6.

- Explicar y detallar el procedimiento para documentos siniestrados por incendio

PROCEDIMIENTOS:

A. Prevención del siniestro:

 Inspeccionar y reconocer el ambiente donde se ubican los archivos, reconociendo
los posibles riesgos internos y externos.
 Mantener las conexiones eléctricas adecuadamente aisladas, deben estar
entubadas y establecer constantes supervisiones.
 El personal calificado debe verificar periódicamente la conservación y el estado de
antigüedad de los cableados y los tomacorrientes.
 Evitar la concentración de los materiales, residuos combustibles, tales como
alfombras, tapices, estanterías de madera o cualquier elemento que facilite la
propagación del fuego al repositorio de documentos y desactivar de manera general
el sistema eléctrico al término de la jornada laboral para evitar los cortos circuitos
por sobrecarga
 Prohibido fumar y mantener alejado todo tipo de artefactos eléctricos en los
ambientes destinados para archivos (repositorios y oficinas)
 Contar con los extintores tipo “B” cuyo componente es polvo químico seco,
distribuidas estratégicamente para afrontar un amago de incendio y en lo posible
contar con los detectores de incendios por ionización de aire.
 En todo momento se debe tener señalizado los recorridos y vías de evacuación, así
como la ubicación de los extintores, tableros eléctricos, se evitara obstaculizar
visualmente estas señalizaciones.
 Realizar como mínimo una vez al año un simulacro de incendio en el archivo, con la
participación de todo el personal y mantener actualizados los números telefónicos
de los contactos de emergencia: Bomberos, UDEX, defensa civil, funcionarios
responsables del archivo general de la nación.
 Elaborar una lista de documentos vitales, a fin de priorizar su evacuación en caso de
siniestro.

B. Respuesta al siniestro
 Proceder a la desactivación del sistema eléctrico general.
 Activar los extintores de polvo químico seco en el punto de ignición o propaganacion
del fuego y evacuar los documentos afectados priorizando los vitales para evitar
mayores daños.
 Llamar a los organismos de emergencia (bomberos, defensa civil, archivo general de
la nación, etc.)
 Una vez apagado por completo el fuego y la brasa, ventilar adecuadamente la zona.
C. Recuperación del material archivístico
 La recuperación del material siniestrado debe ser realizado por el personal
especializado.
 Se establecerá un cuadro de prioridades de acción, considerando el valor de cada
grupo con el fin de lograr su estabilidad y evitar su total pérdida.
 Los locales siniestrados, previa inspección de defensa civil, antes de volver a
utilizarse, deben ser desecados y fumigados, a fin de controlar el desarrollo
microbiológico.
5.- Explicar y detallar el procedimiento para la foliación de documentos

PROCEDIMIENTO DE FOLIACION

Se efectuara en números arábigos y se iniciara con el primer escrito que presente el interesado
con el documento que genere el funcionario competente o cuando la gestión se inicie por otra
institución.

1.- La numeración que se le asigne a cada folio, deberá ser consecutiva, es decir, sin omitir ni
repetir números.

 Para el caso específico se utilizara un sello estandarizado en el ángulo superior de la casa

recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. En ello consta de 2
casilleros.
- El casillero izquierdo, consigna el nombre de la institución o entidad administrativa,
así como la denominación de la oficina que efectúa la foliación.
- El casillero derecho, consigna el número de folios en cifras arábigas.
 Otra alternativa es el uso de lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B en la esquina
superior derecha en el mismo sentido del texto, sobretodo en caso de tratarse de
documentación relevante o histórica y por otro lado podría utilizarse el bolígrafo
(esfera) de tinta negra insoluble, en este caso su uso dificulta corregir una foliación mal
ejecutada.

2.- La foliación se realizara de adelante hacia el final de tal manera que la primera hoja del escrito
y demás hojas serán foliadas en forma correlativa según se vayan acumulando los documentos,
escritos y demás actuaciones. Estos deberán estar debidamente foliados y por estricto orden
cronológico, formando con todos un solo cuerpo.

3.- El número asignado a cada folio deberá escribirse de manera legible, sin enmendaduras sobre
un espacio blanco y sin alterar texto, sellos originales.

4.- Al realizar la tarea de foliar, se debe evitar escribir con trazo fuerte ya que se puede causar
daño al soporte.

4.- ¿Qué documentos o archivos no deben eliminarse jamás?

Los documentos que jamás deben eliminarse son:

 Las partidas de nacimiento

 Las leyes
 Decretos supremos
 Autógrafa de ley
 Registros públicos
 Clave sol

3.- ¿Cuáles son los criterios según la SUNAT para la eliminación de documentos en las
organizaciones?

De acuerdo con la ley N° 27029, todas las empresas a nivel nacional están obligadas legalmente
a conservar la documentación relacionada al aspecto laboral por un periodo de 5 años.
Usualmente las empresas manejan documentos de acuerdo al año, se podría decir que cada 1
de enero se realiza un borrón y cuenta nueva y lo del 31 de diciembre para atrás pasa a
clasificarse con lo del año anterior. De esta manera, los documentos podrán diferenciarse de
acuerdo al año en que fueron emitidos y de esta manera poder eliminar y reducir los espacios
producidos.

A mayor tiempo de antigüedad del documento, la empresa preferirá retirar de un archivo de

gestión y remitirlo a un archivo permanente o eliminarlo.

A mayor volumen de documentos que genera la empresa, los tiempos de permanencia de los
documentos que genera la empresa, los tiempos de permanencia de los documentos dentro de
alguno de los archivos de la empresa disminuirá ya que el espacio para almacenar es limitado
por ende es importante la eliminación de dichos archivos.

La eliminación de los documentos son por de confidencialidad, se puede lograr a la reutilización

y al reciclaje de acuerdo a las políticas de las empresas.

2.- ¿Cuál es la finalidad de destruir documentos en las organizaciones?

FINALIDADES:

 Garantizar la adecuada eliminación de documentos innecesarios en los archivos de las

entidades.
 Descongestionar de manera dinámica y progresiva los repositorios de los archivos de las
entidades.
 Asegurar el uso racional de recursos, equipos, mobiliario y espacio físico.
 Establecer directrices que permitan uniformizar criterios en el procedimiento para la
eliminación de los documentos propuestos a eliminar por las entidades.
 Evitar que las entidades incurran en vicios procedimientos o efectúen interpretación
inadecuada sobre las normas que regulan el procedimiento de eliminación de los
documentos.

1.- Leer la norma para la eliminación de documentos del archivo general de la nación y
proponer un procedimiento administrativo para destruir o eliminar documentos a
organizaciones privadas