un libro nuevo. ¿Cómo crearía uno?
En el grupo Celdas, se hace clic en Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.
Se hace clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir. En la ventana Nuevo libro, se hace clic en
Libro en blanco.
En el grupo Celdas, se hace clic en Insertar y, a continuación, en Libro.
El Cuadro de nombres muestra el contenido de la celda activa.
Verdadero.
Falso.
En una hoja de cálculo, debe empezar a escribir en la celda A1.
Verdadero.
Falso.
Hay tres hojas de cálculo en cada libro. Puede cambiar este número automático si lo desea.
Verdadero.
Falso.
Escribir datos
Puede usar Excel para escribir todos los tipos de datos que desee, profesionales o personales.
Puede escribir dos tipos básicos de datos en las celdas de las hojas de cálculo: números y texto.
Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones de
estudiantes.
También puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende o para registrar la
asistencia de estudiantes.
Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada día, la
pérdida de peso o cuánto dinero le va a costar la reforma de su casa. Las posibilidades son
realmente ilimitadas.
Ahora vamos a sumergirnos en la entrada de datos.
Empezar con los títulos de las

columnas (tenga en cuenta a sus
lectores)

Hoja de cálculo con títulos de columnas y filas.
Los títulos de las columnas son los meses del año.

Los títulos de las filas son nombres de compañías.
Cuando escriba datos, conviene que empiece especificando títulos en la parte superior de cada
columna para que las personas que compartan su hoja de cálculo puedan saber el significado de
los datos (y para que usted mismo pueda saberlo más adelante).
En la imagen, los títulos de las columnas son los meses del año y se extienden a lo largo de la
parte superior de la hoja de cálculo.
Normalmente, también tendrá que escribir títulos de filas. En la imagen, los títulos de las filas
que se extienden a lo largo del lado izquierdo son nombres de compañías.
Esta hoja de cálculo muestra si un representante de cada una de las compañías ha asistido
mensualmente a un almuerzo de negocios.
Empezar a escribir

Presione TAB para mover la selección una celda a la derecha. Presione ENTRAR para mover
la selección una celda hacia abajo.
Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista también tendrá las fechas
de las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitará los títulos de columna siguientes:
Nombre, Fecha e Importe.
En este caso, no necesita títulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de cálculo; los
nombres de los vendedores estarán en la columna situada más a la izquierda.
Escribiría "Fecha" en la celda B1 y presionaría TAB. A continuación, escribiría "Importe" en la

celda C1.
Después de escribir los títulos de las columnas, haría clic en la celda A2 para empezar a escribir
los nombres de los vendedores.
Escribiría el primer nombre y, a continuación, presionaría ENTRAR para mover la selección

hacia abajo a la celda A3 (una celda más abajo en la columna); a continuación, escribiría el
siguiente nombre, etc.
Escribir fechas y horas

Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alinea las fechas al lado derecho de
las mismas.
Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra diagonal o un
guión para separar las partes: 16/6/2009 o 16-julio-2009. Excel reconocerá esto como una fecha.
Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p. Si
sólo pone el número, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.
Sugerencia Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL y la tecla punto y
coma (;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL, MAYÚS y la tecla punto y
coma.
Escribir números
Excel alinea los números al lado derecho de las celdas.
Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribiría el signo
del dólar ($), seguido del importe.
Otros números y cómo se escriben
• Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero y la fracción. Por
ejemplo 1 1/8.
• Para escribir sólo una fracción, escriba un cero delante. Por ejemplo, 0 1/4. Si escribe
1/4 sin el cero, Excel interpretará el número como una fecha, 1 de abril.
Si escribe (100) para indicar un número negativo mediante paréntesis, Excel mostrará el número
como -100.
Formas rápidas de escribir datos

A continuación se muestran dos funciones ahorradoras de tiempo que puede usar para escribir
datos en Excel:
Autorrellenar Escriba los meses del año, los días de la semana, múltiplos de 2 o de 3, u
otros datos de una serie. Escriba una o más entradas y, a continuación, se extenderá la serie.
Haga clic en Reproducir para ver cómo se produce.
Autocompletar Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con las de una
entrada que ya ha realizado en esa columna, Excel escribirá automáticamente los caracteres
restantes. Sólo tiene que presionar ENTRAR cuando vea que se han agregado. Esto funciona
para texto o para texto con números. No funciona sólo para números, ni para fechas u horas.
Puede probar estas dos formas de escribir datos en el ejercicio práctico. Vamos a explicarlo a
continuación.
Ejercicio
En el ejercicio práctico verá la diferencia entre el uso de TAB y ENTRAR, y lo que debe hacer si
se equivoca al escribir. Escribirá fechas y horas. Aprenderá cosas nuevas acerca de la barra de
fórmulas, y lo que debe hacer cuando el texto es demasiado largo para que quepa en una
celda. También probará las funciones Autorrellenar y Autocompletar.
Al presionar ENTRAR la selección se mueve una celda a la derecha.
Verdadero.
Falso.
Para introducir una fracción, como 1/4, lo primero que se escribe es _____.
Uno.
Cero.
Signo menos.

En el ejercicio aprendió que ###### significa:
Que ha escrito un número incorrecto.
Que ha escrito mal una palabra.
Que la celda no es lo suficientemente ancha.
Para introducir los meses del año sin tener que escribirlos todos utilizará:
Autocompletar.
Autorellenar.
CTRL+ENTRAR.
¿Cuál de estos formatos se reconocerán como una fecha?
Febrero 6 1947
2,6,47
2-Feb-47

Editar datos y revisar hojas de cálculo
Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de cálculo mientras las esté
utilizando.
Todos nos equivocamos algunas veces y, en ocasiones, los datos que hemos escrito
correctamente se deben cambiar en el futuro.
A veces, es necesario efectuar un cambio en la hoja de cálculo completa. Suponga que necesita
agregar otra columna de datos, justo en el centro de la hoja de cálculo. O suponga que tiene una
lista en orden alfabético de empleados con un empleado por fila; ¿qué debe hacer si contrata un
nuevo empleado?
Editar datos
Haga doble clic en una celda para editar los datos que contiene.
O, después de hacer clic en la celda, edite los datos en la barra de fórmulas.
La hoja de cálculo muestra Modificar en la barra de estado.

Suponga que deseaba escribir el nombre de Peacock en la celda A2 pero escribió el nombre de
Buchanan por error. Ha detectado este error y desea corregirlo. Hay dos formas de hacerlo:
• Haga doble clic en la celda y modifique sus datos.
• Haga clic en la celda y, a continuación, en la barra de fórmulas.
¿Cuál es la diferencia? Su comodidad. Depende de que le resulte más fácil trabajar en la barra
de fórmulas o en la propia celda. Si tiene que editar datos en muchas celdas, puede mantener el
puntero en la barra de fórmulas mientras se desplaza entre celdas utilizando el teclado.
Después de seleccionar la celda, la hoja de cálculo muestra Modificar en la esquina inferior

izquierda, en la barra de estado.
Cuando la hoja de cálculo está en modo Modificar, muchos comandos dejan de estar disponibles
(aparecen atenuados en los menús). Aprenderá más sobre este tema en el ejercicio práctico del
final de la lección.
¿Qué puede hacer? Puede eliminar letras o números presionando RETROCESO o

seleccionándolos y presionando SUPR.
Puede editar letras o números seleccionándolos y escribiendo después algo diferente.
Puede insertar letras o números nuevos en los datos de la celda colocando el punto de inserción
en ella y escribiendo a continuación.
Haga lo que haga, recuerde que, cuando haya terminado, tiene que presionar ENTRAR o TAB
para que los cambios se materialicen en la celda.
Quitar el formato de datos
El formato del número original es color rojo y negrita.

Elimine el número.
Escriba un nuevo número. Otra vez color rojo y negrita.

El formato se mantiene con la celda. No se elimina cuando se eliminan o modifican datos en la

celda. Para eliminar el formato de una celda, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic
en la flecha situada al lado de Borrar y, a continuación, en Borrar formatos. O haga clic en
Borrar todo si desea eliminar los datos y el formato de una vez.
Sorpresa. Alguien ha utilizado su hoja de cálculo, ha rellenado algunos datos y ha puesto el

número de la celda C6 en negrita y rojo para resaltar el hecho de que Peacock ha realizado la
venta más elevada.
Pero el cliente ha cambiado de opinión, por lo que la venta final ha resultado ser mucho más
pequeña. Procede a eliminar la cifra original y escribe el nuevo número.
Pero el nuevo número sigue estando en negrita y rojo. ¿Qué está pasando aquí?
Lo que sucede es que el formato lo tiene la celda, no los datos que contiene. Eso significa que,
si desea eliminar datos con un formato especial, también tiene que eliminar el formato de la
celda. Mientras no realice esta acción, los datos que escriba en la celda seguirán teniendo el
formato especial.
Para quitar el formato, haga clic en la celda y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo
Modificar, haga clic en la flecha situada al lado de Borrar . A continuación, haga clic en
Borrar formatos, con lo que eliminará el formato de la celda. O puede hacer clic en Borrar todo
si desea eliminar los datos y el formato al mismo tiempo.
Insertar una columna o una fila

Después de haber introducido datos, es posible que necesite otra columna para que contenga
información adicional. Por ejemplo, puede que su hoja de cálculo necesite una columna a
continuación de la columna Fecha para los Id. de pedidos.
O puede que necesite otra u otras filas. Suponga que se ha enterado de que Buchanan,
Suyama o Peacock han realizado más ventas que las que usted sabía. Es una gran noticia,
pero ¿tiene que partir de cero? Por supuesto que no.
Para insertar una sola columna, haga clic en cualquier celda de la columna situada
inmediatamente a la derecha del lugar donde desea que esté la nueva columna. Si desea que
haya una columna con los Id. de pedido entre las columnas B y C, haga clic en una celda de la
columna C, a la derecha de la nueva ubicación. Después, en la ficha Inicio, en el grupo
Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar. En el menú desplegable, haga clic en
Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco.
Para insertar una sola fila, haga clic en cualquier celda de la fila situada inmediatamente debajo
del lugar donde desea que esté la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila entre las
filas 4 y 5, haga clic en una celda de la fila 5. A continuación, en el grupo Celdas, haga clic en
la flecha situada al lado de Insertar. En el menú desplegable, haga clic en Insertar filas de
hoja. Se insertará una nueva fila en blanco.
Excel proporciona a una nueva fila o columna el título que requiere su posición, y cambia los
títulos de las filas y columnas posteriores.

Ejercicio
Para eliminar el formato de una celda, ¿que debe hacer?:
Eliminar el contenido de la celda.
Hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio.
Hacer clic en el grupo Modificar de la ficha Inicio.
En el ejercicio aprendió a deshacer una eliminación. Hay que presionar:
CTRL+Z
F4
ESC
Para agregar una columna, se hace clic en una celda de la columna situada a la derecha de donde desea la nueva.
Verdadero.
Falso.
Para agregar una nueva fila, se hace clic en una celda de la fila inmediatamente encima de donde se desea la nueva.
Verdadero.
Falso.
Conozca Microsoft Office Excel 2007 y aprenda a insertar

fórmulas en hojas de cálculo y realizar cálculos sencillos.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar Este curso incluye:
las siguientes tareas:
• Tres lecciones autoguiadas y tres
• Realice cálculos matemáticos sesiones de práctica para ensayar. Para
mediante fórmulas sencillas para sumar, las prácticas, se requiere Excel 2007.
dividir, multiplicar y restar.
• Utilice referencias de celdas en puntuación) al final de cada lección.
fórmulas para que Excel pueda actualizar
• Una tarjeta de referencia rápida que
automáticamente los resultados cuando
podrá llevarse del curso.
cambien los valores o al copiar fórmulas.
• Utilice funciones (fórmulas ya

escritas) para sumar valores, calcular
promedios y buscar el valor mayor o
menor de un rango de valores.
Excel es una herramienta eficaz para trabajar ANTES DE COMENZAR
con números y para realizar operaciones
matemáticas. En ocasiones, para ello es Si desea aprender a crear un libro y a insertar y
necesario insertar fórmulas. En este curso, editar texto y números, necesita este curso:
aprenderá a sumar, dividir, multiplicar y restar Introducción a Excel 2007: Crear su primer
escribiendo fórmulas en hojas de cálculo de libro.
Excel.
También va a aprender a utilizar fórmulas

sencillas que actualizan automáticamente los
resultados cuando cambian los valores. Si
necesita modificar un valor tras calcular un
total, no hay ningún problema. Basta con
realizar el cambio y Excel lo actualizará.
Para obtener más información sobre este

curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de
este curso o vea la tabla de contenidos. A
continuación, haga clic en Siguiente para
empezar la primera lección.
Introducción

Un presupuesto de una hoja de cálculo necesita una cantidad en la celda C6.
Imagine que Excel está abierto y que está viendo la sección "Entretenimiento" de un
presupuesto de gastos domésticos. La celda C6 de la hoja de cálculo está vacía; la cantidad
invertida en CD en febrero no se ha incluido todavía.
En esta lección, va a aprender a utilizar Excel para realizar operaciones matemáticas básicas,
escribiendo fórmulas sencillas en las celdas. Va a aprender también a sumar todos los valores
en una columna con una fórmula que actualiza su resultado si los valores cambian más
adelante. En la sesión práctica al final de la lección, tendrá la oportunidad de utilizar esas
fórmulas. Para realizar la práctica, necesitará Excel 2007.
Comenzar con un signo igual
Escriba la fórmula en la celda C6.

Presione ENTRAR para mostrar el resultado de la fórmula.
Siempre que haga clic en la celda C6, la fórmula aparecerá en la barra de fórmulas.

Los dos CD comprados en febrero costaron 12,99 $ y 16,99 $, respectivamente. La suma de

estos dos valores es la cantidad gastada en CD ese mes.
Para agregar estos valores en Excel, se escribe una sencilla fórmula en la celda C6.
Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Ésta es la fórmula escrita en la
celda C6 para sumar 12,99 y 16,99:
=12,99+16,99
El signo más (+) es un operador matemático que indica a Excel que debe sumar los valores.
Si más tarde desea saber cómo obtuvo este resultado, la fórmula estará visible en la barra de
fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que

haga clic en la celda C6.
Usar otros operadores matemáticos

Operadores matemáticos
Sumar (+) =10+5
Restar (-) =10-5
Multiplicar (*) =10*5
Dividir (/) =10/5
Para las fórmulas, Excel utiliza signos con los que se está familiarizado.
Para hacer algo más que sumar, use otros operadores matemáticos cuando escriba las fórmulas
en las celdas de la hoja de cálculo.
Use un signo menos (-) para restar, un asterisco (*) para multiplicar y una barra diagonal (/) para
dividir. No olvide empezar la fórmula con el signo igual.
Nota Dentro de cada fórmula puede utilizar más de un operador matemático. En este curso
sólo se tratan las fórmulas con un solo operador, pero debe saber que si tienen más de un
operador, las fórmulas no se calculan sencillamente de izquierda a derecha. Al final de este
curso se mostrarán las reglas de prioridad de operadores y dos fórmulas de ejemplo en la
Tarjeta de referencia rápida.

Sumar todos los valores incluidos en

una columna
Para obtener el total de enero, haga clic en la celda B7 y, a continuación:
En la ficha Inicio, haga clic en el botón Suma del grupo Edición.

Las celdas incluidas en la fórmula se rodean de un contorno de color y en la celda B7
aparece la fórmula.
Presione ENTRAR para mostrar el resultado en la celda B7.
Haga clic en la celda B7 para mostrar la fórmula en la barra de fórmulas.
Para sumar el total de gastos del mes de enero, no es necesario que vuelva a escribir todos los
valores, ya que puede usar una fórmula ya escrita denominada función.
Puede obtener el total de enero en la celda B7, haciendo clic en Suma en el grupo Edición
de la ficha Inicio. De este modo se especifica la función SUMA, que suma todos los valores de
un rango de celdas. Para ahorrar tiempo, utilice esta función cada vez que tenga que sumar
varios valores; de este modo no tiene que escribir la fórmula.
Al presionar ENTRAR se muestra el resultado de la función SUMA (95,94) en la celda B7. La

fórmula =SUM(B3:B6) aparece en la barra de fórmulas cada vez que se hace clic en la celda B7.
B3:B6 es la información, denominada argumento, que indica a la función SUMA qué se debe
sumar. Usando una referencia de celda (B3:B6) en lugar de los valores contenidos en dichas
celdas, Excel puede actualizar automáticamente los resultados si cambian los valores más
adelante. Los dos puntos (:) de B3:B6 indican que se trata de un rango de celdas de la columna
B, las filas 3 a 6. Los paréntesis son obligatorios, para separar el argumento del nombre de la
función.
En las dos lecciones siguientes se explican con más detalle las funciones y referencias de

celdas.
Sugerencia El botón Suma también se encuentra en la ficha Fórmulas. Puede trabajar con
fórmulas independientemente de la ficha en la que se encuentre. Puede cambiar a la ficha
Fórmulas para trabajar con fórmulas más complejas, que se explican en otros cursos de
aprendizaje.
Copiar una fórmula en lugar de crear

una nueva
Arrastre la cruz de color negro desde la celda que contiene la fórmula hasta la celda donde
desea copiarla y suelte el asa de relleno.
Aparece el botón Opciones de autorrelleno, pero no es necesario hacer nada.
A veces es más fácil copiar fórmulas que crearlas. En este ejemplo, verá cómo se copia la
fórmula que utilizó para obtener el total de enero y cómo se utiliza para sumar los gastos de
febrero.
En primer lugar, seleccione la celda B7, que contiene la fórmula de enero. A continuación, sitúe
el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+).
Después, arrastre el asa de relleno hasta la celda C7. Cuando se suelta el asa de
relleno, aparece el total de febrero (126,93) en la celda C7. La fórmula =SUMA(C3:C6) está
visible en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que se
hace clic en la celda C7.
Una vez copiada la fórmula, aparece el botón Opciones de autorrelleno para ofrecerle
algunas opciones de formato. En este caso, no es necesario hacer nada con las opciones del
botón. El botón desaparece cuando se selecciona otra celda.
Nota El asa de relleno sólo puede arrastrarse a las celdas situadas de manera contigua, tanto
en sentido vertical como en sentido horizontal.

Ejercicio
¿Qué se especifica en una celda vacía para empezar una fórmula?
¿Qué es una función?
Una fórmula predefinida.
Un operador matemático.
El resultado de una fórmula se encuentra en la celda C6. Se pregunta cómo se ha obtenido ese resultado. Para ver la
fórmula:
Se hace clic en la celda C6 y, después, se presiona CTRL+MAYÚS.
Se hace clic en la celda C6 y, después, se presiona F5.
Se hace clic en la celda C6.
Para dividir 853 entre 16 en una fórmula de Excel, ¿qué operador matemático utilizaría?

Utilizar referencias de celdas

Referencias de celdas Hacen referencia a los valores de
A10 la celda de la columna A y la fila 10
A10;A20 la celda A10 y la celda A20
A10:A20 el rango de celdas de la columna A desde la fila 10 a la 20
B15:E15 el rango de celdas de la fila 15 desde la columna B a la E
A10:E20 el rango de celdas desde la columna A a la E y desde la fila 10 a la 20
Las referencias de celdas pueden indicar celdas independientes o rangos de celdas en

columnas y filas.
Las referencias de celda identifican celdas individuales de una hoja de cálculo. Indican a Excel
dónde debe buscar los valores para utilizarlos en una fórmula.
Excel utiliza el estilo de referencia A1, que hace referencia a las columnas mediante letras y a la
filas mediante números. Las letras y los números se denominan encabezados de fila y de
columna. En la tabla se muestra cómo hacer referencia a celdas mediante la letra de la columna
seguida del número de la fila.
En esta lección, va a comprobar por qué Excel puede actualizar automáticamente los resultados
de las fórmulas que utilizan referencias de celda, y cómo funcionan las referencias de celda al
copiar las fórmulas.
En la sesión práctica al final de la lección, tendrá la oportunidad de poner en práctica lo

aprendido.
¿Qué sucede si el valor de una celda cambia después de que se calcule el total?
Actualizar los resultados de las

fórmulas

Excel puede actualizar automáticamente los totales para que incluyan los valores que han
cambiado.
Suponga que obtiene el valor 11,97 en la celda C4 como resultado del alquiler de vídeos de
febrero y que ese resultado no es correcto. No se ha incluido un alquiler de 3,99. Para sumar
3,99 a 11,97, debe hacer clic en la celda C4, especificar esta fórmula en la celda y, después,
presionar ENTRAR:
=11,97+3,99
Como se muestra en la imagen, cuando cambia el valor de la celda C4, Excel actualiza
automáticamente el total de febrero en la celda C7; pasa de 126,93 a 130,92. Excel puede hacer
esto porque la fórmula original =SUMA(C3:C6) de la celda C7 contiene referencias de celdas.
Si hubiera especificado 11,97 y otros valores específicos en la fórmula de la celda C7, Excel no
hubiera podido actualizar el total. Habría tenido que cambiar manualmente 11,97 por 15,96 no
sólo en la celda C4, sino también en la fórmula de la celda C7.
Nota Puede corregir la fórmula de una celda seleccionada especificando los cambios en la
barra de fórmulas o directamente en la celda.
Otras formas de especificar

referencias de celdas

En la celda C9, escriba el signo igual, escriba SUMA y un paréntesis de apertura.

Haga clic en la celda C4 y, a continuación, escriba un punto y coma en la celda C9.
Haga clic en la celda C6 y, a continuación, escriba un paréntesis de cierre en la celda C9.
Presione ENTRAR para mostrar el resultado de la fórmula.
Puede escribir referencias de celdas directamente en las celdas, o especificarlas haciendo clic
en las celdas correspondientes, lo que evita errores de escritura.
En la primera lección vio cómo se utiliza la función SUMA para sumar todos los valores de una
columna. La función SUMA también se puede utilizar para sumar sólo algunos valores de una
columna, seleccionando las referencias de celdas que desea incluir.
Imagine que desea conocer el costo combinado de los alquileres de vídeos y CD de febrero. No
es necesario guardar el total, de modo que puede especificar la fórmula en una celda vacía y
eliminarla más tarde. En este ejemplo se utiliza la celda C9.
En este ejemplo se muestra cómo especificar la fórmula. Consiste en hacer clic en las celdas
que desea incluir en la fórmula en lugar de escribir las referencias de celdas. Una marquesina de
color rodea cada celda cuando se selecciona y desaparece cuando presiona ENTRAR para
mostrar el resultado 45,94. La fórmula =SUMA(C4;C6) aparece en la barra de fórmulas situada
cerca de la parte superior de la hoja de cálculo siempre que selecciona la celda C9.
Los argumentos C4 y C6 indican a la función SUMA los valores con los que deben realizar el
cálculo. Los paréntesis son necesarios para separar los argumentos de la función. El punto y
coma, que también es necesario, separa un argumento de otro.
Tipos de referencias
Las referencias relativas cambian cuando se copian.

Las referencias absolutas permanecen iguales cuando se copian.
Ahora que ha aprendido más acerca de cómo utilizar referencias de celdas, es conveniente que
conozca los diferentes tipos de referencias:
Relativas Las referencias de celdas relativas de una fórmula cambian automáticamente

cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila. Por esta razón, en la primera
lección se podía copiar la fórmula de enero para sumar los gastos de febrero. En ese ejemplo,
igual que aquí, cuando la fórmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativas
cambian de C4 a C5 y a C6.
Absolutas Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al
copiar una fórmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($)
como esta: $D$9. Como se muestra en la imagen, cuando la fórmula =C4*$D$9 se copia de una
fila en otra, la referencia de celdas absoluta permanece como $D$9.
Mixtas Una referencia de celdas mixta tiene bien una columna absoluta y una fila relativa, o
bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la
columna A y una referencia relativa a la fila 1. Cuando una referencia mixta se copia de una fila
en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.
A continuación, podrá ver en qué casos se utilizan las referencias absolutas.
Utilizar una referencia de celdas

absoluta

Las referencias de celdas relativas cambian de una fila a otra.

La referencia absoluta siempre hace referencia a la celda D9.
La celda D9 contiene el valor para el descuento del 7 por ciento.
Utilice referencias de celdas absolutas para hacer referencia a celdas que no desea que
cambien al copiar la fórmula. Las referencias son relativas de forma predeterminada, de modo
que tendrá que escribir signos de dólar, como se muestra en el número 2 de este ejemplo, para
cambiar el tipo de referencia a absoluta.
Imagine que recibe un paquete con cupones de descuento que ofrecen el 7 por ciento de
descuento en el alquiler de vídeos, películas y CD. Desea saber cuánto puede ahorrar al mes si
utiliza los descuentos. Puede utilizar una fórmula para multiplicar los gastos de febrero por el 7
por ciento.
Puede escribir la tasa de descuento 0,07 en la celda D9 que está vacía y, a continuación,
escribir una fórmula en la celda D4, empezando por =C4*. Después especifique un signo de
dólar ($) y D para realizar una referencia absoluta a la columna D, y $9 para realizar una
referencia absoluta a la fila 9. Esta fórmula multiplica el valor de la celda C4 por el valor de la
celda D9.
A continuación, copie la fórmula de la celda D4 en D5 con el asa de relleno . Cuando la

fórmula se copia, la referencia de celdas relativa cambia de C4 a C5, mientras que la referencia
absoluta al descuento de D9 no cambia; permanece como $D$9 en todas las filas donde se
copia.
Ejercicio


¿Qué es una referencia de celdas absoluta?
La referencia de celda cambia automáticamente cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila.
La referencia de celda es fija.
La referencia de celda utiliza el estilo de referencia A1.
¿Que referencia de celdas se utilizaría para el rango de la columna B, desde la fila 3 a la 6?
(B3:B6)
(B3;B6)
¿Cuál de estas referencias es absoluta?
B4:B12
$A$1
Si copia la fórmula =C4*$D$9 de la celda C4 en la celda C5, ¿cuál sería la fórmula en la celda C5?
=C5*$D$9
=C4*$D$9
=C5*$E$10

Simplificar fórmulas mediante

funciones
Nombre de la función Calcula
PROMEDIO el promedio
MAX el número más grande
MIN el número más pequeño
Los nombres de funciones expresan fórmulas largas de forma rápida.
SUMA es sólo una de las muchas funciones de Excel. Estas fórmulas predefinidas simplifican el
proceso de introducción de cálculos. Las funciones permiten crear fácil y rápidamente fórmulas
que pueden ser complicadas para el usuario.
En esta lección comprobará cómo se pueden acelerar las tareas con algunas otras funciones
sencillas y, al final de la lección, podrá ponerlo en práctica.
Calcular un promedio
Para calcular el promedio de un rango, haga clic en la celda D7 y, a continuación:
En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha del botón Suma y haga clic en
Promedio en la lista.
Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda D7.
Puede utilizar la función PROMEDIO para calcular el costo medio de ocio correspondiente a
enero y febrero.
Excel especificará la fórmula automáticamente. Haga clic en la celda D7. En la ficha Inicio, en el
grupo Edición, haga clic en la flecha del botón Suma y haga clic en Promedio en la lista. La

fórmula =PROMEDIO(B7:C7) aparece en la barra de fórmulas cerca de la

parte superior de la hoja de cálculo.
También puede escribir la fórmula directamente en la celda.
Nota El botón Suma también se encuentra en la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de

funciones.
Buscar el valor mayor o menor
Para encontrar el valor mayor de un rango, haga clic en la celda F7 y, a continuación:
En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha del botón Suma y haga clic en
Máx en la lista.
Presione ENTRAR para mostrar el resultado en la celda F7.
La función MAX busca el número mayor de un rango de números, y la función MIN el número
menor.
En este ejemplo se utiliza un conjunto de valores que no ha visto hasta ahora.
La ilustración muestra cómo encontrar el valor mayor del conjunto. Haga clic en la celda F7,
haga clic en la flecha del botón Suma en el grupo Edición de la ficha Inicio, haga clic en Máx
en la lista y presione ENTRAR. La fórmula =MAX(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas cerca
de la parte superior de la hoja de cálculo.
El valor mayor es 131,95.
Para buscar el valor menor de un rango, seleccione Mín en la lista y presione ENTRAR. La
fórmula =MIN(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas.

El valor menor de la serie es 131,75.
También puede escribir cada fórmula directamente en una celda.
Imprimir fórmulas
Fórmulas visibles en la hoja de cálculo
Puede imprimir fórmulas y ponerlas en su tablón de anuncios para recordar cómo se crean.
Para imprimir fórmulas, necesita mostrarlas en la hoja de cálculo. Para ello, haga clic en la ficha
Fórmulas y, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Mostrar fórmulas . En la
sesión de práctica al final de la lección se indica cómo hacerlo. Necesitará Excel 2007.
A continuación, haga clic en el botón de Microsoft Office en la parte superior izquierda y

haga clic en Imprimir.
Sugerencias
• Para ocultar las fórmulas en la hoja de cálculo, realice el mismo procedimiento que
para mostrarlas.
• También puede presionar CTRL+` (la tecla ` se encuentra al lado de la tecla del
número 1 en la mayoría de los teclados) para mostrar y ocultar las fórmulas.
• Al mostrar las fórmulas también es más fácil detectar los errores.

¿Qué son esos signos raros que

aparecen la hoja de cálculo?
El valor de error ##### indica que la columna es demasiado estrecha para mostrar el contenido
de la celda.
A veces, Excel no puede calcular una fórmula porque contiene un error. Si eso ocurre, aparecerá
en la celda un valor de error en lugar de un resultado. A continuación se muestran tres valores
de error comunes:
##### La columna no es lo suficientemente ancha para mostrar el contenido de esta celda.

Aumente el ancho de columna, reduzca el contenido para que se ajuste a la columna o aplique
un formato de número diferente.
#¡REF! Una referencia de celda no es válida. Es posible que las celdas se hayan eliminado o
se hayan pegado mal.
#¿NOMBRE? Es posible que no haya escrito correctamente el nombre de una función o que
haya utilizado un nombre que Excel no reconoce. Debería saber que las celdas con valores de
error como #¿NOMBRE? podrían mostrar un triángulo de color. Si hace clic en la celda, aparece
un botón de error que muestra algunas opciones de corrección de errores. En este curso no
se enseña cómo utilizar ese botón.

Buscar más funciones
Haga clic en el botón Suma en el grupo Edición de la ficha Inicio y, a continuación, haga clic
en Más funciones para abrir el cuadro de diálogo Insertar función.
Excel ofrece muchas otras funciones de gran utilidad, como las funciones de fecha y hora y
funciones que permiten trabajar con texto.
Para ver las demás funciones, haga clic en la flecha del botón Suma, en el grupo Edición de la
ficha Inicio, y, a continuación, en la lista, haga clic en Más funciones. En el cuadro de diálogo
Insertar función que aparece, puede buscar una función. Este cuadro de diálogo le ofrece otra
forma de especificar fórmulas en Excel. Para ver otras funciones también puede hacer clic en la
ficha Fórmulas.
Con el cuadro de diálogo abierto, puede seleccionar una categoría y examinar la lista de
funciones de esa categoría. Haga clic en Ayuda sobre esta función en la parte inferior del
cuadro de diálogo para obtener más información acerca de una función.
Ejercicio


¿Cómo se imprimen las fórmulas?
Se hace clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.
Se hace clic en Normal en la ficha Ver, que se encuentra en la parte superior de la pantalla, se hace clic en el botón de
Microsoft Office y, después, en Imprimir.
Se selecciona Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas, se hace clic en Mostrar fórmulas, en el botón de
Microsoft Office y en Imprimir.
¿Qué significa #####?
La columna no es suficientemente ancha para mostrar el contenido.
La referencia de celdas no es válida.
No se ha escrito correctamente el nombre de una función o se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce.
En la sesión de práctica se puso como ejemplo la fórmula =SUME(B4:B7), donde SUMA se había escrito
incorrectamente, y se producía el valor de error #¿NOMBRE? Para corregir la fórmula, es necesario eliminarla y
empezar de nuevo.
Verdadero.
Falso.
¿Cuál es el método abreviado de teclado para mostrar las fórmulas en la hoja de cálculo?
CTRL+: CTRL+;
CTRL+`
Comentarios
¿Ha finalizado todas las lecciones que le interesaban? En la tabla de contenido
aparece una marca de verificación junto al título de cada lección finalizada.

Cuando haya finalizado todas las lecciones, evalúe el curso y envíenos sus
comentarios. La evaluación y los comentarios nos ayudarán a crear cursos útiles y
a mejorar los existentes.
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Demasiado fácil Fácil Adecuado Difícil Demasiado difícil
Díganos por qué ha valorado el curso de este modo (opcional):
Tarjeta de referencia rápida - Familiarizarse

con Excel 2007
Vea también
• Interactiva: Guía de referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007
• Referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007
• Métodos abreviados de teclado en 2007 Office system
Por qué se han realizado cambios en Microsoft® Office Excel® 2007
• En lugar de tener cerca de 30 barras de herramientas ocultas y comandos

escondidos entre los menús, ahora dispone de un centro de control que agrupa todos los
elementos esenciales.
• Las personas que utilizan Excel se decantan por una serie de comandos que usan
una y otra vez. Estos comandos son ahora más visibles.
Reducir el tamaño de la cinta de opciones
Cualquiera que sea la ficha activa, haga clic dos veces en ella La cinta de opciones y sus
comandos desaparecen temporalmente. Para recuperarla, haga clic una vez en cualquier ficha.
O bien, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier botón de la cinta de
opciones y haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Para que vuelva a aparecer la cinta
de opciones, haga clic con el botón secundario del mouse en una ficha y haga clic de nuevo en
Minimizar la cinta de opciones.
¿Qué ha pasado con el menú Archivo?

En Excel 2007, el menú Archivo se ha reemplazado por el botón de Microsoft Office .

Haga clic en él, situado en la esquina superior izquierda de la ventana, para ver los mismos
comandos básicos de las versiones anteriores para abrir, guardar e imprimir documentos.
Encontrará también aquí las opciones del programa que controlan aspectos como el estilo de
referencia R1C1, el número de hojas en blanco de un nuevo libro y la dirección que toma el
cursor después de presionar ENTRAR.
Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior de este menú y, a continuación, haga clic
en cualquiera de las categorías de la lista a la izquierda.
En versiones anteriores de Excel, podía definir opciones en el cuadro de diálogo Opciones,

que se abría en el menú Herramientas. En esta versión, muchas de esas opciones están
disponibles a través del botón de Microsoft Office, donde están más visibles y más cerca
para trabajar con archivos viejos o nuevos.
Vista Diseño de página
La vista Diseño de página es nueva en Excel 2007. Si ha trabajado en la vista Diseño de

impresión en Microsoft Office Word, esta nueva vista de Excel le resultará familiar.
En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, a los lados y en la
parte inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre las hojas. Hay reglas en la
parte superior y en los lados para que pueda ajustar los márgenes. Puede activar o desactivar
los márgenes cuando los necesite.
Es muy fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. En la parte
superior e inferior de la página hay un área de encabezado y pie de página. Cuando se escribe
en esta área, se abren las Herramientas de encabezado y pie de página.
Sugerencia Asimismo puede escribir el texto de los encabezados y pies de página si hace
clic en la ficha Insertar. A continuación, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de
página. Aparecen automáticamente todos los comandos para especificar los encabezados y
los pies de página. O bien, en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga
clic en Imprimir títulos. Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página. Haga clic en la
ficha Encabezado y pie de página y especifique los encabezados y pies de página de igual
forma que en las versiones anteriores de Excel.
Para cambiar las vistas, haga clic en la ficha Ver y seleccione una vista en el grupo Vistas de
libro. O bien, seleccione una vista haciendo clic en un botón de la barra de herramientas Ver
en la parte inferior derecha de la ventana.
Para cambiar la vista de página en la que se abre Excel, haga clic en el botón de Microsoft
Office , haga clic en Opciones de Excel al final de este menú y seleccione Más
frecuentes. En Al crear nuevos libros, seleccione una opción en Vista predeterminada para
hojas nuevas.
Con una resolución de pantalla distinta, cambia lo que se ve
Si la resolución de pantalla del equipo es baja, por ejemplo, 800 por 600, algunos grupos de la
cinta de opciones sólo mostrarán el nombre del grupo en lugar de todos los comandos del
grupo. En ese caso, tendrá que hacer clic en la flecha del grupo para mostrar los comandos.
Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana de Excel, hay un tamaño en el que
algunos grupos sólo muestran el nombre y es preciso hacer clic en la flecha del grupo para

mostrar todos los comandos.
Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobará que la cinta de opciones se
ajusta y muestra versiones más reducidas de las fichas y los grupos. Si trabaja con una
pantalla mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones más grandes.
Comandos en la barra de herramientas
Si usa comandos a diario cuyo acceso no es tan rápido como desearía, puede agregarlos
fácilmente a la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra encima de la cinta de
opciones.
Por ejemplo, si utiliza todos los días el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la ficha Datos
para tener acceso al comando Filtro, puede agregar el botón Filtro a la barra de herramientas
de acceso rápido.
Personalización rápida
La barra de herramientas puede personalizarse de diferentes modos:
• Puede agregar botones a la barra de herramientas haciendo clic con el botón

secundario del mouse en cualquier botón y haciendo clic en Agregar a la barra de
herramientas de acceso rápido.
• Puede hacer clic en el comando Personalizar barra de herramientas de acceso

rápido, que aparece al hacer clic con el botón secundario del mouse en algún botón. En
el cuadro de diálogo que aparece, elija alguno de los comandos disponibles.
• Para mover la barra a la fila que le corresponde justo debajo de la cinta de opciones,
haga clic en la flecha situada en el extremo de la barra y después, en Mostrar la barra de
herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones. Para colocarla
encima de la cinta, siga los mismos pasos pero haga clic en Mostrar la barra de
herramientas de acceso rápido por encima de la cinta de opciones.
Eliminar un botón de la barra de herramientas de acceso rápido
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en un botón de la barra de

herramientas.
2. Haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
Nuevos métodos abreviados de teclado
Los nuevos métodos abreviados de teclado tienen un nombre nuevo: sugerencias de teclas. Al
presionar la tecla ALT, aparecen todos los identificadores de las sugerencias de teclas para
todas las fichas de la cinta de opciones, la barra de herramientas de acceso rápido y el botón
de Microsoft Office.
Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de
sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuación, utilice la tecla
correspondiente al botón que desea.
Los métodos abreviados de teclado anteriores que comenzaban con CTRL siguen intactos, por
ejemplo, CTRL+C sigue copiando en el Portapapeles y CTRL+V sigue pegando del

Portapapeles.
Nota La mayoría de los antiguos métodos abreviados formados con la tecla ALT+ tecla
abreviada de menú siguen funcionando. Sin embargo, deberá sabérselos de memoria, ya que
no tendrá indicadores en la pantalla para saber qué teclas presionar.
Recuerde una versión anterior de Office, en la que presionaba ALT+E para abrir el menú Editar
y después presionaba la letra subrayada de uno de los comandos del menú. Todavía puede
presionar ALT y después presionar una de las antiguas teclas de menú, E (Editar), V (Ver), I
(Insertar), etcétera. Pero no se abrirá el menú, sino un cuadro emergente en el que se indica
que está utilizando una tecla de acceso de Office 2007. Si conoce la secuencia completa de
teclas, siga adelante para iniciar el comando. Si no la sabe, presione ESC y utilice los
indicadores de las sugerencias de teclas en su lugar.
Cómo trabajar con personas que no tienen Excel 2007
En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel, de Excel 95 a
Excel 2003.
• Cuando guarda un archivo creado originalmente en una versión anterior, la opción

automática del cuadro de diálogo Guardar como es guardarlo como en la versión
anterior.
• Cuando guarda un archivo con el formato de una versión anterior, un comprobador

de compatibilidad le indicará si alguna de las características de la versión 2007 no son
compatibles con la versión anterior.
Tenga en cuenta que cuando abre un archivo de Excel creado en una versión anterior, o
cuando guarda un archivo creado en 2007 como una versión anterior, el modo de
compatibilidad se activa automáticamente.
Por ejemplo, si su hoja de cálculo Excel 2007 contiene 100.000 filas de datos (en la nueva
versión se pueden agregar más filas), recibirá un aviso antes de que se eliminen las filas
a partir de la 65.636. De ese modo, puede transferir primero esos datos a otra hoja
cálculo. Obviamente, si sabe desde el principio que va a guardar el archivo en una versión
anterior, es recomendable no incluir datos más allá de la fila 65.636 y de la columna 256
(en la nueva versión también se pueden agregar más columnas).
El comprobador de compatibilidad se ejecuta automáticamente. También puede ejecutarlo

manualmente cuando no esté seguro de si algunas funciones de un libro son
incompatibles con versiones anteriores. Haga clic en el botón de Microsoft Office ,

elija Preparar y haga clic en Ejecutar comprobador de compatibilidad.
• Si desea guardar el archivo en una versión anterior y que tenga todas las
características de Excel 2007, guarde también una copia en 2007, como un libro de Excel.
• Los compañeros que dispongan de las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las
últimas revisiones y Service Packs) pueden trabajar en sus archivos de 2007. Cuando
hagan clic en su documento, se les preguntará si desean descargar un convertidor que
les permita abrir el documento.
Por qué se ha cambiado el formato de archivo

El nuevo formato de archivo de 2007 trae consigo mejoras en Excel. Se basa en XML
(Lenguaje de marcado extensible) e incluye los formatos XML abiertos de Office. Es el nuevo
formato de archivo predeterminado de Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint®
2007. No es necesario que conozca XML. Recuerde sólo que el nuevo formato basado en XML:
• Ayuda a crear documentos más seguros separando archivos que contienen

secuencias de comandos o macros, y facilitando la identificación y el bloqueo de código o
macros no deseados.
• Ayuda a crear tamaños de archivos de documentos más pequeños.
• Ayuda a crear documentos menos sensibles a los daños.

Referencia: ubicación de los comandos de

Excel 2003 en Excel 2007
Corresponde a: Microsoft Office Excel 2007
En este artículo se presentan los elementos básicos de la nueva interfaz de usuario de Microsoft Office
Excel 2007 y se proporcionan listas de los comandos de uso habitual en Excel 2003 y el modo de obtener
los mismos resultados en Office Excel 2007.
IMPORTANTE Este artículo pretende ser una herramienta de referencia rápida y no está pensado para
fines de aprendizaje ni didácticos.
Presentación de la nueva interfaz
Office Excel 2007 ha cambiado de aspecto: ahora tiene una nueva interfaz de usuario (IU) que reemplaza
los menús, las barras de herramientas y la mayoría de los paneles de tareas de las versiones anteriores
de Excel por un mecanismo sencillo e intuitivo. La nueva interfaz se ha diseñado para aumentar la
productividad en Excel, simplificar la búsqueda de las características adecuadas para distintas tareas,
descubrir la nueva funcionalidad y ganar en eficacia.
Este artículo está destinado a usuarios experimentados en Excel 2003, personal de asistencia técnica,
profesionales de TI y otras personas habituadas a la interfaz de Excel 2003, que deseen encontrar
rápidamente comandos usuales en Office Excel 2007.
Interfaz de usuario de Office Fluent
Los menús y las barras de herramientas de Office Excel 2007 se han reemplazado principalmente por la
"cinta de opciones". Diseñada para que pueda explorarse con facilidad, la "cinta de opciones" consta de
fichas organizadas de acuerdo con escenarios u objetos específicos. Además, los controles de cada ficha
se organizan en varios grupos. La cinta de opciones puede incluye más tipos de contenido que los menús
y las barras de herramientas, como por ejemplo, botones, galerías y el contenido de cuadros de diálogo.

El diseño de las fichas está orientado a las tareas.
Los grupos dentro de cada ficha dividen una tarea en subtareas.
Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un menú de comandos.
Hay fichas que se muestran sólo cuando se necesitan
Además del conjunto estándar de fichas que se ve en la cinta de opciones al iniciar Office Excel 2007, hay
otras dos clases de fichas que aparecen sólo cuando son pertinentes para el tipo de tarea que se esté
realizando.
Herramientas contextuales Las herramientas contextuales permiten trabajar con algún objeto
seleccionado en la página, como una tabla, una imagen o un dibujo. Al hacer clic en uno de estos objetos,
junto a las fichas estándar aparece el conjunto pertinente de herramientas contextuales en un color
destacado.
Seleccione un elemento del documento.

El nombre de las herramientas contextuales aplicables aparece en un color destacado y las fichas
contextuales aparecen junto al conjunto de fichas estándar.
Las fichas contextuales contienen controles para trabajar con el elemento seleccionado.
Fichas del programa Las fichas del programa reemplazan el conjunto estándar de fichas cuando se
cambia a un modo de creación o vista determinado, como puede ser la Vista preliminar.
Menús, barras de herramientas y otros elementos conocidos
Además de las fichas, los grupos y los comandos, Office Excel 2007 utiliza otros elementos que también
proporcionan formas de realizar tareas. Los elementos siguientes son más parecidos a los menús y las
barras de herramientas ya conocidos de las versiones anteriores de Excel. El vínculo Libro de
asignaciones de la cinta de opciones de Excel le llevará a un libro que contiene todos los elementos
asignados.
Botón de Microsoft Office Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana
de Excel y abre el menú que se muestra en la figura.

Barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido aparece de forma
predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rápido a herramientas
que se utilizan con frecuencia. Puede personalizarla agregándole comandos.
Iniciadores de cuadros de diálogo Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que
aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en uno de estos iniciadores se abre un cuadro de diálogo o un
panel de tareas relacionado que contiene más opciones relacionadas con dicho grupo.

Agregar comandos a la barra de herramientas de

acceso rápido
Como se indica en las tablas al final de este artículo, algunos comandos de Excel 2003 están disponibles
en Office Excel 2007 sólo desde la lista de todos los comandos del cuadro de diálogo Opciones de
Excel. Para utilizar estos comandos en Office Excel 2007, primero agréguelos a la barra de herramientas
de acceso rápido del siguiente modo:
1. Haga clic en
el botón de
Microsoft Office
y, a
continuación, haga
clic en Opciones
de Excel.
2. En la lista de
la izquierda, haga
clic en
Personalización.
3. En el cuadro
Comandos
disponibles en, haga clic en Todos los comandos.
4. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Para todos
los documentos (predeterminado) o bien un documento específico.

5. Haga clic en el comando que desea agregar y a continuación, haga clic en Agregar.
Repita el paso para cada comando que desee agregar.
6. Haga clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos en el orden en
que desee que aparezcan en la barra de herramientas de acceso rápido.
7. Haga clic en Aceptar.
Nuevas ubicaciones de comandos habituales
Para determinar dónde se encuentran los comandos de los menús y de las barras de herramientas en
Excel 2007, abra el Libro de asignaciones de la cinta de opciones de Excel. Las instrucciones de la
primera hoja del libro contienen sugerencias para personalizar, buscar e imprimir datos.

Manual 2007 Basico

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Curso Excel 2007 Básico ICIC

Familiarizarse con Excel 2007

Vea una introducción práctica al nuevo aspecto

OBJETIVOS ACERCA DE ESTE CURSO

Instructor: Roberto Martínez

Qué ha cambiado y por qué

El nuevo centro de control: la cinta de opciones.

Sí, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en él área superior de la ventana.

Instructor: Roberto Martínez

¿Qué hay en la cinta de opciones?

Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:

¿Por dónde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha.

Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la

Instructor: Roberto Martínez

He aquí un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en

Más comandos pero sólo cuando se

Cree un gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar del grupo

Instructor: Roberto Martínez

Así que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. Dé los

Más opciones si las necesita

Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo) en la

Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los

Si desea más opciones, por ejemplo, superíndice, haga clic en la flecha de la

Instructor: Roberto Martínez

derecha de Fuente y aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con

¿Dónde están los métodos abreviados

Instructor: Roberto Martínez

El diseño de la cinta de opciones trae consigo nuevos métodos abreviados. ¿Por

• Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones.

Uso de nuevos métodos abreviados

Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: Sugerencias de teclas,

Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los

¿Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos de

Vea la Tarjeta de referencia rápida incluida al final de la lección para obtener

Instructor: Roberto Martínez

Una vista nueva

La nueva vista Diseño de página de Excel.

La cinta de opciones no es la única novedad de Excel 2007. La vista Diseño de

En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior,

Instructor: Roberto Martínez

Es fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. A

Sugerencia Si prefiere la vista Diseño de página, pero con un poco menos de

Con una resolución de pantalla

Todo lo descrito hasta ahora es de aplicación cuando la pantalla tiene la máxima

Instructor: Roberto Martínez

Por ejemplo, en la ficha Vista, el grupo Mostrar u ocultar tiene diversos

Minimizada Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana de

Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobará

Ponga a prueba sus conocimientos

Instructor: Roberto Martínez

El mejor modo de comenzar en Excel 2007 es yendo a _____.

La barra de herramientas Ver.

Botón de Microsoft Office.

Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan.

Empezar a trabajar en Excel

Instructor: Roberto Martínez

Ha llegado la hora de poner Excel 2007 a trabajar.

Ha dedicado algún tiempo a orientarse con el nuevo aspecto de Excel 2007.

Haga clic en el botón de Microsoft Office para abrir este menú.

Instructor: Roberto Martínez

En versiones anteriores de Excel se establecían dichas opciones en el cuadro

Insertar una columna

Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad, así que hace

Una vez agregada la columna y nuevos datos, si necesita ajustar el ancho de